TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Uno de los conceptos más importantes a tener en cuenta cuando queremos gestionar adecuadamente
nuestra empresa es la trazabilidad de los documentos de nuestra empresa, es la trazabilidad tanto de
los documentos como de los productos y servicios que la empresa ofrece. En este artículo os quiero
mostrar mediante algunos ejemplos básicos como el control de la trazabilidad puede garantizar una
mejora en la gestión de la misma.

 PRIMERO DE TODO, OS QUIERO EXPLICAR EN QUÉ CONSISTE LA TRAZABILIDAD

Se puede definir la trazabilidad como la capacidad para reconstruir el historial completo de un producto
o servicio realizado por la empresa, desde el origen de las materias primas, el histórico de los procesos
aplicados al producto/servicio, la distribución y la localización del producto/servicio después de la
entrega.

Un proceso de trazabilidad completo y fiable a lo largo de la cadena de suministro de un producto y/o

servicio es una de las herramientas indispensables a la hora de prevenir y detectar una no conformidad
o incidencia.

Un proceso de trazabilidad implica la colaboración entre los distintos agentes de la cadena de

suministro. El control de las materias primas y el proceso productivo en cada una de las empresas de
forma individual no es suficiente. Es necesaria la transmisión de información a lo largo de todo el
circuito de aprovisionamiento. La trazabilidad es el resultado de una acción global concertada.

Así mismo, son imprescindibles en un proceso de trazabilidad: una codificación rigurosa y exhaustiva,
la identificación automática (que permita leer de forma automatizada la información y así evitar errores
y ganar eficacia) y los intercambios de información entre distintos agentes de la cadena o dentro de
una misma empresa. Este último párrafo dependerá de la complejidad de los diferentes procesos que
están involucrados en todo el proceso desde que se elabora el producto y/o servicio hasta que se
factura y se cobra después de la entrega al cliente.
  EJEMPLOS DE TRAZABILIDAD:

FABRICACIÓN DE UN PRODUCTO: por ejemplo, la fabricación de un elemento prefabricado como

puede ser una viga armada.

Cuando nos referimos al historial nos referimos, que a través de la referencia del producto final que le
hemos asignado podemos obtener la información sobre:

 Las materias primas utilizadas para fabricar la viga, así como los lotes de estas materias primas,
los certificados CE de las materias primas, las actas de los ensayos realizados sobre las
materias primas certificándolas...

 Los planos de montaje de las armaduras y de los encofrados utilizados para fabricar las vigas.

 Los datos del proceso de fabricación del hormigón como pueden ser, las dosificaciones, los
certificados de calibración de los equipos utilizados para realizar la dosificación y el mezclado,
las actas de resultados de los ensayos realizados sobre el hormigón garantizando la
dosificación de diseño...

 Las fichas de fabricación, indicando día de fabricación, incidencias detectadas, controles de

calidad, datos sobre el curado...

 Localización e identificación del producto finalizado en el acopio.

OTROS DATOS QUE PODEMOS RELACIONAR CON ESTE NÚMERO DE REFERENCIA, PUEDEN
SER:

 Relacionar la referencia del producto con el cliente y proyecto al que pertenece.

 Podemos relacionar el producto fabricado con el descrito en el contrato.

 El producto entregado al cliente asociarlo a su facturación y cobro. Por lo tanto, en la factura

tiene que constar la referencia de dicho producto y que debe coincidir con su descripción en el
contrato.

ELABORACIÓN DE UN SERVICIO: la mayor parte de gente tiene muy claro en qué consiste la
trazabilidad cuando hablamos de un producto, y hemos de tener en cuenta que sirve lo mismo cuando
la empresa realiza cualquier tipo de servicio, debemos mantener la trazabilidad desde el pedido del
cliente hasta su facturación pasando por todas las fases de cada uno de los procesos que intervienen
en la elaboración de dicho servicio.
Por ejemplo, si la actividad de la empresa consiste en la comercialización de un producto, ésta ha de
seguir y documentar cada una de las fases por las que obtiene el producto y lo comercializa, es decir,
lo vende al cliente final. En este caso tendremos que considerar:

 El pedido del cliente con los requisitos del producto.

 Solicitar al fabricante o al proveedor dicho producto con la documentación del producto.

 Verificar que el producto recibido cumple con las especificaciones del cliente y se dispone de
toda la documentación relacionada con el producto: ciclo de vida, certificados oficiales,
resultados de ensayos si se requiere, manuales, referencias...

 Entrega del producto al cliente, entregando un albarán de entrega del mismo.

 Facturación del producto entregado al cliente.

Después de todos estos procesos, se debe saber, seguramente, dando una referencia a dicho
producto, y realizando un registro, de la historia del producto. De esta manera, esta referencia es
asociada al cliente, al pedido/contrato, a la factura, al albarán y depende del tipo de producto, se le
puede exigir al proveedor que esta referencia se indique en la documentación asociada al proceso de
compra-venta entre la empresa y el proveedor. De esta manera, se puede relacionar toda la historia
del producto desde el momento que entra y sale de la empresa.

Otro ejemplo, relacionado con un servicio, puede ser, la reparación de un televisor. En lo que tenemos
que tener en cuenta los siguientes pasos:

 La petición del cliente.

 Revisión por parte de un técnico y elaboración de un presupuesto.
 Aceptación por parte del cliente.
 Reparación, realizando un parte donde se indiquen los repuestos incorporados (indicando la
descripción, marca, modelo y lote de cada uno de ellos). Y finalmente, la verificación de que la
reparación ha sido un éxito.
 Firma del parte de trabajo por parte del cliente, una vez que éste verifica que todo funciona
correctamente.
 Entrega del televisor reparado conjuntamente con la garantía de la reparación que ofrece la
empresa.
 Factura de la reparación.

Es importante, relacionar mediante referencias estos documentos, en este caso asignando una
referencia a la reparación (servicio) realizado y poderlo relacionar con el cliente, el televisor reparado...
ya que, si el mismo cliente viene con otro televisor, nosotros tenemos que saber cuál reparamos y
poderle decir que el nuevo televisor no entra en la garantía de la reparación que hicimos en el otro.
Todos los ejemplos anteriores que os he descrito, son simples, pero ya se ve a simple vista, que, si no
disponemos de un registro donde relacionar todos los documentos que intervienen, si por algún motivo,
debido a una incidencia o reclamación, nos lo solicita el cliente, es muy complicado rehacer todo el
"historial" del producto o servicio realizado. Las razones por la que es necesario disponer de un registro
que nos pueda relacionar la trazabilidad son las siguientes, entre otras:

 La detección de incidencias y/o no conformidades en alguno de los procesos.

 La solicitud del historial o documentación completa del producto y/o servicio realizado.

 Conocer, a efectos de facturación, que todos los trabajos/productos realizados/vendidos son

facturados y que al mismo tiempo se correspondían con un presupuesto/contrato aceptado por
el cliente.

 Para cumplir con el requisito de trazabilidad descrito en la norma ISO 9001:2015.

 En el caso, de fabricación, los lotes de las materias primas utilizadas para elaborar dicho
producto. Ya que, si se detecta que una materia prima es defectuosa, por el motivo que sea, se
podrá conocer qué productos se deben retirar antes de entregarlos al cliente.

Se nos pueden ocurrir varias razones, dependerá de la actividad de la empresa.

Habitualmente, las empresas realizan estos registros donde se relacionan todas las referencias en una
hoja de cálculo, con Excel, por ejemplo. Aunque, desde hace algún tiempo, cada vez más empresas
tienen implementados módulos informáticos adaptados a sus actividades y procesos, cuya finalidad
es crear y trabajar con una gran base de datos, en que los trabajadores van insertando, y poder
relacionar todos los datos sé que consideren, de esta manera, y al instante todo se tiene controlado y
se puede realizar una correcta gestión de la empresa, tanto de los recursos como de los procesos en
sí.

Otros artículos que os pueden ampliar la información relacionada con este concepto son:

 Identificación y trazabilidad según la norma ISO 9001:2015

 Ejemplo de identificación y trazabilidad según ISO 9001:2015