PLANO DE CONTINGÊNCIA

Para armazém de documentos

 SUMÁRIO

OBJETIVOS ................................................................................. 3

PERIODICIDADE DAS REVISÕES ................................................ 3

INSTALAÇÕES ............................................................................ 3

RESPONSABILIDADES ................................................................ 4

POSSIVEIS OCORRÊNCIAS ......................................................... 5

OBJETIVOS

Fornecer diretrizes que capacitem os colaboradores a evitar,

combater e superar eventos adversos que possam comprometer o
patrimônio dos clientes, da empresa e sua própria integridade física e
psicológica.

PERIODICIDADE DAS REVISÕES

A revisão tempestiva deste Plano será efetuada quando ocorrerem as

seguintes situações:

 Promulgação de lei, decreto ou portaria por parte do Governo

Federal, estadual ou Municipal;
 A qualquer tempo desde que se comprove falhas ou omissões
nas regras e orientações deste Plano.
 Anualmente, caso não ocorram as condições anteriores.

INSTALAÇÕES

Nossas instalações estão equipadas com modernos e eficientes

equipamentos de controle patrimonial:

 Acesso eletrônico controlado;

 Circuito interno de vídeo com gravação e acesso interno e
externo;
 Sistema de combate a incêndios com alarmes, detectores de
fumaça, conjunto de hidrantes e mangueiras com jato
controlado, extintores de incêndio de acordo com o perfil do
setor, portas corta-fogo, sinalização de emergência, brigada de
incêndio e treinamento continuo;
 Grades de contenção que são fechadas após o expediente e que
impedem o acesso às áreas criticas;
 Regras que restringem o acesso de pessoas e veículos após o
horário do expediente;
 “No break’s” com notificação de ocorrência por e-mail e celular,
teste de funcionamento dos servidores “web” com comunicação
 diuturna de ocorrência aos responsáveis pela área, “backup’s”,
espelhamentos e redundâncias de informações;
 Vigilância patrimonial 24 horas, todos os dias e com contato
constante com a base.
 Gerador à diesel para suportar falha no fornecimento de
eletricidade pela operadora local.

Todos os colaboradores devem estar cientes da existência destes

sistemas e confiar no funcionamento deles. Tal ciência minimizará os
riscos à integridade física e psicológica dos mesmos. Cabe à Diretoria
da empresa zelar pela implementação dos sistemas e rotinas de
segurança elencadas.

RESPONSABILIDADES

Todos os colaboradores são responsáveis no sentido de evitar que

eventos adversos prejudiquem as operações da empresa. Cabe aos
dirigentes uma parcela adicional de responsabilidade:

 Diretoria

o Prover os recursos necessários que possibilitem a

execução do plano de contingência;
o Acompanhar a execução do plano orçamentário anual, ou
eventual, oriundo deste documento e de suas
atualizações;
o Manter cópia deste plano de maneira acessível dentro, e
fora da empresa;
o Permitir ser acionado pelos sistemas de segurança a
qualquer hora;
o Acionar este plano quando informado de alguma
ocorrência.

 Gerente Administrativo

o Prover os treinamentos necessários à execução deste

plano;
o Manter os estoques de reposição dos itens de segurança
dentro dos limites estabelecidos;
o Certificar-se de que seus colaboradores estão habilitados
para enfrentar situações de emergência e urgência;
o Portar uma lista atualizada e prontamente acessível com
os telefones de fornecedores, serviços públicos e outros
que possam intervir de imediato;
 o Manter cópia deste plano de maneira acessível, dentro e
fora da empresa;
o Permitir ser acionado pelos sistemas de segurança a
qualquer hora;
o Acionar este plano quando informado de alguma
ocorrência.

 Gerentes Operacionais

o Certificarem-se de que seus colaboradores estão

habilitados para enfrentar situações de emergência e
urgência;
o Portarem uma lista atualizada e prontamente acessível
dos telefones, serviços públicos e outros que possam
intervir de imediato;
o Manterem cópia deste plano de maneira acessível, dentro
e fora da empresa;
o Permitirem ser acionados pelos sistemas de segurança a
qualquer hora;
o Acionarem este plano quando informados de alguma
ocorrência.

POSSIVEIS OCORRÊNCIAS

Embora a JEIP esteja preparada para evitar situações que

comprometam seu funcionamento normal, por precaução escolhemos
alguns eventos que devem receber especial atenção por serem
altamente danosos. Para cada evento previmos três atitudes:
preventiva, ocorrência e recuperação.

 Incêndio

o Prevenção
 Em qualquer implantação inicial de um acervo as
seguintes medidas serão tomadas, dentro das
possibilidades do galpão:

 Armazenar as caixas com numeração mais

baixa no alto da estante, pois são as mais
antigas, e as de numeração mais alta nas
prateleiras baixas.
Sendo possível a inferência do tipo de
documento que a caixa contém, à partir do
 departamento ao qual ela pertence, a seguinte
ordem deve ser seguida, preenchendo-se as
prateleiras baixas e próximas às saídas:
documentos de pessoal seguidos dos jurídicos,
dos fiscais, etc.

 É proibido fumar nas dependências da empresa bem

como transitar em qualquer local da mesma sem
estar acompanhado por pessoa com poderes para
tanto;
 Os colaboradores deixarão fósforos e isqueiros na
portaria em nichos específicos e nomeados;
 O funcionamento dos sistemas de combate à
incêndio não pode exceder o prazo de validade. A
vistoria será acompanhada pela Gerência de
Manutenção. Caso constate algum defeito que deva
ser corrigido, a Gerencia de Manutenção solicitará
seu reparo imediato.
 Um mês antes da expiração da validade dos
extintores a Gerencia de Manutenção solicitará a
reposição do item;
 Verificar diariamente o nível dos reservatórios;
 Retirar quaisquer objetos que estejam nas rotas de
fuga;
 Verificar se as porta corta-fogo estão devidamente
fechadas.
 Desligar as luzes dos armazéns ao término do
expediente.

o Ocorrência

Assim que um princípio de incêndio for percebido, o

vigilante acionará a Brigada de Incêndio pelo rádio
indicando para qual galpão os mesmos deverão dirigir-se.
Em seguida avisará a Manutenção que desligará a
eletricidade do galpão indicado. O vigilante avisará o
Gerente Administrativo que iniciará a evacuação
controlada do edifício obedecendo a ordem – idosos,
gestantes e deficientes em primeiro lugar, acompanhados
de brigadistas abrindo e fechando a fila. A Brigada
localizará qual módulo é a ocorrência e se dirigirá para lá
portando extintores de incêndio. Caso isto não seja
suficiente a Brigada utilizará as mangueiras dos hidrantes.
Também deverão quebrar as telhas para que a fumaça
 saia do prédio. Após debelarem o princípio de incêndio os
brigadistas permanecerão próximos ao foco aguardando a
chegada dos bombeiros que efetuarão o rescaldo.

o Recuperação

Após a saída das autoridades, os Gerentes Operacionais

identificarão quais prateleiras foram atingidas e
informarão a Informática que listará as caixas e clientes
vitimados. Os brigadistas isolarão a área com o auxilio de
faixas e placas indicativas. Havendo condições de retorno
ao trabalho o Gerente Administrativo avisará os chefes de
seção que reconduzirão seu pessoal ao trabalho. Em
seguida o Gerente Administrativo comparecerá ao Distrito
Policial onde lavrará o Termo Circunstanciado,
comunicando ao escrivão que, posteriormente, levará a
lista com as caixas e clientes atingidos. Retornando à
empresa o Gerente Administrativo acionará a Seguradora.
Após a perícia técnica as caixas danificadas por fogo serão
retiradas e colocadas no galpão de manobras para que os
clientes interessados possam constatar os danos sofridos
após serem comunicados do sinistro. As caixas molhadas
também terão o galpão de manobras como destino onde
serão recuperadas pelo pessoal do Centro de
Documentação. Independente da perícia técnica, será
aberta uma sindicância administrativa interna para
apuração informal dos motivos do sinistro visando corrigir
as situações que permitiram seu acontecimento.

 Vendaval e granizo

o Prevenção

Diariamente a manutenção efetuará uma checagem das

condições das telhas e cumeeiras, trocando-as quando
necessário.
Diariamente os Gerentes Operacionais consultarão as
condições previstas para o tempo. Caso haja previsão de
tempestades, ventos fortes ou granizo os mesmos
comunicarão à Manutenção que retirará no estoque as
 lonas plásticas e telhas deixando-as preventivamente no
galpão de manobras.

o Ocorrência

Uma vez iniciada a tempestade as caixas que estiverem

na estiva deverão ser cobertas com lonas plásticas. A
Manutenção percorrerá todos os galpões e, caso constate
deslocamento ou quebra de telhas, solicitará à Operação
que retire as caixas molhadas levando-as ao galpão de
manobras onde serão imediatamente recuperadas pelo
Centro de Documentação. As demais caixas nas
redondezas serão cobertas com lona plástica até que se
possa substituir telhas e cumeeiras.

o Recuperação

Quando as condições do tempo o permitirem a

Manutenção inspecionará todo o telhado reparando
telhas, cumeeiras e juntas de calhas danificadas.

 Tumultos e greves

o Prevenção

Os chefes de seção são os responsáveis diretos pela

seleção e contratação de seu efetivo e, portanto, devem
estar atentos às características de personalidade de seus
comandados. Notando qualquer atitude suspeita deverão
comunicá-la aos vigilantes para que os suspeitos sejam
monitorados segundo os procedimentos padronizados
pela empresa de vigilância.

o Ocorrência

Caso haja tumulto ou deflagração de greve no interior da

empresa os vigilantes evacuarão os galpões e trancarão
as portas de aço que permitem acesso aos mesmos.
Também convidarão os envolvidos a se retirarem da
empresa. Neste ínterim o Gerente Administrativo acionará
a Policia Militar.
 o Recuperação

Caso as reivindicações sejam ilegítimas ou tenham

ocorrido danos às instalações da empresa os elementos
identificados serão impedidos de ingressar na empresa e
serão sumariamente demitidos.

 Desmoronamento

o Prevenção

As estanterias da JEIP foram projetadas para suportar

sobrepeso de 30 %. Também, a configuração das mesmas
impede que tal situação ocorra. Entretanto não se pode
descartar a ocorrência de fadiga do material como garras,
parafusos, porcas, entre outros. Assim, semanalmente a
Manutenção fará uma inspeção preventiva procurando
detectar colunas tortas, longarinas desniveladas, etc.
Caso seja constatada alguma irregularidade a Operação
retirara as caixas das prateleiras afetadas para que a
Manutenção possa corrigir tais anomalias.

Ocorrência

Caso ocorra algum dos eventos acima elencados a

Operação, sob supervisão da Manutenção, retirará as
caixas das prateleiras afetadas para que a Manutenção
possa proceder as correções necessárias. Qualquer
operação de solda na área de armazenagem de ser
precedida de evacuação das prateleiras adjacentes e
colocação de anteparos. Um brigadista acompanhará toda
a operação portando um extintor de incêndio.

o Recuperação

O Gerente Administrativo convocará o representante ou

fabricante para a emissão de um laudo de avaliação do
evento e ressarcimento dos danos, se for o caso.

 Roubo de bens

o Prevenção
 A JEIP possui moderno sistema de monitoramento de
suas instalações contando com câmeras de alta definição
com gravação e acesso interno e externo. A empresa de
vigilância possui normas aprovadas pela direção da JEIP
de maneira que um evento desta natureza é bastante
improvável.

o Ocorrência

Caso a JEIP seja vítima de um evento desta natureza,

provavelmente os meliantes procurarão roubar os
equipamentos de informática, o que não nos afetará de
imediato, dadas as políticas de segurança existentes.

o Recuperação

No caso de roubo de computadores e periféricos, o acervo

será reposto o mais breve possível e os trâmites em
relação ‘a policia e seguradora serão os mesmos do caso
de incêndio.

2019