JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN SOCIAL Y CAPACITACIÓN

a) Cumplir con las instrucciones del Coordinar General de “La Unidad”, de quien dependerá
directamente; b) Ser responsable de la actualización del personal de Departamento de
Investigación Social y Capacitación; c) Ser responsable de la correcta y eficiente utilización
de los recursos humanos y materiales asignados al Departamento de Investigación Social y
Capacitación de “La Unidad”; d) Supervisar el desempeño de las actividades de los
investigadores sociales y facilitadores de aprendizaje; e) En estrecha coordinación con otros
Departamentos de “La Unidad”, ser responsable, de las investigaciones de carácter socio
antropológico que sirve de fundamento a la planificación y ejecución de proyectos y
programas encaminados a apoyar las políticas públicas de Seguridad Ciudadana, mediante
la creación de una cultura de prevención de la violencia, en la que participen las
comunidades organizadas a través de los Consejos de Desarrollo urbanos y rurales, las
Comisiones de Seguridad y otras formas de organización o participación comunitaria; f)
Participar en la formulación del Plan Operativo Anual –POA- de “La Unidad”: y g) Atender
las solicitudes que cobre la ejecución de este contrato haga “La Unidad” o sus autoridades
superiores.

ENCARGADA DE LA SECCIÓN DE COMPRAS

a) Desarrollar procesos de adquisición y compra para uso de “La Unidad” de acuerdo a las
instrucciones del Encargado de la Sección de Tesorería y Compras; b) Elaborar solicitudes
de compra de bienes y servicios para “La Unidad “; c) Cotizar precios de bienes y servicios
para “La Unidad” ; d) Formular bases de compra directa, cotización y/o licitación para “La
Unidad”; e) Registrar en el sistema de GUATECOMPRAS los requerimientos que por ley
corresponda; f) Establecer con el personal de “La Unidad”, los requisitos de calidad de los
materiales y suministros solicitados; g) Ejecutar los procesos de compra de materiales y
suministros de “La Unidad”; h) Elaborar solicitudes de despacho de almacén de “La Unidad”;
i) Agilizar el tiempo de entrega de materiales y suministros a las áreas de trabajo para que
no provoque retrasos en la ejecución de las actividades programadas; j) Clasificar y archivar
copias de facturas de las compras efectuadas; k) Redactar y elaborar oficios y otros
documentos relacionados con las compras y almacén; l) Proyectar requerimientos de
compras de “La Unidad”; m) Elaborar informes estadísticos de compra de “La Unidad”; n)
Velar porque los registros y bienes a favor de “La Unidad” sean conservados en buenas
condiciones de uso y almacenamiento; y ñ) Atender las solicitudes que sobre la ejecución
de este contrato haga “LA UNIDAD” o sus autoridades superiores.

ENCARGADO DE LA SECCIÓN DE LOGÍSTICA

a) Proporcionar apoyo en las diferentes áreas de Logística a todas las dependencias que
integran “La Unidad”; b) Ser responsable de la administración, mantenimiento preventivo y
control de todos los recursos de información, comunicación radioeléctrica, proyección,
sonido, iluminación, reproducción, vehículos, combustibles y lubricantes asignados a “La
Unidad”; c) Proporcionar apoyo para la instalación de mobiliario y equipo, reparaciones del
primero y segundo escalones de mantenimiento en “La Unidad”; d) Proporcionar apoyo de
servicios de limpieza, conserjería y mensajería en “La Unidad”; e) Elaborar informes y
dictámenes relativos a su actividad; f) Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual
–POA- de “La Unidad”; g) Elaborar el Análisis de Riesgo de las instalaciones de “La Unidad”;
h) Recomendar al Jefe del Departamento Administrativo Financiero las acciones de
mantenimiento y/o reparaciones necesarias para proteger el ornato y buen estado de
 funcionamiento de las instalaciones físicas, vehículos, mobiliario y equipo de “La Unidad”;
i) Encargarse de la custodia, administración y asignación de vehículos de “La Unidad” de
acuerdo a las instrucciones recibidas del Jefe del Departamento Administrativo Financiero;
y j) Atender las solicitudes que sobre la ejecución de este contrato haga “LA UNIDAD” o sus
autoridades superiores.

ENCARGADO DE LA SECCIÓN DE PRESUPUESTOS

a) Planificar, programar ejecutar y controlar el presupuesto asignado a la Institución, en los

distintos grupos y renglones presupuestarios en forma eficaz y eficiente; b) Apoyar en la
revisión de los procedimientos contables y financieros que efectúa la Unidad de
Planificación Administrativa Financiera de la Institución; c) Formular el anteproyecto de
presupuesto para cada ejercicio fiscal; d) Control y registro en tarjetas de presupuesto,
órdenes de compra, débitos, créditos y fondos rotativos; e) Ejecutar todas las actividades
relacionadas con el cierre del presupuesto; f) Diseñar Sistemas de Control Interno del
presupuesto asignado; g) Elaborar reportes sobre la ejecución presupuestaria; y h) Atender
las solicitudes que sobre la ejecución de este contrato haga “LA UNIDAD” o sus autoridades
superiores.

ENCARGADO DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD

a) Operar y mantener al día los libros y registros contables de “La Unidad”; b) Cumplir con
todas las obligaciones a cargo de “La Unidad” establecidas por las leyes tributarias de la
República de Guatemala; c) Coordinar y supervisar la revisión de documentación de ingresos
y egresos de los recursos financieros asignados a “La Unidad”; d) Supervisar las operaciones
de ingresos y egresos en las cajas fiscales así como el desglose de saldos y envío de
correspondencia; e) Organizar de conformidad a su renglón presupuestario, actividad y
fuente de financiamiento, los documentos pagados por medio de fondo rotativo o
acreditamiento a cuenta por medio del sistema SIGES Y SICOIN WEB; f) Gestionar y
supervisar las actividades y operaciones de registro contable de los ingresos u egresos
financieros de la ejecución presupuestaria de “La Unidad”; g) Participar en la elaboración
del Plan Operativo Anual –POA- de “La Unidad”; h) Elaborar y archivar los oficios enviados
y recibidos de la Unidad de Administración Financiera del Ministerio de Gobernación
relacionados con transferencias y ejecución presupuestaria de “La Unidad”; i) Aperturar ,
dar seguimiento y liquidar el presupuesto asignado a “La Unidad”; j) Elaborar la nómina y
solicitar la documentación de soporte necesaria para el pago de los honorarios del personal
de la Unidad para la Prevención Comunitaria de la Violencia; k) Razonar las facturas por las
compras efectuadas; l) Efectuar las retenciones del Impuesto Sobre la Renta en el pago de
honorarios por servicios profesionales y técnicos prestados a la Unidad para la Prevención
Comunitaria de la Violencia; m) Elaborar declaraciones juradas que sean de su competencia;
y n) Atender las solicitudes que sobre la ejecución de este contrato haga “LA UNIDAD” o sus
autoridades superiores.
b)

ENCARGADO DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS

b) Ser responsable de la administración y control de los almacenes a su cargo, existencias y

recursos asignados así como de la implementación y cumplimiento de las normas de
 seguridad industrial y seguridad física del personal e instalaciones de “La Unidad”; b) Apoyar
a la Sección de Logística para la elaboración del Análisis de riesgo de “La Unidad”; c) Ser
responsable del estricto control de los inventarios de “La Unidad”, estableciendo los
procedimientos de ingreso , egreso y asignación de los recursos, realizando chequeos y
auditorias en forma aleatoria; d) Mantener al día los registros y tarjetas de responsabilidad
individuales de recursos, materiales y equipo, asignado al personal, Secciones y
Departamentos de “La Unidad”; e) Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual –
POA- de “La Unidad”; f) Elaborar informes y dictámenes relacionados con su área de
responsabilidad; g) Registrar los ingresos y egresos así como entrega de suministros a las
diferentes Secciones y Departamentos de “La Unidad”; h) Mantener al día los registros de
Kardex de “La Unidad”; i) Mantener actualizado el registro de inventarios de bienes de “La
Unidad” en el sistema SICOIN WEB; j) Realizar los trámites de baja de inventarios, pérdida,
faltantes o extravío, sustracción de mobiliario, vehículos, traslado a otras dependencias,
desastres naturales, registro o depuración de bienes no inventariados, hurto y robo; k)
Elaborar cuadros FIN-1 y FIN-2 y trasladarlos a la Sección de Inventarios Generales para ser
remitidos a la Dirección de Contabilidad del Estado, bienes del Estado y Licitaciones del
Ministerio de Finanzas Públicas; y l) Atender las solicitudes que sobre la ejecución de este
contrato haga “LA UNIDAD” o sus autoridades superiores.

ENCARGADO DE LA SECCIÓN DE RESORERÍA Y COMPRAS

c) Participar en las actividades especiales que se le asignen dentro del Programa de

Reestructuración Administrativa del Ministerio de Gobernación; b) Ser responsable del
control y correcta administración de los recursos financieros asignados a “La Unidad”; c)
Supervisar los procedimientos y funciones del personal encargado de Compras de la Sección
de Tesorería y Compras de “La Unidad”; d) Encargarse de los procesos de contratación,
compra, adquisición, pagos, viáticos, movimientos de los fondos rotativos, control de
cheques y hacer conciliaciones bancarias periódicamente de “La Unidad”; e) Elaborar
informes, dictámenes y reportes a la Unidad de Administración Financiera del Ministerio de
Gobernación y a los Órganos Contralores u otras dependencias del Estado que
correspondan; f) Tramitar pagos al personal, viáticos, proveedores, de acuerdo a la
documentación de soporte necesaria; g) Controlar y registrar en libros contables, los
movimientos en cuentas bancarias (Notas de Crédito y cheques girados) de “La Unidad”; h)
Gestionar pagos a proveedores de “La Unidad”, con cheques o con órdenes de compra, de
acuerdo a la documentación de soporte necesaria; i) Verificar que las Órdenes de Compra
para pagos a proveedores, cuenten con la documentación de soporte respectiva: Pedido de
remesa, ingreso almacén, facturas, cotizaciones, sumario de ofertas, registro en
GUATECOMPRAS, resoluciones de nombramiento y adjudicación; j) Manejar la apertura,
administración, ejecución, control, registro y liquidación del Fondo Rotativo Interno de “La
Unidad”; k) Custodiar valores propietarios de “La Unidad”; l) Participar en la elaboración del
Plan Operativo Anual –POA- de “La Unidad”; m) Elaborar la Caja fiscal de Ingresos y Egresos
de “La Unidad”, con su respectiva papelería para enviarla a la Contraloría General de
Cuentas; n) Elaborar la Conciliación Bancaria del Fondo Rotativo de “La Unidad” teniendo
como soporte los estados de cuenta que emite el Banco; ñ) Elaborar la Programación
Financiera, mensual, trimestral y anual de “La Unidad”; o) Elaborar informes de recursos
financieros para ser presentados al Jefe del Departamento Administrativo Financiero; p)
Controlar y ejecutar los procedimientos de Caja Chica de “La Unidad”; q) Atender las
solicitudes que sobre la ejecución de este contrato haga “EL MINISTERIO” o sus autoridades
superiores.