Aprendiendo Access con Visual 1

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PILAR

FACULTAD DE CIENCIAS APLICADAS

Aprendiendo Access con Visual 2

1- FUNDAMENTACIÓN

Uno de los programas más utilizados en las Pequeñas y Medianas Empresas

(PYMES) y más rápido de aprender es el paquete de Microsoft Access utilizando el
lenguaje Visual Basic para elaborar programas sencillos y eficaces. Tiene sus
ventajas y desventajas. Las ventajas son:

 Ofrece soluciones rápidas y sencillas al cliente

 Las modificaciones o actualizaciones en el sistema son tan rápidas y fáciles.
 Ayuda a los alumnos a tener una noción rápida de cómo funcionan los
códigos dentro del diseño de un sistema.
 Fácil diseño de las tablas, las relaciones, formularios, consultas e informes.

Las desventajas

 Para bases de datos de gran tamaño (en cuanto a volumen de datos o de

usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL
Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
 No es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas
operativos de Microsoft. Su uso es inadecuado para grandes proyectos de
software que requieren tiempos de respuesta críticos.

Visual Basic es un lenguaje de programación desarrollado por Alan Cooper

para Microsoft. El lenguaje de programación es un dialecto de BASIC, con
importantes agregados. Su primera versión fue presentada en 1991, con la
intención de simplificar la programación utilizando un ambiente de desarrollo
completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas y, en cierta
medida, también la programación misma. Desde el 2001 Microsoft ha propuesto
abandonar el desarrollo basado en la API Win32 y pasar a trabajar sobre un
framework o marco común de librerías independiente de la versión del sistema
operativo, .NET Framework, a través de Visual Basic .NET (y otros lenguajes como
C Sharp (C#) de fácil transición de código entre ellos).

Visual Basic (Visual Studio) constituye un IDE (entorno de desarrollo

integrado o en inglés Integrated Development Enviroment) que ha sido
empaquetado como un programa de aplicación, es decir, consiste en un editor de
código (programa donde se escribe el código fuente), un depurador (programa que
corrige errores en el código fuente para que pueda ser bien compilado), un
compilador (programa que traduce el código fuente a lenguaje de máquina), y un
constructor de interfaz gráfica o GUI (es una forma de programar en la que no es
Aprendiendo Access con Visual 3

necesario escribir el código para la parte gráfica del programa, sino que se puede
hacer de forma visual).

Microsoft Access como todos sabemos no es una base de datos para

proyectos que requieren múltiples plataformas para ejecutarse, ni para sistemas
que manejan gran volumen de transacciones a la vez, pero es una de las
herramientas que contamos a nuestro alcance y podemos utilizar para adentrarnos
poco a poco a cómo realizar un diseño eficaz de una base de datos, de los
formularios o interfaces entre el sistema y el usuario, las diferentes consultas y los
diferentes tipos de informes.

Esta aplicación nos da la gran facilidad de trabajar simultáneamente, con el

diseño de base de datos, (agregar tablas, la relaciones, etc.) y con el diseño de los
formularios, los menús y a la vez con el código fuente para ejecutar los diferentes
eventos necesarios y acordes al objetivo del proyecto.

En otros países como España, por ejemplo Access con Visual es una de las
aplicaciones más utilizadas para crear sistemas, que va desde lo complejo a lo
sencillo, muy bien diseñados y que ofrece soluciones rápidas para los clientes.

Otra de la gran ventaja que ofrece Access es que sus datos son migrables a
otras bases de datos más potentes como ser MySql, conocido como uno de los
gestores de base de datos más potentes y más utilizada actualmente; uno, porque
es un gestor de base de datos libre y segundo porque es muy potente y
multiplataforma, pudiendo ser utilizado con aplicaciones web.

Por ello este curso ayudará al alumno tener noción de cómo se diseña un
sistema de base de datos y cómo aplicar los códigos de visual para los diferentes
eventos de acuerdo a la necesidad del proyecto. Asimismo, a los alumnos
interesados en la programación les ayudará a dar el primer paso en este campo tan
apasionante y servir como base para investigar otros lenguajes de programación,
porque al final las lógicas de programación son las mismas, lo que varían
generalmente son las nomenclaturas que utilizan cada lenguaje, pero la esencia
casi es el mismo.
Aprendiendo Access con Visual 4

MODULO I – INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCES

1. BASE DE DATOS

Anteriormente las informaciones eran organizadas en forma de ficheros, es

decir, existía una cantidad de información que no estaban relacionadas entre sí,
caracterizándose principalmente en la existencia de redundancia de datos,
duplicaciones y por lo tanto la recuperación o las consultas de dichas informaciones
eran lentas y poco precisas.

Atendiendo a los inconvenientes anteriores surgen nuevos sistemas de

almacenamiento y organización de los datos que se manejan ya sean en
instituciones o en otras entidades. Este nuevo concepto se denomina Base de Datos
y los Sistemas de Gestión de Base de Datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores

están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los
números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos
en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si
cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la
información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario
modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se
actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se
utilice.

Las Base de Datos: Como todos sabemos una base de datos consiste en un
conjunto de datos estructurada e interrelacionados entre sí para el logro de un
determinado fin.

Los Sistemas Gestores de Base de Datos: Existen programas

denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.
Las SGBD más comunes son el Microsoft Access, (que vamos a estudiar en este
curso), SQL, Oracle, PosgretSQL, MySQL, etc.

2. Base de datos relacionales

Existen diferentes modelos de Base de Datos, pero la que vamos a estudiar en este
módulo es ésta. Es el modelo más utilizado en la actualidad para implementar
bases de datos ya planificadas. Permiten establecer interconexiones (relaciones)
entre los datos (que están guardados en tablas), y a traves de dichas conexiones
Aprendiendo Access con Visual 5

relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: "Modelo

Relacional".

2.1. Características de las bases de datos relacionales

 Una base de datos relacional se compone de varias tablas o relaciones.

 No pueden existir dos tablas con el mismo nombre.

 Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas).

 La relación entre una tabla padre y un hijo se lleva a cabo por medio de las
claves primarias y ajenas (o foráneas).

 Las claves primarias son la clave principal de un registro dentro de una tabla
y éstas deben cumplir con la integridad de datos.

 Las claves ajenas se colocan en la tabla hija, contienen el mismo valor que
la clave primaria del registro padre; por medio de éstas se hacen las
relaciones.

En una base de datos relacional, todos los datos se almacenan y se accede a

ellos por medio de relaciones. Las relaciones que almacenan datos son llamadas
"relaciones base" y su implementación es llamada "tabla". Otras relaciones no
almacenan datos, pero son calculadas al aplicar operaciones relacionales. Estas
relaciones son llamadas "relaciones derivadas" y su implementación es llamada
"vista" o "consulta". Las relaciones derivadas son convenientes ya que expresan
información de varias relaciones actuando como si fuera una sola.

3. Restricciones: Una restricción es una condición que obliga el cumplimiento de

ciertas condiciones en la base de datos. Algunas no son determinadas por los
usuarios, sino que son inherentemente definidas por el simple hecho de que la base
de datos sea relacional. Algunas otras restricciones las puede definir el usuario, por
ejemplo, usar un campo con valores enteros entre 1 y 10.

4. CLAVES

4.1 Clave única

Cada tabla puede tener uno o más campos cuyos valores identifican de
forma única cada registro de dicha tabla, es decir, no pueden existir dos o más
registros diferentes cuyos valores en dichos campos sean idénticos. Este conjunto
de campos se llama clave única.
Aprendiendo Access con Visual 6

Pueden existir varias claves únicas en una determinada tabla, y a cada una
de éstas suele llamársele candidata a clave primaria.

4.2. Clave Primaria

Una clave primaria es una clave única elegida entre todas las candidatas que
define unívocamente a todos los demás atributos de la tabla, para especificar los
datos que serán relacionados con las demás tablas. La forma de hacer esto es por
medio de claves foráneas.

Sólo puede existir una clave primaria por tabla y ningún campo de dicha
clave puede contener valores NULL.

4.3. Clave Foránea

Una clave foránea es una referencia a una clave en otra tabla. Las claves
foráneas no necesitan ser claves únicas en la tabla donde están y sí a donde están
referenciadas.

Por ejemplo, el código de departamento puede ser una clave foránea en la

tabla de empleados, obviamente se permite que haya varios empleados en un
mismo departamento, pero existirá sólo un departamento.

5. Estructura

La base de datos se organiza en dos marcadas secciones; el esquema y los

datos (o instancia).

El esquema es la definición de la estructura de la base de datos y

principalmente almacena los siguientes datos:

 El nombre de cada tabla

 El nombre de cada columna

 El tipo de dato de cada columna

 La tabla a la que pertenece cada columna

Las bases de datos relacionales pasan por un proceso al que se le conoce como
normalización, el resultado de dicho proceso es un esquema que permite que la
base de datos sea usada de manera óptima.
Aprendiendo Access con Visual 7

Los datos o instancia es el contenido de la base de datos en un momento dado. Es

en si, el contenido de todos los registros.
Aprendiendo Access con Visual 8

6. Ventajas y desventajas

6.1. Ventajas

 Provee herramientas que garantizan evitar la duplicidad de registros.

 Garantiza la integridad referencial, así, al eliminar un registro elimina todos
los registros relacionados dependientes.

 Favorece la normalización por ser más comprensible y aplicable.

6.2. Desventajas

 Presentan deficiencias con datos gráficos, multimedia, CAD y sistemas de

información geográfica.
 No se manipulan de forma manejable los bloques de texto como tipo de
dato.

Las bases de datos orientadas a objetos (BDOO) se propusieron con el

objetivo de satisfacer las necesidades de las aplicaciones anteriores y así,
complementar pero no sustituir a las bases de datos relacionales.

7. DISEÑO DE LA BASE DE DATOS RELACIONAL

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de

información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos
aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.

La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las

tablas, es vital para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de
una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el
registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por
ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el
nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de

la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección
de este. Generalmente los diferente tipos de campos que su pueden almacenar son
Aprendiendo Access con Visual 9

los siguientes: Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico

(informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc.), imágenes.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una

tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma
adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.

8. MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos

relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas
organizaciones.

Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES),

Microsoft Office Access permite crear formularios para insertar y modificar datos
fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entre las
diferentes tablas de la base de datos.

8.1. Inconvenientes

Para bases de datos de gran tamaño (en cuanto a volumen de datos o de

usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL
Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues

sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft. Su uso es inadecuado
para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos.

Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los

usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser
usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar
en un momento determinado –ordenar libros, archivar documentación, etc.-.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde

un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

 Tablas para almacenar los datos.

 Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

 Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Aprendiendo Access con Visual 10

 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

 Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base
de datos desde Internet o desde una intranet.

 Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

 Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde

aparecen.

 Mostrar los datos en una consulta

 Mostrar los datos en un formulario

 Mostrar los datos en un informe

 Mostrar los datos en una página de acceso a datos

9. Objetos de la base de datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos.

Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los
campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos

con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas
(pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de

una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma

personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar

tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

10. Conceptos básicos de una base de datos

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con
Aprendiendo Access con Visual 11

espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de

exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La
descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del
campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos
en dicho campo, esta puede ser:

 Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

 Numérico: para introducir números

 Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

 Moneda : para introducir datos en formato número y con el signo monetario

 Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el

contenido

 Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido

del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

 Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

 Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

 Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de

otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un

registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil
y organizada.

11. Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO

Tamaño del Permite establecer la longitud máxima Texto, numérico,

campo de un campo de texto numérico. contador

Formato Permite determinar la apariencia de Todos, excepto OLE y

Aprendiendo Access con Visual 12

presentación de los datos, utilizando los Memo

formatos predefinidos o nuestros propios
formatos

Lugares Permite especificar el número de cifras Numérico y moneda

decimales decimales para mostrar los números.

Máscara de Permite controlar y filtrar los caracteres Texto, numérico,

entrada o valores que los usuarios introducen en fecha/hora, moneda
un control de cuadro de texto, evitando
errores y facilitando su escritura.

Título Permite definir una etiqueta de campo Todos

predeterminada para un formularios o
informe

Valor Introduce en el campo un valor cuando Todos, excepto OLE y

predeterminado se agregan nuevos registros (long. Máx. contador
255 caracteres)

Regla de Permite escribir la condición que deben Todos, excepto OLE y

validación satisfacer los datos introducidos para ser contador
aceptados

Texto de Define el texto del mensaje que se Todos excepto OLE y

validación visualiza cuando los datos no cumplen contador
las condiciones enumerdas en la regla
de validación

Requerido Permite especificar si es necesario que Todos excepto contador

exista un valor en un campo.

Permitir Permite especificar si una cadena de Texto, memo

longitud cero longitud cero ("") es una entrada válida
para el campo

Indexado Define un campo como índice o campo Texto, numérico,

clave. contador, fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y

haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO
situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada

uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del campo, ya
que este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado por nuestra base
de datos en el disco fijo.
Aprendiendo Access con Visual 13