GUIA DE APRENDIZAJE ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL

Centro de Comercio

1. Identificación Guía de Aprendizaje Organizar Archivo Central

Ficha de
Caracterización
Nombre del programa:Tecnólogo Gestión Documental Duración 400 horas
Nombre del proyecto: Inicio: Enero 27 de 2015
Fase: Fase 5 Terminación: Abril 5 de 2015

Competencias a Desarrollar:

250601028 Organizar el archivo central de acuerdo con

normatividad vigente y políticas institucionales.

Resultado(s) del aprendizaje

CODIGO DENOMINACIÓN

Programar las transferencias documentales de la Organización,

25060102801 aplicando la tecnología disponible, la normatividad vigente, las
técnicas de comunicación y el trabajo en equipo.

Recibir y cotejar los documentos de archivos transferidos o por

transferir, teniendo en cuenta las tablas de retención, tablas de
25060102802 valoración documental, el cronograma, el inventario documental,
las normas técnicas, la normatividad de la organización y la
legislación vigente.

Realizar la ubicación topográfica de los documentos transferidos,

25060102803
de acuerdo con las normas establecidas.

2. PRESENTACIÓN O JUSTIFICACIÓN

Esta guía le permitirá desarrollar la competencia laboral para las funciones

administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente con la finalidad
de conocer los conceptos, elementos y útiles para el proceso de documentar
procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados adoptados por la
organización y/o El desarrollo tecnológico de la época permite orientar el rumbo
del desarrollo empresarial y económico de los países.

Este contexto conlleva a orientar la competencia laboral “Organizar el archivo

central de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales” el nuevo
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recurso humano en el manejo de las nuevas tecnologías y al desarrollo de las

habilidades y destrezas, en el caso de ustedes como Tecnólogos en Gestión
Documental, éstos deben estar orientados a la ejecución de múltiples tareas y a la
operación de diferentes oficinas que hacen referentes a las Transferencias
Documentales, además este nuevo rol del gestor documental, exige mayores
esfuerzos intelectuales, respecto a la redacción, ortografía, elaboración,
producción y análisis de documentos en las diferentes oficinas de una
organización, esta guía recopila los aspectos básicos y pretende colaborar con el
aprendiz por lo menos con uno de los problemas más frecuentes que representan,
la falta de cumplimiento de los objetivos y de acuerdo con las políticas de
recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de las
diferentes organizaciones hoy en día.

“Nunca consideres el estudio como un deber,

sino como una oportunidad para penetrar en el
maravilloso mundo del saber”.
Albert Einstein

2. Actividades de aprendizaje
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Actividad 1

Realiza la lectura de la guía de aprendizaje en el ambiente, con el fin de

contextualizar el tema y establecer las metas.

Tiempo previsto 5 minutos

INSTRUCCIONES: Consultando los temas desarrolla el siguiente cuestionario,

con respuestas claras y concretas. Esta actividad es INDIVIDUAL, utiliza alguna
herramienta digital, para el entregable, además estos conceptos se socializaran en
el ambiente de aprendizaje, en la fecha que establece el instructor.

 Proceso administrativo: Concepto y aplicación.

 Tablas de Retención Documental: Concepto, uso y aplicación.
 Comité de Archivo: Identificación y funciones
 Normas y legislación vigente para la aplicación en el proceso de
transferencias documentales.
 Conceptos de: Fondo, Fondo Acumulado, Fondo cerrado, Fondo abierto,
Fondo donado y Fondo adquirido en custodia
 Tablas de Valoración Documental: Concepto y aplicación.
 Transferencias Documentales.
 Fases del Archivo: Gestión, central e histórico
 Clases de transferencias: Primarias y Secundarias
 Condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales

Tiempo previsto 1 horas

Actividad 2

Realizar el instructivo de transferencias documentales, este debe contener los

puntos, tomando como base la oficina donde se realizará la prepráctica.

 OBJETIVO
 ALCANCE
 RESPONSABLES
 GLOSARIO ARCHIVISTICO
o Archivo Central
o Archivo de Gestión
o Archivo Histórico
o Ciclo vital de los documentos
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3. EVALUACIÓN Y EVIDENCIAS:

Evaluación

Técnicas e instrumentos de
Evidencias de aprendizaje Criterios de Evaluación
evaluación
Elabora el cuadro de
clasificación documental, de
Evidencias de acuerdo con los principios
Conocimiento archivísticos, y entiende los
conceptos fundamentales y las Cuestionario
. recomendaciones sugeridas al
. respecto.

 Realiza la conformación y
ordenación interna del
expediente, según normas
Evidencias de Desempeño vigentes y
recomendaciones. Lista de chequeo
Conformación de
 Aplica el concepto de ciclo
expedientes
vital de los documentos.

 Aplica el proceso de
conservación documental,
teniendo en cuenta
unidades de conservación.
 Aplica los conceptos de
Evidencias de Producto preservación y
conservación documental,
Unidad de conservación Lista de chequeo
de acuerdo con las normas
organizada vigentes.
 Identifica los factores de
deterioro en los bienes
documentales, de acuerdo
con su clasificación.
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4. BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFIA

Bibliografía

 Jerarquía de las normas jurídicas

 Constitución Política de Colombia 1991, artículos 15 y 74
 Acuerdos 042 de 2002, de 2000 del AGN
 Decreto 1515
 artículo 10 del decreto 1377 de 2013
 Archivo General de la Nación. Organización de Archivos Personales

Cibergrafía

www.archivogeneral.gov.co/normatividad

5. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombres
Elaborada por Catherine Ocampo Muñoz