MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE GESTIÓN DE
FINANZAS

Aspectos Generales del Proceso

GFI-M-001

Versión 1.3
Caracas, Febrero 2013
 MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Finanzas

Código: GFI-M-001
Aspectos Generales del Proceso Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE GESTIÓN DE
FINANZAS

Aspectos Generales del Proceso

GFI-M-001

APROBACIÓN
ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO
Oficina de Oficina de Sesión Nº Punto Cuenta Fecha
Planificación y Presupuesto Administración y Finanzas
Responsable Responsable Responsable/s
ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................4
2. PROPÓSITO .............................................................................................................................4
3. ALCANCE ................................................................................................................................4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS .....................................................................................................4
5. BASE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA...............................................................7
6. CARACTERIZACION DEL PROCESO ....................................................................................9
7. MAPAS DE PROCESOS ........................................................................................................10

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1. INTRODUCCIÓN
El Instituto Nacional de Estadística (INE) es el principal órgano público de estadística de
Venezuela, su principal función es brindar estadísticas e información al Poder Ejecutivo
Nacional para que éste pueda coordinar sus acciones.
Para cumplir con este propósito, el Instituto se conforma de diferentes unidades
administrativas. El presente manual corresponde a la descripción de los procedimientos
pertenecientes a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, cuyo objetivo fundamental es
administrar la tesorería y garantizar la emisión de los pagos requeridos por las distintas
unidades organizativas de la institución, así como gestionar la facturación y la cobranza a
clientes y administrar el flujo de caja de la institución.

2. PROPÓSITO
El presente Manual tiene como objeto servir de instrumento de apoyo en el
funcionamiento institucional, al integrar en forma ordenada, secuencial y detallada los
procedimientos pertenecientes a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, y que a su vez
permitan el registro, gestión y control del flujo de caja del Instituto Nacional de Estadística
(INE).

3. ALCANCE
El presente Manual de Procesos contempla la descripción y flujogramas de los
procedimientos pertenecientes a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, la interrelación
que tienen con las áreas del Instituto, las normas que rigen cada uno de los
procedimientos, el Mapa de Procesos de la Coordinación y la caracterización del macro
proceso Gestionar la Tesorería, así como las bases legales que enmarcan todos los
procesos contables en el sector público y la definición de términos básicos necesarios.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ALÍCUOTA IMPOSITIVA
Porcentaje (%) que se aplica a la base Imponible (Monto Facturado) para obtener la
cuantificación de la deuda tributaria por cada operación gravada.

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BANCO
Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de
crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para ponerlos a
disposición de quienes puedan hacerlos fructificar.

DOCUMENTO
Información estructurada en cualquier medio o soporte.

EVENTOS ESPECIALES
Comprende una actividad eventual o especial que se ejecuta en una fecha determinada.

FACTURA
Documento que cumple con las normativas establecidas por el SENIAT y el cual es
expedido por el proveedor a la contraparte, cuando se realiza la transacción de compra.
En la misma se detalla con la debida especificación, la clase y cantidad de mercancía
vendida, así como su precio unitario y valor total.

ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

Documento que emite la organización para adquirir un bien y/o servicio y cubrir así,
alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio
establecidas.

PAGO
Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras
personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un
cheque o efectivo.

PASAJE
Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio
de algún tipo de transporte.

PRESUPUESTO
Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras.

PROCESO
Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar
entradas en salida.

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PROVEEDOR
Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten
servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista.

PROYECTO
Categoría que establece la propuesta específica de trabajo e incluye el conjunto de
acciones necesarias para alcanzar los objetivos y metas.

REGISTRO CONTABLE
Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico,
con el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información
financiera del mismo.

SENIAT
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO

Es un documento de erogación realizado por la unidad de Ordenación de Pago.

UNIDAD TRIBUTARIA
La Unidad Tributaria es la medida de valor establecida a los efectos tributarios, como una
medida que permite equiparar y actualizar el costo de los bienes a la realidad
inflacionaria, los montos de las bases de imposición, exenciones y sanciones entre
otros, con fundamento en la variación del índice de precio al consumidor (IPC).

VIÁTICOS
Es la asignación en dinero que se otorga a los trabajadores, para que cancelen los gastos
en que incurran por concepto de alojamiento y alimentación, con motivo de la prestación
de servicios fuera del lugar habitual de trabajo.

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5. BASE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

El presente manual está enmarcado bajo las siguientes normativas legales que rigen la
contabilidad de los entes del sector público:
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley Orgánica de la Administración Pública.
 Ley Contra la Corrupción.
 Ley que establece el Régimen para la Conciliación, Compensación y Pagos de
Deudas entre Organismos Gubernamentales y entre estos y los Estados y Municipios.
 Ley Orgánica de la Función Pública de Estadística.
 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público.
 Normas Generales de Control Interno.
 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del
Sistema Nacional de Control Interno.
 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema Presupuestario.
 Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema Tesorería.
 Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema Contabilidad Pública.
 Reglamento Interno del Instituto Nacional de Estadística.
 Providencia Administrativa por la cual se dicta el Manual de Normas de Control
Interno sobre un Modelo genérico de la Administración Central y Descentralizada
funcionalmente.
 Providencia Administrativa mediante la cual se regula la formación y rendición de
cuenta que acompañará a la Memoria Anual de los Ministerios.
 Providencia Administrativa que establece el Plan de Cuentas Patrimoniales aplicables
a la República y sus Entes Descentralizados funcionalmente.

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 Providencia Administrativa que establece el Clasificador Presupuestario aplicable a

los Órganos y Entes del Sector Público.
 Providencia que regula la Liquidación y Cierre del Ejercicio Económico Financiero del
año 2005.
 Instructivo sobre las Inversiones Financieras de los Organismos que conforman el
Sector Público Nacional.

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6. CARACTERIZACION DEL PROCESO

INSUMOS PRINCIPALES Procesos RESULTADOS
Comprobante de Retenciones
Solicitud de Autorización para Apertura de
Cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector GFI-1 Subproceso de Gestión de Pagos Reporte bancario correspondiente a la
Público Nacional transferencia bancaria
GFI-2 Subproceso de Gestión de
Formulario Orden de Pago Interna Cheque de Pago
Formulario Solicitud y Orden de Viático Ingresos Propios Memorando con copia de facturas
Cheque de Pago Solicitud y Orden de Viático
Comprobantes de Retenciones Facturas de Deudores
Reporte de Cheques Emitidos Comprobante de Depósito Bancario
Relación con la Programación de viáticos Estado de Cuenta Bancario
Planilla de Deposito bancaria o Cheque
Estado de Cuenta
Solicitud y Orden de Viático
Conciliación Bancaria
Contrato del Deudor
Factura de Deudores

ORGANIZACIONES RESPONSABLES INTERACCIONES PRINCIPALES

Gerencia de Administración y Finanzas Todos los Procesos

Mejor control en la facturación y los registros de pagos.ASPECTOS CLAVES DE CONTROL

Verificación
Registro dede
la los pagos realizados.
contabilidad generada por las operaciones ordinarias y extraordinarias de la institución.
Control en cuanto a la administración
Validar todos los documentos y soportesde los recursos.para la ejecución de los procesos.
necesarios

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7. MAPAS DE PROCESOS
Mapa Nivel 0:
A continuación se ilustra el Mapa de Procesos Nivel 0 de la institución, indicando la posición, interacciones y flujo general del Proceso de Finanzas:
GOBIERNO LEGISLACION ENTORNO INTERNO ENTORNO EXTERNO
ESTRATÉGICOS
PROCESOS

GPP GPR
GPP GPR
GESTIÓN DE GESTIÓN DE
GESTIÓN DEY
PLANIFICACIÓN GESTIÓN DE
PROCESOS
PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO PROCESOS
PRESUPUESTO

TODOS LOS
PROCESOS
MEDULARES
PROCESOS
PROCESOS DE SO-
PORTE MEDULAR

PROCESOS
MEDULARES
APOYO RECURSOS
PROCESOS DE

GRH GSA GCO GFI GFC

GRH GSA GCO GFI GFC
GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE
GESTIÓN DE
RECURSOS GESTIÓN DE
SERVICIOS GESTIÓN DE
CONTABILIDAD GESTIÓN DE
FINANZAS GESTIÓN
FONDOS DE
DE
RECURSOS
HUMANOS SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD FINANZAS FONDOS
CAJA DE
CHICA
HUMANOS ADMINISTRATIVOS CAJA CHICA

TODOS LOS
PROCESOS

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Mapa Nivel 1:
De la desagregación del proceso de Gestión de Finanzas, se obtienen los Procesos que lo integran, estos son ilustrados en el Mapa Nivel 1, en
donde se indica la posición, interacciones y flujo general de los Procesos entre sí.
GPP GPR
GPPDE
GESTIÓN GPRDE
GESTIÓN
GESTIÓN DEY
PLANIFICACIÓN GESTIÓN DE
PROCESOS
ESTRATÉGICOS

PRESUPUESTO Y
PLANIFICACIÓN PROCESOS
PRESUPUESTO
PROCESOS

GPP-1 GPP-2 GPR-1 GPR-2

GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE
PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES DE
PROCESOS PROCESOS
MEDULARES
PROCESOS
PROCESOS DE SO-
PORTE MEDULAR

GRH GSA GCO GFI GFC

GRH GSA GCO GFI GFC
GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE
RECURSOSDE
GESTIÓN SERVICIOSDE
GESTIÓN GESTIÓN DE
CONTABILIDAD FINANZASDE
GESTIÓN GESTIÓN
FONDOS DEDE
APOYO RECURSOS

RECURSOS
HUMANOS SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD FINANZAS FONDOS
CAJA DE
CHICA
PROCESOS DE

HUMANOS ADMINISTRATIVOS CAJA CHICA

GRH-1 GRH-3 GSA-1 GCO-1 GFI-1 GFC-1

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN DE NÓMINA COMPRAS LIBRO MAYOR PAGOS DE FONDOS DE
DEL PERSONAL DEL PERSONAL CAJA CHICA

GRH-2 GRH-4 GSA-2 GCO-2 GFI-2 GFC-2

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE CONTROL DE
DESARROLLO DE BENEFICIOS BIENES Y CUENTAS POR INGRESOS PROPIOS FONDOS DE
DEL PERSONAL DEL PERSONAL MATERIALES PAGAR CAJA CHICA

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Mapa Nivel 2:
Desagregando aún más el Proceso de Gestión Financiera, se obtienen ahora los Procedimientos que integran cada Proceso, los cuales contienen las
distintas actividades y tareas que en cada caso se ejecutan:
ENTRADAS PROCEDIMIENTOS RESULTADOS
Facsímil de Firmas GFI-1 Subproceso de Gestión de Pagos Propósito:
(Gerencia de Administración) Administrar la tesorería y
Planilla de solicitud de autorización garantizar la emisión de los
para apertura de cuentas y/o registro pagos requeridos por las
de cuentas del sector público nacional
distintas unidades organizativas
(Gerencia de Administración)
de la institución.
Comunicación dirigida a la Oficina
Nacional del Tesoro GFI-P-101 GFI-P-102 GFI-P-103 Tarjeta de registro de la cuenta bancaria
(Gerencia de Administración) MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO PAGO A aperturada
Autorización para la apertura de cuenta DE DATA MAESTRA DE DATA MAESTRA PROVEEDORES (Entidad bancaria)
bancaria DE BANCOS DE PROVEEDORES
(Oficina Nacional del Tesoro)
Creación el auxiliar contable
Comunicación dirigida a la Entidad Bancaria (Gerencia de Administración)
(Gerencia de Administración) Registro del Proveedor y del número
Formato “Consulta de Rif” del de beneficiario
Proveedor (Gerencia de Administración)
(Portal web del SENIAT) GFI-P-104 Registro del Deudor
Presupuesto del Proveedor SOLICITUD Y PAGO (Gerencia de Administración)
(Coordinación de Compras/Servicios DE VÏÁTICOS AL Expediente del Deudor
Generales) PERSONAL (Gerencia de Administración)
Contrato de servicio Facturas (original y copias)
(Gerencia de Administración) (Gerencia de Administración)
Comprobante de depósito/transferencia Memorándum de Facturación
Deudores
GFI-2 Subproceso de Ingresos Propios (Gerencia de Administración)
Formulario: Solicitud y Orden de Viático Registro de pagos en el sistema
(Gerencia de Administración) (Gerencia de Administración)
Tabla de viáticos y tasas establecidas Pago de viáticos
en la Gaceta Oficial (Gerencia de Administración)
(Gerencia de Administración)
Cheque de pago
Memorándum de solicitud de viático
(Gerencia de Administración)
(Gerencia de Administración) GFI-P-201 GFI-P-202 Reporte de cheques emitidos
Formulario: Anexo Imputación MANTENIMIENTO FACTURACIÓN Y (Gerencia de Administración)
Presupuestaria DE DATA MAESTRA COBRANZA DE
Registro de pagos
(Gerencia de Planificación) DE DEUDORES INGRESOS
PROPIOS (Gerencia de Administración)
Recibo de Pago y Orden de Pago
(Gerencia de Administración)
Retenciones de impuestos
(Gerencia de Administración)

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