BUBBLE-TECH

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

REALIZADO POR ERIK DANIEL RODRÍGUEZ GARCÍA

FECHA DE ELABORACIÓN: 28 DE OCTUBRE DE 2019

 Presentación

El presente manual de organización de La empresa Bubble-Tech, tiene como

propósito dar a conocer las responsabilidades de cada una de las áreas que la
conforman. Este documento es de información y consulta, en todas las áreas que
conforman el manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y
con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta
permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de
las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de
comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia
en el desarrollo de sus funciones.

Este manual de organizaciones un documento que sirve como medio que permite
registrar y transmitir en forma ordenada y sistematizada la información sobre los
antecedentes, atribuciones, organización, objetivos, políticas y procedimientos de
esta empresa.
 Gerente General

Coordinador General

Coordinador Técnico

Dpto. Administrativo Dpto. Comercial Dpto. de Producción

Importaciones y
Contabilidad Calidad
exportaciones

Finanzas Almacenista
Ventas

Recursos Mantenimiento
Publicidad
Humanos

Tesorería
Área: Gerente General

Funciones Principales:

 En el ejercicio de sus atribuciones de representación legal, podrá

celebrar u otorgar toda clase de actos y documentos inherentes al objeto
de la empresa.

 Contará para ello con las más amplias facultades para realizar actos de
dominio, administración, pleitos y cobranzas, aún de aquellas que requieran
de autorización especial según otras disposiciones legales o
reglamentarias.

 Se hará cargo de la administración de la empresa, es decir; de la

planeación, organización, integración, dirección, control y el desarrollo de
esta, cuidando que las distintas áreas lleven a cabo sus funciones, que se
cumplan los objetivos de manera que el desempeño de la empresa en
general sea de alta calidad y satisfactorio.

 Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y
los análisis se están ejecutando correctamente.
Área: Coordinador General

Funciones Principales:

 Coordinar y proporcionar el apoyo administrativo al Gerente General,

para la toma de decisiones o el establecimiento de planes, programas,
proyectos, así como asistir en la elección de necesidades a nivel
empresarial y plantear para su consideración estrategias de resolución.

 Establecer, organizar y mantener con las diferentes áreas de la

Institución las reuniones necesarias para la elaboración y presentación de
los informes ejecutivos sobre los proyectos estratégicos para el Gerente
General.

 Llevar a cabo reuniones periódicas con el Gerente General con la

finalidad de dar a conocer el avance de los programas y proyectos
estratégicos de las diferentes áreas de la empresa.
Área: Coordinador Técnico

Funciones Principales:

 Realizar investigaciones y diagnósticos empresariales.

 Detectar y priorizar las necesidades locales de capacitación.

 Realizar entrevistas con gerentes y encargados de áreas.

 Coordinar todas las actividades de difusión durante las giras de trabajo y

eventos públicos a los que asiste el Gerente General.

 Coordinar la planeación, organización y ejecución de eventos

empresariales en los que participa el Gerente General para el
cumplimiento de sus funciones de promoción.
Departamento: Administrativo

Dpto. Administrativo

Contabilidad

Finanzas

Recursos
Humanos

Tesorería
Área: Contabilidad

Funciones Principales:

 Llevar el registro y control de los activos institucionales y de insumos.

 Facturación: tanto la elaboración de las facturas como el registro de las

mismas.

 Mantener los registros financieros actualizados.

 Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable

del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de
su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su
funcionamiento y operación.

 Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para

asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes,
así como para la clara definición y asignación de responsabilidades de
funcionarios y empleados.

 Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de

inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados
en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Tesorería y
Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a
una correcta toma de decisiones.

 Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema

Integral de Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta
Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás información
complementaria que requieran las autoridades competentes respecto de las
actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.
Área: Finanzas

Funciones Principales

 Encargarse de que nunca haga falta ningún recurso absolutamente

necesario para las tareas prioritarias del negocio.

 Debe realizar los estados financieros de la empresa después de

determinado periodo, generalmente un mes.

 Conocer a profundidad la situación pasada y actual de la empresa. Como

resultado, existirán las condiciones necesarias para llevar a cabo una
planificación estratégica efectiva, con el establecimiento de objetivos bien
definidos, organización de pagos, cobros e inversiones, previendo
desviaciones y con técnicas establecidas para enfrentar situaciones
desfavorables.

 Buscar fuentes de financiamiento y seleccionar la más conveniente para el

emprendimiento.

 Buscar opciones de inversión con las que pueda contar el negocio, y

seleccionar aquella cuya rentabilidad sea acorde a la capacidad financiera
alcanzada.

 Controlar las operaciones ejecutadas y registradas con el fin de, si es

necesario, rectificar errores u omisiones para el posterior análisis de
desvíos en relación al presupuesto inicialmente desarrollado, buscando la
mayor eficiencia posible.
Área: Recursos Humanos

Funciones Principales:

 Resolver conflictos que pueda haber dentro de la compañía y llevar a cabo

las negociaciones de convenios colectivos con el comité de empresa.

 El reclutamiento, para la búsqueda y atracción de candidatos en el

momento en que lo necesitan.

 La administración de sueldos, beneficios y prestaciones, con todo lo que

ello conlleva y procurando la satisfacción de los trabajadores en pro de la
empresa.

 Realizar los trámites administrativos de cargas familiares, accidentes de

trabajo, licencias médicas, etc.

 Crear las políticas generales de la administración de los recursos humanos

y de personal.

 Relaciones laborales: se trata de promover la comunicación entre la

empresa y sus empleados, utilizando a los interlocutores de estos, que son
los representantes sindicales (comités de empresa, delegados de personal
o enlaces sindicales). Estos representantes deben ocuparse de las
condiciones colectivas del trabajo, como la negociación de convenios
colectivos o los conflictos que se puedan originar en la empresa y sus vías
de solución.

 Dirección y creación de equipos de trabajo.

Área: Tesorería

Funciones Principales

 Garantizar la solvencia de la empresa. Esta es la función principal de la

tesorería, hacer que un negocio disponga de medios para afrontar sus
compromisos de pago en cualquier momento. Implica, por supuesto, los
que estaban planificados, pero también los que pueden surgir de improviso
en un momento dado. Estos fondos deben servir no sólo para resolver el
pago de la cantidad reclamada, además deben estar disponibles en fecha y
en el lugar adecuado. También han de tener en cuenta la divisa de pago.
En resumen, tienen que satisfacer el cuándo, dónde y cómo.

 Colaborar en el mantenimiento de relaciones fluidas y estables tanto con los

agentes financieros como con los departamentos de la propia empresa,
para sacar el máximo provecho de las ventajas de este trato preferencial en
caso de necesitarlo.

 Cuidar a los proveedores, más si nos movemos en un ámbito en el que su

número es reducido y la posibilidad de encontrar recambios o sustituirlos se
hace muy dificultosa. Se tienen que promover unas comunicaciones fluidas
para estar al día de cualquier cambio y con disponibilidad a hacer que se
sientan parte de nuestro proyecto.

 Reducir al mínimo los costes administrativos y optimizar la gestión del

tiempo que se invierte en las tareas de tesorería. Al final, en una empresa
todo tiene una traducción monetaria. Más tiempo dedicado, más caras
salen las cuentas. Más burocracia y trámites complejos, más repercusión
en el bolsillo de la empresa. Aquí es importante disponer de herramientas
informáticas y programas de gestión de máxima calidad, mucho trabajo se
puede automatizar con el consecuente ahorro de tiempo y esfuerzo.

 Fijar claramente los límites de actuación de la tesorería. En muchas

empresas es un departamento “cajón de sastre”, dónde acaban
confluyendo las más variadas acciones. Esto es improductivo, por eso entre
las funciones del departamento de tesorería está la delimitación de sus
tareas.
Departamento: Comercial

Dpto. Comercial

Importaciones y
exportaciones

Ventas

Publicidad
Área: Importaciones y exportaciones

Funciones Principales:

 Analizar los mercados regionales y cómo funcionaría allí el modelo de

negocio de la empresa.

 Investigar y seleccionar los mercados adecuados para la

internacionalización de la organización.

 Comprender y luego orientar a la empresa sobre los tratados

internacionales que regirán los futuros acuerdos logrados.

 Conocer el sistema legal local, sus aplicaciones y regulaciones en cuanto al

comercio exterior. Además, conocer los sistemas de los países o mercados
que se apuntan como objetivo.

 Regular la distribución internacional, los canales utilizados, los documentos

necesarios, el transporte y todo lo necesario para que no haya ningún
problema con las autoridades responsables.

 Impulsar la promoción internacional de la empresa y sus productos o

servicios.

 Velar por el financiamiento de los programas que se desarrollarán en el

exterior.
Área: Ventas

Funciones Principales:

 Crea objetivos realistas y orientados al crecimiento, así como las ganancias

de cada vendedor y el enfoque que deben tender.

 Conoce a detalle los valores del producto o servicio, fija el precio y la forma
de distribución para que el equipo de ventas sea eficaz.

 Recopila la información acerca de la atención que se brinda al cliente, ya

que ahí se ubicarán los logros y los retos del área de ventas y de otros
departamentos que interactúen con el usuario.

 Trabaja codo a codo con el departamento de marketing, en tanto que no

hay una mejor promoción que la que llega a los clientes potenciales de
manera voluntaria y valiosa: el inbound marketing.

 Parte de conocer de manera exhaustiva a los buyer personas, y también

ayuda a delimitar sus perfiles. Dispone de toda la información para saber
cómo es el consumidor, cómo se comporta, qué necesita, qué compra,
cuánto está dispuesto a pagar, así como la clase de ofertas o promociones
que le atraen más.
Área: Publicidad

Funciones Principales:

 Definir y gestionar la marca. Esto implica definir quién es, qué representa,
qué dice de, qué hace y cómo actúa la empresa. Esto, a su vez, moldea la
experiencia que se desea que vivan los clientes y socios en cada
interacción con la firma.

 Realizar la gestión de campañas e iniciativas de marketing. El marketing

identifica de forma proactiva los productos y servicios para centrarse en el
transcurso de su ciclo de ventas, y luego produce contenidos y
comunicaciones para su difusión.

 Producir contenidos de marketing y promoción. Para ello, debe crear los

contenidos que ayudarán a describir y promover los productos y / o
servicios principales. Estos contenidos deben mantenerse actualizados,
especialmente a medida que los productos y servicios evolucionan.

 Crear contenidos que ayuden a la optimización del motor de búsqueda para

el sitio web corporativo. La web de la empresa suele ser el primer lugar (y, a
veces, el único) al que acuden las personas para obtener información sobre
la misma. Entre las funciones del departamento de marketing se encuentra
mantener el contenido web actualizado, al mismo tiempo que se garantiza
que aparece rápidamente, entre los primeros resultados, cuando alguien
busca ese tipo de negocio.

 Seguir y gestionar las redes sociales. Los responsables de marketing deben

contribuir a, administrar y mantener las páginas de medios sociales de la
empresa. También debe administrar las cuentas y observar
cuidadosamente lo que se publica sobre la misma en línea.

 Servir como enlace con los medios. Cuando la empresa es citada en los
medios de comunicación, un miembro del departamento de marketing a
menudo actúa como portavoz o guía a los ejecutivos sobre cómo responder
a las preguntas de los medios
Departamento: Producción

Dpto. de Producción

Calidad

Almacenista

Mantenimiento
Área: Calidad

Funciones Principales:

 Armonizar la Política de Calidad con los requerimientos del Sistema de

Gestión de Calidad, como por ejemplo el que establece la norma ISO 9001.
O dicho de modo, adaptarse a los marcos propuestos.

 Liderar proyectos para asegurar la calidad en la empresa. Esto incluye

elementos como análisis de riesgos, acciones de verificación, elaboración
de reseñas de diseño y auditorías. Adicionalmente, este departamento se
encarga de direccionar las distintas iniciativas de mejora continua que
puedan surgir en los niveles de la organización.

 Impulsar la interacción entre los equipos que participan de una manera u

otra en los procesos de mejora continua. Es importante que cada integrante
sea consciente del papel que juega en el conjunto de la empresa y que,
además, conozca el del resto de colaboradores. En esto también consiste la
ejecución estratégica de la Política de Calidad de una organización.

 Administrar la documentación relacionada con los procesos de calidad y los

marcos legales y jurídicos que los sustentan.

 Velar por el adecuado entrenamiento y la formación del personal de la

empresa. Antes de implementar un Sistema de Gestión de Calidad, es
necesario asegurarse de que los trabajadores están bien capacitados para
la elaboración de las tareas que se les delegan.

 Participar activamente en los procesos de diseño y elaboración y en el

lanzamiento de nuevos productos. Esto ayudará a que el Sistema de
Gestión evolucione a partir de soluciones y nuevas prácticas.
Área: Almacenista

Funciones Principales:

 Recepcionar, organizar, resguardar y suministrar los materiales, equipo,

herramienta y producto terminado del corporativo.

 Recibe, revisa y organiza los equipos y productos adquiridos por la

empresa.

 Reporta a compras por las mercancías que se perciben dañadas al

desempacarlas.

 Colabora en la clasificación, codificación y rotulación de las mercancías que

ingresan a los almacenes.

 Registra y lleva el control de equipos, materiales y productos que ingresan y

egresan del almacén.

 Distribuye y moviliza materiales y equipos dentro de la empresa.

 Colabora en la realización de inventarios físicos.

 Recibe, verifica y despacha las requisiciones notas o facturas de venta de

materiales y productos de los almacenes.
Área: Mantenimiento

Funciones Principales:

 Lograr la máxima disponibilidad de la infraestructura instalada.

 Preservar la calidad del servicio y el valor de esta infraestructura evitando el

deterioro prematuro.

 Conseguir lo anterior mediante la alternativa más económica posible.

 Minimizar los costos de mantenimiento.

 Minimizar los períodos de mantenimiento.

 Disponer de relevación de máquinas, equipos en general y equipo de

trabajo de producción para llevar a cabo las labores de mantenimiento
planeado.

 Elaborar en tiempo y forma las requisiciones de herramientas, consumibles,

refacciones, etc. para ejecutar debidamente los programas de
mantenimiento.

 Preparar estadísticas para su incorporación a los procedimientos y normas

de mantenimiento, tanto locales como de toda la empresa.

 Cerciorarse de que los inventarios de piezas de reserva, accesorios de

mantenimiento y partes de repuesto especiales sean conservados en un
nivel óptimo.

 Conservar en excelente estado de mantenimiento y operación los

dispositivos de seguridad y cuidar de que se conserven las normas de
seguridad de la empresa.