¿Para qué se utiliza la
¿ QUÉ ES MICROFILMACIÓN?
Es una técnica de Archivamiento de
documentos basados fundamentalmente
en el cambio de documentos de papel
en otro material sintético más resistente
durable.
¿Porqué se utiliza la
microfilmación? microfilmación?
Para preservar imágenes a largo En caso requerir una
plazo, reconstruir documentos y microfilmación directa desde
almacenar archivos, cuyo origen se reporte computacionales, cintas
remonta al año 1839, cuando el magnéticas, disquetes,
inglés John Benjamín Dancer elaboró cartridges.
la primera reducción de una
fotografía a 160 menos veces su
tamaño del original con una cámara
fotográfica con lente de microscopio.
¿QUE ES DIGITALIZACÓN?
Es un proceso tecnológico,
que permite mediante la
aplicación de técnica con
foto eléctrica o de escáner
convertir la imagen
contenido en documento o
papel en una imagen
digital.
¿PARA QUE SE UTILIZA LA ¿DESPUÉS DE CUANTO TIEMPO
DIGITALIZACION? SE DESTRUYE UN
DOCUMENTO?
Se utiliza para prevenir perdidas Todo depende de las tablas
documentales y para recuperarse de valoración y retención
fácilmente de una situación documental, los documentos
conflictiva. contables, libros, pueden
destruirse, después de 10
años después de 30 años
estando en microfilmación.
 EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ARAUCA
EMSERPA, con el decreto 503 de 1940, se crea el fondo de fomento municipal, adscrito al ministerio de
hacienda, cuyo objetivo era la canalización de los recursos financieros para el desarrollo municipal,
ampliando la cobertura de acción para todos los municipios del país.
Satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes a través de la prestación de los servicios de
acueducto, alcantarillado y aseo; contando con personal calificado para el logro de objetivos y metas que
permitan la mejora continua de la organización, trabajando de manera responsable , con calidad y
efectividad en cumplimientos de las normas constitucionales y legales, para consolidar su imagen y
liderazgo en el área de los servicios públicos domiciliarios.
 GESTIÓN DOCUMENTAL EMSERPA
TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
• Empresa de servicios públicos con Tablas de Retención Documental
desactualizadas desde el año 2009, las TVD están en igual condición.
• La persona encargada del área de archivo: no es idóneo en materia de
archivo.
• Las TRD son actualizadas por junta directiva de la empresa, conformado por:
➢Jurídica de la empresa.
➢Ingeniero de sistemas.
➢Jefe del área administrativa.
➢Encargado del área financiera.
• Emplean la digitación para la conservación de los documentos.
• Los archivos se relacionan en formatos Excel en el sistema.
• El archivo de gestión está ubicado en las oficinas de cada dependencia.
• Cuentan con depósito de archivo en condiciones regulares.
VIDEO CONSULTA

AUDIO CONSULTA
 CONCLUSIONES
• Para realizar una adecuada gestión documental en una institución es recomendable
aplicar la normatividad vigente en archivística y establecer las políticas en gestión
documental.
• La digitalización es vital de gran importancia para la conservación de documentos ya que
evita el deterioro ocasionado por muchos factores, permite una acceso más rápido y fácil
a la información gracias a los avances tecnológicos.

• Es necesario a la hora de digitalizar realizar un estudio previo que nos permita saber que
vamos a digitalizar: tamaño de documento, tipo de documentos etc.

• Se debe tener claro en qué tipo de digitalización vamos realizar: en que formato, que
calidad y en qué resolución.

• Las herramientas anteriores mencionadas para conservación de documentos, disminuye

costos y ahorra tiempo.
 REFERENTES BIBLIOGRAFICOS

• https://www.google.com/search?rlz=1C1GCEU_esCO867CO867&q=imagenes
+de+digitalizacion+de+documentos&tbm=isch&source=univ&sa=X&ved=2ahU
KEwjQrLfrgYDlAhVBmVkKHVKdAzEQsAR6BAgHEAE&biw=1536&bih=775#im
grc=FVK3Pg9sqkUGRM:

• https://www.google.com/search?rlz=1C1GCEU_esCO867CO867&q=imagenes
+de+digitalizacion+de+documentos&tbm=isch&source=univ&sa=X&ved=2ahU
KEwjQrLfrgYDlAhVBmVkKHVKdAzEQsAR6BAgHEAE&biw=1536&bih=775#im
grc=yo_1G7WTCgWBAM:
• https://www.google.com/search?rlz=1C1GCEU_esCO867CO867&biw=1536&bi
h=736&tbm=isch&sa=1&ei=Z9-
VXervEc7r5gLa54DQBA&q=que+es+microfilmacion&oq=QUE+ES+MICROFI&
gs_l=img.1.0.0l9.5895651.5898453..5899983...0.0..0.400.2273.0j12j1j0j1......0..
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Scanned by CamScanner
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Scanned by CamScanner
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 ROTULO CAJA DE ARCHIVO

RE PUBLICA O[ COLOMBII\
MINISTERIO DE TRABAJO
5E:RVICIO NACIONAL OC APR[NDIZAJ[
SENA

R RAUL A I ENTRO C:il 'i TIÓN Y

J AGROINDI ISTRIAL 0( ARAUCA

1 !DAD C "NT'C?A,U Dt A P~tOl~A.lé CODIGO a, ,oiao

DMINISTRATi',
- G t,po r.:.J k~.?bc.o,ie-~ Cor p CÓDIGO 81- ID~
RODUCl Oh~ ~ Jn..\-e1 '(IC, o, rle ~
A,t. -
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E:RIE ---------1-c---,,ó-o-,G-O--+-----
DOCUMENT~l 1 1.A"1~T11\1::;1'lfl) co~l'oRPt1 ivo_4---_ _ _+--_IC/_0_----1
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• CÓDIGO

. e uo--1 o de A p ~ e; ·cl.:l:je 1

E HAS INICIAL 1 flNA1

EYTRFMA.S 2...'1'f DI .o~ ,~q 12 .'3_ '

; CARPETAS :l s
: TRANSFERENCIA 1 ~~MERO 1 :Ño
: CAJA 1 D[POSITO 1 1 F.STANl[
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V.r-- J Al~ Soco d03u,

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 TUIO ARPETA

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REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISl ~RIO DE TRABAJO
SERVltlO NACIONAL Df APRENDIZAJf
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