SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE MERCADOS

ACTIVIDAD DE PROYECTO 11

ADMINISTRAR ACUERDOS COMERCIALES SEGÚN CONDICIONES DEL

CONTRATO

FASE 3 EJECUCIÓN

PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN

ASOCIACIÓN COMUNITARIA DEPORTIVA DE BELÉN (ACODEBEL)

INSTRUCTOR

JORGE HUMBERTO ISAZA

INTEGRANTES

INGRID GALINDO JOYA

ALFREDO MONDRAGÓN OSORNO

CARLOS ALBERTO PION SANTOS

FECHA ENVÍO

22/10/2019

1
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS ................................................................................................................................... 5
2.1 Objetivo general ....................................................................................................................... 5
2.2 objetivos específicos ................................................................................................................ 5
3. PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE SU CAMPAÑA DE DIFUSIÓN ........ 6
3.1 Determinar el tipo de evento a realizar .............................................................................. 6
3.2 Establecer los requerimientos del evento ............................................................................... 7
3.3 Construir el presupuesto y la financiación del evento ............................................................. 8
3.4 Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará ................................................ 10
3.5 Elaborar del protocolo del evento ......................................................................................... 11
3.6 Formular el plan de relaciones públicas del evento ............................................................... 15
3.7 Diseñar la campaña de difusión .............................................................................................. 17
3.8 Difundir el evento comercial. .................................................................................................. 19
3.9 Evaluación ............................................................................................................................... 23
4. plan de PRESENTACIÓN de productos y servicios ..................................................................... 25
4.1 Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto formativo. 25
4.2 Contenido .......................................................................................................................... 25
4.2.1 Políticas de promoción y publicidad definidas por la empresa................................. 25
4.2.2 Definición de los protocolos de comunicación ......................................................... 26
4.2.3 Determinación de la presentación a partir de las características ............................. 27
4.2.4 Análisis del comportamiento del grupo objetivo ...................................................... 29
4.2.5 Identificación de las épocas especiales ..................................................................... 32
4.2.6 Análisis de las tendencias del mercado ..................................................................... 34
4.2.7 Validez del uso de tecnologías de la comunicación .................................................. 37
4.2.8 Selección del lugar..................................................................................................... 37
4.2.9 Especificación de los recursos físicos ........................................................................ 44
4.2.10 Establecimiento de relaciones públicas .................................................................... 45
4.3 Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir
el evento........................................................................................................................................ 49
5. CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL ......................................................................... 51
5.1 Planear el proceso de negociación desde el punto de vista comercial............................. 51
5.2 Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz...................................................... 56

2
 5.3 Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compra-
venta de productos o servicios ..................................................................................................... 58
6. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 63

3
 1. INTRODUCCIÓN

La asociación comunitaria deportiva de belén (Acodebel) dedicada al servicio de la

comunidad, con programas deportivos y de entretenimiento, decidió hacer un
evento en el centro comercial los molinos, en la ciudad de Medellín, en el barrio de
belén, para captar más clientes, mostrando sus líneas de servicios, en este evento
se podrán disfrutar de clases de baile gratis, rumba aeróbica y zumba.

Se pretende hacer un evento donde el centro comercial los molinos preste a la

asociación el espacio en forma gratuita, como una contribución a la comunidad, ya
que Acodebel cuenta con un presupuesto reducido para difundir sus servicios.

Se escogió este centro comercial por estar cerca de las instalaciones de la empresa,
además porque este es el centro comercial más concurrido de la zona, es visitado
por toda clase de público, lo que es importante para Acodebel ya que durante el
evento se pueden recopilar opiniones de los asistentes para conocer su veredicto
con respecto a los servicios ofrecidos, a la vez que se recogen sus datos para
contactarlos posteriormente, añadido a esto se aspira a nexar con la empresa a
algunos de los asistentes con el contacto personal que puede generar esta
convocatoria.

Este evento se realizara en el centro comercial los molinos, con el nombre viernes
recreativo, en la ciudad de Medellín, en el barrio belén, en la dirección: calle 30a #
82a-26 en el segundo piso, al lado del almacén éxito, el cual tendrá una duración
de tres horas aproximadamente.

4
 2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Participar activamente en los ámbitos comerciales y empresariales para que la

asociación comunitaria deportiva de belén (Acodebel) sea más reconocida.

2.2 objetivos específicos

 Exponer los atributos de los servicios de Acodebel

 Dar a conocer los servicios de la asociación
 Reforzar la marca de la empresa
 Acrecentar la base de datos de posibles clientes
 Concebir alianzas con empresas de la ciudad
 Adquirir nuevos asociados

5
3. PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE SU
CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

3.1 Determinar el tipo de evento a realizar

Descripción:

La asociación comunitaria deportiva de belén (Acodebel) se enfocara en un evento

comercial para dar a conocer su servicio a la comunidad en general y
particularmente a la colectividad del barrio belén y de sus sectores aledaños.

Se seleccionó como tipo de evento el de lanzamientos de servicios ya que

responde al objetivo que se ha planteado Acodebel y a los recursos disponibles para
ejecutar el mismo.

Actividades:

Estudiar las necesidades de Acodebel para realizar un evento que sea acorde con
sus insuficiencias

Servicios:

 Brindar entretenimiento a la sociedad

 Ofrecer inclusión familiar

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial) Íngrid
Galindo y Carlos Alberto pions.

6
3.2 Establecer los requerimientos del evento

Descripción:

Para ejecutar cualquier tipo de evento se deben tener en cuenta una serie de
factores como la planificación del mismo, donde se contemplaran los tiempos
necesarios para recolectar todos recursos obligatorios para que este se desarrolle
con éxito y se cumplan las metas trazadas, evitando el despilfarro de tiempo y
dinero, que se plasmaran en pérdidas para la asociación.

Actividades:

Acordar con la analista de marca del centro comercial: el tiempo, lugar, recursos
necesarios y beneficios que obtendrán las partes involucradas en la realización del
evento.

Servicios:

 Se brinda lugar, tiempo, espacios, mobiliarios y equipos para la comunidad.

Responsables:

Acodebel: presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de

la tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial)
Íngrid Galindo y Carlos Alberto pion.

Centro comercial: la analista de marca

Requerimientos

 Objetivos y nombre del evento

 Determinar lugar y fechas tentativas
 Estipular el tiempo necesario para realizar el evento
 Determinar con el analista de marca del centro comercial, el tipo, tamaño del
stand y la ubicación estratégica que necesitamos, equipo y mobiliario
 Personal de apoyo
 Costo aproximado del evento

7
  Diseño de la imagen y el concepto
 Reservación de instalaciones para el evento
 Llevar a cabo la planeación de la publicidad del evento
 Promoción del evento por medio del voz a voz, correo electrónico, volantes y
redes sociales, en el caso de Acodebel por Facebook

3.3 Construir el presupuesto y la financiación del evento

Descripción:

La asociación comunitaria deportiva de belén (Acodebel) debe hacer un

presupuesto de los gastos en que se incurrirá en la realización del evento, se debe
aprovechar esta herramienta para administrar la economía de la empresa y
prepararse de forma pertinente y precisa en el tema monetario.

Según el sector de la economía en el cual se utilizan Acodebel se ubica en el sector

privado, según el campo de aplicación de la empresa se realizará un presupuesto
de gastos.

Actividades:

 Investigar el valor exacto de cada uno los ítems que determinan el

presupuesto
 Realizar el presupuesto

Servicios:

 Brinda seguridad a la asociación

 Brinda conocimiento para administrar el futuro

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la tecnología

de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial) Íngrid Galindo y
Carlos Alberto pion.

8
 PRESUPUESTO DE GASTOS
DEL EVENTO VIERNES RECREATIVO

APORTE SOCIAL EN SALUD Fecha: 01 de noviembre de 2019

Y ENTRETENIMIENTO
Fecha de vencimiento: 10 de
noviembre de 2019

EMPRESA Acodebel

DIRECCION Cra 77 # 25 -01

BARRIO Belen

CIUDAD Medellin

TELEFONO 5577838

Presupuesto de gastos viernes recreativo

RUBROS ESTIMADO PROYECCIÓN

Publicidad: periodico $50.000 $50.000

Piezas publictarias :volantes $200.000 $200.000
Transporte empleados $40.000 $40.000
Transporte de equipo y mueblería $100.000 $100.000
Horas extras empleados $120.000 $120.000
Camisetas de dotacion $90.000 $90.000
Impresiones $10.000 $10.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
TOTAL $810.000

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3.4 Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará
Descripción:

Los insumos suelen perder sus propiedades para transformarse y pasar a formar
parte del producto final. Puede decirse que un insumo es aquello que se utiliza en
el proceso productivo para la elaboración de un bien. El insumo, por lo tanto, se
utiliza en una actividad que tiene como objetivo la obtención de un bien más
complejo o diferente, tras haber sido sometido a una serie de técnicas
determinadas, en el caso de la prestación de servicios son todos los materiales que
se utilizan para prestar el servicio y son llamados insumos de capital, además
también utilizan la mano de obra que se llama insumo de trabajo.

Para la realización del evento la asociación comunitaria deportiva de belén

(Acodebel) debe de acudir a este proceso, que consiste en cómo hacer llegar los
recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados. El aprendiz del Sena
Alfredo Mondragón Osorno será el encargado de preocuparse de lo que se requiere
en cada situación y asegurarse además de que todos los recursos necesarios estén
disponibles en el momento adecuado.

Actividades:

Coordinar los tiempos, recursos y personal necesario para que el evento se

desarrolle dentro de lo presupuestado

Servicios:

Brindar insumos de trabajo y de capital necesarios para el evento

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la tecnología

de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial) Íngrid Galindo y
Carlos Alberto pion.

10
 Insumo materiales y equipos

PRODUCTO CANTIDAD
Sillas 50
Mesas 2
Pendones 2
bafle 2
Memoria USB 2
Mp4 1
Celulares 2
Camisetas con marca de Acodebel 6
Impresiones de hojas para llenas 30
datos básicos de los asistentes
Cartas de presentación de la 400
empresa

Insumos de trabajo

PERSONAL CANTIDAD
Asesores 2
profesores 2
presidenta 1
alumnos 20

3.5 Elaborar del protocolo del evento

Descripción:

Protocolo viene del latín “protos”, cuyo significado es “lo que va antes de algo”, y
“kollos” que se refiere a la acción de adherir o pegar algo.

El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española en una de sus

acepciones, lo define como un “conjunto de reglas establecidas por norma o por
costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes”.

El protocolo empresarial es un conjunto de normas sociales y formales adoptadas

por una compañía para su cumplimiento. Su función es fijar pautas de conducta y
límites que rigen las acciones de todos los miembros de la empresa.

11
Este cuerpo normativo, normalmente recogido en un manual o documento,
generalmente regula el comportamiento interno y externo de la compañía. Es un
código de conducta establecido en la cultura organizacional de la empresa.

A través del protocolo empresarial se establecen las normas de convivencia entre

los distintos niveles laborales de la empresa y los criterios de comunicación que
deben prevalecer fuera de ella.

Los protocolos empresariales reúnen las normas y pasos que deben ser seguidos
para la planificación, desarrollo y control de acciones ejecutadas por una empresa.
Estas normas pueden incluir reglas establecidas por el estado.

Protocolo previo a la organización de un evento

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe

tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá
coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista
una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo.

En esta etapa, el protocolo está relacionado con la planificación y la selección del

personal a cargo del mismo e implica:

 Lugar y horario
 Estudio de entorno
 Identificación de recursos como la vestimenta
 Establecer el protocolo en presentación, saludo y despedida
 Regularizar el protocolo para llamadas telefónicas que se realizarán durante
el evento
 Envió de invitaciones y acreditaciones
 Confirmación de los asistentes
 Construcción del cronograma y programa
 Adecuaciones del lugar
 Arreglos

12
Protocolo durante el evento

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo
debe salir a la perfección. En esta etapa, se aplica el protocolo a la organización del
evento. Esto requiere:

 Brindar información a los asistentes o invitados

 señalar los lugares de ubicación
 Dar apertura al evento y presentar a los empleados de Acodebel
 Se da lectura al orden del día o del evento, señalando la duración de las
muestras, recesos y preguntas
 Corregir errores eventuales que se presenten
 Ordenar el protocolo para recoger los datos de los participantes del evento

 Coordinar la recolección de las encuestas realizadas

 Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos

Protocolo al término del evento

Una vez se finalice el evento, usualmente a los invitados se les ofrece un coctel,
pasa bocas y también en ocasiones bailes, conciertos o exhibiciones. En el caso de
Acodebel no se ofrecerán estas atenciones por la escases de dinero y por ser un
evento abierto a todo el público.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas
básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:

 Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer
llegar a todos los participantes de los que tengamos sus datos

13
  Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la
que se les invite a participar en próximos eventos, esto puede hacerse por
un medio digital

 Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del

evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Actividades:

Coordinar todos los lineamientos del protocolo antes, durante y después del evento.

Servicios:

 El protocolo ayuda a consolidar el prestigio de la compañía entre sus

empleados y con sus relacionados: clientes, accionistas, proveedores,
autoridades, etc.
 Desde el punto de vista de la etiqueta también el protocolo es necesario para
la organización y realización de actividades sociales que son relevantes para
la empresa
 Es parte de la imagen corporativa, y que es útil y necesario para las empresas
porque contribuye a mejorar las relaciones humanas y refuerza su imagen
corporativa. Cuando se extiende a todos los ámbitos de la organización,
ayuda al logro de un sano y armonioso clima laboral
 Crea cultura empresarial y laboral al educar a trabajadores y gerentes sobre
la necesidad de integrarse y colaborar con los objetivos organizacionales.
También ayuda a orientar las relaciones de los representantes de la empresa
con sus asociados y clientes

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial) Íngrid
Galindo y Carlos Alberto pions.

14
3.6 Formular el plan de relaciones públicas del evento
Descripción:

Los planes de relaciones públicas (RR.PP. o PR en “inglés” Public Relations)

cuentan con el objetivo principal de ayudar a una empresa a difundir su mensaje,
llegar a más clientes y generar mayores ventas.
Los planes exitosos van mucho más allá de simplemente obtener la cobertura en
los medios de comunicación.
Realizar un plan de RR.PP. no es tarea difícil pero tampoco es sencillo. Ellos
requieren de una planificación estratégica, de un pensamiento creativo, presupuesto
y la capacidad de abordar eventos imprevistos.
Cuando los propietarios de pequeñas empresas crean un plan de negocios que a
menudo incluyen la publicidad, pero se olvidan de incluir las relaciones públicas,
que son uno de los métodos más rentables para las pequeñas empresas poder
crear noticias
La razón es muy simple – nos encontramos con que la publicidad les es
más familiar, pero muchos emprendedores no son conscientes del papel tan
importante que juega PR en las noticias que leen.
En la mayoría de los casos, las relaciones públicas son mucho menos
costosas que la publicidad como tal, y pueden ser muy valiosas para una
pequeña empresa.
Dependiendo de la fuerza que está dispuesto a trabajar, PR incluso puede ser
gratis.
Todos sabemos que las pequeñas empresas tienen presupuestos muy ajustados y
podrían recibir mayor cobertura y visibilidad de su marca con PR en vez de invertir
en publicidad.
Es por ello que la asociación comunitaria deportiva de belén (Acodebel) debe de
formular un plan de relaciones públicas, que este en comunión con su publicidad,
para llegar a todos los rincones del mercado.

15
Actividades:

 Definir las metas y objetivos de su plan de relaciones públicas

 Identificar a tu público objetivo
 Desarrollar las estrategias y tácticas del plan de relaciones públicas
 Redactar los mensajes claves de tu plan de relaciones públicas
 Elaborar un presupuesto para tu plan de relaciones públicas.
 Desarrollar una lista de tareas y calendario detallados
 Hacer un plan de contingencias
 Revisar la lista de tareas y calendario
 Toma fotografías y graba vídeos de todos los acontecimientos
 Realizar Indicadores y resultados de medición

Servicios:

 Mayor cobertura y visibilidad de la marca

 Ayudar a robustecer la base de datos de público objetivo, asociados,
proveedores, distribuidores etc.
 Contribuye a forjar alianzas

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial) Íngrid
Galindo y Carlos Alberto pions.

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 Plan de relaciones públicas Acodebel
 Gestionar las relaciones con los medios de forma habitual
 Sincronizar el grupo de marketing
 Disponibilidad de tiempo para ser contactado
 Mantener a mano herramientas para las mediciones
 Mantenerse activo en la búsqueda de información de los medios de
comunicación o de los consumidores
 Controlar y formar la capacidad comunicativa de los portavoces
 Organizar los actos públicos propios o de terceros
 Gestionar eventos corporativos (jornadas de prensa, cenas de
navidad)
 Controlar los nombramientos
 Comprobación de los hechos
 Prestar asesoramiento en materia de protocolo y generar el manual
interno de protocolo
 Coordinar las visitas oficiales a la asociación
 Identificar los foros o necesidades de proyección de la empresa o de
la alta dirección

3.7 Diseñar la campaña de difusión

Descripción:

Son muchos los pasos que se deben dar para elaborar un plan de difusión de
contenidos de forma correcta y supone un esfuerzo y un gasto importante para
cualquier organización. Realizar una correcta planificación con unos objetivos
claros, realistas y cuantificables es esencial para poder evaluar el desempeño de
la estrategia.
Sin olvidar la importancia de elegir las vías de distribución adecuadas y de apostar
por formatos de contenido que resulten atractivos para el cliente objetivo de la
empresa.

17
Planificar la difusión del contenido es tan importante como la planificación de su
creación, y es que es la única forma de conseguir que una estrategia de marketing
de contenidos consiga resultados positivos.
Una buena planificación del plan de difusión, elegir adecuadamente los formatos
de contenidos, los medios a través de los cuales serán difundidos y realizar un
análisis de los resultados para implementar posibles mejoras son los pasos
esenciales para una difusión idónea de los contenidos de una empresa.
Actividades:

 Planificar la campaña de difusión

 Crear los formatos necesarios para aportar a la campaña de difusión
 Seleccionar los canales o medios de difusión y su alcance
 Medir análisis y resultados de la campaña

Servicios:

 Brinda seguridad
 Fortalece la marca de Acodebel
 Difunde los servicios de la asociación y sus atributos
 Ayuda a captar nuevos clientes

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial)
Íngrid Galindo y Carlos Alberto pions.

Difusión

Se promocionará el evento llamado viernes recreativo a través de:

 Posicionamiento en la web (las redes sociales como Facebook, pagina
web, Invitaciones vía email a los clientes ya establecidos, etc.)
 Publicidad exterior de circulación (volantes, afiches, etc.)
 Emisoras nacionales y regionales
 voz a voz.

18
Eslogan del evento

APORTE SOCIAL EN SALUD

Y ENTRETENIMIENTO

3.8 Difundir el evento comercial.

Descripción:

Acodebel como organizador del evento debe tener en cuenta cual fusión de medios
de difusión es la correcta según la concurrencia, que llegue más al sentimiento de
la comunidad y predisponga su deseo de compra.

Es vital construir un plan de seguimiento a los medios de comunicación donde se

observe l fecha, hora y duración e cada pauta publicitaria.

Esto nos ayudara a negociar con cada uno de los medios y nos permitirá verificar si
estos han cumplido con lo pactado.

Actividades:

 hacer formato de plan de seguimiento a los medios de comunicación

 hacer seguimiento de cumplimiento a los medios de comunicación
 hacer cuña radial

Servicios

 Fortalece la marca de Acodebel

 Difunde los servicios de la asociación y sus atributos
 Ayuda a captar nuevos clientes

19
Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial)
Íngrid Galindo y Carlos Alberto pions.

El evento se va difundir a través de:

 Mediante pendones
 Volantes
 E -mails
 voz a voz
 redes sociales como Facebook
 página web de Acodebel

Cuña Radial.

Se estudió esta posibilidad, en emisoras como olímpica estéreo y estrella estéreo

para pautar el evento, pero la asociación no cuenta con los recursos necesarios
para llevarlo a cabo, por lo cual no se incluye en el presupuesto de gastos mostrado
anteriormente, pero si lo incluiremos en la investigación como parte de estudio del
mercado y para tenerlo en cuenta para cuando Acodebel sea más solvente
económicamente hablando.

20
Se presentara sin embargo la cotización realizada con estrella estéreo, mediante
contacto con el ejecutivo de ventas de dicha emisora, donde se muestra el valor por
cuña y por mes, que se aconseja sea emitido tres veces al día

Ejecutivo de ventas emisora estrella estéreo.

Valor por cuña

21
Cotización mensual

Texto del audio propuesto

El siguiente era el texto del audio propuesto para la cuña radial, que según
conversaciones sostenidas con el ejecutivo de ventas, ellos podrían ayudar a
acomodar en su extensión, idea del texto y velocidad del mismo, para que se
pudiera acomodar en los 20 segundos que deseaba la asociación comunitaria
deportiva de belén, como tiempo máximo para lanzarlo al aire.

Cuña:

Acodebel y el centro comercial los molinos, se unen, pensando en la comunidad en

su evento viernes cultural, para brindar a la población de belén, la inclusión social
que tanto necesitan, fortaleciendo su salud por medio del entretenimiento, con
clases de baile y ejercicios lúdicos .

Estaremos el primero de noviembre en el centro comercial los molinos, calle 30ª #

82ª -26, segundo piso, al lado de almacenes Éxito.

Mayores informes en el 3006588795

Te esperamos

22
3.9 Evaluación

Descripción:

La evaluación constituye la última etapa en la realización del evento. Su aplicación

es muy importante, ya que nos permite saber si se alcanzó el objetivo general, si
funcionaron las estrategias y las tácticas implementadas y si se lograron los
resultados esperados.

Actividades:

 medición de tiempos
 control de gastos
 cálculo de la satisfacción del publico
 medir la calidad del servicio
 computar la participación de la comunidad
 evaluar el orden y planificación del evento
 medir si el plan de relaciones públicas dio resultado

Servicios:

 mejorar la calidad del servicio

 conocer la opinión del publico
 evidenciar errores
 oportunidad de mejoras futuras

Responsables:

Presidenta de la Acodebel alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial) Íngrid
Galindo y Carlos Alberto pions.

23
Criterios de avaluación
FICHA DE MONITOREO

ACTA DE REUNION PARA EVALUAR EVENTOS

FECHA: 01/11/2019

Objetivos: Evaluar el evento de la asociación comunitaria deportiva de belén( Acodebel )

Viernes recreativo y saber si se cumplieron sus expectativas
Responsables:
Presidentas: alba Echeverry
Aprendices del Sena de la tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón
Osorno (presencial) Íngrid Galindo y Carlos Alberto pions.
CRITERIOS ESPERADA REAL
El evento se demoró el tiempo
calculado
Los gastos no superan los
presupuestados.
Las personas que asistieron al evento
se sintieron satisfechas
La comunidad que asistió al evento
califican el servicio como excelente
La asistencia de las personas al
evento es buena
El evento se desarrolló según el orden
establecido
Evaluar el plan de relaciones públicas
en cuanto a alianzas

Resultados

Realizada por:
ALBA ECHEVERRY
Firma:

INGRID GALINDO
Firma:

ALFREDO MONDRAGON
Firma:

CARLOS PIONS.
Firma.

24
 4. PLAN DE PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

4.1 Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su

proyecto formativo.
La presentación de producto es una acción que da a conocer el resultado de la

investigación y elaboración de un producto. Entre los diferentes tipos de

presentación, cuando se trata de un producto o servicio hay que tener en

cuenta aspectos que van más allá de cómo hacer una presentación

profesional. Esto será parte del evento, pero desde el proceso creativo

pasando por el lugar o la organización del acto.

Dado que la presentación de los productos o servicios es una estrategia de

promoción y comunicación en la mezcla de mercadeo, se requiere evaluar, de

manera concienzuda, su presentación, con el fin de llegar al mercado objetivo

de la forma como la empresa lo ha considerado y, efectivamente, como los

clientes lo esperan.

4.2 Contenido

4.2.1 Políticas de promoción y publicidad definidas por la empresa

Las políticas de promoción y publicidad son directrices trazadas por la empresa.

Deben responder a la función que complementa el esfuerzo del equipo de
producción de ventas y de comunicación comercial y respaldar la forma de actuar
frente al uso de medios, herramientas o elementos que le permitan comunicar los
beneficios que sustentan el producto y la forma de persuadir a los consumidores,
para que se logre el proceso de compra de manera repetitiva hasta lograr fidelizar
y mantener ese cliente. Es necesario identificar claramente este tipo de políticas.

25
Políticas de Acodebel
 La publicidad proporcionada no será discriminatoria
 La publicidad se desarrollará en oficio de lo determinado en el plan de
acción de mercadeo, estando este en comunión con el plan estratégico de
la Organización.
 La publicidad se orientará al mercado objetivo
 No se hará publicidad engañosa
 No se realizará publicidad desleal, ni contra productos sustitutivos ni con la
competencia.
 La publicidad se enfocara a destacar los atributos de los servicios de
Acodebel y en potenciar su marca
 Acodebel realizara promociones periódicamente en épocas frías, en
horarios muertos y en servicios donde haya poca asistencia
 Acodebel forjara acuerdos con personas o empresas para fortalecer la
asociación
 Acodebel realizaran eventos y experiencias de ventas para cumplir los
objetivos de la asociación
 Acodebel utilizara marketing directo, para comunicarse con el público con
uno o más medios ,y así obtener de él, una respuesta medible
 Acodebel utilizará ventas personales para mejorar el canal de distribución

4.2.2 Definición de los protocolos de comunicación

El evento se realiza con una finalidad productiva y comunicacional, con propósitos

y acciones específicas para lograr el conocimiento y comprensión, por parte del
mercado, de los usos, de los cuidados y de las aplicaciones, de los productos y los
servicios presentados por la empresa.

Acodebel optara por un protocolo comercial donde se manejara un formato donde

se le informe a los clientes sobre disponibilidad de las servicios vía internet,
condiciones del servicio, sitio donde se prestara, valor, garantías y servicio
postventa.
26
Además como elemento de apoyo Acodebel contara con un catálogo de sus
servicios.

4.2.3 Determinación de la presentación a partir de las características

La naturaleza, definición y clasificación de los productos o servicios son aspectos

claves para hacer llegar el mensaje de la asociación comunitaria deportiva de
belén (Acodebel)

Los elementos promocionales de Acodebel son:

Empaque

Acodebel goza con un servicio de alta calidad, con profesores profesionales en las
diferentes áreas, donde se imparte un servicio personalizado, con excelente
atención al cliente, además se tendrá un stand con los colores representativos de
la asociación, con camisetas que distingan a los involucrados en el evento,
asimismo se dispondrá de material impreso con los colores distintivos de la
asociación y con la información pertinente que requiere el evento.

La marca

La empresa Acodebel posee una marca que hace referencia a su nombre

(asociación comunitaria deportiva de belén) esta sigla lleva en sí misma un sentido
de pertenencia ya que la empresa está hecha para que la sociedad se beneficie de
ella, lo que la hace sentir como si fuera de los asociados, que en última instancia
son los que rigen el destino de la entidad, además el nombre es corto y tiene total
relación con el giro ordinario de la empresa, por ende se asocia fácilmente el nombre
con su sigla se cree que es de fácil recordación para los clientes.
La neuropsicología explica que una imagen y una combinación de colores pueden
ser de más fácil evocación que las palabras.

27
Logo

Publicidad

Para apoyar la presentación de los servicios de la asociación, Acodebel se apoyara

en los siguientes medios publicitarios:
 Medios impresos: periódico gente, volantes, afiches, catálogo de servicios.
 Medios electrónicos: radio, televisión, computador, telefonía móvil, e-mail,
página web, redes sociales.
 Otros medios: tele marketing

Promoción en ventas

Acodebel para estimular la prueba del servicio realizara las siguientes

promociones en el evento:

 Promociones de servicios dirigidas a empresarios, colegios, escuelas,

urbanizaciones, etc.
 Promociones de venta a consumidores representados a través de
descuentos
 Una clase gratis en cualquier programa para que el consumidor viva la
calidad del servicio
 Rifas de mensualidades de un programa por un mes

28
 Demostraciones

Acodebel realizara una demostración de sus servicios, de esta manera el

cliente puede interactuar, no solo con el servicios, sino también con el
instructor y el vendedor

4.2.4 Análisis del comportamiento del grupo objetivo

Acodebel aplico las siguientes técnicas de investigación de mercados para

identificar los hábitos y comportamientos del segmento a que se dirige:

 Observación
 Encuesta

29
30
31
 4.2.5 Identificación de las épocas especiales

Tendremos en cuenta el calendario escolar de la ciudad de Medellín, desde el último trimestre, equivalente a los meses de octubre, noviembre y
diciembre.

Además tendremos en balance la época de navidad.

En base a esta información Acodebel designara sus precios.

Calendario escolar ciudad de Medellín, cuarto trimestre del 2019

32
Aplicación de precios

33
 4.2.6 Análisis de las tendencias del mercado

Las tendencias del mercado para la realización de eventos deportivos, muestran

claramente que los lugares públicos son los territorios que prefiere el público en
general, por ser gratuitos, de fácil acceso, sin problemas de horarios, de ingesta
de alimentos y de uso y transporte de toda clase de pertenencias personales.

Como lo son los centros comerciales, parques y últimamente ha cogido mucha

fuerza el metro de Medellín, donde se están realizando continuamente eventos de
arte y deporte.

Los centros comerciales tienen la ventaja de ser cubiertos en su totalidad, donde

antes o después del evento se pueden hacer diferentes actividades como
compras, cine, juegos etc.

Los parques tienen la ventaja de ser más libres, saludables, informales, que
invitan al ejercicio interactuando con la naturaleza.

El metro de Medellín tiene la ventaja de ser muy utilizado ya que la gente lo

necesita como una necesidad básica de transporte.

A continuación se relacionan todas las líneas del metro y el número de personas

movilizadas hasta el año 2017.

34
Lineas tranviarias

35
Pasajeros movilizados metro de medellin hasta el año 2017

36
 4.2.7 Validez del uso de tecnologías de la comunicación

En la presentación de productos y servicios, se requiere el uso de herramientas que puedan llevar más rápido el mensaje
a mayor número de personas, y las tecnologías de la comunicación y de la Información son el medio más indicado para
lograrlo, por costos y cobertura.

En el caso de Acodebel se utilizaran como ayudas tecnológicas para que el evento tenga el éxito esperado ,la red social
Facebook , la telefonía fija, la telefonía móvil, Internet y el correo electrónico,

4.2.8 Selección del lugar

Lugar escogido para el evento

El Centro Comercial Los Molinos es un centro comercial colombiano ubicado en Belén, Medellín; considerado como el
primer centro comercial semitemático del país.

37
Dirección: Calle 30A ##82a-26, Medellín, Antioquia

Horario: 8am – 8pm

Ubicación: Medellín, Colombia

Teléfono: (4) 2383505

Estacionamiento: 2.000

Tiendas y servicios: 214

Apertura: 10 de mayo de 2006

38
El interior del centro comercial, en donde se encuentra un parque de diversiones, un local de Almacenes Éxito y un Cine
Colombia de 10 salas, está dividido en cuatro zonas, la Zona de Playa, la Zona de Montaña, la Zona de Viento y la Zona
de Bosque.2

Ubicación

El centro comercial los molinos, se escogió para el evento viernes recreativo, por su cercanía con la asociación Acodebel,
ya que la distancia es razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes.

Mapa

39
satelite

Estacionamiento

Este es uno de los puntos clave que hay que prever: la facilidad para aparcar lo más cerca posible del lugar donde va a
celebrarse el evento, el centro comercial los molinos tiene una capacidad de 2.000 parqueaderos.

40
Capacidad

Es imprescindible conocer la capacidad y el aforo del lugar, sobre todo por temas relacionados con la seguridad. La
capacidad nos dará también la información necesaria a la hora de contratar servicios de otros proveedores como el
catering, si fuese necesario.

En el caso del espacio que utilizara Acodebel en el centro comercial los molinos tendrá una capacidad de 300 personas

Aforo evento

Conocer el aforo de la localización de un evento es muy importante para calcular la gente que asistirá, en el caso del
evento que se pretende realizar en los molinos llamado viernes recreativo, se espera una asistencia de 400 personas.

Servicios

Por ser un centro comercial posee múltiples productos, como el de servicio de restaurante y todo tipo de alimentos,

Este espacio cuenta con mobiliario adecuado como sillas y mesas de apoyo, así como con suficientes baños, equipo de
limpieza y todos aquellos elementos necesarios para el correcto desarrollo del evento.

Diseño

Es necesario contar con un plano del espacio para poder diseñar diferentes aspectos relacionados con el evento: flujo de
tráfico de los asistentes, zonas de acreditaciones, lugar donde se van a realizar los discursos, espacios para desarrollar
diferentes actividades, etc.

41
Ambiente

Hay que prestar especial atención a la decoración del lugar. ¿Qué transmite el interior del edificio? Se colocara un stand,
para personalizar el espacio de forma diferente, con el toque de Acodebel.

Accesibilidad

La accesibilidad implica facilitar que todos los asistentes, especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan
acceder al evento. Para ello, es necesario saber primero quiénes son los asistentes y cuáles son sus necesidades. Si van
a asistir invitados con algún tipo de discapacidad, hay que prever la forma en que accederán al evento y a las actividades
y experiencias que se vayan a desarrollar.

Seguridad

Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla con la normativa de seguridad vigente y disponga de
todos los seguros necesarios y en regla, tales como responsabilidad civil, incendio, robo, etc.

En este ítem tampoco hay problema ya que el centro comercial tiene todos los papeles en regla y en su respectiva
vigencia.

Acústica

Un techo bajo hará que el lugar parezca acogedor, pero será más ruidoso si está lleno. Por el contrario, un lugar de estilo
almacén dará como resultado ecos y una reverberación molesta. El secreto radica en encontrar el equilibrio y comprobar
previamente la acústica del lugar seleccionado.

42
Conseguir un buen equilibrio entre acústica y confort auditivo es clave para generar una buena experiencia, en el evento
de los molinos el sonido es agradable.

Coste y flexibilidad

Ser flexible con la fecha del evento puede ser una excelente forma de negociar con los espacios o localizaciones. Al
proporcionar dos o tres opciones de fecha, es más probable a veces obtener mejores precios.

Como se puede ver, hay aspectos importantes que considerar al elegir el lugar del evento. Sin embargo, teniendo en
cuenta lo anterior al realizar la prospección, será más fácil encontrar el lugar perfecto.

Acodebel ofreció varias fechas en noviembre, 01, 08, 15, 22,29, todos los viernes del mes, y se pretende que la
asociación no tenga que desembolsar dinero con el evento, sino que sea una contraprestación por el servicio prestado.

Tráfico de personas

El centro comercial registra un tráfico anual de unas 17 millones de personas, un tráfico mensual de unas 1.416.000
personas y un tráfico diario aproximado de 47.222 personas provenientes de estrato tres, cuatro y cinco. En esta
dinámica ha contribuido el alto desarrollo inmobiliario en la Loma de los Bernal y en Laureles.

43
 4.2.9 Especificación de los recursos físicos

Como cualquier actividad de marketing, la presentación de los productos o servicios requiere de su propia planeación de
recursos, como insumos materiales y equipos para el evento promocional. Para que la actividad de marketing cumpla con
el propósito esperado, es necesario que se defina desde el protocolo, además de definir los equipos, los materiales que
se utilizarán como material P.O.P productos de muestras o degustaciones. Por ejemplo, es importante contemplar la
papelería de la gestión administrativa (cartas de presentación) de la empresa enfocada a resolver las necesidades que
tenga el cliente potencial

PRODUCTO CANTIDAD
Sillas 50
Mesas 2
Pendones 2
bafle 2
Memoria USB 2
Mp4 1
Celulares 2
Camisetas con marca de Acodebel 6
Impresiones de hojas para llenas 30
datos básicos de los asistentes
Cartas de presentación de la 400
empresa

44
En el caso de la asociación comunitaria deportiva de belén (Acodebel) no se podrá contar con la ayuda de materiales
P.O.P por falta de presupuesto, aunque se deja la recomendación de que se deben incluir en futuros eventos cuando el
presupuesto así lo permita.

4.2.10 Establecimiento de relaciones públicas

Para hablar de las relaciones públicas, es necesario precisar qué son las relaciones entre individuos; sin embargo, en el
caso de las organizaciones, se establecen con dos fines específicos: uno de iniciativa y otro de respuesta. Cuando se
dice que la relación se establece por iniciativa, la empresa decide dar a conocer los productos o servicios al público en
general. Cuando se habla

de relación por respuesta, quiere decir que se ha distorsionado la imagen del producto o de la empresa, y se origina la
necesidad de responder, a modo de reacción, al ataque recibido. El manejo adecuado de estas dos formas de relaciones
públicas da como resultado el mejoramiento de la imagen de la empresa, los productos y su administración, por lo que es
importante la concordancia entre lo que se dice, lo que se anuncia y lo que se provee, sin engañar, en ningún momento,
al comprador, ya que se le han generado expectativas, las cuales espera le sean cumplidas al momento de adquirir el
producto o servicio.

En el caso de Acodebel el fin es de iniciativa para que sus servicios sean conocidos y ampliar su frecuencia de uso de los
mismos.

La técnica o el procedimiento que se utilizara para presentar los productos o servicios, será mediante contacto personal
en el lanzamiento de los servicios de la asociación, para entablar relaciones más estrechas con sus futuros asociados.

45
La asociación contara con un con procedimiento manual, como lo es un formato (tabla hecha en Word) que se imprimirá
para el día del evento, lo ideal sería llenar la información de los consumidores directamente en el formato por medio de la
ayuda de un portátil, pero la asociación carece de esta herramienta.

La información que le permitirá a Acodebel definir políticas comerciales, fomentar el bien común para generar
credibilidad, es la mínima que se requiere recolectar del público asistente, como: el nombre, los apellidos, el teléfono, la
dirección y el correo electrónico. Los clientes entregan esta información en caso de estar interesados en mantener una
relación personal de tipo comercial o de requerir una consulta específica del producto o productos de la empresa.

También se recomienda diseñar unas tarjetas para la presidenta de la asociación, para dar una imagen de prestancia y
organización.

A continuación se muestra el diseño de las tarjetas de presentación con el nombre de la presidenta de Acodebel y el
formato donde se recolecta la información del público objetivo.

46
Tarjeta anverso

Presidenta Acodebel
Alba Rosa Echeverry de Gómez
Cel: 3106592649
Tel: 5577838
Dir: Cra 77 # 25-01 Belén san Bernardo
alechva@gmail.com

acodebel@hotmail.com

Tarjeta reverso

Asociación Comunitaria Deportiva de Belén

Aporte social en salud y entretenimiento

47
 ASOCIACIÓN COMUNITARIA DEPORTIVA DE BELÉN NIT. 900.319.242-1

Formato recolección de información Acodebel

Para tener una relación más personalizada con usted, lo invitamos a diligenciar sus datos. Le agradecemos por usar nuestros servicios y esperamos
que llene el formato con toda confianza.

NOMBRE APELLIDOS TELEFONO DIRECCIÓN E-MAIL

48
 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

4.3 Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias

necesarias para difundir el evento
Descripción:
Las piezas publicitarias son las imágenes que utilizara Acodebel para el evento, de
tal forma que se trasmita la esencia de la empresa y sus servicios al público.

Volante

Dentro de las piezas publicitarias tenemos en Acodebel el siguiente volante utilizado

para los eventos:

49
La asociación deportiva de Belén Acodebel siempre ha mandado a hacer sus
volantes con la publicidad de su portafolio completo con datos de dirección de la
empresa, teléfono de contacto además de correo electrónico.

El volante en su diseño contiene un título claro y preciso, el volante contiene una

promesa de un beneficio sustancial, además porta en él la descripción de los
productos en forma corta y diáfana, contiene el logotipo de Acodebel, añadido a esto
cuenta con imágenes y finaliza con la información de contacto de Acodebel,
dirección, teléfono y correo electrónico.

Las tintas son de acuerdo al logo y a la imagen corporativa, se mezclan tres colores
para unificar la imagen que se desea expresar, estos son: naranja, blanco y negro,
con una impresión a dos caras.

Pendones

Adicionalmente en el evento se mostraran pendones con las promociones en el

servicio de multiritmos, cuyos diseños se muestra a continuación:

50
Publicidad del evento viernes recreativo en la web y redes sociales

5. CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL

5.1 Planear el proceso de negociación desde el punto de vista comercial.

Descripción:

Un contrato comercial, es como todo contrato, se constituye entre dos partes, una
deudora y otra acreedora, o recíprocamente deudoras y acreedoras entre sí, que de
común acuerdo, declaran esa voluntad de obligarse. Para que el contrato revista el
carácter de comercial, debe constituir acto de comercio.

Existe una definición en el artículo 864 del Código de comercio define el contrato
como: Un acuerdo de dos o más partes para constituir, regular o extinguir una
relación jurídica patrimonial, y salvo estipulación en contrario, se entenderá
celebrado en el lugar de residencia del proponente y en el momento en que éste
reciba la aceptación de la propuesta.

El termino negociación es definido como un esfuerzo de interacción orientado a

generar beneficios entre 2 partes, desde el punto de vista comercial son el vendedor
y el comprador.

Acodebel debe seguir los 3 pasos del proceso de negociación a saber:

51
1 ANTES DE LA NEGOCIACION

Significa que nos debemos preguntar cuál es nuestro negocio y como lo vamos a
vender al público objetivo. Entender que es importante planear la negociación que
lleve a la realización de una venta de los servicios ofrecidos por la asociación
además de lograr fidelizar al cliente asociado con la satisfacción más allá de sus
expectativas sin tener mayores costos en el presupuesto de la asociación.

La información al negociar, comienza desde entender el objetivo de la asociación,

el cual es la búsqueda de crecer en número de asociados además abarcar el
segmento de hombres y mujeres trabajadoras, pensionadas y niños desde 7 años
,que quieran mejorar su calidad de vida con ejercicios que lleven a desarrollar mejor
su parte física y mental.

Luego sigue comprender quienes son nuestros clientes y que servicios tenemos
para ofrecer.

No ver al cliente como un oponente si no como nuestra razón de ser, de tal manera
que mediante un dialogo se llegue a una negociación de ganar – ganar.

Establecer la matriz de puntos débiles y fuertes de Acodebel y de los clientes

asociados.

QUIENES PUNTO FUERTE PUNTO DEBIL

ACODEBEL  Buena atención  Falta área de
 Empatía con sus mercadeo.
clientes  Área
 Excelente calidad administrativa
del servicio con problemas
 Empleados administrativos.
calificados por  Escasez
medio de presupuesto.
certificación y  Falta de mayor
experiencia publicidad.
 Precio accesible  Instalaciones
limitadas.

52
  Buenas  Falta de un
instalaciones departamento
 Equipos y de servicio al
herramientas de cliente.
trabajo adecuadas
 Higiene
 Horarios flexibles
 Clases ilimitadas
 Atención
personalizada
 Confianza
 Buena ubicación
 Fácil acceso

ASOCIADOS NUEVOS  Personas quieren  Falta de

bienestar físico y recursos
mental económicos
 Tiene ganas de para pagar los
aprender servicios.
 Puede ser un plan  La búsqueda
familiar, hacer de soluciones
ejercicios físicas y
mentales en la
web y redes
sociales
 Perdida de
interés al poco
tiempo.

Establecer la matriz de puntos es necesario conocer cuáles son las acciones que
debe seguir Acodebel y su equipo negociador:

 Establecer el objetivo conseguir nuevos asociados para crecer, es

decir tener claro este con el fin de marcar la dirección del proceso.
 Conocer límites antes de comenzar a negociar, significa no prometer
más allá es decir las cosas con franquear y seriedad no que va a

53
 perder peso en 1 semana, ser claro que es un plan de trabajo que
requiere disciplina y dedicación.
 Saber que en la negociación el cliente nuevo puede a atraer otros si
le damos lo que quiere y esa dispuesto a pagar nuestros servicios.
 Asertividad en la comunicación es una clave fundamental significa
saber decir que no cuando corresponde, también explicar claramente
los límites y expresarse cuando corresponde, sin culpas ni miedos y
con respeto, aún en los temas más críticos de la venta de los servicios
de allí que Acodebel desarrolla en el equipo negociador cursos de
asertividad.
 Aprender en la negociación a dejar las emociones si son familiares o
conocidos ser objetivo y no dejar de lado la meta tener nuevos
asociados.
 No poner excusas que resulten dudosas, es mejor ser sincero, franco
y abierto y decir NO con lo que no cuente la asociación recordar los
limites.
 Aprender a ceder si perder más allá de los disponible
presupuestalmente hablando.
 La negociación debe ser vista como un juego GANAR-GANAR lo que
significa que ambos pueden salir de la negociación mejor de lo que
esperaban.
 Establecer creativamente en alternativas nuevas planes promociones
entre otros.

Equipo negociador

En la negociación se debe conocer quién es el equipo negociados integrado por la

presidenta de Acodebel Sra Alba Echeverry y los demás miembros de la junta de
Acodebel delegan la negociación en cabeza del negociador Alvaro excelente en
desempeño comercial y buen negociador.

54
2. DURANTE LA NEGOCIACIÓN

Se deben seguir etapas como son las siguientes:

Preparación

Entender que prepararse con información valida ayuda en el proceso de

negociación.

Se debe saber Argumentar, Comunicar, Hacer preguntas, Escuchar, Dominar las

emociones, Hacer peticiones, regatear, Hacer concesiones, que convella a
establecer elementos básicos para llegar acuerdos satisfactorios para las partes.

Inicio

Es el encuentro el lugar que sea adecuado las instalaciones de Acodebel las oficinas
sirven para tal fin.

Primera oferta

Significa que Acodebel expresara que ofrecer en servicios, beneficios, descuentos

de su portafolio de servicios, y contratos de prestación de servicios remuneración y
luego esperar la reacción de los clientes si es una venta, o de los nuevos empleados
si es un contrato de prestación de servicios.

Acuerdos

Acodebel cierra la negociación con acuerdo de mutuo beneficio en clientes y futuros

empleados a través de los contratos de servicios si son afiliados como asociados o
contratos de prestación de servicios por una obra o labor.

3 DESPUÉS DE LA NEGOCIACIÓN

En este punto Acodebel hace un compendio final, se da el cierre la negociación o la

venta, se aprende de las experiencias del proceso.

55
Además es la retroalimentación del proceso logrando mejorar cada vez las
negociaciones llevadas a cabo de tal forma que exista un aprendizaje en el equipo
negociador de Acodebel.

5.2 Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz

Descripción:

Al realizar el proceso de negociación, es necesario presentar un dialogo para

contratar un aprendiz sena que apoyará la labor de publicidad en eventos de
Acodebel.

El dialogo es entre asesor comercial de Acodebel delegado por la dirección y

aprendiz Sena a quien se dará a conocer los servicios de entrega de información
en eventos de servicios Acodebel y su posterior contratación.

Asesor: Buenos días soy Alvaro asesor(a) comercial Acodebel, ¿por favor me
comunica con la Sra Judith Aprendiz Sena?

Aprendiz Sena: Si, ella habla en que le puedo servir

Asesor: Buenas tardes Judith. ¿cómo ha estado?, el día de hoy me encuentro

realizando un contacto con Ud. para informarle que está participando en el
proceso de selección de aprendiz sena para eventos comercial en la parte de
publicidad. ¿Qué le parece?

Aprendiz Sena: Cierto, es yo tengo mi hoja de vida en el portal agencia pública

de empleo sena.

Asesor: Acodebel tiene un nuevo portafolio de servicios multiritmos el cual

mostrara en diferentes eventos es necesario la ayuda de un aprendiz sena en la
parte de publicidad, su hoja de vida es la seleccionada además de sus resultados
en los exámenes son supremamente satisfactorios y cumple con los requisitos

56
Aprendiz Sena: De verdad. Si me interesa la oferta laboral de aprendizaje para
así poder aplicar los conocimientos de publicidad adquiridos en el tecnólogo de
gestión de mercados.

Asesor: Le informo Acodebel busca un aprendiz sena, en la época de navidad y

fin de año ofreciéndole un contrato de prestación de servicios con pago del 75%
del smmlv también el derecho a usar las instalaciones deportivas para desarrollo
de sus actividades físicas y mentales incluyendo su núcleo familiar de primer
grado hijos y conyugue.

Aprendiz Sena; Me gusta la idea del empleo y la de hacer ejercicios en grupo

familiar, y que horarios hay.

Asesor: Para tener el beneficio es necesario contar con su contrato legalizado y

firmado por Ud., los horarios son de lunes a domingo mañana, tarde y noche en
la parte deportiva. En la parte de prestación de servicios el horario es de acuerdo
a los eventos donde participe Acodebel.

Aprendiz Sena: Si, a mi familia le agrada el deporte y más si es gratis.

Asesor: No es que sea gratis es un beneficio en salud por ser miembro de la

familia Acodebel.

Aprendiz Sena: ¿Listo mañana voy al Barrio Belen busco Acodebel que
documentos debo llevar?

Asesor: Debe traer copia cedula tamaño 150% ,4 fotos tamaño carnet formal a
blanco y negro, certificado de antecedes policiales, certificado procuraduría y
certificado contraloría, además es necesario traer hoja de vida actualizada en
físico con soportes.

Aprendiz Sena: Que alegría ahora ganar dinero para mí y la familia además de
hacer deportes por salud.

Asesor: La esperamos mañana hasta pronto feliz día

57
 En este dialogo se aplica el proceso de negociación de manera satisfactoria con
relación ganar ganar para la empresa y la aprendiz sena.

Responsables:

Presidenta de la Acodebel Alba Echeverry y los aprendices del Sena de la

tecnología de gestión de mercados: Alfredo Mondragón Osorno (presencial)
Íngrid Galindo y Carlos Alberto Pion.

5.3 Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un

contrato de compra-venta de productos o servicios
Descripción:

Un contrato formaliza la negociación y sirve para dar validez legal evitando así
situaciones incomodas para las partes.

A continuación, se muestra el modelo de contrato de Acodebel y el aprendiz sena

quien hará actividades de apoyo en publicidad para eventos Acodebel.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS ACODEBEL

Entre los suscritos, a saber, ALBA ECHEVERRY, mayor y vecina de Medellin

Antioquia., identificada con C.C. No. 64.695.777 de Medellin, quién actúa en nombre
de Acodebel y quién en adelante y para los efectos del presente documento se
llamará EL CONTRATISTA por una parte y por la otra, JUDITH URIBE mayor y
vecina de Medellin, identificada con Cédula de Ciudadanía No. 1.101.202.455 de

58
Bello, quien actúa en calidad de Representante Legal de la EMPRESA XYZ y quien
en adelante y para los

Entre los suscritos, a saber JUDITH URIBE mayor y vecina de Medellín, identificada
con Cédula de Ciudadanía No. 1.101.202.455 de Bello, quién actúa en su propio
nombre y quién en adelante y para los efectos del presente documento se llamará
EL CONTRATISTA por una parte y por la otra, ALBA ECHEVERRY, mayor y vecina
de Medellin Antioquia., identificada con C.C. No. 64.695.777 de Medellín, quien
actúa en calidad de Representante Legal de la Acodebel y quien en adelante y para
los efectos del presente documento se llamará LA EMPRESA, hemos celebrado el
presente Contrato Civil de Prestación de Servicios, de carácter privado y que se
regirá por las normas pertinentes del Código Civil y de Comercio y en especial por
las siguientes cláusulas

Antecedentes:

1.-Que la Acodebel a través del programa y/o convenio CONVENIO SENA

EMPRESA suscribió con Acodebel el contrato y/o convenio No 001.

2.- Que el citado contrato fue celebrado con el objeto de prestar servicios de apoyo
en la publicidad de eventos portafolio de servicios nuevos Acodebel.

3. Que Acodebel ha decidido contratar los servicios de un Aprendiz Sena, para que
dé soporte en las actividades que se desprenden del objeto arriba mencionado.

4.- Que JUDITH URIBE cumple con los requisitos para desarrollar esta labor, de
acuerdo con su preparación académica y experiencia laboral, por lo que las partes,
han decidido celebrar el presente contrato, el cual se regirá por las siguientes:

Cláusulas:

PRIMERA. OBJETO: JUDTIH URIBE por cuenta de Acodebel y cumpliendo las

obligaciones que directa o indirectamente se deriven del presente contrato, se obliga
a brindar los servicios y entregar los productos y metas establecidas en el presente
contrato, en calidad de Aprendiz Sena.

59
SEGUNDA. DESARROLLO: El desarrollo y ejecución del presente Contrato se hará
de conformidad con lo establecido en su clausulado y en los términos y con las
especificaciones que acuerden las partes y que consten en este documento o
adicionales al mismo, firmado por las partes.

PARÁGRAFO: El desarrollo y ejecución del presente contrato tendrá el seguimiento,

supervisión y control del Representante legal de Acodebel, quien además avalara
los pagos a JUDITH VELEZ de acuerdo con los productos que este deba entregar,
así como las acciones de apoyo en publicidad de eventos portafolio de servicios
nuevos Acodebel

TERCERA. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA: LA EMPRESA, se compromete

durante la vigencia del presente Contrato, a:

1º.- Adelantar las gestiones previas necesarias para permitir que JUDITH VELEZ
acceda a la información e instalaciones en forma ágil y ordenada.

2º.- Poner en conocimiento de las personas interesadas y vinculadas al proyecto,

acerca del trabajo que adelantará JUDITH VELEZ, a fin de optimizar cada una de
las visitas que se adelanten.

3º.- Permitir a JUDITH VELEZ el acceso a las instalaciones y documentación

vinculada al proyecto que éste requiera en desarrollo del objeto del presente
Contrato.

4º.- Cancelar oportunamente las cuentas de cobro por prestación de servicios que
genere JUDITH VELEZ de conformidad con lo aquí establecido. Los desembolsos
por concepto de estas cuentas de cobro, se harán siempre y cuando se entregue
oportunamente la documentación requerida como pago de Pensiones, de EPS y
ARL.

6º.- Las demás que se deriven directa o indirectamente del presente documento.

CUARTA. RESPONSABILIDAD: El CONTRATISTA responderá solidariamente ante

Acodedel, si por causas imputables a él, los resultados del proyecto no son los

60
esperados o si por las mismas causas, es impuesta a Acodebel multa o sanción por
parte de JUDITH VELEZ

QUINTA. PLAZO: El término de duración del presente contrato, será de seis (6)
meses contados a partir del día 01 de noviembre de 2019.

SEXTA. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor total del presente contrato será la
suma de CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($5.000.000), los cuales pagará
Acodebel a JUDITH VELEZ a título de servicios y de acuerdo con el cronograma
suscrito entre las partes y el cual forma parte integrante del presente contrato. Los
pagos se harán mensualmente previa presentación de cuenta de cobro, constancia
de cumplimiento de la Presidenta de Acodebel y el pago de aportes al sistema de
seguridad social (salud, pensiones y ARL).

SÉPTIMA. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD: JUDITH VELEZ se compromete

para con Acodebel a mantener reserva y no divulgar total ni parcialmente la
información obtenida en cumplimiento del presente Contrato salvo que exista previa
autorización escrita por parte de Acodebel en tal sentido tampoco podrá utilizarla en
fines distintos de los relacionados directamente con su ejecución.

OCTAVA. PRORROGA: Previa a la conclusión del presente Contrato, las partes

podrán prorrogarlo de común acuerdo, según las necesidades del Convenio, para
el cumplimiento del objeto de este Contrato.

NOVENA. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: Queda claramente

entendido que no existirá relación laboral alguna entre Acodebel y JUDITH VELEZ
en la ejecución del presente Contrato.

DÉCIMA PRIMERA. CESIÓN DEL CONTRATO: JUDITH VELEZ no podrá ceder

parcial ni totalmente la ejecución del presente Contrato a un tercero, salvo previa
autorización expresa y escrita del Representante Legal de Acodebel.

DÉCIMA SEGUNDA. TERMINACIÓN: El presente contrato terminará:

a.- Por la finalización del término de duración

61
b.- Por el incumplimiento de cualquiera de las dos partes, de las obligaciones que
directa o indirectamente se derivan del presente contrato.

c.- Por las demás causas establecidas en la Ley.

Se firma en Medellin Antioquia., en dos ejemplares del mismo tenor, el día treinta y
uno (31) del mes de Octubre de 2019.

EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA

ALBA ECHEVERRY JUDITH URIBE

C.C. No. 64.695.777 de Medellin C.C 1.101.202.455 de Bello

Representante legal Acodebel

62
6. BIBLIOGRAFÍA

http://manejodecontactosmercados.blogspot.com/2015/05/especificacion-de-
insumo-materiales-y.html
https://www.lifeder.com/protocolo-empresarial/
https://www.ar-hotels.com/blog/reglas-basicas-de-protocolo-a-seguir-en-un-evento
https://marketerosdehoy.com/marketing/plan-de-relaciones-publicas/
https://www.cronista.com › Como-negociar-sin-ceder-20180725-0002
Zapata, A. (2005). Negociación. Bogotá: Ecoe. Disponible en la base de datos e-
libro del Sistema de Bibliotecas SENA en http://biblioteca.sena.edu.co/bases/1.html
https://www.modelopresentacion.com/presentacion-de-producto-2.html
https://es.wikipedia.org/wiki/Centro_Comercial_Los_Molinos
https://www.elcolombiano.com/negocios/por-el-c-c-los-molinos-pasan-17-millones-
de-visitantes-al-ano-XB5542312
https://es.wikipedia.org/wiki/Metro_de_Medellín
https://www.macguffin.es/blog/10-aspectos-que-tener-en-cuenta-para-elegir-la-
localizaci%C3%B3n-de-un-evento
https://www.google.com/maps/search/planos+centro+comercial+los+molinos+med
ellin/@6.2392504,-75.6091692,15z/data=!3m1!4b1
Crecenegocios (s.f.). La marca de un producto. Recuperado el 12 de mayo de 2012
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(2006). Dirección de Marketing. Duodécima Edición) México: McGraw-Hill
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