IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste
del griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo
importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los archivos que
constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa, entidad
pública, privada o un país por cuanto en su documentación se expresa, en forma
única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su importancia se
podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, y la
investigación.
- Importancia de los archivos para la administración.
Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma
ordenada documentación e información útil (Dicha información puede estar
contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios
legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un modo lógico y
eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de
cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera. Ahora
los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus
tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad
pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que
ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos
anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o
fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como
memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con archivos bien
organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que
partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de
información, elevando los costos de operación y tiempo invertido, produciendo
atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la información.
- Importancia de los archivos para la investigación.
Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y
mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto
contienen información en documentos que pueden y deben aprovecharse por
parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para
encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las
investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la administración, la
geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología.

- Objetivo de los archivos.

1. Reunir ordenadamente los documentos de archivo.

2. Asegurar una perfecta conservación de la información.
3. Permitir una rápida localización de la información.
4. Servir la información de manera ágil y oportuna.

- Importancia del archivo en una empresa moderna.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa
que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de
manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del
escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos
tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y
criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos
funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
-Ser el centro de la información y de la documentación.
-Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
-Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
-Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.
- Rigor.
- Sencillez.
- Archivo de documentos electrónicos
La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la
principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica
tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la
búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de
descripción. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que
brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto
dentro de la institución productora mediante la construcción de intranets (que
ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de
intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores) como
desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de
Internet.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor

importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no
tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la
búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación,
produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente
administración. Por eso es de gran importancia contar con un buen sistema de
administración de documentos para poder almacenar y recuperar la
información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como
recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si
utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos
ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier
lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.