MANUAL DE AJUSTES Y CIERRE:

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de

resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.
Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de
resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que
bien puede ser una pérdida o una utilidad.
Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos,
gastos, costos de ventas y de producción y las de balance son el activo, pasivo y
patrimonio.
El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a
la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el
patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se
incrementará.
No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y
gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.
Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a
realizar los ajustes y conciliaciones del caso.
Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los
activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de
cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá

realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a
cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en
cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo
clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en
rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.
Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes
necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o
desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.
Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de
los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.
Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de
conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.
La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios,
las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que
permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente
para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los
objetivos trazados.
Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras
de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos
que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la
empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que
pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la
estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.
La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se
deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que
algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde
el principio y durante todo el tiempo.
Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten
el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada
improvisada.
Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el
objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de
una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica
ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de
carácter legal.
Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le
brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia
a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en
las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo
necesitan.

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los
resultados de las operaciones de la misma. El proceso de registro de las
transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en
la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con
base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base
de acumulaciones. En la práctica contable, prevalece la utilización de la segunda
sobre la primera. Todos los registros contables de esta forma son efectuados con
base en las acumulaciones de partidas de activos y pasivos. En este proceso de
registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a
las diferentes cuentas que componen los estados financieros. Debido al ciclo
económico, toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar
cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales
cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para

depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con
lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.

PROCESOS DE AJUSTE:

Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de
las operaciones:

- Contabilidad en base de efectivo

- Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas,

métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que
pudieran afectar a la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad. El método
de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los
libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo. Bajo esta premisa,
éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.

CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la

contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son
registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o los
resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para registrar
sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en

base de efectivo. En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando
se obtiene o desembolsa el efectivo. Ambos métodos tienen sus ventajas y
desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada
por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no

necesariamente debe coincidir con el año calendario. Los estados financieros
suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y éstos
proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar los análisis
necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las

cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan
registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por
ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del
tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de
realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:

Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación
que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los
registros. A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las

cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras
presentadas. Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través de los
ajustes a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por
modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida
o corregir un registro contable errado. Los ajustes son efectuados para presentar
una situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las
Normas de Contabilidad aplicados a la entidad. Los ajustes son también
operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que
realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas
del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general.
 AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del
estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se
ven afectadas por diferentes cuentas. A continuación, veremos cuáles son los
principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo:

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen
numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o
liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados
seguidamente:

· Efectivo en moneda extranjera

· Intereses no registrados
· Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en

moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha
del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos
ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. En este sentido,
pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no
pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la
realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.
ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:

Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las

diferentes partidas contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por
consiguiente, también los estados financieros.

Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la

clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las
partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.

En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias

para la valoración de los inventarios y el conteo del efectivo. Esto se debe a que
es necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los saldos de
las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.

Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las
clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y
proceder a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificación.

Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación

ajustado, en el cual se pueden encontrar cuentas que no existían antes del
proceso de ajuste. El balance de comprobación ajustado se utilizará para el
proceso de cierre y para elaborar los estados financieros.

PLAN DE AJUSTES

Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse

para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de
comprobación son razonables. Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas
con auxiliares se encuentren conciliadas con el saldo de las cuentas relacionadas
con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan
sido registradas en el período. En este sentido, uno de los principios contables
más importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociación o
apareamiento de ingresos y egresos.

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser
adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el
referente a la autorización de los ajustes a realizar. Para ejecutar tales
autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto haya
establecido la entidad. En muchos casos, las políticas no están adecuadamente
establecidas, por lo que las autorizaciones son críticas a fin de no reflejar cifras
erróneas en los estados financieros.

ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser

elaborado con anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de
ser puesto en práctica.

Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben
efectuarse para cerrar las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para el
ejercicio contable siguiente. Esto se realiza mediante la transferencia de saldos
entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales será
transferido al patrimonio.

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios

acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y
egresos. Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo
involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la
automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.