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4 PERIODO
PRESENTADO POR
Oscar David Arias Moya 8-2
PAGINA(S)
PORTADA
1
CONTRAPORTADA 2
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
TABLA DE CONTENIDO 5
DESARROLLO 6-22
CONCLUSIONES 7
BIBLIOGRAFIA 8
DESARROLLO
Una base de datos en blanco: Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de
una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes
que hay que adaptar o incorporar.
Si ya se está ejecutando Access, use el siguiente procedimiento para abrir una base
de datos. Nota los pasos varían ligeramente según la versión de Access.
Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos puede usar una sola
tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos,
crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos
de la base de datos, incluidas las tablas.
Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base
de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos
(como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de
texto u otra base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta
automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en
la tabla para empezar a definir los campos.
Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre
en la vista Hoja de datos.
1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo
Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para
localizar la base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego
haga clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.
Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra
ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel,
una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta
de Microsoft Outlook, y más.
Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de
datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no
afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos
importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de
datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al
origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.
Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base
de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente
almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada,
también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos
cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla
vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el
diseño de una tabla vinculada.
Nota: No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante
una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una
base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel.
Texto largo.
En este caso, se admiten más de 255 caracteres por celda, hasta un máximo de
64mil caracteres, siendo este el más empleado en el caso, de las descripciones
completas.
Es de señalar, para aquellos que están incursionando en Access, que este campo
se corresponde con expresiones que pueden incluir letras, como números, o bien
incluir ambos, es decir, que en el mismo campo se puede introducir tanto letras
como números.
Número.
Señalado a su vez con el nombre de Número grande, para hacer distinción de la
cantidad de caracteres que se puede colocar en un campo u otro.
En este caso, los elementos introducidos deben ser netamente numéricos, o bien
pueden contener ciertas letras, con la debida excepción de que las mismas hacen
alusión a frases que comprenden valor numérico.
Es decir que los números o bien expresiones empleadas, se utilizan con la finalidad
de que las mismas puedan ser aprovechadas para cálculos numéricos, por lo que
cada uno de estos datos representa un valor determinado.
Fecha y hora.
De necesaria introducción en especial para determinar el momento en que se crea
la base de datos, cuando esta se modifica o bien cuando se edita, o, por el contrario,
cuando la misma ha dejado de ser útil.
Hay quienes recurren a la misma, con la finalidad de poder establecer una fecha
completa, pero lo más aconsejable es utilizar el formato de fecha corta que nos hace
asignarle un valor de los que el mismo programa proporciona.
Moneda.
Tal cual se deduce, el mismo se emplea para hacer referencia a los valores
numéricos que señalan el valor de una determinada moneda, en este caso,
conviene utilizar el formato que proporciona el programa, ya que el mismo, brinda
la posibilidad de escribir conforme a la moneda que se empleara.
Auto numeración.
Funciona bajo la modalidad de autocompletar, y suele ir configurado a medida que
se van introduciendo datos, es decir, que cada vez que se ingresa un carácter el
mismo detecta la alteración y procede a su modificación automática.
Si/no.
Este suele ser muy útil en el caso de que se trate de base de datos que manejen
ítems, o bien de valores, es decir, que se traten de bases de datos donde las
personas introduzcan valores que deban ser comprobados de forma continua.
Objeto OLE.
Sirve como una especie de enlace entre los datos suministrados en un archivo
distinto bien en un programa diferente.
Hipervínculo.
Tal cual se deduce, en estos se almacenan enlaces que transmiten la información
a determinada página web, resulte muy útil en el caso de programación web, que
amerita la recopilación de hipervínculos.
Datos adjuntos.
Este difiere de los objetos OLE, ya que no se tratan de texto en sí, sino que por el
contrario estos hacen referencia a otros elementos, como, por ejemplo, gráficos,
imágenes o bien tablas.
Calculado.
Es como una especie de función en la que se maneja otra forma numérica, o bien
donde se maneja otra operación aritmética, es decir, donde la persona puede
realizar otra operación con determinada señalización.
Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo (o campos) que quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave
principal.
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias
tablas y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave
principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave
principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo,
un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla
Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se
denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave principal de
otra tabla.
1. Clave principal
2. Clave externa
Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que
pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de
identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un
código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una
tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de
cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal.
Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar
las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un
valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto.
Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una
clave principal y le asigna el nombre de campo de "id." y el tipo de datos Auto
numeración.
Si no haya una clave correcta, cree un campo Auto numeración para usarlo como
tal. Un campo Auto numeración genera un valor para sí mismo automáticamente
cuando cada registro se guarda por primera vez. Por lo tanto, un campo Auto
numeración reúne las tres características de una clave principal correcta.
Un campo Auto numeración constituye una clave principal correcta.
Cualquier campo al que le falten una o más de las características necesarias para
que se le considere una clave correcta, representa una elección poco adecuada de
clave principal. A continuación, verá algunos ejemplos de campos que son claves
principales incorrectas para una tabla Contactos, así como los motivos por los que
son incorrectas.
En algunos casos, querrá usar dos o más campos de una tabla como clave principal.
Por ejemplo, la tabla Detalles de pedido que almacena datos de pedidos puede usar
dos campos de clave principal: Identificador de pedido e Identificador de producto.
Una clave que tiene más de un campo se denomina clave compuesta.
Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar
inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o,
preferiblemente, nunca) debe cambiar.
3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar más de un campo para crear una clave compuesta, mantenga
presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada
campo.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese
campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de
todos los campos de la clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como
clave principal.
Nota: Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que
cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Auto numeración
para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo
Auto numeración, Access lo usa como clave principal.
Las relaciones son como las reglas que gobiernan cómo se conectan los datos
en la base de datos. En una base de datos de procesamiento de pedidos
normalizada correctamente, por ejemplo, lo más probable es que tenga la
información del cliente en una tabla y la información del pedido en otra tabla.
Quiere asegurarse de que los clientes no se queden separados de sus pedidos,
¿bien? Y no desea que se cree un pedido que no tenga un cliente válido
conectado a él. En la ventana relaciones, vaya a establecer estas reglas para
que se apliquen en toda la base de datos.
Si ha creado una consulta de Access antes, observará que la ventana
relaciones se parece mucho a la parte superior del generador de consultas:
Agregar una tabla Haga clic en diseño _GT_ Mostrar tabla, seleccione la
o una consulta a la tabla o consulta que desee y, a continuación, haga clic en
ventana Agregar.
Tarea Cómo hacerlo
Ocultar una tabla o Haga clic con el botón secundario en la tabla o consulta y, a
una consulta continuación, haga clic en ocultar tabla.
Mostrar todas las Haga clic en diseño _GT_ todas las relaciones.
relaciones
Tarea Cómo hacerlo
Ver las relaciones Haga clic en diseñar > herramientas > Borrar diseño.
de una tabla sin ver Agregue la tabla para la que desea ver las relaciones
las relaciones de (diseño > relaciones > Mostrar tabla) y, a continuación,
otras tablas haga clic en diseño > relaciones > relaciones directas.
Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya
una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número
de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede haber
representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la relación entre
la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome
la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o campos
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,
agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y
lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de identificador
del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de cada producto.
Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada
registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que, para
detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante
que considere ambas partes de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a
menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en
dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las
dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia,
o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos
tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos
relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir
muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común
porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad
o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un
campo común.
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre
las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad
referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que
admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se
hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad
referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el
número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el
símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda
seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la
tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas
relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no
ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos
en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el
diseño de la ventana Relaciones, le pedirá que guarde los cambios.