Instituto Tecnológico Superior

Vida Nueva

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Contenido
1. Tablas dinámicas ................................................................................................................... 3
1.1 Concepto: ........................................................................................................................ 3
1.2 PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL ................................ 3
1.3 FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS ............................................... 4
1.4 CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA ................................................................... 5
1.5 CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL ........................................................... 5
2. Gráficos dinámicos ............................................................................................................. 8
2.1 Concepto: ........................................................................................................................ 8
2.2 CÓMO CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO EN EXCEL ............................................ 8
3. FORMULARIOS EN EXCEL ........................................................................................... 10
3.1 ¿QUÉ ES UN FORMULARIO EN EXCEL? .............................................................. 10
3.2 TIPOS DE FORMULARIOS EN EXCEL .................................................................... 11
3.3 FORMULARIO DE DATOS ......................................................................................... 11
3.4 HOJA DE CÁLCULO CON CONTROLES DE FORMULARIO ............................. 11
3.5 FORMULARIO DE USUARIO EN VBA ..................................................................... 12
4. MACROS EN EXCEL ...................................................................................................... 13
4.1 Definición ....................................................................................................................... 13
4.2 PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL ......................................................... 13
4.3 CREAR UNA MACRO .................................................................................................. 14
5. TRUCOS O ATAJOS EN EXCEL .................................................................................. 16
5.1 ¿QUÉ ES UN ATAJO DE TECLADO? ...................................................................... 16
5.2 TECLAS DE FUNCIÓN EN EXCEL ........................................................................... 16
5.3 ATAJOS DE TECLADO BÁSICOS EN EXCEL....................................................... 17

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 1. Tablas dinámicas
1.1 Concepto:
Las tablas dinámicas en Excel son un tipo de tabla que nos permiten decidir
con facilidad los campos que aparecerán como columnas, como filas y como
valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha definición en el
momento que lo deseemos.
Las conocemos como tablas dinámicas porque tú decides “dinámicamente” la
estructura de la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.
Las tablas dinámicas en Excel también son conocidas como tablas pivote
debido a su nombre en inglés: Pivot tables. Son una gran herramienta que nos
ayuda a realizar un análisis profundo de nuestros datos ya que podemos filtrar,
ordenar y agrupar la información de la tabla dinámica de acuerdo a nuestras
necesidades.
1.2 PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL
Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de
datos e intercambiar fácilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y
realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaríamos un
tiempo considerable para construirlos. Considera el siguiente ejemplo.
En una hoja de Excel tengo la información de ventas de diferentes
establecimientos de la empresa así como el nombre del vendedor que realizó la
venta.

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1.3 FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En
esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información
sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna
con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las
ventas correspondientes para cada ciudad.

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1.4 CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas
de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
1.5 CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en
la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del

grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás

ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

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En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el
botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte

derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos
secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y

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por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al
reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente
como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la

tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

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 2. Gráficos dinámicos
2.1 Concepto:
Es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se
ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este
tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla
dinámica.
2.2 CÓMO CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO EN EXCEL
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la
tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic
sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo
Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar

el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja
de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún
filtro sobre la tabla dinámica:

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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado
que aparecen dentro del gráfico dinámico:

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Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la
tecla Suprimir.

3. FORMULARIOS EN EXCEL
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y
son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de
información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios
impresos en papel.

3.1 ¿QUÉ ES UN FORMULARIO EN EXCEL?

Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y
contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos. Los formularios en
Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en
Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que
son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones
de opción entre otras cosas más.

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3.2 TIPOS DE FORMULARIOS EN EXCEL
Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos
crear tres tipos diferentes de formularios:

 Formularies de dates.
 Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
 Formularios de usuario en VBA.
3.3 FORMULARIO DE DATOS
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de
una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la
información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier

tabla. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es
que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula
mediante el formulario, sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo
sin poder editarlo.

3.4 HOJA DE CÁLCULO CON CONTROLES DE FORMULARIO

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información,
podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si
agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios
de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja
un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

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De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de
verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios
avanzados.

3.5 FORMULARIO DE USUARIO EN VBA

Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son
cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar
información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual
Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los
controles que están disponibles desde el Cuadro de herramientas:

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Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya
que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras
personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

4. MACROS EN EXCEL
4.1 Definición
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos
cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo.
Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que
permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea
necesario y cuantas veces lo deseemos.
4.2 PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL
Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos
repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas
dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

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4.3 CREAR UNA MACRO
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora
de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el
proceso básico de creación.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos
de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para
iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la
ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el

método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa
el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.

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Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá
quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una
nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.

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Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes
y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando
Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás
el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de
teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.

5. TRUCOS O ATAJOS EN EXCEL

5.1 ¿QUÉ ES UN ATAJO DE TECLADO?
Un atajo de teclado es una tecla o un grupo de teclas que debe pulsarse al
mismo tiempo para ejecutar un comando específico. Los atajos de teclado en
Excel son ampliamente utilizados porque ayudan a los usuarios a mejorar su
productividad evitando levantar continuamente la mano para utilizar el ratón
ahorrando así segundos que pueden llegar a convertirse en minutos y horas.
5.2 TECLAS DE FUNCIÓN EN EXCEL

 F1 Muestra la ayuda de Excel

 F2 Entra en modo de edición para la celda activa
 F3 En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo
Pegar nombre.

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  F4 Repite la última acción. Además, al escribir una fórmula permite
cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas.
 F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
 F6 Moverse entre los paneles de un libro dividido.
 F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía.
 F8 Activa el modo Ampliar selección que permite aumentar el rango
seleccionado utilizando las teclas de dirección.
 F9 Calcula el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros
abiertos.
 F10 Activa la barra de menús.
 F11 Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado.
 F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
5.3 ATAJOS DE TECLADO BÁSICOS EN EXCEL
1. Ctrl+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir.
2. Ctrl+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar.
3. Ctrl+C Copia las celdas seleccionadas.
4. Ctrl+D Copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
5. Ctrl+E Selecciona todas las celdas de la hoja actual.
6. Ctrl+G Guarda el libro de trabajo.
7. Ctrl+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
8. Ctrl+J Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
9. Ctrl+K Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
10. Ctrl+L Muestra el cuadro de diálogo Reemplazar.
11. Ctrl+N Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
12. Ctrl+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
13. Ctrl+R Cierra el libro de trabajo.
14. Ctrl+S Subraya el texto seleccionado.
15. Ctrl+T Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
16. Ctrl+U Nuevo libro de trabajo.
17. Ctrl+V Pega el contenido del portapapeles.
18. Ctrl+X Corta las celdas seleccionadas.
19. Ctrl+Y Rehace la última acción deshecha.
20. Ctrl+Z Deshace la última acción.
21. Ctrl+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
22. Ctrl+2 Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
23. Ctrl+3 Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
24. Ctrl+4 Subraya el texto seleccionado.
25. Ctrl+5 Aplica el efecto de tachado al texto.
26. Ctrl+6 Oculta o muestra los objetos de la hoja.
27. Ctrl+8 Muestra los símbolos de esquema en la hoja.
28. Ctrl+9 Oculta las filas seleccionadas.
29. Ctrl+0 Oculta las columnas seleccionadas.

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