UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE TURISMO

ORGANIZACIONDE EVENTOS

ESTUDIANTES:
- Aguila Velásquez Ana Luisa
- Corani Cabezas Edwin Freddy
- Mamani Choquetarqui Shirley Giorgina
- Montaño Millares Alder Germán
- Soria Cerrillo Gastón Omar
- Zacarias Sillerico Miguel Ángel

DOCENTE:
Lic.

LA PAZ- BOLIVIA
2019
 INFORME DE EVENTO

CENA DE DESPEDIDA PARA GRUPO DE TURISTAS EXTRANJEROS DE UNA

EMPRESA COMERCIAL PARA 40 PERSONAS

CONCEPTO.- Es un acontecimiento programado y previamente organizado que puede ser

de carácter social, artístico, cultura, empresarial o deportivo. Reúne a un predeterminado
número de personas en un tiempo y lugar establecido.

PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

Nuestro evento cuenta con estas diferentes etapas:

1. PREVISIÓN

Objetivos:

- General. Ofrecer la mejor experiencia en la creación de ambientes en eventos

sociales y empresariales, por medio de nuestros servicios y generar opciones
rentables que satisfagan y superen las expectativas de nuestros clientes.

- Específico. Finalizar la etapa activa laboral de un grupo de trabajadores extranjeros

de la empresa "SONY" brindándoles una grata cena de despedida, con la intención
de crear una última convivencia entre ellos, revalorizando su apoyo, trabajo y
esfuerzo que desempeñaron en cada una de sus funciones durante el tiempo
laboral, llevándose así el más grato recuerdo tanto de su empresa como de Bolivia.

OBJETIVO DEL PARTICIPANTE INVITADO

- Interrelación y confraternización.

- Participación en actividades previstas.

- Satisfacción del evento programado.

- Llevarse el más grato recuerdo.

SITUACIONES PREVIAS

Investigación de factores:
  Internos:

POLÍTICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL EVENTO

Todo evento que se nos requiera, deberá ir respaldado por un contrato firmado por nosotros
como prestadores de servicios y organizadores de su evento y por quien solicita nuestros
servicios y quien será el responsable del evento y del pago del mismo.

Contratación

Durante una semana, se podrá reservar una fecha tentativa la cual se cancelará a los 8
días de reservada a menos que haya un depósito. Para bloquear la fecha se solicitará firmar
el contrato. El pago será de la siguiente forma:

- 25% del total del evento para bloquear fecha

- 50% 30 días antes de la fecha del evento
- 25% 8 días antes de la realización del evento

Cancelación

Dentro de los siguientes 30 días de la reservación, se reembolsará el 100% del total del
anticipo.

En caso de ser después se cobrará un 10% del total del evento, entregando al cliente el
otro 15% restante del total del evento para que suman el 25% que dejó de anticipo.

Horarios

Los horarios que abarcan nuestros eventos tienen un máximo de 6 horas.

POLITICAS PARA EL EVENTO

- Tendrá una duración de 4 horas con horarios puntuales.

- No llevar mayor cantidad de gente a la acordada.

 Externos:
- Lugar: Jardín Japonés, La Paz - Bolivia.
- Fecha: Viernes, 21 de diciembre del 2019.
- Estilo decorativo: Clásico –Étnico.
- Tipo de menú: Gourmet Boliviano.
 - Tipo de evento: Social, empresarial.
- Comodidad: El salón “SAKURA” con el que contamos para este evento brinda un
espacio bastante amplio, de ambiente agradable, cómodo
 RRHH: Guías para cualquier duda respecto a la ubicación de servicios y el lugar.
 Técnicos:

- Amplificación

- Iluminación

- Decoración

- Guías de ubicación

- Efectos Audiovisuales

- Comités designados para cada uno de los servicios y funciones.

2. PLANEACION

Se creara una logística para el evento que nos ayude a cumplir tiempos, tendremos
evaluaciones tanto del servicio como del personal involucrado.

Buscar a los mejores proveedores de servicios para poder otorgar calidad en el evento, así
cumplir lo pactado con nuestros clientes para la decoración de su evento.

En un evento es muy importante la decoración del mismo, ya que es la primera impresión

que los asistentes tienen de la organización.

ITINERARIO Y PROGRAMA UNIFICADO

19:00 - Recepción y registro de invitados amenizado por el grupo “Efecto Mandarina”.

20:00 -Saludo y brindis de bienvenida a cargo del CEO de la empresa.

20:15 Cena:

• Entrante individual

• Plato principal

• Postre

21:45 - Entrega de galardones y premiación.

22:15 - Numero de danza nacional a cargo del Ballet “BAFOPAZ”

22:30 - Proyección de video sobre la labor empresarial.

22:45 - Despedida del grupo musical.

22:55 - Fin del acto.

23:00 - Clausura de evento.

PRESUPUESTO

ELEMENTO PRECIO

ALQUILER DE AMBIENTE 4000

- Jardin japonés

DECORACIÓN
- Mantelería 5000
- Centros de mesa
- Iluminación
- Flores y Velas

RR.HH.
- Meseros
- Cocineros 10000
- Presentadores
- Personal de limpieza
- Recepcionista

AMBIENTACION
7000
- Grupo musical
- Equipo de sonido
- Maestros de ceremonia
 CATERING

- Alimentos (aperitivo, cena, 5000

postres)
- Bebidas
- Vajilla

PROGRAMA

- Presentación 1500
- Actuaciones
- Otros

PAPELERIA

- Invitaciones 700
- Programas
- Tarjetas de agradecimiento

10
SOUVENIR

33210
GASTO TOTAL

3. ORGANIZACIÓN

En esta estructuración de acciones y funciones podemos asignar por jerarquías para que
cada actividad que se vaya a realizar se maneje con el cuidado y desempeño necesario,
para este contamos con los siguientes coordinadores los cuales nos ayudaran a realizar el
evento de manera eficaz:
- Coordinador general.- Es quien tendrá el rol de repartir las tares adecuadamente
con la debida responsabilidad para que cada coordinador pueda llegar a entenderse
y así tener una eficaz comunicación para que el evento se realice de la mejor manera
posible

- Coordinador técnico.- Es quien llevara a cabo todo el indumentario que se llegará

a necesitar para la realización del evento, tomara en cuenta todos los alquileres y a
todo el personal que se llegara a necesitar como en el caso de la comida, la
contratación a chefs profesionales para una eficiente manipulación de alimentos,
etc.

- Coordinador de finanzas.- Todo evento bien estructurado lleva mucho tiempo y

financiamiento necesitado, en este caso el coordinador en finanzas nos apoyara en
darnos las cotizaciones e información necesaria para dar la mejor calidad en el
mercado con su garantía respectiva en cada una de las actividades.

- Coordinador de recepción.- Como llega a ser un evento en conmemoración a una

gestión bien realizada se le tratara lo más formal posible siendo agradecidos por su
trabajo realizado, dado el caso se le otorgara una invitación personal a cada uno de
los 40 participantes de esta empresa. Nuestro coordinador realizara la mejor
invitación posible para que sea un recuerdo más que pueda llevárselo, el manejar
la recepción al momento de su llegada.

- Coordinador registro y documentación.- Todo gran evento tiene toda su

documentación bien elaborada y ordenada, en este caso para cada detalle estará
nuestro coordinador, para que no se le escape nada en este evento estará bien
redactado y manejado para la realización optima de este.

- Coordinador alimentos y bebidas.- Contaremos con el personal necesario a cargo

del coordinador quien dará las instrucciones necesarias para este ámbito.
 - Coordinador de seguridad.- Les brindaremos a nuestros invitados la seguridad
necesaria para que se sientan cómodos al momento de dar su ropa al servicio de
guardarropa y contaremos con seguridad privada para mantenerlos tranquilos

- Coordinador decorativo.- un papel fundamental es el de la decoración si bien el

podrá informarnos cuanto personal utilizara, planeamos darles la mejor imagen de
Bolivia hasta con el más mínimo detalle por el cual este coordinador dará y contara
con toda la ayuda necesaria para realizar el evento lo mejor posible.

Principios:

- Especialización.- Nos basamos en tener muy en cuenta la especialización debido

a que es importante saber que cuando una persona tiene un rol especifico debe
conocerlo desde todo los puntos de vista posibles y la especialización le permite
eso, por lo cual pretendemos tener cuidado al momento de escoger el personal, ya
que deben ser personas con características necesarias como la responsabilidad,
empatía, facilidad de palabra etc.

- Unidad de mando.- El saber que está al mando no es simplemente dar órdenes,

sino, más bien ser un líder ejemplar, apoyando desde cualquier punto del trabajo y
brindando la capacitación necesaria, dar a conocer que todos son igual de
importantes y que se identifiquen para poder realizar el evento lo mejor posible.

- Equilibrio de autoridad.- En este punto nos basamos a ser un buen repartidor de

tareas, un buen líder, siempre estar allí para ayudar y apoyar en cada situación,
saber que tenemos que entendernos lo mejor posibles con los demás coordinadores
y los demás empleados.

- Equilibrio de dirección.- En este tipo de eventos la capacitación es muy necesario

ya que no debemos dejar que se confundan que alguien es más que el otro, todo
son iguales sus tareas son específicamente importantes, ´por lo cual se planea dar
roles equilibrados para una fácil comunicación.
Clasificación de acciones para cumplir de acuerdo al plan:

- Número de asistentes: será determinado por cada coordinador de acuerdo a la

necesidad y magnitud justificando todo lo involucrado

- Objetivo del evento.- llegar a cada uno de los invitados con el tema Bolivia, que se
lleven la mejor imagen posible y así dando un evento de magnitud para poder
realizar una finalización de gestión adecuada

- Recursos humanos para guiar lo económico.- controlando cada ámbito con los
coordinadores y dando la información y justificación de los precios para también dar
el evento de la mejor calidad posible.

4. INTERACCION

5 DIRECCION

CRONOLOGIA DEL EVENTO

JULIO

- Se realiza la selección de sede del evento a llevarse a cabo en el “Hotel Suits

Camino Real” ubicado en la Av. Ballivian esquina calle 10 N° 369, Calle 10 De
Calacoto,
- Se define el día 21 de diciembre a horas 19:00 para llevarse a cabo el evento
- Se precisa 48 personas asistentes al evento tomando en cuenta un 20% de invitados
imprevistos
- Se evalúa las necesidades técnicas de iluminación, sonido y espectáculo para el día
del evento.
 - Se establece el tipo de decoración “XXXXXXX” y el tipo de gastronomía a degustar
en el evento.

SEPTIEMBRE

- Se procede a la reservación y preparación del salón “XXXXX” en el “Hotel Suits

Camino Real”
- Se realiza la reservación del servicio de fotografía y filmación parta el día 21 de
diciembre.
- Se procede con la reserva de vajilla para 48 PAX, muebles, heladeras
- Se concreta la contratación del personal de servicio que se requiere, basado en un
cálculo de cada diez invitados se solicitará una persona para servir la comida y una
persona cada 20 invitados para que sirva las bebidas. Tomando un total de 8
personas contratadas.

NOVIEMBRE

- La organización de invitados estará definida por grupos de trabajo

- Se realiza capacitación al personal contratado para un eficiente servicio.

DÍA DEL EVENTO

- A horas 14:00 se realizará las pruebas piloto de la iluminación y sonido

- Verificación de las medidas de seguridad
- Verificación de la temperatura ideal de las bebidas a servirse
RECURSOS A CONCIDERAR SEGÚN LOS SENTIDOS

VISTA: En nuestro evento se tendrá en cuenta los niveles de iluminación adecuados para
cada lugar y actividad designada:

- Cocina: 400 a 500 lux (Led recomendada)

- Salón: 300 a 400 lux (Led recomendada)
- Recepción: 200 a 300 lux (Led recomendada)
- Barra: 200 a 300 lux (Led recomendada)

GUSTO: Ya que pretendemos realizar un evento con invitados extranjeros, se tendrá muy
en cuenta el manejo de los elementos gastronómicos involucrados tales como:

- Condimentos: El uso de ajíes y otras especies será muy moderado adaptándose al

paladar del invitado.
- Proteínas: Dentro del menú que manejamos podemos notar que es gourmet, por lo
cual las porciones de proteína estarán bien medidas para una ligera y buena
degustación.
- Carbohidratos: Se tendrá en cuenta el uso de un solo carbohidrato y una porción
medida. tomando en cuenta que nuestro evento se realizara de noche.
- Grasas: De nuestro menú se excluirá el uso grasas saturadas y trans.

OIDO: Pretendemos manejar decibeles recomendados por la OMS , no superando 60% de

volumen máximo, para ello contrataremos a una banda contemporánea boliviana llamada
efecto mandarina, para dar un clima suave y agradable.

OLFATO: Este aspecto se tendrá en cuenta en el lugar y la invitación con un adecuado de

fragancias para nuestro estilo clásico étnico.

TACTO: Este sentido se tratara con el uso de mantelería (manteniendo un estilo formal con
detalles étnicos propios del país), las invitaciones (serán acorde a la decoración) y el
suvenir (se reglara una pequeña mascara de los diferentes bailes típicos bolivianos)
ANEXOS