Administración de Proyectos TIC’S

Acta de Constitución
del Proyecto
Implementación de un Chatbot para la
Ferretería VECOR S.R.L – Nuevo
Chimbote
Fecha: [29/04/2019]
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Tabla de contenido
Información del Proyecto ......................................................................................... 3

Datos ............................................................................................................................................... 3

Patrocinador / Patrocinadores ......................................................................................................... 3

Propósito y Justificación del Proyecto ..................................................................... 3

Descripción del Proyecto y Entregables .................................................................. 3

Requerimientos de alto nivel ................................................................................... 4

Requerimientos del producto .......................................................................................................... 4

Requerimientos del proyecto........................................................................................................... 4

Objetivos ................................................................................................................. 4

Premisas y Restricciones ........................................................................................ 5

Riesgos iniciales de alto nivel.................................................................................. 5

Cronograma de hitos principales ............................................................................. 5

Presupuesto estimado ............................................................................................. 5

Lista de Interesados (stakeholders) ........................................................................ 6

Requisitos de aprobación del proyecto ................................................................... 6

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ....................................... 6

Gerente de Proyecto ....................................................................................................................... 6

Niveles de autoridad ........................................................................................................................ 6

Personal y recursos preasignados .......................................................................... 7

Aprobaciones .......................................................................................................... 7
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Información del Proyecto

Datos

Empresa / Organización Ferretería Vecor S.R.L – Nuevo Chimbote

Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto
Implementación de un chatbot
29 de abril del 2019
Ferretería Vecor S.R.L
Edwin Carranza Huaroto (Dueño/Administrador)
Jaime Carrasco Luis Gustavo

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Edwin Carranza Administrador Administrativo Administrador
Huaroto

Propósito y Justificación del Proyecto

El chatbot o bot conversacional es un programa que busca una interaccion mas cercana
entre la ferretería y sus clientes. Es un programa que le permitirá a los clientes realizar las
consultas o dudas respectivas que tengan acerca de los materiales que ofrece la empresa,
la calidad de sus productos, sus horarios de atención, entre otras cosas.
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Descripción del Proyecto y Entregables

El presente proyecto consiste en implementar un chatbot que simulara mantener una
conversación con una persona al proveer respuestas automáticas a entradas hechas por
el cliente. La conversación se establecerá habitualmente mediante texto, en esta
conversación de utilizarán frases fácilmente comprensibles y que sean coherentes que
permitirán usar una serie de respuestas preparadas de antemano. De esta manera, el bot
sera capaz de seguir una conversación con más o menos lógica.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

 El proceso inicial del bot será básico y necesitara transmitir con claridad
qué es lo que hará el chatbot.
 Definir los limites sobre los cuales deberemos llegar con nuestro bot y que
es lo que nuestro asistente virtual no realizara.
 Definir un gran conjunto de frases que cada cierto tiempo se revisaran para
comprobar que no se han cometido fallos en la conversación o que nuestro
chatbot confunda las frases.
 Definir bien claro los perfiles del publico que va a conversar con nuestro
chatbot.
 El chatbot brindará respuestas apropiadas al usuario.
 Tener en claro cuáles serán los parámetros de entrada y de salida de
nuestro chatbot.
 Definir el comportamiento del bot para entregar seguridad en las
respuestas de los clientes.
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Requerimientos del proyecto

1. Implementación usando una estructura y metodología eficaz de programación

basada en casos de éxito.
2. Implementación en un plazo no mayor a 4 meses.

Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Crear un programa de interacción fácil y amigable entre Proyecto con 100% de sus
la ferretería Vecor y sus clientes, a larga o corta distancia actividades ejecutadas en
sobre las dudas o consultas que tengan en caso de no el tiempo estimado.
poder asistir a la misma ferretería.
Cronograma (Tiempo)
Finalizar el proyecto en un máximo de 4 Fecha de finalización
meses a partir de la fecha del Acta de menor a 120 días de
Constitución del Proyecto. constitución del
proyecto.
Costo
Poner en marcha la aplicación con un presupuesto Ejecución presupuestal al
máximo de 10,000.00(Diez mil nuevos soles) 100%
Calidad
Entregar el producto conforme a lo acordado con el Pruebas realizadas con un
Administrador, cumpliendo todos los requerimientos de porcentaje de éxito del 100%
las partes interesadas.
Otros
Ninguno -
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Premisas y Restricciones

Premisas
1. El dueño de la ferretería Vecor SRL asignara recursos de tiempo y brindara
información para el correcto desarrollo de las actividades del proyecto.
2. Los entregables definidos se formalizarán y aceptarán mediante acta de recibo
firmada por el dueño responsable de la parte del cliente. No obstante, se entenderán
como aceptados por el cliente si luego de 10 días calendario sucede cualquiera de
las siguientes situaciones:
a) El cliente no reporta problemas relacionados con el entregable.
b) El cliente demora sin justificación la prueba y aceptación del entregable.
c) El cliente hace uso productivo del entregable.

Restricciones
1. El personal que trabajara en el proyecto tiene que acreditar su experiencia
laboral.
2. El costo del proyecto no debe de exceder los 10,000.00 Nuevos Soles y no
debe de exceder de los 4 meses.

Riesgos iniciales de alto nivel

1. Cambio en el equipo de trabajo del proyecto

2. Cambios de procedimientos y de procesos durante la implementación
3. Falta de disponibilidad del gerente
4. Problemas de plataforma, tecnología y comunicaciones
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Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Aprobación del documento de la implementación del proyecto. 29/04/19

El personal que trabajará en la ejecución del proyecto deberá de 06/05/19

estar capacitado una semana antes del inicio del proyecto.
Inicio de la implementación del proyecto 3/06/19
Revisión y Prueba del Proyecto 10/06/19
Puesta en marcha del programa 17/06/19
Fin del Proyecto 20/06/19

Presupuesto estimado

El costo del proyecto será de 10,000.00 (Diez Mil Nuevos Soles).

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Edwin Carranza Administrador Administrativo Administrador
Huaroto
Moises Reyna Supervisor Administrativo Supervisor
Arroyo
David Gonzales Almacenero Almacén Almacenero
Garcia
Trabajadores de la Vendedores Ventas Vendedores
Empresa
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Requisitos de aprobación del proyecto

 Implementación del programa de acuerdo con los requerimientos de la parte

interesada.
 Personal del área capacitado para los cambios menores en el programa.

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)

ACERO ACOSTA Gerente Gerencia Gerente del Proyecto

RONALD

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing) Posibilidad de tomar decisiones respecto a la
dedicación del personal relacionado al
proyecto
Gestión de presupuesto y de sus Aprobación de cargos adicionales a los
variaciones inicialmente estipulados
Decisiones técnicas Aprobación de las frases a emplear para las
conversaciones apropiadas entre el chatbot y
los usuarios.
Resolución de conflictos Posibilidad de toma de decisiones sobre el
relacionamiento de los stakeholders
Ruta de escalamiento y limitaciones de Posibilidad de tomar decisiones sobre el nivel
autoridad de tiempo de ejecución del proyecto
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Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Edwin Carranza Huaroto