ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO DE

COMPRAS
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e
interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las
actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las
actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

DESARROLLO
En un proceso normal de compras de insumos significativos para el desarrollo oportuno de una organización
es necesario tener muy en cuenta la relación que existente con la Gestión de la calidad que es de suma
importancia, por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a duda el departamento de
compras desde la ISO 9001, métodos de representación misional como procesos de carácter de apoyo que
despliega una organización. Ya que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la
organización busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a los resultados
económicos y la confianza del cliente interno.

PROCESO DE COMPRAS
En el proceso de compras se encuentran las fases por las que pasa una persona desde que se entera que tiene
una necesidad hasta que adquiere un producto para resolverlo.

 Identificar los productos críticos a comprar

Los productos críticos son los que hacen parte de la organización, pero también van relacionado con
los aspectos negativos, al saber que el producto es crítico hay que realizar una reagrupación de
aspectos que sean característicos del producto de la organización, para poder establecer unas
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también debemos saber a qué proceso pertenece y
si el producto hace un impacto, podemos resaltar si se el producto se compra en paquete para poder
mostrar cómo sería el carácter critico que poseen.

 Definir especificaciones del producto al comprar

En toda la organización debe de estar definida la metodología y responsabilidades para informar las
necesidades de compra a los proveedores para que la metodología sea transmitida al proveedor, los
procesos de comprar están encadenados con unos requisitos de manera definida.
 Planear las compras
Para las compras se emplea un pronóstico de demanda establecido y con esto se muestra el tipo de
ganancia al cual establece la comercialización de un producto más que otro, es importante las
cantidades a comprar y el momento justo para realizar esta acción.

 Evaluar y seleccionar proveedores

Todas las organizaciones en funcionamiento debe de tener un listado de proveedores que pueda
satisfacer las necesidades de compra que brinda la organización. Para seleccionar el proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación para que resalte lo que busca para ofrecer los productos
obtenidos por la organización.

 Realizar el trámite de compra

Después de haber seleccionado el proveedor, el Jefe de compra elabora una “Orden de compra” y
también obtiene la autorización del ordenador de gasto, y asegurándose de la autorización de la Junta
Directiva.

 Verificar el producto comprado

Los productos que son entregados por los proveedores deben ser supervisados e inspeccionados antes
de incluirlos a los procesos de la organización, siempre se debe realizar esto al recibido solicitado,
realizándose una inspección, una prueba, un ensayo, etc. del producto.

 Re- evaluar proveedores

Las organizaciones tienen muchos proveedores y por esta razón los clasifican de carácter crítico y no
crítico según su impacto en el SGC. Por esto establecen evaluaciones para saber el desempeño y
saber si es permitido por la norma, ya que esta especifica el tipo y el grado de control dependiendo
sobre el impacto del producto final.

 Tomar acciones en el proceso de compra (Correctivas, preventivas y mejora)

Este nos permite tomar acciones para las respectivas correcciones y así buscar una mejora para la
construcción del equilibrio de la organización.
 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA ORGANIZACIÓN

 Resultados económicos en la empresa

Se debe tener una buena relación con los proveedores, lo que suponer tener competitividad en los
costos de los productos que se obtienen allí, capacidad de negociación y selección de los productos y
los proveedores idóneos para la organización.

 Calidad del producto final

La calidad de la materia prima de los insumos impacta en el resultado de procesos y la percepción del
cliente.

 Satisfacción del cliente

Con lo mencionado anteriormente, las entradas de proceso dimensionan la calidad del producto final.

 Confianza del cliente interno

El cliente interno es la salida de cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a
otros procesos necesarios para la realización de su labor, si estos no son aptos, creará conflicto en el
desarrollo de los objetivos de los otros procedimientos.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS ESTERNOS
Donde se recopila las características específicas del Son los requisitos legales y normas internacionales,
producto o servicio a vender, siendo cuantitativas donde se ajustan las características de estándares que
pertenecientes al producto a vender, comprar, debe tener cada producto.
cantidad, criticidad, etc.

Donde se encarga cada metodología del proceso de Catálogos de equipos, necesarios para obtener el
compra y subcontrataciones. producto a realizar.

Documentos alimentados de los datos y resultados de la Hojas de seguridad y utilidad de insumos con los cuales
selección y evaluación de proveedores que hacen parte se obtendrá el producto.
de la organización y los que están en proceso
evaluativo.

Aquí se describe el plazo como el producto solicitado, La orden de compra, facturas y registro de lo
así como otros condicionantes entre los que se comprado.
encuentran el presupuesto, plazos de entrega y
características del producto.

Todo aquello que contenga la realización de los

pedidos, como el proceso de aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que describen
claramente el producto del sistema de la calidad, para
la cualificación del personal, procedimientos, procesos
y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega.

Documentos de las órdenes de compra con la finalidad

de asegurar que los productos y servicios cumplen con
los requisitos específicos.

Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la

hoja de pedido de subcontratación, formato de la hoja
de evaluación del proveedor que son el registro de la
información solicitada a los proveedores para su
aceptación.