Administración de

almacenes
Materia: Administración de operaciones II

Hora: 13:00 – 14:00 Horas.

Ing. Industrial.

Periodo: Enero – Junio 2019

Integrantes del equipo:

César González Ponce – 16070668
Vanessa Altaira Quintero Barbosa – 15071164

Fecha de entrega: 16/05/2019

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Administración de almacenes

Contenido
Datos de la empresa ......................................................................................................................... 3
Nombre de la empresa .................................................................................................................. 3
Dirección ....................................................................................................................................... 3
Misión............................................................................................................................................ 3
Valores .......................................................................................................................................... 4
Participación del mercado ............................................................................................................. 4
Principales clientes........................................................................................................................ 4
Función del almacén ......................................................................................................................... 5
Manejo físico de los inventarios ........................................................................................................ 6
Operación del almacén ..................................................................................................................... 6
Mantenimiento de registros ............................................................................................................... 7
Equipo de operación del almacén ..................................................................................................... 7
Asociación de la administración de la operación de compras y distribución ...................................... 8
Compras ....................................................................................................................................... 8
Distribución ................................................................................................................................... 9
Aspectos de la información de compras............................................................................................ 9
Responsabilidades de la función de compras ................................................................................. 10
Planificación de los requerimientos de distribución ......................................................................... 11

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Datos de la empresa
Nombre de la empresa: “Marcas y señales”

Dirección
Carretera Tampico-Mante #2305
Colonia Del Bosque
Tampico, Tamaulipas
89318

La empresa “Marcas y Señales” se dedica principalmente a todo tipo de ingeniería de transito que es
una rama de la ingeniería del transporte y a su vez rama de la ingeniería civil que trata sobre la
planificación, diseño y operación de tráfico en las calles, carreteras y autopistas, sus redes,
infraestructuras, tierras colindantes y su relación con los diferentes medios de transporte
consiguiendo una movilidad segura, eficiente y conveniente tanto de personas como de mercancías.

Tiene diversas funciones, pero entre las que más destacan se encuentran:
 Diseñar intersecciones viales
 Diseñar planes semafóricos
 Marcación de las vías
 Señalización vertical
 Cubrir con pinturas las calles o carreteras
 Mantenimiento de las carreteras

Misión
“Ser la mejor opción en señalización del sector público y privado, con los mejores tiempos y costos
del mercado, comprendidos con la localidad e inmersos en un proceso de mejora continua”

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Valores
Honestidad, capacidad, responsabilidad y proactividad

Participación del mercado

La empresa “Marcas y Señales” tiene solo un principal competidor de mercado en el área que es
Tampico – Madero, se trata de la empresa “Pintura Vial S.A de C.V”. las 2 empresas son
competidoras de hace varios años, pero hablando en cuestión de participación del mercado se dice
que “Marcas y Señales” tienen un 65% de participación del mercado a nivel regional mientras que
“Pintura Vial S.A de C.V” tiene el otro 35%

Principales clientes
Entre los clientes que cuenta la empresa se encuentras diversos que son del sector tanto como
público como privado, pero la empresa no nos dio los nombres de sus principales clientes por su
política, aunque cabe destacar que nos dieron 2 de sus principales clientes que son: SCT (secretaria
de comunicaciones y transportes), CAPUFE (caminos y puentes federales) y también diversas
empresas que se encuentran en el puerto industrial. Se observa que existen clientes del sector
público regidos por el gobierno los cuales destacan por ser sus principales clientes en todo lo
relacionado a ingeniera de transporte.

Evidencias de su trabajo

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Función del almacén

La principal función del almacén es tener suficiencia en insumos y por supuesto ser sustentables en
cuanto a insumos para un posterior consumo de los mismos. En él se lleva a cabo funciones de
almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de mercancías y productos,
recepción, custodia, etc. Sus actividades son:
 Recepción de productos: Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que
envían los proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida
coincide con la información que figura en los albaranes de entrega. También es necesario
comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la calidad o las
características se corresponden con el pedido.
 Almacenamiento: Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello,
con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables. La empresa tiene
diversos estantes en las cuales cada producto que se recibe tienen un lugar a donde llegar
ya determinado para así tener un control y facilitar el encentro con cualquier material que se
llega a ocupar durante todo el proceso. Igualmente, cuando son productos terminados se
cuenta con estantes ya determinados por la empresa
 Conservación y mantenimiento: Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene
que conservarse en perfecto estado. La conservación de la mercancía implica la aplicación
de la legislación vigente en cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las
normas especiales sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.
 Administración de inventarios: Consiste en llevar un registro de las mercancías para mantener
informado al cliente acerca de sus productos y la cantidad que mantiene en el almacén para
su compra.
 Gestión y control de existencias: Una de las funciones clave que consiste en determinar la
cantidad de cada producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la
que se solicitará cada pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de
almacenamiento.
 Expedición de mercancías: La expedición de mercancías comienza desde que el cliente
realizar el pedido, comenzando el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así
como la elección del medio de transporte. Normalmente el medio de transporte como es en
la región son camionetas adaptadas para llevar los materiales de forma correcta y segura
para los diversos clientes

Existen lineamientos básicos en el área de almacén con las cuales la empresa se asegura de los
productos tanto de llegadas como salidas. Todo con el fin de garantizar la correcta gestión de las
mercancías, es necesario cumplir con los siguientes lineamientos básicos:
 Flexibilidad. Deberá adaptarse a la etapa de producción, las circunstancias físicas de los
productos y las necesidades del cliente.
 Coordinación. El almacenaje es una actividad fundamental que debe gestionarse como parte
de logística global de la empresa.
 Calidad. El servicio y el inventario deberán realizarse al mismo nivel sin descuidar ningún
parámetro.
 Optimización. El manejo y recorrido de los productos deberán ser planeados de tal manera
que se reduzcan costos y personal, además de aprovechar el espacio al máximo.
 Seguridad. Tanto el personal como los productos e instalaciones deben contar con
estándares que prevean los riesgos y garanticen su protección, así como sistemas internos

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de control que, además de garantizar la ubicación dentro del almacén, le permitan al cliente
tener el control de su mercancía.

Manejo físico de los inventarios

Tiene como objetivo el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en
Almacén sean iguales a las del Sistema.

El manejo de los inventarios es mediante tablas de consumo y cantidad en existencia, para todo esto
se utiliza el sistema de Excel para guardar todos los datos relacionados a entregas y salidas del
almacén mediante a lo que ellos llaman tablas dinámicas. Las tablas dinámicas consisten en tablas
creadas en el programa Excel para poner la cantidad de consumo que existe, las cantidades reales
de existencia igualmente apoyados por un sistema de código en barras asignados en casa estante
para su rápida ubicación y para tener un control más rápido. Los inventarios se administran en cada
15 días o semanales todo dependiendo de la demanda que tenga la empresa ya que de ahí ellos
piden los recursos o materias primas a sus proveedores.

Operación del almacén

La operación en el almacén consta de 3 pasos sencillos para la empresa con la cual tiene un orden
correcto de todo lo que entra y sale de él, los pasos son:
 Recepción: Es importante recibir los productos correctamente para manipularlos de forma
adecuada en los procesos de almacenamiento, preparación de pedidos o envío. Después de
descargarlos, entra el sistema Excel para ingresar todos los datos de lo que se reciba o envié
una vez hecho esto se realiza la identificación, comprobación y registro de dichos productos.
Su funcionalidad incluye la gestión de devoluciones, de mercancías imprevistas y el
reempaquetado.
 Organización: en este paso la empresa se encarga de que cada materia prima que se reciba,
o que cada producto que se termine tenga su lugar en el almacén, como antes se mencionó
utilizan códigos de barras para saber el lugar exacto y a la vez poder tener una contabilización
más fácil. Normalmente la organización es muy rápida porque la empresa pide su materia
prima al momento que le falta, en pocas palabras tiene poco stock porque llega la mercancía,
la cuentan y la utilizan rápidamente pero aun así hay ocasiones donde llega, las cuenta y las
guardan para un posterior uso.
 Despacho: Este proceso es llevado por el jefe de bodega que es el encargado de llevar las
existentes de la mercancía que entra y sale del almacén incluso el control de inventarios, el
recibo de la mercancía. Es el jefe de recibos se pone de acuerdo con el proveedor para
asignar el día la hora y la fecha de entrega de los productos el jefe de recibos es el encargado
de organizar la logística organizando a los recibos es el encargado de organizar la logística
organizando a los recibidores para cada tipo de productos, las revisiones de la mercancía, el
recibidor tiene como función revisar y verificar la mercancía con el orden de compra donde
estiba se embala en él se clasifica se almacena y cuando llegue el momento se envía a los
clientes igualmente teniendo un control, apoyados del programa Excel.

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Mantenimiento de registros
Para la empresa el conocimiento exacto de que materiales están disponibles es esencial para el
funcionamiento de la empresa y producción es por ello que un registro de existencias es algo en lo
que ellos están muy al pendiente, como se mencionó estos registros los hacen a través del programa
Excel donde les facilita el hacer los registros como mantenerlos ya que se conservan en archivos de
computadora, teniendo acceso en las terminales que se encuentran en bodega, producción y en la
gerencia. Sus objetivos son:
 Rapidez de entregas
 Fiabilidad
 Reducción de costos

Al igual que implementar los registros mediante computadoras y el software le ha traído beneficios,
los cuales son:
 Reducción de tareas administrativas
 Mejora de la calidad de los productos
 Optimización de costos
 Reducción en tiempos de proceso
 Nivel de satisfacción alto para el cliente

Los registros de inventario son documentos impresos en papel o formato electrónico que refleja
cuanto y que tipos de inventarios se posee, estén disponibles, en procesos u ordenados listos para
ser enviados a los clientes. Los números son exactos tanto el registro de inventario como el conteo
real es importante también por que la empresa sabe exactamente lo que dispone y así poder tomar
decisiones muy acertadas en el corto, mediano y largo plazo para su producción, almacenamiento y
venta de los diversos productos. Se menciona que al principio de la implementación del software
existieron factores que afectaron y afectan cuando son nuevos los empleados y tienen que adaptarse
a el sistema, entre los que destacan se encuentra:
 Falta de conocimiento del personal
 Falta de atención del personal

Los registros de la empresa se guardan normalmente por 2 o 3 años entre ellos incluyen las
cotizaciones de sus productos.

Equipo de operación del almacén

El equipo con el cual cuenta el almacén incluyendo los mobiliarios son:
 Estibadores manuales
 Carretillas retráctiles
 Grúas
 Bo cap
 Estantes
 Pallets
 Lectores para códigos de barras

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 Mesas
 Sillas
 Equipos de seguridad (cascos, lentes, botas industriales, mascarillas, cobre bocas, guantes,
overoles, etc)

Asociación de la administración de la operación de

compras y distribución
Compras
Para las compras la empresa lo que hace es lo siguiente:
• Planificación de las compras: consiste en ver la demanda que se tiene mes con mes y así
hacer un pronóstico de la cantidad de materia prima que se va a comprar para hacer ellos sus
productos.
• Análisis de las necesidades: a la vez cuando tienen el pronóstico y la demanda ellos analizan
las necesidades que hay en la región porque como antes se menciono tiene una gran
participación del mercado y así que cuando hay algún imprevisto en las carreteras o saben
que falta mantenimiento o más señales ellos lo toman en cuenta porque son el principal donde
acuden tanto el gobierno como empresas privadas para requerir de sus servicios así que igual
todo eso del análisis de las necesidad que no tienen en cuenta entran en sus planes de
compras.
• Solicitud de ofertas y presupuesto: cuando se piensa hacer la compra de los materiales
siempre ven la posibilidad de que el proveedor les dé una oferta por toda la cantidad que van
a comprar y se la solicitan de acuerdo al presupuesto que se tenga en esos momentos.
• Evaluación de las ofertas recibidas: una vez recibida la propuestas u ofertas de los
proveedores la empresa lo que hace es analizar cada una de ellas porque no todo es el precio
que le ofrecen si no los proveedores que tengan buena calidad en sus materiales, pero
normalmente la competencia de proveedores esta en 2 o 3 empresas. (Marcas y señales no
nos pudo brindar la información de quienes son sus proveedores).
• Selección del proveedor: una vez hecho el análisis de selecciona el mejor proveedor que le
ofrezca la mejor oferta precio – calidad.
• Solicitud del pedido: se realiza el pedido tomando en cuenta la demanda, sus pronósticos y
el análisis de necesidades que se tiene en toda la región para abarcar un poco más de
mercado y respetando los precios que nos da el proveedor de proceder a hacer el pedido de
los materiales para almacenarlos o usarlos en ese momento dependiendo de cómo este el
mercado y la demanda.

Las condiciones económicas que toman en cuenta son:

• Precio por unidad y por lote.
• Descuento comercial.
• Gastos de envases y embalajes.
• Gastos de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo por aplazamiento del pago.

Las condiciones técnicas que la empresa toma en cuenta son:

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• Características técnicas.
• Calidad.
• Embalajes especiales.
• Tiempo de garantía.

Los objetivos principales que tiene compras son:

• Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo
coste.
• Mantenimiento del nivel de calidad
• Garantizar la continuidad en el abastecimiento
• Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el
mercado o con sus competidores.
• Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

Distribución
Una vez obtenidas las compras lo que hace la empresa es organizarlas en el lugar correcto del
almacén para su posterior uso, en algunas ocasiones el uso es casi inmediato por lo que algunos
productos no se almacenan.
A la vez la empresa compara los recursos requeridos con los que están disponibles en las fuentes
de suministro. Así ellos toman acciones para expedir, retrasar y comprar y/o producir en
consecuencia sincronizada la oferta y demanda

Aspectos de la información de compras

Como se ha mencionado la empresa compra sus productos de acuerdo a su demanda, pronósticos
y a el análisis de las necesidades. Nos pudo compartir solamente la cantidad en dinero que compro
en diversos tipos de materiales, ya que se sabe que tienen diferentes tipos de productos que ofrece
que son:
 Diseñar planes semafóricos (luces, plásticos de colores, etc.)
 Marcación de las vías (láminas de diversos tamaños dependiendo de las marcaciones viales,
por ejemplo, límites de velocidad, stop, etc.)
 Señalización vertical (laminas que se encuentran a un lado de las carreteras para evitar
accidentes)
 Cubrir con pinturas las calles o carreteras (pinturas especiales para las calles o carreteras
con asfalto)

Como se ve son diversos productos, pero los que más varían son las láminas ya que son de diferentes
tamaños y cada tamaño tiene su costo totalmente diferente y nos proporcionaron en total la cantidad
de dinero que se gastó en el mes pasado (abril) que fue de: $1,500,000 en diversos materiales que
destacan:
• Señales (de diversos tamaños, y dependiendo de los tamaños es el costo)
• Cubetas de pintura
• Laminas

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Responsabilidades de la función de compras

La encargada de las negociaciones de las compras es la Lic. Liliana castro, que su principal objetivo
es la adquisición de materiales y equipos requeridos, estudiando y analizando las cotizaciones y
presupuestos de los proveedores para obtener los bienes en las mejores condiciones de precios,
calidad y oportunidad. Ella revisa diferentes aspectos al momento de pensar en las compras las
cuales son:
• Descuentos basados en cantidad: Si el proveedor ofrece un descuento por cantidad y ésta
excede la cantidad ordenada, debe realizarse un análisis financiero para determinar si el
tamaño del pedido debe superar lo solicitado con el propósito de aprovechar el precio de
descuentos por cantidad se ofrece un poco más adelante.
• Unidades de empaque y de envío: Muchos proveedores acostumbran empacar el material en
cantidades estándar para facilitar su transportación, producción o almacenamiento, pero
algunos proveedores aceptarán enviar cantidades diferentes a las predefinidas, pero al
hacerlos incurrirán en costos más altos que casi siempre trasferirán al cliente por lo cual es
un importante para no aumentar mucho el costo.
• Cargas completas de camiones: La mayoría de los transportes comerciales harán
cotizaciones diferentes para el envío, y establecerán sus honorarios dependiendo de si se
requiere un camión completo o si se está pidiendo una carga parcial. Casi siempre el costo
de una carga parcial es mucho más alto que el de un camión completo, por ello es necesario
realizar un análisis para determinar si a la empresa le conviene incurrir en costos de inventario
adicional para obtener la tarifa más baja. El análisis debe resolver la disyuntiva entre el
impacto del inventario adicional que podría generarse al solicitar material equivalente a un
camión completo, y el costo en que se incurriría al almacén, más específicamente al momento
de mantener los materiales adecuadamente en el almacén
• Protección contra variación de precios: Esto es debido a que en muchas ocasiones los precios
de los materiales aumentan demasiado y la empresa busca siempre los mejores en relación
costo – calidad. La mayoría de las veces esto ocurre porque los precios están en dólares y la
moneda nacional (el peso) se devalúa y el monto a pagar aumenta y debemos analizar eso
para que no ocurra en un momento donde el peso este muy devaluado.

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Planificación de los requerimientos de distribución

Lo que se busca es que se soliciten el producto directamente a la principal operación de producción
con el fin de garantizar que el material apropiado cumpla con la demanda del cliente sin incurrir en
costos excesivos de inventario.
Su estructura es:
• Periodos: que son los pedidos que se realizan cada 15 días o cada semana porque casi
cuando llega un material se usa de inmediato.
• Requerimientos brutos: es la cantidad que debe abastecerse para hacer frente a la demanda
o por los pronósticos que se tienen
• Recepciones programadas: este la empresa casi nunca la utiliza porque tienen muchas
variaciones en cuestión a la demanda o pronósticos por los cuales esto no es una opción para
ellos.
• Planificación de disponibilidad: igualmente casi nunca lo utiliza la empresa por las variaciones
que tiene, les gusta pedir lo necesario y casi no tener mucho stock en el almacén, más que
nada tienen stock por si hay algún pedido de improviso o urgente atender a ese cliente.
• Recepción planificada de pedidos: siempre se verifica que lo que se recibe en el almacén sea
lo acordado, todo esto se ve en la orden de compra que la empresa cuenta y se ingresa al
software de Excel para un fácil manejo de la información.
• Liberación planificada de pedidos: que los pedidos que nosotros tenemos sea planificado y
no de improviso, si tenemos planificación de los pedidos, pero siempre ocurre que tenemos
algún imprevisto con algún cliente y es donde le damos prioridad y cumplimos con él

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