PROCEDIMIENTO

MANEJO Y CONTROL DE
CAJA MENOR

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 2019
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 4

1. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 4

1.1 GENERAL ...................................................................................................................... 4

1.2 ESPECIFICOS.................................................................................................................. 4

2. ALCANCE ........................................................................................................................ 4

3. GLOSARIO ...................................................................................................................... 5

4. PROCEDIMIENTO .............................................................................................................. 5

4.1 RESPONSABLE DEL MANEJO .............................................................................................. 6

4.2 CUANTIA MAXIMA MENSUAL AUTORIZADA ............................................................................. 6

4.3 DESTINACION ................................................................................................................. 6 4.3.1
MANEJO DEL DINERO ..................................................................................................... 7

4. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO ............................................................................................... 8

4.4.1 SOLICITUD PARA PAGOS POR CAJA MENOR

……………………………………………………………….

4.4.2 REQUISITOS DE FACTURA O DOCUMENTO SOPORTE DEL

GASTO…………………………………………

4.5 LIMITES ...................................................................................................................... 10 4.6

LEGALIZACIÓN .............................................................................................................. 11 4.6.1
MODELO ...................................................................................................................

4.6.2 ESPECIFICACION ............................................................................................................ 4.6.3

LEGALIZACION DEFINITIVA ............................................................................................. 13

4.7 REEMBOLSO .................................................................................................................... 4.71

MODELO.................................................................................................................... 13 4.72
ESPECIFICACIÓN .......................................................................................................... 13

4.8 PROHIBICIONES ............................................................................................................. 15 4.8

CONTROL DE LA CAJA MENOR ........................................................................................... 16 4.9.1
CONTROL ADMINISTRATIVO ......................................................................................... 16

4.9.2 ARQUEO DE LA CAJA MENOR

.......................................................................................................................... 17

5. ANEXOS .................................................................................................................. 18

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 INTRODUCCION

En el ejercicio de las actividades y cumplimiento de la Misión de la Fundación del Alto

Magdalena se presentan necesidades urgentes que no pueden ser atendidas siguiendo
todos los procedimientos normales de contratación; Por tanto, contaremos con una
herramienta para la realización de compras urgentes, necesarias, imprevistas,
inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y/o cuantía no pueden ser
atendidas por los canales tradicionales de contratación, por lo que es necesario crear
un mecanismo ágil y oportuno que responda a las necesidades prioritarias, a través de
la conformación de la misma.
Para este efecto, la creación y el adecuado uso de la caja menor apunta al cumplimiento
de esa meta con miras a no paralizar las actividades diarias de la Fundación.
Con el presente documento se define el manejo, tratamiento y procedimientos
generales para la creación, operación, control y cancelación de una caja menor en la
Fundación.

1. OBJETIVOS
1.1 GENERAL
Este procedimiento tiene por objeto establecer los mecanismos para la constitución,
manejo, control, el uso adecuado y la responsabilidad de los gastos, de la Caja Menor
1.2 ESPECIFICOS

 Definir de manera clara y precisa el procedimiento para el manejo administrativo

y contable de la Caja Menor de la Caja menor de la Fundación del Alto
Magdalena

 Establecer y definir las pautas bajo las cuales se deben registrar de manera
sistemática los gastos de la Fundación del Alto Magdalena, que son ejecutados
a través de la Caja Menor.

2. ALCANCE

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Las disposiciones contenidas en el presente procedimiento son aplicables a la Caja
Menor constituida para gastos urgentes, imprescindibles e inaplazables de la Fundación
del Alto Magdalena

3. GLOSARIO

 ARQUEO: Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o de los

documentos y/o soportes existentes, en una fecha determinada, soportes tales
como: facturas o documentos equivalentes y demás recibos objeto del gasto por
caja menor.

 CAJA MENOR: Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con
recursos del presupuesto de gastos de la Fundación del Alto Magdalena, su
finalidad es atender erogaciones de mínima cuantía que tengan el carácter de
situaciones imprevistas, imprescindibles o inaplazables que por su urgencia no
pueden ser atendidas por los canales tradicionales de contratación.

 GASTOS URGENTES: Se denominan gastos urgentes, la adquisición de bienes

y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad
y que por lo tanto no están programados; caso contrario debe tramitarse
contratación a través de la modalidad a que haya lugar.

 LEGALIZACION: Documento mediante el cual se formaliza los gastos

realizados con cargo al anticipo concedido y se reintegran los recursos no
gastados.

 REEMBOLSO DE CAJA MENOR: Es el soporte del pago de los gastos que se

han efectuado en pequeñas cantidades por conceptos tales como: comidas,
pasajes, papelería, fotocopias, etc., estos pagos deben contar con las facturas o
documento equivalentes para su verificación

4. PROCEDIMIENTO

La constitución de la Caja Menor de la Fundación del Alto Magdalena se realizará

teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
 Responsable del manejo
 Cuantía máxima autorizada
 Destinación
 Funcionamiento y manejo de la caja menor
 Limites
 Reembolso

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  Legalización
 Prohibiciones
 Control de la caja menor

4.1 RESPONSABLE DEL MANEJO

El Director Ejecutivo de la Fundación del Alto Magdalena, designará un responsable del

manejo y control de la Caja Menor, quien estará capacitado para la adecuada
administración y seguimiento de esta.

El responsable para el manejo de la caja menor deberá́ actuar de conformidad con la

ley y conforme a las normas de la Fundación, responderá́ por la legalización oportuna
y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones
legales y disciplinarias a que hubiere lugar.
Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por algún motivo, su jefe
inmediato encargará a un segundo responsable, a quien se le rá entrea de los recursos
mediante arqueo y acta por las partes, al recibo y entrega de esta.
Así mismo, deberá llevar registros de los gastos de Caj Menor en un formato de
legalización de gastos.
4.2 CUANTIA MAXIMA MENSUAL AUTORIZADA
La cuantía mensual de los recursos asignados a la Caja Menor será hasta por tres (3)
SMMLV.

4.3 DESTINACION
Los recursos designados para la Caja Menor únicamente pueden utilizarse para la
realización de compras urgentes, necesarias, imprevistas, inaplazables e
imprescindibles, incluido sin limitarse a:
 Timbres, portes y mensajes
 Gastos de mensajería
 Correo
 Fletes
 Gastos notariales
 Implementos de oficina y papelería
 Implementos de aseo
 Artículos para cafetería
 Peajes y estacionamiento cuando sea para diligencias oficiales fuera de la
Jurisdicción del Municipio de Neiva
 Dotación del botiquín de primeros auxilios

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  Repuestos y/o reparaciones menores
 Lavado de cortinas y manteles si son propiedad de la FAM
 Elaboración de llaves, cambio de chapas, cambio de claves.
 Fotocopias, ampliaciones, reducciones, copias, cuando el servicio de la
fotocopiadora de la FAM no funcione y para fotocopias que requieran ser
obtenidas en otras entidades.
 Encuadernación empastes y anillados
 Transporte que no exceda el 30% del valor total de la caja menor.
 Elementos eléctricos para la oficina
 Loza y cristales
 Libros de consulta
 Gastos de recargue de extinguidores y cambio de sus accesorios
 Agua en botella
 Compra y Recarga de cartuchos para impresora
 Gastos necesarios para la realización de reuniones, comités de trabajo, entre
otras actividades propias del que hacer de la Fundación del Alto Magdalena y
aquellas lideradas por la Dirección Ejecutiva, Líder Procesos de Apoyo, Líder
Procesos Misionales.

4.3.1 MANEJO DEL DINERO

La Caja Menor es un fondo fijo que la Fundación del Alto Magdalena, manejará con
una cuantía en efectivo mensual por valor designado de 3,8 SMMLV, administrado
por un responsable designado y facultado

4.4 FUNCIONAMIENTO Y MANEJO

AREA O DEPENDENCIA

1.- IDENTIFICA LA 2.- PRESENTA

NECESIDAD SOLICITUD FORMA
SOLICITANTE
SOLICITUD PAGO POR CAJA MENOR

4. DESAPRUEBA
RESPONSABLE DE LA

3. REVISA SOLICITUD FIN

DDDDDD DD
CEAJA MENOR

PPROCESO
PERSONA

APRUEBA

6
DEL DINERO DE ENTREGA DINERO RECIBO DE CAJA
RESPONSABLE
FIN PROCESO
LA CAJA
SOLICITADO
MENOR

4.4.1. ESPECIFICACION

Cuando se requiera que un bien o servicio sea pagado con recursos de Caja Menor, el
área o dependencia solicitante, remitirá la solicitud al jefe inmediato del responsable de
la caja menor, quien aprobara el gasto respectivo una vez revisada su consistencia con
lo establecido en este manual. Dicha solicitud deberá presentarse con los documentos
de soporte que justifiquen la necesidad.
El procedimiento da inicio con la solicitud de pago con recursos de la caja menor por
parte del área o dependencia solicitante y finaliza con la entrega del dinero por parte
del responsable de la caja menor, para efectuar el gasto.
4.4.2 REQUISITOS DE FACTURA O DOCUMENTO SOPORTE DEL GASTO
Para efectos de comprobar cada gasto, las facturas y recibos que expidan como
soporte del servicio o gasto, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Las facturas, recibos y/o documentos equivalentes a estos, deben estar en
original y contener:
b. Los soportes deben estar a nombre de la Fundación del Alto Magdalena
c. Las facturas y/o documentos equivalentes que soporten los gastos de Caja
Menor, deberán cumplir los requisitos exigidos por la ley.
Parágrafo 1: Los pagos de transporte se deben soportar con el documento que acredite
la necesidad del desplazamiento el cual debe contar con el visto bueno del jefe
inmediato área.
Parágrafo 2: Las facturas, recibos y/o documentos equivalentes no deben tener
enmendaduras, raspaduras o tachaduras.
Parágrafo 3: Cuando se entregue efectivo para compras, provisionalmente se debe
expedir un recibo, con el nombre de la persona que recibe el dinero, su firma y número
de identificación; especificando el concepto del gasto el valor y la fecha. Este dinero,
debe ser legalizado al siguiente día de la entrega de este, en caso contrario debe
reintegrarse.

4.4.3 LEGALIZACION
Los recursos deben ser legalizados dentro del mismo mes en que se efectúan.
Una vez se legalicen estos recursos, la Fundación del Alto Magdalena, deberá tramitar
nuevamente el valor que por reintegro y conforme a soportes que se hayan remitido y
solicitado al responsable de la Caja Menor.
,Para proceder con la legalización se debe presentar la relación de gastos y anexos,
los recibos y/o las facturas originales correspondientes al mes en que son legalizados,

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en una relación en Excel y los soportes, en orden de fecha más reciente a la más
antigua, con fecha límite del día treinta (30) de cada mes, con los datos completos del
tercero: Dirección – teléfono, NIT. No obstante, lo anterior, la legalización de los gastos
de la Caja Menor deberá efectuarse durante los cinco primeros (05) días hábiles del
siguiente mes.
No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya
legalizado el gasto anterior. En caso de requerirse, El responsable de la Caja Menor
debe solicitar al Director Ejecutivo de la Fundación del Alto Magdalena la autorización
para el desembolso.
Este procedimiento inicia con la presentación de los soportes de pago correspondientes
al gasto en el que se incurrió por parte del área o dependencia solicitante, y finaliza con
la verificación y validación de estos soportes y del formato de legalización de gastos
mediante la contabilización de estos gastos frente a la ejecución de los recursos de caja
menor por parte del responsable del manejo de la Caja Menor.
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS: Presentación de soportes de gastos efectuados
con recursos de Caja Menor al responsable de la Caja Menor El responsable de la Caja
Menor diligencia el Formato de legalización de gastos, de acuerdo con la información
identificada en los soportes. El responsable de la Caja Menor presenta los soportes y
el Formato de legalización de gastos al área de pagos, previa autorización de la
Dirección Ejecutiva
4.4.4 LEGALIZACION DEFINITIVA
Dado que la Caja Menor opera únicamente durante una vigencia fiscal (anual), su
legalización final se dará antes del cierre de año fiscal.
De acuerdo con lo anterior, el responsable de la Caja Menor debe presentar relación
de todos los gastos, adjuntando todos y cada uno de los comprobantes de pago, así
como todos los documentos soportes a los que haya lugar, si no se ejecuta todo el valor
de la caja menor al final del año se hace devolución del dinero.
5. REEMBOLSO
Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 80% puede hacerse un
nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
Si al finalizar el mes el Fondo Fijo de Caja Menor no se ha ejecutado en su totalidad,
se elaborará una Nota de Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el
mes y no llevar gastos de un mes a otro.
Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la relación de
Reembolso de Caja Menor de acuerdo con el formato establecido para esta solicitud
Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronológico o por código
contable.

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Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva y así mismo
se registrarán en la Relación de reembolso de Caja Menor. Todos los soportes deberán
llevar el sello “CANCELADO” o “PAGADO” en el anverso.
Elaborado el formato de solicitud de Reembolso se pasará a Líder Proceso de Apoyo
para la respectiva revisión. Una vez visada volverá a Tesorería para proceder a
elaborar el comprobante de pago.

6. RESPONSABILIDAD, CONTROLES Y ARQUEOS

La responsabilidad sobre los dineros entregados como base para la caja menor es
exclusiva del empleado a quien se le delega el manejo de la caja menor.

Semanalmente y de forma sorpresiva, el responsable de la Fundación practicará un

arqueo de Caja menor, estableciendo los sobrantes o faltantes, los cuales contabilizará
estableciendo las debidas responsabilidades e investigaciones

Los faltantes que resulten de los arqueos practicados a la caja menor deberán ser
cubiertos por el funcionario encargado de su manejo y si se considera pertinente, se
abrirá la investigación interna correspondiente, los sobrantes deberán consignarse por
caja y en ambos casos, se debe adjuntar el recibo correspondiente al acta del arqueo
practicado.

Este procedimiento inicia con la identificación de los recursos asignados a la caja

menor, así como de cada uno de los gastos o demás conceptos en los que se haya
incurrido durante su ejecución, basándose en la información reportada por los soportes
de pago y finaliza con el reintegro de recursos cuando se trate de faltantes, y/o la
consignación de recursos cuando de sobrantes se trate

6. PROHIBICIONES
Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de la caja menor:
1. Atender gastos o préstamos personales y cambiar cheques de funcionarios o de
cualquier otra persona.
2. Adquirir elementos que existan en la FAM.
3. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la Caja menor.
4. Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito.
5. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina.
6. Permitir demoras mayores al día hábil para la legalización de recibos
provisionales.
7. Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de
cancelarlos con los recursos de la caja menor.
8. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
9. Atender pagos por arrendamiento de inmuebles.

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 10. Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la Empresa.
11. Realizar compras de activos fijos.
12. Pago de servicios personales.
13. Compra de artículos de uso personal
14. Efectuar cualquier pagos y gastos por concepto diferente a los autorizados
15. Efectuar gastos por servicios que pueden ser prestados por colaboradores de la
FAM
16. Efectuar pagos que excedan a la cuantía máxima establecida.
17. Cuando por cualquier circunstancia la caja menor quede inoperante, no se podrá
constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su
totalidad

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Formato de solicitud de reembolso caja menor.
 Acta de apertura caja menor
 Instructivos
 LPA – GT – I – 006

MILLER AUGUSTO PERDOMO ROMERO

Director Ejecutivo

8. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Fecha Cambios al documento

1 28 – 10 – 2019 Creación del documento.

9. CUADRO DE FIRMAS.

ELABORO REVISO APROBO

GLORIA INES MILLER AUGUSTO

NOMBRE ANDREA RIVERA GARCIA
DUSSAN.S PERDOMO ROMERO
LIDER PROCESO DE DIRECTOR
ASESOR JURIDICO
CONTRATISTA APOYO EJECUTIVO
FECHA 18-07-2019

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