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República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior


Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
Decanato de Ciencias y Tecnología
Barquisimeto-Edo Lara

Integrantes:

Carlos Pérez, Sección 1


Aguirre Manuel Sección 1
Barrios Yonny Sección 1
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1. Lista de Actividades a desarrollar

1. Realizar el levantamiento de información: Se documentara aquellos


procesos involucrados con la solicitud de un cliente ante los servicios
disponibles en el hotel hasta que el mismo culmine su estadía.

2. Seleccionar y Capacitar el personal: Ante la tentativa de la nueva


propuesta es necesario capacitar al personal en cuanto al funcionamiento
de la plataforma, contar con un personal adecuado garantiza un correcto
manejo de los recursos disponibles.

3. Diseñar la plataforma: Se planteara una plataforma flexible ajustable a


cambios en un futuro mediante la cual será posible captar más
huéspedes en un entorno de mercado tan competitivo, plataforma con la
que trabajara el personal una vez capacitado.

4. Crear la web: se procederá a programar las interfaces con el fin de


comercializar el hotel digitalizando la información referente con las
habitaciones y servicios adicionales que este ofrece, logrando asi crear
un espacio digital amigable donde el huésped pueda consultar cualquier
duda y esta se le sea respondida desde cualquier parte del mundo,
unificando así la empresa en una sola plataforma para una gestión de
información no solo de manera nacional sino también internacional.

5. Probar la nueva plataforma: El objetivo será buscar errores que se


puedan presentar o requisitos que no fueron alcanzados, de forma tal que
sea posible dar seguridad de un rendimiento óptimo y estable.

2. Determinación de tiempos de inicio y culminación


(incluir fecha probable de inicio de la actividad).

ACTIVIDADES TIEMPO ESTIMADO (FECHA


PROBABLE DE INICIO)
Realizar el levantamiento de información 3 días (01/11/2018)
Seleccionar y Capacitar el personal 6 días (04/11/2018)
(Perfil: Ing. Informática)
Diseñar la plataforma 6 días (10/11/2018)
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Crear la web 45 días (16/11/2018)


Probar la nueva plataforma 20 días (31/12/2018)

3. Duración aproximada de la actividad.


ACTIVIDADES DURACIÓN PRECEDENCIA
A Realizar el levantamiento de 3 días --
información
B Seleccionar y Capacitar el personal 6 días A
(Perfil: Ing. Informática)
C Diseñar la plataforma 6 días B
D Crear la web 45 días C
E Probar la nueva plataforma 20 días D
F Realizar el levantamiento de 1 día E
información

3. Lista de actividades críticas.


ACTIVIDADES

Realizar el levantamiento de información

Seleccionar y Capacitar el personal (Perfil: Ing. Informática)

Diseñar la plataforma

Crear la web

Probar la nueva plataforma

Realizar el levantamiento de información

5. Red PERT/CPM.
0 0 A 3 3 B 9 9 C 15 15 D 60 60 E 80 80 F 81 81

3 6 6 45 20 1
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A.- LA ORGANIZACIÓN
1. Nombre de la Organización: Hotel Ayacucho Plaza, C.A
RIF: J-40830874-6
Dirección: Carrera 15 entre calles 44 y 45. Nro. 44-50.
Página Web: No posee página Web
Teléfonos: 0251- 4469014
Correo: Hotelayacuchoplaza@gmail.com

Reseña:
El Hotel Ayacucho Plaza, C.A, es un negocio familiar, fundado el 15 de Marzo
del 2017. El Sr. Miguel Mendoza es el socio mayoritario de la organización, puesto que
el aporto la idea de hacer el hotel, ya que en su zona de ubicación no se encuentran
recintos que brinden hospitalidad a turistas, y los pocos que se encuentran no brindan un
buen servicio. Antes de hacer formal la idea, se realizó un estudio de mercado para así
conocer la rentabilidad del proyecto y que, generaría ganancias a cortos y largos plazos.
Para el logro de dicho proyecto se unieron 8 familiares con el Sr. Miguel Mendoza.
Actualmente poseen 8 meses de servicio al público.
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Cómo llegar: Vista generada por Google Maps.

2. Actividad Económica:
-Hotelería.
-Servicio de Estacionamiento para clientes.

3. Tipo organizacional (manufacturera, comercialización, servicios con fines de lucro


o sin fines de lucro):
-Es una Organización de servicios con fines de lucro.
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B.- FILOSOFÍA DE GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

1. Visión: No tiene.
Visión sugerida: Ser reconocidos a nivel local, regional y nacional alcanzando
los más altos estándares hoteleros a nivel nacional, siendo la primera opción
para nuestros huéspedes ya sean turistas o de la zona, brindando el mejor
servicio y superando las expectativas de nuestra clientela, para así asegurar
rentabilidad, la estabilidad de nuestros socios, colaboradores y la comunidad.

2. Misión: No tiene.
Misión Sugerida: Satisfacer las necesidades de nuestros huéspedes superando
sus expectativas, brindándoles el servicio de hotelería a la más alta calidad,
contando con modernas e impecables instalaciones, un equipo capacitado que
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trabaja para vencer obstáculos, demostrando alto sentido del compromiso para
proporcionar el mejor servicio, garantizando una experiencia única y
placentera a nuestra clientela, asegurando así la permanencia en el mercado.

3. Objetivo general: No tiene.


Objetivo General Sugerido: Otorgar el mejor servicio y atención al cliente en
cuanto a hospedaje, satisfaciendo así sus necesidades y expectativas.

4. Objetivos Específicos:

POR ÁREAS FUNCIONALES:


 Área Funcional Dirección (AFD): Garantizar el funcionamiento de la
organización y el cumplimiento de los estándares establecidos en ella.

 Área Funcional Finanzas (AFF): Administrar el capital de trabajo dentro de


criterios de riesgos o rentabilidad para el desarrollo de estrategias financieras
en la toma de decisiones a corto y largo plazo, llevando el óptimo control y
manejo de los recursos económicos y financieros del hotel.

 Área Funcional Tecnología (AFT): Incorporar herramientas tecnológicas que


se adapten al desarrollo actual del mercado, brindando soporte técnico en los
equipos de computación utilizados en la organización.

 Área Funcional Suministros (AFS): Asegurar la obtención de insumos para


cubrir las necesidades de distintas áreas de la organización.

 Área Funcional Recursos Humanos (AFRH): Capacitar y elegir al personal


adecuado para realizar las actividades de hotelería, velando por cubrir las
necesidades de los empleados en cuanto al control de la nómina y formulando
manuales para una óptima relación laboral.

 Área Funcional Innovación (AFI): Diseñar nuevos productos y servicios


ajustándose a las capacidades que posee la organización, mejorando así la
calidad del servicio actual.

 Área Funcional Producción (AFP): Planificar, dirigir y llevar a cabo las


actividades operativas del hotel, satisfaciendo y mejorando las necesidades
demandadas por el servicio en base a lo que se ofrece.
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 Área Funcional Logística (AFL): Controlar todos los procesos de transporte


de equipos, insumos y personal, y a su vez, almacenamiento y tiempo de gestión
de los mismos.

 Área Funcional Mercadeo (AFM): Evaluar las tendencias del mercado para
generar especificaciones de productos o servicio, y planes efectivos para la
promoción de los mimos, atrayendo así clientes potenciales y a su vez
asegurando los que ya se poseen, logrando así una percepción positiva tanto de
lo que se ofrece como de la organización.

 Área Funcional Ser. Post-Venta (AFSPV): Analizar la opinión del cliente y


velar por cumplir las expectativas del mismo, atendiendo todos los posibles
reclamos que puedan generar por el no cumplimiento del servicio en su
totalidad de acuerdo a las necesidades de la clientela, manteniendo así una
comunicación directa con el área de mercadeo en cuanto a informes de quejas
o sugerencias de la clientela.

POR PROCESOS:

AFD:
 Mantener vínculos con organizaciones del mismo ente que ayuden al
progreso del hotel.
 Elaborar estrategias para alcanzar objetivos a largo plazo.
 Establecer reglas normativas para salvaguardar el patrimonio del hotel.

AFF:
 Velar por el patrimonio de la organización.

AFT
 Brindar apoyo en el mejoramiento de las instalaciones y procesos en el
hotel.
 Mejorar continuamente las tecnologías disponibles.

AFS
 Adquirir insumos de calidad para el mantenimiento del hotel.
 Establecer relaciones con proveedores que generen beneficios a la
organización, cuidando así el patrimonio de la misma.

AFRH
 Seleccionar y adiestrar a un personal adecuado para la realización de las
funciones requeridas.
 Crear vínculos entre los empleados.
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 Velar por los derechos del personal.

AFI
 Diseñar servicios de acuerdo a las necesidades identificadas del público al
cual se le dirigirá.
 Proponer distintos e innovadores medios para facilitar la experiencia de la
clientela.

AFP
 Crear manuales con normativas para brindar un servicio de hospedaje.
 Mantener las instalaciones de la empresa en óptimas condiciones.
 Mantener un control de calidad exigente en los servicios prestados.

AFL
 Supervisión de almacenes de insumos y pertenencias propias de la
organización.
 Gestionar de manera más eficaz los servicios que presta la organización y
la realización de los mismo
 Asegurar las óptimas condiciones de los espacios de la organización

AFM
 Indagar el mercado de la competencia y las actuales tendencias.
 Elaborar planes específicos para el mejoramiento de nuestros servicios o la
creación de nuevos.
 Elaboración de planes para la promoción de productos o servicios.

AFSPV
 Recibir información proporcionada por la opinión directa del cliente,
basándose en el servicio recibido.
 Garantizar las mejoras en los servicios ofrecidos, con la finalidad de
cumplir las expectativas del huésped.
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Junta Directiva.
Posee la toma de decisiones de la empresa, establece las
normas y parámetros a cumplir para el alcance del
objetivo de la organización.

Gerente general.
Garantiza que cada área cumpla con sus objetivos, puede tomar medidas cautelares para el
cumplimiento de los mismos.

Asesor legal.
Asegura que todo esté al día
Departamentos en cuanto al tema de asuntos
fiscales y cierres contables.

Recepción Almacén Lencería Personal de


Depósito de la Verifica el aseo de servicios
Encargado de la
organización, todas las Encargado de los
comunicación
verifica que no habitaciones que servicios extra:
directa con la
falte los insumos posean Plomería,
clientela, toma en
para el disponibilidad en mantenimiento de
cuenta opiniones
mantenimiento el hotel para el habitaciones,
del mismo.
adecuado de las uso inmediato de mantenimiento de
distintas áreas de la clientela inmuebles generales,
la organización. entre otros.
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El Hotel Ayacucho Plaza, C.A no cuenta con una larga trayectoria en el país,
puesto que apenas lleva un par de años en el mercado, es de esperarse que no manejen
un gran flujo de datos ni posean estrategias de captación de clientes a nivel nacional e
incluso internacional, mas sin embargo a largo plazo la idea de crecimiento es algo
inevitable que pasa por cada establecimiento, esto involucra una alta cantidad de datos
a procesar y un incremento en la cantidad de personas que soliciten el servicio, sin
embargo, para que esto ocurra es necesario contar con las herramientas y los medios
que proporcionan dicho nivel de crecimiento.
Es por esto que se propone la realización de una plataforma web, que proporcione
soporte técnico y permita controlar un mayor flujo de información, que actualmente
no se tiene por la simple razón de no poder llamar la atención un mayor grupo de
huéspedes, esto se lograra por medio de interfaces que hagan posible:

 Consulta/Búsqueda de información a cerca del hotel.


 Solicitud de hospedaje y de los servicios.
 Pago del alquiler y cualquier servicio que se solicite atreves del portal.
 Módulo de soluciones ante cualquier inquietud.
Asociado a esto, con cada interfaz se lograra tener una herramienta muy
poderosa en cuanto al área publicitaria se refiere, se trata de contar con un medio al cual
cualquier cliente tiene acceso de manera ilimitada incluso desde su móvil a través de
internet, teniendo en cuenta que actualmente todo negocio que desee surgir debe
adaptarse y avanzar. El sistema promete realizar los pagos de las habitaciones o
servicios solicitados, facilitando la gestión que debe realizar el cliente antes de adquirir
una habitación, permitiéndole ahorrar tiempo, aumentando la comodidad, además de
presentar los planes y servicios, así como tarifas y promociones. Todo esto a través de
un código asignado una vez realizada la reservación.

Expandiendo los alcances en cuanto a clientela se refiere del Hotel Ayacucho


Plaza, C.A logrando llegar a cualquier parte del mundo, generando un desarrollo de
comunicación entre los clientes y trabajadores para mejorar la gestión de la
información obtenida.

g. Análisis Estratégico de la Solución con respecto al Sistema de Negocio de la


empresa

 Descripción literal de las Acciones Estratégicas basadas en TIC´S, tomadas para


generar la propuesta de Solución:

Crear e implementar un portal web personalizado según las exigencias de la junta


directiva, permitiendo así mantener todos los datos actualizados debido que los
precios en el mercado son demasiado cambiantes, además, contara con una base de
datos que permitirá almacenar las reservaciones de los huéspedes en un archivo
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histórico para así posteriormente realizar estudios de mercado y analizar si los


objetivos han sido alcanzados.

 Descripción literal del Sistema de Negocio de la Empresa:

El Hotel Ayacucho Plaza, C.A presenta fallas en el área funcional de mercadeo,


específicamente en los procesos promoción y publicidad, al no contar con los mismos.
La gestión de información dirigida al cliente para promover o crear nuevos servicios o
beneficios no existe, puesto que no hay medios de publicidad con los cuales el hotel
pueda comunicarse con el cliente y ofertar algún servicio en tiempo real y así, agilizar el
proceso de reservas y la atracción de nuevos huéspedes.

 Descripción de la(s) Ventaja(s) Competitiva(s) que genera la solución propuesta


al Sistema de negocio de la Empresa, explicar ¿Por qué es una solución
estratégica?

1. Plataforma de fácil manejo para la empresa y para el cliente.


2. Confiabilidad en la información suministrada en el portal.
3. Concede una agilización del proceso de atención al cliente
4. Sera posible obtener información de manera rápida.
5. Disminuye notablemente el tiempo de espera en el área de recepción.
6. Optimiza el espacio físico necesario para guardar información ya que
todo se llevara de forma digital.
7. Reduce el papeleo en el área de recepción.
8. Las dos funciones del sistema (asistencia y pago) estarán vinculadas.
9. Elimina duplicidad de trabajo
10. Información en tiempo real.

¿Por qué es una solución Estratégica?


La implementación de la plataforma proporcionara un fácil manejo para la empresa
sobre la información y un acceso rápido para el cliente que consulte dichos datos,
evitando la duplicidad de la información en el área administrativa del hotel e
incrementando la confiesa sobre los servicios expuestos en el portal, optimizando así la
Gestión de información a la cual tendrá acceso el usuario en cualquier parte del mundo.

Al ejecutar el portal los clientes dispondrán de información relevante asociada


a sus necesidades al viajar, logrando así no solo atraer a la clientela residente de la zona
sino también llegar a lugares donde no se tiene acceso más si no por medio de una
herramienta publicitaria.

 Facilidad al cumplimiento de objetivos


 Crean medios de comunicación entre cliente asesor de ventas.
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 La información sobre el costo de los servicios y la creación del mismo será


actualizada en tiempo real.
 Almacenamiento masivo de los datos
 Comodidad y rapidez al momento de solicitar una habitación u otro servicio

Cabe destacar que como organización la misma tiene competencia a nivel de


servicios prestados, pero la propuesta anteriormente expuesta creara una ventaja
competitiva sobre aquellos establecimientos que no disponen de la misma, que según
investigaciones realizadas de mercadeo es alto en número hoteles de la zona que no
disponen de dicho servicio, aunado a esto el acceso a la información del hotel será no
solo a nivel nacional (Venezuela ) sino también a nivel internacional logrando así que
cualquier persona que desee pueda adquirir el servicio que el hotel ofrece, impulsando
al a empresa ampliamente a implementar planes de visión futura que logren captar la
atención de un numero mas elevado de huéspedes, como podría ser el servicio de taxis
que busca a los clientes directamente en el aeropuerto y los traslada hasta el hotel.
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CAPITULO II: OPTIMIZACION DE PROCESOS DE NEGOCIOS


INVOLUCRADOS EN LA SOLUCION.

1. Análisis de los Procesos de Negocios Involucrados en la solución.

a. Diagrama de componentes.

Proceso: Gestión del Cliente

PROCESOS
Documento de Reservar
Identificación Asignación de
E Habitación S
N Comprobar disponibilidad de
A
T habitación.
L
R I
Comprobante de Pagos
A (Captures, recibos, Asignación de D
D numero de referencias o Registro del Cliente Servicio A
A código de reservación) S
S Realizar cobro

Factura del
Servicio
Datos del Cliente

Tramitar la Recepción y
Solicitudes del Cliente
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b. Matriz de Componentes.

Proceso Objetivo Entradas Salidas Actividades Responsable Cliente Eval. Desempeño.

1- Verificar o
crear
Documento de
reservaciones
Identificación Criterio: “Numero de
clientes que visitan el
Asignación de 2- Comprobar Cliente
Comprobante hotel al mes”
habitación disponibilidad Nuevo o
Tramitar de
Gestión del de habitación. Registrado
solicitud del Reservaciones Recepcionista Indicador: “Ingreso
cliente Asignación de
cliente (código de promedio mensual”
Servicio 3- Registro de
reservación)
Cliente
Estándar: 150Personas
Información
4.- Verificar
del Cliente
Pagos.

Comprobantes Criterio: “Tiempo de


1- Almacenar
de Cliente verificación del pago”
Registrar y Recibo de pago comprobantes
pago(impresos nuevo o
Registro de verificar los
o captures) Recepcionista Registrado Indicador: “Tiempo
Pagos pagos hecho Facturas del 2-Facturar
promedio de espera”
por los clientes servicio servicios del
Numero de Administraci
cliente
referencias ón Estándar: 2 minutos.
Criterio :”Quejas del
1.-Relizar
cliente con respecto a la
Realizar el reposición de
habitación”
cambio de la los insumos en
Orden de Informe de
lencería e la habitación Gerente del
Servicio de limpieza limpieza Recepcionist Indicador: “% de
insumos departamento
Limpieza proveniente de realizado a la a clientes que se quejan de
correspondiente 2.- realizar Lencería
la recepción habitación la Lencería”
en las cambio de
habitaciones lencería en la
Estandar:”5% de los
habitación
clientes”
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c. Desarrollar el Mapa de Proceso (Diagrama de procesos de negocio).

Servicio Gestión
Registro
de del
de Pagos
limpieza Cliente

d. Describir los procesos del área funcional involucrados en la solución del problema y diagramar
(Diagrama de descomposición Jerárquica de los procesos de negocio involucrados).

Servicio Gestión
Registro
de del
de Pagos
limpieza Cliente

Registro Realizar
Comprobar
Reservar del cobro
disponibilidad
Cliente
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a. Descripción del Diagnóstico de c/u de los procesos de negocio


involucrados.
Gestión del cliente
El proceso es llevado a cabo por la recepción, tiene la tarea de tramitar el
ingreso de las personas a las instalaciones, se encarga de comprobar las
reservaciones que han realizado, tomar los datos de la persona que
posteriormente serán usados para la facturación de los servicio.

Registro de Pagos
Se encarga de realizar los registro de los pagos realizados por los clientes
respaldados por la presentación del capture, recibo impreso, numero de
referencia o código de reservación asignado, así como generar la factura por los
servicios adquiridos.

Servicio de limpieza
Se encarga de realizar la limpieza de las habitaciones una vez el huésped termina
su estadía, así mismo de reponer los insumos y el cambio de la lencería
correspondiente en las mismas.

2.- Análisis Crítico:


a. Procesos a Mejorar: Cuál Proceso? y Cual mejora(s)?
Gestión de cliente.
Actualmente la gestión de cliente es llevada a cabo por medio de un
cuaderno diario en el que anotan las entradas y salidas asi como los datos de los
clientes, de igual manera las publicaciones de los precios son manuales. Con la
creación de la plataforma web permitirá el registro del cliente así como la
información correspondiente de la habitación a la cual este desea acceder,
permitiendo ahorrar tiempo y facilitando los registros de los mismos.
Registro de pagos
Los pagos son registrados en un cuaderno auxiliar, así como los números
de referencias y las verificaciones de las transferencia que luego son llevadas a
los registros contables, no existe formato digital que permita manipular esta
información, mediante la plataforma el usuario podrá realizar reservaciones de la
habitación, tener acceso a los numero de pago e ingresa el tipo, ya sea
transferencia, crédito o débito, según sea el medio se le permitirá ingresar el
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número de referencia o se le asignara un código con el cual podrá cancelar la


habitación al momento de llegar a recepción.

b. Procesos a Mantener: Cuál Proceso? Y Como Mantener?


Servicio de limpieza
La recepción le indica cuando el cliente ha culminado su estadía y es
momento de realizar el cambio de los elementos correspondiente dentro de la
misma.
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Proceso Objetivo Entradas Salidas Actividades Responsable Cliente Eval. Desempeño. Diagnostico

1- Verificar o M
crear E
Documento de
reservaciones J
Identificación Criterio: “Numero de
O
clientes que visitan el
Asignación de 2- Comprobar Cliente R
Comprobante hotel al mes”
habitación disponibilidad Nuevo o A
Tramitar de
Gestión del de habitación. Registrado R
solicitud del Reservaciones Recepcionista Indicador: “Ingreso
cliente Asignación de
cliente (código de promedio mensual”
Servicio 3- Registro de
reservación)
Cliente
Estándar: 150Personas
Información
4.- Verificar
del Cliente
Pagos.

M
Comprobantes Criterio: “Tiempo de
1- Almacenar E
de Cliente verificación del pago”
Registrar y Recibo de pago comprobantes J
pago(impresos nuevo o
Registro de verificar los O
o captures) Recepcionista Registrado Indicador: “Tiempo
Pagos pagos hecho Facturas del 2-Facturar R
promedio de espera”
por los clientes servicio servicios del A
Numero de Administraci
cliente R
referencias ón Estándar: 2 minutos.

Criterio :”Quejas del M


1.-Relizar
cliente con respecto a la A
Realizar el reposición de
habitación” N
cambio de la los insumos en
Orden de Informe de T
lencería e la habitación Gerente del
Servicio de limpieza limpieza Recepcionist Indicador: “% de E
insumos departamento
Limpieza proveniente de realizado a la a clientes que se quejan de N
correspondiente 2.- realizar Lencería
la recepción habitación la Lencería” E
en las cambio de
R
habitaciones lencería en la
Estandar:”5% de los
habitación
clientes”

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