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Estudando: Recepcionista

Introdução

Nos tempos atuais, em que mudanças ocorrem a cada instante, o fluxo intenso de informações e a
competição são características que influenciam decisivamente na vida das pessoas.

A profissionalização (treinamentos, participação em cursos e palestras) dos funcionários torna-se um

ferramenta essencial à sobrevivência da empresa dentro do mercado.

A quase totalidade das empresas de prestação de serviços e vendas de produtos, que têm à sua frente um
recepcionista, é muita influenciada pelo ambiente externo, de forma que cenários socioeconômicos, novas
tecnologias, políticas, disponibilidade de mão- de- obra, preservação do meio natural etc., serão de relevância
para os rumos da empresa. Geralmente, a gestão estratégica analisa o ambiente externo e o traz para dentro
da organização, buscando avaliar as oportunidades e ameaças, alterando rumos para atingir objetivos e
sobrevivência no longo prazo, mobilizando-se os recursos em prol do equilíbrio e da estabilidade empresarial
As empresas têm-se mobilizado e investido na qualificação de seus funcionários para não correrem o risco de
perder espaço no competitivo mercado.

Desse modo, no contexto empresarial, torna-se imprescindível à qualificação do recepcionista, pois este é o
ponto de partida, ou quase uma carta de apresentação de todas as organizações. É no momento da recepção
que a empresa demonstra do que é capaz. As funções nas empresas se aprimoram para atender às exigências
dos clientes. Hoje, o cliente é o centro nas relações comerciais e reivindica seu lugar de “soberano”,
“majestade”. Exige produtos, serviços e atendimentos de qualidade. Então: “Mais do que atender às
necessidades do cliente é preciso encantá-lo”. Na hora da verdade, é o funcionário adequado que vai
conquistar ou afastar clientes. O cliente avalia a qualidade no momento do uso. Ele é sempre o juiz; se
satisfeito, pode fidelizar-se à organização, à loja ou marca. Caso contrario, não voltará.

A recepcionista é um prestador de serviço que exerce papel estratégico dentro da empresa. Reconhecer sua
importância e responsabilidade no processo possibilita demonstrar ao cliente a qualidade e a excelência da
empresa. O papel da recepcionista, dentro da organização, é de desenvolver um trabalho eficaz que contribua
para o fluxo produtivo dos clientes internos e externos. Para isso, é necessário que haja sintonia entre ambos,
e pró-ação do recepcionista. É importante que o recepcionista tenha clareza das suas atividades, deveres,
direitos, rotinas, responsabilidades, limites de autonomia e expectativas da sua liderança.

As responsabilidades do recepcionista dependerão da empresa em que trabalha. As principais atribuições são:

informar, conduzir, orientar, anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar, arquivar, agendar e filtrar ligações.
Conforme a empresa, o recepcionista poderá até realizar tarefas de assessoramento. A recepcionista precisa
estar sempre atento ao planejamento diário e ao controle das providências a serem tomadas. Poderá dar
sugestões à chefia que contribuam para o aumento da eficácia do trabalho. A recepcionista comprometido
com seu trabalho é dinâmico e participante. Em presença do cliente ele é atencioso e dedica-se ao
atendimento (a); quando não há atendimento, dedica-se à organização, conferências de agenda e escrita do
seu trabalho (b).