ANEXOS

ANEXO A. Actas de Reuniones Realizadas.

PROYECTO: Diseño de un sistema de Gestión documental

basado en una arquitectura Cliente – Servidor,
desarrollado bajo metodología RUP
ACTA DE SESION No: 01
FECHA HORA DE HORA DE LUGAR
INICIO FINALIZACION
10 de Abril de 6:00 p.m. 7:30 p.m. Intap SÁ.
2007

AGENDA
1. Conceputalizacion del Proyecto del Sistema de Gestión Documental
2. Examinar el Sistema actual
3. Requerimientos del Sistema
4. Restricciones

PARTICIPANTES
NOMBRES FIRMA TELEFONO CORREO
Jaime Alberto López 316 – soyyotomas@gmail.com
Moreno 5720814
Alex David Escudero 300 – alex.escudero@intap.com.co
5605383
Gerente de Empresa 3XX – gerenteAct1@empresa.com
XXXXX
Jefe de 3XX – jefeDepAct2@empresa.com
departamento XXXXX

ACTIVIDADES REALIZADAS
Se realizo un análisis de la aplicación que requiere la empresa, utilizando como
medio de almacenamiento una grabación de la reunión, se escucharon todas la
demandas realizadas por el gerente y el jefe del departamento de información de
la empresa ya que este ultimo conoce más a fondo que necesita la empresa a
nivel de herramientas de apoyo de la información, éstas apreciaciones se
realizaron debido a las debilidades o flaquezas que presenta el sistema actual
como lo son opciones de categorización de la información basándose en normas
estándar, el manejo de los versiones de los diferentes documentos que manejan
en la empresa.

Se definió que se desea el diseño de un sistema de gestión de documentos

basado en una arquitectura cliente – servidor para permitir una distribución y
mayor producción para la empresa, bajo una metodología RUP, para establecer
unos estándares de calidad en la realización del diseño.

COMPROMISO
- Toma de Requisitos
- Realizar en la próxima sesión análisis de sistema actual
- Establecer un cronograma apropiado para el desarrollo del proyecto
- Establecimiento y Análisis de Restricciones del sistema

PROYECTO: Diseño de un sistema de Gestión documental

basado en una arquitectura Cliente – Servidor,
desarrollado bajo metodología RUP
ACTA DE SESION No: 02
FECHA HORA DE HORA DE LUGAR
INICIO FINALIZACION
11 de Abril de 6:30 p.m. 8:00 p.m. Intap SÁ.
2007

AGENDA
1. Toma de Requisitos
2. Examinar el Sistema actual
3. Establecimiento y Análisis de Restricciones del Sistema

PARTICIPANTES
NOMBRES FIRMA TELEFONO CORREO
Jaime Alberto López 316 – soyyotomas@gmail.com

2
Moreno 5720814
Alex David 300 – alex.escudero@intap.com.co
Escudero 5605383
Gerente de 3XX – gerenteAct1@empresa.com
Empresa XXXXX
Jefe de 3XX – jefeDepAct2@empresa.com
departamento XXXXX
Empleado 3XX – empleadoAct3@empresa.com
XXXXX

ACTIVIDADES REALIZADAS
Se realizaron los requisitos funcionales para el diseño del sistema de gestión
documental, con la participación especial de un empleado, el cual será el que
tendrá mas contacto con el sistema, se llego a los siguientes requisitos:
- Realizar una unificación de criterios para el almacenamiento de
documentos de todo tipo en la empresa, esto se debe enfocar en el
tratamiento eficiente en la grabación masiva de archivos documentales.

- Generación de búsquedas y obtención de documentos ante una cantidad

masiva de archivos almacenados, que ser realizaban en ocasiones sin un
orden definido por parte del usuario final.

- Desarrollo del manejo y seguimiento de documentos en desarrollado y

mantenidos en diversos soportes (documentos electrónicos Word, PDF,
documentos físicos, etc).

- Implementar la administración de documentos a los cuales no se usan con

frecuencia, lo que permita ser dados de baja o alta.

Se realizo una evaluación del sistema actual que posee la empresa para la
manipulación, obtención y creación de documentos, con lo que se llego a la
conclusión que se estaba realizando proceso que retrasaban en tiempo la
realización de tareas por parte de los empleados

Se establecieron y analizaron las posibles restricciones que podría presentar el

aplicativo teniendo en cuenta infraestructura, software y demás factores que
ocasionen una restricción, se identificaron los siguientes:
- Dependencia de una caja Axis para la realización del escaneo de
documentos
- El tiempo estimado para poner en marcha una nueva área documental es
de 2 días
- Esta aplicación solo funcionara sobre Sistemas operativo Linux necesario
3
 para su instalación, maquina virtual de java desde la versión 1.4, servidor
de aplicaciones tomcat desde la versión 4.1 y herramienta para el manejo
de archivos con extensión tiff necesario para la visualización de objetos
documentales.
- El sistema solo realiza visualizaciones de objetos con formato TIFF, para
los de más formatos se utilizará los programas que posea el equipo donde
se instale el aplicativos (Microsoft Office, OpenOffice, etc.,..)
- El gestor solo manejará documentos con formatos (tiff, jpeg, sxw, doc, xls,
pdf).
- Maneja un grupo aproximado de usuarios de 65.

COMPROMISO

- En la próxima sesión establecer una fecha aproximada para la entrega

del aplicativo en la empresa

PROYECTO: Diseño de un sistema de Gestión documental

basado en una arquitectura Cliente – Servidor,
desarrollado bajo metodología RUP
ACTA DE SESIÓN No: 03
FECHA HORA DE HORA DE LUGAR
INICIO FINALIZACIÓN
12 de Abril de 6:30 p.m. 7:30 p.m. Intap S.A.
2007

AGENDA
1. Establecer fecha de entrega del aplicativo

PARTICIPANTES
NOMBRES FIRMA TELEFONO CORREO
Jaime Alberto López 316 – soyyotomas@gmail.com
Moreno 5720814
Alex David Escudero 300 – alex.escudero@intap.com.co
5605383
Gerente de Empresa 3XX – gerenteAct1@empresa.com
XXXXX

4
ACTIVIDADES REALIZADAS
Bajo los parámetros de un cronograma interno que se realizo en la empresa
JAYCOM Ltad, se le presento a la gerente de la empresa la tentativa de una
entrega del aplicativo terminado el 16 de Julio de 2007, tomando como precaución
de algún tipo de contratiempo en el desarrollo del cronograma la entrega se
aplazaría para el 30 de Julio de 2007.

COMPROMISO
Se estableció la revisión de documentación y aplicabilidad del producto cada 15
días por parte del usuario debido al corto plazo de desarrollo que requiere de
una eficiencia máxima.

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ANEXO B Especificaciones de Casos de Uso

El material correspondiente al apéndice B podrá encontrarse en el DVD que

acompaña este trabajo de grado, en archivos en formato PDF o Microsoft Word
totalmente en español

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ANEXO C Diagrama Entidad-Relación

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ANEXO D. Diagrama de Arquitectura de Archivo Documental

TecnicaGVADOC1_0. Documentación.
Fujutsu España Services, S.A. España 2005, 9 p.
Este documento se podrá encontrar en el DVD que se entrega con este proyecto o
en su defecto en la página Web:
http://www.gvpontis.gva.es/index.php?id=colaboraciones&L=0
8
ANEXO E. Diseño de Base de Datos del Aplicativo Documental

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10