PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN

JULIETH JOHANA ESCORCIA LIZCANO

GERMAN ALVARADO TORRES

INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

TECNOLOGIA EN GESTION DE MERCADOS

CAUCASIA- ANTIOQUIA

OCTUBRE 2019
La empresa FRUTERÍA TROPICALES, ha decidido hacerse participe de una feria
empresarial en donde se muestra distintos tipos de comidas de la ciudad, el
objetivo de dicha feria es promover el consumo y el conocimientos de las distintas
variedades de comidas que se puede encontrar en la capital, se contara con
muestras de comidas y productos derivados, presentaciones artísticas entre otras.
Como empresa es para nosotros de gran importancia participar en este tipo de
eventos ya que mas persona conocen nuestros productos y las ofertas que
tenemos, por ejemplo los paquetes con los que contamos para empresas o
eventos grandes los cuales manejamos otro tipo de demanda.
 OBJETIVO GENERAL

Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.

Mostrando todo lo que podemos ofrecer tanto a el cliente común como para eventos
grandes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 NOMBRE DEL EVENTO

VI FERIA ALIMENTEC EN CORFERIA 2019

IMAGEN
LUGAR DONDE SEREALIZARA EL EVENTO

Carrera 37 # 24 - 67

Corporación de ferias y exposiciones Corferias Bogotá Colombia.

 Fecha de la feria

PLANEACION:

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos
un equipo de trabajo de 6 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas
específicas:

Tipo de evento que vamos a realizar

Comercial y promocional.

CRONOGRAMA DEL EVENTO

Tiempo
MES DE FEBRERO
Actividades OBSERVACIONES
SEM SEM SEM SEM
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y 8HORAS
comunicación.
Selección de productos a comercializar en la 8 HORAS
feria.
Definir el número de invitados, delegados, 8 HORAS
ponentes y acompañantes.
Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS
Impresión de papelería, invitaciones, folletos, 3 HORAS
pendones

Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS

presupuesto 6 HORAS
 REQUERIMIENTOS

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand, la

ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema
u objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras
gratis, etc.
 venta directa con ofertas
 música y/o videos

IMAGEN DE EL STAN
 PRESUPUSTO

RUBROS ESTIMADOS TOTAL

Alquiler de stand $250.000 $750.000
Equipos $300.000 $300.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad
Impresiones $200.00 $200.000
Fotocopiado $ 50.000 $ 50.000
Piezas publicitarias, revistas y periódicos $300.000 $300.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Otros $100.000 $100.000
Servicios de transporte $200.000 $200.000
Muestras $3.000.000 $3.000.000
Decoraciones $100.000 $100.000
Iluminación $ 40.000 $ 40.000
TOTAL $ 5.740.000

PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento

- Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
- Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación
o notificación con un mes de antelación.
- Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
- Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios
hay, el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
  Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.

PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se
van hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN:

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,

MySpace, Google+ e instagram
 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 MUSG
 Plegables

DIFUNDIR ELEVENTO COMERCIAL

MUSG
 CUÑA RADIAL Y PERIFONEO

Porque pensamos en lo mejor para usted, FRUTERÍA TROPICALES tiene el gran

gusto de invitarlos a la VI FERIA ALIMENTEC EN CORFERIA 2019 donde podrás
encontrar sus mejores sus productos y muestras. Dándose a conocer en el mundo
empresarial.

¡Visítanos!

Estamos ubicados en el stand # 4 corporación de ferias y exposiciones

(CORFERIAS)

Fecha: 4 Y 5 DE MARZO DEL 2019 Dirección: carrera 37 # 24 -67

Teléfonos: 323 54 61 79- 311 96 78 12

CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL

Antes de celebrar el contrato comercial entre SEKTOR BAKRA Y FRUTERÍA

TROPICALES, es importante que las empresas conozcan las leyes institucionales

que rigen los contratos legales en cada país

Código de comercio colombiano

Libro Cuarto: Título I, De las Obligaciones en General

El Contrato en General

Capitulo IV

ARTICULO 864. <DEFINICIÓN DE CONTRATO>. El contrato es un acuerdo de

dos o más partes para constituir, regular o extinguir entre ellas una relación

jurídica patrimonial, y salvo estipulación en contrario, se entenderá celebrado en el

lugar de residencia del proponente y en el momento en que éste reciba la

aceptación de la propuesta.

Se presumirá que el oferente ha recibido la aceptación cuando el destinatario

pruebe la remisión de ella dentro de los términos fijados por los artículos 850 y 851

Capítulo III

La representación

ARTICULO 850. <PROPUESTA VERBAL>. La propuesta verbal de un negocio

entre presentes deberá ser aceptada o rechazada en el acto de oírse. La

propuesta hecha por teléfono se asimilará, para los efectos de su aceptación o

rechazo, a la propuesta verbal entre presentes.

ARTICULO 851. <PROPUESTA ESCRITA>. Cuando la propuesta se haga por

escrito deberá ser aceptada o rechazada dentro de los seis días siguientes a la

fecha que tenga la propuesta, si el destinatario reside en el mismo lugar del

proponente, si reside en lugar distinto, a dicho término se sumará el de la

distancia.

Después de determinar y conocer los artículos que rigen los contratos legales

Se deberá repasar los requerimientos para realizar un contrato comercial estos

son:

Dos partes capaces: hace referencia a que, quienes lo firman tengan absoluta
capacidad personal y jurídica para contraer dichas obligaciones. Ejemplo: en las
empresas, solo los representantes legales están en capacidad de negociar y firmar
contratos comerciales.

La voluntad y consentimiento: hace referencia a un acto libre sin vicios o

presiones que obliguen a una de las partes.

Objeto: debe establecerse claramente la finalidad y legalidad del contrato, ya sea

un objeto jurídico o material

Causa: se refiere a los motivos y razones que generan la necesidad del acuerdo
(no es necesario que quede expresa en el documento).
 Formalidades: son los requisitos y estipulaciones para cada una de las partes,
que deben quedar consagradas en el documento y que dan legitimidad al acuerdo.
En un contrato comercial interviene dos partes el vendedor y el negociador.

CONTRATO DE COMPRAVENTA

En la ciudad de BOGOTA, a los 15 dias del mes de octubre de 2019

comparecen por una parte, y en su calidad de vendedor(a) de SEKTOR BAKRA
NIT: 9001154477 en nombre de su representante la Sr./ Sra. EDITH MACHADO
BALDOVINO, mayor de edad identificada con cedula de ciudadania N° 32.612.737
con domicilio ubicado en Carrera 93 N. 69ª 45 BOGOTA COLOMBIA Y por la otra,
parte FRUTERÍAS TROPICALES NIT: 9001256397 en nombre de su representante
la Sr./ Sra. JULIETH JOHANA ESCORCIA LIZCANO identidicada con cedula de
ciudadania N° 1..007.902.689 y en su calidad de comprador. con domicilio ubicado
en carrera 73 N° 54-38 BOGOTA COLOMBIA que manifiestan estar al corriente del
pago del impuesto sobre la renta, para dejar formalizado el siguiente contrato de
compra venta, al tenor de las siguientes cláusulas:

CLÁUSULAS

PRIMERA.- Manifiesta el vendedor Sr. /Sra. EDITH MACHADO

BALDOVINO que es representación única y exclusivo, en legitima propiedad de
SEKTOR BAKRA.

SEGUNDA.- Con los datos antes expuestos, sigue manifestando el vendedor

el Sr./ Sra. EDITH MACHADO BALDOVINO ser su deseo de vender productos tales
como camisetas y gorras estampadas elaboradas y de propiedad de SEKTOR
BAKRA citado en la cláusula anterior, al comprador el Sr. /Sra. JULIETH JOHANA
ESCORCIA LIZCANO lo cual realiza por medio del presente contrato de Venta y
compra o, lo que es lo mismo, concurso de la oferta y aceptación o consenso en la
cosa objeto del contrato, "con cuanto sea accesorio e inherente a la misma, y cuya
situación jurídica, física y registral conocen".

TERCERA.- El comprador Sr./Sra. JULIETH JOHANA ESCORCIA

LIZCANO , manifiesta su conformidad con la transmisión del dominio de dicho
producto antes referido, aceptando la misma y declarando, además, que el producto
de referencia satisface las condiciones indispensables para su uso.

CUARTA.- El precio de la compraventa y forma de pago.

En este apartado así como en los siguientes, deben asentarse cláusulas diversas
entre ellas. Pago al 50% al momento de hacer el pedido y el otro 50% cuando el
producto sea recivido.

QUINTA.- El valor fijado por la compraiventa equivale a $4.000.000 CUATRO

MILLONES DE PESOS, para el total del producto especificado en el contrato.

SEXTA.- En el caso de que cualquiera de los contratantes no cumpliere con

su obligación en lugar y fecha señalados, se fija una pena de Dos SMMLV
$ 1.700.000 que deberán ser pagados en moneda nacional por la parte que no
cumpla, en un termino de Dies (10) dias contados a partir del día siguiente del fijado
para el cumplimiento de la obligación. Remitiéndose a la competencia de las
autoridades de la secretaria de industria y comercio , para conocer la demanda
sobre la exigibilidad de esta cláusula para el caso de su incumplimiento.

Y en prueba de conformidad firman el presente documento, por (ejemplares

cuantos sean para las partes contratantes), en el lugar y fecha al principio indicados.

EDITH MACHADO JULIETH ESCORCIA

VENDEDOR COMPRADOR

. EDITH MACHADO BALDOVINO JULIETH ESCORCIA LIZCANO

C.C 32.612.737 C.C 1.007.902.689

Negociación con FRUTERIAS TROPICALES

Etapa 1

Preparación

Los aspectos técnicos: Desarrollar una estrategia para la negociación. Esto

incluye el tener claridad en la información que se va a proporcionar, y aquella que
se mantendrá en reserva. El establecimiento de los propios objetivos. La
construcción de argumentos. En lo posible, se debe indagar sobre la información,
objetivos y argumentos de la otra parte.

El aspecto mental: Hay que tener la concentración necesaria durante todo el

proceso de la negociación. Ello permitirá captar adecuadamente una mayor
información (verbal y no verbal) en la etapa de discusión.

Al comprender los intereses de nuestro negociante podemos empezar a preparar

nuestro cronograma con los puntos a tratar en las reuniones y establecer los
puntos más favorables para las dos partes, pero antes conformaremos nuestro
equipo de negociación.

El dirigente: Este como la palabra lo indica se encarga de dirigir la negociación,

“discute cara a cara con la parte contraria, hace propuestas comunicas los
argumentos, realiza las concepciones, etc.”

El sintetizador: es resumir los temas y acuerdos que se van presentando,

formular preguntas, aclarar cuestiones y encarrilar las conversaciones cuando el
dirigente se sienta cansado, perdido o acosado por la otra parte.

El observador: Tiene la tarea de escuchar, registrar, captar matices y señales,

que ofrezcan pistas sobre la actuación, postura y objetivos reales de la
contraparte.
 Equipo de Asignado
negociación
Dirigente
Sintetizador
Observador

El primer contacto con la contraparte es decisivo para un buen desarrollo de la

negociación. La primera impresión no se olvida, sobre todo si es negativa. El
negociador debe adoptar un comportamiento que permita crear un clima favorable.
Tiene que ofrecer una información favorable de la empresa que representa, de los
productos y de él mismo, ya que a través de su comportamiento está
transmitiendo la imagen de su empresa.

Escucha activa = Escuchar + Observar + Cuestionar

En una escucha activa se entiende que la otra parte tiene la palabra la mayor
parte del tiempo. Se estima como correcta la norma del 60-30-10: 60% del tiempo
habla la otra parte, 30% nosotros y 10% de silencio. No debe interpretarse lo que
dice el interlocutor ni tratar de inducir sus respuestas.

La Propuesta

La primera propuesta debe parecer justa y razonable. Al principio de la

negociación es mejor evitar los conflictos de intereses y los obstáculos potenciales
que podrían hacer fracasar la negociación. Al preparar la primera propuesta el
negociador debe plantearse tres cuestiones que marcarán el intercambio de
opiniones que va a tener lugar:

 ¿Quién debe hacer la primera propuesta?

 ¿Es mejor realizarla al alza o a la baja?
 ¿Debe adoptarse una actitud firme o flexible?
Incrementar la eficiencia en la venta de los productos por lo menos un 25%.

La Discusión

La etapa de discusión es la más intensa y la que suele ocupar la mayor parte del
tiempo. Ambas partes deben estar muy atentas a lo que tienen que hacer y a lo
que hace el otro. Generalmente, comienza con las objeciones que hace la parte a
la que se ha realizado la propuesta y continúa con un intercambio de posiciones.
Cada parte trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Para ello se
utilizan tácticas negociadoras, de entre las cuáles, las más utilizadas con las
concesiones.
 Después del establecimiento de sus (PMF), SEKTOR BAKRA Y FRUTERIAS
TROPICALES han preparado sus puntos menos importantes para renunciar a
algunos objetivos para lograr concesiones que lleven a conseguir sus puntos más
favorables. Para apoyar esto utilizaremos objeciones sinceras con fundamento,
esta consiste en: Una propuesta no se ajusta verdaderamente a lo que la otra
parte necesita. Hay que aceptar la objeción, pero tratar de compensarla mostrando
otras cualidades o ventajas que contrarresten lo que falta. En el transcurso de la
discusión se produce un diálogo entre las partes para superar las objeciones que
cada una de ellas plantea.

Las tácticas de respuestas que utilizaremos serán las siguientes:

 Reformulación negativa: esta táctica permite desdramatizar la objeción,

reformulándole de una manera positiva y favorable para el que ha realizado la
propuesta.
 La continuidad: consiste en aceptar la observación del interlocutor y proseguir la
argumentación sin contradecirle abiertamente.
 El apoyo: utiliza abiertamente la objeción para demostrar que no se trata de un
punto débil como entiende la otra parte, sino de una ventaja que se ha concebido
así de forma deliberada.
 El debilitamiento: consiste en reformular la objeción, atenuando el argumento de
la contraparte.
 El testimonio: consiste en citar la experiencia positiva de otro cliente,
preferiblemente una empresa conocida en el sector.
 El silencio: se trata de ignorar la objeción cuando es puramente formal o bien el
cliente la realiza únicamente para demostrar sus conocimientos. Un simple
movimiento afirmativo con la cabeza bastará antes de pasar a otro tema. No
obstante, esta táctica debe utilizarse con precaución ya que pueden dejarse pasar
objeciones verdaderas.
 La anticipación: el negociador introduce él mismo la objeción cuando está seguro
de que el cliente la va a poner sobre la mesa. De esta forma reduce su
importancia.

El cierre

Una vez que se han negociado las concesiones se acerca el momento final. El
negociador se enfrenta a dos tipos de tensión. La primera es la incertidumbre
básica de toda negociación: ¿se conseguirá un acuerdo o habrá que abandonar y
echar a perder todo el esfuerzo realizado? La segunda es aquella que nos empuja
a terminar la negociación antes de que la contraparte nos pida más concesiones.

En esta última etapa SEKTOR BAKRA pasara de una posición dominante a una
cooperativa e implementará una táctica de conciliación y leerá los puntos que se
han acordado. Después le expondrá a la contraparte los beneficios que ha
adquirido y se pedirá que se rectifiqué cada punto con el fin de que se cierre la
negociación y se cierre la negociación y se firme el contrato lo que se conoce
como una táctica de presión. Para mantener la continuidad de la relación,
SEKTOR BAKRA entregara un informe del cronograma de las próximas reuniones
y entregara un obsequio al equipo de la contraparte para estrechar aún más las
relaciones comerciales.