FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Identificación de problemas de información aplicados a la logística.

Santiago Alberto Rodríguez Caro - Código: 1721980639

Breyner David Acevedo fragoso Código: 1621982716
Cindy Paola González Rincón - Código: 1721980785
Paula Andrea Trujillo Riaño - Código: 1720650107
Yansely Vásquez López - Código 1721980938

Junio 2019

Institución universitaria politécnico Gran Colombiano

Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Sistemas de Información en Gestión Logística

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Tabla de contenido

1. Introducción .................................................................................................................... 3
2. Objetivos ......................................................................................................................... 4
2.1. Objetivo general ....................................................................................................... 4
2.2. Objetivos específicos ............................................................................................... 4
3. Clasificación de la empresa ............................................................................................. 5
4. Analisis de la cadena de valor ......................................................................................... 7
5. Competencia del mercado ............................................................................................... 8
6. Tecnologías en gestión logística aplicables a la empresa ............................................. 12
7. Bibliografia.................................................................................................................... 17

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1. Introducción

A lo largo de la historia, la necesidad de almacenar y propagar la información ha cobrado

cada vez más importancia, y en la actualidad son cuestiones básicas para el desarrollo de la
vida humana. Muchas de las limitaciones de las primeras épocas de la informática han sido
superadas, como ser las dimensiones de los dispositivos, la velocidad de procesamiento y la
volatilidad de la memoria (los primeros medios de almacenamiento eran incapaces de retener
los datos una vez que se interrumpía el suministro de energía eléctrica, así como ocurre con
la memoria RAM), pero aún quedan muchos desafíos pendientes, siendo la estabilidad de
Internet una de las principales, sin dejar de lado las diferencias abismales entre los
proveedores de países desarrollados frente a los subdesarrollados.

El concepto de tecnología de la información refiere al uso de equipos de telecomunicaciones

y computadoras (ordenadores) para la transmisión, el procesamiento y el almacenamiento de
datos. La noción abarca cuestiones propias de la informática, la electrónica y las
telecomunicaciones.

Es importante destacar que la idea de tecnología de la información surgió a mediados del

siglo XX. Sin embargo, el ser humano ya almacenaba, procesaba y transmitía información
varios milenios antes de Cristo. Dichos procesos, por supuesto, eran muy diferentes a los
actuales.

Gracias a esta necesidad nació Efecty, una plataforma de pagos especializada en recaudos,
pagos y giros a nivel nacional con más de 20 años de experiencia en el mercado. Efecty
cuenta con una red de más de 7.500 puntos de atención al público ubicados en 1.060
municipios a nivel nacional. Gracias a PayU es posible pagar compras online por este medio.

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2. Objetivos

2.1. Objetivo general

Identificar las problemáticas de sistemas información aplicados a la logística dentro de la

compañía Efecty.

2.2. Objetivos específicos

 Identificar los problemas de información en las diferentes áreas de la

empresa.
 Proponer soluciones adecuadas a los problemas identificados.
 Diseñar sistemas productivos y logísticos.
 Elaborar y validar los procesos.

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3. Clasificación de la empresa

Efecty es una empresa especializada en giros, pagos, recargas y recaudos a nivel nacional
con más de 20 años de experiencia en el mercado. Cuenta con una red de 8.000 Puntos de
atención al público, ubicados en más de 1.070 municipios a nivel nacional. Gracias a su
cobertura, ofrece a los clientes Puntos de Servicio cercanos, en los cuales pueden realizar sus
operaciones de manera ágil y segura. La empresa es reconocida como una compañía pionera
en el mercado de Giros con solidez, trayectoria y tecnología IN HOUSE que se ajusta a las
necesidades de los clientes.

Sociedad: Limitada
NIT: 830.131.993-1
Trabajadores: Cuenta con mas de 500 empleados a nivel nacional.
Tipo de riesgo: 1

Proposito superior

Efectivo Ltda. Ha establecido el propósito superior como “Facilitar la vida generando

experiencias de confianza, cercanía y tranquilidad”.

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3.1 Misión

Efectivo Ltda. Ha establecido la misión como “Brindamos soluciones sustentables en

transacciones y medios de pago que contribuyen al bienestar económico, social y ambiental
de nuestros grupos de interés, con innovación y excelencia".

3.2 Visión compartida

Efectivo Ltda. Ha establecido la visión compartida así “Ser la empresa omnicanal número
uno en medios de pago en Latinoamérica".

3.3 Servicios
 Giros nacionales
 Giros internacionales
 Pago de servicios públicos
 Recargas

Con más de 7.500 locales en todo el país, Efecty se ha consolidado como una de las
plataformas de pago más populares a nivel nacional para todos aquellos que desean realizar
transacciones con dinero en efectivo. Esta empresa llegó hace 20 años para ofrecer servicios
de recaudos, pagos y giros, abriendo las posibilidades de los colombianos y organizaciones
que respaldan sus ventas en este canal.

Actualmente puedes encontrar puntos de pago Efecty en más de 1.000 municipios del país,
siendo un medio de pago muy accesible y de gran facilidad para efectuar tus depósitos. Así
mismo, Efecty cuenta con una imagen positiva y fiable en el mercado colombiano gracias a
su larga trayectoria y un eficiente sistema en línea que le permite realizar todas sus
operaciones bajo altos estándares de seguridad.

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4. Analisis de la cadena de valor

ACTIVIDAD Y SOPORTE
Infraestructura de la empresa: Efecty está especializada en giros, pagos, recargas y recaudos a
nivel nacional con más de 20 años de experiencia en el mercado. Cuenta con una red de 8.000
Puntos de atención al público, ubicados en más de 1.070 municipios a nivel nacional.

Gestión de recursos humanos: Seleccionar personal idóneo, capaz de adaptarse a cambios

tecnológicos para el mejoramiento de las plataformas digitales

Desarrollo de la tecnología: En medio de la cadena de actualización o innovación el fuerte de

EFECTY ha sido crear una plataforma digital donde se garantiza y se optimiza el tiempo de
entrega y dispensación de dinero.

Compras: los servicios de Efecty tienen como objetivo el de giros de dinero a nivel nacional o
internacional. Pagos de seguros, facturas de servicios públicos, recargas y facturas de venta por
catálogo.

Logística interna: Para lograr cumplir los objetivos del área, se debe planear cada una de las
actividades que permitirán el flujo correcto de recursos materiales, financieros y de información
para entregar en forma de salidas, lo ofrecido al cliente.

Operaciones: se cuenta en la actualidad con una red alta aproximadamente 8000 puntos de
atención al público donde se garantiza efectividad y tiempo record. Herramientas tales como
estadística para definir la demanda estimada, plan de requerimiento de materiales, plan maestro
de producción, manejo de inventario, cálculo de cantidad mínima de pedido, entre otros, se
vuelven las principales a la hora de hacer del funcionamiento del área de operaciones, el óptimo.

Logística externa: Con el uso de las TIC's (Tecnologías de la información y Comunicación)

llegaríamos a que estas aplicaciones nos faciliten el pago de servicios, giros y demás a través de
cuentas bancarias.

Marketing: Nos brindan la información por medio de la radio, televisión y una plataforma
tecnológica que permite enviar y recibir giros de forma instantánea. Estos desarrollos han logrado

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que hoy sea posible realizar giros a través de la página web, la aplicación móvil y la red social
Facebook.

Servicio posventa: Ofrecen un buen servicio a los clientes, ya que los productos se adecuan a las
necesidades económicas de la población; además brindan un servicio de atención al cliente,
promociones, descuentos, rifas.

5. Competencia del mercado

La tecnología avanza rápidamente y gracias a estos avances cada día es más fácil obtener
productos y servicios que en el pasado ni siquiera podíamos imaginar que tendríamos al
alcance de nuestras manos, una de estas innovaciones es el poder hacer transferencias de
dinero a cualquier parte del territorio nacional y que este llegue a la persona de destino casi
de manera inmediata.

Entre las empresas más reconocidas que prestan este servicio se encuentra Efecty, está
compañía ha sido por mucho tiempo una de las preferidas por los usuarios para hacer sus
giros. El mercado de los giros es tan creciente que según estudios en el país se mueven cerca
de $ 7,2 billones de pesos al año por este canal. Ante la creciente acogida de este servicio
hay muchas empresas, tales como Servientrega, Super Giros, Baloto, Gana, PagaTodo,
Moviired, y entidades bancarias como Davivienda y AV Villas, que han incursionado en el
medio ofreciendo servicios de envió de dinero; por lo tanto, la competencia es creciente y
Efecty debe estar a la vanguardia si desea liderar el mercado colombiano. Efecty tiene unas
de las tasas de cobro más bajas del mercado, adicionalmente su cobertura a nivel nacional es
buena, lo que hace que sea relativamente fácil encontrar una sucursal cerca de cualquier
usuario que desee hacer uso de los servicios que ofrece.

Las entidades bancarias han empezado a implementar Aplicaciones Informanticas (APP) con
la finalidad de facilitar las transferencias de dinero por medio de los celulares sin pagar por
el envío, tal como el caso del banco Davivienda quien puso a disposición su aplicación
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Daviplata con el objetivo de prestar este tipo servicio; otro caso particular es la Banca Móvil
de AV Villas, donde se ofrece el servicio de envío de dinero a una tarifa relativamente baja.
Si bien estos servicios que ofrecen los bancos son gratuitos o a costos bajos, los usuarios
todavía no están identificados con estos servicios y su uso no es tan frecuente comparado con
los giros que se realizan por medio de la compañía Efecty.

 Que potencial hay de aplicar T.I en las actividades y productos identificados en

la cadena de valor

De manera general la implementación de T.I produce un impacto positivo en el desarrollo de

las empresas, optimizando el tiempo y agilizando los procesos críticos de las mismas. Por lo
tanto, con la implementación de T.I la empresa Efecty puede verse favorecida de diferentes
maneras.

Desde el punto de vista logístico la aplicación de T.I puede permitir que el volumen de
información que se procesa aumente junto con su calidad.

Desde el marketing la implementación de T.I puede reinventar la manera de como llegar al

cliente, haciendo que este confié en la empresa y adquiera sus servicios.

Desde el punto de vista de recurso humano, la aplicación de estas tecnologías puede

monitorear a los empleados e implementar sistemas de capacitación virtual para mejorar la
productividad.

Desde el punto de vista operacional la presencia de redes de comunicación permite la

expansión de la empresa.

 A que fuerzas competitivas tiene que enfrentarse la empresa, como afecta la

tecnología de la información.

Efecty debe enfrentarse a varias fuerzas competitivas como son la rivalidad entre
competidores los cuales mantienen la misma línea de trabajo, a la amenaza de posibles

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servicios sustitutos, lo que puede alterar el mercado y la demanda, y al poder negociador de

los clientes, dado que estos son influenciados por lo precios y la calidad de los servicios. Para
enfrentar estas fuerzas competitivas se pueden implementar tecnologías de la información,
las cuales permiten dar un valor agregado a los servicios haciéndolos diferenciadores de los
ofrecidos por los demás competidores.

 Defina los lineamientos estratégicos del negocio, defina las prioridades de estos
lineamientos por SBU y por función susténtelas.

Lineamientos estratégicos del negocio:

La empresa cuenta con lineamientos estratégicos de negocio en transacciones y medios de

pago teniendo en cuenta que esta la creación de APP y más de 7500 puntos.

Sistemas de información:

Implementación de sistema llamado Oracle Service el cual brinda un soporte avanzado en

seguridad de información lo cual permite dar confiabilidad a los clientes sobre los servicios
prestados por la compañía, adicional a esto en la matriz de grado de dependencia se puede
evidenciar que el grado de dependencia operacional maneja un nivel alto control de pagos,
PQR y transferencias, generando un buen control.

 Que tipos de T.I de gestión logística considera estratégicas y porque

Según nivel organizacional:

Este porque maneja niveles organizacionales, este se establece teniendo en cuenta la

organización de la empresa

Sistema de información a nivel operacional:

Estos realizan y almacenan información en tiempo real teniendo en cuenta que se manejan
procesos rutinarios nos permite llevar una trazabilidad de las actividades que realiza la
organización, son los principales generadores de información para otros sistemas

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Sistemas de información gerencial:

Sirven para el control toma de decisiones de ejecutivos del nivel medio de la organización se
apoyan en el historial o la información guardada de los otros sistemas, se llaman MIS
Management information system proveen reportes periódicos con el fin de monitorear el
desempeño actual e histórico de la compañía. Busca responder preguntas predefinidas
relacionadas con el buen funcionamiento del negocio.

 Que tanta competitividad ofrecen estas aplicaciones

Es una muy buena competitividad ya que los controles lo cual permite, que la compañía tenga
procesos más eficientes y efectivos evitando que se generen perdidas a lo largo de la
ejecución de las tareas o actividades de la compañía, teniendo en cuenta que hay servidores
las 24 horas resguardando la información generada en cada uno de los puntos, también en la
disponibilidad que pueda tener el usuario.

1. MATRIZ DE PORTAFOLIO DE TEGNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

Efecty maneja un sistema llamado Siebel Service o Oracle Siebel, este es una TI que da el
soporte en todas las operaciones de la compañía, este sistema brinda a Efecty una gran ventaja
competitiva ya que por medio de este puede brindar a sus

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Clientes la seguridad en los servicios que ofrece, además tiene herramientas muy útiles que
hace más llamativa escoger la opción de hacer uso de los servicios de Efecty, en cuestión de
la dependencia operativa que tenemos con este sistema es bastante grande ya que sin el
sistema no hay forma de ejecutar ninguno de los servicios ofrecidos. A continuación, se
muestra la matriz de grado de dependencia vs Generación de ventaja competitiva.

6. Tecnologías en gestión logística aplicables a la empresa

Después de hacer un análisis de las diferentes problemáticas que tiene la compañía Efecty en
temas de sistemas de información en su logística, hicimos una investigación para ver que
tecnologías se pueden aplicar en la empresa y así conseguir mejoras en sus procesos y buscar
la manera de hacer esta empresa cada día más sólida. Como resultado de esta investigación
encontramos dos sistemas que se adaptan fácilmente a las necesidades de la empresa y se
pueden implementar para la solución a problemáticas de su logística.

Primer sistema aplicable:

El primer sistema es el CMR (Customer Relationship Management), este sistema está

diseñado para mejorar la relación entre la empresa y sus clientes, por tanto se centra en el

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diseño de diferentes estrategias enfocadas en la relación empresa - cliente. El CRM permite

establecer una relación con los clientes de forma diferenciada, ya que los servicios pueden
ser configurados en función de los conocimientos que se tengan de cada uno de ellos.

Es un conjunto de tácticas económicas como lo son el marketing, la comunicación y la

infraestructura tecnológica, las cuales cumplen un objetivo específico: se encargan de
construir una comunicación efectiva entre la empresa y los clientes teniendo como principal
objetivo optimizar toda actividad con ellos y dar valor agregado a los productos y/o servicios
que ofrece, permitiendo así mantener relaciones a largo plazo con el cliente y construir el
historial de consultas y requerimientos del mismo, generando atención personalizada,
reduciendo el ciclo de ventas y fomentando fidelidad en el cliente a través de la coordinación
de toda la empresa en pro de darle a este lo que quiera, como quiera y cuando lo quiera o
necesite.

A continuación, se presentan algunas estadísticas importantes que nos pueden ayudar a

entender el porque es importante la implementación de un sistema CMR en una empresa de
servicios.

 Las empresas pierden entre el 15% y 35% de sus clientes al año.

 El incremento del 5% en la retención de clientes, puede incrementar la rentabilidad
del negocio hasta en un 60%.
 El 70% de los clientes que tienen algún problema con los servicios, seguirán haciendo
negocios con la compañía si sus quejas son solucionadas rápidamente.
 Un cliente no satisfecho hablara mal de la empresa a 20 personas entre clientes y
clientes potenciales.
 Un cliente leal es un buen referente para que otros nuevos clientes y el costo de
referencia de su acción es muy bajo.

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Hay tres tipos de CMR que tienen diferentes enfoques.

CMR OPERACIONAL: El CRM operacional comprende los puntos de contacto con del
cliente haciendo más eficiente las comunicaciones con el cliente.

CRM ANALITICO: El CMR analítico busca comprender las actividades que ocurren,
requiere de tecnología para procesar y copilar los datos del cliente y facilitar su análisis, acá
es donde entra la creación de sistemas de información.

CRM COLABORATIVO: El CRM colaborativo consiste en la integración de los datos

manejados en el CMR operativo y analítico con los demás sistemas que maneje la empresa.

Implementado el CMR en la empresa lo principal es enfocarse en los siguientes ítems

teniendo en cuenta que la razón de ser de una empresa de servició son sus clientes y el
mantenerlos satisfechos asegura su existencia.

 Oriente sus procesos e intégrelos hacia el cliente

 Maneje el cambio para construir valor para el cliente
 Busque como medir la rentabilidad de los clientes
 Piense en futuro a través de su cliente
 Sea responsable con la información del cliente
 Contrate consultoría para la implementación
 No ahorre en recursos humanos

En conclusión, la implementación de un sistema CMR en una empresa consta de la

recopilación de información de los clientes logrando con esto la atención personalizada y
cumplimiento a los requerimientos de cada uno de ellos, obteniendo como recompensa la
fidelización y aseguramiento de los clientes y la mejora entre la relación empresa-cliente.

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SEGUNDO SISTEMA APLICABLE:

El segundo sistema que se puede aplicar en Efecty es un ERP específicamente el sistema

SAP.

Un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de
una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estén disponibles todo el
tiempo para todo el mundo en la empresa de una manera centralizada.

El ERP que se puede aplicar en Efecty es el sistema SAP, este sistema que está integrado por
varios módulos aplicables a las diferentes áreas de las compañías puede centralizar toda la
información de una empresa haciendo accesible y consiguiendo en tiempo real cualquier dato
que se necesite para desarrollar una actividad.

Como fue mencionado anteriormente el sistema SAP está integrado por módulos y las
empresas lo que hacen es adquirir los módulos que se aplican en sus actividades o negocio,
esto es una ventaja ya que no hay que hacer inversiones innecesarias en módulos que no
serían de ninguna utilidad para la actividad de la empresa. En el caso de Efecty los módulos
de SAP que se pueden activar son el módulo FI (Finanzas), modulo CO (Gestión interna de
la empresa), módulo HR (Recursos humanos) y el modulo MM (Logístico). A continuación,
se hace una breve referencia sobre la operación de cada uno de estos módulos.

FI (Finanzas): Corresponde a todos los procesos de contabilidad de la compañía, balance y

cuenta de resultados, en este módulo se gestionan cuentas de mayor y apuntes contables, se
definen las sociedades y los planes de cuentas, cuentas a pagar, cuentas a recibir etc.

CO (Gestión interna de la empresa): Este módulo permite el de análisis más relacionado

con la gestión interna de la empresa. Incorpora centros de coste, centros de beneficios etc.

HR (Recursos humanos): Este módulo se encarga de gestionar todo lo relacionado con el

personal y pagos de nómina.

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MM (Logístico): Este módulo soporta los procesos de entrada de mercancía y gestión de

stock, incluye la planificación, las compras y la verificación de facturación, si bien Efecty no
ejecuta procesos como entradas de mercancía este módulo puede soportar todas las tareas de
compras que se hacen dentro de la compañía, ya sea equipos de cómputo, papelería o
cualquier otro elemento que necesite la empresa para su funcionamiento.

Otra gran ventaja de SAP es que se puede integrar con otros sistemas, por ejemplo, SAP se
puede integrar con el CMR y así hacer más fuerte la relación con los clientes.

Estas son las dos tecnologías que nosotros vemos más viables para ayudar a solucionar los
problemas de la empresa Efecty.

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7. Bibliografia

https://www.efecty.com.co/nosotros

https://www.oracle.com/co/applications/siebel/

https://www.efecty.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos

https://aprendesap.com/blog/modulos-de-sap-erp-mm-sd-fi-pp-pm/

http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/archivos/open.php/133/modulo2/pdf/tecinfcom.pdf

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