INFORME DE SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

“NEXTEMPO”

JESUS BRAVO

INTRUCTORA
ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2019
 INTRODUCCIÓN

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista

puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y
la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto
con instalaciones de recuperación eficientes.
 INFORME DE SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
“NEXTEMPO”

Investigando el sistema de organización de los documentos que utiliza la empresa

NEXTEMPO TEMPORAL DE SERVICIOS encontré que no archivan de la manera
mas adecuada, ya que no tienen los archivadores esenciales para organizar y
preservar los documentos, para esto utilizan unas carpetas de cartón, carpetas
A-Z, un escritorio de madera donde tienen unas gavetas y ahí almacenan la cantidad
de documentos que quepan en ese espacio, un mueble de 4 gavetas donde van
almacenando los documentos en orden cronológico y por temas.

También utilizan almacenamientos masivos como USB, Drive, correos electrónicos.

Luego de esta investigación nos damos cuenta todas las inconsistencias que
presenta esta entidad a la hora de archivar los documentos, ya que para preservar
y ordenar los documentos se deben cumplir unas normas mínimas como el material
de las estanterías que debe ser ignifugo, es decir que rechace la combustión, deben
estar en un lugar donde no halla humedad, el almacenamiento también debe tener
espacio suficiente donde se puedan desplazar los documentos de forma que los
ayude a preservar y alargar su vida útil.

Existen software que nos ayudan a tener un archivador “virtual” por decirlo así que
nos facilita a la hora de buscar un documento, por ejemplo, buscar archivos por
fechas, nombres, etc.

Por ende, la recomendación que se le hace a esta entidad es las que mencionamos
anteriormente además de capacitar al personal o por su defecto contratar personal
capacitado para este trabajo y tener un espacio adecuado para archivar.
 CONCLUSIÓN

Es muy importante la presencia de un archivador en una empresa ya que estos

sirven para guardar todos los datos más importantes de la empresa, pero no solo
es importante tener el archivador (estantería), sino también contar con el
personal capacitado para que realice estos trabajos, que seria ordenar y
clasificar los documentos de acuerdo a las normativas vigentes que establece la
ley, un área exclusivo para archivar, libre de humedad y el material de la
estantería debe ser la adecuada para la organización de los documentos.