Portal Clientes: Guía Completa Registro Pedidos Pagos

Manual de usuario
Portal de Clientes
Versión 1.0.9
TABLA DE CONTENIDOS
Capítulo 1: Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Lo que puede hacer con el Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... 3
Novedades en el Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … 3
Capítulo 2: Conociendo el Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

¿Por dónde empezar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … 4
Aprovechando al máximo la documentación del Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . … 4
Usando el sistema de ayuda del Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …. 5
Capítulo 3: Fundamentos del Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Familiarizándose con las opciones del Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 5
Capítulo 4: Pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Registrar Pedidos Personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7
Registrar Pedidos No Personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9
Registrar Pedidos de Guardería. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …. 13
Aprobar Pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Ver Pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …………….. 21
Capitulo 5: Pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Registrar Pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
¿Qué hacer cuando registro un pago que no cubre el monto total a pagar? . . . . . . . . . . . 26
Ver Pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Ver detalle de un Pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Capitulo 6: Tarjeta Electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Consulta de Tarjetas por activar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … 31
Activación de Tarjetas Electrónicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Capítulo 7: Opciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Crear Modificar o Eliminar Grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Crear Modificar o Eliminar Usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Preferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Capítulo 8: Preguntas Frecuentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Vale Canjeable Ticketven, C.A. Todos los derechos reservados. Rif J-31149896-6 Página | 2
Website: http://www.valeven.com Call Center: 0-501-VALEVEN (8253836)
Capítulo 1
Introducción
El Portal de Clientes es la solución para realizar de forma rápida y productiva la carga de pedidos, totalmente en línea generando seguridad y facilidad de uso
para los clientes.
Este capítulo cubre los siguientes tópicos: Paginas.
 Lo que puede hacer con el Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

 Novedades con el Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
LO QUE PUEDE HACER CON EL PORTAL DE CLIENTES
El Portal de Clientes posee grandes beneficios que se pueden aprovechar al máximo y de esta forma obtener los mejores resultados. Entre sus funciones
encontramos, el poder registrar pedidos a partir de un archivo (Texto plano o Excel), realizar el seguimiento de un pedido, de un pago, aprobar pedidos, registrar pagos,
crear y configurar grupos de usuarios, consultar pago, entre otras.
NOVEDADES EN EL PORTAL DE CLIENTES
Entre las novedades con las que cuenta con el Portal de Clientes, se encuentra ¿Qué hacer cuando registro un pago que no cubre el monto total a pagar? Ver
página 26 de este manual.
Cambios o actualizaciones realizadas:
- Junio 2016: Se realizó la incorporación de Generador de Archivos para la carga de pedido.

- Julio 2010: Se realizó un cambio a nivel de diseño y funcionamiento en la sección de pagos, específicamente en “Registrar Pagos – Paso 2” para mayor
información vaya a la página 24 de este manual.
- Abril 2009: Se realizo un cambio a nivel de diseño y funcionamiento en la sección de pagos específicamente al registrar, con esta modificación se busca dar
una mayor facilidad a nuestro clientes a la hora de registrar los pagos para mayor información vaya a la página 24 de este manual.
- Abril 2009: También podrá ver las facturas digitalizadas y en formato PDF de los diferentes pedidos realizados en la opción Ver Pedidos para mayor
información vaya a la página 21 de este manual.
PORTAL DE CLIENTES
A través de esta herramienta usted podrá realizar operaciones sin la intervención de un ejecutivo de cuenta, agilizando el beneficio a sus empleados. A
continuación se describen las funcionalidades incorporadas en el portal:
Pedidos
Registrar Pedidos Esta opción permite cargar un pedido a través de un archivo (Texto, Excel). Con flexibilidad de incluir, excluir y cambiar datos antes de la
Personalizados aprobación del pedido.
Registrar Pedidos no Esta opción le permite cargar un pedido de manera rápida y fácil, con tan solo indicar las chequeras, cantidad de vales y valores de los
Personalizados mismos, sin el detalle de las personas que los recibirán
Registrar Pedidos Esta opción permite cargar los pedidos de tipo Guardería la cual cuenta con una pantalla fácil de usar y que brinda la posibilidad de hacer el
Guardería llenado de los datos a través de la pantalla o descargando un archivo especial de Excel con todos los datos del cliente.
Generador de Archivos de Esta opción le permite generar los archivos de sus pedidos, para luego ser cargados en el portal. Ver Manual Descargando la aplicación
Pedidos
presionando el boton de ayuda en la pagina principal.
Recomendación: deberá tomar en cuenta que cuando su nómina exceda los 10 mil beneficiarios, es recomendable que el archivo
principal sea enviado en varias partes al portal.
Ver pedidos Esta función le permite ver el historial de pedidos realizados y además puede consultar el estatus de los mismos.
Aprobar pedidos Opción que le permite aprobar uno o más pedidos en línea.
Pagos
Registrar Pagos Opción que le permitirá registrar los pagos realizados, ingresando facturas, retenciones y documentos de pago.
Ver Pagos Esta opción le mostrara el historial de pagos registrados y adicionalmente podrá consultarlos por estatus o por fecha.
Opciones
Crear y configurar un Permite crear y editar grupos de usuarios para administrar de una manera más eficiente los derechos que pueden ser otorgados a un grupo
grupo de usuarios de usuarios.
Crear y configurar usuarios Esta opción le permitirá crear y configurar a los usuarios que usaran el portal asignando permisos en una o varias opciones, como por
ejemplo: si un usuario puede o no aprobar un pedido o si puede o no registrar un pedido.
Preferencia y ayuda en Permite configurar las opciones del portal y descargar la documentación.
línea
Capítulo 2
Conociendo el Portal de Clientes
 ¿Por dónde Empezar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

 Aprovechando al máximo la documentación del Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . 4
 Usando el sistema de ayuda del Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
¿POR DONDE EMPEZAR?
Para empezar a manejar el Portal de Clientes comience leyendo el Capitulo 3, “Fundamentos del Portal de Clientes” luego continué con los capítulos 4, 5, 6 y
7 respectivamente.
APROVECHANDO AL MAXIMO LA DOCUMENTACION DEL PORTAL DE CLIENTES
El Portal de Clientes incluye una variedad de recursos que le permitirá mantenerse informado acerca de los servicios que le ayudaran a integrarse
rápidamente con el ambiente de trabajo y por lo tanto conocer las herramientas en profundidad para aprovechar al máximo todas sus bondades.
Puede descargar este manual en cualquier momento desde el Portal de Clientes haciendo clic en el enlace “ayuda en línea” ficha “otros” del menú de la
sección de opciones.
USANDO EL SISTEMA DE AYUDA DEL PORTAL DE CLIENTES
Para contribuir con la ayuda en línea ahora contamos con una estructura que le permitirá obtener información acerca de un campo en particular con solo
hacer clic en el icono de información instantánea .
Capítulo 3
Fundamentos del Portal de Clientes
Para conocer los fundamentos del Portal de Clientes, hemos puesto a su dispocision recursos que lo ayudaran a conocer cada una de sus herramientas.
 Familiarizándose con las opciones del Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
FAMILIARIZANDOSE CON LAS OPCIONES DEL PORTAL DE CLIENTES
El portal de clientes cuenta con una interfaz de usuario diseñada para su fácil comprensión, es importante que conozca el ambiente de trabajo para facilitar la
ubicación de las opciones a la hora de utilizar la herramienta y así poder agilizar las operaciones.
La interfaz grafica del Portal de Clientes es altamente intuitiva, de esta manera usted podrá aprender a utilizar la herramienta en un corto periodo de tiempo.
Opciones del Portal de Clientes
Menú Principal Menú de acceso a cada uno de los módulos que ofrece el Portal de Clientes.
Menú Horizontal Cumple con la misma función del Principal, y adicionalmente cuenta con las opciones: Inicio (volver a la
página principal) y Cerrar Sesión.
Ficha Cliente Esta ficha muestra información acerca de la empresa a la que pertenece el usuario.
Ficha de Notificaciones Muestra mensajes de información, advertencia y/o errores relacionados con las operaciones asociadas al
cliente.
Ficha de Noticias Contiene información referente a eventos, promociones y/o noticias de interés que ofrece Valeven.
Menú Principal
El menú situado en la parte central de la página principal, posee los enlaces de acceso a cada uno de los módulos principales del portal de clientes. Ver figura
1
Figura 1: Menú Principal
Menú Horizontal
Situado en la parte superior de la página, se encuentra el menú horizontal que contiene los mismos enlaces de acceso del menú principal. Este se encuentra
visible en todo momento, para poder saltar de un modulo a otro sin la necesidad de volver al menú principal. Ver figura 2
Figura 2: Menú Horizontal
Ficha Cliente
La ficha clientes le informa al usuario que ingreso al portal todo lo relacionado con la empresa asociada al usuario (código de cliente, RIF y razón social).
Además se mostraría información acerca del usuario que ha iniciado sesión. Esta ficha se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la página principal. Ver figura
3
Figura 3: Plantilla Cliente
Ficha de Notificaciones
La ficha de notificaciones muestra mensajes de información, advertencia y/o errores relacionados con las operaciones asociadas al cliente. Esta ficha, se
encuentra en la parte superior central de la página principal. Ver figura 4
Figura 4: Plantilla de Notificaciones
Ficha de Noticias
Ubicada en la parte inferior izquierda de la página principal, esta ficha contiene información referente de eventos, promociones y/o noticias de interés que
ofrece Valeven.
Figura 5: Plantilla de Noticias
Capítulo 4
Pedidos
Esta sección es una de las más importantes, ya que a través de esta será posible cargar los pedidos, aprobarlos y realizar las consultas de los mismos.
Alrededor de este modulo giran prácticamente todas las operaciones con Valeven.
 Registrar Pedidos Personalizado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

 Registrar Pedidos No Personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
 Registrar Pedidos de Guardería. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
 Aprobar Pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
 Ver Pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 21
REGISTRAR PEDIDOS PERSONALIZADOS
Es la opción que nos permite cargar los pedidos a través de un archivo (texto o Excel) de una manera rápida y fácil. Para registrar pedidos debe seguir los siguientes
pasos:
Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.
 Luego haga clic en la opción “Registrar Pedidos Personalizados”.

 Una vez en “Carga de pedido – paso 1” empiece llenando los campos en blanco o seleccionando según sea el caso. Ver figura 6.
Descripción de Campos
1. Seleccione el tipo de producto que desea para su pedido, 4. En leyenda usted puede dar una identificación especial al Vale
ejemplo: Vale Alimentación, Vale Global, Etc. como por ejemplo: usted podría colocar “día de el Trabajador” y
ese mensaje saldría en todos los vales de su pedido.
2. Es la persona responsable de o los pedidos a cargar.
5. Para realizar un pedido No personalizado haga clic sobre el
3. Este campo se utiliza para darle una descripción a su pedido,
enlace identificado en letras azules.
por ejemplo: usted podría colocar “Pedido correspondiente Enero
2007“
 Luego pase al siguiente segmento en donde cargara el archivo (Texto plano o Excel). Ver Figura 7.
 Va a proceder a hacer clic al botón Examinar para importar el archivo. Ver figura 7. Clic, para buscar
archivo.
Figura 7: Cargar datos del Pedido
 Seleccione el Archivo que desea importar, debe ser un archivo de texto o Excel. (*.txt *.xls)
 Luego haga clic en el botón cargar.
 Se mostrara una nueva tabla en donde puede editar alguna de las informaciones correspondientes al pedido, seguido a esto, haga clic sobre el botón confirmar
para ir al siguiente paso.
Notas
 Si el archivo de texto o Excel posee errores, automáticamente al cargarlo se mostrara en la pantalla un aviso de error.
 Si el pedido está posiblemente duplicado se emite una alerta para que tenga presente que ya ha cargado con anterioridad
un pedido similar y se le da la opción de regresar o de continuar.
 Si el pedido está posiblemente duplicado se emite una alerta para que tenga presente que ya ha cargado con anterioridad un pedido similar y se le da la
opción de regresar o de continuar.
Figura 8: Alerta de Pedido Duplicado
 Confirme el pedido haciendo clic al botón Confirmar.
1. Código de Pedido y código de punto de entrega. 3. En leyenda usted puede dar una identificación especial al Vale
como por ejemplo: usted podría colocar “Día de las madres” y ese
2. En responsables de recepción, aparecerán la(s) personas mensaje saldría en los vales de su pedido.
encargas de recibir el pedido.
4. Informaciones importantes como cantidad de chequeras
cantidad de vales y monto total del pedido.
 Al confirmar el pedido, el sistema le indicara que fue registrado satisfactoriamente y se enviara un correo informándole que se registro el pedido, pero aun no
termina el proceso falta realizar la aprobación del pedido y esta puede realizarla desde esta misma pantalla; o en la opción “Ver Pedidos” .
Notas
 Al confirmar el pedido este quedara registrado, faltando su respectiva aprobación.
 Todos los pedidos cargados de un mismo archivo generaran una sola factura.
1.- Al hacer clic sobre “Aprobar Pedidos” tendrá una opción rápida y fácil de realizar la aprobación de su pedido.
2.- En esta opción podrá descargar el comprobante de Pedido, del pedido que acaba de registrar.
Notas:
 Es importante mencionar que aunque no desee aprobar el pedido, de igual forma este se encuentra registrado y que
posteriormente puede realizar la aprobación del mismo siguiendo los pasos de las pagina 20.
REGISTRAR PEDIDOS NO PERSONALIZADOS
Esta modalidad le permite cargar un pedido de manera rápida y fácil, con tan solo indicar las chequeras, cantidad de vales y valores de los mismos, sin el detalle de las
personas que los recibirán. Para registrar pedidos no personalizados debe seguir los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.
 Luego haga clic en la opción “Registrar Pedidos no Personalizados”.
 Una vez en la pantalla “Carga de pedido no personalizado – paso 1” empiece llenando los campos en blanco o seleccionando según sea el caso. Los campos
descripción y leyenda son opcionales.
 Al rellenar los campos, haga clic sobre el botón Siguiente.
1.- Si desea salir y realizar un pedido personalizado, haga clic 4.- En el campo “Descripción” puede colocar una descripción breve de
su pedido, por ejemplo: usted podría colocar “Pedido correspondiente
sobre el enlace identificado “Para cargar un Pedido Personalizado Enero 2007”.
haga clic (AQUÍ).
5.- En el campo “Leyenda” puede dar una identificación especial al Vale,
como por ejemplo: usted puede colocar “Día del Trabajador” y ese
2.- Para iniciar el registro de un pedido no personalizado, mensaje se mostrará impreso en todos los vales de su pedido.
seleccione el tipo de producto que desea para su pedido, ejemplo:
6.- En el recuadro en blanco debe colocar el código del punto de
Vale Alimentación, Vale Global, Etc. entrega, ejemplo: “1”
3.- Seleccione la persona responsable del pedido a cargar.
 En el siguiente paso, encontrara información básica, faltando entonces realizar la carga de los datos del pedido.
 Luego de haber cargado los datos del pedido, haga clic sobre el botón “Confirmar
1.- En la sección superior se muestran los Datos Generales del 6.- Luego de haber llenado la información de las chequeras, haga clic
Pedido. sobre el botón “Agregar”, al hacer clic sobre este botón se mostrará
un resumen del pedido solicitado, mostrando la cantidad de vales y los
2.- Luego en los responsables de recepción debe tildar o montos de valor facial correspondientes.
seleccionar la(s) persona(s) responsables para recibir el pedido.
7.- En los totales de grupo podrá visualizar el total de la cantidad de
3.- En el recuadro señalado coloque la cantidad de chequeras a vales y el total en Bolívares Fuertes (Bs.F).
solicitar.
8.- Al hacer clic sobre la figura identificada como un lápiz, podrá editar
4.- Coloque la cantidad de vales o tickets que contendrá cada la información de un grupo de pedido en específico.
chequera, tiene la opción de colocar 5 diferentes cantidades de
vales. 9.- Al hacer clic sobre la figura identificada como una papelera, podrá
borrar toda la información de un grupo en específico.
5.- Coloque el valor que tendrá cada vale o ticket, tiene la opción
de colocar 5 diferentes valores faciales.
 Al confirmar el pedido, el sistema le preguntará si está seguro de registrar el pedido. Hacer clic en “Aceptar” para continuar
 El sistema le indicará que los pedidos fueron cargados satisfactoriamente y se enviará un correo informándole que se registro el pedido. Pero aun no termina
el proceso; falta realizar la aprobación del pedido y esta puede realizarla desde esta misma pantalla haciendo clic en “Aprobar Pedido”.
1.- Para culminar el proceso debe aprobar el pedido, para ello hacer 3.- Resumen del pedido cargado, en este recuadro tendrá
clic sobre el botón “Aprobar Pedido”. información descriptiva del pedido, como cantidad total de
chequeras, vales y monto en Bs.f.
2.- Al hacer clic sobre el enlace “Descargar Comprobante de Pedido”
podrá visualizar y guardar el comprobante del pedido que acaba de 4.- Al hacer clic sobre el botón “inicio”, el sistema lo llevará a la
registrar. página principal. Análisis
 Si hace clic en “Descargar Comprobante de Pedidos” el sistema le preguntará si desea “abrir” o “guardar” el archivo. Luego de seleccionar la opción deseada
le mostrará el comprobante de pedido.
REGISTRAR PEDIDOS DE GUARDERIA
Esta modalidad le permite cargar un pedido de manera rápida y fácil, seleccionando el modo de carga de su pedido a través de la pantalla agregando los datos del o los
beneficiarios o a partir de un archivo Excel.
 Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.
 Luego haga clic en la opción “Registrar Pedido Guardería”.
 Una vez en la pantalla “Gestión de pedidos de guardería” – comience seleccionando el modo de carga de su pedido.
 Modo de selección: En pantalla
 Una vez en la pantalla “Carga de pedidos de guardería” – “Ingresa la Información de su pedido”
1
1
1.- Podrá a través de esta opción agregar los datos de nuevos 2.- Para verificar los beneficiarios agregados tiene la opción de
beneficiarios, para ello debe hacer clic sobre el botón “Agregar búsqueda, para ello debe hacer clic en el botón “Buscar
Beneficiario”. Beneficiario”.
 Luego al cargar los datos de nuevos Beneficiarios, haga clic sobre el botón “Ver Hijos” al finalizar.
2
1
1.- Coloque número de cédula del beneficiario en la casilla 4.- Seleccione el departamento al cual pertenece haciendo clic y
correspondiente. desplegando las opciones.
2.- Coloque nombre del beneficiario en la casilla correspondiente. 5.- Coloque correo electrónico del beneficiario en la casilla y su
confirmación.
3.- Coloque apellido del beneficiario en la casilla correspondiente.
6.- Seleccione el código o nombre del “Punto de Entrega”, donde
será entregado el pedido.
 Luego deberá cargar los datos del o los Hijos del Beneficiario, haga clic sobre el botón “Finalizar” para terminar el proceso de registro.
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5 6
1.- Coloque el nombre del Hijo del beneficiario en la casilla 4.- Coloque el Rif de la Guardería Afiliada o si lo desea presione el
correspondiente. botón de búsqueda ubicado en el campo correspondiente.
2.- Coloque apellidos del Hijo del beneficiario en la casilla 5.- Coloque monto correspondiente al pago que desea cubrir.
correspondiente.
6.- Coloque el concepto del pago, ejemplo “Correspondiente al
3.- Coloque Fecha de Nacimiento del Hijo del beneficiario en la Mes XXXX”.
casilla correspondiente.
• Para la revisión de las opciones disponibles para el registro de los “Hijos del Beneficiario”- Se Presentan las siguientes Opciones, haga Clic sobre el botón
“Opciones Hijos”. Seleccione la opción que desea aplicar.
 Modo de selección: A partir de un Archivo Excel.
1.- Seleccionar el modo de carga de su pedido “A partir de un

3.- Presionar el botón examinar luego de haber validado la
archivo Excel”.
información del Archivo
2.- Presione el botón “Descargar Archivo”, aparecerá un archivo

Excel en pantalla.
 Luego verá en pantalla Archivo del Pedido de Guardería, en la pestaña “Instrucciones” aparecerán los Pasos para Cargar el Archivo de Pedidos y deberá
habilitar los Macros del documento, y en la pestaña “Agregar” aparecerá toda la información de su Pedido cargada en el Generador de Archivos, ver Manual
Generador de Archivos en la aplicación.
 Luego verá en el Archivo del Pedido de Guardería en la pestaña “Resumen” la información de su pedido, donde deberá presionar el botón “Validar”
 Luego aparecerá la ventana de que la Validación fue completada con éxito presione el botón “Aceptar”
 Luego deberá cargar el Archivo en el portal.
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1.- Para cargar el archivo de Pedido Excel presione el botón 3.- Luego aparecerá el archivo seleccionado en la casilla
examinar. examinar y presione el botón cargar para culminar el proceso
de carga
2.- Selecciones el Pedido que desea cargar desde su ordenador y
presiones el botón “Abrir”.
 Para continuar con el proceso de carga de pedido, luego de haber registrado toda la información requerida, aparecerá la información de su pedido en la
pantalla “Carga de Pedidos de Guardería”, si es correcta haga clic en la opción “Siguiente”.
 Luego aparecerá la pantalla “Confirmar Pedido”, la información referente a su registro presione el botón “Confirmar”.
 Al realizar la confirmación de su pedido, aparecerá la Pantalla “Su Pedido fue Registrado con Éxito”.
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1.- Aparecerá en pantalla, Detalles generales del pedido y 4.- En esta ventana podrá visualizar toda la información referente
adicionalmente podrá Descargar su comprobante del pedido al pago de su pedido.
haciendo clic en la opción “Descargar Comprobante” (si no pose el
programa para ver el archivo también podrá descargarlo en la 5.- En el espacio “Cuentas Bancarias” aparecerán las cuentas a las
opción “Descargar Adobe Reader”). cuales podrá realizar su pago.
2.- En la ventana de “información” le dará indicaciones sobre su 6.- Si desea cargar un nuevo pedido haga clic en la opción “realizar
pedido y donde podrá visualizar el detalle del mismo. un Nuevo Pedido”
3.- En esta ventana podrá visualizar el resumen de su pedido. 7.- Si está conforme todos los datos visualizados haga clic en
“Finalizar”.
 Si hace clic en “Descargar Comprobante” el sistema le preguntará si desea “abrir” o “guardar” el archivo. Luego de seleccionar la opción deseada le mostrará
el comprobante de pedido.
APROBAR PEDIDOS
Puede realizar la aprobación de sus pedidos de dos formas:
Opción 1: Inmediatamente al realizar la carga del pedido Opción 2: Al ingresar a la opción “Ver Pedidos”
 El sistema indicará que se realizó la carga del pedido

satisfactoriamente. Para aprobar el pedido hacer clic en el botón  Hacer clic en “Ver Pedidos”
“Aprobar Pedido”
 El sistema mostrará todos los pedidos, resaltando en color naranja los que
están pendientes por aprobar, hacer clic en “Ver” para visualizar el pedido
 Hacer clic en “Aprobar Pedido”
 Para continuar la aprobación de pedidos en ambas opciones, el sistema mostrará la pantalla de Aprobación de Pedidos, en la cual debe marcar la casilla para
seleccionar el pedido y luego hacer clic en “Aprobar Pedidos”
 Se mostrará una ventana de confirmación para la aprobación de pedidos, en la cual debe marcar la casilla de “Aceptación de Clausulas del Contrato” y hacer
clic en el botón “Si”
 El sistema mostrará un mensaje indicando que se aprobó el pedido exitosamente.
VER PEDIDOS
Esta herramienta le permite ver los pedidos registrados, en donde podrá conocer el detalle de un pedido, entre otras opciones. Para entrar en “Ver Pedidos”
siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono “Pedidos” del menú principal.
 Luego haga clic en la opción Ver Pedidos. en donde se mostraran los pedidos registrados.
 El sistema mostrará todos los pedidos, resaltando en color naranja los que están pendientes por aprobar, haga clic en “Ver” para ver el detalle del pedido.
1. En la sección de consulta de pedidos, puede realizar búsquedas 3. Al hacer clic en el botón “Ver”, usted observará el detallé del
ingresando el código de pedido y el punto de entrega, pedido seleccionado, además de poder aprobar el pedido y
seleccionando el periodo de búsqueda (Mes, Mes anterior, Del descargar comprobante de pedido.
año y Todos) o por rango de fechas.
4. Lo pedidos resaltados en color naranja, le permite identificar
2. En la columna “Estatus” se mostrará el estatus para cada pedido. rápidamente cuales son los pedidos que están pendientes por
COMPLETADO, quiere decir que todos los procesos del pedido aprobar.
están completos, NO COMPLETADO, quiere decir que faltan
procesos por realizar. ANULADO, quiere decir que el pedido ha
sido cancelado.
 El sistema mostrará la información detallada del pedido que fue seleccionado.
Pedido de Vale Alimentación Pedido de Tarjeta Alimentación
1. En grupo de pedido, se mostrará información acerca de varios 5. Enlace para ver el “Detalle del pago”
pedidos cargados a través de un mismo archivo incluyendo el
comprobante de pedido. 6. Enlace para “Aprobar pedidos”
2. En descarga, podrá obtener según su interés el comprobante de 7. Seguimiento del pedido, flujo del proceso donde se visualiza en qué punto
pedido, detalle de entrega o factura correspondiente al pedido. del proceso se encuentra el pedido.
3. La ficha estatus le mostrará las fases del proceso que ha 8. Enlace para “Activar Tarjetas” (Solo visible en pedidos de Tarjetas
completado su pedido y la fecha en que se completó cada una de Electrónicas)
ellas.
4. En acciones pendientes, tendrá un recordatorio de las acciones

que faltan por realizar y que son responsabilidad del cliente en el
proceso de la carga de pedidos.
5.
Capítulo 5
Pagos
La sección de pagos le dará rapidez a la hora de registrar los pagos correspondientes a sus pedidos y esto a su vez agilizara el proceso de despacho o recargas
según sea el caso.
 Registrar pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
 ¿Que hacer cuando registro un pago que no cubre el monto total a pagar? . . . . . . . . . 22
 Ver pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
 Ver detalle de un pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
REGISTRAR PAGOS
Es una importante herramienta que le permite registrar sus pagos en línea. Para registrar pagos siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Pagos del menú principal.

 Luego haga clic en la opción Registrar pagos.
 Una vez haya ingresado en “Registrar pagos” encontrará 3 pasos a seguir, empecemos por el primero, Paso 1.
 Paso 1
1. Coloque el número de factura que desea asociar al pago y luego

haga clic en buscar. Importante:
2. Si no conoce el número de factura coloque el número del - Si no posee el número de factura puede
pedido, Ejemplo 21-1 y haga clic en buscar. - colocar el código del pedido y viceversa.
3. Al colocar el número de factura o de código del pedido - Puede agregar tantas facturas como desee,
correctamente se mostrará el detalle del mismo y será la o las según el pago que va realizar.
facturas que pagará.
 Paso 2
1. Retenciones de Impuestos: 2. Otras Retenciones:
Encontrará dos (2) campos: - Seleccione el tipo de retención, asigne el porcentaje e ingrese el monto
retenido y luego haga clic en en el Botón “Agregar”. Nota: Puede agregar más
de una retención.
-Retención IVA: Debe seleccionar el porcentaje asignado a su
empresa.
- Puede también eliminar retenciones y volverlas a agregar en caso de error.
-Retención Impuesto sobre la renta (ISLR): Debe escribir el
porcentaje retenido. 3. Cuadro de Resumen: Podrá ver el total a pagar según la factura que haya
asociado, además tendrá otros detalles como valor facial, retenciones,
diferencia y saldo pendiente.
 Paso 3
1. Datos del pago: Debe completar todos los campos del formulario con la información del
Importante:
depósito o la transferencia.
- Puede agregar más de 1
2. Al hacer clic sobre el botón “Agregar”, estará agregando su depósito o transferencia. depósito o transferencia.
3. Luego de agregar los depósitos o las transferencias haga clic en “Finalizar”. (En - Si no cubre la totalidad del
observaciones puede colocar a que pedido pertenece ese pago o también puede hacer monto a pagar no podrá
comentarios importantes referentes al pago). registrar el pago
¿QUE HACER, CUANDO REGISTRO UN PAGO QUE NO CUBRE EL MONTO TOTAL A PAGAR?
Dentro de las operaciones en la sección de pagos puede presentarse la situación en la que se “Registran pagos que no cubren el monto total a pagar”. Para este
caso en específico existen dos opciones “Ajustar Valores” y “Saldo a Pagar” las cuales se explican en detalle a continuación.
 Opción de Ajustar Valores:
- Suponga que debe registrar un pago por un monto de Bs.F 3.389,98 el cual pertenece al último pedido realizado.
El Monto a pagar es
de Bs.F 3.389,98
Figura 21: Registro de Pagos pasó 1 – Ajustar Valores
- Pero solo ha hecho un depósito por Bs.F 3.300,00. Esto quiere decir que existe una diferencia negativa de Bs.F - 89,98 la cual no le permitirá registrar el pago ya que no
cubre la totalidad del monto a pagar.
1.- Solo se registró un

pago por Bs.F 3.300,00
2.- El botón de “Aceptar” para pasar a la

siguiente pantalla se encuentra deshabilitado
por que el pago registrado no cubre el total a
pagar.
- Para que pueda registrar este pago y la diferencia quede pendiente solo debe hacer clic sobre el botón “Ajustar Valores”.
Al hacer clic en “Ajustar Valores”

automáticamente se ajustaran los saldos
para que pueda registrar el pago.
Luego de hacer clic sobre “Ajustar Valores”

se muestra el Saldo Pendiente.
Figuras 24: Registro de Pagos pasó 2 – Ajustar Valores
- Luego de hacer clic sobre el botón de “Ajustar Valores” y haber verificado el saldo pendiente, haga clic en “Aceptar” para pasar a la siguiente pantalla.
Importante:
- El Despacho del pedido podrá ser retrasado por el saldo pendiente. Para evitar que esto ocurra comuníquese con el Dpto. de
Cobranzas al (0212) 204 08 00.
- En este caso si su pago sobrepasa el monto a pagar se creará una nota de crédito.
- También pudiera presentarse la siguiente situación: Suponga que tiene dos (2) facturas por pagar, una por Bs.F 4.000,00 y otra por Bs.F 2.000,00 lo que
sumaria un total de Bs.F 6.000,00. Y el pago que va a registrar en el Portal de Clientes es de Bs.F 5.000,00. Esto indica que no cumple con el monto total a pagar,
por que existe una diferencia de Bs.F 1.000,00.
Para poder registrar el pago, haga clic sobre “Ajustar Valores” y automáticamente se pagará la factura por 4.000,00 Bs.F y se abonará el resto a la factura de Bs.F
2.000,00 lo que le dejaría un saldo pendiente de Bs.F 1.000,00.
Importante:
- Cuando exista este tipo de casos de dos o mas facturas por pagar y el pago es mayor, el botón de “Ajustar
Valores” tomará como primera opción de pago la primera factura y el resto lo abonará a la última o siguiente
factura pendiente.
 Opción de Saldo a Pagar:
La opción de “Saldo a Pagar” le permite administrar el pago de facturas o pedidos a su conveniencia.
¿Cómo Funciona?
- Suponga que tiene dos facturas por pagar, la suma de ellas da un total de Bs.F 6779,94.
Figuras 25: Registro de Pagos pasó 1 – Saldo a Pagar
- Pero el pago que va a registrar en el portal es de Bs.F 5.000,00. Este pago puede ser administrado entre las dos facturas con la opción “Saldo a Pagar”. En el
siguiente ejemplo se procederá a dividir el pago en dos partes de Bs.F 2.500,00 cada una.
2.- Luego escriba el monto.

1.- Para colocar el “Saldo a Pagar” haga clic
sobre el icono del lápiz.
3.- Por último haga clic sobre el icono de color verde

para hacer valido el ajuste.
Figuras 26: Registro de Pagos pasó 1 – Saldo a Pagar
- Luego de esta operación puede continuar con el Paso 2 del proceso (Retenciones de Impuestos)”.
Importante:
- La opción de “Saldo a Pagar” le permite administrar sus pagos según sea su conveniencia, puede hacer un pago
total o abonar parte del mismo a una factura o pedido pendiente.
VER PAGOS
Esta herramienta le permite ver la información acerca de los pagos registrados, como por ejemplo: tipo de documento, monto, fecha de emisión y envió,
estatus del pago. Para ver pagos siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Pagos del menú principal.
 Luego haga clic en la opción Ver pagos.
 Una vez se muestre la pantalla Ver pagos, se pueden realizar consultas por Mes, Mes anterior, Año, Todos o Rango de fechas, además de la visualización del
detalle de los pagos realizados.
VER DETALLE DE UN PAGO
Opción que le da información importante acerca del pago de uno o más pedidos, como por ejemplo: valor facial, gastos administrativos, retenciones, total a
pagar, facturas digitalizadas en formato PDF (Portable Document Format). Para entrar en Ver detalle de un pago siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.
 Luego haga clic en Ver Pedidos. En donde se mostrarán los pedidos registrados.
 Busque un pedido que desee ver para conocerlo en detalle, haciendo clic al botón Ver.
 El siguiente paso es buscar y hacer clic en el botón Detalle del pago donde se mostrará información acerca del pago.
1. Información detallada del pago, en la cual se visualizan los 3.- Información descriptiva de la facturación, en la cual se visualiza el
montos facturados, montos del pedido, retenciones y total a Número de factura, Número de pedido, Valor facial, Otros, Gastos
pagar. Administrativos, IVA y monto Total Facturado
2. Los Números de Factura identificados con el color azul, le indica 4.- Información correspondiente a los depósitos realizados, en la cual
que puede obtener la factura digital en formato”xyz”, para se visualiza el Banco, Número de depósito, Fecha de Emisión, Fecha
descargar la(s) factura(s) haga clic sobre el numero resaltado en de Aprobación, Estado y Monto.
color azul. Si los números de factura se encuentra en color
negro no podrá obtener la factura en digital.
Capítulo 6
Tarjeta Electrónica
La sección de tarjeta electrónica le permitirá realizar consultas, además de poder realizar las activaciones de pedidos con tarjetas nuevas.
CONSULTAS DE TARJETAS POR ACTIVAR
Para realizar la consulta de tarjetas por activar siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Tarjetas Electrónicas del menú principal.

 Al hacer clic, se mostraran todos los pedidos que posean tarjetas por activar.
Figura 28: Tarjetas por activar
ACTIVACION DE TARJETAS ELECTRONICAS
Para activar Tarjetas Electrónicas siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Tarjetas Electrónicas del menú principal.

 Al hacer clic, se mostraran todos los pedidos que posean tarjetas por activar.
 Seleccione el pedido en donde se encuentran las tarjetas que requiere activar, haciendo clic en Ver.
 Una vez en el siguiente paso, se mostrara un recuadro con el código de pedido en la parte superior, en la parte inferior tendrá que colocar los códigos de
activación y luego hacer clic en aceptar, si los códigos son correctos se mostrara un mensaje que le indicara que sus tarjetas fueron activadas
satisfactoriamente.
1. Código de Pedido: Por defecto siempre se mostrara

automáticamente el código de pedido.
2. Código de Activación, Primer recuadro: Aquí debe colocar, el

código de activación que se encuentra en el comprobante de
pedido. Esta compuesto por cuatro números.
3. Código de Activación, Segundo recuadro: Aquí debe colocar,

el código de activación que se encuentra. Esta compuesto por
cuatro números.
Capítulo 7
Opciones
Esta sección permite que las empresas puedan administrar a los usuarios que utilicen el Portal de Clientes.
 Crear, modificar o eliminar grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

 Crear, modificar o eliminar usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
 Preferencias y ayuda en línea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR GRUPO
Crear Grupo: Con esta opción usted podrá reunir un conjunto de permisos y asignárselos directamente a uno o más usuarios, facilitando de esta forma la administración
de los mismos, por ejemplo: Si desea que un usuario o varios usuarios manejen los permisos como registrar o aprobar pedidos, registrar o verificar pagos, solo tiene que
crear un grupo que posea estos permisos y luego agregar a los usuarios a ese grupo.
Para crear grupos siga los siguientes pasos:
 Haga clic en el icono Opciones del menú principal.

 Luego haga clic en la opción Crear grupo que se encuentra ubicada en la parte izquierda central de la pantalla.
 En la opción Crear grupo va a encontrar una serie de campos donde puede colocar la información acerca del nuevo grupo y en donde dará los permisos
respectivos. Para crearlo haga clic en Crear grupo.
Figura 31: Crear, Modificar o Eliminar grupo
1. Ingrese un nombre para el nuevo grupo de permisos 3. En los derechos puede tildar cualquiera de las opciones pueden ser
una, dos o todas, en este caso que tengan que ver con los accesos de
2. Ingrese una descripción para el nuevo grupo de permisos. cada usuario, por ejemplo: si tilda solamente la opción consultar pagos
Ejemplo: El grupo que se esta creando se llama pedidos y
todos los usuarios que se les relacione con este grupo tendrán la
en la descripción pudiera colocar Autorización para
autorización para consultar pagos.
registrar y aprobar pedidos.
Modificar o Eliminar Grupo: Con esta función podemos editar, obtener información y eliminar un grupo en específico. Para modificar o eliminar grupos siga los siguientes
pasos:
Haga clic en el icono Opciones del menú principal.
 En la sección de opciones haga clic en la opción Modificar o eliminar grupo que se encuentra ubicada en la parte izquierda de la pantalla.
 Una vez en la siguiente pantalla, vemos que se muestran todos los grupos registrados, para seleccionar uno en específico, solo tiene que hacerle clic al
nombre del grupo que desea modificar o eliminar.
 En la siguiente pantalla se muestra información acerca del grupo y las opciones para modificarlo o eliminarlo según lo que quiera hacer.
 Para modificarlo, haga clic en el botón Modificar, en este caso solo puede editar la información acerca del grupo ya registrado.
 Para Eliminarlo, haga clic en el botón Eliminar y de esta manera podrá borrar el grupo del sistema.
Modificar Grupos
Eliminar Grupos
CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR USUARIOS
Figura 33: Editar o Eliminar grupos

Crear Usuarios: Para crear usuarios siga los siguientes pasos:

 En la sección de opciones haga clic en la opción Crear Usuarios que se encuentra ubicada en la parte central de la pantalla.
 En crear usuarios tendrá una serie de campos a seleccionar y/o llenar con la información acerca del nuevo usuario y en donde dará los permisos respectivos.
 Luego busque el botón crear usuario y haga clic para crearlo.
Figura 34: Crear, modificar o eliminar usuario
Nota
 El usuario registrado recibirá un correo notificando la creación del usuario, sin embargo la contraseña no será
trasmitida por esa vía.
4. Ingrese el nombre del usuario. 1. En login, va colocar el nombre de usuario que utilizará cuando
entre al Portal de clientes.
5. Ingrese el apellido del usuario.
6. Seleccione si es venezolano (V) o Extranjero (E) y luego 2. Ingrese una clave que sea fácil de recordad y posea un mínimo de
ingrese el numero de cedula del usuario. 6 caracteres. Confirme la clave que acaba de ingresar.
7. Ingrese la dirección de correo electrónico del usuario. 3. Seleccione el (los) grupo(s) al cual pertenecerá el nuevo usuario.
8. Confirmar la dirección de correo electrónico

Modificar o Eliminar Usuarios: Con esta función podrá editar y eliminar un usuario en específico. Para modificar o eliminar usuarios sigamos los siguientes pasos:

 En la sección de opciones haga clic en la opción Modificar o Eliminar Usuarios que se encuentra ubicada en la parte central de la pantalla.
 En la siguiente pantalla, se mostraran todos los usuarios registrados.
 Para seleccionar un usuario en específico, solo tiene que hacer clic en el nombre del usuario que quiere modificar o eliminar.
 En la siguiente pantalla se muestra información acerca del usuario y los botones para modificarlo o eliminarlo según la acción que desee realizar.
 Para modificarlo, haga clic en el botón Modificar, en este caso sólo podrá editar información acerca del usuario ya registrado.
 Para Eliminarlo, haga clic en el botón Eliminar y de esta manera se borrará el usuario del sistema. Ver figura 37.
Figura 37: Confirmación de Eliminación
PREFERENCIAS Y AYUDA EN LINEA
Esta sección permite configurar el portal, para personalizarlo según su preferencia. Esta sección se divide en un espacio donde se encuentran los manuales de
usuario y otros servicios que son de gran utilidad y ayuda.
Ayuda en Línea: Al ingresar a esta sección, podrá descargar instructivos y plantillas de ayuda para la gestión de pedidos, entre ellos este manual en formato
PDF (Portable Document Format).
Preferencias: Por medio de esta sección se puede configurar el envió de correos con notificaciones a usuarios registrados de toda acción realizada en las
secciones de pedidos y pagos, Para visualizar las preferencias realice los siguientes pasos:

 En la sección de opciones haga clic en la opción Preferencias que se encuentra ubicada en la parte derecha de la pantalla.
 Una vez en la siguiente pantalla, se puede observar una serie de campos.
1. En el campo “Modulo” seleccione alguna de las dos 3. Se mostraran los correos electrónicos agregados para el modulo o la
opciones habilitadas Pedidos o Pagos según sea el caso, sección de pedidos.
para agregar las direcciones de correo electrónico.
4. Se mostraran los correos electrónicos agregados para el modulo o la
2. Aquí debe ingresar el correo electrónico a donde desee que sección de pagos.
lleguen las notificaciones de pedido o pagos.
Capítulo 8
Preguntas Frecuentes
Hemos dispuesto a su alcancé un servicio de Atención al Cliente de que le proporcionara ayuda en caso de necesitarla.
Departamento de Atención al Cliente:

Telefónicamente le brindara la ayuda necesaria en cuanto a preguntas y problemas frecuentes, para comunicarse con este departamento:
De Lunes a Viernes en los horarios comprendidos desde las 08:00 a.m. hasta las 05:30 p.m.
Teléfono: 0212— 204 0800
PREGUNTAS FRECUENTES
ACCESO AL PORTAL
1) ¿Como ingreso al Portal de Clientes?
Coloque la siguiente dirección en su navegador http://www.valeven.com y luego haga clic en el enlace acceso empresa.
2) ¿Que hago si no recuerdo mi clave para poder ingresar al Portal de Clientes?
Puede recuperarla a través de nuestra herramienta de recuperación de claves ingresando a http://www.valeven.com, haga clic en el enlace acceso empresa y luego clic en
el enlace.
Clic en “olvidaste tu
clave”
Al hacer clic en el enlace ¿Olvidaste tu clave? Se mostrará la siguiente pantalla, en donde tendrá dos opciones:
1) ¿Ha olvidado su contraseña?
Aquí coloque su nombre de usuario y haga clic en enviar, si los datos son correctos recibirá un mensaje en la cuenta de correo electrónico que colocó al registrarse,
donde podrá cambiar su contraseña.
2) ¿Ha olvidado su nombre de usuario?
Aquí coloque el código de cliente que representa su empresa y la cuenta de correo electrónico que utilizo al registrarse, si los datos son correctos recibirá un
mensaje donde podrá obtener su nombre de usuario.
PEDIDOS
1) Si tengo problemas al registrar pedidos ¿Qué debo hacer?
- En Primer lugar debe verificar que el archivo no contenga errores. En el archivo Excel debe realizar la validación y en el archivo Txt debe cumplir con el formato indicado.
- Asegúrese de que tenga los permisos asignados para poder registrar pedidos o si no ve el icono de la sección consulte a su administrador.
2) Su pedido no ha sido entregado en el plazo estimado ¿a quien debo acudir?
En este caso comuníquese con el Departamento de Servicio Atención al Cliente por el numero telefónico (0212) 204 08 00.
3) ¿Qué es un grupo de pedidos y que ventajas obtengo?
Este solo lo obtiene cuando registra un archivo con varios pedidos o puntos de entrega de tipo tarjeta o vale papel:
Ventajas:
 Con el grupo de pedidos, usted tendrá un monto total grupal de sus pedidos y de esta forma obtener una sola factura.
 Le permite tener más orden sobre sus pedidos y simplificar la facturación.
4) ¿Como puedo descargar el comprobante de pedido?
Para descargar el comprobante de pedido siga los siguientes pasos:
 Ingrese a la sección de Pedidos

 Luego haga clic en Ver pedidos.
 Seguido a esto haga clic en “Ver” sobre el pedido deseado y observe la plantilla de descarga si solo quiere información sobre ese pedido o en la plantilla de
grupo de pedidos si desea un solo comprobantes por todos los pedidos de un grupo.
5) ¿Cómo apruebo un pedido?
Para Aprobar pedidos siga los siguientes pasos:
 Ingrese a la sección “Pedidos”.
 Luego haga clic en “Ver pedidos”.
 Seguido a esto haga clic en “Ver” sobre el pedido deseado y luego clic en “Aprobar Pedidos”.
Nota: La aprobación de pedidos es muy importante, al hacerlo debe estar seguro de que todos los datos del pedido registrado están correctos. Puede aprobar más de un
pedido a la vez, si el pedido seleccionado pertenece a un grupo de pedidos.
PAGOS
1) ¿Cómo registro un pago?
Para registrar un pago siga los siguientes pasos:
 Sección de Pagos.
 Luego haga clic en Registrar Pagos.
 En la siguiente pantalla complete el formulario con los datos del pago.
2) ¿Cómo puedo ver el Estatus de un pago?
Para ver el status de un Pago siga los siguientes pasos:
 Sección Pagos.
 Luego haga clic en Ver Pagos.
 En la siguiente pantalla, haga la búsqueda del pago deseado y consulte su estatus.
3) Cuando registro un pago no sale reflejado en la consulta, ¿Qué debo hacer?
Si registró el pago e inmediatamente al consultarlo no se visualiza, se debe a que nuestro sistema tiene un tiempo de actualización de 30 minutos aproximadamente. Al
registrar el pago debe esperar este lapso de tiempo para poder realizar la consulta. Si en ese lapso de tiempo no se ve reflejado en la consulta llame al departamento de
Servicio Atención al Cliente a través del número (0212) 204 08 00.
4) ¿Cómo se cuál es el monto total a pagar?
Para ver el monto total a pagar siga los siguientes pasos:
 Sección Pedidos.
 Luego haga clic en Ver Pedidos.
 Busque el pedido asociado a su pago, para conocerlo en detalle haga clic al botón Ver.
 El siguiente paso es buscar y hacer clic en el botón Detalle del pago donde se mostrará información del pago según el perfil del cliente.

Portal Clientes: Guía Completa Registro Pedidos Pagos

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Manual de usuario

Capítulo 2: Conociendo el Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Capítulo 3: Fundamentos del Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Capitulo 6: Tarjeta Electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Capítulo 8: Preguntas Frecuentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Este capítulo cubre los siguientes tópicos: Paginas.

 Lo que puede hacer con el Portal de Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

LO QUE PUEDE HACER CON EL PORTAL DE CLIENTES

NOVEDADES EN EL PORTAL DE CLIENTES

Cambios o actualizaciones realizadas:

- Junio 2016: Se realizó la incorporación de Generador de Archivos para la carga de pedido.

presionando el boton de ayuda en la pagina principal.

Este capítulo cubre los siguientes tópicos: Paginas.

 ¿Por dónde Empezar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

¿POR DONDE EMPEZAR?

APROVECHANDO AL MAXIMO LA DOCUMENTACION DEL PORTAL DE CLIENTES

USANDO EL SISTEMA DE AYUDA DEL PORTAL DE CLIENTES

Este capítulo cubre los siguientes tópicos: Paginas.

 Familiarizándose con las opciones del Portal de Clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

FAMILIARIZANDOSE CON LAS OPCIONES DEL PORTAL DE CLIENTES

Opciones del Portal de Clientes

Figura 1: Menú Principal

Figura 2: Menú Horizontal

Figura 4: Plantilla de Notificaciones

Figura 5: Plantilla de Noticias

Este capítulo cubre los siguientes tópicos: Paginas.

 Registrar Pedidos Personalizado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

REGISTRAR PEDIDOS PERSONALIZADOS

Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.

 Luego haga clic en la opción “Registrar Pedidos Personalizados”.

Figura 7: Cargar datos del Pedido

 Confirme el pedido haciendo clic al botón Confirmar.

REGISTRAR PEDIDOS NO PERSONALIZADOS

 Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.

 Luego haga clic en la opción “Registrar Pedidos no Personalizados”.

3.- Seleccione la persona responsable del pedido a cargar.

 Haga clic en el icono Pedidos del menú principal.

 Luego haga clic en la opción “Registrar Pedido Guardería”.

 Una vez en la pantalla “Carga de pedidos de guardería” – “Ingresa la Información de su pedido”

correspondiente. botón de búsqueda ubicado en el campo correspondiente.

1.- Seleccionar el modo de carga de su pedido “A partir de un

2.- Presione el botón “Descargar Archivo”, aparecerá un archivo

opción “Descargar Adobe Reader”). cuales podrá realizar su pago.

pedido y donde podrá visualizar el detalle del mismo. un Nuevo Pedido”

Puede realizar la aprobación de sus pedidos de dos formas:

 El sistema indicará que se realizó la carga del pedido

 Hacer clic en “Aprobar Pedido”

 El sistema mostrará un mensaje indicando que se aprobó el pedido exitosamente.

 Haga clic en el icono “Pedidos” del menú principal.

Pedido de Vale Alimentación Pedido de Tarjeta Alimentación

4. En acciones pendientes, tendrá un recordatorio de las acciones

Este capítulo cubre los siguientes tópicos: Paginas.

 Haga clic en el icono Pagos del menú principal.

1. Coloque el número de factura que desea asociar al pago y luego

1. Retenciones de Impuestos: 2. Otras Retenciones:

 Opción de Ajustar Valores:

Figura 21: Registro de Pagos pasó 1 – Ajustar Valores

1.- Solo se registró un

2.- El botón de “Aceptar” para pasar a la

Figura 22: Registro de Pagos pasó 3 – Ajustar Valores

Al hacer clic en “Ajustar Valores”

Figura 23: Registro de Pagos pasó 2 – Ajustar Valores