Manual de Selección por Competencias

Distribuidora LAP

Mónica Liliana Betancourt Marín.

Laura Natalia Laverde Guerrero.

Cristian Camilo Caballero Ayala.

Shirley Katherine Caro Cadena.

Tatiana Lizbeth Rodríguez Bohórquez.

Septiembre 2019.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

Cundinamarca.

Especialización Gestión del Talento Humano por Competencias.

 Tabla de Contenido

Introducción
Objetivos del Manual de Selección Por Competencias.
Alcance y Aplicabilidad del manual.
Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar decisiones sobre
los procesos de selección, promoción y vinculación.
Responsables.
Estructura
Políticas para la Búsqueda del Talento Humano
Etapas del proceso
Notificación /creación de la vacante.
Revisión / creación del Perfil del cargo.
Perfil de las competencias organizacionales.
Revisión fuentes de reclutamiento
Mecanismos de publicación de vacantes.
Modelo hoja de vida propia.
Diseño aviso de publicación.
Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.
Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
Creación bases de datos de candidatos.
Elección de instrumentos de medición
Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias
Decisión de contratar / promover a un cargo
Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el proceso.
Glosario.
Documentos de referencia
 Introducción

El manual de selección basado en competencias es un instrumento que la empresa

Distribuidora LAP desarrolla con el fin de tener claridad en el proceso de selección de

personal que ejecutara funciones dentro de la empresa, teniendo en cuenta las competencias

del puesto de trabajo garantizando buenos resultados, por medio de una selección objetiva,

con aspectos estandarizados, identificando el mejor desempeño de los candidatos para

ocupar dicha vacante, decisión que toma la dirección de la empresa, teniendo en cuenta los

requerimientos de cada área.

Teniendo en cuenta lo anterior, con la ejecución de los procesos que contiene el

manual de selección basado en competencias, Distribuidora LAP mejorara su proceso de

selección de personal, reduciendo los índices de rotación y mejorando la capacidad de

adaptación de los empleados a la organización. Por otro lado, el uso del manual de

selección facilita la depuración de información de los aspirantes a cargos hasta encontrar el

que se sea idóneo o permite identificar talentos que pueden ubicarse en otras áreas,

reduciendo los costos de selección de la empresa.

El presente manual quedara en manos del área de Gestión Humana, are que apoyara

los procesos del manual de selección basado en competencia y la cual realizara el proceso

de actualización o modificación de la información contenida en el mismo cuando se

requiera.
 Objetivos del Manual de Selección por Competencias

 Objetivo General:

Seleccionar el personal adecuado para las vacantes que se presenten en la empresa

Distribuidora LAP, teniendo en cuenta los procesos que se llevan a cabo en el

manual de selección basado en competencias, para lograr el cumplimiento de

objetivos y metas propuestas.

 Objetivos Específicos:

- Plantear los lineamientos para el proceso de selección de candidatos en las

diferentes áreas de Distribuidora LAP, cumpliendo con todos los requerimientos

y necesidades para beneficio de la empresa.

- Reducir costos de selección e índices de rotación por medio del desarrollo de los

lineamientos que contiene el manual de selección por competencias.

- Identificar las necesidades de capacitación de los candidatos por medio del

proceso de selección, con el fin de mejorar dicho proceso y tener altos niveles

de calidad en desempeño y productividad.

- Aportar facilidad y claridad al área de Talento Humano de Distribuidora LAP,

sobre el proceso de selección de candidatos, permitiendo la vinculación de

potencial humano con adecuadas capacidades para el cargo.

 Alcance y Aplicabilidad del Manual de Selección basado en Competencias

El presente manual de selección basado en competencias estará disponible y será

aplicable en toda la organización, aprobado por la Dirección Ejecutiva de Distribuidora

LAP y ejecutado por el personal del área de Talento Humano. Por otro lado, la

coordinación de cada una de las áreas de Distribuidora LAP, tendrá la posibilidad de

consultar y proponer actualizaciones y modificaciones en el mismo, según la normatividad

vigente para las necesidades de vacantes que se presenten en las mismas, siendo el proceso

ejecutado por el área de Talento Humano y aprobado por las coordinación de las áreas y la

Dirección Ejecutiva.
 Niveles de Autoridad en la toma de Decisiones sobre el proceso de Selección,

Promoción y Vinculación

En la empresa Distribuidora LAP, la toma de decisión sobre el proceso de selección

se llevara a cabo de la siguiente manera:

 Cada coordinador de área tiene la posibilidad de encontrar una necesidad de

vacante para su área, el cual presentara ante la Dirección Ejecutiva de la

empresa y esta será aprobada por la misma para dar inicio al proceso de

selección.

 Cuando se tiene dicha aprobación, el área de Talento Humano empezara a

desarrollar el proceso de selección basado en competencias, propio de

Distribuidora LAP.

 Luego de llevar a cabo el proceso de selección y determinar un candidato como

apto para el puesto, Talento Humano debe dar un reporte del proceso que se

llevó a cabo al área que solicito la vacante y a la Dirección Ejecutiva con el fin

de tener la aprobación.

 Por último, cuando se tiene dicha aprobación, el área de Talento Humano realiza

el proceso de Vinculación del trabajador a la empresa.

 Responsables

La responsabilidad por la actualización e implementación de este manual está a

cargo del Departamento de Talento Humano, su liberación es autorizada por la Gerencia

General. La ejecución de este manual es responsabilidad de:

 Departamento de Talento Humano

 Área de Selección

 Direcciones de área

 Jefes de departamento
 Estructura

El proceso de selección se estructura de acuerdo a la cantidad de candidatos que se

postulen a una vacante y que sean preseleccionados del tiempo del proceso hasta que sea

seleccionado. Se identifican y se muestran los niveles jerárquicos y la relación que guardan

entre si cada uno de los órganos que integran la estructura, la descripción de la estructura

debe corresponder a su representación gráfica en el organigrama.

 Políticas para la Búsqueda de Talento Humano

En Distribuidora LAP, la política para la búsqueda de talento humano está basada

en el contenido del manual de selección basado en competencias, el cual plantea los

lineamientos que deben ser ejecutados para la selección del personal adecuado en la

organización. Por otro lado, en Distribuidora LAP se pretende optimizar la gestión del

talento humano de la organización por medio de la formulación de diferentes estrategias

como bienestar de funcionarios, capacitación al personal en las diferentes áreas, seguridad y

salud en el trabajo, con el fin de mejorar los procesos organizacionales y la productividad

de la misma.

 Establece el proceso de vinculación de personal enfocado a cubrir los

requerimientos de la organización teniendo en cuenta la formación, las habilidades

técnicas y de comportamiento establecidas en los perfiles de cargo, la selección se

realiza bajo una estructura interdisciplinaria.

 Las vacantes que se generen en posiciones de base y de mandos medios; en la

medida de lo posible, deberán ser cubiertos por la vía de reclutamiento interno.

 Los candidatos a cubrir los puestos vacantes, deberán reunir un alto estándar de

valores, y competencias, necesarios para el ejercicio de su puesto.

 Se recurrirá al reclutamiento y selección externa, sólo en los casos en que ningún

colaborador sea capaz de desempeñar dichas funciones.

En ambas situaciones la definición del titular del puesto, se hará por concurso y después de

haber pasado un riguroso proceso de evaluación.

 Etapas del Proceso

El proceso que se llevara a cabo para la selección de personal, según el

manual de selección basado en competencias será el siguiente:

1. Requisición de personal

2. Reclutamiento del personal

3. Preselección de las hojas de vida

4. Verificación de referencias laborales y académicas

5. Prueba de conocimiento

6. Entrevistas de clasificación

7. Entrevista jefe de departamento

8. Entrevista psicológica

9. Entrevista gerencia y/o dirección de área

10. Selección del candidato por comité

11. Propuesta para la contratación

12. Tiempos de consecución de personal

13. Indicadores
 Notificación / Creación de la Vacante

Los gerentes de área, directores de área o jefes de departamento, que requieran

personal, deben hacer la solicitud 30 días calendario antes de la fecha de solicitud de

ingreso de la persona, mediante un correo electrónico de acuerdo con el siguiente esquema:

 Fecha de solicitud de la requisición

 Sede (ciudad) donde es requerido

 Número de vacantes

 Departamento

 Cargo

 Nivel

 Observaciones adicionales

Pueden enviar adjunto a dicho correo hojas de vida de personas referidas que cumplan

con el perfil solicitado para ser incluidas en el proceso de selección. Si se requiere un

aprendiz o practicante, el jefe de área, director de área o jefe de departamento, debe

especificar las funciones y responsabilidades para este perfil, cuando por las funciones o

responsabilidades propias de un cargo o rol se requiera contar con documentación

específica, esta debe estar mencionada en la descripción del cargo correspondiente.

 Revisión / Creación del Perfil del Cargo

Con el análisis de cargos se logra discernir detalladamente toda la información

relevante inherente a cada cargo, así como las cualidades y características necesarias

requeridas por el candidato a ocuparlo, lo que permite definir, clasificar y desarrollar

medios que faciliten el entendimiento de las actividades del cargo. Se lleva a cabo el

proceso de la siguiente manera:

1. Identificar la función o funciones propias del cargo, para lo cual se puede emplear la
descripción y el análisis de cargos.

2. Describir las competencias básicas requeridas, de formación profesional y de otro

tipo de educación.

3. Describir las competencias generales en cuanto a: contenido del trabajo: qué debe
saber hacer, que problemas resolverá y cómo, exigencias del trabajo: experiencia

laboral, certificación, edad, esfuerzo físico, idiomas, actitudes sociales y

participativas, actitudes metodológicas, qué le falta en su formación, cualidades

psicofísicas, adaptativas y habilidades, condiciones medioambientales: ubicación

del trabajo, riesgos, clima, condiciones atmosféricas, contaminantes ambientales,

situación laboral, remuneraciones, entre otras, relaciones: con otras personas, con

los jefes, supervisores y subordinados.

4. Describir las competencias técnicas específicas del cargo

 Notificación en Caso Positivo

Bogotá D.C., 04 octubre de 2019

No. XXX-00XX-19

Apreciada Erika:

Hace unas semanas participó Usted en un proceso de selección en nuestra compañía para
una oferta de un puesto de trabajo como asesora de ventas.

Una vez realizadas las entrevistas a todos los candidatos para esta oferta de trabajo y
analizados los distintos perfiles profesionales tengo el placer de comunicarle que ha sido
elegida para el puesto, las condiciones del contrato, salario y resto de términos son los que
le comentamos en la última entrevista.

Rogamos responda a la mayor brevedad para indicarnos si sigue interesada en el puesto y

para que su incorporación pudiera realizarse cuanto antes. Nos gustaría que su
incorporación pudiera darse antes de 10 días.

Reciba un cordial saludo.

Carolina Prieto
Coordinador Talento Humano
 DOCUMENTOS PARA CONTRATACION

1. Hoja de vida formato TIPIEL diligenciada y firmada

2. Una (1) foto a color, fondo blanco 3x4 y digital
3. Dos (2) fotocopias de la cédula de ciudadanía ampliadas al 150% legible
4. Fotocopia legible de:
Acta de Grado
Diploma
Tarjeta profesional o certificación de trámite
Otros certificados de estudios
5. Certificaciones laborales, empleos anteriores
6. Certificado de Antecedentes Disciplinarios Procuraduría
7. Certificado de Antecedentes Fiscales Contraloría
8. Certificado de cuenta bancaria para abono de nómina
9. Certificado de Antecedentes Judiciales Policía Nacional de Colombia
10. Fotocopia legible del certificado de EPS **, Fondo de Pensiones y Fondo de
Cesantías con el estado de la afiliación actual

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA AFILIACIÓN A LA EPS

EDAD HIJOS
COMPAÑERO
DOCUMENTOS COTIZANTE CÓNYUGE PADRES
PERMANENTE 0-7 MAYOR 18-25
DE 7
Fotocopia de
X X X X X X
documento de identidad
Registro civil de
X
matrimonio
Registro civil de
X* X X X
nacimiento
Certificado de
X
escolaridad

* Solo si el cotizante afilia a sus padres.

** En caso de ser beneficiario, traer carta de retirado de La entidad.
 Notificación en Caso Negativo

Bogotá D.C., 04 octubre de 2019

No. XXX-00XX-19

Apreciada Manuela:

Hace unas días concluyó el proceso de selección de candidatos para una oferta de empleo
de Asesor de ventas para trabajar en nuestra empresa y en el que Usted participó llegando
hasta la última fase.

Hemos analizado los perfiles de los 3 candidatos finalistas (incluyendo el suyo) valorando
distintos aspectos, entre ellas las pruebas de conocimiento.

Aunque su perfil y experiencia es inmejorable, finalmente nos hemos decidido por otro
candidato que posee un nivel de inglés muy avanzado ya que puede participar en nuestro
proceso de internacionalización.

Tengo que indicarle que cualquiera de los finalistas del proceso sería ideal para el puesto de
trabajo solicitado, pero desafortunadamente sólo podemos contratar a uno de ellos y el
conocimiento de inglés ha sido el factor decisivo.

Le agradecemos mucho su interés por la oferta de empleo, si nos lo permite, queremos

contar con Usted por si en un futuro tenemos alguna nueva vacante en la compañía que se
adapte a su perfil profesional.

Reciba un cordial saludo.

Carolina Prieto
Coordinador Talento Humano