Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ingeniería en Sistemas de la Información y Ciencias de la

Computación

Sistema de gestión de entrega y recepción de documentos

Autores:

EDWIN ELEAZAR PÉREZ SOSA 5990-15-5462

KIMBERLY ROCIO PAZAN AVILA 5990-15-3025

ERICK ARTURO MENDEZ CRUZ 5990-15-12319

Guatemala, octubre de 2019

Contenido
Introducción ................................................................................................................................................. I

Objetivos ..................................................................................................................................................... II

Factibilidad técnica ................................................................................................................................... III

Factibilidad económica ............................................................................................................................. III

Marco Teórico ............................................................................................................................................. 1

1. Aseguramiento de la Calidad del software ....................................................................................... 1

2. Norma ISO 9001 ................................................................................................................................. 2

3. SQL Server ......................................................................................................................................... 5

4. .Net....................................................................................................................................................... 7

5. Nuget ................................................................................................................................................. 10

6. Scaffolding ........................................................................................................................................ 11

7. Modelo Vista Controlador (MVC) .................................................................................................. 11

8. Metodología Scrum .......................................................................................................................... 12

9. Conclusiones ..................................................................................................................................... 13

10. Recomendaciones......................................................................................................................... 14

11. Egrafía .......................................................................................................................................... 15

12. Anexos .......................................................................................................................................... 16

 I

Introducción

Los sistemas de gestión de entrega de documentos se están convirtiendo en una pieza

de mayor importancia para las organizaciones. Debido a la cantidad de documentos que

se reciben, lo cual nos perjudica al entregarlos de una forma no optimizada, ya que

podemos tener inconvenientes en la entrega de estos (perdida del documento, atrasos,

entregarlo a la persona incorrecta, etc.) Mientras que un sistema de gestión en la entrega

y recepción de documentos asegura que la información se encuentre organizada, de esta

forma no se extravían y nos garantiza que ningún documento sea pasado por alto.

El siguiente sistema de gestión en la entrega y recepción de documentos está diseñado

para almacenar, administrar y controlar de manera ágil y en tiempo real el flujo de los

documentos dentro de la organización y sus respectivas áreas, a través de bitácoras y

alertas. El usuario podrá verificar los documentos en tiempo real, asimismo podrá saber

quién o que procesos tiene el documento que ha enviado, ingresando de una forma fácil y

sencilla. También se ha procedido a realizar dicho sistema con algunas de las

recomendaciones y requisitos de las normas ISO 9001, la cual se concentra en la

satisfacción del cliente y en la capacidad de proveer productos y servicios que cumplan

con las exigencias internas y externas de la organización. También se utilizó la

metodología ágil Scrum, debido a su flexibilidad para gestionar el desarrollo de software,

cuyo objetivo principal se basa en construir primero la funcionalidad de mayor valor para

el cliente y en los principios de inspección continua, adaptando con la auto gestión e

innovación.
 II

Objetivos

Objetivo General

• Crear un sistema que permita la optimización en la gestión de documentos.

Objetivos específicos

• Tener un control en línea sobre el estado del documento.

• Medir tiempos de entrega de documentos.

• Optimizar el envió de documentos a las áreas específicas.

 III

Factibilidad técnica

El software sobre gestión la gestión de entrega de documentos es viable, al ser de tipo

web, no requiere de una infraestructura costosa, ya que es web, el mismo puede ser utilizado

a través de múltiples dispositivos que tengan acceso a red, y un navegador web, no depende

de internet para su buen y debido funcionamiento por lo que lo hace ideal para la gestión de

documentos.

El software es bastante amigable para con el usuario, debido a que su uso es de lo más

sencillo gracias a la utilización de la ley de los tres clicks, de esta forma logra ser también

intuitivo, se realizó de esta manera para que el soporte sea de lo más mínimo.

Factibilidad económica

El siguiente proyecto para su desarrollo y posterior puesta en producción, tuvo un costo

económico bajo, ya que se utilizaron herramientas que son de caracter open source o fuente

abierta. Esto permitió que se puedan agregarar funciones que ayudan a hacerlo sencillo, pero

a la misma vez funcional.

Económicamente es viable para ponerlo en producción, ya que los requerimientos técnicos

para su despliegue son mínimos y no exigen de un equipo o infraestructura costosa.

 1

Marco Teórico

1. Aseguramiento de la Calidad del software

1.1 Calidad del software

Calidad es un conjunto de estándares, es la percepción que tiene el cliente frente a un

producto o servicio recibido, la calidad es el grado en el cual un producto satisface un grupo

de requisitos.

La calidad de software se controla durante el desarrollo, diseño, las pruebas y la

implementación la mejora del software.

1.2 Formas de Asegurar la Calidad:

• Documentar las políticas aplicables

• Contar con los medios necesarios para el aseguramiento de la calidad

• Disponer de los recursos suficientes para monitorizar la calidad

• Implementar procedimientos de verificación sistemática

• Monitorizar resultados

• Aprender de los demás

• Compartir experiencias

• Adaptarse a los medios disponibles

• Mantenerse actualizado en materia de calidad

Ejemplos de falta de calidad de un producto de software:

• El producto puede ser difícil de comprender y modificar

• El producto puede ser difícil de usar o fácil de darle mal uso

 2

• El producto podría ser innecesariamente dependiente de la maquina o tener serias

dificultades para integrarse con otros programas.

2. Norma ISO 9001

2.1 ¿Qué es ISO?

La normativa de calidad se remonta a los Estados Unidos en épocas de la Segunda Guerra

Mundial. Debido a la ausencia de controles en procesos y productos de carácter bélico

hicieron de esta una necesidad. Se empezó a expandir por Europa donde las Fuerzas Armadas

Británicas, también adoptaron el modelo de normativa para sus productos. En esa época, el

concepto de calidad hacía referencia a “conformidad” más que a “mejora continua” como se

conoce hoy en día.

2.2 10 Principios de la gestión de calidad de la norma ISO 9001

• Alcance

• Referencias normativas

• Términos y definiciones

• Contexto de la organización

• Liderazgo

• Planificación

• Soporte

• Operación

• Evaluación del desempeño

• Mejora
 3

2.3 Beneficios de la norma ISO 9001

• Prácticas aceptadas y reconocidas internacionalmente para la gestión de la calidad.

• Lenguaje común para trabajar con clientes y proveedores en todo el mundo.

• Modelo para abordar oportunidades y riesgos de manera estructurada y con

sistemática mejorada.

• Aprovechar una visión más completa del contexto organizacional que mejora la

eficacia del pensamiento basado en riesgo.

• Mejora en la gestión del desempeño de los proveedores.

• Modelo de excelencia para consumidores, clientes y otras partes interesadas.

• Mejor alineación entre su sistema de gestión y los objetivos de los negocios más

importantes de su organización.

• Oportunidad de hacer su sistema de gestión aún más poderoso, yendo de la

conformidad al desempeño.

• Mejora de la comunicación sobre calidad ya que su empresa promueve las mejores

prácticas y aplica mejoras en toda la cadena de suministro.

• Mejora de la calidad de productos, procesos y servicios, aumento de la

satisfacción, lealtad y retención de clientes, al mismo tiempo que aumenta la

productividad y reduce los costos.

2.4 Historia

La primera norma de gestión de la calidad se desarrolló en el Reino Unido fue conocida

como BS 5750. Impulsada por el Ministerio de Defensa, esta norma especificaba cómo

deberían gestionarse los procesos de fabricación, en lugar de mirar qué se había fabricado.
 4

En 1987, BSI propuso a ISO adoptar la BS 5750 como una norma internacional. Fue

nombrada ISO 9001 con variantes desarrolladas para cubrir los diferentes tipos de empresas.

Aunque la norma ISO 9001:1987 siguió la estructura de la BS 5750, también vino con tres

modelos para los sistemas de gestión de la calidad. Uno miraba al aseguramiento de la calidad

en el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio para las empresas que creaban

nuevos productos. El segundo modelo se centró en la producción, instalación y servicio,

mientras que el tercero cubría la inspección final y los ensayos sin preocuparse de cómo se

había fabricado el producto.

ISO 9001:1994 hizo especial énfasis en el aseguramiento del producto utilizando acciones

preventivas, en lugar de solo comprobar el producto final. Esto también requirió por parte de

las compañías cumplir con otros procedimientos documentados, reconociendo la tendencia a

gestionar la calidad mediante el control más que por el aseguramiento.

ISO 9001:2000 situó la gestión de la calidad y de los procesos clave, cambiando las

anteriores versiones radicalmente. Su objetivo era comprender primero los requerimientos

del cliente antes de diseñar los procesos que les ayudarían a cumplir con estos. La norma

también consideraba como mejorar de manera continua los procesos y el seguimiento de la

satisfacción del cliente. Donde las versiones anteriores se centraron en el control de la

calidad, ISO 9001:2000 se construyó sobre la gestión de la calidad.

ISO 9001:2008 sólo hizo una especificación de los requisitos existentes de ISO 9001:2000

con mayor claridad. También incorporó algunos cambios para hacerla más consistente con

ISO 14001:2004, la norma del sistema de gestión ambiental. Más tarde, en 2009, ISO 9004

(la cuál acompañó a ISO 9001:2000 por primera vez) fue revisada para promover un enfoque
 5

de negocio sostenible. Esta versión se centró en las partes interesadas y no solo en los clientes

y en las condiciones sociales.

La nueva versión de la norma ISO 9001:2015, la norma más reconocida y establecida a

nivel mundial de gestión de la calidad, fue publicada en septiembre de 2015. Esta es la

primera revisión importante de la norma desde el año 2000 y, ha sido desarrollada basándose

en los retos empresariales a los que se enfrentan las empresas de cualquier tamaño y sector

hoy en día.

3. SQL Server

SQL Server (Servidor de lenguaje de consultas estructurado), la primera versión fue

lanzada en lanzada en 1989, y desde entonces se ha estado actualizando con nuevas

funcionalidades, conforme van saliendo las actualizaciones se van enfocado en la seguridad.

Es un sistema administrador de bases de datos relacional, cliente – servidor, con sql server

podemos realizar procesamientos de transacciones, almacenar y analizar datos y generar

nuevas aplicaciones de base de datos.

3.1 Características:

• Soporte de transacciones

• Escalabilidad, estabilidad y seguridad

• Soporta procedimientos almacenados

• Permite administrar información de otros servidores de datos

Almacenamiento de datos, representa el centro de un servidor SQL Server, OLTP el

sistema de datos tendrá que ser recuperado, añadidos o modificados en el motor de base de
 6

datos, la construcción de una instalación de almacenamiento capaz de escalar de acuerdo con

estos requisitos es un trabajo duro.

Las técnicas de almacenamiento y recuperación de bases de datos, son empleadas para

almacenar bases sumamente importantes para la velocidad de acceso y recuperación, estas

dependen del tipo de almacenamiento y el uso que se les dará a las bases de datos. Estas son

independientes de la base de datos, pero las mejores técnicas pueden determinarse viendo la

estructura de la BD, los encargados de elegir estas son los diseñadores y administradores.

3.2 Autenticación de SQL Server

3.2.1 Modo de Autenticación Windows: requiere que los usuarios de Windows tengan

un usuario y una contraseña que tiene que ser validados para ingresar al servidor de las bases

de datos.

3.2.2 Modo de Autenticación Mixta: Permite el uso de credenciales de Windows si no

que los completa con locales de cuentas de usuarios, que el administrador puede crear y

mantener dentro del SQL Server.

3.3 Seguridad en las Bases de Datos

Estos son componentes claves de cualquier aplicación basada en web, permitiendo que los

sitios web provean contenido dinámico, ya que utilizamos información sensible y

confidencial puede ser almacenada en base de datos, es necesario la protección de los

mismos.

3.4 Tipos de respaldo y restauración de una Base de Datos

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3.4.1 Respaldo Completo: Esta es una de las copias la base de datos en general, la

restauración de este respaldo solo recupera la información del momento en que se realizó,

esta es utilizada en base de datos pequeñas y poco críticas.

3.4.2 Respaldo Diferencial: Solo realizan una copia de los datos nuevos y modificados a

partir del ultimo respaldo completo, este es lo mejor para una base de datos grande o con

poca densidad de transacciones, requieren menos espacio que un respaldo completo, para

restaurar una base de datos con un mecanismo diferencial se debe de contar el respaldo

completo.

3.5 Ventajas:

• Simplicidad de uso

• Seguridad

• Permite trabajar con diferentes formatos

• Almacenamiento en la nube

4. .Net

.Net es un conjunto de herramientas, tecnologías y servicios que facilitan la construcción

de todo tipo de aplicaciones. Se trata de una plataforma que sirve para el desarrollo de

software, la cual fue lanzada por Microsoft, con el fin de fusionar un amplio catalogo de

productos. Lo que se pretende con .Net es el poder desarrollar aplicaciones y sistemas que

sean independientes de la arquitectura física y del sistema operativo sobre el que se ejecuta.

Al tratarse de una plataforma de propósito general, se pueden realizar tanto desarrollos

web, como programas de escritorio o aplicaciones para dispositivos móviles.

 8

4.1 ¿Qué beneficios tiene .NET?

• Disminuir el tiempo de desarrollo de los proyectos.

• Poder utilizar las numerosas funcionalidades ya diseñadas que permite a los

diseñadores realizar un proyecto de importación y adaptación a las necesidades en

lugar de un desarrollo desde cero.

• Simplificar el mantenimiento de las aplicaciones desarrolladas en esta plataforma.

• Reducción de costes debido a la disminución de los tiempos de desarrollo y de

mantenimiento.

4.2 Características de .Net

• Se dice que es una plataforma de ejecución intermedia, ya que las aplicaciones

.NET no son ejecutadas directamente por el sistema operativo, como ocurre en el

modelo tradicional de desarrollo. En su lugar, las aplicaciones .NET están

diseñadas para ser ejecutadas contra un componente de software llamado Entorno

de Ejecución (muchas veces también conocido como “Runtime”, o “Máquina

Virtual”). Este componente es el encargado de manejar el ciclo de vida de

cualquier aplicación .NET, iniciándola, deteniéndola, interactuando con el Sistema

Operativo y proveyéndole servicios y recursos en tiempo de ejecución.

• La plataforma Microsoft .NET está completamente basada en el paradigma de

Orientación a Objetos

• .NET es multi-lenguaje: esto quiere decir que para poder codificar aplicaciones

sobre esta plataforma no necesitamos aprender un único lenguaje específico de

 9

programación de alto nivel, sino que se puede elegir de una amplia lista de

opciones.

• .NET es una plataforma que permite el desarrollo de aplicaciones empresariales

de misión crítica, entendiéndose por esto que permite la creación y ejecución de

aplicaciones de porte corporativo que sean críticas para la operación de tipos

variados de organizaciones. Si bien también es muy atrayente para desarrolladores

no profesionales, estudiantes y entusiastas, su verdadero poder radicar en su

capacidad para soportar las aplicaciones más grandes y complejas.

• .Net fue diseñado de manera tal de poder proveer un único modelo de

programación, uniforme y consistente, para todo tipo de aplicaciones (ya sean de

formularios Windows, de consola, aplicaciones Web, aplicaciones móviles, etc.)

y para cualquier dispositivo de hardware (PC’s, Pocket PC’s, Teléfonos Celulares

Inteligentes, también llamados “SmartPhones”, Tablet PC’s, etc.). Esto representa

un gran cambio con respecto a las plataformas anteriores a .NET, las cuales tenían

modelos de programación, bibliotecas, lenguajes y herramientas distintas según el

tipo de aplicación y el dispositivo de hardware.

• Uno de los objetivos de diseño de .NET fue que tenga la posibilidad de interactuar

e integrarse fácilmente con aplicaciones desarrolladas en plataformas anteriores,

particularmente en COM, ya que aún hoy existen una gran cantidad de

aplicaciones desarrolladas sobre esa base.

• .NET no sólo se integra fácilmente con aplicaciones desarrolladas en otras

plataformas Microsoft, sino también con aquellas desarrolladas en otras

plataformas de software, sistemas operativos o lenguajes de programación. Para

 10

esto hace un uso extensivo de numerosos estándares globales que son de uso

extensivo en la industria. Algunos ejemplos de estos estándares son XML, HTTP,

SOAP, WSDL y UDDI.

4.3 ASP.NET Core

Es un framework de código abierto y multiplataforma que nos permite crear aplicaciones

actuales o modernas que se conectan a internet, como aplicaciones web y APIs Web.

Fue diseñado para poder proporcionar un framework de desarrollo optimizado para las

aplicaciones que se implementan ya sea en la nube o en servidores dedicados en las

instalaciones del cliente.

El uso de este framework nos puede permitir añadir cualquier dependencia que

necesitemos del framework, pero se puede perder todas las ventajas que tienen las

aplicaciones .NET Core, tales como la multiplataforma, mejora del rendimiento y el menor

tamaño de las aplicaciones, etc.

5. Nuget

Nuget es una extensión o complemento para Visual Studio para poder instalar y gestionar

librerías de terceros de forma automatizada, en proyectos que utilizan .Net Framework. Esta

extensión se encarga de poder realizar la descarga de los paquetes, comprueba que en el

proyecto se cumplan los requisitos, su instalación y la actualización de las referencias en los

ficheros necesarios.

Nuget copia los archivos a su solución y realiza de forma automática los cambios que sean

necesarios en el proyecto, dentro de los cuales podemos mencionar, adicionar referencias y

cambiar el archivo app.config o we.config. Proporciona una manera mas rápida y fácil de
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agregar características a una aplicación o proyecto existente, siempre y cuando estas

características estén integradas en control del código fuente.

Un paquete incluye los archivos para copiar a su proyecto y un archivo de manifiesto que

describe el contenido del paquete y lo que hay que hacer para agregar o quitar la biblioteca.

Los paquetes están agrupados en los canales que tiene acceso a Visual Studio con el fin de

presentar las listas de paquetes disponibles.

6. Scaffolding

En programación Scaffolding o Scaffold es un método para construir aplicaciones basadas

en bases de datos, esta técnica esta soportada por algunos frameworks de tipo MVC en el

cual el programador escribe una especificación que describe como debe ser usada la base de

datos. Luego el compilador utiliza esa especificación para generar el código que la aplicación

usara para crera, leer, actualizar y eliminar los registros de la base de datos, esto es conocido

como CRUD (Create, red, update, delete). El Scaffolding fue popularizado por el framework

Ruby on Rails y ahora es utilizado por otros frameworks también como CakePHP, Symfony.

Todo lo que se necesita para crear un scaffold es un modelo y su controlador. Solo tienes

ahora que declarar la variable $scaffold en el controlador y el proyecto será puesto en marcha.

7. Modelo Vista Controlador (MVC)

Es un estilo de arquitectura de software que separa los datos de una aplicación, la interfaz

de usuario y la lógica de control en tres componentes distintos. Se trata de un modelo muy

maduro y que ha demostrado su validez a lo largo de los años en todo tipo de aplicaciones y

sobre multitud de lenguajes y plataformas de desarrollo.

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7.1 El modelo: es el que contiene una representación de los datos que

maneja el sistema, su lógica de negocio y sus mecanismos de

persistencia

7.2 La vista: o interfaz de usuario, que compone la información que se envía al cliente

y los mecanismos interacción con éste

7.3 El controlador: Es el que actúa como intermediario entre el modelo y la

vista, gestionando el flujo de información entre ellos y las

transformaciones para adaptar los datos a las necesidades de cada uno.

8. Metodología Scrum

Scrum es un proceso en el cual se aplican de una manera regular una serie de buenas

practicas para trabajar en equipo y obtener un buen resultado posible del proyecto a ejecutar.

Dichas practicas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la forma

de trabajar en equipos altamente productivos.

Se realizan entregas parciales y regulares del proyecto, priorizando por el beneficio que

aportan al receptor del proyecto. Scrum, esta especialmente indicado para proyectos en

entornos complejos, donde se necesita poder obtener resultados de manera efectiva y pronta,

donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la

competitividad, flexibilidad y productividad son fundamentales.

Scrum es utilizado para resolver situaciones en las que no se esta entregando al cliente lo

que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no

es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante situaciones competentes, cuando

la moral de los equipos es baja y la rotación alta.

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Un proyecto en Scrum se ejecuta en ciclos temporales cortos y de duración fija iteraciones

que normalmente son de 2 semanas, aunque en algunos equipos son de 3 y hasta 4 semanas,

límite máximo de feedback de producto real y reflexión. Cada iteración tiene que

proporcionar un resultado completo, un incremento de producto final que sea susceptible de

ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.

9. Conclusiones

• Se puede concluir con que el sistema es practico, eficiente y efectivo para el

usuario, ya que se diseñó y realizó de una manera fácil y sencilla.

• El sistema es capaz de generar un historial del documento entregado, a través de

las bitácoras (Quién recibió primero, si fue trasladado, o si, solamente se rechazó

el documento).

• Se cumplió con los requerimientos y cambios solicitados por parte del cliente.

• El sistema es capaz de descargas los documentos en su formato original (Word,

Excel, imagen, etc.)

• Los documentos no se pueden extraviar, ya que estos mismos se escanean o en su

defecto si es un Word, Excel, etc. Los mismos son almacenados.

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10.Recomendaciones

• Que se capacite al usuario para que esté pueda entender el buen funcionamiento

de este sistema y así evitar la tecnofobia por parte de estos, para ello se realizó un

manual de uso.

• Incentivar al usuario, para el uso del software.

• Establecer de manera correcta los roles de los usuarios.

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11.Egrafía

• https://geoinnova.org/blog-territorio/iso-

9001/?gclid=Cj0KCQjw6eTtBRDdARIsANZWjYahba0MWzQZf4c6H2aeuWp

AeYdRxmNvmzCB0KnoF63C-jFvUzfLnLwaAsfPEALw_wcB

• https://www.normas-iso.com/iso-9001/

• https://www.scrummanager.net/bok/index.php?title=Main_Page

• https://www.scrummanager.net/oks/

• tableau.com/es-es/solutions/sql-server

• pdfs.semanticscholar.org/8af0/cc1a0d98c14ca6555fd0a1d2c1ab798f2767.pdf

• di002.edv.uniovi.es/~cueva/asignaturas/doctorado/2001/Calidad.pdf
 16

12.Anexos

Diagrama de caso de uso

ISO 9001
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SQL Server
 18

Estructura de .Net

Planificación de metodología Scrum

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 20

1-1

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Usuario

Usuario

1-2

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ProductVersion