5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos

Posted on 25 julio, 2013 (2 febrero, 2017) by Fernando Heredia

¿Alguna vez has intentado llegar a

un sitio sin un mapa? o ¿has intentado preparar un platillo de cocina sin una
receta? Sin, sabrás que realizar una tarea sin las indicaciones necesarias para
llevarla a cabo, es una labor complicada, ello no significa que no vayas a llegar al
objetivo, pero resulta más difícil.

Es decir, podrás llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito

platillo de cocina sin una receta, pero sin duda te tomará más tiempo y tendrás
más intentos fallidos antes de llegar a la meta.

De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de

cocina, un mapa o un instructivo, es un manual de procedimientos, ya que
son documentos que nos dan indicaciones claras de cómo realizar una
actividad para lograr un objetivo establecido, y tienen la ventaja de que nos
hacen la vida más fácil porque alguien, antes que nosotros, ya llevó a cabo esas
actividades o tareas, y por supuesto que se equivocó, le costó trabajo y cometió
errores, pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos que siguió y
que le ayudaron a conseguir la meta.

Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los
que alguien nos dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa
para brindar un servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quién
es el responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa,
se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que

siempre se realicen las tareas y actividades de la misma manera,
independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de
compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no
saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se
les encomienda una nueva responsabilidad.
Imagina que estás preparando el platillo de comida que ya mencionamos, y que
ahora quieres que alguien más lo realice, o que alguien te ayude o mejor aún que
deseas que otras personas puedan hacer el platillo si tú no estás, entonces te
conviene escribir la receta y darla a conocer a las personas involucradas.

Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que

deben compartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos
los miembros del equipo y así puedan trabajar como eso, como un equipo,
en donde todos saben que tarea les toca y como sus tareas se relacionan con
las del resto de las persona, para que a todos les quede claro hacia donde
van.

Entonces, ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos?

1. Todo manual debe contener la información básica de cualquier

documento, como es una portada con identificación y nombre
del procedimiento a describir, así como logotipo de la
empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.

1. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del
procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es
una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia
nos llevarán a una meta, la cual desde el principio debe quedar
clara para el lector y plasmada en el objetivo.

1. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los

responsables y el alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar
detenidamente qué personas y/o departamentos de la empresa se
involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a
realizarse.

1. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los

responsables que participarán en las actividades a describir, habrá
entonces que describir las actividades o como se dice
correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso
a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada
tarea y acción.

1. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el

seguimiento de las acciones a través de una serie de formatos,
documentos, mensajes, comunicados, etcétera. Esto es, para
cada una de las acciones puede corresponder completar un
formato, enviar un correo electrónico, elaborar un oficio, en fin,
documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a
 cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno de
esos documentos que se utilizarán.

1. Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas

de flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la información o
de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual
de procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el
proceso, utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar
el flujo del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se

concluye su redacción, más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un
manual de procedimientos, ya que si su objetivo es estandarizar los procesos
de la empresa, eso quiere decir que todos en la organización deberán
apegarse al procedimiento planteado en el propio manual.

De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es también ser una

guía para que al final de algún periodo o como parte de una auditoría de
calidad, la persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como
se indicaron en el manual, pueda comprobar que lo escrito en el manual sea
efectivamente lo que en la práctica se lleva a cabo.

De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una

importante herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo
los mismos criterios además de asegurar que las personas no se lleven el
conocimiento generado y que es propiedad de la empresa.

Planeación tributaria
Por Gerencie.com 17 octubre, 2017

La planeación como herramienta puede ser utilizada desde la

Administración, en las compañías, para optimizar los impuestos en que
estas son sujetos pasivos.
 Mediante la misma se logra determinar en la evaluación de los
proyectos de inversión, los posibles efectos de los impuestos en forma
anticipada.
La planeación tributaria permite considerar alternativas de ahorro en
impuestos, en los proyectos de inversiones u operaciones que se vayan
a realizar; aumentar la rentabilidad de los accionistas; mejorar el flujo
de caja de las compañías, programando con la debida anticipación el
cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias.
Tabla de contenido

 Planeación tributaria para la toma de decisiones

 Factores que hacen necesaria la Planeación Tributaria
 Fases de la Planeación
o Conocimiento del negocio
o Estudio de la situación impositiva de años sujetos a revisión
o Desarrollo de la Planeación:
o Aspectos a considerar en una planeación tributaria
 Objetivos del Estado
Planeación tributaria para la toma de decisiones
La planeación como herramienta puede ser utilizada desde la
Administración, en las compañías, para optimizar los impuestos en que
estas son sujetos pasivos. Mediante la misma se logra:
 Determinar en la evaluación de los proyectos de inversión, los posibles
efectos de los impuestos en forma anticipada.
 Considerar alternativas de ahorro en impuestos, en los proyectos de
inversiones u operaciones que se vayan a realizar.
 Aumentar la rentabilidad de los accionistas.
 Mejorar el flujo de caja de las compañías, programando con la debida
anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias.
 Factores que hacen necesaria la Planeación Tributaria
 Los permanentes cambios en la legislación tributaria, obligan a las
compañías a analizar su impacto y buscar estrategias inmediatas para
reducirlo.
 Presión a la gerencia de las compañías para el mejoramiento de los
resultados.
 Aplicación de precios de transferencia en las transacciones con
compañías vinculadas del exterior. Las consecuencias de no hacer el
estudio y no tener la documentación soporte, es el rechazo de los costos
y deducciones en estas operaciones.
 Las organizaciones cada día buscan reducir costos y mejorar la
rentabilidad.
Fases de la Planeación
Conocimiento del negocio
 aracterísticas de la compañía
 Composición del capital (nacional o extranjero)
 Objeto social (productos o servicio que vende)
 Riesgos estratégicos del negocio
 Regulaciones especiales
 Información financiera actual y presupuestada
 Planes de inversión – nuevos productos o servicios
 Transacciones con vinculados económicos (productos - servicios)
Estudio de la situación impositiva de años sujetos a revisión
 Revisión de las declaraciones tributarias para determinar contingencias
de impuestos, nivel de tributación: renta presuntiva o renta ordinaria.
 Revisión de procedimientos y controles en impuestos para identificar
riesgos de sanciones o mayores impuestos.
 Utilización o disposición de los saldos a favor reflejados en las
declaraciones.
 Identificación de puntos de mejoramiento y oportunidad. Observar
situaciones repetitivas de un año a otro y que no han sido subsanadas.
 Revisión de áreas que tengan que ver con el proceso tributario.
 Desarrollo de la Planeación:
Basándose en las dos primeras fases, se define un plan de impuestos
de la compañía en el cual se cubran los siguientes aspectos:
 Análisis de la información financiera proyectada; cálculo del impuesto
de renta por los años que cubre la planeación.


 Presentación de informe.
 Actualización periódica a raíz de cambios en la legislación.
Aspectos a considerar en una planeación tributaria
 Diferimiento de impuestos
 Costo de oportunidad/riesgo involucrado en una alternativa
 Los cambios introducidos en una reforma tributaria, generan
oportunidades que podrían ser utilizadas por las compañías. Nuevos
beneficios, nuevas deducciones
 Que quieren los accionistas
 Distribución de dividendos en efectivo
 Capitalizar la compañía
 Reducción del impuesto en la sociedad
 Impacto en los accionistas minoritarios
 Compañías filiales de una compañía en el exterior en la que, en el país
de origen se permita el descuento tributario de los impuestos pagados
en Colombia (No tendría efecto si la tasa del país origen es igual a la de
Colombia).
Objetivos del Estado
 Incrementar los impuestos
 Disminución de beneficios
 Visitas de las autoridades fiscales a las compañías son más frecuentes
para revisar las declaraciones tributarias en las que se cuestionan
aspectos formales y de fondo, generando en algunos casos
correcciones a las declaraciones presentadas.
 Aumento de sanciones por no cumplimiento adecuado de obligaciones.
 Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se plantean algunas estrategias
de Planeación Tributaria para compañías con renta ordinaria:
Estrategias de Planeación Tributaria para compañías con renta ordinaria:
 Utilización eficiente de las pérdidas fiscales y excesos de renta
presuntiva (Art. 147 y 191 ET)
 Deducciones por inversiones en investigaciones científicas o
tecnológicas (Art. 158-1 ET)
 Deducciones por inversiones en Control y Mejoramiento del medio
ambiente (Art. 158-2 ET)
 Donaciones (Art. 125 ET)
 Gastos en el exterior (Art. 122 ET)
 Aportes de pensiones realizados por el empleador (Art. 126-1 ET)

Algunas estrategias que a continuación se describen, aplican para

compañías que tributan por renta presuntiva y por renta ordinaria:
 Castigos por inventarios aprovisionados
 Castigos de cartera
 Cambios en los sistemas de depreciación de activos
 Cambios en los sistemas de amortización de activos

Las estrategias de Planeación Tributaria afectan en forma directa los

resultados de la compañía y por consiguiente las utilidades a distribuir
entre los inversionistas. Por tanto, es importante que en la evaluación
de las estrategias de Planeación se tenga en cuenta la decisión de los
inversionistas como es el de recibir los dividendos o capitalizar las
utilidades.