BUDGET

Budget adalah suatu rencana yang mengarahkan organisasi secara keseluruhan. Budget ini
memungkinkan semua aktifitas tahunan direncanakan secara detil di depan. The purpose of a
marketing budget is to pull together all the revenues and costs involved in marketing into one
comprehensive document. The budget is a managerial tool that balances what is needed to be spent
against what can be afforded and helps make choices about priorities. A budget can further be used
to measure a business's performance in the general trends of a business's spending.

Semua manajer mengambil bagian dalam perumusan budgeting. Masing-masing

rekomendasi dari fungsi yang berbeda dikumpulkan bersama-sama kemudian manajer keuangan
mengkalkulasi hasil yang diharapkan. Jika hasil tidak bisa diterima maka proses akan diulang
kembali. Ketika budget final sudah disetujui masing-masing manajer jadi tahu apa yang harus
dilakukan. Seperti pada bagian produksi, akan tahu berapa produk yang akan dibuat dan kapan.
Bagian pembelian kemudian bisa melakukan negosiasi kontrak atas bahan mentah yang
dibutuhkan. Roster karyawan bisa disusun. Rencana produksi untuk masing-masing kemudian bisa
dipersiapkan.

However, if you are planning for your business' future, you will need to fund your plans.
Budgeting is the most effective way to control your cashflow, allowing you to invest in new
opportunities at the appropriate time. If your business is growing, you may not always be able to
be hands-on with every part of it. You may have to split your budget up between different areas
such as sales, production, marketing etc. You'll find that money starts to move in many different
directions through your organisation - budgets are a vital tool in ensuring that you stay in control
of expenditure.

A budget is a plan to:

- control your finances
- ensure you can continue to fund your current commitments
- enable you to make confident financial decisions and meet your objectives
- ensure you have enough money for your future projects
It outlines what you will spend your money on and how that spending will be financed. However,
it is not a forecast. A forecast is a prediction of the future whereas a budget is a planned outcome
of the future - defined by your plan that your business wants to achieve.

1. Budget Achievement

Budget biasanya diawasi lewat MIS. Karena semua elemen berhubungan satu sama
lainnya, maka pengaruh yang diakibatkan oleh perubahan dengan mudah bisa diidentifikasi
seperti menurunnya penjualan maka akan menyebabkan produksi dikurangi.

Two main areas to consider

a. Your actual income

Each month compare your actual income with your sales budget, by:
- analysing the reasons for any shortfall - for example lower sales volumes, flat markets,
underperforming products
 - considering the reasons for a particularly high turnover - for example whether your
targets were too low
- comparing the timing of your income with your projections and checking that they fit
Analysing these variations will help you to set future budgets more accurately and also allow
you to take action where needed.

b. Your actual expenditure

Regularly review your actual expenditure against your budget. This will help you to predict
future costs with better reliability. You should:
- look at how your fixed costs differed from your budget
- check that your variable costs were in line with your budget - normally variable costs
adjust in line with your sales volume
- analyse any reasons for changes in the relationship between costs and turnover
- analyse any differences in the timing of your expenditure, for example by checking
suppliers' payment terms

The complexity of your plan will depend on the marketing budget you’ve identified, but you
should also consider including tactical plans related to:
- SEO and paid advertising
- Social media
- Content offers, blogging, and email marketing
- Lead conversion and nurturing
- Traditional advertising
Determine how much of your marketing budget should be allocated to each aspect of your plan.

Setiap fungsi harus focus untuk meraih budgetnya karena setiap fungsi lainnya tergantung
pada pencapaian budgetnya. Seperti pada bagian distribusi, yang akan menyusun jadwal untuk
menjemput dan mengirimkan produknya. Jika hal ini gagal dilakukan usaha akan terbuang sia-
sia, gudang akan kosong, kemudian konsumen akan kecewa. Hasilnya akan sama buruknya jika
terdapat kelebihan ataupun kekurangan terhadap hasil yang sudah digariskan dalam budget.
Jika produksi terlalu banyak, truk tidak akan tersedia untuk mengangkut persediaan. Gudang
tidak akan mampu menampung kelebihan produksi. Tim penjualan akan menjual atas dasar
budgetnya dan tiadanya usaha yang lebih untuk meningkatkan penjualan.

2. Monitoring success against objective

Bagian pengawasan dari MIS adalah untuk mengukur kemajuan atas dasar masing- masing
objective. Ketika smart objective dipakai maka proses pengawasan akan menjadi jauh lebih
mudah. The methods used to track these objectives can differ from company to company, and
it depends on how sophisticated you need or want to get. It can be as simple as tracking them
in an Excel spreadsheet, but with that is the manual process of continually keeping the data
updated.
Below are some methods you can use to keep track of your marketing objectives.

a. Real-Time Business Dashboards

Keeping track of your marketing objectives in a real-time business dashboard will keep
everyone in the company, not just the marketing team, updated on the progress toward set
goals. There are many benefits to using a real-time dashboard to keep track of progress such
as an at-a-glance view of performance, sales and marketing alignment, KPIs all in one place,
time savings, and your data is always up to date with the manual process of updating the data
removed.

b. Marketing Software
Software such as HubSpot, Infusionsoft, and ActiveCampaign make it easy to keep all
of your marketing in one software and track marketing objectives. We use HubSpot and like
their easy-to-use sales and marketing dashboards. HubSpot comes with a default marketing
dashboard, but you do have the option to create your own with the metrics and KPIs that
matter to you. They also have easy-to-view reporting that can be shared across the company.

c. Excel Spreadsheet
If you’re not ready to dive into dashboards or software, then an Excel spreadsheet is a
basic option. This is not ideal because of the manual input necessary, but it does get you
thinking about starting to track KPIs. Depending on your level of Excel knowledge, you can
add different functions and integrations to make it easier. If nothing else, just list your KPIs
along the row and the tracking cadence in the column and start inputting, making sure to
keep the data updated.

Show all of the work you’ve put into the Excel spreadsheet and explain how long it takes
to keep it continuously updated. Of course, make sure each KPI with the corresponding cadence
is up-to-date before distributing it to other department heads.

Objective yang lain bisa diawasi dengan cara yang sama. Sistem pengawasan memberitahu
manajer tentang apa yang harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu termasuk mengambil
beberapa tindakan yang perlu. Tidak mungkin mengelola secara efektif tanpa adanya system
pengawasan.
MANAGEMENT

- Management by objectives (MBO)

MBO adalah suatu proses dimana seorang manajer dan anggota teamnya berusaha untuk
mencapai suatu tujuan yang terencana,dengan cara sistematis untuk mencapainya, dan telah
disusun bersama sebelumnya ,untuk meningkatkan kemampuan anggota team itu sendiri,serta
tercapainya tujuan/target utama organisasi tersebut. Objective ini kemudian dicatat sebagai
bagian dari MIS.

MBO Concept
Adalah sebuah kesepakatan formal antara pimpinan dan bawahan dalam hal:

1. Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan (subordinates);

2. Perencanaan yang akan dilakukan
3. Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan
4. Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.

Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan
bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang
akan dicapai. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua
anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.

Langkah-langkah dalam menerapkan MBO (prosedur MBO) yang penting dilakukan adalah
sebagai berikut :

- Menetapkan tujuan dalam suatu organisasi.

- Memberikan tujuan organisasi kepada setiap departemen dan bawahannya.
- Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan proses pelaksanaan kegiatan organisasi dan
kinerja karyawan.
- Memberikan penilaian kerja.
- Menentukan umpan balik (feedback).
- Memberikan penghargaan pada departemen atau karyawan yang dapat memenuhi target atau
tujuan dari organisasi.

Manajemen By Objectives juga memperkenalkan metode SMART untuk memeriksa

keabsahan tujuan. Membuat target dengan pertimbangan – pertimbangan memang cukup sulit.
Untuk mempermudahnya,bisa menggunakan metode SMART. Berikut penjelasannya :

S untuk specific. Target yang dibuat harus spesifik,detail, seperti “Meningkatkan score
kepuasan pelanggan sebesar 30 point dari sebelumnya menggunakan survey kepuasan
pelanggan” bukan seperti “Meningkatkan score kepuasan pelanggan” karena saat kita tahu lebih
detail apa yang kita inginkan,akan lebih mudah untuk mencapainya.

M untuk measurable. Kepuasan pelanggan ini dapat diukur melalui survey pelanggan yang
bisa diadakan Lembaga Survey atau perusahaan bisa melakukan survey sendiri.
 A untuk achievable. Faktor paling pentig untuk membuat suatu target yaitu,bisa dicapai.
Apabila kita merasa kemampuan kita 7 dari skala 10, kita bisa memasang target 7, paling
maksimal. Tidak perlu memaksakan diri untuk menjadi 10 dari 10.

R untuk realistic. Target yang dibuat harus realistis, jangan terlalu mengada – ada. Misalnya
target yang ingin dicapai, “Skor kepuasan pelanggan mencapai 100%”. Pasti ada orang yang
merasa kecewa,walaupun hanya 0,01%.

T untuk time-based. Memiliki tenggang waktu yang pasti mengenai kapan target tersebut akan
dicapai. Contoh “Meningkatkan score kepuasan pelanggan sebesar 30 point dari sebelumnya
menggunakan survey kepuasan pelanggan dalam waktu 6 bulan.” Sebaiknya waktu yang
digunakan sama dengan waktu ketika review hasil dari target yang telah dibuat. Sehingga dalam
setiap review akan terlihat hasilnya dengan jelas,bagaimana setiap individu berpegang pada
komitmen yang telah dibuat.

Contoh Kasus Management By Obejective (MBO)

Perusahaan A merupakan perusahaan distributor tekstil. Perusahaan ini telah menetapkan

target bahwa untuk tahun ini akan meningkatkan laba sebesar 30% dari tahun sebelumnya dan
menambah jumlah pelanggan baru sebanyak 20% dari jumlah pelanggan tahun sebelumnya.
Berbagai divisi perusahaan membuat target sesuai dengan spesialisasinya masing – masing.
Misalnya, salah satu target divisi pemasaran; “memperluas daerah pemasaran sampai ke luar
pulau, akan diorientasikan ke Pulau Sumatra, ditargetkan dalam jangka waktu 6 bulan sudah
mulai ada pelanggan tetap yang akan terus membeli produk Perusahaan A”. Setiap pegawai pun
memiliki target tersendiri yang nantinya akan memiliki andil dalam tercapainya target divisi
masing – masing. Misalnya target seorang sales dari divisi pemasaran; “melalui bussines
networking saya akan menambah relasi luar pulau, khususnya Sumatra sebanyak 10 relasi
dalam jangka waktu 6 bulan”.

Setelah 6 bulan,akan ada evaluasi terhadap target – target yang telah disusun (yang
sebelumnya telah disetujui dan didiskusikan dengan setiap pemimpin divisi). Apa saja yang
telah dicapai dan apa yang belum tercapai serta bagaimana cara memperbaikinya. Setelah 1
tahun berlalu, bisa terlihat hasilnya. Dengan cara ini, pencapain target dan kinerja suatu
perusahaan akan terorganisir dengan baik.

- Management by Exception (MBE)

MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang
berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik
maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.

Pada Management by Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan pengendalian
atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh tersedianya:

1. Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
2. Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya.
 Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan maka
memungkinkan terjadinya Management by Exception. MBE adalah gaya atau tindakan yang
dilakukan manajer apabila terjadi ketidak sesuaian antara Kinerja Aktual (apa yang telah dan
sedang dicapai) dengan Standar Kinerja (apa yang harus dicapai).

Bila MBO sudah diterapkan, system pengawasan memiliki objective yang jelas untuk
masing-masing manajer. Oleh karenanya MBE hanya melaporkan perkecualian dari objective
yang disepakati. MBE hanya melaporkan semua variasi dari rencana yang telah ditentukan.

Masing-masing manajer akan menerima pernyataan variasi yang cukup pendek (variance
statement) setiap hari atau setiap minggu sesuai dengan kebutuhan. Pada pernyatan ini akan
tertera secara jelas pada masing-masing bidang yang bisa melampaui atau tidak bisa melampaui
objectivenya.

Contoh Kasus Management By Obejective (MBO)

Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari
harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas
tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good
meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer
memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.

Keputusan yang dapat diambil antara lain:

1. Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.

2. Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
3. Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.

Dalam mengambil keputusan manajer harus diperhitungkan :

1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal
2. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan