Conferencia 1

MEMORIAS
Seminario ChannelPlanet 17/07/14

www.ChannelPlanet.com
Julio 16 y 17 de 2014 Bogotá D.C.
Análisis:
-‐La necesidad a saRsfacer, el objeto
del contrato.
-‐Entendiendo los requerimientos.
Necesidad vs. deseo
Douglas Regueros Mora

Consultor Internacional en Abastecimiento Estratégico

Bogotá D.C. Julio 16 de 2014
Agenda a tratar:
•  ObjeRvos
•  Subtemas
•  Conclusiones
•  Ejercicio
•  Reseña bibliográfica
•  Preguntas
Contáctenos: salgado@channelplanet.com
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TwiOer @channelplanetco 1
MEMORIAS Seminario ChannelPlanet 17/07/14
ObjeRvos:
•  Establecer las directrices para idenRficar la
necesidad a saRsfacer o el objeto del contrato.
•  Cómo idenRficar los requerimientos.
•  Diferenciar Necesidad vs. Deseo
•  IdenRficar lasa prioridades de los
requerimientos
Subtemas:
1.  Análisis de requerimientos de negocio
2.  Jerarquía de necesidades
3.  Ejercicio
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Análisis de"
requerimientos"
del negocio"
QUÉ ES UN REQUERIMIENTO?

Un requerimiento es algo que el producto (bien
o servicio) debe hacer o una cualidad que
debe tener."
"
Un requerimiento existe bien sea porque el
tipo de producto exige determinadas
funciones o cualidades o porque el cliente
interno necesita que el requerimiento forme
parte del producto (entregable) final."
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REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Los requerimientos funcionales son cosas que
el producto debe hacer – una acción que el
producto debe “tomar” para poder proveer una
funcionalidad útil para el usuario."
"
Los requerimientos funcionales " " "
"surgen de la razón de ser funda-" "
"mental para la existencia del bien " " "
"o servicio."
REQUERIMIENTOS NO-‐FUNCIONALES
Los requerimientos no-funcionales son
propiedades o cualidades que debe tener el
producto, diferentes a su razón de ser."
"
En algunos casos los requerimientos no-
funcionales SON CRÍTICOS PARA EL ÉXITO
EN EL DESEMPEÑO DEL PRODUCTO y a
veces son fundamentales porque " "
mejoran o resaltan el producto."
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RESTRICCIONES
Las restricciones también son requerimientos
y son globales."
"
Aplican en su totalidad al producto y

preferiblemente se definen antes de concertar
los demás requerimientos."
"
P. ej. El propósito de un producto es una restricción y los

requerimientos individuales deben contribuir a este
propósito."
Los usuarios de un productos son restricciones, pues
dictaminan la utilidad o no del producto."
Un trabajo interdisciplinario, según las

buenas prácFcas internacionales
(Strategic Procurement -‐ SGM)
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Los requerimientos del negocio pueden

organizarse en seis importantes grupos,
para facilidad de referencia. "
"
Estos comprenden el modelo"

"
A – C – S – C – I – R"
Aseguramiento de suministro y cumplimiento Regulatorio

Disponibilidad garantizada de bienes/servicios con cumplimiento
regulatorio (legal) cuando sean requeridos. "
AMBOS SON DE CARÁCTER MANDATORIO "
"
Estos incluyen:"
•  Capacidad disponible"
•  Habilidad para subir y bajar la capacidad"
•  Cantidades requeridas, cuando y donde se "
"necesiten"
•  Cumplimiento legal y regulatorio"
•  Necesidades ambientales y necesidades éticas similares"
•  Seguridad"
ACSCIR
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Calidad
Los parámetros de la calidad
incluyen:"
•  Calidad en el diseño mismo de bienes o procesos"
•  Calidad al cumplir con las especificaciones"
•  Confiabilidad (duración)"
•  Representación de status"
•  Aptitud para el uso"
•  Seguridad"
•  Respeto al medio ambiente"
A C S C I R
•  Garantía"
Servicio
Los productos que entrega el servicio incluyen:"
•  Tiempos de entrega y flexibilidad en los pedidos"
•  Intercambio de datos electrónicos (EDI)"
•  Programación de vendedores"
•  Puntos de atención/reclamos"
•  Clasificación y mantenimiento de inventarios"
•  Relocalización de producción"
•  Tiempos de respuesta especiales"
•  Escritorio de ayuda/Centro de llamadas"
•  Gerente de cuenta dedicado" A C SCIR
•  Programas de mejora continua"
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Costo
Las expectativas de costos incluyen:"
•  Requerimientos presentes y futuros de costos"
•  Reducir / evitar costos"
•  Ahorros"
•  Diluir / compartir costos"
•  Mejora continua (optimización)"
•  Cuantificar valores agregados" A C S C I R
Innovación
Las necesidades de innovación incluyen:"
•  Acceso preferencial para una ventaja
competitiva (know how)"
•  Planes para productos nuevos"
•  Utilización de tecnología de punta"
•  Innovación dirigida hacia el mercado"
•  Innovación propia apoyada por el proveedor"
•  Nuevos procesos, materiales, etc. ""
A C S C I R
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Fuentes de información: Datos básicos de la compañía

Los requerimientos de la compañía
pueden obtenerse de:"
•  La estrategia corporativa"
•  La estrategia de la unidad de negocios"
•  La estrategia tecnológica"
•  Los planes de producto y mercadeo"
•  La estrategia de manufactura"
•  Los planes de ventas y operaciones"
Ejemplos de preguntas Abiertas para definir ACSCIR:"

•  ¿Qué hay sobre este Grupo de Suministro/categoría que es
particularmente importante para su área/compañía?"
•  ¿Cuáles son las propiedades más críticas?"
•  ¿Cómo podemos mejorar lo que compramos de modo "
que se adapte mejor a las necesidades?"
•  ¿Qué problemas o dificultades se tienen con este " " "
Grupo de Suministro/categoría?"
•  ¿Cómo establecería prioridades para sus necesidades con
relación a esta categoría: calidad, suministro, innovación, costo?"
•  ¿Cómo cambiarán en el futuro las necesidades, propósitos y uso
de esta categoría?"
•  ¿Cómo se vería el éxito en 3 años? ¿Qué mejoras se buscan?"
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Beneficios del análisis de requerimientos del negocio

El análisis de los requerimientos del negocio le agrega valor al
proceso de suministro al:"
•  Enlazar los objetivos del negocio con las " " "
estrategias de la categoría de compra"
•  Permitir el desarrollo de las estrategias " " " " " más
apropiadas"
•  Segmentar y seleccionar los proveedores " " " " " más
apropiados para la estrategia"
•  Permitir el manejo interno más apropiado " " " " "
"de los bienes y servicios"
•  Cerrar la brecha entre necesidades vs. deseos"
Desarrollar requerimientos de negocio de alta calidad…

•  ¡Uno de los trabajos más duros que hará Compras!"
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Desarrollar requerimientos de negocio de alta calidad…

•  ¡Uno de los trabajos más duros que hará Compras!"
•  Parece fácil … a menudo es difícil, porque:"
-  Las personas confunden deseos con " "
"necesidades (Pregunte los 5 “Por qué”)"
-  Los requerimientos del negocio pueden " " "
"cambiar con el tiempo"
-  Los equipos altamente diversificados "(países,
"regiones, geografías) a menudo tienen puntos " "
"de vista muy diferentes, especialmente sobre lo que es
realmente importante"
-  No siempre hay total involucramiento de la alta dirección
y/o de las demás áreas."
Enfoque para desarrollar los requerimientos de negocio

Compras" Cliente Interno"
Tiene Necesidades"
Comprender las Necesidades
(Escuche al Cliente)"
Se siente comprendido"
Soluciones sugeridas"
(Objetivos) "
Acepta los planes y soluciones"
Desarrollo de planes iniciales"
Soluciones diseñadas"
Acepta los planes y soluciones"

Sobre-entrega (exceder"
expectativas - Medir)"
Reconoce el papel de Compras"

Objetivos cumplidos, etc." Disfruta los Resultados del negocio"
Siguiente ciclo"
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El enfoque para establecer los Requerimientos del Negocio

Estrategia y Objetivos Corporativos
Planes del" Planes de" Planes de" Entrevistas ACSCIR

Negocio Marketing Tecnología
Analice las necesidades"

ACSCIR
Capacidad interna y externa."

Planeación de inversión 1-3-5- años
Generación estratégica de"

opciones y evaluación
Involucramiento en la estrategia"
de la Categoría
ANS derivado de requerimientos ACSCIR

No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de
nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.
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Análisis de requerimientos de negocio

Grupo de Suministro/Categoría:" Dueño:" Fecha:"
Área" 1 año" 3 años" 5 años" 10 años"
A"
C"
S"
C"
I"
R"
Grupo de Suministro -‐Análisis de la categoría-‐

Grupo de Suministro Categoría(s) Sedes donde se usa Unidad de
medida
Gasto total Año Costo unitario Año Volúmenes actuales Año
Proveedor actual Historia del gasto Proveedores potenciales Status Volúmenes-nuevo producto Año
Especificaciones Especificaciones ACSCIR Función del Grupo de Suministro/Categoría

Actuales y alternativas
Cambios en diseño/Ciclo de vida Tecnología de Proceso
Comentarios/Acciones
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Beneficios de conocer las necesidades del

negocio
•  Ayuda a desarrollar Acuerdos de Nivel de Servicio"
•  Aumenta la probabilidad de que la estrategia de
Compras sea aceptada"
•  Ayuda a desarrollar especificaciones"
•  Se toman decisiones más apropiadas"
•  Las revisiones de la administración del proveedor
son más efectivas"
•  Puede utilizarse como una base para elaborar SDIs/
SDPs/SDCs"
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Jerarquía de
necesidades"
"
"
"
"
(Priorización de los requerimientos)"
Jerarquía de
Auto-
necesidades realización,
Actualización
de Maslow
Necesidad de esti-
ma y autoestima: Respeto
Necesidades de pertenencia:
Hogar, familia, amistades, etc.
Necesidades de seguridad: Habitación,

abrigo, protección, trabajo
Necesidades físicas de supervivencia:

Alimento, agua, descanso, sexo
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Jerarquía de necesidades de Maslow"
Principio de Maslow en la jerarquía personal:
“Nadie puede comprometerse totalmente

con los niveles más altos de necesidad
hasta no haber satisfecho sus
necesidades en los niveles básicos”.
El mismo principio es aplicable a la jerarquía

de necesidades de las empresas.
Jerarquía de
necesidades en Cualquier aspecto que permita una ventaja
Abastecimiento
competitiva o factor diferenciador"
Innovación
Estratégico Un costo acorde con el bien o servicio
existente, su calidad y su servicio
Costo (costo-beneficio)"
Un servicio adecuado que

respalde y sea parte de la
Servicio calidad"
Un nivel de calidad adecuado

que respalde lo que hay. Lo
Calidad barato sale caro"
De nada sirve algo muy

Aseguramiento del Suministro" barato si no se puede tener
Cumplimiento Regulatorio y legal" cuando y como se necesita"
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Priorización de requerimientos

•  Dependiendo de la categoría o Grupo de
suministro, los elementos de ACSCIR
tendrán prioridades diferentes, tal como
sean definidas por el cliente interno, lo
cual será una guía básica para la
definición de la estrategia de suministro."
Sin embargo, siempre debe tenerse en cuenta
el PESO y la MEDIDA de cada aspecto."
Peso de los requerimientos

Cuando se usan como criterios, medidas o como compromisos
entregables en el acuerdo final con el proveedor, los
requerimientos del negocio tienen unos pesos relativos:"
"
•  En general R y A son absolutos, p.ej. el material o servicio DEBE estar

disponible y DEBE cumplir con los requerimientos Regulatorios o
normativos."
•  Ca y S serán habitualmente requerimientos limitantes p.ej. el servicio o

material debe cumplir con los estándares mínimos de Calidad y Servicio. "
•  Co será típicamente un criterio de escala p.ej. entre mas barato mejor. "
•  La importancia de I variará dependiendo tanto del Grupo de Suministro

como del negocio o marca involucrada en el servicio. "
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Medida de los requerimientos

Cuando la implementación de la estrategia esta siendo planeada, es tiempo
de establecer las medidas. "
Ø  Como va a medir el éxito de la estrategia? "
Ø  Como busca medir a los proveedores durante el proceso de
Administración de Proveedores? "
EJEMPLO"
ASPECTO" MEDIDA" PRIORIDAD"
A" Está disponible? Estará disponible?" N/A"

C" Partes por millón defectuosas? Vida útil?" 50%"
S" Gerente de cuenta dedicado? Tiempo de respuesta?" 20%"
C" Costo-Beneficio? El menor posible? Costo-valor?" 25%"
I" Tecnología? Diseño? Impacto?" 5%"
R" Cumple/No cumple? Mandatorio o deseable?" N/A"
Ejemplos de ponderados ACSCIR

TÉRMINOS ABSOLUTOS DEL TIPO “VA – NO VA”
A C S C I R
OPCION 1 25% 25% 25% 25%
OPCION 2 30% 30% 40% 0%
OPCION 3 0% 0% 100% 0%
OPCION 4 50% 30% 20% 0%
OPCION 5 10% 10% 20% 60%
OTRA? PARA QUE CASO(S)?
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Solicitudes, negociaciones y contratos No se puede mostrar la imagen.

Puede que su equipo no tenga
suficiente memoria para abrir la
imagen o que ésta esté dañada.
Para el momento en que se están emitiendo Reinicie el equipo y, a continuación,

abra el archivo de nuevo. Si sigue
apareciendo la x roja, puede que
las Solicitudes de Propuesta (SDP) y las tenga que borrar la imagen e

insertarla de nuevo.
Solicitudes de Cotización (SDC), los

requerimientos del negocio deben ya haberle
dado una manera fácil de identificar qué es lo
que realmente está buscando. " ACUERDO
" ADELANTE
Si no puede reflejar claramente todos los
requerimientos ACSCIR, reúnase nueva-
mente con los clientes internos para definir
totalmente sus necesidades, y no envíe la
SDC ni la SDP hasta tanto no haya aclarado
todo lo pertinente. "
CONCLUSIONES:
•  Las necesidades a saRsfacer o el objeto de un contrato DEBEN
necesariamente derivar de un ejercicio concertado entre Compras y el
negocio.
•  Las debilidades que queden en la definición de requerimientos se
reflejarán por fuerza posteriormente en la invesRgación de mercado de
proveedores y de suministro.
•  Así como en cualquier buena preparación para una negociación, al
definir los requerimientos de la categoría, PIENSE COMO EL
PROVEEDOR. Está todo claro?
•  Piense también como AUDITOR: Los requerimientos reflejan DESEOS?
Se podría pensar que algo está amañado?
•  NUNCA sobrarán requerimientos: Lo que para su compañía puede ser
claro, obvio o elemental puede que no lo sea para el mercado de
suministro.
•  SIEMPRE documente los procesos de definición de requerimientos.
•  No tema buscar apoyo externo si Rene dudas en los requerimientos.
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Y ahora…..
CASO DE ANÁLISIS
EL CLIENTE DIFÍCIL
RESULTADOS?
Deseos Necesidad
A Disponible cuando se requiera Disponible cuando se requiera
C La mayor calidad disponible Competencia confiable
Equipo conjunto, retroalimentación conjunta,
S Facturación exacta, capacidad de respuesta
reportes “bonitos”, reducción de quejas
C Presupuesto plano Reducción de costos
Hacer el trabajo (la innovación no es realmente
Temporales que ayuden a mejorar el trabajo de
I necesaria). La mejora de destrezas de los oficinistas
los demás debe ser vista desde un enfoque más fundamental.
Expertos Temporales garantizan mantener libre de Cumplimiento Regulatorio (legal)

R prejuicios
ObjeFvo: Ayudarles a entender la diferencia entre necesidades del negocio y deseos del cliente, y mejorar sus
destrezas de cuesFonar en busca de las verdaderas necesidades.

El reto: Interactuar de forma realista.

La lección: El cliente tenderá a aferrarse y mantener los “deseos” (que no son necesidades del negocio) tanto
como vea que estos son las soluciones preferidas para las necesidades.

Una lección CLAVE: Para llegar de deseo a necesidad, Ela simplemente 3ene que seguir preguntando “por
qué?”.
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Bibliograoa y webgraoa recomendadas:

•  Mastering the requirements process
(Suzanne Robertson – James Robertson)
ACM Press, Harlow – England.
•  www.informit.uk.com
•  www.ace-‐laRna.com

¿Preguntas?
¡Gracias por su atención!
Douglas Regueros Mora

Consultor Internacional en Abastecimiento Estratégico

Bogotá D.C. Julio 16 de 2014
Estimado asistente si requiere contactar al conferencista por favor contacte a

Eliana Salgado salgado@channelplanet.com Cel. 317 635 2552
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Douglas Regueros Mora

QUÉ ES UN REQUERIMIENTO?

Aplican en su totalidad al producto y

P. ej. El propósito de un producto es una restricción y los

Un trabajo interdisciplinario, según las

Los requerimientos del negocio pueden

Estos comprenden el modelo"

Aseguramiento de suministro y cumplimiento Regulatorio

Fuentes de información: Datos básicos de la compañía

Ejemplos de preguntas Abiertas para definir ACSCIR:"

Beneﬁcios del análisis de requerimientos del negocio

Desarrollar requerimientos de negocio de alta calidad…

Desarrollar requerimientos de negocio de alta calidad…

Enfoque para desarrollar los requerimientos de negocio

Desarrollo de planes iniciales"

Acepta los planes y soluciones"

Reconoce el papel de Compras"

El enfoque para establecer los Requerimientos del Negocio

Planes del" Planes de" Planes de" Entrevistas ACSCIR

Analice las necesidades"

Capacidad interna y externa."

Generación estratégica de"

ANS derivado de requerimientos ACSCIR

Análisis de requerimientos de negocio

Área" 1 año" 3 años" 5 años" 10 años"

Grupo de Suministro -­‐Análisis de la categoría-­‐

Gasto total Año Costo unitario Año Volúmenes actuales Año

Especificaciones Especificaciones ACSCIR Función del Grupo de Suministro/Categoría

Cambios en diseño/Ciclo de vida Tecnología de Proceso

Beneﬁcios de conocer las necesidades del

Necesidades de seguridad: Habitación,

Necesidades físicas de supervivencia:

Jerarquía de necesidades de Maslow"

Principio de Maslow en la jerarquía personal:

“Nadie puede comprometerse totalmente

El mismo principio es aplicable a la jerarquía

Un servicio adecuado que

Un nivel de calidad adecuado

De nada sirve algo muy

Priorización de requerimientos

Peso de los requerimientos

• En general R y A son absolutos, p.ej. el material o servicio DEBE estar

• Ca y S serán habitualmente requerimientos limitantes p.ej. el servicio o

• La importancia de I variará dependiendo tanto del Grupo de Suministro

Medida de los requerimientos

A" Está disponible? Estará disponible?" N/A"

Ejemplos de ponderados ACSCIR

Solicitudes, negociaciones y contratos No se puede mostrar la imagen.

Para el momento en que se están emitiendo Reinicie el equipo y, a continuación,

las Solicitudes de Propuesta (SDP) y las tenga que borrar la imagen e

Solicitudes de Cotización (SDC), los

Expertos Temporales garantizan mantener libre de Cumplimiento Regulatorio (legal)

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