DIPLOMADO EN SISTEMA DE

GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO
Edgar Mauricio García

EJE 3
Pongamos en práctica

Fuente: Shutterstock/258980774
 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Consolidación del Sistema de Gestión en

Seguridad y Salud en el Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Auditoría del cumplimiento del SGSST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Revisión por la alta dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Investigación de incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

No conformidades y su análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Acciones preventivas y correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
ÍNDICE
 Introducción

El Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), requiere de

un control exhaustivo y específico para cada una de la variables del sistema, con el
fin de percibir de manera oportuna las variables que pueden afectar el desarrollo
normal del mismo, dejando en peligro las condiciones ideales para que los trabaja-
dores realicen su actividad laboral, económica y productiva, en el presente eje, se
exponen los elementos requeridos para el control oportuno y la mejor continua del
sistema, basado en experiencias de implementación y los formulados generados
INTRODUCCIÓN

por el capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015.

Consolidación del Sistema
de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo
 Auditoría del cumplimiento del SGSST

Para evaluar el desempeño del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo,

la organización debe realizar su auditoría anual, planificada de la mano con el comité
paritario o en su defecto con el vigía de seguridad y salud en el trabajo; si esta es generada
por personal interno, para el desarrollo de la misma los integrantes del equipo de autoría
deben ser independientes de la actividad y/o proceso a verificar.

La auditoría debe realizarse a través de un programa, el mismo debe desarrollarse por

personal idóneo, definiendo el alcance, su periodicidad, método y exposición de informes,
tomando en cuenta los resultados de auditorías anteriores.

Video

Estimado estudiante, lo invitamos a revisar el contenido de

la videocápsula:

Auditoría, principios y generalidades

https://www.youtube.com/watch?v=i6pwCBrmN8Q

Reflexionemos

¿Cuál es la importancia de realizar procesos de audito-

ría?, ¿son realmente necesarios?, ¿qué viene después?

Alcance

Para que un proceso de auditoría presente el éxito requerido, deberá atender la eva-
luación de los siguientes aspectos:
Figura 1.
Fuente: https://bit.ly/2JM0zcI

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 5

 Requerimientos auditoría

Cumplimiento de la política del SGSST, cómo línea base del desarrollo del mismo.

Análisis y resultados de indicadores.

Participación activa de los trabajadores, generación y desarrollo de responsabilida-
des, junto a la rendición de cuentas.
Comunicación efectiva.
Planificación y desarrollo del SGSST.
Gestión del cambio y mejora continua.
El reflejo de la seguridad y salud en el trabajo en la actividad productiva y la obten-
ción de los elementos necesarios para la misma.
Alcance interno y externo del SGSST.
Toma de datos, análisis y desarrollo de actividades con base en los resultados.
Investigación de accidentes e incidentes de trabajo, junto a enfermedades laborales
y su análisis.
Auditoria y revisión por la alta dirección.

Tabla 1.
Fuente: propia

Revisión por la alta dirección

La alta dirección revisará el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por

lo menos una vez de manera anual, abarcando la comprensión de las metodologías de
trabajo cambiantes, transformaciones en las prácticas y procedimientos, resultados de
los procesos de auditoría e informes que reflejen el funcionamiento mismo de la organi-
zación frente al SGSST.

Durante esta revisión, es de importancia analizar el grado de cumplimiento de la

política del SGSST, sus objetivos, la gestión de los peligros ocupacionales y el control de
sus niveles de riesgo. Dicha revisión debe anteceder a las variables del proceso y las no
conformidades que puedan surgir del mismo, con el objeto de evaluar el desarrollo del
sistema, identificando las variables que puedan atender a situaciones subestandar que
deban modificarse.

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 6

 Video

Para ampliar la información acerca de este tema, por favor

revise la videocápsula:

Revisión por la dirección

https://www.youtube.com/watch?v=DCrCjnp73M8

Esta revisión se realiza así:

Revisión alta dirección

Generar la revisión de la eficacia de las nuevas estrategias de seguridad y salud en

el trabajo implementadas para el alcance de los objetivos y metas del SGSST.

Verificar el cumplimiento del plan de trabajo anual y su cronograma.

Revisar si los recursos destinados a la seguridad y salud en el trabajo y su sistema
son suficientes para alcanzar los objetivos del mismo.
Determinar si el SGSST posee la capacidad para atender a las necesidades de la
organización en términos de seguridad y salud en el trabajo.
Verificar la necesidad de generar transformaciones al SGSST en cualquiera de sus
partes, de acuerdo a las necesidades evidenciadas.
Evaluar si las acciones de control y seguimiento son ideales, de ser necesario, reali-
zar las modificaciones que sean a lugar.
Analizar los resultados generados por los indicadores y los procesos de auditoría.
Recolectar información frente a: objetivos estratégicos, nuevas prioridades, medi-
das de prevención y control, eficacia y mejora continua.
Generar el intercambio de conocimiento con los trabajadores frente a la seguridad
y salud en el trabajo y su desempeño; de igual manera determinar si los mismos son
participes de los procesos del sistema.
Tomar decisiones con base en los resultados, con el objetivo de mejorar continua-
mente los formulados del SGSST.
Determinar el cumplimiento normativo aplicable y vigente en seguridad y salud en
el trabajo.
Inspeccionar todos los puestos y ambientes de trabajo en la organización, instala-
ciones, equipos y herramientas.
Analizar las condiciones de salud de los trabajadores.

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 7

 Actualizar la metodología empleada para la identificación de peligros y la evalua-
ción de sus niveles de riesgo.
Inspeccionar los procesos de investigación de accidentes e incidentes de trabajo,
enfermedades laborales y ausentismo.
Determinar las pérdidas generadas a la organización en general por daños relacio-
nados con la seguridad y salud en el trabajo.
Establecer las ineficiencias de la gestión realizada e identificar la efectividad de los
programas formulados.

Tabla 2.
Fuente: propia

Los resultados de esta revisión se deben informar al COPASST o vigía de seguridad y

salud en el trabajo.

Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales

La Resolución 1401 de 2007 del entonces Ministerio de la Protección Social, hoy llamado
Ministerio del Trabajo, regula la investigación de accidentes e incidentes de trabajo, junto
a sus agentes causales, permitiendo así llevar a cabo las acciones que se denotan a
continuación:

Disposiciones para investigación de incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades laborales

Detectar y documentar las deficiencias del SGSST, cuya revisión será la base de la
puesta en marcha de las acciones de mejora necesarias.

Informar a los trabajadores relacionados con el accidente o incidente de trabajo,

sobre las causas y los controles necesarios para evitar situaciones indeseables y
participen activamente.

Apoyar el proceso de revisión de la alta dirección en cuanto a: información frente al

ausentismo por accidentes, incidentes y enfermedades laborales.

Tabla 3.
Fuente: propia
Lectura recomendada

A continuación, lo invitamos a realizar la lectura complementaria:

Resolución 1401 de 2007

Ministerio de la Protección Social

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 8

 Mejora continua

La organización debe determinar los

procedimientos, el actuar y los recursos
necesarios para alcanzar la mejora conti-
nua en todos los procesos que se realicen
al interior de la organización frente al Sis-
tema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo (SGSST), transformando continua-
mente y de manera positiva la eficacia de
todas las actividades que se realicen, junto
al cumplimiento de las metas y objetivos
del sistema, considerando:

Figura 2.
Fuente: https://bit.ly/2KLVoOk

Las investigaciones deben ser realizadas

por un líder de seguridad y salud en el tra-
bajo, junto a un equipo investigador con-
formado por el empleador, que integre los
mandos medios y supervisores de las áreas
en donde ocurran accidentes e incidentes
de trabajo y un representante del COPASST
o vigía de seguridad y salud en el trabajo.

Cuando el Ministerio del Trabajo realice

recomendaciones puntuales junto a la ARL,
estas son insumos para la generación de
nuevas acciones de mejora continua, pre-
ventivas y correctivas, de conformidad con
la normatividad vigente y aplicable.

Video

Para ampliar sus conocimientos res-

pecto a este tema, por favor observe la
videocápsula: Figura 3.
Fuente: https://bit.ly/2ttQflR
Investigación y reporte de accidentes

h t t p s : / / w w w.y o u t u b e . c o m /
watch?v=F8NUuQGski4

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 9

 Consideraciones mejora continua

El nivel de cumplimiento de los objetivos del SGSST.

La evaluación de resultados frente a la evaluación de peligros y niveles de riesgo,
junto a las acciones de control.
Resultados de auditoría e investigación de accidentes, incidentes y enfermedades
laborales.
Recomendaciones generadas por trabajadores, COPASST o vigía de seguridad y
salud en el trabajo.

Resultados de: revisión de la alta dirección, programas de promoción y prevención.

Cambios en la normatividad nacional.

Tabla 4.
Fuente: propia

Instrucción
En este punto, por favor diríjase a la plataforma y revise los
recursos de aprendizaje: galería y nube de palabras, disponibles
en la plataforma.

No conformidades y su análisis

Una no conformidad puede entenderse cómo una situación negativa que se presenta
durante el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la misma
se puede traducir en el no cumplimiento de un requisito, al obtener resultados imprevistos
que puedan afectar el desarrollo del sistema (procedimientos, requerimientos normativos,
mediciones, controles, etc.).

Una vez halladas las no conformidades, es de importancia el establecimiento de accio-

nes correctivas oportunas, para la determinación de las mismas, es imperante el realizar
la evaluación detallada de la no conformidad evidenciada, formulando las estrategias
que se llevarán a cabo para su solución efectiva; para determinar las causas se hace
necesario el tener los siguientes aspectos en cuenta:

Aspectos para el análisis de la no conformidad

Llevar a cabo un dialogo con los involucrados en la no conformidad, con el fin de

observar la situación desde todas las perspectivas.
Determinar y evaluar las estadísticas referidas a la situación subestandar, con el
objeto de registrar la tendencia que ocasionó el efecto, recopilando toda la informa-
ción posible.
Hallar la raíz del problema, se puede hacer uso de varias técnicas para ello, una de
ellas es: los cinco ¿por qué?

Tabla 5.
Fuente: propia

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 10

 Acciones preventivas y correctivas
Lectura recomendada

Para ampliar su conocimiento acerca de la La organización es garante de la defini-

técnica de los cinco ¿por qué? en el análisis
de la no conformidad, lo invitamos a realizar
la lectura complementaria:
Los cinco ¿por qué? (Five Whys)
Universidad Arturo Prat del Estado de Chile
ción de acciones preventivas y correctivas
a través de la alta dirección y sus delega-
dos, estas acciones deben determinarse
teniendo como referentes los resultados
de la evaluación del SGSST, sus auditorías
y las mismas revisiones efectuadas por la
alta dirección.

Figura 4.
Fuente: https://bit.ly/2KIDj3M

Aspectos clave para las acciones preventivas y correctivas

Determinar y evaluar los agentes causales que dieron paso a las no conformidades.
Adoptar, planificar y aplicar las medidas preventivas y correctivas, generando estra-
tegias para su documentación, medición y análisis.
Todas las acciones preventivas y correctivas deben documentarse, difundirse a los
niveles que aplique, determinado responsabilidades y tiempos de cumplimiento.

Tabla 6.
Fuente: propia

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 11

 Si las medidas para el control de peligros y sus niveles de riesgo no son efectivas, las
mismas deben someterse a un proceso de evaluación en aras de su reformulación y/o
remoción según sea el caso.

Reflexionemos

¿Cómo asegurar que las acciones preventivas y

correctivas tengan los efectos esperados?

Documentación

La organización es responsable de mantener actualizada y organizada la documenta-

ción del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, en cabeza del empleador,
esta información debe estar disponible y al alcance de cada una de las partes según el
tipo de documento, teniendo en cuenta:

Requerimientos básicos documentación del Sistema de Gestión en Seguridad

y Salud en el Trabajo

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, junto a los objetivos del sistema, con
firma del empleador.
Responsabilidades para la implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Análisis e identificación anual de peligros ocupacionales y sus niveles de riesgo
asociados.
Condiciones de salud, perfil sociodemográfico de los trabajadores.
Plan de trabajo anual, con firma del empleador y el responsable de la implementa-
ción del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Programa de capacitación anual del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo, alcance y nivel de cumplimiento del mismo, junto a los soportes para todo
tipo de capacitación, fechado, con firma de cada uno de los asistentes.
Procedimientos referentes a la seguridad y salud en el trabajo.
Formatos de entrega de equipos de protección personal diligenciados.
Registro de entrega de fichas técnicas, instructivos y protocolos de seguridad (si
aplica).

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 12

 Registros de convocatorias para la elección del comité paritario en seguridad y
salud en el trabajo junto a sus actas, o generación del vigía de seguridad y salud en
el trabajo junto a los documentos de soporte.

Investigaciones de accidentes, indecentes de trabajo y enfermedades laborales.

Plan de preparación y respuesta ante emergencias.

Programa de vigilancia epidemiológica y perfiles de salud (si aplica).
Si se cuenta con médico especialista, con licencia en seguridad y salud en el tra-
bajo, se deben tener los soportes de las acciones realizadas dentro de la organiza-
ción para efectos de valoración de trabajadores.
Formatos de inspección de máquinas, equipos, herramientas e instalaciones.
Matriz legal actualizada.
Soportes de acciones realizadas para el control de peligros ocupacionales priorita-
rios junto a sus niveles de riesgo.

Tabla 7.
Fuente: propia

La documentación puede estar almacenada en un disco magnético, óptico, elec-

trónico, software, fotografías, papel físico o una combinación de todos los anteriores,
siempre y cuando se encuentre a la mano, en custodia del responsable del SGSST.

La documentación debe ser redactada claramente, con letra legible, entendible para
los trabajadores que deben consultarla y los procesos de auditoría, evaluada y actualizada
cada vez que aplique.

Figura 5.
Fuente. https://bit.ly/2KIEhNs

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 13

 Los trabajadores pueden consultar sus registros de salud, solicitando los mismos al
médico responsable en la organización o a la institución externa que presta los servicios
de acompañamiento en salud a la organización, garantizando la confidencialidad de
dichos documentos, conformes a la normatividad vigente y aplicable.

Conservación de los documentos

Se debe garantizar que los documentos se encuentren conservados por un periodo

de mínimo veinte (20) años a partir de que el trabajador culmine sus actividades con
la organización, garantizando su legibilidad, identificación y accesibilidad, protegidos
contra daños o perdidas, siendo responsable de este proceso el empleador y el respon-
sable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), teniendo este
último acceso a todos los documentos, excepto las historias clínicas ocupacionales de
los integrantes de la organización.

Figura 6.
Fuente: https://bit.ly/2N3KoZf

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 14

 Algunos documentos de importancia a conservar

Resultados de perfiles epidemiológicos, conceptos de exámenes ocupacionales de

ingreso, periódicos y de egreso, junto a exámenes complementarios.
Resultados y evaluación de monitoreo en ambientes de trabajo.
Registros de capacitación, entrenamiento y formación en seguridad y salud en el
trabajo.
Registros de entrega de Elementos de Protección Personal (EPP).
Para todos los registros, se debe contar con un sistema de archivo, acorde con la
normatividad y políticas de la organización

Tabla 8.
Fuente: propia

Lectura recomendada

Para finalizar, lo invitamos a revisar en la plataforma las acti-

vidades de aprendizaje: control de lectura y emparejamiento.

Además, le recomendamos realizar la lectura

complementaria:

Guía técnica de implementación para Mipymes

Ministerio del Trabajo

Diplomado en sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo - eje 3 pongamos en práctica 15

 Bibliografía

Presidencia de la República de Colombia. (26 de mayo de 2015) Por medio del cual
se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. [Decreto 1072 de
2015].
BIBLIOGRAFÍA