REPÚBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO

MUNICIPIO DE PUERTO ASÍS
ALMACEN MUNICIPAL

Puerto Asís, 24 de mayo de 2017

Señores
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

Asunto: PRESENTACIÓN DE AVANCES PENDIENTES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO VIEJO GESTION

DOCUMENTAL
Cordial saludo.
Me permito presentar las evidencias verificables para la auditoria Del Plan De Mejoramiento Viejo Gestión
Documental para su valoración de los siguientes hallazgos:

N° 1 DEL HALLAZGO que las actas de entreaga no reposna ni en la secretaria de educación ni en almacen
pero esta el ingreso y egreso
, ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Organizar carpetas con documentos completos de etapa proceso
contratación y proceso supervisión e interventoría con índices, foliatura, lista de chequeo con los documentos
de la trazabilidad art 4 L594/00 art 3 ley 489, dotar archivo municipal y oficina jurídica de elementos para
correcta custodia archivo de gestión y archivo histórico de la contratación de todos los procesos,
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN Asignar recursos financieros para foliar carpetas, rotular expedientes de
acuerdo a la ley general de archivo, AVANCES REALIZADOS Se han realizado entregas de materiales como
carpetas cuatro alas, cajas de archivo inactivo y un computador portátil marca LENOVO, EVIDENCIAS QUE
SE ADJUNTAN copia del registro del acta de entrega de papelería y aseo, acta de entrega del computador.
N° 2 DEL HALLAZGO, ACCION DE MEJORAMIENTO Organización y sistematización de las carpetas de los
procesos contractuales y procesos de supervisión e interventoría por contrato con documentos completos
generados en cada etapa del proceso de contratación y procesos de supervisión e interventoría.
ACTIVIDADES / DESCRIPCION Para uso de la oficina jurídica se debe gestionar y asignar los recursos para
adquirir un escáner de buena calidad para sistematizar, organizar y evitar pérdidas. AVANCES REALIZADOS
Se realizó el proceso de adquisición del escáner y su respectiva entrega a la oficina jurídica. EVIDENCIAS
QUE SE ADJUNTAN copia del documento del acta de entrega a la oficina jurídica del escáner

“UNIDOS GENERAMOS PROGRESO”

Edificio CAM calle 10 Cra 19 Esquina
Tel: 4221640 ext. 118
Puerto Asís Putumayo
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DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO
MUNICIPIO DE PUERTO ASÍS
ALMACEN MUNICIPAL

Puerto Asís, 25 de mayo de 2017

Ing. MIGUEL DAVID VARGAS

Almacenista Municipal

Señores

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

Asunto: PRESENTACIÓN DE AVANCES PENDIENTES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SGP VIGENCIA

2015 Y SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO NOVIEMBRE DE 2016
Cordial saludo.
Me permito presentar las evidencias verificables para la auditoria Del Plan De Mejoramiento SGP vigencia
2015 y seguimiento plan de mejoramiento noviembre de 2016 para su valoración de los siguientes hallazgos:

N° 1 DEL HALLAZGO: Que las actas de entrega no reposan ni en la secretaria de educación ni en Almacén
pero está el ingreso y egreso.

ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Coordinar entre almacén y la secretaria responsable la entrega y firma de las
actas de entrega de bienes al igual que el ingreso a almacén para entrega de los mismos a los destinatarios
finales, copia de las actas de entrega de bienes deben reposar en el contrato y en almacén de la entidad.
ACTIVIDADES
1. Verificar por parte de los responsables la efectiva entrega de estos bienes de las I.E y e informar de
manera escrita si fueron entregados, si no fueron entregados adjuntar oficio o constancia de las I.E,
2. Recopilar las actas firmadas de las I.E de entrega de los bienes adjuntar una copia al contrato y guardar
copia en almacén adjuntado con sus comprobantes de ingreso y egreso

“UNIDOS GENERAMOS PROGRESO”

Edificio CAM calle 10 Cra 19 Esquina
Tel: 4221640 ext. 118
Puerto Asís Putumayo
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MUNICIPIO DE PUERTO ASÍS
ALMACEN MUNICIPAL

AVANCES REALIZADOS
INFORMES: Se hace la recolección de la información por medio de oficios enviados a los rectores de las
instituciones de acuerdo a las solicitudes mediante oficios que se envió en el mes de Enero 19 de 2017 y el
22 de Mayo 2017 solicitando la información a las diferentes instituciones donde se certifica que la I.E.R. La
Paila y la libertad si recibieron los implementos deportivos. Las instituciones el Cuembi, cocaya, santa Isabel,
Danubio, Nueva Granada, Santana, Puerto Vega y Villa Victoria certifican que no recibieron los implementos
deportivos en el año 2015. La Institución educativa Rural San Luis fue la única que no presento certificado de
recibido y haciendo caso omiso a la solicitud. Donde podemos verificar que en el archivo de almacén se
encuentra actas de entrega con su respectiva nota de ingreso y egreso firmado por José Félix Ortiz Bravo y
David Martínez quienes eran titulares de las dependencias de educación y almacén respectivamente durante
la vigencia fiscal de año 2015 y una copia que reposa también en el contrato No. 041

EVIDENCIAS QUE SE ADJUNTAN: Oficio de solicitud de información a los rectores de las instituciones,
copia del acta de entrega, nota de ingreso y egreso, certificaciones de entrega de las instituciones que
recibieron y de las que no recibieron los elementos.

Ing. MIGUEL DAVID VARGAS ELIN RENTERIA ROVIRA

ALMACENISTA MUNICIPAL SECRETARIO DE EDUCACIÓN

“UNIDOS GENERAMOS PROGRESO”

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Tel: 4221640 ext. 118
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