La Empresa como sistema.

Sistemas y procedimientos

Juan Carlos Osorio Gómez

Ahí tres errrores en esta frase

¿Cuáles son?
Nunca sabemos con exactitud si algo
va a ser mejor si lo cambiamos. Lo
que sí sabemos con certeza es que
debemos cambiar si queremos
mejorar.
Joseph Schmidt

"No puedes solucionar el problema con el

mismo nivel de pensamiento que creó el
problema”
Albert Einstein
 La visión sistémica de las organizaciones

“Un vendedor mentiroso que no sabía nada de sistemas”

• “En el reino de Chu había un hombre que vendía lanzas y

escudos en las plazas de los pueblos. – Mis lanzas son tan
agudas que no hay nada que no puedan penetrar. Mis
escudos son tan sólidos - se jactaba- que nada puede
traspasarlos- ¿Qué pasa si una de tus lanzas choca con uno
de tus escudos?, le preguntó alguien. El hombre se quedó
mudo, no pudo replicar nada y tuvo que recoger su
mercancía al quedarse completamente solo.”

Gallo G. Gonzalo. FM - Tu espíritu en frecuencia modulada. Ediciones San Pablo.1997

 Introducción

La carrera por la competitividad es similar al progreso del hombre,

debe de ser continua y sin fin. Siempre lo podemos hacer mejor.

Necesitamos deshacernos para siempre de todas las excusas que

nos han impedido enfrentarnos al problema real.

La operación de cualquier sistema complejo consiste en realidad

en una gran cadena de recursos interdependientes pero solo unos
pocos de ellos restringen o condicionan la salida de toda la
producción.
 La empresa como sistema

Las organizaciones inteligentes son posibles

porque en el fondo todos somos aprendices.
Nadie tiene que enseñar a un niño a aprender.
En rigor, nadie tiene que enseñar nada a un niño.
Los niños son intrínsecamente inquisitivos,
aprendices hábiles que aprenden a caminar,
hablar y apañárselas por su cuenta.
Las organizaciones inteligentes son posibles
porque aprender no sólo forma parte de
nuestra naturaleza sino que amamos aprender.

La Quinta Disciplina
 Niveles de organización en los sistemas

Así como podemos hablar de subsistemas, sistemas y

suprasistemas, se puede pensar en una clasificación de
los sistemas de acuerdo con su nivel de organización y
la complejidad que de ello se deriva.

Se pasa entonces, de niveles de organización

relativamente simples y sencillos a niveles mucho más
complejos.

Se ha planteado una escala jerárquica para clasificar

estos niveles de organización. (Bouldign)
 Jerarquía de los sistemas

Estructuras estáticas. Sistemas estáticos con

propiedades estructurales. Mapa, organigrama, cristal
de roca. La descripción cuidadosa de estos marcos de
referencia es el comienzo del conocimiento teórico
organizado en todos los campos.

Sistemas dinámicos simples. Máquinas simples que

responden al modelo de la física Newtoniana. Gran
parte de la estructura teórica de la física, la química y
aún la economía caen en esta escala.
 Jerarquía de los sistemas

Sistemas cibernéticos o mecanismos de control.

Los sistemas son capaces de procesar información al
punto que les permite autorregularse.

Sistemas abiertos (células). Estructuras con

capacidad de auto perpetuarse. En este nivel, la vida
comienza a diferenciarse de las materias inertes. En
estos sistemas existe la capacidad de auto
reproducción gracias a la generación de un código
genético.
 Jerarquía de los sistemas

Sistema genético social (organismos inferiores) Se

puede distinguir entre la reproducción del propio
sistema y el individuo funcional. En este nivel no
existen órganos de los sentidos altamente
especializados y los receptores de información son
difusos.

Sistemas animales. En estos hay mayor capacidad de

procesar la información del exterior. Incremento en la
movilidad, conducta con propósito y en la conciencia.
Pero no se puede afirmar que haya auto conciencia.
 Jerarquía de los sistemas

Sistema humano Incluye las capacidades de

autoconciencia, autosensibilidad, y el simbolismo como
medio de comunicación. También puede elaborar
imágenes de tiempo y relación.

Organizaciones sociales. Un conjunto de roles

interconectados por canales de comunicación.
Conjunto de individuos con capacidad de crear un
sentido social de organización, compartir cultura,
historia y futuro, de disponer de sistema de valores,
elaborar sistemas de significados y más.
 Jerarquía de los sistemas

Sistemas trascendentales La esencia, lo final, lo

absoluto y lo inescapable. Sistemas hoy no
descubiertos o no existentes, que podrían ser reales en
el futuro.
Jerarquía de los sistemas

Bouldign
 La empresa como sistema
La organización esta definida como un sistema de actividades
expresamente ordenado (“organizado”) de acuerdo con un fin que ha sido
definido de antemano. Se trata de un “sistema de actividades orientado
por un propósito”. Las actividades, requieren del concurso de un grupo de
personas.

Por otra parte, la realización de las actividades requiere materiales, y se

pretende que el uso de estos sea lo más eficiente posible.

Fuenmayor Ramsés. Interpretando Organizaciones. Universidad de los Andes.

 Características de las organizaciones

• Composición basada en individuos y/o grupos interrelacionados

• Orientación hacia objetivos o fines que guían las actividades
organizacionales

• Diferenciación de funciones entre los componentes

• Coordinación racional e intencionada entre los miembros componentes

• Continuidad a través del tiempo

• Relación con el entorno

 La Organización como sistema

• Se puede conceptuar la organización, como un sistema de partes

interdependientes que posee un objetivo o fin como conjunto, pero a la vez
permite la interrelación de las partes que a su vez poseen objetivos
interdependientes

• “Las organizaciones poseen integridad, y se divide una organización en dos

partes, no se obtiene una organización más pequeña”

• Aunque no es fácil definir la frontera que separa la organización de su

entorno, es claro que la organización posee una entidad propia que las
diferencia del entorno y otras organizaciones.

• Esta entidad propia, es el fruto del comportamiento de la organización como

un todo, como un sistema.
 La Organización como sistema

• Una organización puede ser considerada como un componente o

subsistema de un sistema mayor, suprasistema.

• De igual manera, se puede considerar la organización, constituida por una

serie de subsistemas: técnico, apoyo, mantenimiento, personal.

• Desde el punto de vista sistémico, el interés en las organizaciones esta

centrado en sus relaciones y no en sus componentes.

• Se pueden considerar en la organización, las propiedades emergentes,

fruto de la interacción de sus componentes, y resultado lógico de los
procesos sociales.
 La Organización como sistema

• Es necesaria una visión holística para aproximarse al estudio de la

problemática organizativa, es decir, se debe primero contextualizar el
fenómeno, antes de entrar a abordar su análisis.

• En todas las organizaciones hay puntos de influencia clave, los cuales

deben ser detectados para utilizar el poder del efecto mariposa.
 La Organización como sistema abierto y
social

Como sistema abierto.

• Están en una constante relación de intercambio con su medio social.

• A pesar de su continuo intercambio con el medio, las organizaciones

conservan su identidad, aunque para ello necesiten adaptarse a las
variaciones del medio ambiente. (ultra estabilidad)

• La ultra estabilidad presupone la existencia de aptitudes para aprender

y para renovar, de aptitud para la innovación.

• La organización es un sistema que importa información, materia prima,

dinero, necesidades del cliente y exporta bienes, servicios e ideas por
todo lo cual se reciben pagos.
 La Organización como sistema abierto y
social

Como sistema abierto.

• La organización es un sistema socio técnico, social y técnico. Se

pretende aquí, integrar los requerimientos sociales de las personas en
el trabajo, con los requerimientos tecnológicos exigidos por los flujos
del trabajo.

• “Las organizaciones sociales son notoriamente sistemas abiertos, pues

el insumo de energías y la conversión del resultado en insumo
energético adicional, consisten en transacciones entre la organización y
su ambiente” Katz y Khan.
 La Organización como sistema abierto y
social

Como sistema abierto.

• “El mayor error está en no reconocer totalmente que la organización

depende continuamente de los insumos venidos del ambiente y que el
influjo entrante de materiales y energía humana no es constante”

• “ La organización desde la perspectiva de los sistemas cerrados, es

perfectamente planificable y explicable a partir de los elementos
internos de la misma”
 La Organización como sistema abierto y
social

Como sistema social

• Las organizaciones no poseen límites físicos o una estructura

establecida como los sistemas biológicos.

• Los sistemas sociales son inventados, artificiales, construidos por el

hombre.

• Los lazos que mantienen unidas a las personas en una organización

son más sicológicos que biológicos.

• Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas

abiertos
 La Organización como sistema abierto y
social

Como sistema social

• Se puede considerar como un sistema de roles, el cual trasciende a

las personas que lo conforman. Nadie es imprescindible.

• Evolucionan a lo largo del tiempo, son susceptibles a los bucles de

realimentación y a las condiciones de la teoría del caos, es decir,
pequeñas modificaciones producen grandes transformaciones.
Efecto mariposa.

• Son sistemas intencionales. Tienen objetivos y metas que pueden

modificarse en el tiempo.
 La organización como sistema
influencias M
influencias
externas
externas procesamiento
E
insumos productos/servicios

retroalimentación A
La Organización como sistema abierto y
social
 El sistema
financiero

El sistema
El sistema laboral
político y legal

El sistema
El mercado empresa El mercado
(proveedores) (consumidores)

El sistema de innovación
tecnológica

Él sistema empresa y su entorno.

 Personal
Financiero

Administración
Operaciones

Comercial

La empresa como sistema

 Para Concluir

En el inicio de un largo pasillo oscuro se encuentra un hombre, con

cuatro interruptores de la luz delante. Quiere saber cuál de los cuatro
interruptores es el que enciende la bombilla de su habitación, situada al
final del pasillo, la cual se encuentra cerrada. Y llega, después de una
profunda reflexión, a la conclusión de que, pulsando uno o más
interruptores y haciendo a continuación un solo recorrido hasta la
habitación, podrá ya tener la seguridad de cuál es el interruptor que
busca. ¿Cómo pensó el asunto nuestro amigo?.