CAPITULO I:

LOS ARCHIVOS
Definición, Historia, Funciones y Clasificación

En este capítulo se abordará el origen, definiciones, historia y funciones de los

Archivos.
La palabra latina Archivum deriva del griego “archeion”, que significa sede donde
reside el “árchon” (magistrado o persona que manda). El Archeion es el lugar donde se
redactaban y conservaban los documentos y libros relacionados con sus actividades 1.
El Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), sostiene que la palabra “archivo”
tiene tres acepciones:
1. Conjunto de documentos de distintas fechas, formas y con soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios
u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. Pudiendo ser
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades, y transmitidos a la institución de archivos competente en
razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
De lo anterior se desprende que la palabra "archivo" es polisémica porque se refiere
tanto a:
• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por
una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.2

1
GIRONES, Isabel. LOS ARCHIVOS – Documento de Información. (ca.2008) Depto. de Historia, FFFHA,
UNSJ. Pp. 147-149
2
GAVILAN, César. Concepto y Función de Archivos, http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf.
Online. Página web consultada el 17 de agosto de 2017.
 A partir de esto se adhiere a la definición de Francisco Fuster Ruiz quien afirma que:

"Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos

orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte,
producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio
de la función o actividad de una persona o entidad pública o
privada, organizados y conservados científicamente, respetando
su orden natural, en un depósito que reúna las debidas
condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al
sujeto productor o a cualquier persona como testimonio de la
gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información
para fines científicos o culturales".3

Al referirse al concepto de Archivo y sus diferentes acepciones resulta necesario

destacar que el estudio de estas instituciones y su documentación son tan antiguas como
la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición
de la escritura, cuando el hombre decidió fijar por escrito sus relaciones como ser social.
Puesto que son una manifestación de la actividad humana, la historia de los archivos no
puede ser considerada al margen de la Historia general de la que forman parte en tanto
que la sociedad condiciona su existencia, su organización, los criterios de conservación y
su finalidad. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios, considerados
como una herramienta de control de la población y de la riqueza.

 Historia de los Archivos

Al analizar la historia de los archivos es menester establecer una periodización y

límites temporales.

Etapa Antigua: los archivos de palacios.

En la antigüedad existían archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como

la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega. Cabe aclarar que en este período
la archivística puede concebirse como un instrumento inductivo y funcional, caracterizado
por la ausencia de un corpus teórico archivístico, reconocido como tal. El resultado, por

3
TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago:
Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de
Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su
coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las
aportaciones de estos y otros autores puede verse en FUSTER RUIZ, Francisco: "Los inicios de la
archivística española y europea". Revista General de Información y Documentación, Vol. 6-1. Madrid,
U.C.M., 1996, pp. 43-77.
tanto, es el de una simple práctica inductiva, funcional y empírica educada por la utilidad y
el ajuste racional. Durante esta etapa fueron los palacios y los templos los principales
ámbitos donde se custodiaban los conjuntos documentales heterogéneos.
En la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio A.C. y en el antiguo Egipto,
algunas civilizaciones basadas en la agricultura e irrigación tenían la necesidad de
contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le
correspondía regar a cada uno sus tierras. etc. La urgencia de regular la vida social
requería la aparición de un instrumento tan importante como fue la escritura. Al principio el
soporte utilizado fue la arcilla, se trataba de una especie de tablillas de arcilla donde los
escribas llevaban el registro de todo. Las tablas de escritura cuneiforme casi siempre
trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen
relaciones sociales.

El Archivo público: Grecia y Roma.

En civilizaciones como la Griega y Romana los archivos se situaban en los templos

y surgen como una institución en sí, con el archerion griego y el archivium o Tabularium
romano (situado en el Capitolio, fue el depósito de las leyes y los documentos judiciales)
establecidos por la legislación de la época. También la importancia que se concedió a los
archivos fue por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma.
Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo
tiempo, la aparición del derecho como gran aportación del mundo romano, va a hacer que
los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relación humana.
Por otro lado, la organización provincial romana estableció en las ciudades más
importantes tabularios provinciales, depósitos de archivo en los que se recogía la
legislación, la jurisprudencia y la documentación de la administración provincial. La
organización burocrática del mundo greco-romano desarrolló el concepto de archivo, en
tanto que vinculado a una institución del Estado que confería fe pública a los documentos
en él conservados.

La Etapa Media: Los Archivos en catedrales y monasterios.

La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la compleja administración

que había desarrollado; más aún, se derrumbó la idea romana de salud pública y bien
común frente al ideal de vida privada, que se convirtió en factor predominante de la nueva
civilización. Del Estado como res pública se pasó a la consideración del Estado propiedad
personal de quien ejercía el gobierno. En consecuencia, la noción de archivo público de la
época anterior desapareció.
El derecho o facultad para crear archivos, transmitido a la Edad Media por el Código
Justiniano, correspondería a quienes gozaban de la autoridad para legislar: emperadores,
soberanos y pontífices. Durante toda la Alta Edad Media, la característica esencial fue la
concentración de documentos en las catedrales y monasterios.
Durante esta etapa el Archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir
derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus
monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de documentos,
ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los archivos era el más
implacable enemigo para la conservación de la documentación.
En el siglo XII la civilización occidental comenzó su recuperación económica e
institucional (resurgimiento de las ciudades) y una nueva fase se abrió en la historia de los
archivos. A su vez otros hechos importantes marcaron esta etapa: la aparición del papel
en Occidente y la recuperación del derecho romano y del procedimiento administrativo,
que es la base fundamental para una organización archivística mínima. Se recupera el
valor del documento como prueba jurídica la fundamentación doctrinal de la monarquía
fueron los principales artífices del cambio.
El poder de la monarquía y su fuerza dependían de su patrimonio, y para la defensa
de éste debía contar con los documentos que atestiguaban títulos de propiedad. Al igual
que la Iglesia, los grandes señores defenderán su patrimonio e intereses mediante la
custodia de los documentos de propiedad como verdaderas joyas. Fue la época de los
tesoros de cartas de los soberanos, príncipes territoriales, señores eclesiásticos y laicos.

La Etapa Moderna: Los Archivos de Estado.

Con el surgimiento del Estado Moderno, sistema administrativo que desaparecerá

con las revoluciones burguesas de finales de siglo XVIII y primera mitad del siglo XIX los
archivos adquieren nuevas características. Este sistema de gobierno (caracterizado por
monarquías absolutistas y centralizadoras) provocó el surgimiento de los primeros
Archivos de Estado, en los que se concentró toda la documentación generada por la
Corona. Se reunió todo el material disperso que había estado en manos de consejeros,
secretarios, diplomáticos y demás miembros que ejercían las funciones de gobierno junto
al rey. El Archivo se convirtió en un elemento fundamental de la maquinaria administrativa
y adquirió función jurídico-política.
 Durante esta etapa apareció también un invento trascendental, la imprenta, y con
ella el uso de caracteres móviles para imprimir. Los documentos por ello van a proliferar.
La imprenta va a multiplicar las copias de los documentos.
El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustración, y ese
sentido va marcando la idea de preservar los documentos para la historia. Fruto de ese
pensamiento fue la idea de Carlos III de crear el Archivo de Indias, organizado con fondos
que se conservaban en Simancas sobre la administración de las Indias y establece su
sede en Sevilla.

La Etapa Contemporánea: Los Archivos Nacionales.

La Revolución Francesa en 1879 provocó un giro en la Historia europea que

repercutió definitivamente en la consideración del archivo. Nació un nuevo concepto:
Soberanía Nacional; era el advenimiento del Estado de Derecho, y ligado a ello, los
principios de responsabilidad, garantía, eficacia y justicia de la actuación de la
Administración. Se sustituyó el sentido de la propiedad particular de los archivos por el
sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no son del rey si no de la nación,
por ello se establece el carácter de archivos públicos.
Además, en el siglo XIX surgió un fenómeno común en toda Europa: un fuerte
sentimiento nacionalista que llevó a buscar en su pasado las raíces de la identidad
nacional. Se desarrolló la historiografía científica, que encontraba en los documentos
archivísticos los elementos de la investigación histórica. Los archivos pasaron a ser
custodios de los deberes y derechos de los ciudadanos y, a su vez, a preservar la
memoria del pasado de la nación y por ello se convirtieron en objeto de investigación
histórica.
La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación
de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos,
lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes,
expansión y diversificación de entidades productoras y multiplicación de la producción
documental.
A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los
archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de
los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que
testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de
los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor
comprensión del devenir histórico de una sociedad.