IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida

por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos,
que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de
una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco
de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas, etc.

 Historia y evolución del archivo.

El término archivo (del latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos
elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus
actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control
de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo
como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de

los archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de
las sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y, en
definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en

unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de
contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le
correspondía regar a cada uno sus parcelas, etc.; la necesidad de regular la vida social
requería la aparición de un instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura
requería también un soporte, que al principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas de
arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son las tablillas de escritura
cuneiforme que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos
escritos donde aparecen relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En
estas civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su
propia identidad. El archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron instituciones
establecidas por la legislación de la época. También la importancia que se concedió a
los archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores
en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica.
Al mismo tiempo, la aparición del derecho como gran aportación del mundo romano, va a
hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relación
humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del documento escrito, pues
por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento escrito.
En caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos
siempre estaban expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de
un archivo. Concretamente en el Reino Visigodosi sabemos que existe la figura del tesaurus
que era el lugar donde se conservaba la documentación real, los códigos y los tratados
reales.

El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido

utilitario, por cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o
derechos. Así van a ir apareciendo las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios
y los archivos eclesiásticos, en una época en la que el poder estaba atomizado. También
en la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las
repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas
Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros concejos y
los primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios
hechos importantes:
 Aparición en Occidente del papel.
 Resurgir de las ciudades.
 Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la
base fundamental para una organización archivística mínima. Se recupera el valor
del documento como prueba jurídica.
En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de
Aragón, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los
documentos que emanaban del rey.
Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y con ellas el concepto de
Estado Moderno. La vida administrativa se hace más compleja y empiezan a aparecer
nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado. Con el Renacimiento
apareció también un invento trascendental, la imprenta, y con ella el uso de caracteres
móviles para imprimir. Los documentos por ello van a proliferar. La imprenta va a multiplicar
las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustración, y ese sentido va

marcando la idea de preservar los documentos para la historia.
La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido
de la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los
documentos ya no son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter
de archivos públicos.
En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como
la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder,
sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos
públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio
infranqueable.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen
valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera
mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se
debate entre lo decimonónico y la modernidad.
Desde la antigüedad hasta nuestros días el hombre ha necesitado guardar registros de
datos que considera importante según la actividad a la que se dedique. Y la forma
de archivar también ha evolucionado con el pasar de los siglos. Desde tablillas de arcilla y
papiros hasta grandes servidores con una gran cantidad de archivos digitales.

 Cualidades del archivista.

Con la entrada en vigor de la reforma laboral y el contexto actual de crisis que nos rodea,
lo cierto es que ha cambiado por completo el perfil del candidato demandado por las
empresas de nuestro país. Antes se daba mucha importancia al currículum vitae del
candidato y a los años de experiencia acumulados en el sector. Ahora, los seleccionadores
de personal dan más importancia a los valores personales que el aspirante puede aportar
a la empresa. Buscan calidad profesional y personal, por lo que cada vez resulta más
importante realizar una buena entrevista personal.

Orden: en sus ideas y en sus elementos de trabajo es absolutamente necesario, que

los papeles se manejen en forma ordenada para ejercer sobre ellos un control que
permite saber en cualquier momento en que parte se encuentran.
Prontitud: los documentos que son solicitados al archivo, deben encontrarse de
forma inmediata, estos se conseguirán si han sido archivados de forma ordenada.
Prevención: es necesario prever con anticipación los problemas que podrán
presentarse en la socialización de documentos, y en la organización de los sistemas, con el
fin de tomar medidas necesarias para que el archivo sea funcional en todo momento.
Responsabilidad: esta cualidad es muy importante porque él es el responsable de la buena
organización de los archivos y su conservación.
Prontitud: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma inmediata.
Cordialidad: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la
empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta al dar
amablemente las informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.
Sigilo profesional: la guarda de secreto profesional de los contenidos de los documentos
es un deber el cual se debe cumplir a cabalidad por la importancia que poseen los
documentos para la empresa y no divulgarse sin las solicitudes y autorizaciones
correspondientes.
Concentración: una buena concentración en las labores que realizan será lo principal para
lograr una labor archivística con excelentes resultados sin errores para que la organización
de los documentos de archivos sea organizada como debe ser.
Compromiso. Con la empresa y también con los proyectos en los que se trabaja.
Implicación con los valores y misión de la empresa y capacidad de trabajar en equipo.
  Clasificación de los archivos.

Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.

Se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir, archivo
de gestión, central o histórico.
Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa
donde las mismas los emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos
documentos que representan un gran valor para la corporación. Pese a que la estructura
externa que estos puedan presentar, algunas más sencillas y otras de armazón más
ostentosa los archivos no han podido ser desplazados por el avance tecnológico, ya que
gran parte de las empresas reconocen la importancia que los documentos presentan para
la comunicación vital de sus recursos o bien la relevancia que los mismos representan para
la organización de las transacciones.

Archivo activo.

Según la Archivo
función y uso. semiactivo.

CLASIFICACIÓN DE Archivo inactivo.

LOS ARCHIVOS

Archivo
centralizado.
Según su
organización. Archivo
descentralizado.

Archivo descentralizado con

control descentralizado.

Archivo descentralizado con

control centralizado.
Según la función y uso.
 Archivo Activo.
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha
reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que
sean considerados importantes.

 Archivo Semiactivo.
Este comprende información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza
de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que
los mismos no resultan de observancia cotidiana.

 Archivo inactivo.

Son los documentos con durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo

con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Por su organización.

 Archivo centralizado.
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados
en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad
en un solo espacio.

 Archivo descentralizado.
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de los mismos.

 Archivo descentralizado con control descentralizado.

se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo

descentralizado pero que a su vez se controla desde archivo central.

Según su naturaleza.

 Archivo público: pertenece a los del estado.

 Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
  Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas.

Según su ciclo vital.

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Archivo de Gestión: es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo Central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo Histórico: es el archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión los
documentos que deben de conservarse permanentemente dado su valor histórico.

 Categorización de los archivos.

se clasifican de acuerdo al orden territorial, articulo 7 de la ley general de archivos de

Colombia.

Archivo general de la nación – pertenecía publica

1. Archivo general departamental

2. Archivo general del municipio

3. Archivo general del distrito

 Territorial

Articulo 8 de la ley general de archivos de Colombia, se clasifican en:

1. Archivos de entidades del orden nacional

2. Archivos de entidades del orden departamental

3. Archivos de entidades del orden distrital

4. Archivos de entidades del orden metropolitano

5. Archivos de entidades del orden municipal

6. Archivos de entidades del orden local

7. Archivos de las nuevas estatidades territoriales que se creen por ley.

 Aplicación de los archivos en la actualidad.

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a
muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se
generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en
los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían
sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han
de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la
preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los
creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez
son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.