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MATRIZ DE PRIORIDADES:
Diferenças entre atividades importantes
e urgentes.

O Princípio da matriz de prioridades, conhecida como matriz de Eisenhower, ajuda você

a pensar em suas prioridades e a determinar quais de suas atividades são importantes e
quais são, essencialmente, distrações. Além de como usar o tempo efetivamente e não
apenas com eficiência.

Por exemplo, imagine que seu chefe tenha lhe pedido para preparar uma apresentação
importante para a próxima reunião do conselho. Você tem apenas alguns dias para
colocá-lo em conjunto, sua carga de trabalho já é alta e você tem muitas outras tarefas
urgentes na sua lista de tarefas pendentes. Por causa disso, você está ansioso, não
consegue se concentrar e tudo parece distrair você.

Uma das fontes mais difundidas de pressão no local de trabalho é o estresse por causa
do tempo e acontece como resultado de se ter muito o que fazer em pouco tempo.
Então, como você pode vencer esse estresse e entregar as coias que são essenciais para
fazer um bom trabalho?

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 O que são atividades “urgentes” e
“importantes”?

Em um discurso de 1954 na Segunda Assembléia do Conselho Mundial de Igrejas, o ex-

presidente dos Estados Unidos da América Dwight D. Eisenhower, que citava o dr.
Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, disse: “Eu tenho dois tipos de
problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes
nunca são urgentes “. Diz-se que este “Princípio Eisenhower” é a forma como ele
organizou sua carga de trabalho e prioridades.

Ele reconheceu que o ótimo gerenciamento do tempo significa ser eficaz e eficiente. Em
outras palavras, devemos gastar nosso tempo em coisas que são importantes e não
apenas as que são urgentes. Para fazer isso e minimizar o estresse de ter muitos prazos
apertados, precisamos entender essa distinção:

As atividades importantes têm um resultado que nos leva a alcançar nossos

objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais.
As atividades urgentes exigem atenção imediata e geralmente estão associadas
ao alcance das metas de outra pessoa. Elas são frequentemente aquelas em que
nos concentramos e que exigem atenção porque as consequências de não lidar
com elas são imediatas.

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 A partir do momento que sabemos quais atividades são importantes e quais são
urgentes, podemos superar a tendência natural de nos concentrarmos em atividades
urgentes e sem importância para que possamos ter tempo suficiente para fazer o que é
essencial para o nosso sucesso. É assim que passamos da posição de destinar muito
tempo na resolução de problemas para uma posição em que podemos seguir em frente e
expandir nossos negócios e nossas carreiras.

Como usar a matriz de Eisenhower?

Para usar essa matriz, liste todas as atividades e projetos que você acha que precisa
fazer. Tente incluir tudo o que ocupa seu tempo no trabalho, mesmo que não seja
importante. (Se você administrar seu tempo usando uma Lista de tarefas ou um
Programa de ação, você já terá feito isso.)
Em seguida, pense em cada atividade e coloque-a em uma das quatro categorias,
conforme mostrado na figura 1 abaixo:

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 Em seguida, use as estratégias descritas abaixo para agendar suas atividades.

1. Importante e urgente

Existem dois tipos distintos de atividades urgentes e importantes: aquelas que você não
poderia ter previsto e outras que você deixou para fazer até o último minuto.
Você pode eliminar atividades de última hora planejando com antecedência e evitando
a procrastinação.

No entanto, nem sempre é possível prever ou evitar alguns problemas e crises. Aqui, a
melhor abordagem é deixar algum tempo na sua agenda para lidar com problemas
inesperados e atividades importantes não planejadas. Assim, se surgir uma crise
importante, você precisará reprogramar outras tarefas.

Se você tiver muitas atividades urgentes e importantes, identifique quais delas você
poderia ter previsto e pense em como agendar atividades semelhantes com
antecedência, para que elas não se tornem urgentes.

2. Importante, mas não urgente

Existem dois tipos distintos de atividades urgentes e importantes: aquelas que você não
poderia ter previsto e outras que você deixou para fazer até o último minuto.

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 Certifique-se de que você tenha bastante tempo para fazer essas coisas corretamente
para que elas não se tornem urgentes. Além disso, lembre-se de deixar tempo suficiente
na sua agenda para lidar com problemas imprevistos. Isso maximizará suas chances de
manter o controle e o ajudará a evitar que o estresse do trabalho se torne mais urgente
do que o necessário.

3. Não importante, mas urgente

Tarefas urgentes, mas não importantes, são coisas que impedem que você atinja seus
objetivos. Pergunte a si mesmo se você pode reagendar ou delegar.

Uma fonte comum de tais atividades é outras pessoas. Às vezes é apropriado dizer “não”
às pessoas educadamente, ou encorajá-las a resolver o problema elas mesmas.

Como alternativa, tente ter intervalos de tempo quando estiver disponível, para que as
pessoas saibam que podem falar com você. Uma boa maneira de fazer isso é organizar
reuniões regulares com aqueles que o interrompem com frequência, para que você
possa lidar com todos os problemas ao mesmo tempo. Você será capaz de se concentrar
em suas atividades importantes por mais tempo.

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 4. Não importante e não urgente?

Essas atividades são apenas uma distração – evite-as se possível.

Você pode simplesmente ignorar ou cancelar muitos deles. No entanto, algumas podem
ser atividades que outras pessoas querem que você faça, mesmo que elas não
contribuam para seus próprios resultados desejados. Mais uma vez, diga “não”
educadamente, se puder, e explique por que você não pode fazê-lo.

Se as pessoas perceberem que você é claro sobre seus objetivos e limites, elas muitas
vezes evitarão pedir que você faça atividades “não importantes” no futuro.

Pontos chave

A matriz de Eisenhower ajuda você a identificar rapidamente as atividades nas quais

você deve se concentrar, bem como aquelas que você deve ignorar.

Ao usar essa ferramenta para priorizar seu tempo, você pode lidar com problemas
verdadeiramente urgentes, ao mesmo tempo em que trabalha para metas importantes
de longo prazo.

Para usar a ferramenta, liste todas as suas tarefas e atividades e coloque cada uma em
uma das seguintes categorias:

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 Importante e urgente.
Importante, mas não urgente.
Não é importante, mas é urgente.
Não é importante e não é urgente.

Em seguida, agende tarefas e atividades com base em sua importância e urgência.

Boa leitura!
Equipe FM2S

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