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ARCHIVO

ANLLI PEÑA

ANDERSON REALPE

DANNI GOMEZ

MONICA NOMELIN

SENA

CONTABILIDAD Y FINANZAS

2018
ARCHIVO

Documento
En el ámbito de la archivística se conoce como documento al “testimonio material”
que existe sobre un trámite, ejercicio, gestión o evento especifico, ocurrido en la
historia de una persona, institución, empresa o incluso nación, el cual debido a su
importancia debe ser debidamente registrado, ordenado, almacenado y
preservado, bien por un tiempo determinado o de forma perenne.

Soporte documental
Con respecto a la definición de archivo, también se desprende el concepto de
soporte documental, el cual será entendido como la plataforma o medio en el cual
se registrara el documento, para su preservación. En este sentido, el documento
estará básicamente conformado por su contenido, el cual será precisamente el
testimonio que guarda en sí, y su soporte documental: la forma en la cual se
registra dicho testimonio: papel, imágenes, audiovisuales, archivos informáticos,
entre otros.

Tipos de soporte documental


Desde la creación misma de los archivos, evento que para algunos historiados
pareciera estar relacionado con el principio mismo de la escritura, también ha ido
evolucionado los tipos de soporte documental, evolución que se ha dado
determinada por la ambición de los archivistas de encontrar cada vez soportes que
permitan la conservación de documentos de la forma más idónea posible, en
cuanto a la incorruptibilidad del soporte, su fácil manejo y su preservación en el
tiempo.
En cuanto a los tipos de soportes documentales que hasta ahora han sido por la
humanidad durante el curso de su historia, y la intención de preservar, la historia
señala lo siguientes

 Soporte de transmisión directa: estos tipos de soporte documental son


los más antiguos, y básicamente están conformados por aquellas
plataformas en la cual el hombre no necesita de una maquina
electrónica para el conocimiento del testimonio que guarda el
documento. entre ellos se destacan estos.
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 muros: se cree que los primeros archivos de la humanidad fueron


escritos por sus autores en muros. De esta forma, resaltan los
jeroglíficos egipcios, en donde el soporte material de los inventarios de
cosecha u otros tipos de información fueron anotadas primitivamente
en muros, entes de la invención del papiro.

 Tabillas de arcilla: así mismo, algunas civilizaciones como la sumeria o la


fenicia desarrollaron soportes documentales consistentes en tablillas
de arcilla, en las cuales se anotaban también los hechos inherentes a la
organización de la cuidad, así como la administración de sus recursos. El
interés de sus creadores por preservarlas, las dotaron de buenas
condiciones que han hecho posible su posterior hallazgo arqueológico.

 Papiro: también perteneciente a la época antigua, fue desarrollada por


la civilización egipcia, en base a la pulpa de una planta acuática cyperus
papyrus, originaria del Nilo, con la cual se desarrollaba una especie de
papel primitivo en donde los escribas anotaban los dictámenes y hechos
importantes relacionados con los dominios del faraón.

 Pergamino: con el tiempo, la propia civilización egipcia descubrió que


las pieles de animales proporcionaban un mayor soporte a los
testimonios que deseaban registrarse y almacenarse. De esta forma,
surgió el pergamino, el cual se popularizo rápidamente, no solo porque
era mucho más fácil de escribir en él, sino que le permitía al escribiente
anotar información por ambos lados del documento. Así mismo, su
fabricación era mucho más sencilla, y requería de un proceso más
rápido

 Papel: finalmente china revoluciono la humanidad con la invención del


papel, aun cuando esta invención tardo algunos siglos en ser llevada de
oriente a occidente. Sin embargo, china logro concebir un soporte
documental en base a fibras vegetales, de rápida fabricación, y que
ofrezca las mejores condiciones para escribir con tintas vegetales, y con
el cual se hacía mucho más factible su archivo, puesto que no eran tan
sensibles a ciertas condiciones climáticas, que deterioraban el soporte.

 Soportes de transmisión no directa: por lo contrario, este tipo de


soportes, considerados como modernos, implican la mediación de un
dispositivo electrónico, por medio del cual pueda ser transmitida la
información desde el soporte hasta el individuo que desea conocerla.
Entre ellos se pueden encontrarlos que se nombran a continuación:

 Soportes audiovisuales: están conformados por audios o imágenes,


recogidos por distintos medios electrónicos, es decir, que en su registro
media utilización de una máquina, aun cuando su observación pueda
darse de forma directa, como en las fotos, o de forma indirecta como en
la proyección de una película. De esta forma, las películas, grabaciones,
fotos, videos, diapositivas, microfichas, entre otros, son considerados
soportes audiovisuales.

 Soportes informáticos: siendo los más recientes por pate de la


tecnología archivística, estos archivos cuentan con la característica de
necesitan medición de máquinas electrónicas tanto para su registro
como para su lectura. Entre este tipo de soportes destacan por ejemplo
los discos ópticos, la cinta magnética y cualquier otro archivo
informático con el que se cuente, independientemente de su contenido.

Unidades de información

Unidades de información especializadas en documentos primarios, este tipo de


unidad de información agrupan, organizan, conservan y ponen a disposición de los
usuarios los recursos de información. Los usuarios juegan un papel activo en la
búsqueda y localización de la información que necesitan. La descripción de los
documentos es limitada ya que solo tiene como objetivo identificar físicamente y
orecer una breve idea de los temas de los documento. Otros detalles de este tipo
de unidades es que ellas están relacionadas a distintos públicos y servicios y su
vinculación con actividades culturales. Dentro este tipo se encuentran: archivos y
bibliotecas.

Archivos nacionales, son estatales, reciben, conservan y tienen a disposición de los


usuarios los documentos procedentes de la administración pública nacional y local,
en algunos casos de empresas públicas, de organismos privados y de particulares.
Estas entidades se rigen por leyes y reglamentos administrativos precisos.

Archivos de organismos, se encargan de los documentos internos de un organismo


en particular, estos funcionan bajo reglamentos más o menos establecidos, según
la importancia que le confiera cada organismo a la información. Es común que
estos archivos se limiten a un almacén de documentos. Sus usuarios son
generalmente el personal que labora en las instituciones a las que están adscritos.

Museos, reúnen objetos que presentan un interés histórico, científico, técnico,


cultural o artístico. Los museos científicos y técnicos, desde mi punto de vista,
todos los demás, han integrado a su función tradicional (conservar y proteger) la
de tratamiento, análisis y difusión de la información y han puesto de relieve en la
actualidad un medio de divulgación de información importantísimo que es la
exposición.

Los especialistas continúan con la definición de los diversos tipos de bibliotecas. En


esta larga lista definen desde las bibliotecas públicas hasta las mediatecas y sus
variantes.

Bibliotecas públicas, son instituciones que dependen del gobierno central (estado)
o de los gobiernos locales (municipios), cuyas colecciones están a disposición de los
habitantes de las distintas circunscripciones para satisfacer sus necesidades
culturales, recreativas o prácticas. Pueden tener secciones especializadas de
acuerdo las categorías de lectores (niños adolescentes, ancianos, grupos
minoritarios).

Bibliotecas centrales de préstamos, son bibliotecas públicas que garantizan los


préstamos de documentos en zonas que no tienen bibliotecas. Estas funcionan
generalmente como un servicio de extensión a la comunidad ya que los préstamos
son centralizados y pueden ser canalizados de diversas formas, ejemplo, por
correspondencia, a través de bibliobuses.

Las bibliotecas universitarias, dependen de las universidades y de otras


instituciones de enseñanza superior. Sus colecciones son más académicas,
especializadas y generalmente mu completas en las diferentes disciplinas
científicas y técnicas que se imparten. Sus servicios están dirigidos a estudiantes y
profesores, pero a veces dan acceso también al público en general. Las dos
diferentes maneras de organizar las mismas es de forma centralizada o
descentralizada. En la centralizada existe una biblioteca única donde se dividen las
colecciones en distintas facultades y disciplinas las descentralizadas que consta de
una biblioteca general, de otra bibliotecas especializadas ubicadas en las
facultades.

Bibliotecas de investigación, albergan colecciones científicas muy especializadas


prestan servicios a institutos o a grupos de investigadores. Se encuentran en
organismos de investigación que no pertenecen a una universidad, constituyen un
tipo de biblioteca especializada.

Bibliotecas escolares, funcionan dentro de la escuelas primarias y secundarias para


la consulta de los alumnos, profesores y empleados; a estos tipos de usuarios que
acuden a la misma es necesario agregar a los padres. Las colecciones deben
reforzar al estudio y servir de recreo para los estudiantes. Son indispensables para
el aprendizaje de las técnicas de información.

Bibliotecas especializadas, presentan distintas formas, según el tipo de


especialización. Algunas cubren una disciplina y sirven a la población en general.
Otras se especializan en manejar un tipo de documento, ejemplo Patentes, norma,
entre otros. Están también las que se especializan en un campo particular y que
solo atienden a una sola categoría de usuarios, que es comúnmente los miembros
del organismo del cual dependen o en ciertos casos, a personas autorizadas.

Bibliotecas de organismos o empresas o bibliotecas privadas, dependen de una


colectividad pequeña y sirven exclusivamente a los miembros de la misma. Su
finalidad puede ser recreativa, profesional o una combinación de estas dos.

Mediatecas, se encargan de los documentos audiovisuales. Se clasifican en: a)


fototecas y diatecas para las imágenes fijas; b) cinematicas o filmotecas para las
películas; c) videotecas para las grabaciones de video o videogramas; d)
hemerotecas para los carteles, folletos, periódicos, prospectos, etc.; e) cartotecas
para mapas y planos; f) fonotecas o discotecas para las grabaciones sonoras. Estas
unidades pueden depender de una biblioteca o archivo

Servidor de archivos

Un servidor de archivos es un tipo de servidor que almacena y distribuye diferentes


tipos de archivo informáticos entre los clientes de una red de computadoras.

Su función es permitir el acceso remoto de otros modos a los archivos que


almacena o sobre los que tiene acceso.

En principio, cualquier computadora conectada a una red, con el software


apropiado, puede funcionar como servidor de archivos

Desde el punto de vista del cliente de red de un servidor de archivos, la localización


de los archivos compartidos es transparente, es decir, en la práctica no hay
diferencias perceptibles si un archivo está metido dentro de un servidor de
archivos remoto o en el disco de la propia máquina.