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Líneas de Base: Alcance,

Tiempo, y Costes
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©201 6 Ast urias: Red de Universidades Virt uales Iberoamericana s

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 Líneas de Base: Alcance, Tiempo, y Costes

Índice
1 Planificación del Alcance ........................................................................................................................................ 3
2 Criterios de Éxito del Proyecto ........................................................................................................................... 4
3 Definición Inicial del Proyecto ............................................................................................................................. 4
4 Línea Base del Alcance del Proyecto ............................................................................................................ 6
5 Planificación del tiempo .......................................................................................................................................... 6
5.1 Desarrollo del Cronograma ..................................................................................................................... 7
5.2 Línea Base del Cronograma ................................................................................................................... 7
6 Planificación de los Costes .................................................................................................................................... 7
6.1 Línea Base de Costes .................................................................................................................................. 8

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reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos
reservados.

“…la definición del alcance del proyecto es
el proceso de desarrollar una descripción
detallada del proyecto y del producto y
planificar la gestión del alcance es el
proceso de crear un plan para la gestión
del alcance que documente cómo el
alcance del proyecto será definido,
validado y controlado.”
03
Líneas de Base: Alcance, Tiempo, y Costes
Objetivos
La planificación del alcance, tiempos y costes del proyecto están integrados en el plan
para la gestión del proyecto. Cada uno de ellos determinará una línea base
correspondiente, respecto a la cual, en la fase de seguimiento y control, se observarán
y medirán las desviaciones producidas durante la ejecución, para poder adoptar a
tiempo las medidas oportunas.
1 Planificación del Alcance
®
Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) - Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013 1. del Project Management Institute
®2
(PMI) , la definición del alcance del proyecto”es el proceso de desarrollar una
®
descripción detallada del proyecto y del producto” y también según el PMBOK Guide
planificar la gestión del alcance “es el proceso de crear un plan para la gestión del
alcance que documente cómo el alcance del proyecto será definido, validado y
3
controlado ” .
Es importante no confundir entre el alcance del proyecto con el alcance del producto.
El alcance del producto se refiere a las características y funciones del producto o
servicio, por ejemplo, queremos construir una vivienda de 3 plantas con 5 habitaciones
y 2 baños, con unas características y materiales determinados. Esto correspondería a las
características y funciones del producto. El alcance del proyecto consiste en definir
todos los procesos y el trabajo necesario para que la vivienda anterior cumpla cuente
con las características establecidas y su funcionabilidad.
Fig. 3.5. Alcance del producto Vs Alcance del proyecto
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
3
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 107.
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 Líneas de Base: Alcance, Tiempo, y Costes

2 Criterios de Éxito del Proyecto

Lo más importante antes de comenzar con la planificación de cualquier proyecto es
establecer los criterios o bases de éxito del mismo. Por todos es sabido que ante el
mismo proyecto, diferentes interesados tendrán distintas expectativas respecto al
mismo o considerarán que ha finalizado con éxito según diferentes criterios. Es por ello
que para poder dar por finalizado un proyecto y poder considerarlo como exitoso, debe
“…los interesados clave deberían estar de
consensuarse con los interesados principales cuáles serán los criterios, siempre
acuerdo en las respuestas a estas
preguntas relativas al proyecto en la fase
alcanzables y medibles, de éxito que evaluarán el proyecto a su fin.
de definición del mismo.”
Para ello, los interesados clave deberían estar de acuerdo en las respuestas a estas
preguntas relativas al proyecto en la fase de definición del mismo:

 ¿Por qué se está llevando a cabo el proyecto? ¿Cuál es el propósito del mismo?
 ¿Qué es lo que vamos a obtener? ¿Cuál es el resultado del proyecto?
 ¿Cómo lo vamos a llevar a cabo? ¿De qué medios disponemos?
 ¿Cuánto va a costar el proyecto?
 ¿Cuándo se va a llevar a cabo? ¿De qué plazo disponemos?
 ¿Quiénes participan en el proyecto? ¿Quiénes están involucrados o se ven
directamente afectados por el mismo?

Fig. 3.6. Criterios de éxito del proyecto

Conseguir un consenso en la respuesta a estas preguntas, aumenta considerablemente
las posibilidad de finalizar el proyecto de manera exitosa, ya que permite gestionar y
controlar posibles problemas de alineación con la organización, conseguir el apoyo de
la gestión, gestionar expectativas de interesados clave y gestionar correctamente el
alcance del proyecto.

3 Definición Inicial del Proyecto

El primer paso a seguir dentro de los procesos de planificación del proyecto, es el de
definir el proyecto. Esto consiste en dar respuesta a las preguntas anteriores y elaborar
un documento formalizado que recoja estas respuestas, es decir, que esté aprobado o

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consensuado por los interesados clave. Este documento es conocido como “Definición
del proyecto” o “Alcance preliminar”.

Este documento debería incluir, al menos, los siguientes elementos o información sobre
el proyecto:

Fig. 3.7. Alcance preliminar del proyecto

 Descripción del proyecto: ¿Qué es lo que vamos a hacer? ¿Cuál es el resultado

del proyecto?
 Propósito: ¿Por qué se está llevando a cabo el proyecto? Los proyectos pueden
surgir a raíz de una necesidad comercial, objetivos estratégicos de la
organización o un acuerdo contractual.
 Alcance: ¿Qué es lo que tenemos qué hacer? Identificación de los resultados
esperados del proyecto.
 Exclusiones: ¿Qué es lo que queda fuera de los límites del proyecto? Para
clarificar mejor el alcance del proyecto, es inconveniente dejar especificado qué
elementos están relacionados con el proyecto, pero que quedan excluidos del
mismo.
 Criterios de éxito: Relacionados con las metas y objetivos del proyecto, los
criterios de éxito deben ser objetivos medibles, alcanzables y verificables.
 Restricciones: ¿Qué limita nuestro proyecto? Es muy común que los proyectos
estén limitados en aspectos como ubicación geográfica, tiempos, presupuesto,
recursos o aspectos técnicos.
 Riesgos: Una parte importante de la planificación de cualquier proyecto es la
“Una parte importante de la planificación de identificación de riesgos asociados al mismo, entendiendo como riesgo,
cualquier proyecto es la identificación de
cualquier evento que afecte de forma positiva o negativa a alguno de los
riesgos asociados al mismo, entendiendo como
riesgo, cualquier evento que afecte de forma objetivos del proyecto (tiempo, coste, calidad, etc.). Cualquier riesgo identificado
positiva o negativa a alguno de los objetivos del antes de comenzar con la fase de planificación del proyecto, debe ser
proyecto (tiempo, coste, calidad, etc.).”

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 Líneas de Base: Alcance, Tiempo, y Costes

documentado, indicando si es posible, su origen, posibles efectos, probabilidad

de ocurrencia y estrategia de respuesta.
 Interesados principales: Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora
de planificar cualquier proyecto, es identificar previamente a aquellas personas,
organizaciones, departamentos de la organización o similares que se verán
implicados o afectados de manera positiva o negativa por la ejecución del
proyecto.

4 Línea Base del Alcance del Proyecto

Una vez definido el alcance preliminar o enunciado del proyecto, y como parte del plan
de proyecto, vimos en el tema anterior qué era y cómo se podía desarrollar la
estructura de descomposición del trabajo. Por tanto podemos ya definir la línea base
4
del alcance como ”la versión aprobada del enunciado del alcance, estructura de
desglose del trabajo (EDT) y el diccionario de la EDT asociado, que sólo puede
cambiarse a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza
como base de comparación ”.

De cara al seguimiento y control del proyecto, la línea base del alcance nos permite
comparar el alcance aprobado inicial con el alcance real y poder así gestionar cualquier
cambio que se produzca.

Fig. 3.8. Línea base del alcance

5 Planificación del tiempo

La planificación del tiempo de duración del proyecto, tiene como resultado lo que se
® 5
conoce como cronograma del proyecto. PMBOK Guide define el cronograma del
proyecto como ”una salida de un modelo de programación que presenta actividades
6
vinculadas con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos ” .

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
4

Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 131.

5
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
6

Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 555.

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“Una vez desarrollado el cronograma del
proyecto, ya sea por medios manuales o
mediante el uso de alguno de los muchos
software de gestión de proyectos
disponibles en el mercado, y habiendo
obtenido la versión definitiva aprobada del
mismo, tendremos la línea base del
cronograma.”
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Líneas de Base: Alcance, Tiempo, y Costes
5.1 Desarrollo del Cronograma
Para desarrollar el cronograma del proyecto, debemos revisar una serie de elementos
definidos y elaborados con anterioridad. Estos elementos son:
 La estructura de desglose de trabajo (EDT)
 Estimaciones de tiempo, con el esfuerzo necesario para llevar a cabo cada una
de las actividades
 La relación de dependencia entre actividades
 Las necesidades de recursos
 Planes de respuesta a riesgos
Una vez desarrollado el cronograma del proyecto, ya sea por medios manuales o
mediante el uso de alguno de los muchos software de gestión de proyectos
disponibles en el mercado, y habiendo obtenido la versión definitiva aprobada del
mismo, tendremos la línea base del cronograma.
5.2 Línea Base del Cronograma
Se define como “la versión aprobada de un modelo de programación que sólo puede
cambiarse a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza
7
como base de comparación con los resultados actuales” .
En base a esto, es obvio deducir que el cronograma debe ser lo más realista posible, y
que debe ser revisado y aprobado por diferentes interesados:
1. Equipo de proyecto: el ideal es que los miembros del equipo participen en la
medida de lo posible en el desarrollo del cronograma. Si esto no fuera posible,
debería buscarse en ellos posibles objeciones al mismo y llevar a cabo los
ajustes necesarios.
2. Principales interesados: con esto se busca la aprobación y nuevos
planteamientos al cronograma por parte de los interesados clave.
6 Planificación de los Costes
Finalizar el proyecto dentro de los límites del proyecto, es por lo general, uno de los
factores clave en la gestión de proyectos. Sin embargo, muchos de los jefes de
proyecto que gestionan proyectos, sobre todo internos dentro de una organización, no
tienen en mente este factor de éxito. Esto es debido casi siempre a la estructura
organizativa o de gestión de la organización, junto con la política de gestión de costes
de la misma.
La planificación de costes, tiene como objeto desarrollar un presupuesto de proyecto lo
más realista posible, que sea creíble ante los interesados clave y que sirva de base para
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llevar a cabo un correcto seguimiento y control de los costes del proyecto y gestionar
la ejecución del mismo.

Nos encontremos o no en una organización o ante un proyecto, en el que debemos

desarrollar un presupuesto, es siempre recomendable llevarlo a cabo. Primero porque
un buen jefe de proyecto debe conocer el estado de su proyecto a nivel económico,
para optimizar recursos y mejorar las explicaciones ante la gestión del mismo, y
segundo porque saber quién asegura los recursos financieros del proyecto, permite
gestionar expectativas y comprender aspectos políticos relativos al proyecto en
cuestión.

6.1 Línea Base de Costes

Se define como “la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo
excluida cualquier reserva de gestión, la cual sólo puede cambiarse a través de
procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base de comparación
8
con los resultados reales ” .

Dentro del presupuesto del proyecto, podemos hablar de dos tipos de reservas que es
importante conocer para llevar a cabo el seguimiento y control del mismo.

 Reservas para contingencias: son las que comúnmente se denominan “colchones”

y que suelen estimarse de manera independiente para cada actividad cuando se
lleva a cabo la estimación de coste. Puede tratarse de una cantidad fija o un
porcentaje sobre la estimación de coste de la actividad. Estas reservas pueden y
deben ser manejadas directamente por el director de proyecto y no requieren
autorización alguna para su administración. Están por tanto incluidas en la línea
base de costes.
 Reservas de gestión: este tipo de reservas económicas, suelen ir asociadas a
cambios o imprevistos no contemplados inicialmente y no forman parte de la
línea base de coste, motivo por el cual, debe ser autorizado su uso. En la
práctica, es muy común que este tipo de reservas tengan que ser descontadas
del beneficio del proyecto.

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Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 534.

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PRESUPUESTO

Reservas de Gestión

Línea base de costes

Reservas para contingencias

Fig. 3.9. Las reservas dentro del presupuesto

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