Órdenes de Compra

Locales (SI).
1. GENERACION DE PEDIDOS
(Jefe de Producción.)

1. Dentro del sistema inteligencia la ventana desde la que se importan las solicitudes de
material está ubicada en Compras->Orden de Compras->Pedidos de Compras Locales
 Vista completa de la ventana.

Controles de la ventana.

Desde esta ventana el jefe de producción podrá importar la información de los pedidos
desde el formato en excel que se ha venido manejando.

2. Para importar el archivo debe seleccionarse dando click en el botón de la carpeta.

Esto abrirá una ventana para buscar el archivo.

3. Una vez seleccionado aparecerá el nombre del archivo en el primer recuadro.

Posteriormente se debe seleccionar la hoja del archivo de excel que contiene la

información y el tipo de pedido que se está realizando (Materia prima o Material de
empaque).

4. Una vez seleccionado todo esto dar click en el botón “Cargar” y se mostrara la
información en pantalla.

5. La información se visualiza en pantalla por si llegase a necesitar un último cambio, una

vez verificada se hace click en el botón importar y se cargara toda la información en el
sistema.
NOTA: En el sistema se maneja una tabla de conversiones, esto se debe a que las unidades de
compra no son las mismas unidades de inventario en SIGES, en caso que un producto solicitado no
tenga configurada esta conversión el sistema mostrara la siguiente alerta.

Posteriormente mostrara un cuadro solicitando la información para configurar la conversión,

solicitando la unidad de compra y la unidad de siges, además de la conversión.

Se debe rellenar esta información y hacer click en “aceptar”.

Esta tabla de conversión también puede administrarse de forma manual.

2. ADMINISTRAR TABLA DE
CONVERSIONES.

1. Dentro del sistema inteligencia, la ventana para administrar la tabla de conversiones

se encuentra en Compras->Artículos->Conversión de Artículos

Vista completa de la ventana.

2. Al cargar la ventana mostrara todas las conversiones actualmente registradas, en la
parte superior la lista de marca y el cuadro buscar se utilizan para filtrar.

Para filtrar por marca basta con seleccionar la marca que se quiere de la lista y en el
cuadro solo se mostraran los productos que pertenecen a dicha marca.

En el cuadro de búsqueda se puede filtrar por cualquiera de las columnas, basta dar click
en la cabecera de la columna para buscar en ella escribiendo lo que se quiere.

Al digitar lo que se quiere buscar se hace click en el botón de búsqueda.

3. Para agregar una nueva conversión se debe seleccionar el producto haciendo click en
el botón de buscar artículo.

4. Esto abrirá una ventana de búsqueda de los artículos.

5. Una vez seleccionado el producto se debe indicar el factor de conversión, la unidad de

medida de compras y la unidad de medida SIGES.

6. Una vez seleccionado se debe hacer click en el botón “+” para agregarlo a la lista.
 7. Para eliminar un producto de la lista se debe seleccionar desde el cuadro y hacer click
en el botón “-“.

NOTA: al agregar los productos no se pueden repetir los códigos, si este fuera el caso el sistema
mostrara la siguiente alerta.

Si se necesitara modificar una ya existente el procedimiento seria eliminarla y posteriormente

agregarla nuevamente.
3. APROBACIÓN DE PEDIDOS.
(Jefe de Producción.)
1. Para que todos los pedidos realizados puedan ser cotizados y posteriormente las
ordenes sean emitidas, antes deben ser aprobados por el jefe de producción.
Para ello se debe dirigir a la misma ventana donde se importan las solicitudes de
material está ubicada en Compras->Orden de Compras->Pedidos de Compras Locales.

Vista completa de la ventana.

 Controles de la ventana.

2. Para consultar todos los pedidos pendientes, el encargado de aprobar los pedidos tiene habilitadas las
opciones de consulta en el cuadro “Tipo”.

3. Deberá seleccionar dependiendo del tipo que se quiera consultar y posteriormente

hacer click en el botón “Cargar”.

4. Una vez cargados todos los pedidos Pendientes aparecerá una lista para seleccionar el
estado al que se quiere cambiar.

5. Se debe seleccionar el estado y hacer click en el botón “Importar”, si se aprueban

estos pedidos ya se podrán cotizar, de lo contrario no. Una vez finalice el proceso el
sistema indicara el estado de los pedidos.
NOTA: al cargar los datos para aprobar o rechazar, en caso no haya ningún pedido
pendiente del pedido seleccionado, el sistema mostrara la siguiente alerta:
4. COTIZACIÓN DE PEDIDOS.
(Encargado/Asignado de Área.)
1. Una vez importados y aprobados los pedidos el área de compras procederá a
cotizarlos, la ventana para esto está ubicada en
Compras->Orden de Compra->Cotizaciones de Compra Locales.

Vista completa de la ventana.

2. En el lado izquierdo de la ventana se podrán visualizar los pedidos realizados, mientras

que en el lado derecho se visualizaran las cotizaciones ya hechas a un proveedor, o
bien la que se está creando en el momento, primero para visualizar los pedidos se
debe seleccionar el tipo.
3. Una vez seleccionado el tipo se debe seleccionar el rango de la semana en que se
solicitó el pedido, al cambiar estos valores los pedidos se cargaran automáticamente
en pantalla.

4. Para realizar la cotización se debe seleccionar un proveedor en el recuadro derecho.

Los proveedores tienen productos y precios asociados (Ver parte 5: Configuración de
proveedores), al seleccionar un proveedor se mostraran únicamente los productos
asociados a él con sus respectivos precios, en caso contrario se mostraran todos.

En caso de que ya se tengan los productos asociados el precio se cargara

automáticamente, y basta con hacer click en el botón “>” (para incluir el producto
seleccionado) o bien en el botón “>>” (para incluirlos todos) para poder crear la cotización
con los precios requeridos, de cualquier forma si esos no son los precios correctos siempre
pueden modificarse.
En caso de que no se tengan los productos asociados, la columna de precios aparecerá en
“0.00”, y no se permitirá agregar ningún articulo hasta que se escriban los precios en la
tabla.

5. Otros aspecto importantes

La lista “Planta” del cuadro derecho, ya que este define la planta a la que se destina la
orden.
La fecha requerida debe ser el día de la planificación solicitada, por ejemplo se ha
solicitado X cantidad de producto para el día lunes de la semana, la fecha no puede ser
el martes de la semana.
5. CONFIGURACION DE PROVEEDORES
1. Existe una ventana que permite configurar los contactos que tiene cada proveedor y
los productos que tiene asociado cada uno, está ubicada en
Compras->Proyección de Compras->Articulos Por Proveedor

Vista completa de la ventana.

2. Al seleccionar un proveedor se cargara la información de contacto que tenga el proveedor, si los campos
aparecen en blanco no hay contactos registrados.

3. Para guardar (o actualizar en caso que ya exista) la información de contacto se debe

rellenar el campo de nombre y correo y posteriormente hacer click en el botón
“Guardar”, el campo Teléfono no es obligatorio.
4. Para agregar artículos asociados se debe hacer click en el botón buscar artículos y se
mostrara una ventana con todos los artículos.

5. Una vez seleccionado de la ventana se debe seleccionar la unidad de medida de

compra y asignarle un precio, posteriormente hacer click en el botón “+”.

6. Para eliminar un producto se debe seleccionar del listado y hacer click en el botón “-“.
 6. REVISION DE COTIZACIONES.

1. Para controlar las cotizaciones creadas en la parte 4 existe la ventana Órdenes de

compra locales, ubicada en

Vista completa de la ventana.

 Desde esta ventana, además de administrar las cotizaciones creadas se pueden crear
nuevas cotizaciones, es básicamente el proceso desde la parte 1 hasta la 4 realizado
desde aquí, de esta forma se pueden realizar compras de emergencia sin necesidad de
un pedido por parte de producción.
2. Para crear una nueva orden primero se debe seleccionar el quien aprueba (Nancy
Martinez para material de empaque y Evelyn Osorio para materia prima).

3. Posteriormente seleccionar el proveedor, tipo de orden (materia prima o material de

empaque), planta y fecha requerida.

4. Para seleccionar artículos se debe hacer click en el botón buscar Articulos,

seleccionarlo del listado y rellenar los campos de precio, cantidad y unidad de medida.
5. Una vez rellenados todos los campos se debe hacer click en el botón “+”.

Si se quiere eliminar una línea se debe seleccionar y hacer click en el botón “-“.

6. Se debe agregar comentarios en el apartado.

7. Para guardar la orden se debe hacer click en el botón “Guardar” y el sistema indicara
el correlativo.
 Hasta este punto realizamos desde esta ventana todas las partes de la 1 a la 4, a partir
de aquí el procedimiento es igual tanto si se realizó el pedido en producción o si se
creó directamente en la ventana.

8. Para autorizar una cotización el responsable de autorizar primero debe buscarla

haciendo click en el botón “Consultar”, esto abrirá un cuadro de búsqueda de las
cotizaciones realizadas.

9. Una vez cargada la información se mostrara en el cuadro de la derecha los precios

cotizados para los productos con otros proveedores.

10. Una vez se tenga la cotización con el precio más conveniente se debe cambiar su
estado a Autorizada, de lo contrario se debe marcar como Denegada.
11. Al autorizarse o rechazarse la orden se indicara el nuevo estado en el sistema.

Y las personas involucradas (quien lo solicita y el jefe de producción) recibirán un

correo con la notificación, similar al siguiente.
12. Las órdenes autorizadas pueden finalizarse, esto enviara un correo al proveedor con
copia de quien solicita y con un adjunto del comprobante, para ello el encargado/a de
compras debe buscar la orden ya autorizada haciendo click en “Buscar” y marcando el
cheque “Mostrar todos”.

13. Una vez cargada la información en la ventana debe cambiar su estado haciendo click
en “Finalizar”.

14. Hecho esto el sistema indicara el nuevo estado, y posteriormente preguntara si se

quiere enviar un correo al proveedor (configurado en la parte 5).
 NOTA: Si no se ha configurado el correo de contacto el sistema mostrara la
siguiente alera:
Los correos que reciba el proveedor serán como el siguiente.
El documento adjunto se puede generar manualmente dando click en el botón “Comprobante”.
 15. Ya sea que se enviara o no, el sistema mostrara un mensaje indicando el código y la
fecha de documento en SIGES.

NOTA: en caso que la recibida no corresponda con la orden emitida el procedimiento seria anular
la orden en SIGES, anular también en el sistema inteligencia y crear una nueva orden.