Ventajas de tener computadoras en

la oficina
Por B.T. Alo

BananaStock/BananaStock/Getty Images
00:02
00:58
Powered by Minute Media

La llegada de las computadoras ha revolucionado a muchas industrias, y el

trabajo en la oficina no es la excepción. Las computadoras han ayudado a
mejorar la eficiencia y precisión de los trabajadores al proporcionar diferentes
softwares y funciones de comunicación para ayudar a las tareas del trabajo.
Las computadoras son ahora parte de casi cualquier oficina y la mayoría de
lugares de trabajo son prácticamente inútiles sin una.
Las comunicaciones internas y externas son mucho más fáciles con el uso de
correos electrónicos y sistemas internos de mensajería en las computadoras. El
personal de la oficina es capaz de pasar información a través de la oficina
rápida y efectivamente, y la mayoría de ambientes de trabajo tienen un sistema
de alerta en las computadoras individuales cuando un mensaje o correo
electrónico nuevo es recibido. El Internet también mejora las opciones de
comunicación con Skype y otros programas de comunicación que permiten
video conferencias nacionales o internacionales con facilidad y menor costo.
Almacenamiento de datos
El almacenamiento y retiro de datos de las computadoras se vuelve mejor
mientras la tecnología avanza. Los archivos se pueden retirar fácilmente a
través de funciones de búsqueda, y los discos duros pueden almacenar
volúmenes sin precedentes de archivos y datos. Para oficinas con grandes
bases de datos, como gubernamentales, organizaciones de caridad y otras
asociaciones basadas en miembros, estas funciones de almacenamiento
proporcionan unas ventajas sin precedentes a comparación del
almacenamiento tradicional de archivos de papel, como también la facilidad y
velocidad del retiro de la información, la facilidad de cambiar registros, la
facilidad de seguir los cambios hechos por un cliente, miembro o para
encontrar registros de ciudadanías.

Redes
Según el sitio web de Spam Laws, el intercambio de archivos es una de los
beneficios clave de las computadoras en red en una oficina. Las redes de
oficina, o la creación de intranet de oficina, significan que una base de datos
común de archivos es accesible para todos los usuarios. Esto también aplica al
software y al manejo de las computadoras, lo que reduce significativamente los
costos, ya que se puede comprar un solo software de redes en lugar de
comprar múltiples copias para cada computadora. Las redes también
proporcionan un acceso común a impresoras, máquinas de fax y copiadoras.

Productividad
Las computadoras en el ambiente de la oficina mejoran significativamente la
productividad. Según el sitio web de Reference for Business, las computadoras
en la oficina incrementan la productividad no solo en áreas como en el
procesamiento de palabras, manejo de datos y acceso a información, sino que
también en la creación de información, el intercambio y finalmente el
almacenamiento. Sin embargo, la cantidad de tiempo que la mayoría de los
trabajadores pasa en una computadora ha aumentado un sinnúmero de
problemas como la fatiga en los ojos, muñecas y manos.
 Usos de las computadoras en las
oficinas gubernamentales
Por Rick Suttle

computer keyboard image by Tom Curtis from Fotolia.com

Powered by Minute Media

Al igual que los negocios, las oficinas estatales y federales del gobierno utilizan computadoras.
Los empleados gubernamentales deben organizar reuniones y distribuir varios informes. Las
computadoras ayudan a acelerar estas tareas, ya que la mayoría de ellas contienen numerosos
programas de software, como procesadores de texto, hojas de cálculo y programas de
administración de bases de datos, según el Departamento de Estadísticas Laborales. Las
computadoras en las oficinas del gobierno también incluyen diversas funciones de correo
electrónico, distribución de pagos, registros e incluso envíos coordinados.

Funciones de email
Las oficinas del gobierno que poseen computadoras suelen tener algún tipo de
sistema de correo electrónico instalado. Esto les permiten a los trabajadores
gubernamentales componer, enviar o leer e-mails de otros empleados y gente
fuera de la compañía. Por ejemplo, un empleado de la oficina de desempleo
puede responder una pregunta de un individuo sobre elegibilidad vía correo
electrónico. Esto inevitablemente le ahorra tiempo a la trabajadora, pues no
necesita hablar con la persona por teléfono. Los empleados del gobierno
también pueden usar los correos electrónicos para distribuir copias de informes
o presentaciones.

Distribución de los pagos

Las oficinas estatales y federales usan las computadoras para distribuir los
pagos a la gente. Estos se pueden enviar de forma electrónica, como la
mayoría de los pagos de la Seguridad Social, o por cheque. Por ejemplo, el
Servicio de Impuestos Internos suele enviar un cheque para reembolso. De
manera similar, las oficinas de la tesorería del estado envían con frecuencia
cheques estatales de reintegro. Las oficinas del gobierno también utilizan las
computadoras para enviar o imprimir pagos por discapacidad, Medicare,
Medicaid y otros. Por lo general, estos cheques se producen en varias
impresoras de las oficinas.

Registros
Según el Departamento de Estadísticas Laborales, el gobierno suele contratar
a programadores de computación o administradores de bases de datos para
mantener los registros de los empleados y los ciudadanos. La mayoría de esos
registros se conservan en bases de datos extensas, que pueden almacenar
información del género, la edad, la dirección, el número telefónico y otras cosas
importantes de la persona. Las oficinas gubernamentales también llevan
registros de fechas, como cuando los individuos presentan declaraciones de
renta, y de las cantidades adeudadas y pagas. Los registros computarizados
son una función esencial para las oficinas debido a la necesidad de exactitud y
actualidad (por ejemplo, para los pagos de Medicaid).

Promociones por correo directo

Algunas agencias u oficinas del gobierno pueden usar las computadoras para
producir diversas campañas de publicidad por correo directo. Los trabajadores
gubernamentales pueden desarrollar los distintos documentos en sus
computadoras y luego solicitar que los hagan de forma profesional a través de
su oficina de impresión. Los empleados usan varios archivos de nombres y
direcciones para organizar los envíos y luego imprimirlos directamente en
sobres o folletos. Por ejemplo, el Servicio Postal de los Estados Unidos utiliza
con frecuencia programas de mercado de correo directo para promover sus
diversos productos y servicios, como las estampas conmemorativas o el Correo
Expreso.

¿Cuáles son las ventajas de las computadoras en

los negocios?
Escrito por Alexis Writing | Traducido por Javier Enrique Rojahelis Busto

Conoce las ventajas de la utilización de las computadoras en tu negocio.

Las computadoras han mejorado enormemente el funcionamiento de las empresas en
sus respectivos sectores. La tecnología ha avanzado de modo tan notable que aquellos
que no están utilizando las computadoras en sus negocios están en una gran desventaja
frente a sus competidores. En particular, hay varias ventajas importantes que las
computadoras pueden proporcionar a las pequeñas empresas.
Organización
Las computadoras permiten la aplicación de diferentes tipos de programas que pueden
ayudar a las empresas a mantener un registro de sus archivos, documentos, agendas y
plazos. Las computadoras también permiten a las empresas organizar toda su
información de una manera muy accesible. La capacidad de almacenar grandes
cantidades de datos en una computadora es conveniente y barato, y ahorra espacio. La
capacidad de un equipo informático le permite a una empresa organizar sus archivos de
manera eficiente y conduce a una mejor gestión del tiempo y la productividad.
Autosuficiencia
Las computadoras han vuelto a las empresas más personales y autosuficientes
permitiéndoles realizar tareas que antes tenían que ser externalizadas. Por ejemplo, una
empresa puede utilizar un programa de oficina para crear su propio material de
capacitación. Un programa de autoedición se puede utilizar para crear materiales de
marketing. Los impuestos en línea y los programas de contabilidad permiten a las
empresas preparar sus propias declaraciones de impuestos. Esto permite que las
operaciones dominantes de una empresa permanezcan en casa y faculta a la compañía
para que sea más independiente y menos susceptible a los errores cometidos por
terceros.
Rentable
La tecnología emergente hace que las nuevas herramientas y los servicios sean más
asequibles y permite que las empresas ahorren en su nómina de personal y en el equipo
de oficina. Debido a que las computadoras permiten que el trabajo se haga más rápido y
de modo más eficiente, es posible que una empresa contrate menos personal. Además,
con una red red conectada y con equipos informáticos relativamente baratos, las
empresas pueden almacenar datos de forma más fácil, ahorrando el costo de
almacenamiento de archivos fuera del entorno de la compañía, y así se puede evitar el
tener que comprar artículos como copiadoras, máquinas de fax, máquinas de escribir y
otros artículos similares que se utilizaron antes de que las computadoras se hicieran
populares. En consecuencia, se pueden iniciar empresas potencialmente rentables con
un costo general menor. La capacidad del correo electrónico disminuye los costos de
envío, las aplicaciones de programas reducen la necesidad de departamentos de
contabilidad de gran tamaño, mientras que las videoconferencias reducen la necesidad
de viajar. Todos los recursos ahorrados tienen un efecto positivo para los consumidores,
ya que luego reciben una oferta de productos y servicios mucho más asequibles.
Velocidad
Las computadoras ayudan a acelerar las operaciones del negocio. La recogida de
información de los consumidores, los pedidos de materias primas, y la inspección de los
productos se hace más rápido a través del uso de las computadoras, lo que les permite a
las empresas funcionar mucho más rápido y producir resultados de mejor calidad.
Investigación y desarrollo más barato
R&D, siglas inglesas para "investigación y desarrollo", son costos que también
disminuyen con la ayuda de las computadoras. La investigación científica ahora puede
hacer uso de las aplicaciones de programas de Internet y de computadoras diseñadas
para desarrollar y producir nuevos productos y servicios. Por ejemplo, en lugar de una
empresa que tiene que ver en persona los "focus group" sobre un nuevo producto
potencial o para determinar su mercado objetivo, la empresa puede llevar a cabo una
encuesta difundida por Internet a un costo mucho más bajo. Además, los nuevos
modelos de un producto pueden ser creados en línea usando imágenes virtuales y planos
en lugar de tener que hacerlos a mano. Estos modelos interactivos creados con
programas de software pueden ayudar a darle vida al producto y a sus características por
un costo mucho menor que cuando se crea un modelo físico real de un producto
determinado.
Ventas
Las computadoras pueden ayudar a generar mayores ventas y ganancias para las
empresas a través de una página web. Muchas empresas operan ahora en línea y todo el
día para permitir a los clientes de todo el mundo comprar sus productos y servicios.