Relatoría Clase de Protocolo (29-Jul-2019)

Definiciones:

Urbanidad: es el conjunto de reglas que tenemos que observar para comunicar dignidad, decoro y
elegancia en nuestras acciones y para notificar a otras.

Etiqueta: ceremonial de usos, estilos y costumbres en las reuniones de carácter elevado y serio, y
en actos en cuya solemnidad excluye la familiaridad. Conjunto de cumplidos y ceremonias que
debemos emplear con las personas.

Ceremonial: formalidad para cumplir en cualquier acto público u oficial.

Protocolo: conjunto de normas que se utilizan en la diplomacia oficialmente.

Uno de los textos a tener en cuenta es el Manual de Carreño (1930): normas de comportamiento
desde que se levanta hasta que se acuesta. En él se nos enseña, entre otras conductas, la manera
de presentarse en público y la interacción con las demás personas, como:

- Al momento de presentarse, es la dama la primera que debe ofrecer la mano.

- No se debe dar la mano en el comedor porque están comiendo.
- El jefe o superior es quien ofrece la mano, el subalterno no debe ofrecer la mano.

Lo primero que se hace al terminar la carrera profesional:

1. Buscar Empleo

2. Hacer Hoja de Vida (Curriculum Vitae):

- Información personal: nombres y apellido, cédula de ciudadanía y libreta militar (hombre)
- Experiencia laboral: primaria, secundaria, pregrado, postgrado, pasatiempos.
- Entidades o clubes a los que pertenece (para que la persona que lee la hoja de vida,
tenga una mejor idea de uno) |.

3. Mandar hoja de vida.

4. Entrevista: Es una conversación con el propósito definido de conocer a la persona que se

va a contratar.

Preparación de la entrevista:

1. Buscar información relacionada con el tema a entrevistar.

2. Preparación de la entrevista.
3. Comprobar que no hay otro método más fácil o más útil para obtener la información.
 4. Preparar una guía para hacer la entrevista.
5. Ambientar el lugar de la entrevista.

Desarrollo de la entrevista:

1- Explicar la razón o el objetivo que se espera de la entrevista.

2- Romper el hielo (crear confianza).
3- Anotar los puntos interesantes de la entrevista
4- No dar puntos de vista personales
5- Evitar preguntas incómodas.
6- Hacer un resumen al terminar.
7- Despedir al entrevistado, dándole la mano y acompañándolo hasta la puerta.

Inducción:

1. Explicar en que consiste la empresa y darle un recorrido por los diferentes lugares de esta.
2. El contratado debe preguntar la forma de vestir y el horario de trabajo.
3. Mostrarle al contratado el reglamento de trabajo (departamentos, permisos).

Relación con el jefe inmediato y compañeros de trabajo:

1. Esperar a que él señale la relación laboral.

2. No tutear al jefe y dirigirse a él con los títulos de “don”, “señor” o “doctor”.
3. Aprender a tratar el público y los compañeros de trabajo .
4. Procurar no culpar a otros cuando tenga un llamado de atención.
5. No discutir con el jefe cuando se esté en desacuerdo.
6. Evitar lambonear al jefe.
7. Abstenerse de intimar con compañeros de trabajo para no generar comentarios.
8. No involucrarse en conflictos entre compañeros.

Relación con la secretaria:

1. Saludar a la secretaria.
2. Pedirle el favor cuando se le solicite una tarea.
3. Darle las gracias
4. No permitir que los demás la traten mal
5. Darle para el transporte si sale tarde.
6. No contarle su vida privada (discreción).
7. No regañarla en público.

Reuniones de trabajo:

- Ir como oyente: solo tomar nota, evitar opinar, ser puntual, saludar a las personas, estar
atento, no distraerse con los demás ni con el teléfono, hacer relaciones antes de la reunió.
 - Preparar la intervención entérese del programa de la reunión, saber en qué punto y qué
tema debe intervenir e intervenir solo cuando le pregunten.
- Como dirigente de la reunión: preparar los temas a tratar, informar por anticipado los
temas de la reunión, presentar a todos los que participan, ambientar la sala de reunión
(pancartas, tinto, notas, esfero, ayudas audiovisuales), estar preparado por si se va la luz
(improvisar), usar pizarrón, carteles o cualquier otra ayuda. Mirar a los entrevistados
- Al momento de hablar en público: Evitar muletillas (bueno, en primer lugar primero que
todo, etc.), movimientos corporales innecesarios (manejo de manos, movimiento de los
pies, los brazos cruzados es una posición desfavorable), Manejo del tono de la voz.

Organización de Congresos, Seminarios, Simposios o Talleres:

Congreso: los conferencistas llevan su ponencia.

Seminario: el tema es más superficial.
Simposio: distintos temas por diferentes personas
Taller: todos trabajan en grupos temas diferentes.

Congreso:

Preparación: finalidad, conocer los avances, tecnología en el tema.

Lugar a escoger: dónde se va a realizar (ciudad, sitio -teatro, sala de conferencias, ficha (verificar si
coincide con un festivo).
Participantes: buscar conferencistas que sepan el tema, si es gratis o con remuneración, verificar
si vive en la misma ciudad, tipo de ropa que debe tener según el clima.
Presupuesto: alquilar salón, tinto para el descanso, almuerzo, para cuántas personas.
Organización del evento: recepción (secretarias), credenciales, quién va a dirigirlo, conformación
de mesa directiva, cantidad de sillas se requieren.
Imprevistos: sonido (micrófonos), energía eléctrica, etc.
Terminado el congreso: se hace evaluación de quienes asistieron y quienes no.

Banquetes: (Desayunos de trabajo, almuerzos, cenas)

Es una comida a laque asisten personas para celebrar una actividad.

1. Dónde se realizará
2. Por qué motivo: abierto (por apertura de campaña electoral), cerrado (
3. Traje: de calle corbata, frac
4. Menú: continental, típico de la región, postres, etc.
Se averigua sutilmente el tipo de menú que consumen los invitados (pueden haber
vegetarianos).
Escoger el tipo de vino.
Copas: de agua, vino tinto, vino blanco, champaña , coñac.
 La champaña es lo primero que se sirve porque el que ofrece el banquete da unas palabras
y después hace el brindis.
Se brinda levantando únicamente la copa, si uno no toma se hace el gesto acercando la
copa a la boca. Ya no está bien visto chocar las copas para brindar.
Nadie se debe levantar de la mesa hasta que el anfitrión lo haga.
La salida del lugar, se hace primero los de menor categoría.

5. Lista de invitados:
- Envío de las tarjetas con tiempo suficiente para que haya tiempo de saber quienes van a
asistir.
- Diseñar la tarjeta de invitación: motivo, quién invita, nombre de la persona invitada y su
acompañante, en la parte de abajo debe ir la frase “sírvase responder” o “sírvase
contestar” o “RSVP” (Répondez s’il vous plaît).
- Es necesario saber cuántos van a asistirpara poder preparar la comida conrme con la
cantidad de invitados, así como la disposición de las mesas.
- Confirmar con las secretarias si los invitados van a asistir.

6. Comité de Recepción:
- El jefe va a su lugar para dar inicio al banquete, luego van las palabras del anfitrión y del
invitado principal.
- En las mesas están ubicadas las tarjetas con los nombres de las personas invitadas
indicando su ubicación en la mesa.
- La presedencia es el orden en que están ubicadas las personas de acuerdo con su
categoría.
(Decreto 7080 de 1982, Ley 7 del 81)
1) Presidente.
2) Vicepresidente.
3) Cardenal primado
4) Expresidentes de la República.
5) Ministro de Relaciones Exteriores (en caso que haya Embajadores de otros países)
6) Embajador del Vaticano.
7) Embajadores extranjeros.
(…)
16) Ministros (Empezando con el Ministro de Interior)
Si no hay Embajadores de otros países, va en este numeral el Ministro de Relaciones
Exteriores).
(ver Decreto)

La bandera de Colombia que tiene el escudo, es la bandera de guerra y se usa únicamente para
asuntos oficiales del gobierno.

Bandera mercante es la que deben usar todos los barcos colombianos al llegar a puerto, no e usa
en altamar. Es la misma que se utiliza en Embajadas y Consulados, no tiene el escudo y solo lleva
los tres colores (Amarillo, azul y rojo).