Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
CRÉDITOS
ÍNDICE
N.º 22 - 2018
Revista Archivística de la Asociación de Archiveros
de Andalucía
TRIA
22
TRIA
Revista Archivística de la Asociación de Archiveros de Andalucía
22
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un órgano de expresión y de formación
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el ámbito andaluz y español. Su campo son todos los problemas
teóricos y prácticos que plantea la profesión, sin limitaciones apriorísticas de ningún tipo, ex-
ceptuando el interés y la calidad de los trabajos presentados para su publicación. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningún
caso expresan el estado de la opinión de la revista o de la Asociación como tal.
Edita:
Asociación de Archiveros de Andalucía
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseño de la cubierta:
Iris Gráficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetación:
Fernando Fernández. ed-Libros. Tomares. Sevilla
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artículos en el próximo número deben remitir los origi-
nales antes del 15 de junio de 2020.
Los autores se atendrán a las normas de presentación de artículos recogidas en la
sección PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
PORTADA ÍNDICE
FINES DE TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un órgano de expresión y de
formación profesional permanente de la Asociación de Archiveros de Andalucía, al
servicio de los archiveros e interesados por los trabajos sobre los Archivos, en el ámbito
andaluz y español. Su campo de trabajo incluye todos los problemas teóricos y prácti-
cos que plantea la profesión, sin limitaciones apriorísticas de ningún tipo, exceptuan-
do el interés y la calidad de los trabajos presentados para su publicación. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en
ningún caso expresan el estado de la opinión de la revista o de la Asociación como tal.
PRESENTACIÓN DE ORIGINALES:
Todas las colaboraciones deberán entregarse en fichero electrónico a través de
correo electrónico, atendiendo a las normas de publicación aprobadas por la revista y
recogidas en la sección PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org. Los
trabajos presentados deben ser originales y no haber sido publicados con anteriori-
dad, ni estar pendientes de dictamen de cualquier otra publicación. El Consejo de
Redacción de TRIA no se hace responsable, en ningún caso, de la credibilidad y
autenticidad de los trabajos. Se aceptan trabajos en español e inglés. El plazo para
presentación de los trabajos finalizará el 15 de junio de cada año.
PROCESO DE EVALUACIÓN:
El método de evaluación de TRIA es el denominado de «doble ciego», con el fin
de preservar el anonimato tanto del autor del texto como de los evaluadores. El Con-
sejo de Redacción decidirá sobre la publicación del texto a la luz de los informes, que
serán dos como mínimo. En el caso de que un artículo no se adecue a la línea general
de la revista, será devuelto a su autor sin necesidad de evaluación. El secretario de la
revista notificará al autor la decisión tomada sobre su trabajo. En caso de aceptación,
el secretario podrá adjuntar, además, la relación de modificaciones sugeridas por los
evaluadores. La decisión última de publicar un texto puede estar condicionada a la
introducción de estas modificaciones por parte del autor. Tanto los artículos rechaza-
dos como los informes de los evaluadores se conservarán en el archivo de la revista.
COPYRIGHT:
Todos los trabajos publicados en la Revista TRIA son propiedad de sus autores.
La propiedad de la edición de la revista es propiedad de la Asociación de Archiveros
de Andalucía. Es obligatorio hacer mención a la publicación en la que ha aparecido
el texto, mencionando y remitiendo a la edición de la Asociación de Archiveros de
Andalucía. No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra, ni su tra-
tamiento informático, ni su transmisión por cualquier medio ya sea electrónico, me-
cánico, fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociación
de Archiveros de Andalucía.
PORTADA ÍNDICE
DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD:
Los nombres y direcciones de correo-e y cualquier otro dato de índole personal
introducidos en esta revista se usarán exclusivamente para los fines declarados por
esta revista y no estarán disponibles para ningún otro propósito ni podrán solicitarlos
cualquier persona distinta al interesado.
CONSEJO EDITORIAL:
Director: Rafael Martínez Castro (Archivo Histórico Provincial de Córdoba)
Secretaría: Dulce Ramírez Parias (Departamento de Organización y Gestión
Documental, Emasesa)
CONSEJO DE REDACCIÓN:
Mateo Páez García (Consejería de Cultura, Junta de Andalucía)
Margarita Gómez Gómez (Universidad de Sevilla)
Carmen Barriga Guillén (Archivo de la Diputación Provincial de Sevilla)
Marcos Fernández Gómez (Archivo Municipal de Sevilla)
Esther Cruces Blanco (Archivo Histórico Provincial de Málaga)
José María Carmona Domínguez (Archivo Municipal de Carmona)
Ana Melero Casado (Consejería de Cultura, Junta de Andalucía)
Francisco Fernández López (Archivo Histórico Provincial de Sevilla)
Reyes Rojas García (Archivo General de Indias)
CONSEJO ASESOR:
José Ramón Cruz Mundet (Universidad Carlos III de Madrid)
Arsenio Sánchez Hernampérez (Biblioteca Nacional de España)
Joaquím Llansó Sanjuán (Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del
Gobierno de Navarra)
Manuel Romero Tallafigo (Universidad de Sevilla)
Manuel Ravina Martín (Archivo General de Indias)
Anabella Barroso Arahuetes (Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya)
Ramón Alberch y Fugueres (Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents
Universidad Autónoma de Barcelona)
Antonia Heredia Herrera (Archivera)
Antonio González Quintana (Subdirector General de Archivos, Comunidad de
Madrid.)
Luis Torres Freixinet (Archivo Municipal de Zaragoza)
Luis Hernández Olivera (Universidad de Salamanca)
María Luisa Conde Villaverde (Fiscalía General del Estado)
Severiano Fernández Ramos (Universidad de Cádiz)
PORTADA ÍNDICE
ÍNDICE
1
PORTADA
PIERREFITTE-SUR-SEINE. UN NUEVO EDIFICIO PARA LOS ARCHIVOS
NACIONALES DE FRANCIA
Jean-Luc Bichet.................................................................................................... 117
PORTADA
PRESENTACIÓN DE LA PRESIDENTA DE
LA ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS
DE ANDALUCÍA
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
PRESENTACIÓN DE TRIA 22 DE LA PRESIDENTA DE
LA ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCÍA
Noemi Belmonte Rguez-Pascual
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
de la memoria, queremos ampliar nuestra colaboración con otras entidades (FAMP,
Universidades...) y aumentar nuestra presencia en redes sociales.
Indiscutiblemente, la continuidad de la Revista TRIA es otro de los objetivos a
cumplir en esta nueva etapa, manteniendo su periodicidad anual, estableciendo los
mecanismos de control que aseguren la calidad de los artículos, e intentando aumen-
tar su calificación en los índices y repertorios de publicaciones científicas.
Fruto de este interés por continuar la publicación de TRIA es este número 22,
que recoge ponencias, participaciones en mesas de debate y comunicaciones de las
II Jornadas Internacionales, celebradas como ya hemos comentado en la ciudad de
Málaga, del 14 al 16 de noviembre de 2018.
Como ya se expuso en la presentación de dichas Jornadas, “la razón de ser de los
archivos es, en primera instancia, servir a las organizaciones y a las personas que pro-
ducen los documentos que gestionan y conservan y, en segundo lugar y en general, a
aquellas otras personas que demandan sus servicios, ya sea por razones de defensa de
derechos, de investigación o, simplemente, por mero interés cultural”.
No obstante, los tiempos que vivimos han dado lugar a realidades que sobrepasan
esta perspectiva tradicional del servicio en los archivos. Realidades en las que vemos
cómo se amplía el concepto de “interesado” y se incrementa notablemente el uso
de los archivos; en las que existe una demanda creciente de nuevos servicios (desde
sistemas de gestión documental integrales e integrados, a demandas de información
y datos en formato abierto, pasando por servicios culturales y actividades de difu-
sión); y en las que los cambios de soporte y medios (acceso a documentos a través de
internet, administración electrónica...), determinan incluso la propia configuración
de los archivos.
Son, por tanto, muchos y muy variados los aspectos a estudiar en relación al ser-
vicio de los archivos en la era de la información, pero las II Jornadas Internacionales
han apostado por tres temas básicos:
– El documento, teniendo en cuenta los cambios sufridos en los últimos años,
tanto en su soporte -documento electrónico-, como en su estructura y conte-
nidos -metadatos-.
– El servicio y los nuevos medios de prestarlo a través de las tecnologías de la
información y la comunicación, aplicables a todas las facetas del archivo.
– Y el edificio y el repositorio, junto a las necesidades tradicionales de los ar-
chivos para documentos en soporte papel, se ha analizado la problemática
actual en relación al almacenamiento y conservación de los documentos en
los nuevos soportes.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Con estos temas como focos de interés, las II Jornadas Internacionales se abrie-
ron con la conferencia inaugural a cargo de Deborah Jenkins, titulada “Servicios de
archivo para el siglo XXI”, quien hizo un repaso por el uso de los archivos y el papel
de los archiveros en los últimos 70 años.
Las ponencias abordaron algunos de estos aspectos del servicio de los archivos
XXI, desde la experiencia londinense de “Archivos para todos” glosada por Tim Ha-
rris, a los trabajos de normalización en el ámbito europeo descritos por Ana López
Cuadrado.
Un elemento innovador de las jornadas fueron las mesas de diálogo, donde se
pudo profundizar en diferentes temas, como el documento administrativo electróni-
co desde su perspectiva archivística y jurídica, el servicio de los archivos y los usua-
rios, los repositorios digitales o los nuevos edificios de archivos.
Las interesantes comunicaciones abordaron cuestiones concretas del servicio en
los archivos, desde la puesta en valor de una determinada serie documental o de un
determinado fondo, a la prestación del servicio a través de redes sociales, la cuantifi-
cación del servicio o la administración electrónica en los archivos.
Las II Jornadas Internacionales se clausuraron con un debate acerca del papel de
los archiveros/as como profesionales al servicio de todos los ciudadanos, en donde
se contó con la intervención de nuestra querida Antonia Heredia, maestra de todos
nosotros y pilar importantísimo en la vocación de servicio de nuestros archivos.
No queremos finalizar sin antes agradecer a todos los que hicieron posible la ce-
lebración de estas jornadas, contenido esencial de esta publicación. Desde la anterior
Junta Directiva encabezada por Mateo Páez, hasta todos aquellos que prestaron su
desinteresada colaboración en Málaga para poder llevar a buen puerto las mismas.
La nueva Junta directiva espera que esta publicación y su valioso contenido re-
sulte de interés tanto para la comunidad científica y académica, como para la comu-
nidad profesional del archivo. Porque, como ya dijo en la presentación de la Revista
Tria 21 nuestro anterior presidente, en definitiva, este y no otro es el fundamento
último de nuestra revista.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
PONENCIAS
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
ARCHIVE SERVICES IN THE TWENTY FIRST
CENTURY
Deborah Jenkins
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 19-29
Abstract:
The themes explored in this paper reflect the journey undertaken by the archives profes-
sion in the last 70 years. The redefinition of the use of archives and of the role of archivists
covers a gradual shift from Archivists as impartial providers of information (1945 to 1970);
to Archivists as educators and interpreters (1970 to 1990); then Archivists as representatives
of their culture (from 1990), Archivists as community healers (from 2000) and Archivists as
cultural defenders (from 2010). Finally, we look at the case for the role of the Archivist-Activ-
ist in the present day. Of course, it does not mean that as a new role for the archivist evolved
the earlier role was shed.
The conclusion of this analysis is optimistic for the profession: archivists are now key
players in preserving trustworthy cultural memories.
Key Words:
Impartiality; Interpretation; Community Archives; Archivist-Activist.
Resumen:
Los temas explorados en este documento reflejan el viaje emprendido por la profesión de
los archivos en los últimos 70 años. La redefinición del uso de los archivos y del papel de los
archiveros abarca un cambio gradual desde los archiveros como proveedores imparciales de
información (1945 a 1970); a los archiveros como educadores e intérpretes (1970 a 1990);
los archiveros como representantes de su cultura (desde 1990), los archiveros como sanadores
comunitarios (desde 2000) y los archiveros como defensores culturales (desde 2010). Finalmen-
te, analizamos el caso para el papel del Archivero-Activista en la actualidad. Por supuesto, no
significa que a medida que se desarrolla un nuevo rol para el archivero, el rol anterior se elimine.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
20 Deborah Jenkins
La conclusión de este análisis es optimista para la profesión: los archiveros ahora son ac-
tores clave en la preservación de recuerdos culturales fidedignos.
Palabras clave:
Imparcialidad; Interpretación; Archivos de la Comunidad; Archivista-Activista
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archive services in the twenty first century 21
Of course, it does not mean that as a new role evolved the earlier role was shed.
On the contrary, there was an expectation of cumulation of roles.
ARCHIVISTS AS IMPARTIAL PROVIDERS OF INFORMATION
It might come as a surprise to newly trained archivists today to find out that 50
years ago, certainly in Anglophone countries, the key text book on archive admin-
istration, written by Hilary Jenkinson, envisaged that archivists were meant to be
aloof, separate from the administration whose records were in their stewardship.
Jenkinson actually argued that archivists should not be involved in the creation and
early appraisal of records: more importantly still he stated that archivists should not
be involved in records management. One of the early essays I had to write at archive
school was precisely on whether records management was part of the role of the
archivist. Key to Jenkinson’s thinking was the need for complete dissociation and
separation of the record creators and the archive keepers. Involving archivists in col-
lection building would, in his view, adulterate the reliability of historical evidence
and compromise the impartiality of the archivist.
At that stage, the role of the archivist as an impartial provider of information was
protected by very lengthy closures and restrictions on access to records. Government
agencies, both at a national and at local and municipal levels, transferred their re-
cords to the archives services after long periods of semi-currency.
The role of the archivist has moved on since then but the one significant way in
which this distancing still occurs is that, then as now, archivists make no judgement
about the use of the material by their users. It remains the case (and it is an impor-
tant residual legacy) that archivists will make material in public archives available to
holocaust deniers or to individuals who wish to sue the agencies whose papers are
retained in the archive.
ARCHIVISTS AS EDUCATORS AND INTERPRETERS
While impartiality remained an important objective for archivists in the twenti-
eth century, it soon became apparent that, because of their knowledge of the collec-
tions, professionals employed in archive services were best placed to tell the stories of
the communities, the institutions and the individuals whose papers they were. It was
also felt important that young people should be made aware of the potential con-
tained in archives. Gradually, an uncomfortable compromise evolved in the 1970s
and 1980s, where school children were invited to tour archive services and look at
(but not touch) historical material.
Then, again in an attempt to keep the archivists away from an interpretative
role, teachers were employed by archive services and young people were finally en-
couraged to interact physically with archival material. The concept that people at all
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
22 Deborah Jenkins
levels of educational attainment could benefit, could enjoy historical evidence was
finally accepted in the relatively recent past. One of the most interesting educational
projects delivered at one of the offices in my direction actually encouraged children
of primary school age to look at the nature of evidence by re-enacting court trials.
Forty five years ago, the training of archivists was based on the presumption
that the relationship between professionals and users would be based on a personal
relationship, experienced physically. The archivist, the user and the archives would
all be in one reading room together, at the same time. The process of research was a
surprisingly intimate process, based on continued and sometimes lengthy exchanges.
In the first record office where I worked, one of regular researchers was a dentist who
had Wednesday afternoons free – so for years we would see him for half a day per
week every week: we would look out for items of interest to him from Thursday to
Tuesday.
As collections grew in size and reader numbers multiplied, this became more
difficult to deliver. It is worth remembering that at that stage, to justify archive ser-
vice budgets, growth in usage was the commonest argument. As genealogy became
a leading leisure pursuit, archive services were torn between providing services for
the majority of their users and still supporting what was still called ‘serious’ research.
Of all the changes in archive practice which have occurred in my working life,
none has been as significant in the development of archive services as the idea of the
remote use of archives. You will know better than me the reasons for this change –
the automation of finding aids, the digitisation of archives and the introduction of
born digital material in archive collections. In this, like practice in archaeology or
in museology, archive practice has moved dramatically, and perhaps more thinking
is needed here. Digital Archive Reading rooms are more than just a website with an
automated catalogue and digital versions of the treasures held by each archive service.
In selecting items for digitisation, in setting priorities for the cataloguing of col-
lections, archivists are making choices and imposing perspectives on archive services
which need to be explained to users, especially remote users.
ARCHIVISTS AS REPRESENTATIVES OF THEIR CULTURE
It is inevitable that archive practice should reflect as well as inform history writ-
ing. The impact of the Annales School in France, which gradually permeated the
rest of European historical research and methodology in the course of the twentieth
century, cannot be overestimated.
For archives, this led to a broadening of archive collecting, a broadening of the
spectrum of history for which evidence was needed. It might be characterised by the
concept of ‘bottom up’ as well as ‘top down’ archive keeping. Critically, for archivists,
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archive services in the twenty first century 23
it meant looking at those parts of their communities and cultures which were not
visible in their collections.
At the end of the twentieth century, it was not yet a professional given in the UK
and elsewhere in Europe that archivists should, in their collecting building, try and
reflect the reality of the populations whose narrative the archives were trying save for
future generations.
This debate, which sounds rather arcane and technical, was particularly strong
among local, regional and territorial archivists. The archivists in Amsterdam, for
instance, found it difficult to document important historical realities of their city
and argued that to achieve full representativeness the diamond, sex and drugs trades
should somehow be reflected in their archival holdings. In London, this period coin-
cided with the building of African Caribbean collections in archive services.
From the end of the 20th century, therefore, we see the opposite of the princi-
ple enounced by Hilary Jenkinson developed. Archivists, through active collection
building, start imposing their interpretation of the cultures to which they belong.
As archive practice evolved, the role of the archivist came to encompass a need for
balance and clarity of purpose in collection building.
ARCHIVISTS AS COMMUNITY HEALERS
The role of archives in community identity became better understood from the
turn of this century. In some parts of Europe, this was clearly reflected in the found-
ing of community archives: that is to say the development of citizen led groups,
focussed on writing, collecting and sharing archives.
In the UK, for instance, early examples of community archive groups developed
in deprived areas deeply affected by the closure of the coal mines in the 80s and 90s.
This movement was supported by the argument in favour of representativeness in
archives, although some professional archivists had difficulty in relating to this devel-
opment. An example of such a citizen archive is available on the NowThen <http://
nowthen.org/collections> website, and citizen archives in the UK have banded to-
gether to produce a joint website <http://www.communityarchives.org.uk/archives>.
Nowadays, ARA, the professional archival association in Ireland and the UK has
a formal and understood relationship with the many community archives created in
the British Isles and has a Community Archives and Heritage Group in its structure.
In the formal archival structures right around the world, there are now countless
examples of the use of archives as essential sources in the exploration of past injustic-
es, crimes, oppression – ranging from evidence in cases of child abuse to records of
extensive land expropriations (such as in Derry-Londonderry in Northern Ireland in
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
24 Deborah Jenkins
the seventeenth century, the subject of a recent project between the Derry Archives
and London Metropolitan Archives).
In the UK one of the most telling recent examples of the relevance of archival
evidence in community healing is that of the Hillsborough disaster. For those of you
who are football fans, you may remember that the disaster, which happened on 15th
April 1989 during a Football Association Cup semi-final between Liverpool and
Nottingham Forest Football Clubs at a football ground in Sheffield, was the worst
sporting disaster in British history. Following a police decision, the football ground
was over filled and a crowd crush led to 96 deaths and 766 injuries.
In the original analysis, based on police evidence, it was decided that the deaths
had been accidental. Following over 20 years of campaigning by the families of the
96 victims, an Independent Panel was appointed to review the evidence in 2009.
The independent panel, which reported back in 2012, demonstrated that the police
evidence had been tampered with, and new inquests found that the deaths had been
caused because of the ‘grossly negligent failure’ of the police. The following letter
appeared in the Guardian Newspaper when the Panel published its findings:
Among the most significant contributions to Hillsborough Independent Panel’s report has
been that of archivists and records managers. […They] have been instrumental in making
over 45,000 documents available for the first time. They are to be congratulated for their
hard work and commitment in enabling the records of the Hillsborough disaster to speak
for themselves.
There can be few more powerful examples of the value of archives and records in holding
public authorities to account and ensuring transparency in every branch of government
and administration.
The composition of the independent panel which was chaired by James Jones, the
Bishop of Liverpool is instructive:
• Raju Bhatt, human rights lawyer
• Christine Gifford, expert in the field of access to information
• Katy Jones, investigative journalist
• Bill Kirkup, Associate Chief Medical Officer in the Department of Health
(United Kingdom)
• Paul Leighton, former Deputy Chief Constable of the Police Service of
Northern Ireland
• Professor Phil Scraton, expert in criminology
• Peter Sissons, broadcaster (media)
• Sarah Tyacke, formerly Chief Executive of the National Archives
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archive services in the twenty first century 25
And there we have it: a senior archivist, entrusted, along with 8 other experts,
with the review of one of the most emotional and well publicised cases pitching
working class people against the establishment, notably the police in the UK. The
expert assistance of an archivist was not sought in 1989, but, by the first decade of
the 21st century, the requirement for those skills and perspectives was embedded in
a landmark case.
Community healing is all the more important at an international level: it is worth
mentioning two important initiatives in this context.
• Firstly, the creation of the Arusha Archives and Records section of the United
Nations Mechanism of International Criminal Tribunals. The Arusha Ar-
chives and Records section holds the judicial records, the administrative and
other records of atrocities in various parts of the world (including Ruan-
da and Yugoslavia). The Arusha Record Centre in Tanzania represents an
extraordinary investment in justice by the United Nations and evidence of
growing reliance on archives and records as a basis for explanation and un-
derstanding.
• Secondly, the work of the Archives and Human Rights working group of the
International Council on Archives. Its role is more about developing stand-
ards and practices on how archivists should manage this difficult element
of their professional work. It issues a monthly newsletter on archives and
human rights, it develops projects to increase the cooperation between ICA
and archival services and administrations in the field of human rights, and
it supports better and wider use of archives in the defence of human rights.
Key publications include:
1. Basic Principles on the role of Archivists and Records Managers in support of
Human Rights, Archives and Human Rights Working Group - HRWG,
updated October, 2016.
2. Gonzalez-Quintana, Antonio (2009), Archival Policies in the Protection of
Human Rights, UNESCO, ICA. (available in English, French and Span-
ish).
3. Application of ISAD(G) for Human Rights Archives, Trudy Huskamp Pe-
terson, 2005 (available in English).
ARCHIVISTS AS CULTURAL DEFENDERS
The idea that the international community has a role to play in rescuing and
defending archives as cultural artefacts is a long standing one. The Blue Shield sym-
bol, for instance, goes back to the 1954 Hague Convention. However, it is only in
1996 that Blue Shield International was founded (originally as the International
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
26 Deborah Jenkins
Committee of the Blue Shield) by four international heritage bodies including ICA
to take action in respect of archives and other heritage assets at risk as a consequence
of conflict. More recently, its remit was extended to cover natural disasters including
climate change. It was originally an informal organisation without a budget, working
closely with UNESCO.
The foundation of local country-based blue shield/bouclier bleu/archivists sans
frontieres groups then followed in the new century – for instance Belgium in 2000,
the UK in 2003, the United States in 2006. The work of these local national com-
mittees is important. So for instance, in the UK, after much campaigning by the lo-
cal Blue Shield committee, the UK Parliament passed the Cultural Property (Armed
Conflicts) Act in February 2017. The 1954 Hague Convention and both Protocols
were ratified and the Act passed into force in December 2017. The UK Government
has released guidance on the implementation of the Act, and UK Blue Shield is now
working with them to look at the most effective ways to do this.
Once again, significant delay occurred between the formulation of the archival
principle and the creation of the mechanism needed for the implementation of the
ensuing action. As I said, Blue Shield goes back to 1954, but programmes such as
the Endangered Archives Programme or the drafting and approval of the Guiding
Principles for Safe Havens for Archives at Risk are twenty first century initiatives.
The Endangered Archives Programme (EAP https://eap.bl.uk/), which was set
up in 2004 under the umbrella of the British Library in London, tries to address the
loss and damage to archives around the world. Since 2004 EAP has supported over
350 projects in 90 countries worldwide, resulting in over 6.5 million images and
25 thousand sound tracks being preserved. In addition to being accessible through
local archival partners, this growing archive of endangered material is available freely
online through this website for the benefit of researchers everywhere. This at-risk
documentary heritage includes: rare printed sources; manuscripts; visual materials;
audiovisual recordings; other objects and artefacts - but normally only where they are
found in association with a documentary archive.
The publication of the Draft Guiding Principles for Safe Havens for Archives at Risk
is another important marker in the increasingly clear definition of the role of the ar-
chivist as an active participant in document collection. The document provides guid-
ance on the archival and ethical principles to be taken into account when planning
the transfer of analogue or digital archives or copies to another institution (typically
in a different country) for safekeeping. The principles, in the words of the editorial
committee which drafted the document ‘provide guidance to everyone concerned
with the protection of archives at risk that are potentially relevant for dealing with
the past processes, and who are interested in establishing safe haven solutions, either
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archive services in the twenty first century 27
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
28 Deborah Jenkins
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archive services in the twenty first century 29
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
ARCHIVES FOR EVERYONE: COOPERATION
ACROSS CITY AGENDA ON BEHALF OF
THE CITIZEN
Tim Harris
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 33-45
Abstract:
The aim of this paper is to show how the proactive City archive can maintain and extend
its role in the modern city government by participating and leading in programmes of activity
across the whole range of activities from education to health and safety and citizenship. London
Metropolitan Archives (LMA) uses distinctive solutions, partnership working and enhanced local
identity to provide services to its governing institution in innovative and perhaps unusual ways
and in this case it has meant a much raised profile and better infrastructure support for London
Metropolitan Archives as a key player within the City of London. These opportunities do exist in
all cities and need to be taken up in order to ensure the preservation of the archive for all citizens.
Key Words:
Partnership, community, citizenship, archives, London, City
Resumen:
El objetivo de este documento es mostrar cómo el archivo proactivo de la ciudad puede
mantener y extender su papel en el gobierno de la ciudad moderna participando y liderando
programas de actividades de todo tipo desde educación a salud, seguridad y ciudadanía. Los
Archivos Metropolitanos de Londres (LMA) utilizan soluciones distintivas, trabajo conjunto
y una mejor identidad local para brindar servicios a su institución gobernante de formas in-
novadoras y quizás inusuales, y en este caso ha significado un perfil muy elevado y un mejor
soporte de infraestructura para los Archivos Metropolitanos de Londres como un elemento
clave dentro de la ciudad de Londres. Estas oportunidades existen en todas las ciudades y
deben aprovecharse para garantizar la conservación del archivo para todos los ciudadanos.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
34 Tim Harris
Palabras clave:
Sociedad, comunidad, ciudadanía, archivos, Londres, ciudad.
The aim of this paper is to show how the proactive City archive can maintain
and extend its role in the modern city government by participating and leading in
programmes of activity across the whole range of local government activities from
education to health and safety and citizenship.
London Metropolitan Archives (LMA) is the largest local authority managed ar-
chive in the United Kingdom with over 100 km of contents on shelving in Central
London. The archives consist of the magnificent and voluminous City of London
Corporation archive dating from 1067 – date; the manuscripts of the Guildhall
Library; and the Metropolitan collections of the counties of London, Middlesex
and the former Greater London Council. It has been able to reinvent itself as local
government structures change but is now mostly centred on one set of premises in
Clerkenwell, just outside the ancient city walls. In each year it receives 30,000 onsite
visitors, 25,000 distance enquiries and 30 million web page hits.
Although the City of London Corporation governs only the square mile of the
financial heart of London (including Guildhall, Bank of England, Stock Exchange,
Lloyd’s Insurance, St Paul’s Cathedral) it runs a number of services on behalf of
London and the Nation. London Metropolitan Archives is one of those services, pro-
viding archive management for London-wide collections. Because many of the most
historic and important institutions of the nation were based in London, the archive
covers many archive collections of national institutions whose headquarters were in
London and of national importance. Being a City of trade (and Empire) there are
also many records of international importance, for example the archive of Standard
Chartered Bank has an amazing photographic collection of its trading bases around
the world, including early images of Shanghai (which impressed the visiting Shang-
hai Municipal Archives team when they visited LMA since they were older than any
photographs they had).
In addition to the strategic London-wide archive that is London Metropolitan
Archives (LMA) there are 32 London boroughs which cover smaller areas of Lon-
don – each with an average population of 250,000 inhabitants – who keep local
archive collections specific to their areas. LMA chairs and hosts The London Archive
Partnership which was set up to ensure local archives in London worked together
and shared information and expertise. We meet regularly with them and often work
alongside them as co-partners on grant funded projects. For instance, we are working
alongside the London Borough of Haringey on a community history project called
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 35
Vanguard relating to Black Gay and Lesbian communities in North London, a pro-
ject funded by the Heritage Lottery Fund (which in the UK awards grants totalling
approximately £300 million per annum). We provide management and administra-
tive support to ensure the project is facilitated and completed.
London also has many other non-governmental archives. Indeed an estimated
two thirds of archivists in the UK are based in London. Such a concentration means
there are many different archives offering similar services for their amazing collec-
tions. Sometimes they can be based close to each other but not know of each other,
so in order to provide a voice for all London archives an organisation was set up
known as Archives for London (AFL). It is a limited company registered to LMA’s
address in Northampton Road London EC1. It campaigns on behalf of all London
archives and LMA provides a central London base to hold monthly seminars on
weekday evenings (helped down with a glass of wine) and an Annual Conference –
this year 2018 was about Women in London: Celebrating 100 years of Campaigning
and Change. The existence of these organisations makes for much smoother working
relations with other archives and provides an excellent opportunity for networking,
collaboration and joint initiatives.
DISTINCTIVE SOLUTIONS
Our core business is local archive management. As Chair of the International
Council on Archives Section on Local, Municipal and Territorial Archives (ICA/
SLMT) I visit a lot of city and regional archives and am amazed, despite different
national, local and linguistic differences, our core tasks are very similar. Identifying
archives, taking archives in, cataloguing archives, conserving archives, presenting ar-
chives for research and exhibition, digitising archives. We all do it.
Our catalogue entries number 6 million items but we use the same ISAD(G) cat-
aloguing rules as international colleagues some of whom might be working in much
smaller or indeed bigger archives. We must stick to our core tasks and continue to
make acquisitions and catalogue archives in our care.
However, when opportunities come along we as archivists must be ready to em-
brace whatever new possibilities and challenges lie ahead. In LMA’s case we had
previously been part of the Greater London Council services until the council was
abolished in 1986. Our strategic local authority had been removed. However, as
so often happens, a new regional administration was set up in 2000 known as the
Greater London Authority (GLA). We are not formally attached to the authority but
we operate records management and archive services (on a paid basis) on behalf of
the GLA and its affiliated organisations such as the London Fire Brigade (for which
we have a complete set of records dating back to 1866).
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
36 Tim Harris
Commercial storage has been a significant form of activity (and income) for the
London Metropolitan Archives over the last 20 years. Using additional growth space
to it maximum capacity LMA has provided excellent secure, safe, high quality com-
mercial storage in conditions similar to the way it stores the records of the City of
London’s archive collections. At the beginning of running the service it was envis-
aged that LMA should offer an interim storage facility for those organisations who
were not quite ready to hand over their archive collections but nevertheless wanted
to store materials outside of their headquarters. In this was LMA hoped that stored
records would eventually become archive accessions and indeed this did happen for
a number of organisations who appreciated the quality and continuity of service.
However, it soon became clear that in central London, with very high property
prices, organisations and institutions were very keen to make use of commercial
storage facilities. The archive always maintained a strict customer selection policy to
ensure its own conservation standards were not compromised and to ensure storage
was of essential archives and modern records rather than ephemera best sorted out
in an office clearance rather than transferred to the archive. Our customers have in-
cluded blue chip businesses, international charities, educational institutes, local gov-
ernment and central government organisations. These organisations recognised the
importance of what LMA did as an archive, that its staff were all deeply committed
to preserving records to a high standard and therefore felt comfortable about dealing
with a trusted major archive rather than a commercial organisation. Storage income
now accounts for approximately £250,000 of income per year and is an essential part
of LMA budgets.
A further enhancement of the commercial storage model has been the ability of
London Metropolitan Archives to provide additional services beyond storage. When
the National Army Museum in Chelsea closed for 2 years for a major building pro-
ject, the Museum wanted to maintain access to its library and archive collections.
LMA was able to provide use of its archive study area so that readers from the Na-
tional Army Museum, which attracted many international scholars, could continue
to study in London even though the Museum buildings were closed. This was a
formal partnership and LMA received a fee for providing this service. Indeed, it
has become a requirement for some funders, even some planning authorities, that
access to a collection should be continued throughout major projects and we have
stored archives, and provided access to them for a number of organisations. We are
currently providing accommodation for the archives and staff of the Royal College of
Surgeons of England as part of a 3- year partnership – which has seen their number
of readers increase and led to partnership opportunities in exhibitions and events
held at LMA which has many medical and hospital records in its own collections.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 37
PARTNERSHIP WORKING
In the current financial climate, but also enabled by digital ways of working,
LMA finds it essential to work in partnership with many different organisations over
a wide range of subject areas which reflects the enormous diversity within its own
collections from medieval charters to stock exchange records and modern day con-
temporary papers of campaigning and community groups. At any one time we could
be involved with approximately 50 large projects. In order to keep track of progress
and monitor capacity a spreadsheet of external partnerships has been established.
The spreadsheet shows the LMA lead person, the project description, the partners,
level of funding, level of support from LMA, dates of project and progress.
Some projects are very specific aligned to an anniversary date, e.g. Project 950
was about the 950th anniversary of the oldest document, a charter from King Wil-
liam to the City of London in 1067; whereas others may be spread over a long
period of time, for instance our recent project Layers of London which provides
digital linkages of photographs, maps and documents relating to geo-tagged sites in
London. This project does have a time-limited funding allocation but will continue
for years to come.
Over the past year LMA has provided training partnerships through Skills for
the Future in partnership with the National Archives, enabling people from non-tra-
ditional educational backgrounds access to the world of archive work. In a similar
vein, LMA was able to provide internships for 2 students from the Chinese Ming-
Ai Institute providing a cultural introduction to archive management in the UK.
This was not just a one-way process as LMA benefited from insights, challenges and
questions about the way it conducted its archive management and engagement with
new audiences.
It would be impossible to go through every partnership in this paper but high-
lights include working with London Screen Archives (where LMA already stores
films from 17 London boroughs and numerous other London institutions) to pro-
vide greater access to archive film collections. As well as providing regular screenings
of archive films at LMA, and a monthly film club for archive film enthusiasts, the
LMA has taken over responsibility for a Kino Van which enables us to attend local
events, fairs, gatherings – taking archive film out to the community, particularly in
the outer London suburbs. At one such event recently, held at Alexandra Palace in
North London, 750 people viewed archive films out of the Kino Van on one Satur-
day afternoon. In November 2018 the Kino Van is attending the Lord Mayor’s Show,
one of London’s greatest pagaents, sited next to St Paul’s Cathedral in the heart of
the City.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
38 Tim Harris
Working with communities to preserve archives has many challenges. LMA has
worked very hard to build up trust in a number of different communities, notably
the Afro-Caribbean community through the Huntley Archive; and also the Lesbian
Gay Bisexual and Transgender (LGBT) Community through its Speak Out Oral
History project. Speak Out started by scoping out the true extent of documentation
of the LGBT community in the archives by targeting particular collections and iden-
tifying relevant search terms. This unlocked series of records where traditional tech-
nical language of the courts obscured the meaning of words and revealed more infor-
mation about the extent and patterns of activity within the community. To illustrate
what life was like before the legalisation of homosexuality a group of volunteers
from within the LGBT community was trained in collecting oral histories and the
stories told relate to the colourful and sometimes tragic lives and times of Londoners
(and many from outside the capital drawn to London) which would otherwise be
unheard. These recordings are available digitally for visitors to LMA to listen to in
the Mediatheque (and some excerpts are available online). This has become a feature
of Heritage Lottery Funded projects to enable the output from community projects
to be stored in appropriate archive repositories with ongoing provision of technical
facilities. Currently we have started discussions on oral history projects with Kosovan
and Roma communities in London. This has been an extension of our work with
volunteers who provide additional services to the archives (in 2017-18 this amount-
ed to over 4000 hours of volunteering at LMA).
Linking back to the Caribbean community, a successful oral history project was
undertaken under a Black Women in the Arts programme to record the lives and
stories of Retired Caribbean Nurses, many of whom left home behind to come to
London and the UK to play an important part in the National Health Service, one
of the largest free universal health systems in the world.
ENHANCED LOCAL IDENTITY
LMA is clear in that The City of London runs the archive on behalf of London
and the Nation. There are many definitions of London which could be the square
mile of the City, the whole area covered by the London Orbital Motorway the M25,
or the Metropolitan Police District to name a few.
At a recent awayday for the extended LMA management team the questions
under consideration was: what is a Londoner? And how does LMA connect with
Londoners? Seen in the context of the City of London’s strategic business plan it
might have appeared that LMA did not immediately fit in very well. However in
closer examination it was found that although the word archive rarely appeared what
we did across a range of services fitted in very closely with key City business aims.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 39
The conclusions about engagement were to raise awareness of how the citizen
might already be in the archives (for example through school attendance records
or marriage records), that the archives were for all citizens, that citizens should be
encouraged to add to the archive and that schoolchildren should be encouraged to
understand that archives were not remote but integral to the record of everyday life.
Something that has gained importance recently has been the concept of ‘intangible’
history relating to particular moods for instance ‘swinging sixties’ or ‘punk revolu-
tion’ or perhaps even smells like ‘the Great Stink’ of the mid Nineteenth Century
which ultimately led to better sanitation and health improvements. The collection
of ephemeral posters or leaflets of punk concerts probably wouldn’t meet the usual
acquisition test but is an important record of a fast-moving time of change in music
and clothing tastes. This approach was important at the London 2012 Olympics
where we deliberately encouraged staff and their contacts to collect ‘ephemeral’ ma-
terial around a great sporting and cultural event – which is far more evocative of the
occasion than administrative papers about the management of the games. Overall it
was felt that there should be the chance for every citizen to feel part of the archives,
be part of the story and tell the world about London from all angles.
SERVICES ACROSS THE CITY AGENDA
So how does LMA put all this thinking into practice. In some senses it has been
ongoing for some time but like most things in local government it needs to be re-
stated. For our parent organisation and funder LMA provides archives management
for all City Departments. The City of London Corporation for which I work has a
proud 800 year old tradition of continuity and stable government for the historic
City. Some of its departments trace their origins to Office holders which started in
the Middle Ages, for example the Town Clerk (now known as the Chief Executive)
has been Keeper of the Records since 1462. Previous City Surveyors have included
the eminent Seventeenth Century scientist Robert Hooke (whose diaries we have)
and Horace Jones (architect of Tower Bridge). There is a great attachment to their
historical records and some City Solicitors consider Seventeenth century ledgers to
be semi-current records. A famous case from 1994 involved the City’s Seventeenth
Century archives being presented as evidence in court where the case of Crown v the
City ended in a victory for the City over the Crown estates over the ownership of the
ancient site of Smithfield (an important historical and political site and now the lo-
cation for the main wholesale meat market). Archives of City departments do matter!
The City Records Management Service has become a key way to ensure the foun-
dation of a continuing City Archive for the future. In 2005 the City authorities
were planning to reconfigure their London headquarters at the Guildhall and several
different options were put to them for the solution to the change in administrative
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
40 Tim Harris
requirements from a building which had not changed much since the 1950s (albeit
one designed by a very famous architect Sir Giles Gilbert Scott) It was clear that for
the modern city to look and act as if it belonged in the Twenty First Century it need-
ed to operate from premises that reflected its desire to do business with the modern
financial City its stakeholders and residents.
One of the options tabled was for Modern Records Management to be imple-
mented as never before by reducing onsite storage and desk capacity at Guildhall. A
Records Management survey was commissioned which was undertaken by LMA at
the same time as a future space allocation survey was done by the building consult-
ants predicting future office space needs. The resulting strand in the overall Guildhall
Improvement Project was labelled EP2, Enabling Project 2, Archives and Records
Management. Again it was the relatively small City archive service, LMA (with 100
staff), which was providing the enabling for the larger organisation (with 3000 staff)
to reach its greater objectives through the improvement of its public service.
The existing building at London Metropolitan Archives could not accommodate
the estimated additional storage for 10 km of Records Management boxes from City
of London departments. A business case had to be made to demonstrate that future
plans for LMA would be able to accommodate the Records Management require-
ment and in return the LMA would receive new shelving and any surplus capacity
it could engineer within the site. A bold plan to reconfigure the ground floor of the
LMA’s Clerkenwell site resulted in an additional 17 km of space being found by a
process of resetting shelf direction and extending the height of the shelves to 4.5m.
This capacity was found within the existing building envelope through close con-
sultation of engineers, shelf planners and City archivists. It does help if you learn to
speak the language of buildings experts as there is a resulting grater understanding
and respect between professions.
In addition to the physical requirements of storage there was the accompanying
need to provide a retrieval service to the existing administrative organisation. New
service level agreements were established with departments which meant that small
quantities of files could be recalled twice a day with a four hour service, which were
sent over in a dedicated Records Management van with fully trained staff, knowl-
edgeable in document handling. An alternative option was given for larger quantities
to be viewed at LMA in the public Archive Study Area (or if confidential in a pre-
booked closed room). Today 4000 files are transported back to City departments
every year.
Operating as The City of London Records Management Service (CRMS for
short) the service became a popular and much-trusted part of everyday life for the
departments of the City. This enabled LMA to raise its profile and suddenly it was
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 41
being consulted on all manner of internal policies and strategic planning in a way
that was not possible when it was just an archive service. An important part of that
was taking a lead in Health and Safety matters and becoming the most energy effi-
cient building in the City’s operational estate. Chief Officers of the City recognised
the quality and efficiency of the service and became more open to talking about their
records and how best to store them for the future. For the first time a lot of the City’s
modern records were properly boxed and packaged which in itself was a huge step
forward for preservation (and inter alia for future disaster recovery and emergency
planning).
With the change in focus brought about by a 16% reduction in budgets in 2011
the City was looking to rethink the way it provided certain services. One such service
was emergency planning and disaster recovery. Since the 1980s the City had paid a
retainer to a major international business firm to host a disaster recovery suite in a
different part of London in case there was a major disaster either at, or in the vicinity
of, the City’s administrative headquarters. The concept had remained the same, basi-
cally a provision of a suite of personal computers on desks with provision for desktop
printing and basic recovery services to maintain an administrative presence through
a temporary crisis period.
Approaches were made to LMA (and other organisations run by the City) to
see if there were any possible alternative locations where a similar service could be
provided. The rows of 48 computers in the LMA’s main reference area, the Informa-
tion Area, was very appealing to the emergency planners. Equally the large flexible
Archive Study Area provided excellent space for the use of laptops for another 50
members of an essential Business Continuity Team. This has since been massively
enhanced by improved wifi across the whole building including strongrooms. To-
gether with multiple meeting room spaces LMA could offer enough facilities for
the parent organisation to get itself back on its feet after a disaster affecting its main
headquarters.
The idea was fine in theory, but would it work in practice? A number of test
events were held to ensure key staff had familiarity with the LMA building’s public
areas. It was demonstrated that the Information Technology specialists could operate
the main City network of essential activities from the same terminals as the existing
ones used by the archives to provide access to its catalogue and digitised collections,
used on a daily basis by onsite visitors to LMA. This meant that a disaster recovery
centre could be established at LMA within a matter of hours, enabling the City to
continue with its everyday business of administering the City of London and sup-
porting its residents and businesses. By contrast onsite public access to the archives
would need to be temporarily suspended but archive staff would continue to work
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
42 Tim Harris
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 43
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
44 Tim Harris
is recorded. There may not be many paper records of some migrating communities;
but these are still citizens, voters, taxpayers. City archives, as well as keeping the offi-
cial records of local administration, and making them available equally and fairly to
all citizens, have a duty to capture the stories of these communities in order to serve
the needs of all citizens.
In the ICA Section on Local Municipal and Territorial Archives (ICA/SLMT)
there have been discussions concerning how City archives can achieve as wide a
coverage of community history. Sometimes this means supporting public initiatives
within communities and taking the ‘archive’ presence out to the community. Some-
times it means working alongside communities to achieve their aims. Other times it
may mean providing a home for oral history or publications relating to the life of the
community. In order to achieve this some entrenched thinking about what consti-
tutes an ‘archive’ need to be revisited. If international cities are to thrive there needs
to be common identity but also recognition of other identities, something the ALA/
ICA Conference on Interculturalism at Mexico City 2017 highlighted very well.
For SLMT this had spurred us on to produce a special edition of COMMA (the
journal of ICA) on World Cities. The brief for articles was that the authors should
address what it means to be a City or Regional archive in the Twenty First Century.
How do archives represent all the communities who live in their City boundaries?
This will hopefully bring out many examples of initiatives by City Archives and their
approaches to how to address these issues. The aim is to publish the COMMA spe-
cial edition in 2019/20.
City archives can play a crucial role in providing linkages between the communi-
ty and the official archives. There are several examples from within the working lives
of SLMT Committee members: the Cape Verde music project in Rotterdam, the
outreach work with Arab communities in Haifa and the Huntley archives in London
to name but a few.
In the spirit of the ICA Universal Declaration on Archives, adopted in Oslo
2010, we need to continue to recognise ‘the diversity of archives in recording every
area of human activity’ and undertake to work together in order that ‘archives are
made accessible to everyone’ and ‘archives are used to contribute to the promotion
of responsible citizenship’.
So at LMA and within SLMT our aim is to provide equal access to archives work-
ing across all City Agenda whether in the records of planning departments, housing
developments or children’s and community groups.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives for everyone: cooperation across city agenda on behalf of the citizen 45
CONCLUSION
This paper has shown that it is possible for archive services to provide services to
its governing institution in innovative and perhaps unusual ways. The opportunity
was seized and has meant a much raised profile and better infrastructure support for
London Metropolitan Archives as a key player within the City of London. These
opportunities do exist in all cities and need to be taken up in order to ensure the
preservation of the archive for all citizens.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
ARCHIVES PORTAL EUROPE: LOS TRABAJOS DE
NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBI-
TO EUROPEO Y SU INFLUENCIA EN EL ACCESO
E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
Ana María López Cuadrado
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 49-65
Resumen:
El Portal Europeo de Archivos es el catálogo digital de archivos más grande del mundo,
que permite realizar búsquedas simultáneas en cientos de instituciones europeas entre más
de 250 millones de documentos. El Portal es sostenido por la Fundación del Portal Europeo
de Archivos (APEF), y es fruto de varios proyectos de colaboración de las principales ins-
tituciones archivísticas europeas. Archiveros y gestores documentales han trabajado juntos
con un objetivo común, la protección y difusión del patrimonio documental europeo. Esta
plataforma, la cual contiene millones de descripciones archivísticas relacionadas la mayor
parte de ellas con sus imágenes digitalizadas, ha tenido éxito gracias al esfuerzo normalizador
realizado, y ha demostrado, el cambio que ha sufrido la forma de entender el acceso a la in-
formación de los archivos. Los usuarios pueden acceder a los contenidos archivísticos online,
en un solo clic y de forma gratuita.
Palabras clave:
Archivística, acceso a la información, catálogos, estándares archivísticos, Portal Europeo
de Archivos, red de archivos, proyectos de colaboración, instituciones culturales.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
50 Ana María López Cuadrado
Abstract:
Archives Portal Europe is the largest online catalog in the world. It allows simultaneous
archival research among more than 250 million documents from hundreds of archival in-
stitution in Europe. The Portal is supported by the European Archives Portal Foundation
(APEF) and it is the result of several collaborative projects of the main european archival
institutions. Archivists and records managers have worked together with a common goal,
protection and dissemination of European documentary heritage. This platform which pro-
vides access to millions of archival descriptions related with their digitized images, has been
successful thanks to the standardization effort and it has showed the change in the informa-
tion access to the cultural institution. Users can visit the archival data online, with one click
and free.
Key words:
Archival Science, information access, catalogs, archival stadardization, Archives Portal
Europe, archival network, collaboration projects, cultural institutions
1. <https://pro.europeana.eu>
2. <http://www.archivesportaleurope.net>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 51
3. <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm>
4. Official Journal of the European Union. Council Recommendation of 14 November 2005 on
priority actions to increase cooperation in the fields of archives in Europe (2005/835/EC)
<https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2005.312.01.0055.01.
ENG&toc=OJ:L:2005:312:TOC>
5. <http://www.apenet.eu>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
52 Ana María López Cuadrado
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 53
8. <http://www.apenet.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=49&Itemid=64&lang=es>
9. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
54 Ana María López Cuadrado
Archivos además de expandir la red, contando al final del proyecto con 32 institucio-
nes archivísticas10 mas ICARUS11. Para ello trabajaron en facilitar a sus instituciones
archivísticas regionales y locales la aportación de sus contenidos al Portal Europeo de
Archivos lo más sencilla y cómoda posible. Al mismo tiempo, se acordó con Euro-
peana que el Portal funcionara como el agregador oficial de instituciones archivísticas
europeas.
De forma estructurada los objetivos de APEx fueron los siguientes:
• Ampliar la red de instituciones de archivo proveedoras de contenido.
• Mejorar sustancialmente la interoperabilidad de los metadatos con Europea-
na, y la gestión de derechos en materia de archivo.
• Estabilizar la infraestructura y los servidores del Portal y mejorar su capacidad
de rendimiento
• Poner a disposición de los usuarios más estándares y directrices, así como he-
rramientas y asistencia a los proveedores de contenido para facilitar la subida
de datos.
• Desarrollar programas de difusión y capacitación para alentar y promover la
agregación a nivel nacional y, por tanto, crear conciencia sobre las ricas colec-
ciones y el patrimonio cultural documental europeo.
• Potenciar la innovación en usabilidad y adaptabilidad a la Web 2.0, para ga-
rantizar que los datos fueran mostrados de forma adecuada.
• Buscar una solución para la sostenibilidad del proyecto por sí mismo.
El trabajo quedó estructurado en ocho grupos (WP)12, cada uno de los cuales se
centró en un área específica de responsabilidades y experiencia, era liderado por un
socio y requería conocimientos específicos, siendo muy importante la colaboración y
coordinación entre todos los grupos de trabajo.
• Project Managment (WP1). Lidearado por Nationaal Archief (Archivos
Nacionales de los Países Bajos). Conformado para garantizar la consecución
de los objetivos, así como la organización general del proyecto, no solo a nivel
estratégico sino también a nivel político.
• Europeana Interoperability (WP2). Liderado por Bundesarchiv (Archivos
Federales de Alemania). Este equipo de trabajo trató de mejorar sustancial-
mente la interoperabilidad entre ambos proyectos y sus respectivos portales,
10. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/about-apex/12-public/about-us/overview/2-about-us>
11. International Centre for Archival Research <https://icar-us.eu>
12. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/about-apex/work-p>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 55
13. Data Preparation Tool: herramienta de preparación de datos (DPT) diseñada para ayudar a pre-
parar los datos localmente, fuera de línea, para cumplir con los requisitos mínimos necesarios para
publicar datos en el portal.
<http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/DPT_manual_Introduction>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
56 Ana María López Cuadrado
14. <http://www.archivesportaleuropefoundation.eu>
15. <http://www.archivesportaleuropefoundation.eu/index.php/about-us>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 57
Por otro lado, cada país colaborador dispone y nombra a una persona para que
ejerza de Country Manager16, que es como oficialmente es llamada esta figura, o
coordinador de la Fundación para los proveedores de contenidos, quien coordina a
todas las instituciones custodias que desean subir datos al Portal. El país en este caso
vuelve a asumir otro compromiso, el de “ceder” de nuevo parte del tiempo laboral
de una persona para que ejerza estas tareas. Aunque normalmente son personas li-
gadas a los Archivos Nacionales, ya que estos son los miembros de la Asamblea de
Asociados, el Country Manager, representa al Portal Europeo de Archivos en el país
correspondiente, y asiste a todo tipo de instituciones, tanto públicas como privadas,
les da asesoramiento, ayuda en la parte técnica o conocimientos sobre los lenguajes
de intercambio, es decir, es el soporte vital de la Fundación en comunicación con
cada uno de los países involucrados.
Con respecto a Europeana, el Portal actúa como el agregador de datos oficial para
las instituciones archivísticas europeas. El problema con el que nos encontramos a
día de hoy es el difícil intercambio de datos con Europeana, ya que éste sigue sin
ser beneficioso o totalmente satisfactorio para los archivos. Los modelos de datos
de Euroepana, en concreto el Europeana Data Model (EDM)17, sigue sin respetar
la jerarquía, tan necesaria para las descripciones archivísticas, con lo que, a la hora
de mostrar los datos, Europeana difícilmente refleja la información tal como los
archivos la platean. Este problema es algo común a todas las instituciones archivís-
ticas europeas, por lo que la Fundación sigue activamente involucrada en ofrecer
soluciones, y llegar a posibles acuerdos con Europeana para que los archivos y sus
descripciones sean fielmente reflejadas. Aún así, no cabe duda que debemos aceptar y
entender que Europeana es una herramienta pensada para atraer a cualquier público
a través de sus digitalizaciones, mientras que el Portal Europeo de Archivos pretende
captar al ciudadano a partir del contenido de sus documentos. No importa la forma
del documento, su letra, si está en buen o mal estado, miniado o con tintas desvaí-
das. Para el ciudadano que se acerca al Portal, lo importante es lo que contiene el
documento, si puede ver el original, mucho mejor, y si no, dónde debe consultarlo,
pedir reprografía… Un protocolo notarial con letra procesal y 1000 o 2000 imágenes
digitales, tal vez no sea de interés divulgativo para Europeana, o por lo menos no lo
será tanto como una fotografía, un mapa o un documento real con sellos y plica. Pero
para APE es esencial.
Por este motivo, en la Fundación se está valorando qué es lo que debe visualizarse
en Europeana y qué en el Portal Europeo de Archivos. Para ello se está analizando la
audiencia, las posibilidades, y se trabaja para obtener un resultado que satisfaga a to-
16. <http://www.archivesportaleuropefoundation.eu/index.php/country-manager-network>
17. <https://pro.europeana.eu/resources/standardization-tools/edm-documentation>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
58 Ana María López Cuadrado
das las partes. Demuestra este interés por Europeana, que parte de su staff son miem-
bros del Consejo de Europeana18 y que en 2018 se ha firmado la cuarta renovación
del proyecto DSI de Europeana, DSI 4, a través de cual se pretende conectar, como
una Infraestructura de Servicios Digitales, las colecciones en línea de las instituciones
de patrimonio cultural de Europa19.
Por lo que respecta a la normatividad en materia de archivos, para la Fundación,
el proyecto APEx y su predecesor, el proyecto APEnet, uno de sus principales obje-
tivos fue implementar un marco común de intercambio de información archivística
para todos los proveedores de contenidos, utilizando los estándares de archivo exis-
tentes. De este modo, se respaldó y promovió desde el principio la aceptación de
estándares transnacionales, y se fomentó su uso, para garantizar la interoperabilidad
con los distintos portales de archivos nacionales e institucionales.
Por este motivo, es primordial definir cuáles han sido los estándares utilizados,
y cuáles los resultados y los estándares definitivos que marcarán el uso del portal y
fundamentalmente la subida de los contenidos de cada proveedor.
ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION (EAD)20
El desarrollo del estándar EAD comenzó con un proyecto iniciado por la Bi-
blioteca de Berkeley de la Universidad de California en 1993. Los requisitos para el
estándar de codificación incluían, y siguen incluyendo hoy, los siguientes criterios:
• Capacidad para presentar información descriptiva de forma codificada e inte-
rrelacionada, que será más tarde representada en una herramienta de gestión
de datos archivísticos, y requerirá ser localizada con un buscador de datos.
• Capacidad para preservar las relaciones jerárquicas existentes entre los niveles
de descripción
• Capacidad de representar información descriptiva que se hereda de otro nivel
jerárquico
• Capacidad de moverse dentro de una estructura de información jerárquica
• Soporte para indexación y recuperación de elementos específicos.
18. <https://pro.europeana.eu/network-association/about-our-network>
19. El consorcio Europeana DSI-4 está formado por Europeana Foundation como coordinador, así
como por 23 socios de diez países diferentes representados por agregadores, desarrolladores, expertos y
organizaciones. El objetivo de este consorcio es trabajar en el acceso, interoperabilidad, visibilidad y uso
del patrimonio cultural europeo, gestionando los datos para su uso en la educación, la investigación y
las industrias creativas, así como la participación de los ciudadanos europeos al proporcionar acceso a
las colecciones de Europeana. <https://pro.europeana.eu/project/europeana-dsi-4>
20. <https://www.loc.gov/ead/>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 59
21. <https://www2.archivists.org/governance/handbook/section7/groups/Standards/TS-EAS>
22. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/Glossary>
23. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/apeEAD>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
60 Ana María López Cuadrado
se usarían y se preparó la herramienta para validar y aceptar los archivos, que cum-
plieran las características fijadas y consensuadas.
A modo de síntesis y para hacernos una idea de cómo ha ido evolucionando esta
norma, la primera versión de EAD, v1.0, se publicó en 1998, la segunda versión,
EAD2002, se publicó en diciembre de 2002 y el trabajo de revisión de la EAD2002,
que llevó a la versión actual, EAD3, se inició en 2010 y finalizó en agosto de 2015.
Por su parte, el perfil apeEAD que es el que se utiliza en este momento en el Portal
para el intercambio de datos, fue realizado a partir de la EAD2002.
En relación con el nuevo formato EAD324, la Fundación decidió hace unos años
comenzar a trabajar y a preparar el Portal para permitir la ingesta de archivos en este
nuevo formato. Actualmente el proceso técnico está terminado y se encuentra en
fase de testeo, esperando que a mediado o finales del 2019 esta funcionalidad esté
totalmente implementada y el sistema admita indistintamente archivos en ambos
lenguajes, y la información sea mostrada de igual forma, no existiendo problemas a
la hora de la recuperación de los datos.
ENCODED ARCHIVAL GUIDE (EAG)
El Consejo Internacional de Archivos publica en 2008 la ISDIAH25, Norma In-
ternacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. A conse-
cuencia de esta nuevo estándar publicado, tal como ocurrió con el resto de normas
ICA y debido a la necesidad de una nueva norma de intercambio basada en la IS-
DIAH (debido al fuerte desarrollo del Censo Guía de Archivos de España e Ibe-
roamércia26 y su éxito en ambos continentes) la Subdirección General de los Archivos
Estatales (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España) creó un Grupo
de Trabajo que elaboró en 2002 una DTD llamada EAG 200227 (Encoded Archival
Guide) para el intercambio de información general sobre los centros custodios de
documentación.
Desde 2012, la Subdirección General de los Archivos Estatales participó en el
Grupo de Trabajo Standards & Guidelines (WP4) del proyecto europeo APEx -Ar-
chives Portal Europe network of excellence-, que actualizó la versión EAG 2002 y
publicó la vigente norma EAG 201228. Desde agosto de 2018, la SAA y en concreto
el Subcomité de Estándares TS-EAS, confirmó a esta norma como estándar de
24. <https://www.loc.gov/ead/EAD3taglib/index.html>
25. <https://www.ica.org/en/isdiah-international-standard-describing-institutions-archival-holdings>
26. <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm>
27. <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm>
28. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/EAG2012>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 61
29. <https://www.archivesportaleurope.net/directory>
30. Para conocer más sobre este estándar, resulta de gran utilidad la consulta del artículo escrito por
Arantxa Lafuente y publicado en primer lugar en la página web del proyecto APEx, y más tarde en una
publicación realizada por el mismo proyecto en 2015 en su clausura
<http://www.apex-project.eu/index.php/en/articles/184-archival-authority-control-an-introduction-
to-encoded-archival-context-corporate-bodies-persons-and-families>
<http://www.mcu.es/ccbae/es/consulta/registro.cmd?id=214818>
31. <https://www.ica.org/en/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-corporate-
bodies-persons-and-families-2nd>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
62 Ana María López Cuadrado
familias que se relacionan con los documentos por otros motivos, y no simplemente
el de ser productor de los mismos, pudiendo tener por ejemplo, una relación de
tipo materia, autor, destinatario... Claramente el desarrollo del RIC32 (Record in
Context) por EGAD33, además del nacimiento de las EAD3, ha hecho necesaria esta
actualización, que evidentemente traerá consigo un aumento de descripciones de este
tipo de entidades en APE y de relaciones de las mismas con los documentos descritos
en el Portal, lo que llevará unido una mejora en la localización de documentación,
refinando los resultados de las búsquedas de modo ostensible, y resolviendo uno de
los problemas coyunturales de APE: evitar la búsqueda de un mismo término en
diferentes lenguas, ya que todas ellas se encontrarán reflejadas en la descripción EAC-
CPF correspondiente.
De este modo, si potenciamos los registros descriptivos de entidades no docu-
mentales (no sólo de personas familias e instituciones, si no también de eventos,
lugares o conceptos, esto último está en proceso de estudio por parte del grupo de
estándares de APE) utilizando la norma EAC-CPF actualizada, y sacamos partido
del potencial multilingüe que tienen estos lenguajes, conseguiremos que ante una
búsqueda simple en cualquier lengua, se recupere un único registro, que vincule a
múltiples documentos de diferentes instituciones archivísticas.
Del mismo modo que ocurrió con el esquema EAD, con el esquema EAC-CPF
se decidió diseñar o fijar un perfil específico para que fuera usado en el Portal, y
normalizar de este modo los ficheros existentes, consiguiendo mejorar las búsquedas,
reduciendo el ruido resultante, y por otro lado logrando que toda la información
fuera expuesta o pudiera ser visualizada del mismo modo en la interfaz del Portal.
Este perfil es conocido como apeEAC-CPF34. Para la realización del mismo se pro-
cedió de igual forma que con el apeEAD: en primer lugar, se compararon todas las
especificaciones disponibles y los ejemplos de los socios del proyecto, para conseguir
determinar el uso de elementos y atributos, y los beneficios del uso de unos frente al
de otros, pasando en segundo término a fijar el esquema específico que se tomaría
como perfil definitivo para APE.
METS
METS35 es un marco de metadatos generalizado, creado por la Federación de
Bibliotecas Digitales, para codificar los metadatos estructurales, pensado para objetos
digitales y los metadatos descriptivos y de administración relacionados, buscando de
32. <https://www.ica.org/es/records-context-modelo-conceptual>
33. <https://www.ica.org/es/grupos-de-expertos/expert-group-archival-description-egad>
34. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/apeEAC-CPF>
35. <http://www.loc.gov/standards/mets/>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 63
36. <http://www.apex-project.eu/index.php/en/outcomes/standards/apemets>
37. <http://wiki.archivesportaleurope.net/index.php/apeMETS>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
64 Ana María López Cuadrado
Este texto pretende ser un dibujo de lo que es APE en la actualidad, tras el estudio
del estado de situación en el que se encontraba la Fundación tras el desarrollo de los
proyectos, y el paso a su autogestión. Era importante hacer una parada técnica, para
saber en dónde se encontraba y cómo se debía seguir trabajando. Para ello durante
el año 2018 el equipo de gobierno trabajó sobre la realización y puesta en marcha de
un plan estratégico 2018-2020, indagando y estudiando detenidamente los errores
cometidos y las partes más débiles del Portal, para poder mejorar y acceder a una
mayor audiencia de ciudadanos, ofreciendo mejores resultados y un mejor grado de
satisfacción de los usuarios.
Durante las reuniones mantenidas en Sevilla, en el primer trimestre del 2018,
se consiguió dibujar un plan estratégico, que fue aceptado por la Asamblea de Aso-
ciados, reunida en su sesión semestral en junio de 2018 en Sofía (Bulgaria). La base
del plan estratégico es conseguir una mayor difusión del portal, mejor usabilidad
del mismo y mejores resultados de búsqueda, además de afianzar y mejorar la red de
instituciones archivísticas proveedoras de contenidos y las instituciones miembros de
la Fundación.
Sobre él se ha comenzado a diseñar las actividades anuales del Portal, fundamen-
talmente las técnicas y las relacionadas con la difusión, que son las que necesitan
de una fuerte programación temporal para poder llevar a cabo y cumplir objetivos.
Una mejora en la usabilidad del Portal, adecuación a la web 3.0, investigación y
establecimiento de nuevos criterios que afinen las búsquedas, sobre todo en lo re-
lacionado con las búsquedas temáticas o las búsquedas por nombre de personas o
instituciones. Con respecto a los estándares, el proyecto de aplicación de las EAD3
y su puesta en marcha para que el sistema acepte registros bajo este estándar, está
prácticamente terminado, encontrándose en fase de testeo. Se está en contacto con
la SAA para analizar la actualización que acaba de ser publicada de la EAC-CPF, y se
trabaja en el mantenimiento y difusión del estándar EAG2012, principalmente des-
pués del reconocimiento del mismo por la SAA. Pero sobre todo en esta nueva etapa,
la Fundación quiere poner énfasis en la nueva corriente archivística que recupera o
potencia el análisis y descripción del contexto del documento, y la nueva normativa
internacional que el Consejo Internacional de Archivos desarrolla a través del RIC.
No sólo del documento final que emane de EGAD tendremos que estar pendientes,
si no que tendremos que estudiar la ontología que se desarrolle del RIC, y ver las
posibilidades que nos da al Portal de mejora. Entramos en una nueva época de des-
cripción archivística, que unida al momento tecnológico en el que nos encontramos,
como he comentado al principio de texto, nos hace evolucionar de forma vertiginosa
hacia unas herramientas basadas en web semántica, que pongan su esfuerzo en el
intercambio de información. Big data en las instituciones culturales, es decir, un
potencial que éstas tienen, si sabemos trabajar de la mano y apostamos por avanzar
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archives portal Europe: los trabajos de normalización archivística en el ámbito europeo y su... 65
intercambiando información, para dejar a los usuarios finales que analicen los datos,
saquen sus conclusiones y reescriban la verdadera historia, la que el patrimonio do-
cumental nos cuenta.
Así pues, la forma de acceso a la información en las instituciones cultuales, y so-
bre todo en los archivos, ha cambiado radicalmente. Las estadísticas demuestran que
mientras las visitas a las salas de investigación en algunas ocasiones bajan, exponen-
cialmente suben las consultas por internet, las visitas a los catálogos digitales, y au-
mentan las peticiones de reprografía de usuarios que no han ido al archivo, si no que
han realizado sus pesquisas a través de los portales archivísticos. Nos es algo bueno o
malo, es simplemente un cambio, que debe ser tenido en cuenta en la planificación
de los archivos, sus recursos y que no debe desdeñarse. El archivo se ha abierto al
mundo global, y no debemos quedarnos al margen.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
MESAS DE DIÁLOGO
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN SO-
PORTE ELECTRÓNICO EN LA NUEVA REGULA-
CIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Y SU RELACIÓN CON LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA
Antonio David Berning Prieto
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 71-90
Resumen:
La aprobación de las nuevas leyes de procedimiento administrativo común y régimen
jurídico del sector público en España ha supuesto una verdadera apuesta por la adopción del
soporte electrónico como nuevo sistema de funcionamiento. Esta decisión supone a su vez
que toda la documentación administrativa debe generarse y conservarse en soporte electróni-
co, por lo que se establecen por la normativa requisitos de carácter técnico que deben cumplir
tales documentos administrativos y, por ende, también los actos administrativos y las copias
administrativas, sin que se hayan previsto consecuencias en caso de incumplimiento, propo-
niéndose en este sentido el reconocimiento de una nueva categoría documental. Por su parte,
toda la documentación generada debe conservarse en soporte electrónico, tanto en su fase
activa como en su fase de conservación, por lo que la archivística juega un papel fundamental
en el cumplimiento de tales fines, por lo que los modelos docucéntrico y datacéntrico están
destinados a reconciliarse.
Palabras clave:
Documento administrativo, acto administrativo, copia, firma electrónica, metadato, ar-
chivística.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
72 Antonio David Berning Prieto
Abstract:
The approval in Spain of the new laws of a common administrative procedure and the
legal system of the public sector has meant a real commitment to adopting electronic support
as a new operating system. This decision assumes that all the administrative documentation
must be generated and saved in electronic support, so there are technical requirements which
are established by the normative, that such administrative documents must comply with and,
thus, also administrative resolutions and administrative copies, without the provision of any
consequences in the event of non-compliance, proposing in this respect the recognition of
a new documentary category. Additionally, all the documentation generated must be stored
in electronic support, both in its active phase and in its conservation phase, so that the do-
cumental archiving or document management plays a fundamental role in the fulfillment of
these ends, so the documentary models which put the document or the data in the first place,
are destined to be reconciled.
Key words:
Administrative document, administrative resolution, copy, electronic signature, metada-
ta, archiving.
1. ESCENARIO ACTUAL
Históricamente, los archivos han supuesto la ubicación documental más impor-
tante gracias a la que han sido conservados importantes patrimonios documentales.
Resulta difícil conocer con absoluta certeza la datación de los primeros en crearse,
aunque algunos autores como HEREDIA HERRERA1, CRUZ MUNDET2 o VAL-
CÁRCEL FERNÁNDEZ3 han apuntado la existencia de los mismos desde tiem-
pos inmemoriales, como en las culturas griega y romana e incluso con anterioridad,
aunque un claro modelo con cierto desarrollo fue el de la Iglesia Católica, al ser una
institución que contaba con sedes físicas estables como los monasterios para albergar
ingentes cantidades de documentos.
Desde entonces hasta etapas más recientes la archivística ha sido exponente de
la conservación del patrimonio documental cultural más importante, si bien se
ha mantenido ocupando un lugar secundario a la vista del resto de ciencias, sin
haberse reconocido generalizadamente la verdadera importancia práctica de la que
es acreedora.
La irrupción de las nuevas tecnologías ha supuesto un verdadero cambio de pa-
radigma en el funcionamiento de la sociedad, como ya tuvo ocasión de poner de
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 73
manifiesto CASTELLS4, que ha traído consigo cambios profundos en todos los ám-
bitos, entre ellos el jurídico. No obstante, si bien es cierto que las nuevas tecnologías
comenzaron a evolucionar en el Derecho Privado, concretamente en las relaciones
jurídico-privadas, como ha tenido ocasión de tratar MADRID PARRA5, no lo es
menos que ha sido en el Derecho Público en el que han desarrollado todo su poten-
cial de forma exponencial, entre otros motivos debido a la capacidad de las Admi-
nistraciones Públicas de extender el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TICs) en la sociedad en general, al poder implantar tales medidas
en los servicios públicos que presta a la ciudadanía en general.
La aprobación, en el ámbito jurídico-público, de las Leyes 39 y 40/2015, de 2
de octubre, de Procedimiento Administrativo Común y Régimen Jurídico del Sector
Público, respectivamente (LPAC y LRJSP, en adelante), ha supuesto un verdadero
punto de inflexión respecto a la regulación previamente llevada a cabo por la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC) y la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAE) del
fenómeno electrónico, puesto que su implantación previamente potestativa ha sido
sustituida por el empleo preceptivo del soporte electrónico tanto en la relación de
la Administración con terceros (ciudadanos y empresas6) como de éstas con otras
Administraciones Públicas (relaciones interadministrativas) y, en consecuencia, tam-
bién su propia organización interna debe ser electrónica (relaciones intraadministra-
tivas), relaciones todas ellas que suponen una enorme carga documental en soporte
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
74 Antonio David Berning Prieto
7. Téngase en cuenta al respecto que la Política de gestión documental del Ministerio de Hacienda
y Administración Pública se erige en un modelo a seguir. Puede consultarse la segunda edición de la
misma en la dirección web:
<http://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GES-
TION%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20docu-
mentos%20electronicos%20MINHAP.pdf >(consulta: 28/01/2019)
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 75
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
76 Antonio David Berning Prieto
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 77
12. Estos funcionarios serán, al menos, los que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia
de registros (artículo 27.1.4º in fine) y deberán constar en un registro que deberá mantener actualizado
la Administración, a efectos de poder ser comprobada la citada habilitación por el resto de Administra-
ciones Públicas.
13. Así, GARCÍA DE ENTERRÍA y FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ ofrecen en su obra una de las
clasificaciones funcionales de los actos administrativos distinguiendo entre actos administrativos “cons-
titutivos” y “declarativos”, siendo estos últimos definidos por los autores como aquellos que acreditan
un hecho o una situación jurídica sin incidir sobre su contenido, por lo que realmente este acto admi-
nistrativo “de constancia” sería declarativo, al acreditar el hecho consistente en que el contenido de la
copia se corresponde fielmente con el del documento-origen (que, a su vez, puede ser original o una
copia). Vid. García de Enterría, Fernández Rodríguez 2017, p. 620 in fine.
14. Recuérdese que únicamente la incompetencia material o territorial manifiesta da lugar a la nu-
lidad absoluta o de pleno Derecho ex artículo 47.1.b) LPAC, ya que la regla general de la invalidez en
Derecho Administrativo es la anulabilidad del artículo 48.1 LPAC.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
78 Antonio David Berning Prieto
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 79
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
80 Antonio David Berning Prieto
18. Téngase en cuenta que un sello electrónico de tiempo es un certificado electrónico emitido por
una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA, por sus siglas en inglés) cuya incorporación a un documen-
to electrónico supone la acreditación indubitada, por ese tercero de confianza (prestador de servicios de
certificación), del momento temporal en que ha sido sellado, por lo que no hay forma de alterarlo sin
provocar la invalidez del certificado.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 81
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
82 Antonio David Berning Prieto
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 83
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
84 Antonio David Berning Prieto
Otro tipo de documentos, como las solicitudes presentadas por el ciudadano sin
firma electrónica (por no exigírsele), al tratarse de un documento que se incorpora al
procedimiento administrativo (por tratarse, en definitiva, del elemento “iniciador”
del procedimiento) deberán formar parte del expediente administrativo (y posterior-
mente al archivo administrativo electrónico) e incorporar un certificado electrónico,
lo cual podrá ser bien por aplicación de la firma electrónica del funcionario encarga-
do de la oficina de asistencia en materia de registros, bien por sellado electrónico si
se trata de un registro desatendido, basado en actividad administrativa automatizada,
caso en el que deberá igualmente incorporarse sello electrónico de tiempo, al tratarse
de una función de “registro de entrada” de la solicitud.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta, en relación con la remisión del expediente
administrativo electrónico al archivo electrónico único, que no resulta suficiente la
firma electrónica del índice del mismo, sino que cada uno de los documentos que
conforman el mismo debe cumplir los requisitos establecidos por el artículo 26.2
LPAC, entre los que se encuentra la incorporación de firma electrónica, como se ha
examinado, de forma que se garantice la integridad, autenticidad y autoría de cada
uno de ellos. El índice electrónico, por imposición del artículo 70.3 LPAC, debe
estar autentificado, y deberá así mismo garantizar “la integridad e inmutabilidad del
expediente electrónico generado desde el momento de su firma”, debiendo permitir
“su recuperación siempre que sea preciso”.
5. LA COMPLEMENTARIEDAD DE LOS MODELOS DATACÉNTRICO
Y DOCUCÉNTRICO COMO ELEMENTO VALORIZADOR DEL DOCU-
MENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO.
Tradicionalmente se han venido enfrentando los modelos documentales data-
céntrico, que enfatiza el valor de los datos o la información que contiene cualquier
documento, y el docucéntrico, que otorga mayor valor al documento integral en sí
mismo considerado, como cuerpo cierto susceptible de conservación.
Pues bien, en la actualidad, el soporte electrónico en que se deben generar pre-
ceptivamente todos los documentos administrativos obliga a rechazar dicho enfren-
tamiento y valorizar la interrelación entre ambos, ya no por ser lo más adecuado, sino
por imposición de la propia realidad.
Y es que si el modelo datacéntrico es fundamental a efectos de cumplimenta-
ción de formularios administrativos, cada vez más extendidos en la administración
electrónica (para lo cual resulta más adecuado el empleo de formatos estructurados
como el XML, sin perjuicio de su posterior conversión a otros más adecuados para
su publicación en tablones electrónicos o su remisión a los interesados, como el PDF
o el PDF/A), no puede obviarse la crucial misión que cumplen para la verificación
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 85
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
86 Antonio David Berning Prieto
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 87
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
88 Antonio David Berning Prieto
cuando no sea posible”, por lo que los documentos excluidos del expediente admi-
nistrativo por mandato del legislador ex artículo 70.1 LPAC, a pesar de no formar
parte del mismo, deben conservarse a efectos archivísticos. Por tanto, parece haberse
creado una especie de “limbo documental” que, en la práctica, probablemente se
traducirá en la creación de una “carpeta” vinculada a cada expediente administrativo
para almacenar tales documentos, los cuales serán presumiblemente destruidos al
tiempo de trasladarse el expediente administrativo al archivo electrónico único, y
sin que, además, sea remitido al órgano judicial correspondiente en caso de litigio,
ya que normalmente es el expediente administrativo precisamente el que se requiere
para su aportación en sede judicial. A menos que los órganos judiciales prevean tal
situación y exijan la aportación “del expediente administrativo correspondiente, así
como de la información que, aun sin formar parte del mismo, se encuentre vinculada
al procedimiento administrativo del que trae causa” o similar fórmula que obligue a
la Administración a dar traslado de tales documentos.
Pero lo que resulta más alarmante es que, teniendo en cuenta que al archivo único
electrónico únicamente acceden los expedientes administrativos, tales documentos
no formarán nunca parte del patrimonio documental de conservación. Por lo que su-
pone un sesgo de importante información consentida por el legislador y, además, sin
que haya establecido el órgano competente en cada Administración para concretar la
información a sesgar, aspecto harto delicado y sin una completa regulación.
A mayor abundamiento, en conexión con esta cuestión, el artículo 26.3 LPAC
dispone que “no requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emi-
tidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente
informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrati-
vo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos”. Esta pre-
visión resulta absolutamente inadmisible, toda vez que la firma electrónica garantiza
la integridad, autenticidad y procedencia del documento, independientemente de su
contenido, por lo que ningún sentido tiene la inaplicación de la firma electrónica a
documentos por su carácter informativo; respecto a aquellos documentos que no for-
man parte del expediente administrativo, es cierto que no sería necesario en aquellos
documentos que no resulten esenciales para el procedimiento pero, en cambio, sí lo
sería para otros que pudiesen tener ulterior relevancia, por ejemplo en un eventual
proceso judicial contencioso-administrativo.
Por tanto, debe concluirse que, si bien es cierto que respecto a determinados
documentos de los enumerados en el artículo 70.1 LPAC, puede resultar incluso
adecuado no incorporarles firma electrónica, caso de notas o apuntes internos no
esenciales, no lo es menos que en otros no es lo más adecuado en términos de segu-
ridad jurídica e incluso de legalidad, como serían informes internos o entre órganos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento... 89
o entidades administrativas, así como los juicios de valor, puesto que estos documen-
tos, per se, deberían incorporarla y formar parte del expediente administrativo.
Aunque en la actualidad esta forma de proceder en la actuación administrativa
encuentra justificación en el apartado 3 del artículo 26 LPAC, su modificación en
el sentido expuesto anteriormente debería tenerse en cuenta lege ferenda para su in-
clusión por parte del legislador con el fin de incrementar la seguridad jurídica de los
destinatarios de la actividad de las Administraciones Públicas.
7. BIBLIOGRAFÍA CITADA
Alamillo Domingo, I. (2017), “Identidad y firma electrónica. Nociones técnicas y
marco jurídico general. Identificación y autenticación de los ciudadanos”, en
Gamero Casado, E. (Dir.), Tratado de Procedimiento Administrativo Común
y Régimen Jurídico Básico del Sector Público, Tomo II, Valencia: Tirant Lo
Blanch, p. 731.
Berning Prieto, A.D. (2017), “La administración electrónica y los servicios públicos
digitales al albor de los progresos de la Unión Europea y el “Horizonte Europa
2020”. Su relación con las Leyes 39/2015, de Procedimiento Administrativo
Común de las Administraciones Públicas y 40/2015, de Régimen Jurídico del
Sector Público”, en Martín Delgado, I. (Dir.), La reforma de la Administración
electrónica: una oportunidad para la innovación desde el Derecho”, Madrid:
Instituto Nacional de Administración Pública.
—— (2019), Validez e invalidez de los actos administrativos en soporte electrónico,
Cizur Menor (Navarra): Thomson Reuters Aranzadi (en prensa).
Cano Campos, T. (2017), “El laberinto de la invalidez: algunas pistas para no perder-
se”, XII Congreso de la Asociación Española de Profesores de Derecho Adminis-
trativo (La Laguna, Tenerife), Revista InDret, 4, pp. 1-53.
Castells, M. (2004), La nascita della società in rete, Università Bocconi Editore.
Cruz Mundet, J.R. (2011), Administración de documentos y archivos. Textos funda-
mentales, Ed. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, Madrid.
Gamero Casado, E. (2010), “Objeto, ámbito de aplicación y principios generales
de la Ley de Administración Electrónica; su posición en el sistema de fuentes”,
en Gamero Casado, E.; Valero Torrijos, J. (Coords.), La Ley de Administración
Electrónica. Comentario sistemático a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso
Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, Cizur Menor (Navarra):
Thomson-Reuters Aranzadi, 3ª ed.
Gamero Casado, E.; Fernández Ramos, S. (2018), Manual básico de Derecho Admi-
nistrativo, Madrid: Tecnos, 15ª ed.
García de Enterría, E.; Fernández Rodríguez, T.R. (2017), Curso de Derecho Admi-
nistrativo, Tomo I, Cizur Menor (Navarra): Thomson Reuters Civitas, 18ª ed.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
90 Antonio David Berning Prieto
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
ARCHIVOS AL SERVICIO DE SUS USUARIOS:
UN ENTENDIMIENTO POSIBLE
Ana Díaz Sánchez
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 93-100
Resumen:
La vocación de servicio es inherente a los archivos, en la actualidad se considera a los ciu-
dadanos como los principales usuarios de los archivos públicos. Los tipos de usuarios han ido
variando a lo largo de la historia, en un principio acudían casi exclusivamente investigadores
para documentar sus estudios históricos, hoy en día son mayoría las personas que requieren
documentos del archivo para solucionar problemas económicos, administrativos o persona-
les. Con la implementación de la administración electrónica se está haciendo énfasis en el
acceso a la información de forma remota, lo cual choca con la falta de medios de los archivos,
sobre todo en los históricos, que no tienen toda su documentación digitalizada y que están
cada vez menos dotados de personal especializado.
Palabras clave:
Archivos públicos; Usuarios de archivos; Consultas; Servicio de archivo
Abstract:
The vocation of service is inherent in the archives. At present, the citizens are considered
as the main users of the public archives. The types of users have been changing throughout
history, initially almost exclusively researchers came to document their historical studies,
today are the majority of people who require documents from the archive to solve economic,
administrative or personal issues. With the implementation of e-government, emphasis is
being placed on e-access to information, which clashes with the lack of means of archives,
especially in the historical ones, which do not have all their documentation digitized and they
have less and less specialized personnel.
Keywords:
Public archives; Users of archives; Archival inquiries, Archive service
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
94 Ana Díaz Sánchez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archivos al servicio de sus usuarios: un entendimiento posible 95
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
96 Ana Díaz Sánchez
Aparte de los ciudadanos que acuden al archivo para solucionar un asunto con-
creto que les ocupa durante poco tiempo, las personas usuarias que suelen poblar
las salas de consultas son los aficionados a la historia, esos investigadores que no se
ganan la vida con sus publicaciones o con la docencia pero que dedican casi todas
sus mañanas a buscar en los legajos del archivo aquellos datos acerca de sus temas de
interés que van recopilando minuciosamente, casi como un hobby, si se me permite
la expresión. Estos temas son muy variados, la búsqueda de antepasados de la propia
familia o de algún personaje o familia objeto de su curiosidad; cualquier documento
redactado sobre una determinada localidad, infraestructuras realizadas en ella, indus-
trias instaladas allí, asociaciones o incluso vehículos matriculados. Estos usuarios, por
otra parte, no requieren mucha atención por parte de los archiveros una vez realizada
la primera toma de contacto y orientación sobre los fondos documentales, pues ellos
mismos se manejan con los instrumentos de descripción y se organizan para ir solici-
tando las unidades de instalación que van a estudiar cada jornada.
Son frecuentes también las personas que acuden con solicitudes de carácter poco
específico, con un interés en materias diversas que esperan satisfacer con la informa-
ción que se les proporcione en el archivo, pero desconocen el funcionamiento de éste
y suelen pensar que “todo está informatizado” de tal manera que, introduciendo una
fórmula en nuestros sistemas de bases de datos, se recupera la información útil para
su consulta. La labor de acogida y explicación de los procedimientos de consulta es
muy compleja en estos casos, se trata de convencer al usuario de que los archivos no
ofrecen información sino documentación, lo cual es muy distinto. Es preciso dar a
conocer al menos unos rudimentos del Principio de Procedencia, es decir, que para
encontrar un tipo de documentos hay que saber en primer lugar qué organismo era
el responsable de determinada función. Este tipo de atención al usuario sólo puede
ser realizado por archiveras o archiveros, que han de ser pacientes y claros pues no
hay nada más complejo y ajeno a la mayoría de los ciudadanos que entender cómo
funciona o funcionaba la burocracia que penetra en cada uno de los aspectos de las
vidas de los ciudadanos. Por ejemplo, hay instituciones claves para el estudio de
determinados periodos de la historia que ya han desaparecido, como los Gobiernos
Civiles, que a los más jóvenes no les resultan ni remotamente conocidas.
La sociedad civil es cada vez más compleja y surgen movimientos asociativos de
diverso signo, plataformas de usuarios, asociaciones de trabajadores, votantes, con-
sumidores, etc., colectivos que se organizan para distintos fines y esto también se ve
plasmado en un tipo específico de usuarios que acuden al archivo como representan-
tes de alguno de estos grupos de ciudadanos. Se trata de investigaciones que afectan
a colectivos tales como los descendientes de desaparecidos en la Guerra Civil o repre-
saliados por la dictadura franquista; asociaciones que buscan niños desaparecidos (los
niños robados); representantes del colectivo LGTBI y otros grupos de usuarios que
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archivos al servicio de sus usuarios: un entendimiento posible 97
quieren ejercer sus derechos para las más diversas cuestiones y buscan en el archivo la
base documental que les pueda ayudar en sus pretensiones.
La tipología de los usuarios presenciales en los archivos es muy diversa y se escapa
a la generalización de lo que se ha considerado tradicionalmente el investigador7, lo
que no quiere decir que esta figura no exista. Los investigadores siguen acudiendo al
archivo y siguen encontrando entre sus fondos los documentos que constituyen la
materia prima en la que se sustentan los estudios históricos. Aún así, podría afirmar-
se que un gran porcentaje de los usuarios presenciales de los archivos acuden sin la
formación suficiente en lo que se refiere a su funcionamiento y a los recursos de los
que pueden disponer.
EL USUARIO INSTITUCIONAL
El servicio del archivo se presta en gran medida a la propia Administración. Co-
tidianamente se atienden solicitudes de préstamo de documentos que ya están depo-
sitados en el archivo pero que la propia administración que los generó vuelve a ne-
cesitar. También son frecuentes las solicitudes de copias o simplemente la aclaración
de datos concretos sobre la documentación. Este tipo de demandas procedentes de
entidades y dependencias administrativas, requieren una atención especializada por
parte del personal del archivo y suponen una disponibilidad constante y continua
del archivo al ritmo de funcionamiento de otras instituciones de la administración.
LA CONSULTA NO PRESENCIAL
Las consultas que se realizan de forma no presencial forman una parte significa-
tiva del servicio de los archivos. Tradicionalmente se ha venido dando respuesta a
este tipo de demandas por correo ordinario, más tarde proliferaron las consultas por
teléfono, después por correo electrónico y ahora mismo, con el desarrollo de la admi-
nistración electrónica, también mediante plataformas disponibles por Internet. Tal y
como se está desarrollando la política de archivos, que vacía a los centros de personal,
de recursos y limita, por tanto, sobremanera la posibilidad de abrir sus salas al pú-
blico para la consulta directa de los documentos, es evidente que se está fomentando
la consulta externa o no presencial. No se trata de momento de consultas “on-line”
puesto que la oferta en este sentido es todavía muy escasa8, sino de solicitudes a las
que los archiveros dan respuesta individualizada, generalmente enviando copia de los
documentos pertinentes. Obviamente esto presupone que, con antelación, hay que
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
98 Ana Díaz Sánchez
identificar qué documentos son los que el usuario necesita, comprobar si el acceso
a los mismos es posible, localizarlos entre los fondos custodiados, realizar la copia
digital y enviarla a su destinatario.
La mayor comodidad de este tipo de consultas para los usuarios parece evidente,
pero en contrapartida suponen una mayor carga de trabajo para el archivo y, lo que
puede ser todavía más negativo, el hecho de que el usuario debe conocer previamente
los documentos que solicita o bien conformarse con aquellos que los archiveros le
proporcionen; pero muchas veces explorando largamente en un fondo es cuando se
hallan los documentos que acaban siendo definitivos en una investigación.
El entendimiento con los usuarios no solo es posible, sino que es real y se mate-
rializa casi en cada consulta realizada. Esto no quiere decir que los usuarios no tengan
quejas, es más, tienen muchas razones para tener quejas. Entre otras cosas el derecho
de acceso a los documentos protegidos9, a los documentos con datos de carácter per-
sonal, daría para varias sesiones específicas sobre esta materia. No obstante, en lo que
coinciden casi todos los usuarios, sean del tipo que sean, es en la queja por la falta
de medios, por la escasez de personal y, sobre todo, por la limitación del horario de
consulta en sala.
LOS NUEVOS SERVICIOS
Se puede leer en la presentación de estas jornadas que “hay una demanda constante
y actualizada de nuevos servicios”, que los usuarios piensan en los archivos para ejercer
una mayor vigilancia y para exigir el rendimiento de cuentas de los poderes públicos.
Por otra parte en la nueva normativa y en muchas de las más recientes publicacio-
nes se alude al acceso a la información y a la obligación de proporcionar datos a los
ciudadanos que lo soliciten. Esto significa que la demanda de datos desplazaría a la
de documentos. Cabe preguntarse ¿a qué archivos hacen referencia estas palabras?
Pues si los archivos no van a servir documentos a las personas usuarias, esto supone,
ciertamente, un cambio de paradigma. En algunas reuniones con las nuevas genera-
ciones de archiveros se percibe su impaciencia cuando se habla de documentos (en
el sentido de documentos en soportes físicos tradicionales, por ejemplo en papel) y
su conservación; o de la custodia de legajos, de los problemas de espacio, de los so-
portes. También es remarcable la poca atención de los responsables políticos a todo
lo que sea recogida, custodia y conservación de los documentos. Difusión, difusión,
exigen, pero la difusión que esperan es más bien la del tipo: “El Delegado de Cultura
presenta…, la Consejera de Cultura inaugura…”. Este tipo de difusión no da una
verdadera idea de en qué consiste la consulta en un archivo, de lo que conlleva la
investigación y no está acreditado que sume usuarios potenciales a los archivos. Se
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Archivos al servicio de sus usuarios: un entendimiento posible 99
trata de dar una “visibilidad” espuria de los archivos como salas de exposiciones de
documentos raros, curiosos, llamativos y no como centros de investigación o cono-
cimiento.
Se están desarrollando también portales que dan acceso a grandes repositorios
documentales, es el caso de Europeana, por ejemplo, que se anuncia como punto de
acceso al patrimonio cultural europeo, con más de 50 millones de imágenes y textos
digitalizados disponibles para su consulta on-line10. Pero se trata de conjuntos de
documentos “subidos” por los organismos que los custodian, según sus criterios y
disponibilidad, no se aceptan consultas de los usuarios y no consta que hayan reali-
zado un estudio de las necesidades que éstos puedan tener.
Es tranquilizador pensar que en un futuro, los archiveros y archiveras sabrán
adecuarse e, incluso, anticiparse a las necesidades de los nuevos usuarios, con las
demandas de información y de datos con acceso inmediato. Seguramente la expe-
riencia del trabajo con los usuarios va a dar un cambio radical que no se alcanza a
saber del todo en qué consistirá. El profesional de los archivos va a participar en el
diseño y la producción documental, en el control de los documentos electrónicos,
con las garantías de custodia, autenticidad, inviolabilidad y permanencia; además
formará parte de esos equipos multidisciplinares que participarán en el diseño de
las herramientas para la creación, autenticación, uso, custodia y conservación de la
documentación.
En un futuro quizá más próximo de lo que se piensa, se diseñarán (ya se está tra-
bajando en ello) interfaces de usuario11 amigables, seguras, dinámicas y sencillas para
que los propios usuarios encuentren los documentos ¿o son los datos o la informa-
ción?. Entonces ¿cuál será la relación entre los archiveros y los usuarios? Parece com-
probarse que vamos hacia unas prácticas donde será muy raro que se produzca un
contacto cara a cara entre el archivero y el usuario, y ya no digamos entre el archivero
y el investigador. El entendimiento entre ambos, pues, será de otra índole, aunque
se perderá así el momento de la entrevista o conversación entre ellos en el que se han
producido tan fructíferos resultados como, por ejemplo, las lineas de investigación
orientadas hacia fondos hasta entonces no considerados, o puesta en consideración
de series documentales que finalmente se desvelan como filones para la pesquisa de
los datos que el investigador necesita.
Lo que resulta innegable es que en la era de la información los archivos tienen
mucho que aportar, están llenos de documentos que están plenos de datos, pero es
un hecho que los usuarios buscan los datos en otros sitios, principalmente en la web
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
100 Ana Díaz Sánchez
y, si los profesionales no somos capaces de ponerlos allí, muy pocos los van a encon-
trar, no se va a conocer su existencia y, por tanto, no va a provocar ningún interés el
acercarse a conocerlos y ninguna preocupación su posible desaparición.
BIBLIOGRAFÍA CITADA
Asensio, Mikel; et al. (2010), “Un estudio de usuarios del Archivo Histórico Provin-
cial de Málaga”, en Arch-e, Revista andaluza de archivos. 3, p. 1-23.
Cruz Mundet, José Ramón; Mikelarena, Fernando (2006). Información y documen-
tación administrativa, Madrid: Tecnos.
Fariña Pestano, F.I.; Díaz Fariña, F.A.; Rodríguez Acevedo, J.M. (2006), “¿Archivos
al servicio del ciudadano? Paradojas y contradicciones de una legislación restrictiva
e ineficaz”, en: El Archivo, ¿un servicio público?. Actas del Congreso de Archivos de
Canarias. Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2006. p. 353-374.
Rubio Hernández, Alfonso (2004), “Estudios de usuarios en archivos municipales:
una aproximación teórico-práctica”, en: Scire, 10 (1). p. 217-236.
Sainz Varela, José Antonio (2018), Secreto de Archivo: Acceso a los documentos, públi-
cos, transparencia y otras manías del archivero. Lección de ingreso como Amigo de
número de la Real Sociedad Bascongada de los Amigos del País, Vitoria: Real Socie-
dad Bascongada de los Amigos del País.
Santaella Ruiz, Rita Dolores (2007a). Estudio de usuarios de información aplicado al
archivo: la ciudad de Jaén. Jaen: Universidad.
——(2007b), “Usuarios de información pública de la ciudad de Jaén (1976-1996)”,
en: Revista General de Información y Documentación, 17 (2), p. 77-94.
Villaseñor Rodríguez, Isabel (2017), Estudios de usuarios de información: diseño meto-
dológico e informe final, Barcelona: U.O.C.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
EL REPOSITORIO DIGITAL EN LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO:
LA CULMINACIÓN DE UN PROCESO
Elena Cortés Ruiz
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 103-108
Resumen:
El proceso conocido como Administración electrónica ha supuesto para los Archivos Es-
tatales el diseño de un sistema plenamente digital, resultado de traspolar los procedimientos
archivísticos habituales al entorno electrónico: el desarrollo de una política de gestión do-
cumental que cumpla las directrices de seguridad e interoperabilidad que la administración
electrónica exige pasa por la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, un reper-
torio de series documentales y la correcta asignación de metadatos que permitan realizar las
tareas de archivo de gestión e intermedio y la correcta transferencia al repositorio definitivo,
garantizando la seguridad de la información y la correcta recuperación de la misma.
Palabras clave:
Cuadro de clasificación, Documento electrónico, Interoperabilidad, Política de gestión
documental, Repertorio de series
Abstract:
The process known as E-Governance commits the Spanish National Archives to design
a whole digital system as a result of transferring common archival procedures into electronic
entourage: developing a records management policy according to the security and interop-
erability directives demanded buy e-public administration implies designing a functional
classification scheme, elaborating a documentary series catalogue and assigning metadata to
enable office archives and intermediate archives functions and an appropriate final repository
transference, guaranteeing appropriate information security and dissemination.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
104 Elena Cortés Ruiz
Keywords:
Classification scheme, E-document/record, Interoperability, Records management policy,
Series catalogue
1. Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema español de archivos y se
regula el sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos Autónomos y su
régimen de acceso <https://www.boe.es/buscar/pdf/2011/BOE-A-2011-18541-consolidado.pdf>.
2. De acuerdo con el Real Decreto-Ley 11/2018, la administración electrónica se hará plenamente
efectiva el 2 de octubre de 2020 (Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas
en materia de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo
de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
<https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.
3. <https://www.boe.es/buscar/pdf/2010/BOE-A-2010-1330-consolidado.pdf>
4. <https://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf>
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El repositorio digital en la Administración General del Estado: la culminación de un proceso 105
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
106 Elena Cortés Ruiz
5. La Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, con-
templa que el repertorio de series configure el Anexo III de la misma.
6. La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos <https://
www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048> establece las directrices para el desarrollo de
políticas de gestión en un entorno ENI.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El repositorio digital en la Administración General del Estado: la culminación de un proceso 107
7. <http://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GES-
TION%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20docu-
mentos%20electronicos%20MINHAP.pdf>
8. <http://www.culturaydeporte.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-
profesionales/documentos-electronicos/2016511politica-documento-electronico-mecd/2016511-pde-
mecd.pdf>
9. <https://publicaciones.defensa.gob.es/media/downloadable/files/links/p/o/politica_gesti_n_de_
documentos_electr_nicos.pdf >
10. <https://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside#.XDzTcFxKjIU>
11. <https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive#.XDzUllxKjIU>
12. EArchiving building block, por ejemplo, desarrolla estándares, herramientas y software de gestión
documental en un entorno paneuropeo.
<https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eArchiving>.
13. La herramienta de difusión y visualización de los Archivos Estatales es el Portal de Archivos Es-
pañoles (PARES), cuya función viene definida en el Real Decreto 1708/2011 y a través del cual deberá
recuperarse igualmente la información.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
108 Elena Cortés Ruiz
BIBLIOGRAFÍA CITADA
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. <https://www.boe.es/
buscar/pdf/2010/BOE-A-2010-1330-consolidado.pdf>
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. <https://www.
boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf>.
Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema espa-
ñol de archivos y se regula el sistema de Archivos de la Administración General
del Estado y de sus organismos Autónomos y su régimen de acceso. <https://
www.boe.es/buscar/pdf/2011/BOE-A-2011-18541-consolidado.pdf >.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Ad-
ministraciones Públicas. <https://www.boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-
A-2015-10565.pdf >.
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. <https://
www.boe.es/buscar/pdf/2015/BOE-A-2015-10566-consolidado.pdf>.
Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia
de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, preven-
ción del blanqueo de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales
de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
<https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.
Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electró-
nicos. <https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048>.
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Hacienda y Admi-
nistraciones Públicas. <http://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/
SGT/POLITICA%20DE%20GESTION%20DE%20DOCUMENTOS%20
MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20documentos%20electroni-
cos%20MINHAP.pdf>.
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Cultura. <http://
www.culturaydeporte.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/
recursos-profesionales/documentos-electronicos/2016511politica-documento-
electronico-mecd/2016511-pde-mecd.pdf>.
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Defensa. <https://
publicaciones.defensa.gob.es/media/downloadable/files/links/p/o/politica_ges-
tion_de_documentos_electronicos.pdf>.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
REPOSITORIOS DIGITALES, LOS NUEVOS
DEPÓSITOS DE DOCUMENTOS
Josefina Otheo De Tejada
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 111-115
Resumen:
Para hablar de archivo digital es necesario delimitar los conceptos de documento y expe-
diente electrónico. En la administración española un documento electrónico está formado
por el documento binario más los metadatos de contexto que permiten fundamentalmente la
identificación, acceso, seguridad e integridad. Los expedientes electrónicos son agregaciones
de documentos electrónicos de un procedimiento administrativo.
Los documentos pueden tener dos tipos de origen:
• Documentos generados por la administración, deben ser originales electrónicos.
• Documentos aportados por el ciudadano, si son en papel se deben digitalizar.
Todos ellos se deben archivar, junto con sus metadatos en el archivo electrónico del órga-
no. Un documento electrónico no es válido mientras no esté en un archivo electrónico con
las garantías de seguridad necesaria y los metadatos mínimos establecidos por las Normas.
Palabras clave:
Documento electrónico; expediente electrónico; archivo electrónico; repositorio digital;
metadatos
Abstract:
When talking about digital files, it is necessary to delineate the concepts of electronic
documents and dossiers. Regarding the Spanish Administration, an electronic file is made up
by the binary document and the metadata from the context, which allow the identification,
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
112 Josefina Otheo De Tejada
access, security and integrity. Electronic dossiers are aggregations of electronic documents
which come from an administrative process.
These documents can have two different origins:
• Documents which are generated by the administration, which have to be originally
electronic.
• Documents contributed by the citizen, which in case of being handed by paper
should get digitalized.
All of them should be filed next to their metadata in the electronic files of the correspond-
ing organ. An electronic document will not be valid while not being filed in an electronic file
with security guarantees and next to the minimum metadata stablished by the law.
Keywords:
e-document/record, electronic dossier; electronic archive; digital repository, metadata
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Repositorios digitales, los nuevos depósitos de documentos 113
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
114 Josefina Otheo De Tejada
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Repositorios digitales, los nuevos depósitos de documentos 115
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
PIERREFITTE-SUR-SEINE. UN NUEVO EDIFICIO
PARA LOS ARCHIVOS NACIONALES DE FRANCIA
Jean-Luc Bichet
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 119-130
Resumen:
El sitio histórico de los archivos nacionales de Francia en el centro histórico de París sufría
de falta de espacio para recibir más archivos, se necesitaba un nuevo edificio en otro sitio. En
este artículo, presentaré el proyecto del edificio que tiene la capacidad de conservación más
grande de Europa, las problemáticas especiales implementadas, desde la concepción de un
edificio funcional hasta la construcción con técnicas, equipos y materiales adaptados a un edi-
ficio de archivos, todo ello, respetando las necesidades tanto de conservación del archivo de
patrimonio documental, como de facilitar el trabajo de los archiveros y de los conservadores,
y prestar un mejor servicio público a los lectores, asegurando, a la vez, las funciones esenciales
de conservación, de protección y de vigilancia.
Palabras clave:
Archivos; nuevo edificio; gran capacidad; conservación; funcionalidad.
Abstract:
The historical site of the National Archives of France in the old center of Paris was lacking
space and repositories to archive more documents. Therefore, it was necessary to program and
design a new building in a new location. This project of a new building which is currently the
biggest in Europe is detailed in the following text. From the design stage to the delivery of a
functional building the technics, equipment and materials required to meet both the preser-
vation imperatives with the needs of the archivists, curators, staff for repositories, workshops,
offices, and the needs of public users are described
Keywords:
Archives; new building; huge capacity; preservation; functionality.
1. Agradezco a Camille Nahra y Duna Troiani su ayuda en la traducción y corrección del texto.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
120 Jean-Luc Bichet
INTRODUCCIÓN
La decisión del presidente de la República Francesa, el 9 de marzo de 2004,
permitió la construcción de un nuevo edificio para los Archivos nacionales abierto
en 2013 que resultó de primordial importancia para la institución que necesitaba
expandirse para recibir más archivos de lo que permitía el edificio ubicado en el
centro histórico de París. Tras el elenco del calendario con respecto al proyecto, pre-
sentaré el programa de la operación para albergar el nuevo edificio con mayor capa-
cidad de conservación de Europa. Unas disposiciones especiales de preparación del
hormigón para reducir la humedad en el interior de los depósitos mientras que en
estos últimos el control de la calidad física y química de los materiales usados. Las
condiciones climáticas proyectadas en todo el edificio cumplen con las soluciones
técnicas más exigentes de ahorro energético. En cuanto a los riesgos de incendio, las
características del hormigón y los sistemas automáticos de extinción aseguran una
alta protección. El control de los accesos garantiza la seguridad en todas las plantas,
recintos y depósitos, y un doble control para los depósitos de acceso muy restringido
debido al valor histórico o confidencial de sus archivos.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 121
2. El terreno
El terreno seleccionado es de fácil acceso en metro. Se extiende sobre 4,7 Ha en
previsión de una futura extensión del edificio.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
122 Jean-Luc Bichet
3. El edificio
El edificio mismo tiene unos 85 000 m2 de superficie que alberga 220 depósitos
de 200 m2 (normales y especiales) para la conservación, unos 5000 m2 para la consul-
ta de documentos, unos 1400 m2 para las áreas de talleres de restauración, fotografías
y digitalización de documentos a los cuales se añade la superficie correspondiente a
las oficinas de cada servicio.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL EDIFICIO
El edificio principal es de tipo IGH (Immeuble de Grande Hauteur)2 para la
conservación y las consultas. Se caracteriza por una dimensión de 160 m x 48 m
con 11 niveles y una organización compacta de los depósitos de documentos. Un
corredor central facilita el acceso a los depósitos laterales. Se racionaliza la organi-
zación con circuitos separados – circuitos y elevadores diferentes para el ingreso de
documentos como para la comunicación de esos a la sala de lectura. La detección con
apertura automática de las puertas permite la fácil manipulación de las carretillas.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 123
Mapa 3. Planta 5 con las oficinas, los puentes pasadizos y los depósitos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
124 Jean-Luc Bichet
Un edificio satélite reúne todos los servicios en diez cubículos (bloques funcio-
nales) conectados entre ellos por puentes pasadizos y otros 11 puentes conectados
con el edificio principal. Todas las áreas públicas se sitúan en la planta baja.
DISPOSICIONES PREVENTIVAS
Con la fuerte inercia de los gruesos muros de hormigón surgió el problema de
la fuerte cantidad de agua en los mismos. Disminuir esta cantidad de agua requirió
implementar unas disposiciones especiales:
• Se preparó el hormigón con menos agua, reemplazando ésta con plastifican-
tes y super-plastificantes de cemento: se obtuvo así una economía entre 16 y
18 litros de agua por cada metro cúbico de hormigón.
• Cada loza tuvo un sistema provisional de impermeabilización a medida que
iba creciendo la construcción.
• En cada depósito se practicaron 3 aperturas provisionales de 2m2 en el muro
exterior que permitieron una ventilación natural para deshumidificar el lugar.
• Funcionaron ventiladores durante 3 meses antes de la entrada de los docu-
mentos.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 125
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
126 Jean-Luc Bichet
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 127
CONDICIONES CLIMÁTICAS
Se obtiene una fuerte inercia térmica mediante la organización compacta de los
220 depósitos y la construcción de gruesos muros de hormigón de 30 cm de espesor,
además del aislamiento térmico exterior de todo el edificio.
Tanto la temperatura como la humedad relativa (HR) de los depósitos cambian
siguiendo los cambios climáticos de las estaciones y economizan la energía: las tem-
peraturas varían de 16°C en invierno a 24°C en verano con una humedad relativa
de 57% máximo. El aporte de aire fresco reducido – 10% en vez de 30% en el pasa-
do – participa también a la economía de energía. Estos valores están promovidos por
el sistema de gestión centralizado del aire acondicionado para alcanzar una máxima
eficacia que permite un ahorro del 70 % de la energía necesaria para la conservación
de los edificios de archivos con respecto de los años noventa. Estas medidas permiten
una eficacia óptima y económica para la conservación de los documentos.
SEGURIDAD CONTRA EL FUEGO
La seguridad contra el fuego se organiza alrededor de las medidas técnicas
siguientes:
• Los depósitos son compartimentos separados de 200 m2.
• Todos los muros de hormigón de los depósitos permiten 4 horas de protec-
ción contra el fuego3.
• Un sistema de detectores ópticos está conectado directamente al centro de
bomberos.
• Para completar la seguridad, ha sido instalado un sistema automático de ex-
tinción con rociadores de agua de alta presión que usan 10 veces menos agua
que los sprinklers tradicionales lo que favorece una menor degradación de los
documentos.
A todas estas medidas técnicas se añade la permanencia en el edificio de una
brigada de cinco bomberos que asegura la vigilancia 24 horas/7 días del interior y
exterior del edificio. Además, existe, cercano, un centro de bomberos con medios
más importantes.
Teniendo en cuenta el alto valor patrimonial de los documentos archivados, se
puede decir que las medidas tomadas permiten una alta protección contra cualquier
degradación debida al fuego.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
128 Jean-Luc Bichet
VIGILANCIA
La vigilancia se realiza a diferentes niveles del sitio y del edificio.
• Alrededor del sitio existe una cerca con sistema de video cámaras.
• El control de los accesos se hace con sistema de tarjetas tanto para los
trabajadores como para los lectores.
• Para los depósitos de documentos, existe un control con tarjeta que manda la
apertura automática de las puertas.
• Para los depósitos de documentos confidenciales existe un doble control con
tarjeta y video cámaras controladas por agente de seguridad y las dos acciones
mandan la apertura automática de las puertas.
• En el área pública, el acceso de los lectores a la sala de lectura se hace con
tarjeta pre-registrada y cámaras de vigilancia.
Todos estos medios de control están conectados directamente con la sala de
control centralizada con guardias de seguridad 24h/7días, lo que permite una vigi-
lancia óptima de nuestros archivos nacionales.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Pierrefitte-Sur-Seine. Un nuevo edificio para los archivos nacionales de Francia 129
CONCLUSIÓN
Mientras el programa del concurso arquitectural beneficiaba de grandes progresos par-
ticularmente en el trato climático y la economía energética, en la fase de estudio antes de
empezar la construcción, numerosos intercambios con los usuarios han permitido ajustes
en las superficies, los espacios y los principios de funcionamiento de tal modo que se vol-
viera el edificio más próximo a las necesidades del personal y en las mejores condiciones.
Este trabajo de ajuste se dio en cada etapa del proyecto y siempre con la misma
inquietud: entregar a los usuarios un edificio el más adaptado posible a los usos muy
especiales de un edificio de archivos.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
130 Jean-Luc Bichet
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
COMUNICACIONES
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
¿SE PUEDE OFRECER SERVICIO DE ARCHIVOS
A TRAVÉS DE LAS REDES SOCIALES? LA
EXPERIENCIA DEL ARCHIVO GENERAL DE
ANDALUCÍA A TRAVÉS DE FACEBOOK.
Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 135-149
Resumen:
Ante el impacto que han tenido las redes sociales en todos los ámbitos profesionales, esta
comunicación plantea cómo surge la necesidad en el marco de las instituciones archivísti-
cas de incorporarse a este nuevo escenario. Se analiza la trayectoria del Archivo General de
Andalucía en las Redes Sociales, desde que en el año 2012 se creara su página de Facebook.
Para ello se abordan las estrategias, líneas de actuación y evolución seguidas, así como los
resultados obtenidos. A través del estudio de casos concretos de publicaciones, se analizan los
servicios prestados por el AGAn a la ciudadanía a través de su página de Facebook.
Palabras Clave:
Facebook; redes sociales; Archivo General de Andalucía; servicio.
Abstract:
Can you offer file service through social networks? The experience of the General Archive
of Andalusia through facebook. Is it possible to offer file services through Social networks?
The experience of the General Archive of Andalusia on Facebook. Social Networks have had
a deep impact on all professional areas, so in this communication we propose how this need
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
136 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
arises within the framework of archival institutions within this new scenario. In this commu-
nication we analyze the experience of the General Archive of Andalusia in Social Networks,
since in 2012 its official Facebook page was created. This way, the strategies, lines of action
and evolution are approached, as well as the results obtained, through the study of some
services provided to people on the AGAn Facebook page.
Keywords:
Facebook; Social networks; Archivo General de Andalucía; service
1. INTRODUCCIÓN
Queremos empezar dando las gracias a la Asociación de Archiveros de Andalucía
por darnos la oportunidad de presentar esta comunicación, en la que se va a abordar
la experiencia del Archivo General General de Andalucía, en adelante AGAn, en las
Redes Sociales y concretamente en Facebook.
Hoy día las nuevas tecnologías están presentes en nuestra vida cotidiana. Éstas
han propiciado que en la última década la forma de comunicarnos, informarnos o
relacionarnos haya cambiado radicalmente. En unos años se ha pasado del correo
postal al electrónico, de las llamadas de teléfono a los mensajes en grupo a través de
aplicaciones que permiten adjuntar fotografías, videos o documentos, y de la web
estática a la web actual, que a través de las Redes Sociales permiten interactuar con
una numerosa audiencia.
Las instituciones hemos tenido que adaptarnos a estos nuevos tiempos, ya que
las nuevas tecnologías y con ellas las Redes Sociales, se han revelado como un instru-
mento fundamental para llevar a cabo la difusión de la información pública y permi-
tir que esta información se difunda y pueda ser utilizada por la ciudadanía, haciendo
así posible el cumplimiento de la legislación de la Transparencia1.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 137
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
138 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 139
Imagen 3. OBUS.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
140 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 141
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
142 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
Imagen 8. Transferencias.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 143
2. Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del sistma Andaluza de
Archivos y desarrollo de la ley 3/1984, de 9 de enero de archivos.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
144 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 145
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
146 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 147
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
148 Ana Borrego Morales y Rosario Pérez Vargas
3. CONCLUSIONES
Desde el primer momento hemos sido conscientes de los retos y dificultades que
nos ha planteado la incorporación a las RRSS: este trabajo nos ha obligado a una
amplia dedicación, a un continuo reciclaje formativo, a una rápida adaptación a los
cambios, así como a una colaboración de todo el personal del Archivo en la propuesta
de las noticias.
Facebook ha permitido mejorar los servicios y la imagen del Archivo, ha abierto
nuevas vías de comunicación, llegando a amplios sectores de la población totalmente
ajenos al sector archivístico y que de otra manera hoy no nos conocería.
Durante estos años también nos hemos encontrado con algunas dificultades. En
ocasiones, ha sido difícil mantener el número de publicaciones que nos habíamos
marcado, ya que se requiere mucho tiempo y dedicación y resulta complicado encon-
trar contenidos atractivos para las noticias. Pero éstas y otras dificultades las hemos
intentado solventar a base de esfuerzo y motivación.
Finalmente aprovechar esta ocasión para invitaros a visitar nuestra página de Fa-
cebook y darle un “me gusta”, así como invitaros a visitar nuestro canal de Youtube
puesto en marcha recientemente.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Se puede ofrecer servicio de archivos a través de las redes sociales?... 149
Por último, concluir esta comunicación dejando abierta una pregunta que cree-
mos que no debe escapar al tratamiento archivístico: ¿qué información producida en
el ámbito de las RRSS se debe preservar y cómo debemos hacerlo?
4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
García Avilés, José Alberto (2015), Comunicar en la sociedad red: teorías, modelos
y práctica. Barcelona: UOC.
García-Gordillo, Mar; Ramos-Serrano, Marina; Fernández García, Sergio (2017),
Manual de uso y estilo de Redes Sociales de la Universidad de Sevilla [en línea],
S.l.: Editorial Universidad de Sevilla. <http://alojaservicios.us.es/difuseditorial/
FreeBooks/RRSS_US.pdf.> [Consulta: 10/01/2019].
Gómez Gómez, Antonio Agustín (2016), “Encuentros y desencuentros en las redes
sociales: la experiencia de la Biblioteca Provincial de Huelva”, Boletín de la Aso-
ciación Andaluza de Bibliotecarios, nº 111, pp. 27-48.
González-Fernández-Villavicencio, Nieves (2016), Métricas de la web social para
bibliotecas, Barcelona: UOC.
González Garcia, Juan Ángel (2016), “Aspectos emocionales en las redes sociales.
Cómo crear comunidad desde la práctica”, Boletín de la Asociación Andaluza de
Bibliotecarios, nº 111, pp. 49-63.
Leiva-Aguilera, Javier (2012), Gestión de la reputación online: crea fácilmente tu
estrategia de presencia en la Red, Barcelona: UOC.
Marquina-Arenas, Julián (2012), Plan social media y community manager, Barcelo-
na: UOC.
Rodríguez Fernández, Óscar (2016), Facebook: visibilidad para marcas y profesiona-
les, Madrid: Anaya.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿ESTÁN PREPARADOS LOS ARCHIVOS PARA
AFRONTAR EL RETO DIGITAL GLOBAL Y EL
DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
EN PARTICULAR?
Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 153-167
Resumen:
Durante los últimos años hemos asistido a una revolución archivística sin precedentes en
España que ha venido de la mano de la implantación, por imperativo legal, de la administra-
ción electrónica. Esta nueva realidad administrativa ha conllevado cambios trascendentales
en la concepción tradicional de los archivos y en las funciones de los archiveros, que están
llamados a participar en la definición de los nuevos modelos de administración electrónica
y gestión documental, si no lo han hecho ya. En relación con estos y otros temas, este artí-
culo pretende trasladar la experiencia profesional de dos consultores de Odilo en diferentes
proyectos de diseño e implantación de sistemas conceptuales y tecnológicos de archivo, y
recoge las principales cuestiones pendientes de resolver y los retos a los que se enfrentan los
archiveros.
Palabras clave:
administración electrónica; archivo electrónico único; proyectos de archivo; automatiza-
ción de archivos; archivos de la Administración
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
154 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
Abstract:
During the last years we have witnessed an unprecedented archival revolution in Spain
that has brought the implementation, by legal imperative, of the e-government. This new
administrative reality has led to far-reaching changes in the traditional conception of archives
and in the functions of archivists, who are called upon to participate in the definition of the
new models of electronic administration and records management, if they had not already
done so. In relation to these and other issues, this article aims to translate the professional
experience of two Odilo’s consultants into different projects of design and implementation
of conceptual and technological archival systems and includes the main issues to be resolved
and the challenges that the archivists will have to face.
Keywords:
e-government; unique electronic archive; archive projects; archive automation; Spanish
administration archives
1. INTRODUCCIÓN
Durante los últimos años hemos asistido a una revolución archivística sin prece-
dentes en España que ha venido de la mano de la implantación, por imperativo legal,
de la administración electrónica. El camino hasta llegar donde nos encontramos ha
venido salpicado de «avisos» en forma de legislación y normativa dirigidos al sector
público en general que nos indicaban que algo estaba cambiando y que, sin remedio
alguno, nuestras instituciones estaban llamadas a transformarse.
Podemos situar el primer jalón de este camino en 2007, nada menos que 11 años
atrás, cuando la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos1 reconocía por vez primera el derecho de los ciudadanos a relacionarse a
través de medios electrónicos con las administraciones públicas y tenía por objeto
asegurar que estas relaciones se realizaran en unas condiciones que garantizaran la
seguridad jurídica. Así lo establece el artículo 1 de la Ley 11/2007:
1. La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Adminis-
traciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de
las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre
las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas
con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y
eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica.
2. Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo
con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la
1. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-12352>.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 155
2. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el
ámbito de la Administración Electrónica. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-
A-2010-1330>.
3. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabi-
lidad en el ámbito de la Administración Electrónica. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.
php?id=BOE-A-2010-1331>.
4. Normas Técnicas de Interoperabilidad, disponibles en el Portal de Administración Electrónica
que se encuentra accesible en: <https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/
pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#.W-kY2ZNKjIU>.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
156 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
generalizada de que desde 2015 no hemos hecho otra cosa que correr para cumplir
con los plazos legales.
Entonces, ¿qué ha ocurrido para que se haya hecho necesaria una nueva regu-
lación cuyo fruto han sido las leyes 39/20155 y 40/20156? No es nuestro objetivo
mostrar aquí de forma exhaustiva las diferencias y similitudes, pero en lo que nos
ocupa, podemos decir que la Ley 11/2007 daba cierta libertad a las administraciones
para que definieran qué procedimientos serían susceptibles de digitalizarse y de dar
respuesta a ese derecho ciudadano de relación a través de medios electrónicos. Sin
ánimo de ser maliciosos, eso significaba proporcionar una potestad de libre actuación
que muchas administraciones aprovecharon para no evolucionar en la transforma-
ción digital. Además, probablemente, el conjunto de personas que tenía claro cómo
íbamos a llegar de una administración basada en el papel a otra electrónica era muy
limitado por aquel entonces. De modo que se convirtió en una ley de transición a
medio camino entre la Ley 30/19927 y la actual regulación. En cualquier caso, las le-
yes 39/2015 y 40/2015 tienen un carácter continuista y, esta vez sí, vienen a imponer
plazos a los que está sometido todo el sector público.
Decíamos que en 2007 el conjunto de personas con una idea clara de lo que signi-
ficaba la administración electrónica era reducido. ¿Podemos afirmar que la situación
cambió radicalmente en 2015? Para no herir sensibilidades, podríamos decir que la
situación mejoró sustancialmente en 2015. Sin embargo, creemos que la prueba más
evidente de que aún las cosas no estaban claras es la prórroga que de dos años que
nos hemos tenido que dar para poder dar cumplimiento a determinados preceptos8.
5. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565>.
6. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Disponible en: <https://
www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10566>.
7. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común. Disponible en: <https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-
A-1992-26318>.
8. El artículo sexto del Real Decreto-ley 11/2018 es el que recoge esta ampliación de los plazos ini-
cialmente previstos en la Ley 39/2015. Especialmente clarificadora es la exposición de motivos cuando
dice: « se juzga urgente y necesario ampliar en dos años el plazo inicial de entrada en vigor de las previ-
siones de la disposición final séptima de la Ley 39/2015 en lo relativo al registro electrónico de apodera-
mientos, el registro electrónico, el registro de empleados públicos habilitados, el punto de acceso general
electrónico de la Administración y el archivo electrónico, para garantizar que los operadores jurídicos,
los ciudadanos y las Administraciones Públicas puedan ejercer plenamente sus derechos con plena segu-
ridad jurídica y beneficiarse de las ventajas que el nuevo escenario está comenzando a proporcionarles».
Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia de protección de
los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo de capitales y requisitos
de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 157
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Disponible en:
<https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2018-12131>.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
158 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
del «archivo electrónico único», principalmente desde mediados de 2017 hasta nues-
tras fechas, muchas administraciones han trasladado a sus correspondientes archivos
la responsabilidad de conservar adecuadamente y conforme a la ley (sin muchas más
especificaciones) la documentación electrónica ya generada. Cabría añadir que, por
documentación electrónica, nos referimos prácticamente a cualquier «cosa» generada
durante este periodo de transición, acorde o no con los criterios legales de admi-
nistración electrónica y, por supuesto, sin haber tenido en cuenta previamente los
criterios del archivo en cuanto a formato y condiciones de transferencia.
Los motivos de que este asalto se haya producido de esa forma han sido varios: la
creencia de que nada iba a cambiar, al fin y al cabo se consideraba que los formatos
electrónicos no cambiaban en absoluto la situación; la resistencia de ciertos archi-
veros (los menos) a la realidad de la administración electrónica porque pensaban
que no iba con ellos; las instituciones a las que estaban adscritos los archivos no han
tenido en cuenta en absoluto las valoraciones de los profesionales de la información
a la hora de desarrollar sus respectivos modelos de administración electrónica; puro y
simple desconocimiento acerca de cómo interrelacionar la tramitación con el archi-
vo; o una mezcla más o menos homogénea de todo o una parte de lo anterior.
En este contexto hay una afirmación que sí podemos hacer: la «revolución archi-
vística sin precedentes» a que nos referíamos se basa, muy a grandes rasgos, en tras-
ladar el cumplimiento de los criterios de disponibilidad, acceso, integridad, autenti-
cidad, confidencialidad y conservación desde los procedimientos que se gestionaban
a través de medios tradicionales materializados en soportes que conocíamos bien, los
impresos, a otros procedimientos, ahora electrónicos. Estos últimos, los electrónicos,
se encuentran sustentados sobre unos documentos en formato informático que se al-
macenan en soportes no tangibles (en la mayoría de los casos no hay un intercambio
de hardware sino de datos), cuya conservación a largo plazo no está probada y que
generan muchas incertidumbres acerca de su futuro.
Pero debemos tener mucho cuidado con interpretar de una forma demasiado
literal este traslado de una realidad física precedente a otra completamente digital.
De hecho, ante esta nueva realidad administrativa y normativa, se ha extendido el
falso mito de que los archivos son o se van a convertir, exclusivamente, en el resultado
de conservar la documentación generada a través del modelo de las leyes 39/2015 y
40/2015 y del entramado normativo-técnico que conforman el Esquema Nacional
de Interoperabilidad y las normas técnicas de interoperabilidad (ENI-NTI).
La realidad, en cambio, es bien distinta. El «archivo electrónico único» del ar-
tículo 17 de la Ley 39/2015 tiene un alcance claro y limitado a la documentación
generada en el contexto del procedimiento administrativo electrónico. Sin embargo,
la documentación en soportes físicos que se ha venido generando durante los últimos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 159
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
160 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 161
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
162 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
10. Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE). Disponible en: <https://
administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde#.W-mwg5NKjIU>.
11. Un ejemplo de esta actividad de cooperación se está realizando en el contexto del Foro por el
Documento Electrónico donde se ha iniciado un proyecto piloto de definición de procesos de gestión
comunes a múltiples administraciones. El objetivo es que se definan modelos de documentos, procedi-
mientos de gestión y modelos de metadatos estandarizados. Esta actividad ha comenzado con las «tasas
de ocupación de dominio público», la documentación generada se encuentra disponible en el Foro por
el Documento Electrónico (disponible en: <https://administracionelectronica.gob.es/comunidades/ver-
PestanaGeneral.htm?idComunidad=141>).
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 163
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
164 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
desempeñar un papel activo. Desde luego no cabe pensar que con el modelo
actual de administración electrónica que estamos en camino de implantar
vayamos a alcanzar el modelo definitivo de gestión, porque no va a ser así. En
un entorno tecnológico en constante evolución es más que probable que los
modelos de administración electrónica tengan una vida efímera.
4. ¿ESTÁN NUESTROS ARCHIVOS PREPARADOS PARA EL RETO DE LA
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA?
Creemos que no es posible responder de forma rotunda a esta pregunta. Tendría-
mos que acudir a respuestas más vagas del tipo «parcialmente», «unos más que otros»
o «según en qué administración». Lamentablemente así es, las diferencias entre el
grado de evolución de unas administraciones y sus archivos con respecto a otros son
abismales, sin que exista un patrón. Lo que sí podemos hacer es destacar tres ele-
mentos distintivos que en los archivos determinan su capacidad de responder de una
forma mayoritariamente afirmativa o mayoritariamente negativa a dicha cuestión.
Podría decirse que lo que planteamos es una especie de cuestionario de autoevalua-
ción que permite determinar la capacidad de nuestros archivos para afrontar el reto
de la administración electrónica:
• ¿De qué recursos materiales y humanos dispone el archivo? No basta solo
con la voluntad de hacer las cosas bien. Una insuficiente dotación de perso-
nal combinada con una escasa aportación de recursos representa factores que
imposibilitan el desarrollo de administraciones electrónicas avanzadas y que
ponen en serias dudas la pervivencia de la documentación administrativa
a largo plazo. Los recursos asignados al archivo también suelen estar muy
relacionados con el compromiso de las propias organizaciones (de su alta
dirección como se conoce en el argot archivístico) con el desarrollo de la
administración electrónica y de sus archivos.
• ¿Qué visibilidad y capacidad de decisión tiene el archivo en la adminis-
tración a la que se encuentra adscrito? Ya hemos avanzado el enorme po-
tencial que tienen los archivos y los archiveros en la definición de sistemas de
gestión documental y de administración electrónica para sus organizaciones.
Sin embargo, si los archivos carecen de cualquier margen de intervención y
sus aportaciones son rechazadas constantemente, normalmente se produce el
efecto contrario.
• ¿De qué capacidad técnica en materia de administración electrónica
dispone el archivo? En muchos casos, la formación de los archiveros está
muy orientada a la archivística en su sentido más clásico. No es que estas fa-
cultades no sean necesarias, sino que a esta formación tradicional han de aña-
dirse capacidades complementarias orientadas a los preceptos de la gestión
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 165
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
166 Francisco José Valentín Ruiz y David de Torres Sánchez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
¿Están preparados los archivos para afrontar el reto digital global y el de la administración... 167
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
LA CUANTIFICACIÓN DEL SERVICIO: CENSOS Y
ESTADÍSTICAS DE ARCHIVO
Gema Herrera Vázquez
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 171-199
Resumen:
La ampliación de los servicios que prestan los archivos ha dado lugar a diversos cambios,
entre ellos el de su propia cuantificación, que inicialmente tiene su reflejo en los censos y de
forma más reciente en las estadísticas. A lo largo de este artículo se abordan las principales
características y problemática en la elaboración y resultados de los censos y estadísticas, tanto
para la Administración General del Estado, como de forma particular para el Sistema de
Andaluz de Archivos.
Palabras clave:
Archivos; servicio; estadísticas; censo de archivos; difusión; gestión documental; acceso.
Abstract:
The expansion of the services provided by the archival institutions has led to several chan-
ges, including that of their own quantification, which is initially reflected in the census, and
more recently in the statistics. Throughout this article the main characteristics and troubles in
the making and results of the census and statistics are approached, for both the National Ge-
neral Administration of the Country and, particularly, and the Andalusian Archives System.
Keywords:
Archives; service; statistics; census records; diffusion; records management; access.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
172 Gema Herrera Vázquez
1. Para Tanodi “el método archivístico consiste en reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar la archi-
valia”. Tanodi, 1961, p. 93.
2. En 1844, se dispone por Real Orden del Ministerio de Gobernación la apertura del Archivo Gene-
ral de Simancas a la investigación.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 173
3. Artículo 105 de la Constitución: La ley regulará: a) La audiencia de los ciudadanos, directamente o
a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley, en el procedimiento de elaboración
de las disposiciones administrativas que les afecten. b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y re-
gistros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los
delitos y la intimidad de las personas. c) El procedimiento a través del cual deben producirse los actos
administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
174 Gema Herrera Vázquez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 175
5. En el caso del Sistema Archivístico de Andalucía cabe destacar la presencia en Facebook: del Ar-
chivo General de Andalucía, Real Chancillería y Archivos Histórico Provinciales, salvo los de Granada,
Málaga y Huelva.
6. A este respecto para el ámbito de los archivos andaluces hay que señalar la entrada en funcio-
namiento a finales de 2017 de @rchivAWeb <https://ws096.juntadeandalucia.es/archivaWeb/portada.
do>, un proyecto de la Consejería de Cultura destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Do-
cumental de Andalucía. En la actualidad permite el acceso a la descripción de 389669 documentos,
localizados en 9 archivos. [Consulta: 03/11/2018]
7. En el siguiente enlace pueden consultarse las cartas de Servicios aprobadas para los Archivos Estata-
les: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/sc/cartas-de-servicios.html>.
[Consulta: 03/11/2018]
Para la Comunidad Autónoma de Andalucía por Resolución de 11 de febrero de 2008, de la Vicecon-
sejería de Cultura, se aprueban las Cartas de Servicios de: El Archivo General de Andalucía, Archivo
de la Real Chancillería y Archivos Histórico Provinciales. Estas clasifican los servicios prestados por los
Archivos en cuatro grandes áreas de actividad: Servicios de información, documentales, de difusión y
administrativos.
8. En el ámbito de la Junta de Andalucía áGoRa es la aplicación web desarrollada por la Consejería
de Economía, Hacienda y Administración Pública de la Junta de Andalucía, que facilita el seguimiento
y ejecución del nivel de cumplimiento de las Cartas de Servicios.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
176 Gema Herrera Vázquez
de medida son los propios archivos y sus fondos, no los servicios que los centros
archivísticos estos prestan.
2.1. La Cuantificación de los Archivos y sus fondos. Los Censos de Archivo
Los Censos de Archivo permiten un conocimiento preciso por parte de la Ad-
ministración, del Patrimonio Documental, favoreciendo una mayor protección del
mismo y el correcto desarrollo de políticas archivistas. Contribuye asimismo a la
difusión de los datos básicos sobre los fondos documentales, que ayudan a orientar a
las personas usuarias en su búsqueda de fuentes documentales. Tienen por tanto un
doble carácter funcional: son un instrumento de control, enfocado a la defensa del
Patrimonio Documental y, por otro, es un instrumento de difusión. Estos ofrecen
información: de los archivos, sus fondos, así como sus productores. Responden por
tanto a tres de las cinco W: Dónde, Qué y Quién (Where, When, Who).
2.1.1. Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica
El Censo-Guía de Archivos Españoles nace en los años 60, impulsado en un
primer momento por la Inspección General de Archivos, dando en 1972 su primer
fruto a través de una publicación impresa. La tarea de su elaboración fue continuada
por el CIDA (Centro Documento de información de Archivos) que difundió la in-
formación primero a través de los PIC (Puntos de Información Cultural) y desde más
recientemente por Internet, a través de la página Web de la Subdirección General de
los Archivos Estatales: <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm>.
Su elaboración alcanza carácter normativo con la Ley 16/1985, de 25 de junio, de
Patrimonio Histórico Español, que en su artículo 51 determina que: “la Administra-
ción del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccio-
nará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental”. Asimismo, el Real
Decreto 1708/2011 de 25 de noviembre por el que se establece el Sistema Español de
Archivos, se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, en su artículo 19.b, consagra
su difusión por medios electrónicos: “El impulso a través del Centro de Información
Documental de Archivos, del Censo Guía de Archivos, como guía electrónica y directorio
de los archivos de España e Iberoamérica, que permite a los ciudadanos la localización
inmediata de los centros de archivo así como los fondos y colecciones que custodian y los
servicios que éstos prestan.”
Inicialmente el proyecto se limitó a los archivos españoles, pero posteriormente su
alcance se ha ido ampliando a otros países del ámbito iberoamericano. En concreto el
censo ofrece información además de los archivos españoles de centros de otros vein-
tiún países: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador,
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 177
9. Desde 2011 el Censo-Guía de Archivos ha adaptado sus contenidos a esta norma (ISDIAH).
10. Desde 2014 el Censo-Guía genera los ficheros XML según la EAG 2012.
11. Información obtenida del <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/colaboracion.htm> [Consul-
ta: 05/11/2018]
12. Información obtenida del <http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/directorioarchivosInicial.htm>
[Consulta: 05/11/2018]
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
178 Gema Herrera Vázquez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 179
4. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean
titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 están obligadas a colaborar en la elaboración y ac-
tualización del referido censo, proporcionando, además, la información que les sea requerida para ello.
5. A efectos de la elaboración del Censo de Archivos de Andalucía, la consejería promoverá la celebra-
ción de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás administraciones públicas y personas
físicas o jurídicas privadas.
6. Los datos contenidos en el Censo de Archivos de Andalucía se darán a conocer públicamente para
garantizar su difusión.
15. Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos.
Artículo 17º.
1. La Junta de Andalucía, a través de la Consejería de Cultura, procederá a la confección de un censo
de Archivos y fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental andaluz en cada una de
las ocho provincias, incluyendo una estimación cuantitativa y cualitativa, así como su estado de conser-
vación y su seguridad.
2. Todas las autoridades, funcionarios públicos, personas públicas o privadas, físicas o jurídicas que sean
propietarios, poseedores o detentadores de Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Docu-
mental andaluz, están obligados a colaborar con los organismos y servicios competentes en la confección
del censo referido en el párrafo anterior, proporcionando una información correcta sobre los mismos.
3. Una vez formado el censo se irá actualizando a medida que vayan produciéndose las alteraciones que
le afecten.
16. El Consejo de Gobierno, en su sesión del día 14 de noviembre de 2000, aprobó las directrices para
la elaboración del Censo de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
180 Gema Herrera Vázquez
17. Orden de 6 de marzo de 2001, por la que se aprueba el Plan para la Elaboración del Censo de
Archivos Andaluces y el Censo de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz.
18. En el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en septiembre de 2000 en Sevilla, se
presentan las bases de datos Censara y Bibara. La primera ofrece la información recogida y actualizada
del censo por primera vez on line, mientras Bibara recogía la bibliografía archivística andaluza. Ambas
se completaron con una tercera base de datos, Cenfocoa, que ofrecía información sobre los Fondos y
colecciones. Las tres disponibles conjuntamente en red, tenían por objeto ofrecer permanentemente
información actualizada sobre el patrimonio documental andaluz.
19. El Portal de Archivos no ha adaptado su clasificación a la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Docu-
mentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
Artículo 40. Clasificación de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía.
Los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad
y gestión en:
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 181
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
182 Gema Herrera Vázquez
21. Las restricciones del gasto en el gobierno de España que se aplican desde el año 2012, se materia-
lizaron en la paralización de la tramitación de convenios con las CCAA.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 183
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
184 Gema Herrera Vázquez
• Y a nivel autonómico, son escasas las CCAA que recogen información esta-
dística de sus Sistemas de archivos. Salvo Andalucía, Cataluña o Madrid, en
el resto de Autonomías lo que se ofrece es información de su archivo interme-
dio o de alguno de sus archivos, pero no desarrollan programas estadísticos
referidos al conjunto de archivos de su Sistema.
2.2.1. Las Estadísticas de Archivos de la Administración General del Estado.
Desde el Portal Web del Ministerio de Cultura y Deporte, en su área de Servicios
al ciudadano, podemos acceder a las estadísticas de archivo: <http://www.mecd.gob.
es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/in/estadisticas.html>.
En la Web24 figura información estadística desde el año 2006 de forma anual,
correspondiente a los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponde a la
Dirección General de Bellas Artes, Subdirección de los Archivos Estatales25 del Mi-
nisterio de Cultura y Deportes. Y desde el año 2011 se incluyen la información de
los Archivos de la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural del
Ministerio de Defensa.
CULTURABase es el sistema que utilizan el Ministerio de Cultura y Deporte
para el almacenamiento y difusión de resultados estadísticos del ámbito de la Cultura
en Internet. Está basado en la aplicación INEbase, cedida por el Instituto Nacional
de Estadística al Ministerio. Su alcance es por tanto bastante más amplio que el del
mundo de los archivos. Funciona como una base de datos accesible vía Web, que
permite la explotación estadística de datos sobre: Patrimonio; Museos y Coleccio-
nes Museográficas; Bibliotecas; Edición de Libros y Música; Recursos de las Artes
Escénicas, Musicales y de la Danza; Cinematografía. Sus datos se explotan por tanto
de manera parcial para cada ámbito cultural; así como de forma global, para todo el
sector cultural a través de la publicación del Anuario de Estadísticas Culturales.
En el ámbito de los archivos CULTURABase permite:
1. Realizar consultas online, por cualquiera de estos campos:
– Superficie útil y capacidad de los depósitos.
– Superficie destinada a depósitos por comunidad autónoma.
– Fondos documentales por tipo de documento.
24. Hay datos disponibles desde el año 2003 para los Archivos dependientes de la Subdirección de los
Archivos Estatales, aunque online sólo puede consultarse los datos correspondientes a partir de 2006.
25. Real Decreto 817/2018, de 6 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del
Ministerio de Cultura y Deporte y se modifica el Real Decreto 595/2018, de 22 de junio, por el que se
establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 185
26. El plan actualmente vigente, es aprobado por Real Decreto 410/2016, de 31 de octubre, por el
que aprueba el Plan Estadístico Nacional 2017-2020.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
186 Gema Herrera Vázquez
27. En 2012 se modificó el cuestionario, incorporándose al mismo una nueva clasificación de las
categorías del archivo. Asimismo se reestructuró el tratamiento técnico de los fondos documentales y
del sistema de gestión de documentos y se introdujeron nuevos epígrafes de servicios y equipamientos.
28. Datos obtenidos de la Estadística de Archivos Estatales gestionados por el Ministerio de Educa-
ción, Cultura y Deporte y por el Ministerio de Defensa de 2017, publicados en http://www.mecd.gob.
es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/in/estadisticas.html
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 187
100,2 mil documentos en sala y se registraron 1,7 millones de sesiones de trabajo en Inter-
net, con 37,3 millones de páginas visitadas. A lo largo de 2017 los archivos investigados
recibieron cerca de 1,3 millones de visitas por interés cultural, artístico o arquitectónico.”
2.2.2. Las Estadísticas de Archivos del Sistema Archivístico de Andalucía.
Para los Archivos del Sistema Archivístico de Andalucía y de acuerdo a lo esta-
blecido en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento
del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de
Archivos en su artículo 11129, se implanta a finales del año 2007 la aplicación SIE-
CU (Sistema de Información Estadístico de la Consejería de Cultura), que facilita la
recogida y explotación de datos de los archivos que componen el Sistema. Hasta el
año 2018, en que SIECU <http://www.juntadeandalucia.es/cultura/siecu/start.do>
ha sido sustituida por SIE (Sistema de Información Estadística) era esta aplicación la
herramienta web que automatizaba los procesos de recogida y cumplimentación de los
datos: del Censo y Directorio de Archivos, estadísticas mensuales30 y memoria anual.
Aunque disponemos de datos estadísticos desde 1990, fecha desde la que el por
entonces Servicio de Estudios y Publicaciones de la Secretaría General Técnica de
Cultura (hoy Servicio de Información y Difusión de la Viceconsejería) lleva realizan-
do informes estadísticos de las actividades desarrolladas en los archivos de titularidad
estatal y gestión autonómica y en el Archivo General de Andalucía. En 1996 se reúne
el Grupo de Trabajo de Archivos, con el objeto de incluir en el estudio a los archivos
de titularidad autonómica y los archivos de la Administración Local; asimismo, se
acuerda la modificación del cuestionario de recogida de datos.
La Unidad Estadística y Cartográfica del Servicio de Información y Difusión de
Viceconsejería de la Consejería de Cultura31, es la encargada de elaborar la Estadística
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
188 Gema Herrera Vázquez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 189
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
190 Gema Herrera Vázquez
Archivo
General de
657 178,9 371,52 734,9 228,9 379,89 215,8 102,58 32,65 71,77 28,33
Andalucía
(AGA)
AC de
2.452,9 2.862,4 3.654,9 3.458,3 2.603,2 -- -- -- -- -- --
Consejerías
AAHHPP 6.388,4 2.466,8 2.140,5 1.762,2 2.192,2 2.226,3 1.603,8 1.160,2 868,48 537,98 430,75
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 191
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Archivo General de
895 2.088 4.050 5.516 4.491 5.649 7.499 5.031 6.039 7.380
Andalucía
Archivos Centrales
7.264 5482 5.592 6.875 7.963 -- -- -- -- --
Consejerías
Chancillería 3.370 4.741 4.897 8.649 6.725 10.549 8.719 2.483 3.738 4.635
Archivos Históricos
51.806 60.145 59.973 81.390 79.925 80.361 63.047 56.625 70.575 83.199
Provinciales
NOTA: 2009 No figuran los datos de la Consejería de Salud. El Archivo de la Chancillería desde el mes
de abril de 1999 hasta enero de 2001 permanece cerrado.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
192 Gema Herrera Vázquez
AGA 490 448 408 375 376 463 435 293 303 235 265 184 158 124 112
AC de
Conse- 3.766 3.300 3.062 2.238 2.803 3.796 2.397 2.828 3.802 3.396 -- -- -- -- --
jerías
Chanc-
5.131 7.714 4.305 4.524 2.330 2.083 1.909 1.660 5.295 5.261 8.267 7.663 1.421 2.717 3.770
illería
AAHHPP 30.102 32.283 36.403 27.047 28.571 41.512 39.543 46.969 59.318 64.324 62.956 43.191 29.582 34.912 38.951
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 193
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
194 Gema Herrera Vázquez
Archivo General
-- -- -- -- -- 5 12 21 23 15 20 30 16 14 19
de Andalucía
AAHHPP y
223 203 240 141 135 159 184 277 370 262 229 259 285 367 446
Chancillería
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 195
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
AGA -- -- -- -- -- 114 1319 3.585 5181 3.838 4.840 6.931 4.449 5.423 6.710
AAHHPP y
Chancillería 4.458 4.107 8.972 6.651 8.588 10.741 20.189 14.753 22.096 14.016 16.564 17.330 24.571 32.794 41.849
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
196 Gema Herrera Vázquez
AGA 10 -- 14 15 14 16 14 -- -- -- -- --
AC Consejerías 43 -- 70 67 60 50 49 -- -- -- -- --
AAHHPP y
87 -- 109 121 97 86 89 90 90 89 90 90
Chancillería
NOTA: Se incluye al personal en plantilla y externo. Desde 2013 el número de plazas figura sin desglo-
sar y sólo aporta el dato total de personal para los Archivos de titularidad de la Junta de Andalucía y los
Archivos de Titularidad Estatal y gestión de la Junta.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 197
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
198 Gema Herrera Vázquez
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
La cuantificación del servicio: censos y estadísticas de archivo 199
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
TESTAMENTARÍAS, MUCHO MÁS QUE UNA SERIE
Miguel Ángel Sánchez Herrador
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 203-224
Resumen:
Las testamentarías son una parte importante de los archivos judiciales. Su carácter econó-
mico y complejidad han determinado que incorpore todo tipo de documentos relacionados
con los bienes y las personas que intervienen, y que por tanto se hayan conservado en mayor
medida que otras series documentales. En este trabajo realizamos un análisis de esta serie
a partir de la documentación conservada en el Archivo Histórico Provincial de Córdoba,
procedente del Juzgado de Primera Instancia e Instrucción de Rute (siglos XVI-XIX), desde
diversos puntos de vista (archivístico, diplomático, histórico) para llamar la atención sobre su
valor y la riqueza de su contenido.
Palabras clave
Testamentarías, archivos judiciales, Rute (Córdoba), fuentes históricas.
Abstract:
The estate files are an important part of the judicial archives. Their economic nature and
complexity determine that they include all kinds of records related to the goods and people
involved, and therefore have been preserved to a greater extent than other archival series. In
this paper we analyze the estate files from Juzgado de Primera Instancia e Instrucción de Rute
(16th to 19th centuries), kept in Archivo Histórico Provincial de Córdoba, from an archival,
diplomatic, historical point of view, to draw attention to their value and wealth of content.
Keywords
Estate files, Judicial Archives, Rute (Córdoba), Historical sources.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
204 Miguel Ángel Sánchez Herrador
1. INTRODUCCIÓN
A pesar de que la documentación judicial es extremadamente amplia y compleja,
no ha sido objeto de demasiados estudios. Durante la Edad Moderna, en la Corona
de Castilla, la justicia en primera instancia, tanto de asuntos civiles como penales, era
ejercida por alcaldes ordinarios, adelantados, alcaldes mayores y corregidores y sus te-
nientes. Constituía la base de la estructura judicial sobre la que se fueron conforman-
do los estados modernos, con el fin último de favorecer la concentración del poder en
manos de los monarcas. De esta forma se puso orden en la justicia donde coexistían
diversos tribunales: señoriales, eclesiásticos, locales y Chancillería que entorpecían
e incluso bloqueaban la administración de justicia (Villalba Pérez, 1993, p. 39-42).
En esta época no existía una diferencia clara entre lo judicial y lo legal, entre el
pleito y el procedimiento administrativo. En el municipio, juzgar y gobernar eran la
misma cosa, sin que nadie intuyese, al menos en los siglos XVI y XVII, que pudiesen
ser poderes diferenciados. Se produjo una judicialización de la vida pública a todos
los niveles, con el fin de reconducir los enfrentamientos y el malestar social hacia
cauces legales, exentos aparentemente de arbitrariedades (Lorenzo Cadarso, 1999,
p. 18-20). El corregidor, que aparece en el siglo XIV, atendía la primera instancia
judicial en materias civil y penal, aparte de ser el representante de la justicia real en
una población de realengo, sus atribuciones además de la judiciales, abarcaban las
militares, políticas y fiscales (Lorenzo Cadarso, 1999, p. 248). Este sistema judicial
que había quedado conformado en los reinados de los Reyes Católicos y Carlos I,
permaneció con escasos cambios hasta el siglo XIX en que sus funciones jurisdiccio-
nales pasaron a ser ejercidas por los juzgados municipales o de paz.
El reparto de bienes siempre ha sido una materia muy delicada, tal vez una de
las principales atribuciones de la Justicia municipal. La autoridad de sus decisiones
se basaba en leyes recogidas en la Recopilaciones y en profesionales con formación
universitaria. Frente al más que inevitable conflicto entre los herederos tras la muerte
de un familiar, esta justicia institucionalizada, supuso una garantía y salvaguarda. De
hecho, la seguridad jurídica es una necesidad del hombre, íntimamente relacionada
con la propiedad, la familia y la herencia.
El término “testamentaría” aparece en los diccionarios de la lengua española des-
de el siglo XVIII, sin embargo en la documentación judicial de ese tiempo, como
veremos, encontramos el título inventarios y particiones de bienes para referirse a esta
documentación. Lo recoge por primera vez el Diccionario de Autoridades de la Real
Academia Española (RAE, en adelante), editado entre 1726 y 1739, con el signifi-
cado: “Execución de lo dispuesto en el testamento, y voluntad del testador. Lat. Executio
testamentaria.” Progresivamente la utilización del término se generaliza y enriquece.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 205
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
206 Miguel Ángel Sánchez Herrador
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 207
estructura en tres grandes secciones o divisiones de fondo que son las de Civil, Penal
y Gobierno. La serie más voluminosa es, con diferencia, la de testamentarías, muy
relacionada con la de tutelas y curadurías. Ambas pertenecen al ámbito de lo civil, al
igual que la serie de pleitos ejecutivos, que se originaban mayoritariamente por re-
clamaciones de dinero o de propiedades, y la de pleitos ordinarios o demandas entre
particulares, en los que se aprecia gran diversidad de motivos, desde reclamaciones de
deudas hasta incumplimiento de cláusulas en contratos de arrendamiento, pasando
por apropiaciones indebidas de herencias, lesiones causadas por animales, daños en
viviendas y otros. En el ámbito de lo criminal encontramos tres series que son las
correspondientes a autos de oficio (los incoados a instancia de autoridad), querellas
entre particulares y denuncias, estas últimas a cargo de alguaciles de campo y otras
autoridades menores y siempre asociadas a multas. Entre las muchas causas que se
detectan pueden citarse robos, homicidios, agresiones, estupro, injurias, escándalo
público, tala o quema de árboles, tenencia ilícita de armas, etc. Por último, en el
ámbito gubernativo se distinguen varias series como las de exhortos, requisitorias y
certificaciones, todas ellas con escasa representación dentro del fondo.
[Historia archivística]
La totalidad del fondo conservado se encuentra en el Archivo Histórico Provin-
cial de Córdoba. Como veremos, su traslado al mismo se realizó en un único envío y
en condiciones deficientes, sin organización y mezclado con otros fondos.
[Forma de ingreso]
Este fondo ingresó por transferencia extraordinaria de 23 de septiembre de 1972,
realizada desde el Juzgado, dado que con la reorganización de la Justicia realizada en
esos años, se creó del Juzgado de Partido de Lucena que realizaría las funciones del
anterior Juzgado de 1ª Instancia e Instrucción de Rute. El Decreto sobre Ordenación
de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro histórico documental y bibliográfico, de
1947, determinaba en su artículo 34 que en los archivos históricos provinciales se
depositará “la documentación histórica de las Audiencias y Juzgados”. Este decreto
puso punto final, al escaso interés que los archiveros mostraron por la incorpora-
ción de estos fondos a los archivos históricos provinciales. Con todo, la falta de una
reglamentación clara sobre la transferencia de estos fondos, ha provocado expurgos
indiscriminados, sin ningún criterio, en las propias Audiencias y Juzgados (Simón
Rodríguez, 1982, p. 28), lo que ha determinado la destrucción de buena parte de la
documentación judicial, salvo excepciones como la del fondo que nos sirve para este
estudio y hace que sea de gran interés.
Otras vías de ingreso de fondos similares en archivos históricos provinciales, han sido
la vía notarial, acompañando la documentación de escribanos que también atendían la
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
208 Miguel Ángel Sánchez Herrador
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 209
Materia civil
• Testamentarías y particiones de bienes
• Tutelas y curadurías
• Pleitos ejecutivos
• Pleitos ordinarios
• Autos civiles
• Apelaciones
Materia penal
• Autos de oficio
• Querellas
• Denuncias
• Apelaciones
Materia de gobierno
• Reales provisiones
• Cartas órdenes
• Juicios de residencia
• Requisitorias
• Exhortos
• Inhibitorias
• Expedientes de indulto
• Conducciones de presos
• Certificaciones
• Registros de requisitorias, exhortos y cartas órdenes
• Registros de visitas a presos
• Disposiciones normativas
Lorenzo Cadarso no considera a la serie de Gobierno como parte del fondo judi-
cial (1999, p. 18), de hecho su configuración depende en gran medida del volumen
de documentación generada y conservada. En cualquier caso, su importancia es vital
para el funcionamiento de la justicia local, y aporta mucha información sobre su
relación con otros juzgados y distintas cuestiones de organización interna del mismo.
Como vemos, las testamentarías se integran dentro del proceso “civil”, de hecho
dentro de la enorme variedad de autos que contiene no hay ningún documento de
carácter penal.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
210 Miguel Ángel Sánchez Herrador
[Condiciones de acceso]
Son documentos de libre acceso en las condiciones establecidas para la consulta
en el archivo de acuerdo al artículo 62 por la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de
Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, la cual es pública,
previa identificación con el D.N.I.
[Condiciones de reproducción]
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 63 de la ley anterior.
[Características físicas y requisitos técnicos]
El soporte de los documentos textuales es el papel. La documentación presenta
diversos estados de conservación, y su deterioro está causado principalmente por
humedad y hongos, dado el estado de abandono en el que probablemente se en-
contrase antes de su transferencia. Obviamente todos los documentos están escritos
en español, con escritura cortesana, procesal y humanística, al abarcar el Fondo los
siglos XVI a XIX.
[Instrumentos de descripción]
La documentación se ha descrito utilizando el gestor de información @rchiva,1
hemos optado por una descripción basada en las normas ISAD, a nivel de catálogo.
La descripción atiende al siguiente esquema: “identificación del difunto”, y asuntos
que le acompañan: tutelas, pleitos, almonedas, por ejemplo: Testamentaría de Juan de
Alba Porras, tutela de sus hijos menores a cargo de José de Porras, hijo mayor, y pleito de
partición de los bienes.
[Unidades de descripción relacionadas]
Las restantes series de la materia civil están relacionadas con las testamentarías
dado que en ocasiones generan otros expedientes que bien se anexan a las propias tes-
tamentarías o se dejan en un expediente aparte, como pleito ordinarios o ejecutivos,
tutelas y diversos autos civiles (autos posesorios, demandas de pobreza…).
[Nota del archivero]
Organización y clasificación, Pilar Hernández Íñigo. Descripción y ordenación,
Miguel Ángel Sánchez Herrador
[Reglas o normas]
ISAD (G) 2000
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 211
[Fechas de descripción]
2014-2015 (catálogo)
3. DESCRIPCIÓN DIPLOMÁTICA
Como documento diplomático la testamentaría cumple una serie de formali-
dades extrínsecas e intrínsecas, de modo que garantiza el valor y credibilidad de un
determinado acto (Galende Díaz y García Ruipérez, 2003, p. 22). En este sentido
durante la Edad Moderna se disponía de diversos y abundantes manuales que bus-
caban servir de guía o ayuda a los escribanos y demás profesionales relacionados con
la fe pública o la justicia (Mendoza García, 2014, p. 145). Dada la brevedad de este
trabajo sólo podemos citar algunos de los manuales más destacados: Primera parte
de escripturas y orden de partición y quenta de residencia y judicial ciuil e criminal …
Diego de Ribera (1560), Summa del estilo de escrivanos y de herencias, y particiones
y escripturas y avisos de Jueces de Lorenzo de Niebla (1565) e Instruction y memorial
para escrivanos y juezes executores assí en lo criminal como ceuil y escrituras públicas de
Bartolomé de Carvajal (1585).
A partir del análisis de las testamentarías de nuestro fondo podemos determinar
una serie de características comunes y otras que pueden aparecer según los casos.
Las testamentarías consisten en un conglomerado de documentos notariales, admi-
nistrativos y jurídicos, cuyo propósito es tramitar el reparto de los bienes de un
difunto. Sus diligencias fundamentales son el inventario y la partición de los bienes,
y su tramitación se puede alargar durante bastantes años. Se podría decir que es fácil
saber cómo empieza una testamentaría pero muy difícil prever cómo terminará. Esto
determina que prácticamente cualquier documento (no penal) sea susceptible de
aparecer en una testamentaría.
Las testamentarías presentan un elevado grado de normalización dentro de la
documentación judicial, a menudo caótica. Las lagunas formativas de los profesio-
nales del derecho quedaban en evidencia en los abruptos cambios en la forma de
tramitar los procesos o incluso de redactar los autos. Sin embargo en las testamentarías
no encontramos esas bruscas variaciones. Toda la tramitación se reflejaba en un su-
mario, cosido en un cuadernillo normalmente foliado. Ahí se iban añadiendo los
documentos que se generaban a largo de la instrucción, entre los que encontramos
documentos obligatorios y opcionales. A continuación expondremos los principales
autos o diligencias que pueden formar parte de una testamentaría:
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
212 Miguel Ángel Sánchez Herrador
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 213
• Invocación
• Data: año de inicio del proceso.
• Lugar: lógicamente Rute.
• Jurisdicción: Civil.
• Contenido: Inventario y partición de los bienes, generalmente aparece el tér-
mino “extrajudicial” que se refiere a que no contiene parte litigiosa.
• Nombre del difunto.
• Juez instructor.
• Padre de menores.
• Escribano receptor.
El título podría aparecer aproximadamente del siguiente modo: Inventario y par-
tición de los bienes y hacienda que quedaron por fin y muerte de Don/Doña ... vecino/a
que fue de esta villa entre sus hijos y herederos, a lo que a veces se añade en el caso de
hombres... y entrego de la dote a su viuda. En el siglo XVIII varía ligeramente ese títu-
lo: Autos de inventario quenta y partición.
Los documentos notariales son una parte vital de la testamentaría pues le dan se-
guridad jurídica (Bono Huertas, 1985, 41). De hecho, el traslado del testamento es
el auto inicial de la testamentaría y es de vital importancia, tanto que su ausencia de-
termina un tipo de testamentaría denominada “abintestato”. De su contenido depen-
de el desarrollo de todas las diligencias posteriores. A este documento en ocasiones
acompañan codicilos, que añaden, amplían o modifican el contenido del testamento.
Sin embargo, no todos los autos se protocolizan, entre los traslados de documentos
notariales que encontramos mezclados con los demás autos de la testamentaría, se
encuentran: poderes, por lo general procesales (Bono Huertas, 1985, 22), es decir,
para la representación en pleitos entablados en el reparto de los bienes, escrituras de
dote o/y arras, y en algunos casos aumento de dote. También en ocasiones es preci-
so acreditar la posesión de bienes o créditos, de este modo, se reproducen censos, y
su redención, aparcerías…
A continuación se da testimonio de la muerte del testador o la identidad del
cadáver por un familiar, por vecinos o por el Padre General de Menores, para pasar
a uno de los documentos más relevantes: el inventario de bienes “post-mortem”
normalmente extrajudicial, pero a veces judicial con nombramiento de interventor.
Al ser una diligencia más dentro del expediente, no repiten los datos que encontra-
mos en los mismos inventarios notariales. Se clasificaban los objetos por tipos de
manera aproximada y normalmente no se especifica en qué habitaciones de la casa
se encuentran. En ocasiones se añade un memorial jurado de las deudas del difunto,
para terminar con la tasación de los bienes muebles, y aprecio de los inmuebles que
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
214 Miguel Ángel Sánchez Herrador
se añade en el mismo inventario o bien se redacta una nueva relación de bienes con
su valor económico.
Sigue el nombramiento de apreciadores o contadores. La Ley I, del Título XXI,
De las testamentarías, inventarios, cuentas y particiones de bienes (Novísima Recopilación,
1805-1807, tomo V, p.131) establece que se nombren los contadores para cuestiones
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 215
Imagen 3. Aprecio de los bienes que quedaron por fallecimiento de Julián Recio.
Testamentaría de Julián Recio, y pleito por los bienes entre su viuda, Francisca de
Onieva, y sus hijos menores (1667), AHPCO, Caja 35(8), fol.[11].
que consistan en cuenta o tasación, o pericia de persona o arte, pero en ningún artículo
que relacionado con del Derecho, ni para otra cosa que ellos puedan determinar por el
proceso. Lo que enlaza con la formación de un cuerpo de profesionales de la Justicia,
que ya mencionamos, a quienes corresponde por completo las cuestiones procesales.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
216 Miguel Ángel Sánchez Herrador
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 217
Era muy habitual que tras la muerte de un padre o madre, quedasen huérfanos
menores de edad. En tal caso hay que recurrir a las tutelas y curadurías, con su crea-
ción (solicitud del tutor y nombramiento por parte del Padre General de Menores) y
posteriormente la toma de cuentas, la solicitud de emancipación de los hijos, o de los
maridos de las hijas. El nombramiento de tutor y/o curador casi nunca es un docu-
mento notarial, aunque pudiese serlo. Tal vez este sea el documento más íntimamen-
te ligado a la testamentaría sin ser estrictamente parte de él. Su importancia dentro
del expediente es menor dado que consiste tan sólo en nombrar tutor y más adelante
peticiones y toma de cuentas que suele aparecer en otro documento y unos años más
tarde. A veces muere algún menor durante la tutela y hay que prever los gastos del
entierro y demás. También tenemos diferentes peticiones relacionadas con la tutela,
normalmente el tutor o el menor piden dinero por alguna razón: enfermedad, gastos
corrientes de manutención.
Cuando no hay suficiente dinero para hacer frente a las deudas o al pago de dotes
o promesas de arras, se establecen las ejecuciones de los bienes y almonedas. Las
almonedas comienzan por el pregón de los bienes entre los vecinos, quienes a conti-
nuación hacen diferentes ofertas económicas por los mismos o posturas y finalmente
se determina quién se queda con cada bien, mediante el remate (Lorenzo Cadarso,
1999, p. 181-185).
Todas las disputas dan lugar a una parte litigiosa (siempre civil nunca penal),
en la que intervienen diversas variables en función del número de matrimonios del
difunto y de sus hijos, de uno u otro matrimonio, sus deudas... de modo que es rela-
tivamente habitual encontrar pleitos entre los herederos, que pueden ser:
• por la partición de los bienes,
• por el inventario,
• de cuentas,
• por una suma de todos.
Asimismo encontramos, pleitos ejecutivos por deudas, tercería dotal de mujer
o hijas. A veces los acreedores solicitan la ejecución de sus bienes del difunto, en
esos casos se suele nombrar curador ad liten. Se hace el memorial de deudas del
que hemos hablado y se puede llegar al concurso de acreedores si fuera necesario.
Finalmente cuando es preciso realizar diligencias en otras villas, se expiden exhortos
y requisitorias dirigidas a sus justicias para que realicen alguna diligencia necesaria
para la resolución de la testamentaría.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
218 Miguel Ángel Sánchez Herrador
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 219
Cuando alguno de los herederos consideraba que el resultado del pleito no era
justo, podría realizar una alegación (Lorenzo Cadarso, 1999, p. 198-199, 211-212).
4. DESCRIPCIÓN HISTÓRICA
Tal vez el mayor problema, en cuanto a su valor histórico, sea la falta de conti-
nuidad en algunos casos, pues se trata, como se vio, de una documentación que ha
sufrido abandono, mala conservación y ataque de animales e insectos bibliófagos.
Aunque hay variaciones abruptas entre algunos años, no se encuentran claras lagunas
de documentación.
Tabla 1. Distribución de las testamentarías conservadas por años.
En cualquier caso, el valor histórico de estas fuentes es inmenso, por diversas ra-
zones: su antigüedad (nuestro fondo comienza a principios del siglo XVI), el reflejo
de la sociedad de cada momento que nos transmiten, y su continuidad. Su utiliza-
ción en la investigación histórica no es nada nuevo, pero tal vez sí sea novedosa la
obtención de información de todo tipo para ilustrar la historia de la vida cotidiana.
A través del tratamiento estadístico de sus datos, obtenemos conclusiones de gran in-
terés. Siguiendo la clasificación de los valores históricos de la documentación notarial
utilizada por Pagarolas Sabaté (2007, p. 136-149), podemos concretar los siguientes
aspectos:
1. La historia del derecho: es una fuente de información fundamental para co-
nocer la Justicia civil de la Edad Moderna, escasamente estudiada, quiénes interve-
nían, qué atribuciones tenían.
2. La historia agraria: tal vez sea una fuente prioritaria para su estudio. Permi-
ten estudiar la propiedad de la tierra y su distribución, la extensión de las fincas, los
cultivos a los que se dedicaban las tierras, continuidad en los arrendamientos, deudas
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
220 Miguel Ángel Sánchez Herrador
de los campesinos. Pero también a través de sus inventarios nos acercamos a aspectos
menos conocidos como: aperos del campo, animales de las cuadras y los corrales.
Entre las curiosidades, vemos que a menudo se da nombre propio a algunas reses de
ganado vacuno, y en ocasiones también al ganado equino.
Entre los abundantes estudios que utilizan los inventarios post-mortem para el
estudio de la historia agraria, nos detenemos en el trabajo de Pérez García (1984)
que utiliza los inventarios notariales para aproximarse a la ganadería gallega del siglo
XVII, dada la carencia de fuentes fiscales y recuentos de ganado. El autor matiza los
resultados por los múltiples sesgos que se pueden introducir en esta documentación:
“silencios sospechosos”, presencia de elementos que ponen en duda los datos reco-
gidos en los inventarios, las modificaciones del número de animales tras la muerte
del propietario, el hecho de que no se hiciesen inventarios de los bienes de todos
los difuntos. En cualquier caso, “los inventarios traducen un nivel ganadero, con
seguridad aproximativo y quizás por exceso, pero en cualquier caso suficientemente
indicativo del mismo.” Las testamentarías aportan más datos sobre estos bienes y sus
propietarios que los simples inventarios.
3. La historia social: los fondos judiciales son una fuente de información social
de gran interés, pues muestra los conflictos habituales y cotidianos entre los ciudada-
nos. Precisamente este fondo fue utilizado por Ortega Pinto (2003) para estudiar la
criminalidad en la Edad Moderna. Las testamentarías permiten el estudio de diversas
facetas de la vida cotidiana: las relaciones sociales, el ascenso social de personas de
diferentes niveles económicos, la endogamia, el régimen dotal, la evolución econó-
mica de una familia, la situación de la mujer, la mortalidad, las élites locales. Los
inventarios post-mortem muestran todos los bienes que fueron atesorados en vida,
las almonedas para la venta pública de esos bienes, las tutelas de los huérfanos... Asi-
mismo dan noticia de distintas personas gracias a su intervención en alguna de las
diligencias como los escribanos del número, tasadores, albaceas…
Los inventarios post-mortem y escrituras de dote, muestran de manera exhaustiva
los objetos de la vida cotidiana, que intentamos sistematizar a continuación, inte-
grando los objetos de familias humildes y/o pudientes:
1. Ajuar doméstico.
a) Lecho cotidiano/ropa blanca de cama.
b) Indumentaria, vestido: esencial (armilla, basquiña, delantal, dengue, deshabi-
llé, guardapié, ligas y medias, mantilla, manto, vestido), realce personal (ceñi-
dor, pañuelos, redecilla, guantes, abanicos), adornos para la ropa (encajes, gasas,
guarniciones, picados, fleques, puntas, franjas, galones, moñas, escarapelas, lazos,
ribetes, nudillos, cordoncillos, canutillos, gorgueras, cuellos, escarolas, tirillas).
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 221
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
222 Miguel Ángel Sánchez Herrador
impagados, y de gran interés son las almonedas, donde se pregonan los bienes a los
vecinos para que ofrezcan dinero por ellos si es que les interesa alguno.
5. La historia del arte y de la cultura: volviendo de nuevo a los inventarios de
bienes, encontramos una rica fuente para conocer qué objetos relacionados con el
arte o la cultura se guardaban en las casas. Es muy curioso como hasta en las listas
de bienes más cortas y escasas, es habitual encontrar objetos artísticos relacionados
con el culto religioso: óleos, láminas, crucifijos… Sin embargo, es mucho más difícil
encontrar libros, salvo cuando se relacionan con una profesión (escribanos, médicos,
farmacéuticos), con personas con muchos bienes, y en algunos casos, también con
el culto y la oración, como devocionarios. El nivel de alfabetización puede estudiar a
partir de las firmas de las declaraciones que se toman a los vecinos, es decir, si firman
o si es otra persona la que lo hace en su nombre en caso de no saber escribir.
6. La onomástica: los nombres de lugares concretos, o la toponimia menor, que
aporta esta documentación son de gran interés, pues en la descripción de las casas, y
de las tierras, utilizan los nombres de calles, partidos, sitios, caminos, fuentes... Tam-
bién en lo relativo a los nombres de personas, pues por sus páginas desfilan todo tipo
de vecinos, desde el difunto, su viuda y sus herederos, hasta los albaceas, apreciado-
res, escribanos y corregidores, pasando por nueras, yernos, nietos y demás consortes,
acreedores, y aquellos que dan testimonio en sus pleitos y querellas.
7. La genealogía, la heráldica y la nobiliaria: para quienes intervienen en estas
diligencias es de vital importancia determinar su grado de parentesco con el difunto y
entre sí, de manera que queden claros sus derechos hereditarios. También es habitual
mencionar el origen, nación, del difunto, incluso el nombre de sus padres, lo que
permite conocer los flujos migratorios. En ocasiones aparecen árboles genealógicos
para mostrar gráficamente el parentesco.
Otros aspectos de interés son los usos lingüísticos, ortográficos, como la utiliza-
ción de localismos, arcaísmos, términos que han pervivido o no, con los mismos o
distintos significados, así como diferentes formas de escribir una palabra…
Además su contenido puede utilizarse en la docencia de la historia para mos-
trar cualquier aspecto que creamos interesante. Por ejemplo en el Taller de historia:
la mujer tutelada del Archivo Histórico Provincial de Córdoba (Sánchez Herrador,
2017), utilizamos estos documentos para mostrar diversos aspectos de la vida coti-
diana en la Edad Moderna como las costumbre para tomar los apellidos por parte
de los hijos, o la existencia de esclavos entre los bienes semovientes del inventario.
Precisamente este último documento se encuentra entre los que más llamaron la
atención de los alumnos.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Testamentarías, mucho más que una serie 223
5. BIBLIOGRAFÍA
Bono Huertas, José (1985), Los archivos notariales, Sevilla: Dirección General del
Libro, Archivos y Bibliotecas.
Decreto de 24 de julio de 1947 sobre Ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del
Tesoro histórico documental y bibliográfico. Disponible en Web: <http://www.
boe.es/datos/pdfs/BOE/1947/229/A04610-04614.pdf> [consulta: 05/04/2017].
Diccionario de la lengua española, edición del tricentenario. Real Academia Españo-
la. Testamentaría. Disponible en Web: <http://dle.rae.es/?id=ZeqkfY3> [consul-
ta 14/09/2017]
Galende Díaz, Juan Carlos; García Ruipérez, Mariano (2003), “El concepto de docu-
mento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística”,
Revista general de información y documentación, vol. 13, nº 2. pp. 7-35. Dis-
ponible en Web: <https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=838229&o
rden=1&info=link> [consulta: 20/04/2018].
Gil Muñoz, Margarita (1989-1990), “Un estudio sobre las mentalidades en el Ejér-
cito del XVIII (La actitud ante la muerte a través de las testamentarías de los
oficiales en el reinado de Carlos III”, Cuadernos de Historia Moderna, 10. pp.
121-146.
Laso Ballesteros, Ángel (2009), Los archivos provinciales: qué son y cómo se tratan,
Gijón: Trea.
Lorenzo Cadarso, Pedro Luis (1999), La documentación judicial en la época de los
Austrias: estudio archivístico y diplomático, Badajoz: Universidad de Extrema-
dura.
Nuevo tesoro lexicográfico de la Lengua Española. Testamentaría. Disponible en
Web: <http://buscon.rae.es/ntlle/SrvltGUILoginNtlle> [consulta 14/09/2017].
Mendoza García, Eva María (2014), “Teoría y práctica de la actividad de los escri-
banos en el ámbito judicial: los manuales notariales”, Los escribanos públicos y
la actividad judicial: III Jornadas sobre el notariado en Andalucía, 24 y 25 de
noviembre de 2011. Málaga: Libros Encasa. pp. 145-180.
Novísima Recopilación de las leyes de España: dividida en XII libros: en que se re-
forma la Recopilación publicada por el Señor Don Felipe II en el año de 1567,
reimpresa últimamente en el de 1775 y se incorporan las pragmáticas, cedulas,
decretos, órdenes y resoluciones Reales, y otras providencias no recopiladas, y
expedidas hasta el de 1804 mandada formar por Carlos IV. Madrid, 1805-1807.
5 vol.
Ortega Pinto, Manuel (2003), “Estudio criminal de la Córdoba moderna: el caso de
Rute”, Actas del III Congreso de Historia de Andalucía. Córdoba: CajaSur, Vol.
10. p. 245-265.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
224 Miguel Ángel Sánchez Herrador
Pagarolas Sabaté, Laureà (2007), Los archivos notariales: qué son y cómo se tratan,
Gijón: Trea.
Pérez García, José Manuel (1984), “Los inventarios post-mortem como indicadores
de la riqueza ganadera. Galicia occidental (1600-1669)”, La documentación no-
tarial y la historia. Actas del II Coloquio de metodología histórica aplicada. San-
tiago de Compostela: Secretariado de Publicaciones de la Universidad, Vol. 1.
Sánchez Herrador, Miguel Ángel (2017), “Taller de historia “la mujer tutelada” del
Archivo Histórico Provincial de Córdoba: la dimensión educativa y social del
archivo”, Revista Tria, nº 21. pp. 139-173.
Simón Rodríguez, María Isabel (1982), “Fondos judiciales en los archivos históricos
provinciales”, Boletín de la ANABAD, Tomo 32, Nº 1-2, p. 28. Disponible
en Web: <https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/964864.pdf> [consulta:
05/04/2016].
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
LOS FONDOS DE LAS ORGANIZACIONES
NO GUBERNAMENTALES: ESTUDIO
EXPLORATORIO EN ARAGÓN
Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 227-247
Resumen
El objetivo de este estudio es presentar los resultados de un estudio exploratorio sobre el
estado del control archivístico y la gestión documental de los fondos de las ONG que actúan
en la Comunidad Autónoma de Aragón. Se emplearon diversos métodos y técnicas: búsqueda
documental, aplicación de un cuestionario a una muestra de 89 ONG, realización de entre-
vistas en profundidad con responsables y especialistas y un estudio de caso (fondo del Ligallo
de Fablans de l´Aragonés, depositado en el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza).
Se propone que los archivos públicos tienen ante estos fondos un nuevo ámbito de ac-
ción, que puede ir desde el asesoramiento, la realización de campañas de concienciación y
programas de rescate que den lugar a la transferencia y depósito de estos fondos. Asimismo,
la metodología seguida en este trabajo es extrapolable para investigaciones similares en otras
comunidades autónomas o territorios.
Palabras clave
organizaciones no gubernamentales; archivos; gestión de documentos; Aragón; estudio
exploratorio
Abstract
The aim of this study is to present the results of an exploratory study about the archival
and records management state of the non-governmental organizations archives in the auton-
omous community of Aragón (Spain). Several methods and techniques were applied: an ex-
haustive literature search, a questionnaire to 89 organizations, seven in-depth interviews and
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
228 Tamara Morte Nadal
the study of a case, the fund of Ligallo de Fablans de l’Aragonés, deposited in the Provincial
Historical Archive of Zaragoza.
It is proposed that public archives have a new scope of action, where it is possible to offer
counselling, to launch awareness raising campaigns or to make rescue programs with the pur-
pose of transfer and deposit these records on a public archive. Additionally, this methodology
can be used for similar studies in others autonomous communities.
Keywords
non-governmental organizations; archives; records management; Aragón; exploratory
study
1. INTRODUCCIÓN
Los fondos documentales de las organizaciones no gubernamentales (ONG) son
esenciales para la conservación de la memoria de colectivos ciudadanos, grupos socia-
les, instituciones no estatales e incluso pueblos a partir de la segunda mitad del siglo
XX. El Consejo Internacional de Archivos ya ha destacado su importancia social y
cultural, y el papel fundamental que juegan estos archivos como fuentes relevantes
para la historia (Consejo Internacional de Archivos, 2011). Una adecuada gestión del
archivo permite a las ONG evitar la desaparición de su memoria histórica, demostrar
que se está cumpliendo con la legislación, una gestión eficaz y eficiente de los docu-
mentos, y muestra una imagen de transparencia a la sociedad (Clements, 2017). Sin
embargo, numerosas ONG, especialmente las de menor dimensión, no realizan una
gestión archivística de sus fondos ni implantan una adecuada política de conserva-
ción de sus documentos. En consecuencia, se abre un nuevo ámbito de acción para
los archivos públicos, en el cual los archiveros deben enfrentarse a los nuevos retos
que suponen los fondos de las ONG, con el fin de dar servicio al ciudadano a través
de su preservación y difusión. Sin embargo, no abundan estudios sobre su alcance,
naturaleza, características y los problemas que genera su gestión, así como experien-
cias de recuperación y conservación de fondos (McMurray, 2014).
El siguiente trabajo es el resultado de un Trabajo de Fin de Grado, presentado en
el Grado en Información y Documentación de la Universidad de Zaragoza en julio
de 2018, bajo la dirección del dr. Miguel A. Esteban Navarro, en el que se optó por
realizar un estudio exploratorio debido al desconocimiento sobre el tema y a la au-
sencia de estudios similares en España.
2.OBJETIVO DEL ESTUDIO
El objetivo general del presente trabajo es analizar el carácter de la gestión de
los documentos producidos y reunidos por las organizaciones no gubernamentales
en Aragón. De este objetivo general se derivan dos objetivos específicos, explorar el
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 229
estado del control archivístico y la gestión documental de los fondos de las ONG
que actúan en Aragón; y exponer la experiencia de la identificación, conservación,
descripción y difusión del fondo de una ONG aragonesa: Ligallo de Fablans de
l’Aragonés.
3. METODOLOGÍA
Se ha llevado a cabo un estudio exploratorio sustentado en una triangulación me-
todológica de técnicas cuantitativas y cualitativas. En primer lugar, se desarrolló una
exhaustiva búsqueda bibliográfica para encontrar literatura científica sobre el tema.
Después se llevó a cabo una investigación documental para localizar los fondos de
archivos de ONG en Aragón. Posteriormente se tomaron datos mediante dos técni-
cas: la aplicación de un cuestionario y la realización de una serie de entrevistas. Para-
lelamente se realizó un estudio de caso, puesto que, durante un período de prácticas
en el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza entre los meses de febrero a mayo de
2018, se participó en la identificación, descripción, valoración y difusión del fondo
del Ligallo de Fablans de l´Aragonés. Por último, se examinaron y sintetizaron los
datos más relevantes para ofrecer un análisis que refleje el estado y los principales
problemas de las asociaciones que participaron en el estudio.
4. LOS FONDOS DE LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES
EN ARAGÓN
4.1. Identificación de fondos de las ONG en los archivos aragoneses
La identificación de fondos de ONG que actúan en Aragón se inició con una in-
vestigación documental destinada a conocer la existencia de archivos de estas institu-
ciones en Aragón. Para ello, en primer lugar, se realizó una búsqueda en el principal
instrumento de consulta: el portal DARA, durante el mes de mayo de 2018. Tras
realizar búsquedas globales, los resultados en DARA fueron menos de los esperados,
así que se optó por buscar en otras fuentes.
Centrándonos en el Sistema de Archivos de Aragón, como no todos los fondos
de estos archivos están disponibles en el portal DARA, para ampliar los resultados
se decidió consultar a través del servicio de información de Patrimonio Cultural
de Aragón (Departamento de Educación, Cultura y Deporte, 2018) los cuadros de
clasificación de fondos de los tres archivos históricos provinciales, de las tres diputa-
ciones provinciales y en los archivos municipales de Aragón. Para buscar los cuadros
de clasificación se utilizó un directorio proporcionado por la página de Patrimonio
Cultural de Aragón, y el directorio de archivos del Censo-Guía de Archivos de Es-
paña e Iberoamérica. En total se encontraron nueve fondos depositados en archivos
aragoneses: la Coordinadora para la Reapertura del Ferrocarril Canfranc-Olorón
(CREFCO), el Ligallo de Fablans de l´Aragonés, la Asociación de Antiguos Alumnos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
230 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 231
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
232 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 233
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
234 Tamara Morte Nadal
4.2.3 Resultados
Del total de 89 organizaciones a las que se le envió el cuestionario, se obtuvieron
29 respuestas, lo que representa el 33% aproximadamente (32,58%). Si bien hubiera
gustado obtener mayores respuestas, se considera una tasa de respuesta suficiente,
teniendo en cuenta la baja tasa propia de cuando se solicita una participación por
correo electrónico (de Marchis, Giorgio P., 2012). Además, también se debe tener en
cuenta que la mayoría de las personas que recibieron el cuestionario son voluntarios
que cooperan en su tiempo libre, lo cual no favorece la obtención de respuestas. Asi-
mismo, el hecho de no disponer de un archivo e incluso de no ser consciente hasta
recibir el cuestionario de la importancia de la documentación que conserva la orga-
nización ha podido influir también como factor subjetivo disuasorio, bien por no
saber que responder, bien por temor a desvelar una situación no considerada óptima.
La mayoría de las asociaciones que han respondido a la encuesta actúan en el
ámbito social, seguidas por el ámbito cultural, reivindicaciones sociales y políticas, y
cooperación internacional. De las asociaciones entrevistadas, dos se dedican a asun-
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 235
tos sociales, dos al ámbito cultural, dos a reivindicaciones políticas y una a la coope-
ración internacional, de manera que se ha conseguido representantes de cada uno de
estos ámbitos.
Respecto al año de fundación, ninguna de las que respondieron se fundaron des-
pués del 2009 y la mayoría se fundó antes de o en 1998. En las entrevistadas la
horquilla del año de fundación es muy amplia (de 1918 a 2001), cinco se fundaron
antes de 1998 y las otras dos en 1999 y 2001 respectivamente.
En lo relativo al ámbito de actuación, cuatro de las asociaciones entrevistadas
actúan a nivel nacional y tres actúan en Aragón. En la encuesta solo una asociación
actuaba a nivel internacional.
Más adelante se preguntó a las asociaciones qué tipo de fondos solían custodiar.
Atendiendo a los resultados de ambas técnicas, se puede comprobar que la tipología
documental es bastante similar entre todas ellas, sin embargo, la documentación ma-
yoritaria y la que consideraban más importante para cada entidad era distinta. Todas
estaban de acuerdo en que los estatutos eran documentos vitales para la organización.
Casi la totalidad de las asociaciones tienen documentación en papel y electrónica,
siendo menos habituales las grabaciones sonoras y audiovisuales.
Gráfico 1. Tipos de documentos conservados
Tanto la muestra del cuestionario como los informantes de las entrevistas pre-
sentaban una gran variedad en lo relacionado con el volumen de documentación en
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
236 Tamara Morte Nadal
También hay una gran heterogeneidad entre las asociaciones del cuestionario res-
pecto a su volumen electrónico, aunque destacaban las que tenían entre 11 y 100
GB. Aquí se observó una gran diferencia entre el cuestionario y la entrevista. Esta
pregunta era obligatoria y por lo tanto todas la contestaron, no obstante, cuando
se preguntaba en la entrevista por el volumen de documentación electrónica, pocas
asociaciones contestaron con precisión. Además, tampoco contaban con su archivo
fotográfico o audiovisual. Se tuvo que preguntar explícitamente por esta documenta-
ción al percibir que la habían obviado en sus respuestas (tanto en su formato digital
como físico). Por lo tanto, desconocemos si las cifras de las encuestas incluyen a las
fotografías y videos en formato digital. Las respuestas más comunes fueron entre 11
y 100 GB y entre 101 y 500 GB.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 237
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
238 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 239
espacio suficiente para almacenarla. Además, perciben que empezar desde cero
un tratamiento técnico de organización archivística (en los casos en los que no
se había hecho desde el principio), implicaba destinar mucho tiempo y recursos
de los que carecían. La gestión de su archivo fotográfico y audiovisual también
les causa problemas: las fotografías en papel tienen problemas de conservación
y almacenamiento; y las digitales, de descripción y organización debido al gran
volumen que se produce de ellas.
Aunque en el cuestionario la mayoría de las asociaciones contestaron que sí archi-
vaban el correo electrónico, la pregunta sobre el correo electrónico en la entrevista
genero cierta confusión, puesto que no tenían claro si se refería al suyo, al de todas las
personas que trabajaban ahí o si se refería a imprimirlo y guardarlo en archivadores/
cajas. Esto denota que existe un desconocimiento amplio de cómo gestionar adecua-
damente el correo electrónico.
La mayoría de los encuestados consideran que se guarda toda o casi toda la do-
cumentación desde la fundación de la organización. Además, la mayoría de las or-
ganizaciones están entre moderadamente y bastante satisfechas con el grado de or-
ganización que tiene la documentación de su organización. De las organizaciones
entrevistadas, seis mantienen toda la documentación desde su fundación, y cinco es-
taban entre moderadamente y bastante satisfechas con la organización de su archivo.
Las dos que no lo estaban eran las que se enfrentaban a un gran volumen documental
y no tenían los recursos necesarios para hacerse cargo.
La mayoría de las organizaciones encuestadas tienen contratado personal
administrativo, ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial. En las respuestas
del cuestionario y de la entrevista se refleja que el perfil de las personas que
se encargan de un archivo en las ONG es muy heterogéneo, pero con apenas
representación de titulados en Información y Documentación. Se tuvo la opor-
tunidad de entrevistar a dos asociaciones que cumplían con este perfil gracias
a que estaban publicadas sus experiencias en congresos. En uno de los casos el
entrevistado ya no estaba trabajando allí, pero había estado contratado a tiem-
po completo gracias a las subvenciones que recibía su organización. Cuando
dejaron de recibir ese refuerzo económico, se decidió prescindir de su puesto.
En el otro el profesional seguía trabajando y sentía que su trabajo era valo-
rado por la organización. En el resto de entidades entrevistadas, se encargaban
administrativos, voluntarios, presidentes, tesoreros o secretarios. Aunque los
voluntarios pueden participar en la gestión del archivo, no se suele delegar esa
responsabilidad a ninguno, utilizando a personal contratado a tiempo comple-
to para ello.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
240 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 241
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
242 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 243
1. <http://dara-documentos-y-archivos-de-aragon.blogspot.com/2018/04/la-lengua-aragonesa-en-
los-archivos.html>.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
244 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 245
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
246 Tamara Morte Nadal
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Los fondos de las organizaciones no gubernamentales: estudio exploratorio en Aragón 247
De Marchis, Giorgio P. (2012), “La validez externa de las encuestas en la “web”. Ame-
nazas y su control”, Estudios sobre el Mensaje Periodístico [en línea], vol. 18. Dis-
ponible en: <http://revistas.ucm.es/index.php/ESMP/article/view/40980/39231>
[consulta: 12/06/2018].
Departamento de Educación, Cultura y Deporte. Gobierno de Aragón (2018), Ar-
chivos Históricos Provinciales. Disponible en: <http://www.patrimoniocultural-
dearagon.es/archivos-historicos-provinciales> [consulta: 18/05/2018].
González-Teruel, Aurora; Barrios Cerrejón, Maite (2012), Métodos y técnicas para
la investigación del comportamiento informacional. Fundamentos y nuevos de-
sarrollos, Gijón: Trea.
Mcmurray, Matthew (2014), Charity Archives in the 21st Century. Disponible en:
<https://www.royalvoluntaryservice.org.uk/Uploads/Documents/Our impact/Char-
ity_Archives_in_the_21st_Century.pdf> [consulta: 07/06/2018].
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
DEBATE FINAL Y CONCLUSIÓN
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
UNA PROFESIÓN AL SERVICIO DE TODOS.
LOS RETOS DE UNA NUEVA DIMENSIÓN
DEL SERVICIO Y DE SUS USUARIOS
Rafael Martínez Ramos
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 253-269
Resumen:
La nueva sociedad de la información y el conocimiento aboca a los archivos a un servicio
de información cada vez más intenso, en volumen y en calidad, a un público creciente según
unos requisitos técnicos y tecnológicos en similar progresión. Para responder a estos retos
los archiveros dependen de medios y herramientas específicos cuyo diseño suele escapar a
su ámbito de decisión. La presencia de los archiveros en espacios de cooperación profesional
interinstitucional e intersectorial nacionales e internacionales es una alternativa para hacer lle-
gar su voz a las instancias responsables de facilitar los medios tecnológicos que nos permitan
mantener servicios en línea con las exigencias del mundo actual.
A las necesidades tecnológicas se suman las organizativas, en cuanto que las instituciones
productoras de documentos habrán de introducir en sus estructuras las modificaciones nece-
sarias para un ejercicio más eficaz de las funciones de gestión documental.
Palabras clave:
archiveros-grupos de trabajo; archiveros-plantillas de personal; descripción archivística
normalizada; plataformas, aplicaciones y soluciones tecnológicas (gestión de documentos-
administración electrónica); usuarios de archivos; servicios de archivo – redimensionamiento.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
254 Rafael Martínez Ramos
Abstract:
The new information and knowledge society implies that the archives need to provide a
service as intense as never before, in volume and quality, to an increasing public, according to
sets of technical requisites progressing in the same direction. In order to provide an answer to
these challenges, the archivists are dependent on specific tools and resources for which their
designs fail to be usually included within their regular scope of decision. The presence of
archivists in national and international collaboration environments constitutes an alternative
path to make their voices heard by the authorities responsible for facilitating the technolog-
ical resources which would allow us to keep services according to the requirements of the
modern world.
Organizational needs are added to the technological requirements, as the document pro-
ducing institutions will need to include in their structures the necessary modifications for a
more efficient application of the functions involving document management.
Keywords:
archivists-working groups; archivists-workforce; description of normalised archival; plat-
forms, applications and technological solutions (document management-electronic adminis-
tration); archive users; archive service – redimensioning.
El advenimiento del nuevo marco tecnológico al mundo del servicio de los ar-
chivos junto a la creciente aparición de nuevas exigencias sociales, políticas y legales
en transparencia, acceso y reutilización de la información pública contenida en los
documentos de archivo se traduce en una extraordinaria dilatación del ámbito espa-
cial o geográfico de su prestación, así como en un redimensionamiento del concepto
tradicional de usuario de estos servicios y en una mayor complejidad de las decisiones
y operaciones necesarias para la prestación del servicio (pensemos, por ejemplo, en
la necesidad de aplicar procesos, dificultosos a veces, que permitan el acceso parcial
a determinados (documentos valorados como de acceso restringido), como la anoni-
mización de datos personales1 protegidos o la visualización limitada, así como para
dar cumplimiento a las obligaciones de publicidad activa en aplicación de las leyes
de transparencia2 o de reutilización de la información del sector público3. Es decir, si
hasta ayer los servicios de archivo estaban enfocados predominantemente a la aten-
ción directa a un usuario presencial en la sala de consulta seguidos, a cierta distancia
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 255
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
256 Rafael Martínez Ramos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 257
En muchos casos los archiveros vamos a encontrarnos por tanto con que nos
llegan soluciones que traen incorporadas ya, “de fábrica”, criterios y decisiones que
competen a las funciones propias de la Archivística y cuyas posibilidades de modi-
ficación o desarrollo en respuesta a nuestros criterios, aspiraciones o necesidades,
justamente las de los profesionales competentes para el ejercicio de dichas funciones,
resulten limitadas, escasas o que requieran de esfuerzos o costes económicos tales que
las posibilidades de afrontarlos para muchos centros acaben resultando muy escasas
si no directamente nulas.
Así por ejemplo, no es raro encontrar soluciones configuradas según enfoques
meramente docucéntricos o monoentidad, ignorando o renunciando de entrada a
facilitar cualquier respuesta nada menos que a la nueva dimensión multientidad de la
descripción archivística que se ha venido conformando por el conjunto de normas de
descripción aprobadas hasta ahora por el Consejo Internacional de Archivos y prota-
gonista destacada en el Modelo Conceptual C-NEDA, en el proyecto ICA “Records
in Context” e incluso recogido en la propia Guía de aplicación de la Norma Técnica
de Interoperabilidad Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministe-
rio de Hacienda y Administraciones Públicas y el esquema de metadatos eEMGDE
anejo a dicho documento9. Las funcionalidades de búsqueda y recuperación de do-
cumentos incorporadas en muchas soluciones resultan a veces insuficientes para su
uso como herramientas de generación de los instrumentos de control, de difusión o
descripción10 habituales de probada utilidad y necesidad como soporte de muchos de
los procesos de gestión documental en los centros. La desatención o falta de respuesta
a requisitos, instrumentos o funcionalidades propias de un Sistema de Gestión de
Documentos Moreq11 no es infrecuente en la oferta habitual.
traciones Públicas que puede prestar el servicio de un modo más eficiente, de acuerdo con los criterios previstos
en el párrafo anterior, y opte por mantener su propio registro o plataforma, las citadas Administraciones
deberán garantizar que éste cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esque-
ma Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad
informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones
que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas.
9. Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad Política de Gestión de Documen-
tos. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Guía de aplicación de la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. Madrid: Ministerio de Hacienda
y Administraciones Públicas. 2ª edición electrónica: julio de 2016. <https://administracionelectronica.
gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interope-
rabilidad.html#POLITICAGESTION> [consulta: 17/01/2019].
10. REQUEJO ZALAMA 2015, p. 31-32; MOYANO COLLADO 2013.
11. MoReq 2010. Modular Requirements for Records Systems. Volume 1 Core Services & Plug-
in Modules Version 1.1. DLM Forum Foundation. <http://moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_
en.pdf> [consulta: 17/01/2019].
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
258 Rafael Martínez Ramos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 259
16. Ayuntamiento de San Sebastián de Los Reyes. Archivo Municipal. Mesa de Trabajo de Archi-
vos de Administración Local <http://www.ssreyes.org/es/portal.do?IDM=142&NM=3> [consulta:
07/01/2019].
17. Grupo de trabajo de archiveros de diputaciones, consejos insulares y cabildos. <http://www.archi-
verosdiputaciones.com/actas-de-las-reuniones/> [consulta: 07/01/2019].
18. <https://sites.google.com/site/archiverosmunicipalesdemadrid/home> [consulta: 07/01/2019].
19. Órgano técnico presidido por el Secretario General de Administración Digital del Ministerio de
Política Territorial y Función Pública para la cooperación de la Administración General del Estado, de
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
260 Rafael Martínez Ramos
las administraciones de las comunidades autónomas y de las entidades que integran la administración
local en materia de administración electrónica. Regulado por la Disposición adicional novena de la Ley
40/2015 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas.
20. Comisión Sectorial para la Administración Electrónica. Foro para el documento electrónico.
<https://administracionelectronica.gob.es/comunidades> [consulta: 05/01/2019].
21. CNEDA <http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/presentacion.
html> [consulta: 05/01/2019].
22. GALLO SANTAMARÍA 2006.
23. NEDA-Req: Datos básicos para describir documentos de archivo, agentes y funciones. Ministerio
de Cultura y Deporte, 2018. <http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/do-
cumentacion/normas/neda-req.html> [consulta: 15/01/2019].
24. Junta de Andalucía. Consejería de Empleo, Empresa y Comercio. MOAD <https://www.junta-
deandalucia.es/organismos/empleoempresaycomercio/areas/tic-telecomunicaciones/administraciones-
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 261
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
262 Rafael Martínez Ramos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 263
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
264 Rafael Martínez Ramos
30. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, (BOE núm. 236, de 2 de oc-
tubre), artículo 156, apartado 1. Decreto 4/2010 de 8 de enero. Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el ámbito de la Administración Electrónica. BOE núm. 25, de 29 de enero. Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos. Resolución de la Secretaría de Estado para las
Administraciones Públicas de 28-06-2012. BOE núm. 178, de 26 de julio.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 265
31. Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, decreto 97/2000 de 6 de marzo (BOJA nº 43 de
11-04-2000), artº. 27,1.
32. Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía
(BOJA nº 222 de 11-11-2011), artº. 54: Entre las funciones de la gestión documental se recoge El
diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contex-
tualización (54, 1, c).
33. Lobato Domínguez 2016, pp. 467-494.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
266 Rafael Martínez Ramos
34. Cuevas Sánchez, González de Aguilar González, 1994. pp. 141-157; Alberch i Fugueras, Coromi-
nas Noguera, Martínez i Rodríguez, 1997. pp. 221-252.
35. Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía
(BOJA nº 222 de 11-11-2011), art. 53: La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos regla-
dos, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y
uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
36. Acuerdo del Pleno de la Diputación de Sevilla de 27-10-2016 (BOP nº 61 de 16 de marzo).
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 267
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
268 Rafael Martínez Ramos
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
Una profesión al servicio de todos. Los retos de una nueva dimensión del servicio y de sus usuarios 269
Cuevas Sánchez, Mercedes; González De Aguilar González, Concha 1994, ”La figura
del archivero en la relación de puestos de trabajo de la Junta de Andalucía”, Re-
vista TRIA, nº 1. pp. 141-157.
Gallo Santamaría, Abelardo (2006), La Norma Española de Descripción Archivís-
tica (NEDA): Análisis y propuesta de desarrollo, Madrid, 27 de Julio de 2006.
Disponible en: http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/
cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/NedaAnalisis-pdf/
NedaAnalisis.pdf [consulta: 05/01/2019].
Grupo de Trabajo de Valoración de Series (2013), “El Gran Reto de la Archivísti-
ca Contemporánea: La Valoración”, En XIX Jornadas de Archivos Municipales.
Gestión Documental: Soluciones para la e-Administración, Arroyomolinos, 23 y
24 de mayo de 2013, Comunidad de Madrid, Ayuntamiento de Arroyomolinos:
Grupo de Archiveros de Madrid. pp. 91 a 205.
Lobato Domínguez, Javier (2016), ”Veinticinco años de los cuerpos especiales de fa-
cultativos de archivo y ayudantes de archivo en la función pública de Andalucía”,
Revista TRIA, nº 20. pp. 467-494.
Matas I Balaguer, Josep (1994), ”El archivo y el archivero en el organigrama de la
función pública española”, Revista TRIA, nº 1. pp. 49-66.
Moyano Collado, Julián (2013), “La descripción archivística. De los instrumentos de
descripción hacia la web semántica”, Anales de Documentación, Vol. 16, Núm.
2. Disponible en http://goo.gl/SIJNdC [consulta: 17/01/2019].
NEDA-Req (2018), Datos básicos para describir documentos de archivo, agentes
y funciones. Ministerio de Cultura y Deporte. http://www.culturaydeporte.
gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/documentacion/normas/neda-req.html
[consulta: 15/01/2019].
Pitti, Daniel; Stockting, Bill; Clavaud Florence, ICA Congress Records in Contexts
(RiC): a standard for archival description developed by the ICA Experts Group
on Archival Description. Disponible en https://www.ica.org/en/records-in-con-
texts-ric-a-standard-for-archival-description-presentation-congress-2016 [con-
sulta: 15/01/2019] .
Requejo Zalama, Javier (2015), “Auge y caída de la descripción multinivel: el nuevo
entorno multi-dimensional de la descripción archivística”, Jornadas Archivando:
valor, sociedad y archivos: León, 5 y 6 de noviembre de 2015, Leon: Fundación
Sierra Pambley. pp. 31-32.
https://archivofsierrapambley.files.wordpress.com/2015/12/actas_archivan-
do_2015.pdf
[consulta: 17/01/2019].
UNE_ISO 15489-1 (2016), Norma española. Gestión de documentos. Parte 1:
Conceptos y principios, Madrid: AENOR.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
EL SERVICIO Y EL USO: DEL DOCUMENTO A
LA INFORMACIÓN
Antonia Heredia Herrera
PÁGINA DE ÍNDICE
CRÉDITOS
TRIA Nº 22. 2018
I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 273-288
Resumen:
La sociedad de la información y del conocimiento está abriendo nuevas y grandes posibi-
lidades a los servicios de los Archivos y al uso de los documentos a partir de una visibilidad
aumentada por innovadoras maneras de difusión.
El marco de estos servicios y usos se agranda a partir del objeto, de los agentes, de la
legislación. El objeto no se queda en el documento de archivo ganando terreno la informa-
ción más seductora y menos aburrida aunque menos fiable en algunos casos. A los agentes
tradicionales se suman otros. La legislación se duplica: Leyes de archivos, Leyes de transpa-
rencia que van a determinar dos espacios, patrimonial y administrativo, para el servicio de los
documentos y de la información. Espacios que pueden determinar el futuro de los Archivos
y nuestro futuro profesional.
Este contexto exige, como cualquiera, precisión de términos y un uso adecuado del voca-
bulario como premisa necesaria para abordar servicios y utilidades nuevas a partir de aplica-
ciones cada vez más creativas.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
274 Antonia Heredia Herrera
Palabras clave:
documento de archivo, información, servicio de los Archivos, servicio de los documentos,
terminología archivística.
Abstract:
The information and knowledge society has given rise to new and impressive possibilities
in the archives both from the point of view of the service they provide, and with respect to
the use of documents and records, based on increased visibility as a result of the appearance
of innovative ways of diffusion.
The space for the provision of these services becomes greater from the object, the agents,
the legislation. The object does not remain in the archival records, gaining ground the most
seductive information and less boring but less reliable in some cases. To the traditional agents
are added others.The legislation is duplicated: Laws of archives, Laws of transparency that
will determine two spaces, patrinonial and administrative, for the service of documents and
information.Spaces that can determine the future of Archives and our professional future.
This context requires, as anyone, accuracy of terms and appropiate use of vocabulary as
a necessary premise to approach new services and utilities from increasingly creative appli-
cations.
Key words:
Records, information, Archives, Archival terminology
El programa de este Congreso tiene como finalidad, entre otras, la reflexión sobre
el servicio de los Archivos a partir del objeto que se ofrece, de sus manifestaciones y
nuevas posibilidades y del contexto físico desde el que es ofrecido que, pudiéramos
decir, atañe hasta ahora a la arquitectura de los referidos Archivos, ligada a la propia
definición de archivo como edificio y que hoy quizá pierde protagonismo con la apa-
rición de los espacios digitales. Espacios digitales para documentos electrónicos que,
teórica y lógicamente, en el caso de nuevas construcciones determinarán la reducción
de depósitos físicos proporcionalmente al ingreso de documentos electrónicos y a
la reducción de usuarios en sala, sin perjuicio de otros equipamientos para nuevas
necesidades. Puede resultar premonitorio a este respecto que en la ley andaluza de
Documentos, Archivos y Patrimonio documental en el artículo 2 del capítulo pre-
liminar (Junta de Andalucía, ley 7/2011), a la hora del glosario, para archivo no se
contemple la acepción de contenedor o edificio.
Por lo que a mí concierne, después de algunas consideraciones terminológicas,
insistiré en la distinción del servicio con relación al uso, para de inmediato particula-
rizar sus manifestaciones, reflexionando después sobre la ampliación del objeto ofre-
cido sin renunciar a reconocer la prioridad de los documentos, haciendo más tarde
memoria de su evolución, para finalmente revisar la legislación que le afecta que está
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 275
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
276 Antonia Heredia Herrera
los beneficiarios, el uso determina los usuarios2. El servicio de los Archivos que exige
el tratamiento archivístico carecería de sentido sin el uso de los usuarios, hoy mul-
tiplicados, que de una manera simplista se han clasificado en internos y externos y
que actualmente van más allá de los denominados interesados. El uso cobra hoy una
destacada importancia desde el momento que se pretende, al menos teóricamente, la
participación ciudadana en la gestión administrativa y consecuentemente en la ges-
tión documental. El servicio supone ofrecimiento y comunicación, el uso, demanda
y de aquí la relevancia de la recuperación y con ella la necesidad inexcusable de la
descripción cuando los documentos siguen siendo el objeto prioritario del servicio
de los Archivos, sin perjuicio de sus múltiples manifestaciones a partir de ellos, a
las que hay que añadir algunas más. Ofrecimiento y demanda son planos diferentes
aunque complementarios. Si el servicio requiere de todas las funciones archivísticas
y de algunas más, el uso depende de los intereses, necesidades y planificación de los
usuarios reconociéndose como tareas de los mismos, enumeradas en el apartado 3
de la NEDA-Req, las siguientes: acceder, encontrar, explorar, exportar, identificar,
ordenar, seleccionar, validar3. Tareas que deben estar previstas por los responsables
del diseño del sistema de descripción de la Organización para dar respuesta a dichas
tareas. El servicio ofrecido hoy con los condicionamientos de ampliación, inmediatez
y visualización determina y favorece el uso.
Si, como entiendo, el servicio de los documentos es prioritario, el tratamiento
archivístico a partir de la identificación y de la representación de las entidades archi-
vísticas (entre las más necesarias: entidades documentales, funciones y agentes) ha
de estar previsto y normalizado para un uso lo más generalizado posible, de aquí la
importancia de los modelos conceptuales de descripción. Valgan como ejemplos el
Modelo conceptual de descripción archivística de la Comisión de normas españolas
de descripción archivística4 y el próximo modelo conceptual internacional RIC-CM,
a sabiendas de que cada usuario podrá hacer un uso diferente y un mismo usuario
uno o diferentes usos. Afirma Ramón Martín que “la descripción de documentos de ar-
chivo no es solo representación de información, es representación para la comunicación”5.
Yo insistiría en que a la hora del servicio de los Archivos es la descripción, a partir
de la aplicación y desarrollo de los modelos de descripción, la función que tiene las
mayores posibilidades para la magnificación de dicho servicio.
2. La identificación de beneficiarios con usuarios ha sido habitual pero estimando al servicio y al uso
contextos diferentes es conveniente la distinción .
3. Ministerio de Cultura y Deportes. NEDA-Req. 2018.
4. Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. CNEDA. NEDA-MC, 2017.
5. Martín Suquía 2018, p. 14.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 277
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
278 Antonia Heredia Herrera
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 279
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
280 Antonia Heredia Herrera
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 281
Pero como objeto del servicio hay más: la información que con entidad propia
parece está desplazando al documento de archivo, sobre lo que insistiremos. De aquí
la necesidad de distinguir la información a secas de la información archivística. Son
las leyes de acceso y las de transparencia que además de complementarse, favorecen
esta doble perspectiva que aumenta al estimar que los Archivos han de ser deposita-
rios de la memoria social haciendo responsables de su configuración a los archiveros.
Y ¿hasta dónde corresponde a los archiveros dar información exhaustiva de todo? ¿la
memoria social es nuestra responsabilidad, cuando los documentos de archivo son
solo una parte de esa memoria? Otra cosa será la conveniencia de la recuperación de
fondos o de colecciones documentales privadas que amplíen la parte de la memoria
que obligatoriamente corresponde salvaguardar a los archiveros para facilitarla, pero
no sé hasta qué punto reconstruirla, aunque sin duda tengan capacidad para hacerlo.
Es evidente que el servicio y su objeto se amplían y aunque los archiveros han sido
los principales responsables/agentes, al aparecer nuevos espacios y un nuevo concep-
to de profesionales de la información y de instituciones documentales que abogan
por la integración y la cooperación, será en los servicios donde puedan alcanzarse me-
jores resultados con mayor consistencia. En este sentido la autonomía del archivero
va quedar mediatizada por la corresponsabilidad en el marco de la interoperabilidad.
EVOLUCIÓN
La evolución a la que antes me he referido nos permite comprobar que en prin-
cipio el servicio prioritario y que, como tal, se cuantificaba, era el ofrecido a histo-
riadores/investigadores, en un tiempo en el que solo parecían existir los Archivos
históricos que coincide con la única vertiente histórica del tratamiento archivístico, y
en los que no tenía cabida la curiosidad legítima de algún ciudadano.
La Administración, de forma regular, por decirlo de alguna manera, empieza a
actuar como usuaria a partir de reconocer a los Archivos administrativos y a los Sis-
temas de Archivos, al mismo tiempo que los ciudadanos adquieren conciencia de la
posibilidad de obtener documentos que faciliten el ejercicio de sus derechos y obliga-
ciones, sin estimarlo un favor. Y a esto se añade actualmente el derecho democrático a
conocer las actuaciones administrativas y políticas, incluso teóricamente, a participar
en ellas. Así, los servicios, en este caso, de los documentos pueden estimarse adminis-
trativos, científicos, políticos y sociales, según el uso que de ellos se haga.
El servicio de los Archivos a partir de su reconocimiento tiene un desarrollo im-
portante en la década de los 80 del pasado siglo ciñéndolo a la difusión y a las acti-
vidades culturales, ocupando lugar aparte el acceso contando con instrumentos de
descripción y de instrumentos de información como herramientas para facilitar las
consultas que empiezan a cuantificarse a partir de mediciones discrecionales ten-
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
282 Antonia Heredia Herrera
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 283
pero a veces solo apuntados, en los textos de los modelos de gestión de documentos
electrónicos. Será el caso acuciante del archivo único, del DUE (documento único
electrónico)14, de los documentos esenciales, de las transferencias, entre otros. Sobre
el Archivo único y los documentos esenciales está trabajando la Mesa de Archivos de
Administración Local15.
En el caso del archivo único la propia adjetivación ha dado lugar a interpretaciones
sobre su naturaleza y exclusividad, sobre sus funciones y sobre las relaciones con los
Sistemas de Archivos tradicionales. Y está ocurriendo que a la hora de las aplicaciones
–bien intencionadas, sin duda– se habla de Archivo digital, de Archivo electrónico,
de Archivo digital integral electrónico como suma de Archivo electrónico administra-
tivo y Archivo electrónico patrimonial, que no llegamos a ver si cumplen los requisi-
tos expresos del denominado archivo único. Es el caso de algún denominado Archivo
digital que responde a un impresionante depósito para documentos en soporte papel
en el que el ingreso y la salida de las cajas contenedoras son facilitados por medio de
robots y el servicio de los documentos es ofrecido on line. Pero sin duda no responde
al dudoso perfil del archivo único. Estando tan cercana y recientísimamente aplazada
por dos años la fecha para su implantación (Jefatura del Estado, R.D.-ley 11/2018,
de 31 agosto), es posible que tengamos en este Congreso ejemplos de aplicaciones
que habrán de ser tenidas como servicio al aclarar algunas confusiones, aportando así
soluciones archivísticas a la Administración que redundarán a favor de los usuarios
de dichos Archivos16.
LEGISLACIÓN. DEL DOCUMENTO A LA INFORMACIÓN
Para todos los servicios hay una regulación que suele ir evolucionando. En nues-
tro caso el contexto legal para los servicios que nos ocupan ha variado sustancialmen-
te. Las reglas para precisar los servicios de los Archivos, incluida la interpretación y
la aplicación del derecho de acceso, quedaban reconocidos y regulados por leyes y
14. Parece ser que hubiera cierta insistencia en el calificador de “único” cuando su aplicación no hace
sino confundir.El DUE reconocido en el Real Decreto 44/2015 DE 2 Febrero (BOE 11 febrero 2015)
para la creación de empresas de manera integrada a partir de un solo procedimiento es como la mayoría
de los documentos de archivo un modelo o tipo documental, testimonio de un procedimiento, integra-
do o no. Y todos los documentos de archivo son únicos.
15. Mesa de Archivos de Administración Local, 2018.
16. Hay una última definición de “archivo electrónico único” sometida a consulta, que dice: ”con-
junto de estructuras, sistemas y servicios que proporcionan el servicio de almacenamiento y gestión de
los documentos y de los expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos” que coincide
en buena parte con la definición de archivo como sistema, pero eleva el almacenamiento a la categoría
de servicio. La referida consulta es con ocasión del proyecto del R.D. por el que se desarrollan la ley
39/2015 de 1 octubre de procedimiento administrativo común y de la ley 40/2015 de 1 octubre de
Régimen Jurídico del sector público.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
284 Antonia Heredia Herrera
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 285
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
286 Antonia Heredia Herrera
mentos quizá porque la información pública no tiene nada que ver con la información
patrimonial y para ésta el acceso tiene otra dimensión y regulación.
Es obvio que el marco para la transparencia es el de la actividad administrativa actual,
no del pasado Puede asombrar el atributo de veraz para la información porque entiendo
que la fiabilidad no tiene porqué coincidir con la verdad, de hecho cuando se define en el
art. 6, e. de dicha ley el principio de veracidad se relaciona directamente con las cualidades
exigidas a los documentos de archivo: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad
a las que añade la cadena de custodia. No podemos negar que entre la fiabilidad y la ver-
dad hay un trecho y no podemos obviar que la publicidad activa que es información se
manipula, en el buen sentido del término, cuando se afirma: que se facilitará de la forma
que resulte más simple e inteligible (art. 6, h.) y no cabe duda que cualquier estructuración
informativa con fines de accesibilidad puede suponer un riesgo para la fiabilidad, y ¡no
digamos con relación a la verdad!. Cuando se dice que la información ofrecida será toda
la necesaria, no se ponen los límites a esa necesidad. ¿Necesaria para quién? y ¿para qué?
La conclusión es que el servicio y uso de los documentos van a tener espacios dife-
rentes a la vez que en unos y otros espacios la información va ganando protagonismo:
información pública, información archivística, información documentada con valor
archivístico, información patrimonial. Espacios que pueden determinar el futuro de
los Archivos y de nuestra profesión. Dualidad de espacios que otros archiveros tam-
bién constatan18. En este caso importa tener clara la diferencia entre documento e
información19, pero no siempre está ocurriendo así. Recientísimamente he oído a un
archivero decir públicamente que la descripción archivística es representar la infor-
mación y ciertamente no lo es. La descripción archivística es en primer lugar repre-
sentación de los documentos, sin perjuicio de que también describamos funciones
y agentes, dando lugar a la creación de información archivística. Otras citas pueden
ser significativas al respecto: hablando de repositorios digitales y en caso de riesgo,
se dice que habría que salvaguardar la información o conseguir la pervivencia de la
información. En estos casos la información no gana terreno al documento sino que
llega a suplantarlo. Desde mi punto de vista, mucho ha tenido que ver la generalidad
de la definición de documento en la ISO 15489: información u objeto registrado que
puede ser tratado como una unidad que sin duda dista de la definición de documento
de archivo en la NEDA-MC que reproducíamos más arriba.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
El servicio y el uso: del documento a la información 287
Llegados a este punto entiendo que a pesar de la evidente distinción entre docu-
mento en soporte papel y documento electrónico, las distancias entre ellos, como
documentos de archivo, pueden disminuirse, dado que en principio exigen los mis-
mos procesos reconocidos como funciones archivísticas a la hora de la gestión de
documentos electrónicos, sin embargo la distinción se agranda con la información
a pesar de la inevitable relación con ella. No faltan quienes dicen de la información
que es el nuevo petróleo del siglo XXI, al estimarla uno de los principales activos de la
organización –en lo que estamos de acuerdo- y a partir de aquí se afirma que la ges-
tión documental se transforma en gobernanza archivística de la información. Del mismo
modo se habla del ciclo de vida de la información y al referirse a la clasificación se
identifica con la sistematización de la información20.
Pero en esta línea hay más. Se nos avisa que nos quedaremos atrás si gestionamos
solo documentos digitales o electrónicos porque la información a partir de los datos
cada vez es mayor y con más valor. Se tiende a la desmaterialización de las series
convirtiéndolas en datos integrantes de grandes bases de datos. La tendencia es la
conversión en datos y la reducción de la producción de documentos21.
Ante estas apreciaciones, la defensa de que siendo las manifestaciones del servicio
múltiples, el servicio prioritario de los Archivos es el de los documentos y la informa-
ción en ellos contenida, quizá para algunos puede sonar a purismo archivístico, pero
no me desdigo. La información es importante y mueve al mundo, los datos necesa-
rios por imprescindibles, pero ni una, ni otros pueden sustituir a los documentos de
archivo que son fuente de una y de otros
BIBLIOGRAFÍA CITADA
Casellas I Serra, Lluis Esteve. (2017), “Evaluación archivística, más allá de evaluar
para conservar y eliminar”, Revista REDAR, nº 4, año 2, julio-diciembre, Cór-
doba (Argentina). pp.49-77.
Cerdá, Julio (2011), ”Los archivos, un lugar para descubrir. Los juegos de pistas
como recurso de dinamización”, Canelobre, Instituto de Cultura, Diputación de
Alicante, nº 58. pp. 63-72.
Cortés Alonso, Vicenta (1989), Manual de Archivos municipales, Madrid: ANA-
BAD, 2ª ed.
Cruz Mundet, José Ramón (2018), “Panorama formativo”, Boletín de ANABAD,
LXVIII, nº 1. Pp. 21-24.
García Morales, Elisa (2017), “Hay vida más allá del documento administrativo elec-
trónico”, Archivoz.
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
288 Antonia Heredia Herrera
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE
PORTADA
PÁGINA DE
CRÉDITOS
ÍNDICE