Lo que debes conocer antes de eliminar una Historia

Laboral
16/03/2017 por Edin Gutiérrez 30 comentarios

Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un empleado en el

momento que este ya no hace parte de ella.

También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace quince años,
le eliminó la historia laboral.

Ambas situaciones podrían acarrear inconvenientes para los dos.

Imagen tomada de Freepik.com

Antes de hablarte sobre el tiempo de conservación de la historia laboral, aprovecharé esta

oportunidad para aclararte un concepto y que no caigas en este error tan común.

¿La hoja de vida del empleado? No, si te refieres a los documentos que evidencian el
vínculo laboral de un empleado con la empresa, lo correcto es que la llames “la Historia
Laboral”.

¿Por qué?

Porque si hablas de la hoja de vida, solo te estarías refiriendo a lo que conoces como el
Currículum Vitae de una persona, el cual es tan solo un tipo documental de la unidad
documental (carpeta) del empleado.

¿Por qué es importante conservar la Historia Laboral

en una empresa?
La Historia Laboral es la evidencia del vínculo que una persona ha tenido como empleado
de una empresa.

Es un expediente (porque contiene varios tipos de documentos) en el cual se ubican todos

los documentos que nacen o se relacionan entre la empresa y el empleado.

Algunos documentos que hacen parte de la historia laboral son:

 El contrato laboral (debería ser el primero porque con él nace la Historia Laboral)
 Los documentos de identificación
 La hoja de vida
 Los certificados de estudio y experiencia
 El soporte de afiliación a la seguridad social
 Los certificados médicos
 Los memorandos
 Las evidencias de las vacaciones
 Licencias
 Los documentos soportes de la relación laboral con la empresa.
 Documento de terminación del vínculo laboral.

Si te pregunto: ¿Que valor documental tiene la Historia Laboral?

¿Cuál sería tu respuesta?… Te daré la mía.

Los valores documentales de La Historia Laboral

Mientras el empleado sea parte de la empresa, la historia laboral tiene mínimo un valor
administrativo, legal y jurídico.

Te debes estar preguntando…

¿Y cuando el empleado ya no hace parte de la empresa qué?

Entonces, cuando el empleado ya no trabaje más para la empresa, la historia laboral pierde
su estado de trámite.

Por lo tanto, pierde su valor administrativo.

Pero continúa con un valor legal y jurídico debido a que mediante la historia laboral el
exempleado puede exigir el cumplimiento de derechos y obligaciones por parte del
empleador.

De igual manera la empresa, puede portar con la evidencia que la libre de alguna demanda.
Pero la pregunta del millón que te debes seguir haciendo hasta el momento es:

¿Y cuándo puede entonces la empresa eliminar la

Historia Laboral de un exempleado?
Antes que nada, debes saber que no hay un marco legal que reglamente de manera
específica el tiempo de conservación de la Historia Laboral.

Pero como estás buscando una orientación, aquí te la doy.

Para mí hay dos posibles respuestas:

Respuesta #1:

Si haces parte de una entidad pública o privada con funciones públicas, ésta se debe acoger
a los conceptos emitidos por el Archivo General de la Nación (Colombia).

Sobre este tema, la entidad propone que el tiempo mínimo de conservación de la Historia
Laboral sea de 80 años.

Respuesta #2

Si es una entidad privada en la que estás trabajando, no hay como tal una norma que
especifique el tiempo mínimo de conservación de la Historia Laboral.

Por ejemplo el Código Sustantivo de Trabajo en su artículo 264 solo establece que las
empresas que paguen directamente la pensión a un empleado, deben de conservar los datos
del tiempo de servicio y los salarios devengados por este.

Lo sé, tu duda persiste más por los exempleados a los que la empresa no les paga la
pensión.

Quiero ser lo más claro posible.

Mi segunda respuesta, contempla que conserves 10 años la historia laboral de acuerdo con
la aplicación de la ley 962 de 2005 en su artículo 28:

“Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.

Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier
medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se
encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”

Para complementarte lo anterior, también el artículo 60 del código de comercio dicta:

“Conservación de Libros y Papeles de Comercio

Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos
por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento,
documento o comprobante.

Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la
Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la
reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los
libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se

hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores”

Esta respuesta que te presento, está basada en el concepto 266558 del 8 de septiembre de
2008, en el cual el Ministerio de Salud y Protección Social, menciona que a pesar de que
las normas anteriores no son específicas sobre las historias laborales, se pueden aplicar por
analogía.

Mi recomendación:
Te diré que teniendo en cuenta mi perfil como archivista y administrador de empresas, mi
sugerencia para las entidades tanto públicas y privadas es aplicar el concepto que entrega el
Archivo General de la Nación (Colombia) con respecto a que el tiempo mínimo de
conservación de la Historia Laboral debe ser de 80 años a partir de cuando el empleado ya
no haga más parte de la empresa.

4 razones por las cuales debes de conservar la historia laboral del

exempleado mínimo 80 años.

Razón #1

El archivo General de la Nación es la entidad que regula la política de archivos en

Colombia y considero que los conceptos que emiten deben ser tomados en cuenta.

Son pertinentes y con conocimiento de fondo.

En sus conceptos dice:

…el Archivo General de la Nación ha conceptuado que este tipo de expedientes deben
conservarse debidamente organizados y en sus soportes originales, por un periodo de por lo
menos 80 años posteriores a la prestación del servicio por parte del trabajador, debido a los
efectos legales que estos archivos puedan tener para el reconocimiento y pago de la
pensión, para las decisiones de instancias judiciales, en el marco de la garantía y
salvaguarda del derecho fundamental a la seguridad social, y porque este tipo de
expedientes aportan a la investigación histórica en el campo de la ciencias sociales.

Razón #2

Los derechos pensionales son imprescriptibles, por lo cual la reclamación de una pensión
nunca perderá vigencia y validez.

No importa los años que pasen, una persona en cualquier momento puede solicitar su
derecho a la pensión.

Razón #3

Te invito a que busques en Google sentencias de la Corte Constitucional de Colombia sobre

las historias laborales.

Verás que los resultados son muchos.

¿Qué significa esto?

Simple, que a diario son muchas las reclamaciones hechas por temas de solicitud de
derecho de pensión y otros asuntos relacionados.

En varias de estas sentencias están inmersas empresas que no cuentan con la historia laboral
ya que cometieron el gran error de eliminarla antes de tiempo o nunca tuvieron la
precaución de conservarla de manera adecuada.

Si lees estas sentencias te darás cuenta que al final, el fallo exige a las empresas respetar el
derecho constitucional que tienen las personas que hacen la reclamación.

En conclusión, les exige reconstruir los datos de servicio y salarios devengados del
exempleado.

Su derecho constitucional no se puede ver violentado porque la empresa eliminó la historia

laboral.

Razón #4

Como sabes, los documentos de archivo deben de ser eliminados cuando pierden sus
valores primarios y no peseen valores secundarios.
Entonces, deberías eliminar o proponer eliminar la historia laboral de un exempleado solo
cuando esta ha perdido estos valores.

Como ya te aclaré antes, la historia laboral pierde su valor administrativo una vez deja de
estar en trámite.

Pero aún continúa vigente toda vez que posee un valor legal y jurídico si tienes en cuenta
que de ella se desprenden distintos derechos y obligaciones.

¿Entonces cuándo terminaría este valor jurídico y legal?

No es para nada sencillo de identificar.

Tú y yo sabemos que el proceso de valoración documental requiere de un análisis

exhaustivo.

Por eso te sugiero que apliques la conservación de mínimo 80 años como lo establece el
Archivo General de la Nación.

No sobra decirte que los 80 años inician una vez el empleado ya no trabaja más para la
empresa.