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I. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION
1. Propósito.
Establecer los directrices y las actividades que permitan una comunicación efectiva
tanto internamente en las instalaciones del laboratorio de cereales y leguminosas
como externa entre los diferentes niveles y funciones del laboratorio, así mismo con
las partes interesadas en relación a los aspectos energéticos y del sistema de gestión
energética (SGEn).
2. Alcance
Este procedimiento se aplica a todos los ………… del laboratorio, así como a las
partes interesadas externas que tenga relación con el SGEn y los usos significativos
de la energía en las instalaciones del laboratorio de cereales y leguminosas.
3. Políticas de operación
3.1. El comité de comunicación y difusión en coordinación con el coordinador del
sistema de gestión energética serán los responsables del diseño, la presentación
de la información tomando en cuenta la identidad gráfica vigente para de llevar
a cabo la difusión interna y externa del SGEn.
3.2. Los principales temas de comunicación interna y/o externa del SGEn que serán
difundidos se basará principalmente en la Política energética, usos
significativos de la energía, requisitos legales aplicables, objetivos y metas
energéticas establecidas.
3.3. Los responsables de los procedimientos identifican las necesidades de
comunicación interna y/o externa del SGEn y la envían al responsable del
SGEn, quien valida la información y solicita por documento al comité
responsable de la difusión de la de Comunicación y Difusión dichas
necesidades, la información debe incluir: periodo de comunicación,
responsable de la emisión y responsable del retiro de la misma.
3.4. Los medios de comunicación pueden ser a través de la Página Web, redes
sociales, correos electrónicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trípticos, folletos,
carteles, lonas impresas, su elección dependerá del material a difundir.
4. Diagrama de procedimiento
Equipo de gestión de la energía o Comité Comunicación y
Coordinación del SGEn
Responsables de procedimientos Difusión
Inicio
1 2
Identifican necesidades de
comunicación y/o información Revisa y valida la
interna y/o externa del SGEn información a difundir
No
¿Cumple?
Si
3
Solicita al comité de
Comunicación y Difusión
la publicación de la
información.
4
Registra solicitud
Comunicación en la
bitácora del SGEn y
difunde información
5
Supervisa que la
comunicación fue
realizada y verifica
eficacia presentando
información en la revisión
por la dirección
Término
3. Glosario
Comunicación Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un
área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que solo se comunican al interior
de la empresa IASA.
Comunicación Externa: Son todas aquellas publicaciones de un área,
departamento y/o la Comunidad Tecnológica que se comunica al exterior de las
instalaciones de la empresa IASA., en los diferentes Canales de Comunicación.
Partes Interesadas: Persona o grupo que tiene interés ó está afectado por el
desempeño ambiental de IASA.
Canales de Comunicación:
Reuniones en grupo
La reunión surge cuando se convoca a dos o más personas para comunicar, debatir,
tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier aspecto energético del Sistema de
Gestión de la Energía (SGEn) teniendo como evidencia de la misma una minuta de
acuerdos y/o resultados.
Publicaciones internas
Es toda aquella información que se publica y difunde para información exclusiva de
la comunidad tecnológica. Los boletines son aprovechados como cauce de
comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. Es
un vehículo unidireccional.
Circulares internas
La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección
comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es
unidireccional.
Vitrina o tablero de anuncios
Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección.
Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los
que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares.
Cartel o manta
Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual,
dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y
la información. La comunicación es unilateral y descendente.
Videos
Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información
aprovechando las posibilidades de estos medios. La información puede ser generada
sobre la naturaleza o las actividades del SGEn.
Encuestas
Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la
opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus
actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos.
Buzón de observaciones, quejas y/o sugerencias
Es un espacio físico o virtual, donde la comunidad tecnológica y partes interesadas
pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema de Gestión de
la Energía. Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SGEn. Si se
usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estaría
usando para la comunicación unidireccional ascendente.
Correo electrónico
Forma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera personal,
permitiendo una comunicación bidireccional, donde el inconveniente es que puede
ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias
y similares, el e-mail permite una comunicación bidireccional, ascendente y
descendente entre los mandos y el resto de los usuarios.
Página web o internet
Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual por medio de redes
interconectadas; al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de tener
acceso a contenidos informativos acerca del SGEn, resultados, informes generales,
productos o actividades, etc.
Internet (redes sociales)
Tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de sus
sistemas de información mediante una red privada; Es una opción más de la
comunicación entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier
comunicación en general, se realizan de una forma más rápida y eficiente.
Medios de comunicación masiva:
La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines
son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la información, derivada
de la gestión, que se interese transmitir. Son vehículos unidireccionales.
DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
Hay situaciones en las cuales cuando no sea posible contar con la presencia de los
especialistas y expertos en el Laboratorio, se podrá acceder a la Guía o Manual
sobre “Recursos informativos sobre operación de equipos del laboratorio”.
1. INTRODUCCION
2. ANTECEDENTES
Nombre Cargo
Dr. Ninaquispe Zare Paulino Jefe de departamento
Narro Altamirano Ulises Encargado de laboratorio
Ortega Ramos Miguel Coordinador de planificación y
evaluación
Reto castillo Kennedy Asesor de comunicación
Salvatierra Rubio Eduar Asesor de comunicación
De Jesus ramos Estefano Asesor de comunicación
Rivas Plata Rodríguez Ayrton Asesor de comunicación
3. OBJETIVOS
3.1.GENERAL
3.2.ESPECIFICOS
UNID CRONOGRAMA
AD RECURSOS
ACTIV ME TARE POR SEMANAS RESPONS
DE
IDAD TA AS 1r 2d 3r H M S ABLES
MEDI 4ta FF
DA a a a U at. /
HU.: Humanos
Mat.: Materiales
S/.: Costo en nuevos soles
FF: Fuente de financiamiento
6.2 EVALUACIÓN
2° Durante la ejecución del Plan, para realizar los ajustes necesarios y también para
introducir todas las mejoras que posibiliten el cumplimiento de los objetivos. Permite
re direccionar las actividades.
A. Conocimiento del Plan: será distribuido unos días antes del Taller.
F. Definición de los mensajes clave: Cuáles son los aspectos más importantes y la
información necesaria que debe ser difundida, diseminada y comunicada.
G. Todos los participantes deben completar una planilla de evaluación del Taller, donde
también se consignarán las conclusiones y recomendaciones finales,
6.3. INDICADORES
Son los datos que nos permiten medir u objetivar los alcances e impactos de los objetivos y
actividades del Plan. Serán definidos según los enfoques cualitativos y cuantitativos, pero
tomando en cuenta que en Comunicación resulta muy difícil contar con porcentajes, pero sí
con tendencias y estimaciones. De todos modos y, atentos a determinadas propuestas de
estrategias de comunicación, se considera pertinente tratar de incluir algunos datos
cuantitativos.
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