IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes porque proporcionan evidencia de actividades y nos

dicen más sobre individuos e instituciones. Archivar es de vital importancia para la
gestión de la información y puede dar a una empresa un mayor control sobre sus
procesos de información.

A medida que una empresa crezca, creará más datos, datos que deben ser
manejados y monitoreados meticulosamente para que puedan ser utilizados
adecuadamente. Controlar estos datos puede resultar problemático para las
empresas que nunca implementan un sistema de archivo.
Los datos que no se archivan son más difíciles de localizar, proteger y difundir
adecuadamente si se almacenan en un entorno local, como la computadora portátil
de un empleado, y, por lo tanto, serán inaccesibles para otros usuarios. Esto
eventualmente tendrá un efecto negativo en las funciones comerciales y la
productividad de los empleados.
Su origen se remonta al de los primeros imperios como un control de la población y
la riqueza y es tan antiguo como la organización social de la humanidad y la
aparición de la escritura. Se tiene constancia de la existencia de archivos desde el
bajo imperio romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega.
Uno de los grandes problemas en la gestión de los archivos en las instituciones
públicas ha sido la sobre producción de los mismos, la cual se viene caracterizando
en las organizaciones públicas desde el siglo XX, esto ha generado una crisis
funcional en ciertas instituciones que encuentran cada vez más difícil tener un
efectivo control de la información generada masivamente, así como el recurso,
espacio y mobiliario necesario para el manejo, resguardo y control material. Este
fenómeno se genera por varios factores como: el aumento de las relaciones entre
sociedad y gobierno, vicios en las costumbres de funcionarios y empleados públicos
en la sobre producción de documentos irrelevantes, mal uso y abuso de las nuevas
tecnologías, patrimonialismo del funcionario público sobre su trabajo y la desidia en
la labor para evaluar los documentos trascendentales de los que no lo son para su
resguardo.

Es por eso que en la metodología para el manejo de archivos fue necesario

reorientar desde una perspectiva crítica la funcionalidad de éstos dentro de las
administraciones públicas, no solamente realizar un resguardo histórico, sino
también recursos indispensables para el desempeño de la gestión pública
fomentado la conservación selectiva de información, rompiendo con los círculos
viciosos, para lograr una eficiente organización en los documentos.

Fue así que tratadistas como Theodore R. Schellenberg, considerado como el padre
de la archivística moderna, se dieron a la tarea de implementar un nuevo marco
conceptual para esta disciplina denominada “administración de documentos”,
definiendo una metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción,
organización, circulación y uso de documentos, a lo largo de su ciclo institucional de
vida, atendiendo a una mayor economía y realización en el manejo de los recursos
operativos y las estructuras archivísticas, la cual brindo nuevos conceptos,
instrumentos y procesos para el tratamiento de la información documental,
ayudando a la mejora en el proceso de valoración y el ciclo vital de los documentos,
esta metodología fue propuesta por José Antonio Ramírez Deleón en su libro
Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivo.

Durante el proceso de la evolución archivística se determinaron varias etapas que

dieron importantes avances en la implementación de la administración de
documentos, iniciando en el año de 1965, con la puesta en marcha de lo que puede
ser considerado como el primer programa integral de reforma administrativa, hasta
las modificaciones de fecha 20 de julio del 2007, hechas al artículo sexto párrafo
segundo, inciso V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en
donde se establece que las instituciones públicas deben contar con archivos
administrativos actualizados, cumpliendo así con la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Información Pública Gubernamental y estableciendo el Sistema
Institucional de Archivos como guía para mejorar la infraestructura archivística de
los organismos públicos.

En dicho sistema se definen tres procesos esenciales en el ciclo de vida de los

archivos: el archivo en trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico. El
archivo en trámite constituye la unidad responsable de la administración de
documentos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa, donde el documento
cumple con una función primaria, concluyendo esta función, y apegado a los
lineamientos establecidos en cada institución donde se determinan los tiempos de
los mismos en un catálogo de disposición documental, se traspasan al archivo de
concentración. El archivo de concentración es la unidad responsable de la
administración de documentos cuya frecuencia de consulta haya disminuido, los
documentos permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación, en
razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal, siendo así
el principal depurante de documentos que no poseen trascendencia de los que sí.
Finalmente, el archivo histórico es la unidad responsable de organizar, describir,
conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

Entre sus cualidades podemos encontrar que previene la perdida de información

vital para una organización, lo cual les permite a los empleados recuperar
información de respaldo de forma independiente sin tener que depender de la
experiencia de terceros.

Un sistema de archivo efectivo asegurará que se cumplan los cronogramas de

retención específicos de la compañía, independientemente del conocimiento que
cada empleado tenga de estos cronogramas. Las autoridades de protección de
datos están imponiendo sanciones más severas a las empresas, por lo que los
empleados deben ser conscientes de que ignorar estas políticas podría dar lugar a
fuertes multas o incluso penas de prisión en algunos casos.

Archivar también es importante por razones de seguridad, especialmente en un

momento en que los ataques cibernéticos y las violaciones de datos son cada vez
más frecuentes.

Al archivar documentos de forma segura, las empresas pueden realizar un

seguimiento de la información y aumentar la protección contra terceros no
autorizados. Incluso las empresas más cautelosas ahora son blanco de hackers
muy expertos.

Los registros en papel en circulación abierta pueden ser tomados fácilmente de

oficinas llenas de gente o robados por empleados desleales. Un sistema de archivo
externo confiable reducirá este riesgo al advertir al personal superior cuando faltan
archivos.

El archivo es vital para la continuidad del negocio y para garantizar el más alto nivel
de rendimiento en un mercado competitivo.