NEXTECH FL

Copyright © Nextech Products of Florida, LLC v 1.0

Ulti-Cabinet
Ulti-Cabinet es un Gestor Documental basado en el Internet, de fácil manejo para cualquier tipo de usuario,
diseñado para convertirse en una extensión virtual de su oficina. Todos los registros, información &
documentación necesarios para proveer un mejor servicio al cliente e incrementar su eficiencia, se encuentran a
su alcance inmediato con el uso de nuestra herramienta.
Gracias a la funcionalidad de impresoras virtuales, servidores de correo y de fax, los archivos digitales minimizan
la necesidad de manejar documentos en papel y transforman su oficina en un medio ambiente mucho más
eficiente. Al eliminar la necesidad de tramitar información consignada en papel, los registros materiales se
convierten en bibliotecas virtuales reduciendo drásticamente el tiempo que sus empleados requieren para la
búsqueda y tramitación de los mismos.
Debido a la implementación de tecnología de punta en el desarrollo de nuestra herramienta y el avance en las
comunicaciones, Ulti-Cabinet está capacitado para auto almacenar y auto indexar información, lo que le permite
brindar un excelente servicio a clientes que requieran la consulta inmediata de dicha información. Por ser basado
en el internet, Ulti-Cabinet expedita almacenar, compartir y bajar documentos a través de una conexión de red
local o pública; permitiéndole una considerable reducción en los costos de operación de su empresa y muchos
otros beneficios entre los que destacamos:

• Reducción drástica en el uso de papel.

• Reducción en personal de archivo.
• Reducción en insumos para impresoras y el desgaste de las mismas.
• Optimización en la seguridad de los documentos.
• Facilidad en el manejo de documentos compartidos.
• Agilidad en la distribución de documentos.
• Excelente organización de la información de su empresa.
• Supervisión directa e instantánea del trabajo de sus empleados
Ulti-Cabinet puede ser implementado en diversos departamentos de su entidad, para o cual hemos desarrollado
plantillas listas para su aplicación inmediata, como por ejemplo:

• Recursos Humanos (Archivos del Personal, Políticas y Procedimientos,

Trámite de Vacaciones, licencias, etc.)
• Administración (Informática, Compras, Servicios Generales, Mantenimiento, etc.)
• Ventas y Mercadeo (Clientes, Manuales, Entrenamiento, Publicidad, etc.)
• Financiero (Contabilidad, Contratos, Tesorería, Presupuesto, Auditoria, etc.)
Ulti-Cabinet permite la consolidación de los documentos procedentes de muchas fuentes diferentes utilizando
9 formas para alimentar el archivo digital. Esto significa que usted puede conectar múltiples sistemas dispares
creando un sistema único basado en web, con una sorprendente capacidad de auto-indexación de documentos y
de búsqueda del contenido de los mismos a lo largo y ancho de toda su empresa.
Ulti-Cabinet tiene muchas más aplicaciones y le proporciona a su staff el acceso a gabinetes virtuales desde
cualquier lugar del mundo por intermedio del internet y mediante el uso de cualquier dispositivo capacitado para
ello, incluyendo un I-Phone o Blackberry. Cuenta también con un esquema de seguridad altamente sofisticado
con restricciones a nivel de documento y de usuario, garantizando la privacidad y protección de su información.

Ulti-Cabinet
Centralizado
Localización remota de Hotel
de Datos con redundancia en
conexión, sistemas y
gabinetes secundarios

Servidor para el Sistema Sistema Principal de

de depósito secundario Ulti-Cabinet Servidor de Fax
(Back up) Servidor de Email

WAN Backbone VPN

Ulti-Client
Formato Digital

Usuarios Escáner Fax Usuarios Escáner Fax Usuarios Escáner Fax

3
 PROMOTIONAL

ULTI-CABINET EN-LÍNEA
Copyright © Nextech Products of Florida, LLC 4
Ulti-Cloud
Ulti-Cabinet en línea, nuestra solución configurada en clústeres virtuales bajo el modelo “software como servicio
(SaaS)”, sigue el concepto de computación en “nube”, en consonancia con la tendencia que está definiendo el
futuro de la informática. Bajo el nombre de Ulti-Cloud, Ulti-Cabinet, se hace accesible a cualquiera, ya sea un
individuo o una organización, sin ninguna inversión onerosa en equipos o recursos de tecnología. Todo lo que
usted requiere para aumentar su eficiencia en la gestión de la información, es tener acceso a Ulti-Cloud a través
de cualquier dispositivo con un navegador de Internet y el pago de una módica tarifa de suscripción mensual,
obteniendo los siguientes beneficios:

• Optima relación Costo-Eficiencia por no

requerir inversión de capital.
• Escalabilidad por permitir que los recursos
crezcan según la organización lo requiera.
• Reducción de riesgos por ser una solución
hospedada.
• Disponibilidad inmediata de
actualizaciones y nuevas funciones.
• Facilidad de uso y acceso con un
navegador Web, desde cualquier lugar del
mundo y con cualquier dispositivo que lo
permita.
• Copias paralelas de su versión de
Ulti-Cabinet y de todo su contenido, en
diferentes servidores del mundo
• Garantía de la continuidad de sus operaciones después eventos catastróficos.
Ulti-Cloud se puede configurar para cualquier necesidad de la industria, incluyendo el desarrollo de portales
de intercambio de información, y ofrece herramientas que le permiten crear su propio conjunto de formularios
virtuales y personalizar la mejor solución para su empresa, entidad u organización.
Por ejemplo:

• Sector Salud: El portal UltiSalud, implementado para las entidades médicas colombianas. UltiSalud
expedita la comunicación de registros médicos electrónicos y la ejecución de auditorías médicas en línea,
proporcionando una serie de copias virtuales de Ulti-Cabinet para las compañías de seguros, sus agencias y
sucursales.
• Recursos Humanos: Portal privado y personalizado para el departamento de Recursos Humanos
de una importante compañía de seguros en la República Dominicana, el cual les permite organizar la
información contenida en hojas de vida y solicitudes de innumerables candidatos que diariamente diligencian
aplicaciones de empleo desde sus centros de atención en el país.
• Gobiernos Municipales: Portal para la gestión de la información de gobiernos municipales, que permite
a la oficina del Alcalde acceder y controlar toda la documentación tramitada internamente por las agencias

5
Advantages & Benefits

gubernamentales y, externamente, hacia los ciudadanos del municipio. Este portal incluye, además, tableros
ejecutivos por dependencia y la generación de reportes e informes sobre la información procesada.
• Producción en Zonas Francas: Portal para el mercado fabril de Zona Francas en la República Dominicana
y Latinoamérica en general. Con el nombre de Ulti-Audit, esta aplicación de Ulti-Cabinet es la solución
diseñada para optimizar la eficiencia de procesos de búsqueda de documentos para auditorías internas y
externas, de aduanas y de clientes, eliminar pagos de multas por atrasos en repuestas a dichas auditorias,
mejorar la eficiencia del personal dedicado al manejo de documentos y optimizar la calidad de sus servicios.
Implementado en la actualidad en empresas líderes del Sector, como lo es el caso de Grupo M Industries,
Ulti-Audit es escalable y puede ser utilizado para cualquier otro modelo de operaciones y fábricas en
diversos sectores de producción.
Ulti-Audit se caracteriza por:
◦◦ Conexión a todos los módulos operacionales de las plantas de producción para almacenar
inteligentemente documentos individuales que los clientes y las aduanas requieren.
◦◦ Almacenamiento de documentos digitales de acuerdo a índices y parámetros específicos a las
necesidades de la empresa.
◦◦ Búsqueda de documentos de acuerdo a los índices establecidos, facilitando su recuperación inmediata
para dar respuesta a cualquier auditoria.
◦◦ Su flexibilidad permite que las empresas permitan a las autoridades aduaneras y a sus clientes el acceso
a su versión de Ulti-Audit, para facilitar las auditorías y mejorar su clasificación riesgo/empresa ante las
entidades que proveen asistencia técnica y económica.
• Ulti-Cabinet Personal: Concepto revolucionario para que empresas locales de telecomunicaciones
ofrezcan, dentro de su menú de productos, una versión personal de Ulti-Cabinet a sus abonados a Internet
y televisión por cable, a una tarifa de suscripción reducida. Igualmente podrán ofrecer una suscripción
comercial para pequeñas y medianas empresas.

6
Seguridad Ulti-Cabinet/Ulti-Cloud

hospedaje de software en el mundo. Resaltamos:

• Seguridad en el Proceso de Suscripcion

◦ Seguridad CAPTCHA, para prevenir el acceso al sistema utilizando programas de hackers.
◦ Conexión Segura HTTPS al internet
◦
• Seguridad en el Cifrado Interno de la Base de Datos
Cifrado de:
◦ Contraseñas y nombres de usuario.
◦ Información de conexión a Ulti-Cabinet.
◦ Nombre de usuario, contraseña, ID de la Sesión, ID de la
Entidad, todo esto en la sesión Web.
◦ Base de datos
• Seguridad en la Estructura de Almacenamiento de Ulti-Cabinet
◦ Pista de auditoría interna
◦ Cifrado opcional de documentos o preestablecido en forma
predeterminada
◦ Firma digital interna, incorporada por defecto, propietaria de
Ulti-Cabinet para que ningún documento pueda ser alterado y
archivado en Ulti-Cabinet sin utilizar el mecanismo interno de archivo.
◦
la cual puede ser ejecutada una o más veces en el mismo documento.
◦
◦ Mecanismo para control de Versión
• Seguridad en el Hospedaje
◦ Garantía al 100% de la base de datos - Copia de seguridad y redundancia
◦ Accesibilidad garantizada al 100%

Contactenos en:

www.forta5.com
tel: 236-6434
Bogota Colombia