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² ¿Hay algo que decir? ¿nos interesaría recibir la información que vamos a
comunicar?
c S
² ¿Es realmente información de interés?
c S
² ¿Es un mensaje claro? ¿lo entenderá tu audiencia?.
c S ² ¿Aporta algo nuevo?
c J
² ¿Es para mí el mensaje? ¿a quien está dirigido?
c © ² ¿Hablamos la misma lengua? Ya lo hemos dicho antes: no porque queramos que nos
entiendan, nos entenderán. Una vez que tenemos claro qué decir y a quién, la mejor receta es
no complicarnos la vida y ser claros y directos.
c © ² ¿dónde estás? ¿Cómo vamos a trasmitir el mensaje para llegar a nuestra audiencia
de la mejor forma?
c S
² ¿Cómo hacerme oír entre todos los mensajes?
c ©
² Asegúrate que con todo y eso al final has dicho lo que quería decir ya que tenemos una
oportunidad para causar una primera impresión positiva y no conviene desperdiciarla.
c ©
² que nos escuchen y nos entiendan para que utilicen nuestra información,
comprando nuestro producto o contratando nuestro servicio
ATENCION AL PÚBLICO
Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma contacto con el
cliente, la misma aparece identificada como si fuera la organización misma.
LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
Cuando nos comunicamos con alguien no solamente emitimos un mensaje,
también recibimos una respuesta y nuevame nte comunicamos ante esa
respuesta. Todo ello se realiza con palabras, gestos, pensamientos y
sentimientos. Las comunicaciones comprende el conjunto de actividades que
se desarrollan con el propósito de informar y persuadir, en un determinado
sentido, a las personas que conforman los mercados objetivos de la empresa.
Saludar al cliente con calidez . Esto hará que el client e se sienta bienvenido.
Ser precisos . No se deben utilizar frases como "Haré lo que más pueda". El
cliente no entiende¡ que es "lo que más podemos".
No omitir ningún detalle . Cuando le diga a un cliente que el producto cuesta $
40,00; eso es lo que él espera que le cobren. Si existen cargos adicionales hay
que decírselo por anticipado.
Pensar antes de hablar . Cuanto más sepamos acerca del cliente, mejor lo
vamos a atender.
Pensar en lo que se va a decir antes de comenzar a hablar nos dará la
posibilidad de transmitir
nuestro mensaje.
Una de las formas de tomar contacto con el cliente es mediante el uso del
teléfono. Es muy importante la forma en que establecemos la comunicación y el
tono de la conversación. Antes de iniciar el tratamiento del tema, el diálogo con
la persona que está del otro lado de la línea debe iniciarse s iguiendo estos
pasos elementales:
1. Saludar al interlocutor
2. Dar el nombre de la empresa y cargo o departamento
3. Decir nuestro nombre (habla Fulano de Tal.....)
4. Ofrezcamos ayuda (Por ejemplo: "¿en que le podemos ayudar?...)
Las objeciones expresan el desacuerdo del cliente que las utiliza para evitar o
dilatar la compra. Las objeciones hay que responderlas "no ignorarlas",
tratando de emplear argumentos que las neutralicen o minimicen. La buena
atención telefónica tiene una serie de requisi tos que se deben cumplir para
lograr ese objetivo.
La habilidad de escuchar
La habilidad de preguntar
En todos los casos hay que escuchar lo que el cliente "dice" pero también lo
que "no dice". Muchas veces los clientes tienen dificultad para expresarse,
nuestra responsabilidad es llegar al verdadero asunto. ¿De qué forma?,
indagando. ¿Cómo?, formulando preguntas ABIERTAS o generales o
CERRADAS específicas.
1. Establecer necesidades
2. Definir problemas
3. Comprender pedidos
4. Obtener más información
La comunicación descendente
Otros problemas que suelen aparecer en las comunicaciones descendentes son: la ambigüedad,
imprecisión y vaguedad de los mensajes o la contradicción de las órdenes transmitidas. La
consecuente confusión generada puede manifestarse en disfuncionalidades en larealización de la tarea o
incumplimiento de algunas de las órdenes contradictorias.
La comunicación ascendente
Por otro lado, muchas de las deficiencias o puntos débiles de la comunicación descendente podrían
evitarse recurriendo a mecanismos que posibiliten el feed-back. La comunicación ascendente se
convierte, de este modo, en una herramienta que proporciona un retroalimentación importante sobre la
efectividad de las comunicaciones descendentes y sobre los problemas de la organización. Permite a los
trabajadores plantear sugerencias para las solución de problemas o propuestas de mejora y, en el peor de
los casos, quejarse o comunicar el descontento.
Las ventajas que se derivan de todo ello son múltiples: permite conocer el clima social de la
organización, contribuye a estimular la creatividad de los trabajadores, favorece su
enriquecimiento y desarrollo personal, hace que el trabajo y la dirección sean más cooperativos
desapareciendo elementos de tensión y conflicto en las relaciones interpersonales, aumenta el
compromiso con la organización, mejora la calidad de las decisiones, etc.
1. Las funciones (muchas veces ilusorias) de protección y seguridad psicológica que ejerce la
comunicación unidireccional (Petit, F. 1984) para el emisor (directivo) al permitirle mantener una
distancia frente al receptor (trabajador) que le proteja de posibles objeciones o críticas a sus
órdenes; representa un obstáculo para la implantación del feed-back y el desarrollo de actitudes de
escucha.
4. Bien sea por falta de confianza en el jefe, por miedo al castigo o a posibles represalias o por falta de
cultura participativa; los trabajadores practican preferentemente la crítica entre amigos. Pocas veces
las críticas sobre los modos de proceder de la dirección se plantean abierta y formalmente por los
canales establecidos para ello.
En relación a este tipo de comunicación se ha prestado especial atención a aquella que se da entre
iguales a niveles directivos por sus repercusiones en la coordinación e integración de los subsistemas de
la organización y por el desarrollo experimentado por la "dirección intermedia" como mecanismo esencial
de coordinación y control en las estructuras organizativas altamente burocratizadas.
Sin embargo, con la introducción de fórmulas participativas como los círculos de calidad o grupos de
resolución de problemas o de nuevas formas de organización del trabajo y especialmente con el rediseño
de puestos grupal; los grupos se convierten en la unidad básica de la organización del trabajo, en lugar de
trabajadores individuales. De este modo, se estimula y organiza la comunicación horizontal en el núcleo
de operaciones como herramienta que facilita la coordinación entre los trabajadores, mejora el clima
social, satisface necesidades sociales y de autorrealización de la personas y contribuye al
desarrollo de una organización más innovadora. Un tipo de comunicación que en la organización
taylorista utilizaba normalmente la estructura informal, quedando reducida a su mínima expresión en la
dimensión formal.
En las organizaciones postayloristas se trata, en definitiva, de utilizar las potencialidades de las relaciones
directas, afectivas y cohesivas propias de los grupos naturales e informales y hacer converger en la
medida de lo posible la estructura oficial con la sociométrica. Conseguir la combinación adecuada entre lo
formal e informal, de modo que el sistema formal se oriente fundamentalmente a la consecución de los
objetivos y el sistema informal garantice la cohesión interna del grupo.
El trabajo en equipo se convierte en el emblema de aquellas empresas que tratan de eliminar las
interacciones basadas en la competición y marcadas por la incomunicación y sustituirlas por relaciones
interpersonales cooperativas y efectivas [4]. Puede resultar paradójico observar cómo paralelamente se
ven potenciados los equipos virtuales en los que quedaría debilitado el sentido de pertenencia debido al
aislamiento de las personas entre sí (Mazo, 1998).
La comunicación interna debe ser entendida por la dirección en términos de estrategia. "Su objetivo
fundamental es ayudar a mejorar los resultados de la compañía integrando a los empleados en un
proyecto común, fomentando la participación, fortaleciendo la cultura organizativa y, sobre todo,
manifestando una clara voluntad por parte de la empresa de instaurar una transparencia informativa y de
gestión", explica Juan Pedro Herrera, director de recursos humanos de la farmacéutica Lilly.
Un proceso continuo
Tener un plan de comunicación interna es imprescindible para alinear a las personas de una organización
con su estrategia. "Ésta sirve, en primer lugar, para aclarar las necesidades y prioridades: qué tenemos
que comunicar, a quién y por qué. En segundo lugar, hay que establecer los detalles operativos: cómo,
cuándo y dónde", señala Camila Hillier-Fry, consultora senior de PeopleMatters.
El plan de comunicación, aunque tenga un objetivo concreto -antes de una fusión, por ejemplo-, debe ser
parte de un proceso continuo. Según Hillier-Fry, "sus objetivos son la eficacia operativa -que las personas
comprendan y actúen en línea con la dirección marcada- y la eficacia social-involucrar a los empleados
reforzando el diálogo en la empresa-".
Sobre quién debería gestionar la comunicación interna en una empresa -recursos humanos,
comunicación...-, Herrera se muestra tajante: "Creo que es intrascendente. Lo importante es tener los
objetivos claros y un apoyo incondicional por parte de la dirección. A partir de ahí, el responsable de su
implantación podrá ser uno u otro".
Antonio Rodrigo, director de comunicación interna de Inforpress, destaca que "la ubicación en el
organigrama del equipo responsable de la gestión y coordinación de la comunicación interna es el reflejo
de la importancia que le concede la dirección a esta disciplina. Como recurso estratégico que es, debería
estar ubicado junto a la dirección ejecutiva. Si no participa en la toma de decisiones, será incapaz de
comprender sus alcances y establecer la estrategia comunicativa más adecuada para lograr los objetivos
propuestos".
Los jefes juegan un papel determinante en la red de flujos de información. "La comunicación directa a
través de los mandos es la más importante. Deben actuar como eje central en la mayoría de las
transmisiones descendentes, ascendentes y transversales. Tienen que mostrar una clara actitud de
servicio a su equipo, facilitando y creando cauces de intercambio de ideas y opiniones", señala Herrera.
Además de los jefes, existen otros canales de comunicación: portales del empleado, newsletters, revistas,
tablones, reuniones, objetivos anuales... "Pero hay que adecuar el canal al colectivo -grupos grandes con
poca diferenciación en sus necesidades, colectivos clave cuyas reacciones son importantes...- y al
objetivo de la comunicación -informar, involucrar...-", señala Hillier-Fry.
Los canales, además de diferenciarse por la dirección de los mensajes -descendente, ascendente o
transversal-, también lo hacen por su riqueza: "Canales poco ricos, como el buzón de sugerencias, un
boletín o la intranet, sirven para la transmisión de información. Otros, como las reuniones individuales o
de grupo, los foros con directivos o personas clave o las sesiones de trabajo de equipos, son mucho más
ricos y sirven para recoger reacciones e intercambiar opiniones".
Respecto a la información que hay que transmitir al empleado, además de la operativa que necesita para
realizar su función, hay que transmitirle información personal -cómo se le valora, su seguridad en la
compañía...-, general del sector -tendencias, tecnología, la competencia...- y de la propia compañía,
especialmente cuando hay colectivos ubicados lejos de la casa matriz. "Excepto por razones de seguridad
-investigación de productos, estrategias comerciales...-, hay muy poca información que no deba ser
divulgada", concluye Herrera.
La importancia que tiene una comunicación interna eficaz en el seno de las empresas se refleja desde
hace años en las numerosas y novedosas iniciativas para potenciarla y mejorarla: departamentos
dedicados exclusivamente a tal fin, portales del empleado, intranet, cursos de formación...
Pero, sobre el terreno y en el trabajo diario, las cuestiones de fondo son otras: ¿Qué habilidades
concretas debe tener un profesional de la comunicación? ¿Qué competencias y tareas debe asumir en
cada momento? ¿A qué departamento debe estar adscrito? La respuesta debe buscarse en la estrategia
de las propias organizaciones, en la importancia que concedan a la comunicación interna y en el papel
que decidan asignar a los directivos responsables de hacerla efectiva.
Si las funciones asignadas a los responsables de comunicación de una compañía no están bien definidas
y constantemente revisadas, las posibilidades de que su labor aporte valor añadido a la empresa se verán
seriamente limitadas. Los directivos y gerentes de las compañías deben estructurar las tareas que deben
asumir estos profesionales y, en consecuencia, proporcionarles la formación necesaria y los medios para
que desarrollen su cometido.
Claves para superar las barreras
"La información es poder es una frase que se lleva a veces a las máximas consecuencias en las
empresas, creándose verdaderos reinos de Taifas, rivalidades entre áreas, enormes burocracias para
comunicar cosas intrascendentes y, sobre todo, la creencia de algunos jefes de creer saberlo que le
conviene conocer a su equipo", señala Juan Pedro Herrera, de Lilly.
Al margen de los mandos, que imposibilitan a menudo la comunicación descendente y ascendente, las
empresas tampoco gestionan la información transversal entre las diferentes áreas de negocio, lo que
dificulta la cohesión y la eficiencia. El primer paso para romper las barreras de la comunicación interna es
que la alta dirección se comprometa.
Según Antonio Rodrigo, de Inforpress, "deberían participar en el diseño de la estrategia, así como apoyar
la ejecución de la mismas y respaldarla económicamente". Las barreras físicas, como los canales o
sistemas inadecuados, suelen ser menos importantes que las sociológicas.
Por otro lado, la sobrecarga de información también puede ser un problema. "Los avances tecnológicos
permiten a la empresa acercarse al empleado y viceversa pero, en ocasiones, se da una sobre
información poco personalizada", resalta Camila Hillier-Fry, de PeopleMatters. "Lo que el profesional
valora es que la información sea relevante".
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Comunicarse con las personas de una manera asertiva, nos permite transmitir
nuestras necesidades o deseos legítimos de una manera racional y madura
sin por ello provocar molestias o malestar en la otra persona.
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Pasos para realizar un petición de forma asertiva
Es importante recordar que ser asertivo no significa tener que llevar siempre
la razón , sino expresar nuestras opiniones y puntos de vista sinceros y
legítimos, sean estos correctos o no. Por supuesto, todos tenemos también
derecho a equivocarnos.
MARCO REFERENCIAL: