Métodos Estándar Versión 20

CÓDIGO MA-EX-LA-01
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SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO DE AGUAS
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Coordinador de calidad Jefe del Laboratorio Líder de Calidad
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO DE AGUAS DE LA UFPS
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
2019
**Copia No Controlada**
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INTRODUCCIÓN
El presente manual fue elaborado dentro del proceso de formulación para la

implementación del Sistema de Gestión de Calidad para el Laboratorio de Aguas de la
UFPS con el objeto de construir un documento base para la formulación documental que
abarca los requisitos de gestión y técnicos exigidos por la norma ISO/IEC 17025.
Con este Manual se busca que el laboratorio estructure e implemente la documentación y

los procesos requeridos para obtener la acreditación mediante auditoría de un organismo
evaluador externo para garantizar que la realización de los ensayos ofertados a los usuarios
de la región sean confiables, exactos y válidos
El laboratorio de aguas de la UFPS busca con la elaboración de este manual y con la

implementación del Sistema de Gestión de Calidad garantizar y desarrollar de manera
óptima los análisis fisicoquímicos y microbiológicos que se ofertan dentro del alcance
propuesto para la matriz agua ejecutando un proceso de mejora continua que contribuya a
establecer una cultura de calidad institucional para la extensión que es uno de los objetivos
misionales de la universidad.
La estructura del documento aquí presentado describe una serie de pasos y procesos que
busca dar cumplimiento a la norma de requisitos generales para la competencia de los
laboratorios de ensayo
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVOS .................................................................................................................... 5
2. ALCANCE........................................................................................................................ 5
3. EXCLUSIONES ............................................................................................................... 5
4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN .................................................................. 6
4.1 ORGANIZACIÓN. ......................................................................................................... 6
4.2 SISTEMA DE GESTION ............................................................................................. 13
4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS ................................................................................. 19
4.4 REVISION DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS. ................................... 20
4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS ....................................................................... 20
4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS ......................................................... 20
4.7 SERVICIO AL CLIENTE ............................................................................................. 22
4.8 QUEJAS ...................................................................................................................... 23
4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYO NO CONFORMES .................................. 23
4.10 MEJORA ................................................................................................................... 24
4.11 ACCIONES CORRECTIVAS .................................................................................... 24
4.12 ACCIONES PREVENTIVAS..................................................................................... 25
4.13 CONTROL DE REGISTROS .................................................................................... 25
4.14 AUDITORIAS INTERNAS ........................................................................................ 30
4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN ........................................................................ 31
5. REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................ 31
5.1 GENERALIDADES ..................................................................................................... 31
5.2 PERSONAL ................................................................................................................ 31
5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES .............................................. 33
5.4. METODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACION Y DE VALIDACION DE LOS
METODOS ........................................................................................................................ 34
5.5. EQUIPOS ................................................................................................................... 35
5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES .................................................................... 37
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5.7 MUESTREO................................................................................................................ 38
5.8 MANIPULACION DE LAS MUESTRAS DE ENSAYO. .............................................. 38
5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y
CALIBRACION .................................................................................................................. 39
5.10 INFORME DE RESULTADOS ................................................................................. 41
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1. OBJETIVOS
El Manual de Gestión aquí presentado tiene como objetivos:
• Describir el Sistema de Gestión Integrado de gestión de calidad implementado por

la Universidad Francisco de Paula Santander (SIGC-UFPS) en función del
cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma: Requisitos generales para
la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración NTC ISO 17025:2005
• Documentar el modelo de Gestión de calidad del Laboratorio de Aguas de la UFPS.
• Ser medio de consulta interna y externa acerca del Sistema de Gestión de Calidad
para el Laboratorio de Aguas de la UFPS.
2. ALCANCE
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.
El laboratorio de aguas comprometido con la calidad total para ofrecer un mejor servicio,
implementa el Manual de Calidad con el objeto de controlar y asegurar el desarrollo de
todos sus procesos. En este sentido el laboratorio cuenta con un Sistema de Calidad
documentado, el cual representa el modelo de aseguramiento de la calidad para el diseño,
el desarrollo, la instalación y los servicios que presta de extensión e investigación de los
siguientes análisis de ensayo: dureza cálcica, DBO5, conductividad eléctrica, turbidez,
alcalinidad total, dureza total, DQO, sólidos suspendidos totales, sólidos totales, cloruros y
sulfatos. El presente Manual de Calidad está basado en las cláusulas contenidas en la
Norma Técnica Colombiana (ISO/ IEC 17025:2005), la cual se aplica a los laboratorios de
ensayo y calibración, por lo cual se hace referencia a todos los requisitos necesarios que
debe contener el mismo para lograr la satisfacción y garantías en el servicio al cliente.
El Manual de gestión es un documento que tiene como finalidad presentar la política de

calidad y describir el Sistema de la Calidad en la organización bajo el modelo de la
certificación ISO 17025, el cual se aplica a laboratorios de ensayo y calibración.
El presente Manual es un documento guía para el desarrollo, implementación, aplicación y

mantenimiento del Sistema de Calidad. Además puede ser utilizado como documento
externo, con el fin de ofrecer un nivel de confianza, en el desarrollo de las actividades del
laboratorio para la prestación de servicios a la comunidad en general.
3. EXCLUSIONES
El laboratorio no presta servicios de calibración.
5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio (numeral 5.4.3 NTC-ISO/IEC 17025).
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Los métodos de ensayos que desarrolla el laboratorio están basados en normas

internacionales, nacionales, textos o revistas científicas. El laboratorio no ha desarrollado
ningún tipo de método.
5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados (numeral 5.10.7 NTC-ISO/IEC 17025).

El laboratorio no realiza la transmisión de resultados de ensayos y/o calibración por medios
electrónicos o electromagnéticos.
El laboratorio no realiza toma de muestras o muestreo compuesto.
4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN
4.1 ORGANIZACIÓN.
4.1.1 El Laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander, se

encuentra adscrito al Departamento de Ciencias del Medio Ambiente de la Facultad de
Ciencias Agrarias y del Ambiente.
La Universidad Francisco de Paula Santander (NIT 890500622-6) es una institución de

educación superior sujeta a vigilancia del Ministerio de Educación cuyo representante legal
y primera autoridad ejecutiva es el rector de la institución, tal como se establece en el
artículo 27 del acuerdo del Consejo Superior Universitario 048 de 2007. (Por el cual se
compilan los Acuerdos que conforman el Estatuto General de la Universidad Francisco de
Paula Santander).
La representación legal se verifica mediante la Constancia emitida por la Subdirección de

la Vigilancia Administrativa de la Educación Superior del Ministerio de educación Nacional
y el acta de posesión respectiva.
4.1.2 El Laboratorio de Aguas de la Facultad de Ciencias Agrarias y del Medio Ambiente y

Departamento de Medio Ambiente opera bajo un sistema de calidad, que se articula y forma
parte del Sistema Integrado de gestión de la calidad de la Universidad Francisco de Paula
Santander.
El Laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander desarrolla su

trabajo en la prestación de servicios bajo los requisitos de la NTC-ISO/IEC 17025 con el fin
de ser competente con calidad en la prestación de los servicios que ofrece a sus usuarios.
4.1.3 El sistema de calidad del laboratorio está diseñado para cumplir con los requisitos
establecidos en la NTC-ISO/IEC 17025 para ofrecer los servicios de ensayo en su sede
ubicada en el Km 1 vía Cúcuta-Pamplona municipio de Los Patios.
4.1.4 El laboratorio de aguas tiene una estructura que se encuentra incluida en la estructura
orgánica de la universidad según el Acuerdo N°126 de 9 de Diciembre de 1994; el cual en
su Capítulo III Articulo 124 cita que: “La Universidad dentro de su estructura académica,
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tendrá las siguientes facultades, con sus respectivos departamentos: Facultad de Ciencias
Agrarias y del Ambiente: Departamento de Ciencias del medio Ambiente, con el laboratorio
de Aguas”.
El cual para su funcionamiento también requiere de algunos procesos que ejecutan otras
dependencias.
4.1.5 El laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander cuenta con:
a) Personal directivo y técnico para desarrollar las labores necesarias de todas las tareas
relacionadas con los servicios que ofrece, para implementar el Sistema de Gestión de
Calidad y para identificar la ocurrencia de desviaciones del sistema de calidad e iniciar
acciones que prevengan o reduzcan al mínimo esas desviaciones.
El Laboratorio cuenta con un equipo operativo del proceso de amplia experiencia, el cual
está conformado por:
▪ Jefe de Laboratorio
▪ Director técnico
▪ Analistas (fisicoquímica y microbiológica)
▪ Coordinador de calidad
En el organigrama del laboratorio (Ver figura 1) se observa que el equipo operativo del
proceso se encuentra comprometido con la estructura orgánica de la institución y por
consiguiente en permanente actualización de sus procedimientos.
Para la selección del Jefe de Laboratorio; el Consejo de Departamento de Ciencias del

Medio Ambiente tiene la responsabilidad de escoger o asignar al docente de planta adscrito
a este departamento, que cumpla con el perfil profesional exigido por el ente acreditador y
que dentro de sus funciones principales sea el encargado de autorizar a cada miembro del
personal a realizar funciones específicas (OD-EXLA-01). Toda asignación del jefe de
laboratorio deberá quedar registrada en las actas del consejo de departamento y remitidas
al Consejo de Facultad, donde el Decano conjuntamente con los consejeros aprueban la
designación del profesional y remite al consejo académico la solicitud de ajuste de la carga
académica del profesor; modificando su intensidad horaria para su posterior aprobación.
Cumplido con lo anterior, el Decano se encargará de gestionar el acto administrativo de
nombramiento del Jefe de Laboratorio, mediante una resolución interna la cual quedará
registrada en la respectiva acta del Consejo de Facultad.
La decanatura también participa en otros aspectos del sistema que están definidos por la
estructura orgánica institucional; como lo son la revisión de planes de mejoramiento y/o
mantenimiento y el apoyo ante la alta dirección de solicitudes de compras de servicios y
suministros.
Además, el laboratorio cuenta con figuras de apoyo; como es el caso del comité técnico a
cargo del Jefe del Laboratorio, que interviene en reuniones ocasionales de los
procedimientos internos cuando el sistema de gestión del laboratorio así lo requiera, con el
fin de mantener una mejora continua de su sistema de gestión. Este comité ampliado, se
encuentra conformado por el equipo operativo del proceso como base del sistema y cuando
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el planteamiento y ejecución de acciones correctivas, preventivas y de mejora lo requieran

para cumplir una necesidad específica, el jefe del laboratorio evaluará en términos de roles
y perfiles los profesionales a invitar y acordará el nivel de asesoría y acompañamiento de
estos con el fin de retroalimentar los procesos llevados a cabo en el laboratorio de aguas.
Todas las decisiones tomadas durante esta reunión se encuentran avaladas y autorizadas
por el Jefe del laboratorio que es quien las preside.
Para las actividades administrativas el laboratorio debido a que obedece a una organización
mayor, centra sus actividades de recaudos económicos mediante el fondo rotatorio de
Investigación y extensión FRIE, quien es el responsable de canalizar los recursos propios
de las actividades en la prestación de servicios a la comunidad, a través de la Unidad de
Servicios Académicos quien brinda apoyo logístico y de suministros necesarios para las
actividades del laboratorio, tanto las analíticas como las de insumos que se requieran,
cumpliendo con procedimientos administrativos de solicitudes según los semestres
académicos y dinámicas administrativas de la Universidad.
En el caso del desarrollo de las actividades técnicas de los ensayos de análisis

fisicoquímicos y microbiológicos, el laboratorio cuenta con la figura del Asesor Técnico
Externo, la cual se describe en el documento de perfil de roles respectivamente.
Figura 1. Organigrama Laboratorio de Aguas UFPS
FACULTAD CIENCIAS AGRARIAS Y

DEL MEDIO AMBIENTE
Decano
COMITÉ
TÉCNICO
FRIE DEPARTAMENTO CIENCIAS DEL
MEDIO AMBIENTE Jefe Dpto
División Servicios
Académicos
LABORATORIO DE AGUAS –
SERVICIOS DE EXTENSIÓN
Jefe Laboratorio
Asesor
Técnico
Externo
COORDINADOR DE ASISTENTE DE LABORATORIO ANALISTA

CALIDAD Director Técnico FISICOQUIMICO
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En el documento de perfil de roles, se detallan las funciones, responsabilidades y las

actividades autorizadas de cada miembro del personal que se desempeña en el laboratorio.
b) Medidas que aseguran que el personal está libre de presión o influencia indebida externa
o interna, comercial, financiera o de otro tipo, que pueda perjudicar la calidad del trabajo.
El artículo 3 del acuerdo 048 de 2007 establece que La Universidad Francisco de Paula
Santander en su carácter de ente autónomo de acuerdo con la Constitución Política de
Colombia, tiene el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar sus autoridades
académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos;
definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales;
otorgar los títulos correspondientes; seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos y
adoptar sus correspondientes regímenes y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para
el cumplimiento de su misión social y de su función institucional.
El laboratorio cuenta con un formato de confidencialidad (FO- EX-LA06)
c) Personal comprometido con la protección de la información confidencial y los derechos

de propiedad de sus clientes incluidos los procedimientos para la protección de los
resultados, estos documentos se guardan en la oficina dentro de los archivadores en
carpetas, tal cual como se encuentra descrito en el ítem de control de registros 4.13. Para
ello se cuenta con un formato de confidencialidad FO- EX-LA06 que contiene la declaración
de confidencialidad y de no existencia de presión interna o externa que pueda influir sobre
los resultados y la calidad de los ensayos para el trabajo en el laboratorio.
El laboratorio de aguas declara que no realiza transmisión electrónica de resultados.
POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD
El laboratorio de Aguas de la U.F.P.S se compromete a asegurar la protección de la

información confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes, así como a proteger
la información obtenida de los análisis de cualquier uso no autorizado, perdida, alteración
o destrucción. El personal que labora en el Laboratorio, no podrá revelar información
relacionada con el desempeño en el mismo que no sea de dominio público. En ningún caso,
se utilizara dicha información para su auto beneficio y/o beneficio de otros o para afectar
negativamente los intereses del cliente La información obtenida de los análisis solo será
utilizada para ofrecer los servicios específicos del laboratorio y responder las consultas y
solicitudes de sus clientes.
Se asegura la confidencialidad mediante los siguientes mecanismos contenidos en la Guía

Servicio al Cliente con código: GI-EXLA-07:
• Asignación de código único de identificación de muestra.
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• El laboratorista encargado de realizar el ensayo desconoce la procedencia de la

muestra y el cliente que la trajo; solo identifica las muestras con el código de
identificación asignado a esta.
• Todo el personal que trabaja en función a las actividades del Laboratorio firma una
declaración de confidencialidad al inicio del contrato de sus funciones.
• La emisión y aprobación de los resultados obtenidos de los ensayos solo lo podrá

realizar el Asistente encargado del Laboratorio.
d) El laboratorio de aguas de la UFPS declara que no participa en actividades diferentes al

de ensayo propio del análisis de la matriz agua que pueda disminuir la confianza en su:
COMPETENCIA: la cual se ve reflejada en la realización de los ensayos normalizados por
personal capacitado y con la experticia necesaria en el manejo de los equipos y los
protocolos de los métodos actualizados al estándar métodos Ed.23
IMPARCIALIDAD: manejando el control de los datos y los registros mediante la revisión
rutinaria por el personal autorizado de los resultados, respetando la confidencialidad de los
clientes.
INTEGRIDAD OPERATIVA: manteniendo la rectitud de los procedimientos analíticos,
mediante el cumplimiento de sus actividades de formación.
POLÍTICA DE COMPROMISO OPERATIVO
El laboratorio de Aguas de la U.F.P.S. y sus funcionarios tiene como política evitar intervenir
en cualquier actividad que puedan disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad,
juicio o integridad operativa.
Para mantener la competencia el laboratorio se compromete a realizar y evaluar los

programas de capacitación del personal, PR-EXLA-11; así como los programas de
mantenimiento y calibración de todos los equipos; PR-EXLA-06 con el fin de garantizar la
validez de los datos obtenidos en los ensayos, logrando mantener un alto nivel de confianza
en todos nuestros clientes. Se tienen definidas las responsabilidades y autoridades,
contando con mecanismos para realizar supervisión y evaluación del personal.
El laboratorio no tiene interés alguno en los resultados obtenidos de los análisis, solo está
enfocado en la realización de los ensayos analíticos y en la emisión de los resultados
obtenidos; PR-EXLA-05, limitado a no dar interpretaciones o conclusiones basadas en
dichos resultados; los ensayos serán realizados por personal calificado libre de cualquier
presión siguiendo los lineamientos del libro estándar métodos.
e) El Laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander, se encuentra

adscrito al Departamento de Ciencias del Medio Ambiente de la Facultad de Ciencias
Agrarias. La Facultad se encuentra adscrita a la Vicerrectoría Académica La cual depende
de la rectoría siendo el Consejo Superior Universitario la máxima autoridad.
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La universidad posee un organigrama claramente establecido y publicado en su página web

www.ufps.edu.co
El sistema de gestión de la calidad del laboratorio forma parte del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad de la UFPS, el cual es liderado por el Comité de Calidad, el jefe de
planeación y cuenta con un equipo operativo, el cual es el encargado de aprobar la
documentación del laboratorio de aguas.
El laboratorio se mantiene en contacto con la oficina de planeación; por la base documental
y los procesos de autoevaluación, bajo la figura del Coordinador de calidad del sistema de
gestión del laboratorio con el fin de mantener la articulación con los procedimientos
institucionales, y cuando el proceso lo requiera establece comunicaciones con los procesos
de apoyo; en cuanto al cumplimiento de los requisitos técnicos específicos y a la solicitud
de servicios y suministros que en situaciones de mayor relevancia para la toma de
decisiones la relación es directa con el jefe de laboratorio y con el director técnico.
f) De acuerdo con las responsabilidades descritas en el perfil de roles (DO-EXLA-01) donde

se especifican las funciones del personal, se dirigen las actividades del laboratorio en el
formato de Programación semanal de actividades FO-EXLA-40, el cual permite verificar que
el trabajo se distribuye adecuadamente designando responsabilidades individuales para
cumplir con la calidad de los ensayos. El sistema designa mediante la autoridad del Jefe
del laboratorio, el rol del director técnico en un acta a principio de semestre académico,
autorizándolo también en el FO-EXLA-32.
g) Supervisión adecuada al personal encargado de los ensayos y/o calibraciones,

incluyendo el personal nuevo, por personas familiarizadas con los métodos y
procedimientos.
El director técnico es el encargado según el PR-EXLA-05, de revisar los resultados

consignados en los formatos de datos de análisis, procesamiento de muestras, formatos de
rutina, carta control y por último el informe de resultados, dando el visto bueno, si no se
evidencia ningún error en los resultados. Para el caso en que sea necesario repetir el
ensayo el director técnico lo supervisa en los formatos de datos primarios.
Mientras que el coordinador de calidad distribuye de acuerdo el FO-EXLA-77, la
programación semanal de actividades, supervisados en primera instancia por el director
técnico y cuando la situación lo amerite por la jefe del laboratorio.
El director del Departamento del Medio Ambiente y el Jefe del laboratorio son los
encargados de realizar la supervisión del cumplimiento de las Órdenes de Prestación de
Servicios: Formato de constancia de cumplimiento (Compras, suministros, arriendos y
servicios personales (FO-GF-10). Para el caso especial en que la oden provenga de otra
dependencia, el profesional responsable de la misma será el encargado de supervisar el
formato de cumplimiento respectivo.
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El director del Departamento del Medio Ambiente es el encargado de realizar la evaluación

del personal de planta y de contrato del laboratorio: Formato de Evaluación de desempeño
laboral administrativo (personal) para ser diligenciado por el Jefe inmediato FO-GH-07.
El Jefe del laboratorio realiza la supervisión mediante la revisión del cumplimiento del
formato de Programación semanal de actividades FO-EXLA-40.
h) Un director técnico quien tienen la responsabilidad total por las operaciones técnicas y la
provisión de los recursos para asegurar la calidad requerida en las operaciones del
laboratorio. En la estructura orgánica de la Universidad el cargo se denomina asistente de
laboratorio de aguas, pero con el fin de construir la estructura para el Sistema de Gestión
de Calidad se denominará director técnico.
El laboratorio cuenta con la ficha de perfil de roles. OD-EXLA-01.
i) Un coordinador de calidad quien se encarga de garantizar el cumplimiento del

Sistema y quien con el jefe del laboratorio de aguas realizan las reuniones pertinentes de
seguimiento y evaluación y asisten cada vez que se requiere al Comité de calidad de la
UFPS.
j) Sustitutos para el personal directivo clave: El Jefe del laboratorio de Aguas es

reemplazado por un docente de planta del departamento con igual formación de pregrado
el cual debe diligenciar el formato de firmas autorizadas FO-EXLA-26, y el director técnico
por otro miembro del equipo operativo del proceso que será designado por el Jefe del
Laboratorio, según formato de personal autorizado FO-EX-LA32. En este mismo formato se
registrara si alguno del equipo operativo del proceso, no logra cumplir sus
responsabilidades y funciones específicas por motivos externos al laboratorio; el jefe del
laboratorio evaluará que otro miembro del equipo de acuerdo a sus habilidades y
conocimiento del SGL podría reemplazar el rol de aquel miembro que se ausente, y /o en
los casos extremos que sea necesario convocar el comité técnico para evaluar la situación.
k) espacios para socializaciones y reuniones que aseguren que el personal es consciente

de la pertinencia e importancia de sus actividades y de la manera en que contribuyen al
logro de los objetivos del sistema de gestión
El laboratorio cuenta con formato de acta de reunión FO-DE-01 y formato de listado de

asistencia FO-GH-01.
4.1.6 El laboratorio de aguas de la UFPS posee los siguientes canales de comunicación:
-Consejo de Departamento de Ciencias del Medio Ambiente. Documentada mediante actas.

- Memorandos. Enviados a través del correo interno de la UFPS: Datarsoft
-Correo electrónico del laboratorio: laboratorioaguas@ufps.edu.co
-Reuniones del equipo de trabajo soportadas mediante con formato de acta de reunión FO-
DE-01 y formato de listado de asistencia FO-GH-01.
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4.2 SISTEMA DE GESTIÓN
4.2.1 El Laboratorio de Aguas UFPS asegura la calidad de sus resultados implementando

un Sistema de Aseguramiento de la Calidad según criterios establecidos en la Norma
Técnica Colombiana (ISO / IEC 17025) y sus correspondientes actualizaciones empleando
metodologías de ensayo confiables.
El sistema de gestión del laboratorio cuenta con documentación constituida según la guía
para elaboración de documentos GI-GQ-01, estableciendo el Manual del Sistema de
Gestión, protocolos, procedimientos, guías y formatos dentro de los requisitos estipulados.
El manual contiene la descripción del cumplimiento de los numerales de la norma y
referencias de la documentación respectiva.
La documentación es socializada con el personal de laboratorio quien es el encargado de

su implementación y enviada para su revisión y aprobación ante el Comité de calidad de la
Universidad.
4.2.2. Política y objetivos de calidad
Política
El laboratorio de aguas de la UFPS ubicado en la sede Campos Elíseos Km1 Vía Los Patios,
oferta el servicio de análisis fisicoquímico y microbiológico de aguas, contribuyendo al
mejoramiento continuo del proceso misional de extensión que permite afianzar la relación
de la comunidad-región-institución para la búsqueda del desarrollo sostenible de nuestra
región.
Basados en los compromisos adquiridos de nuestra institución, el laboratorio se encuentra

dispuesto a adoptar el sistema de gestión de calidad bajo la NTC ISO/IEC 17025 con el fin
de controlar todas sus actividades, y de esta manera contribuir a la búsqueda de la
excelencia en la prestación de servicios de proyección social y la satisfacción del usuario a
través de equipamiento físico y humano enfocado en el mejoramiento continuo de sus
conocimientos profesionales, así como también de los procedimientos llevados a cabo en
el laboratorio.
El laboratorio de Aguas se compromete a desarrollar los ensayos requeridos por el cliente

con base en métodos normalizados, orientado a la satisfacción del cliente, cumpliendo sus
expectativas de calidad en cuanto a tiempo de servicio, veracidad en los resultados
emitidos, buena comunicación y cumpliendo con los fines esenciales del estado.
Objetivos de calidad.
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Asegurar un sistema de calidad documentado y actualizado, basado en los requisitos de la

NTC ISO/IEC 17025 que permita controlar las actividades que se llevan a cabo en el
laboratorio.
Mantener una retroalimentación constante con el cliente con el fin de suministrar un servicio
de calidad.
Ejecutar programas de capacitación que fortalezca el perfil integral del personal y mejore
sus competencias.
Participar en pruebas de desempeño interlaboratorios que contribuyan al reconocimiento

regional y/o nacional.
MISIÓN
El laboratorio de aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander, tiene como

objetivo prestar servicios de análisis fisicoquímicos y microbiológicos de aguas de la más
alta calidad a toda la comunidad universitaria y regional, con la ayuda de equipamiento
físico y personal competente enfocados en el mejoramiento continuo de sus conocimientos
profesionales, con el propósito de contribuir a la búsqueda de la excelencia en la prestación
del servicio de proyección social y la satisfacción de todos nuestros usuarios.
VISIÓN
El laboratorio de aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander será reconocido a

nivel regional por su alta calidad, competitividad y fortalecimiento de nuevos procedimientos
analíticos, con la ayuda de equipamiento físico y personal competente, logrando
implementar un sistema de gestión de la calidad bajo la norma NTC ISO/IEC 17025, con el
fin de contribuir a la búsqueda de la excelencia en los procesos de investigación, proyección
social y a la satisfacción del usuario.
4.2.3. La alta dirección del laboratorio evidencia su compromiso con el desarrollo e

implementación del sistema de gestión de calidad mediante:
• Existencia de contratos de suministro de insumos y personal para el laboratorio.

Procedimiento solicitud de compras de servicios y suministros ( PR-EX-LA02)
• Comunicaciones de los resultados de las revisiones al sistema de gestión de
calidad.
• Estableciendo y divulgando la política de calidad.
• Estableciendo los objetivos de la calidad.
• Ejecutando las revisiones por la dirección descritas en el procedimiento PR-DE-01.
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4.2.4 La alta dirección del laboratorio comunica la importancia de satisfacer los requisitos
del cliente, los legales y reglamentarios, utilizando los siguientes mecanismos:
- Aprobación y divulgación de la política y de los objetivos de calidad,

- Ejecución de las actividades del laboratorio dentro del contexto de la normatividad.
El laboratorio cuenta con Actas del Consejo de Departamento, formato acta de reunión FO-
DE-01 y formato de listado de asistencia FO-GH-01
4.2.5 La estructura documental utilizada por el sistema de gestión del laboratorio de aguas
de la UFPS tiene la siguiente estructura:
- Manuales
- Procedimientos
- Guías
- Protocolos
- Formatos
El sistema de gestión de calidad de la UFPS cuenta con la guía para elaboración de

documentos GI-GQ-01
4.2.6 Funciones y responsabilidades de los roles de dirección del laboratorio.
Jefe de laboratorio. Tiene dentro de sus funciones, responsabilidades y se encuentra

autorizado para:
• Diseñar, dirigir y supervisar los proyectos y los programas del laboratorio.

• Definir estrategias de desarrollo y divulgación de la función del laboratorio.
• Divulgar los servicios realizados en el Laboratorio de Aguas UFPS-FACUAGRA, a
la comunidad en general.
• Dictar directrices para la evaluación periódica del servicio al cliente.
• Determinar y presentar ante la Decanatura de Ciencias Agrarias y del Medio
Ambiente, los requerimientos de recursos materiales, financieros y tecnológicos.
• Promover la aceptación de la Norma ISO/IEC 17025:2005 en el laboratorio.
• Tomar decisiones junto con el Coordinador de Calidad de las actividades que se
llevan a cabo en el laboratorio.
• Participar en la elaboración y ejecución del presupuesto y proyectos de inversión.
• Representar el laboratorio, en eventos diversos relacionados con las funciones
sustantivas del mismo, divulgando la información necesaria para mantener
actualizado el personal técnico del laboratorio.
• Atender a los usuarios internos y externos, en forma personal o telefónica, brindando
información pertinente y oportuna.
• Distribuir y supervisar las actividades del personal a su cargo.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
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• Disponer la capacitación permanente del personal Técnico asegurando la

actualización en la aplicación de los procesos que incrementen la calidad de los
servicios que presta el laboratorio.
• Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Director Técnico: Tiene dentro de sus funciones, responsabilidades y y se encuentra

autorizado para:
• Asesorar la Planificación, coordinación y ejecución de los programas en el área

fisicoquímica y microbiológica.
• Evaluar los resultados de los análisis fisicoquímicos y microbiológicos realizados en
el laboratorio.
• Dar a conocer los resultados obtenidos de los análisis a los clientes y brindar
asesoría sobre estos.
• Asesorar la modificación y/o validación de nuevos métodos analíticos en el
laboratorio.
• Asesorar técnicamente a los analistas del laboratorio en el área química.
• Promover la capacitación y actualización profesional del personal en el área
fisicoquímica.
• Asistir y participar en reuniones, congresos y otros que sean en pro del desarrollo
de nuevas técnicas para fortalecer el área en desempeño de actividades del
laboratorio.
• Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
• Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas ante la dirección del
laboratorio y el Comité Técnico.
Coordinador de calidad. Tiene dentro de sus funciones, responsabilidades y y se

encuentra autorizado para:
• Brindar asesoría y apoyo docente al Laboratorio de Aguas UFPS-FACUAGRA, en

todo lo relacionado a las metodologías y técnicas empleadas en el área de
Microbiología, para garantizar la calidad de los resultados emitidos de los análisis
realizados en esta área.
• Asesorar la Planificación, coordinación en programas Microbiológicos.
• Asesorar técnicamente a los analistas del laboratorio en el área de microbiología.
• Asesorar los análisis microbiológicos así como los resultados de los análisis
emitidos por los técnicos analistas.
• Promover la capacitación y actualización profesional del personal en el área de
microbiología.
• Asistir y participar en reuniones, congresos y otros que permita la actualización de
técnicas en el área y poder ser optadas por el laboratorio.
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• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas a la dirección del
Laboratorio y al Comité técnico.
• Debe disponer y asegurar que la gestión y personal se encuentren libres de
cualquier presión indebida interna y externa, comercial, financiera u otra que pueda
afectar de forma adversa la calidad de su trabajo.
• Es el encargado de especificar la responsabilidad, autoridad e interrelaciones de
todo el personal que dirige, ejecute o verifique trabajo que afecte la calidad de los
ensayos.
• Contar con políticas y procedimientos que aseguren la protección de la información
confidencial de los clientes.
• Verificar que se efectúe correctamente el almacenamiento de la información en la
base de datos de un programa, controlando los resultados del análisis y la emisión
de los mismos.
• Independientemente de otros deberes y responsabilidades tiene autoridad y
responsabilidad definida a fin de asegurar que el sistema de calidad se implemente
y siga en todo momento.
• Tiene acceso directo a la toma de decisiones junto con el Jefe del Laboratorio acerca
de la política o recursos del laboratorio.
• Verificar mediante sistemas de control de formatos todas las actividades de las
técnicas generadas en el laboratorio.
• Encargado de notificar ante la dirección del laboratorio para la disposición de los
recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las actividades del mismo
Asesor Técnico Externo: Tiene dentro de sus funciones, responsabilidades y se encuentra

autorizado para:
• Brindar asesoría al personal del laboratorio en todo lo relacionado a las

metodologías y técnicas normalizadas empleadas en el área Fisicoquímica y
Microbiológica para garantizar la calidad de los resultados.
• Asesorar la planificación, y coordinación de programas de capacitación
Fisicoquímicos y microbiológicos.
• Asesorar técnicamente a los analistas del laboratorio en la ejecución de los análisis
y el reporte de los resultados.
• Preparar muestras y reactivos para la ejecución de pruebas de laboratorio bajo
métodos normalizados y sus respectivas pruebas de desempeño.
• Responsabilizarse por los equipos y materiales a su cargo.
• Instruir a los pasantes y practicantes en el manejo y manipulación de los equipos de
laboratorio.
• Llevar registro de los usuarios del laboratorio.
• Efectuar mediciones y cálculos de la elaboración de análisis.
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• Elaborar un control sobre el funcionamiento de los equipos, comunicando cualquier

anomalía la dirección del laboratorio o al Jefe de Control de calidad para su posterior
revisión, evitando alteración en el desempeño de sus actividades.
• Realizar aporte en la calidad analítica, que permita la mejora continua de los
procesos
• Aporte de conocimiento y experiencia para mantener en constante equilibrio los
sistemas empleados para el análisis fisicoquímicos, microbiológicos y biológicos
evitando la desviación de la calibración de los procedimientos.
• Revisar el constante funcionamiento de los equipos, manuales, digitales para
verificar su constante calibración, y evitar la alteración de los resultados.
• Encontrarse en la mejor disposición para la evaluación y control de las actividades,
por parte del Jefe de Control de calidad, permitiendo hacer la claridad con referencia
en alguna no conformidad en el proceso
• Contar con políticas y procedimientos que aseguren la protección de la información
confidencial de los clientes.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
• Complemento de las actividades a realizar para el análisis con otros asistentes del
laboratorio para el cumplimiento al cliente. Estas relaciones complementarias
permites cumplir con los objetivos de la organización, manteniendo una relación
interpersonal y competente a nivel laboral.
• Realizar análisis de ensayo de los métodos acreditados(DBO 5, Conductividad,
Solidos Suspendidos Totales, Solidos Totales, Alcalinidad Total, Dureza Total,
Dureza Cálcica, Turbidez) y no acreditados que se ejecutan en el laboratorio
durante el desarrollo de pruebas de evaluación de desempeño técnico y servicios
de extensión.
4.2.7 Para asegurar que se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de Calidad, los
cambios en el sistema de gestión se controlan mediante el Procedimiento de control de
documentos y registros PR-GQ-01.
La alta dirección del laboratorio se asegura de mantener la integridad del sistema de gestión
cuando se planifican e implementan cambios que puedan afectarlo. Para ello, el director
técnico en conjunto con el personal involucrado, analiza el proyecto y/o las actividades
planificadas y propuestas por cualquier área del laboratorio, con el fin de evaluar los
posibles impactos (positivos y negativos), y en la cual se recopila información u opiniones
(lluvia de ideas) de las diferentes áreas convocadas que participan, para posteriormente
registrarse en el formato " Planificación de cambios " con código FO-EXLA-80, donde
también se deja constancia sobre la viabilidad del mismo. Sólo de ser necesario, el director
técnico definirá si se utilizará el formato de Plan de Mejoramiento para definir los pasos y
tiempos requeridos en la ruta de cambio.
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4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.3.1 El laboratorio de aguas de la UFPS mantiene una documentación sistemática que

actualiza periódicamente para que el sistema de gestión de calidad se implemente y
funcione adecuadamente. Todos los procesos operativos están documentados de tal forma
que ellos permiten garantizar calidad para todos los servicios que oferta.
Para el control de los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad,
internos como externos (regulaciones, normas, etc) se cuenta con el Procedimiento de
control de documentos y registros PR-GQ-01.
4.3.2 Aprobación y emisión de documentos
Los documentos emitidos deben ser revisados y aprobados por el personal autorizado como
se describe en el Procedimiento de control de documentos y registros PR-GQ-01.
El equipo técnico operativo del laboratorio (conformado por director técnico, asesor técnico,
y el coordinador de calidad del laboratorio) debe reunirse anualmente para realizar la
revisión de los documentos del proceso, con la finalidad de verificar el cumplimiento de los
mismos. Los resultados de la revisión y las modificaciones se expresarán en un acta de
reunión FO-DE-01. En caso tal de presentar cambios por el equipo operativo, estos deben
ser revisados por el jefe del laboratorio, una vez este emita su concepto de modificación se
inicia el proceso de actualización de los documentos según el procedimiento de control de
documentos y registros PR-GQ-01.
Las ediciones autorizadas de los documentos que pertenecen al sistema de gestión de

calidad del laboratorio se encuentran disponibles en físico distribuidos en las instalaciones
del área administrativa y del área de análisis según el responsable del registro. ( Ver ítem
4.13).
4.3.3 Cambios de los documentos
Los cambios en los documentos se revisan y aprueban como está descrito en el

Procedimiento de control de documentos y registros PR-GQ-01.
Los cambios realizados a los formatos utilizados por el laboratorio se describen en el
formato de resumen de cambios para registros FO-EX-LA-64.
No se admiten documentos técnicos y de gestión escritos o enmendados de forma manual.
4.3.4 El laboratorio cuenta con el procedimiento institucional de documentos y registros,

donde se encuentra documentado las generalidades referentes al control y uso de
documentos y registros. El coordinador de calidad se encuentra autorizado para mantener
los documentos con fines de edición; o sea, solo para ejecución y/o planteamiento de la
mejora continua de los mismos.
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4.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS.
Para los pedidos, ofertas y contratos se cuenta con el procedimiento de Solicitud de

servicios PR-GS-01 donde se establece las revisiones para pedidos, ofertas y contratos de
los ensayos y la universidad y se encuentran referenciados los formatos de cotización del
servicio, solicitud del servicio e informe de resultados de análisis.
Cuando se presenta alguna desviación, que tenga que ver con la modificación de un
contrato, o con una modificación en el informe de resultados; se informa al cliente, mediante
correo electrónico y/o medio impreso, según lo descrito en el procedimiento PR-GS-01.
El laboratorio cuenta con un formato de recepción de la muestra FO-EXLA-41 y de

seguimiento de la muestra FO-EXLA-55.
El procedimiento de análisis de muestras PR-EXLA-05, documenta todo el paso a paso que

ejecuta el laboratorio para la solicitud del servicio, desde cuando se realiza alguna
cotización ya sea que el cliente la ejecute o no, hasta la entrega del informe de resultados.
4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS
Cuando sea necesario, una subcontratación para un ensayo, los parámetros para dicha
subcontratación se establecen como se define en el procedimiento de subcontratación de
ensayos PR-EXLA-10
El laboratorio con el cual se subcontrate debe estar debidamente acreditado y se notificará

al cliente mediante memorando del Departamento de Ciencias del Medio Ambiente quien
decidirá mediante comunicación escrita si aprueba la realización del ensayo en estos
términos.FO-EXLA-72.
El laboratorio adquiere la responsabilidad total sobre los parámetros y resultados emitidos

por el laboratorio subcontratado.FO-EXLA-74.
A su vez el laboratorio mantendrá un listado de subcontratistas con los cuales

frecuentemente realiza este tipo de subcontratación FO-EXLA-73.
4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS
Las compras para el laboratorio de aguas de la UFPS se realizan de acuerdo con el estatuto
interno de contratación y el manual de contratación de la UFPS, disponible en la página
web de la universidad cumpliendo con la normatividad vigente para una institución de
carácter público.
El Reglamento de Contratación de la Universidad establecido a través del Acuerdo No.077

de Septiembre 5 de 1997, en su artículo 25 numeral 5 enuncia "En la Universidad Francisco
de Paula Santander, Sede Cúcuta, la responsabilidad de la dirección y manejo de la
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actividad contractual y la de los procesos de selección y manejo de la actividad contractual

y la de los procesos de selección del contratista será del Rector, quién no podrá trasladarla
a las juntas, consejos, comités, comisiones u organismos asesores de ningún nivel de la
entidad, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma".
Sin embargo, se aclara que el equipo de trabajo del Laboratorio de Aguas, presenta las
necesidades a la Rectoría a través de Formatos de Estudios Previos de Conveniencia y
Oportunidad para la contratación de prestación de servicios y compras y es el rector quien
define la selección del contratista sustentado igualmente en el Artículo 27. Deber de
Selección Objetiva, descrito en el Reglamento de Contratación, Acuerdo 077 de 1997.
De igual manera se resalta que el Laboratorio de Aguas es quien solicita la compra de

insumos que se requieran para su funcionamiento y a la vez solicita los servicios necesarios
para atender las necesidades del mismo.
El laboratorio estableció el procedimiento para la solicitud de compras de servicios y
suministros. PR-EXLA-02, el cual va articulado con el PR-GS-02 propio del proceso de
apoyo de servicios académicos y bibliotecarios.
Las compras se pueden gestionar por el departamento de ciencias del medio ambiente y
por la dependencia de servicios académicos y bibliotecarios mediante el formato de FO-
GF-069 y FO-GF-067 estudios previos de conveniencia y oportunidad de acuerdo con el
objetivo de la solicitud (compra servicios y/o suministros, contratación servicios
profesionales). Las compras se realizan mediante el procedimiento de trámite de órdenes
PR-GF-02.
La adquisición de servicios y suministros se realiza de acuerdo al procedimiento de

Compras y suministros PR-GS-02 y el procedimiento de Requisición y compra de insumos
PR-GF-06. Y los elementos ingresan de acuerdo al PR-GF-03 ingreso de elementos al
almacén, donde se verifica que los materiales, equipos y reactivos solicitados correspondan
mediante el formato de FO-GF-10 CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO (COMPRAS,
SUMINISTROS, ARRIENDOS Y SERVICIOS PERSONALES). Esta constancia es firmada
por el supervisor de la orden de compra o de prestación de servicios, el cual mediante el
diligenciamiento del formato se permite evaluar solo el cumplimiento de los productos y/o
servicios que ingresaron mediante la revisión de las especificaciones técnicas que afectan
la calidad de los ensayos.
La selección y seguimiento de los proveedores se establece de acuerdo al tipo de

contratación que se realice, siguiendo los lineamientos establecidos en el Estatuto de
Contratación de la Universidad Francisco de Paula Santander y según el formato de vice
administrativa FO-GF-16 EVALUACIÓN Y REEV. DE PROVEEDDORES – SERVICIO, el
cual se implementará de acuerdo al tipo de contratación a realizar; solo para aquellas con
formalidades plenas y que haya utilizado procesos de licitación.
La UFPS evalúa a los proveedores que suministran bienes y servicios únicamente cuando
se trate de licitaciones, tal como consta en el anexo 10 del manual de contratación.
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POLÍTICA DE SOLICITUD DE COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS
El laboratorio de Aguas de la U.F.P.S. realiza y planifica las solicitudes de compra de

suministros, equipos y servicios de mantenimiento y calibración teniendo en cuenta los
stock mínimos de los productos (500 gr para reactivos sólidos y 500 ml para reactivos
líquidos), fecha de vencimiento de reactivos y programas de mantenimiento y calibración.
La selección y compra de los servicios y suministros, se lleva conforme los procedimientos

de compras de acuerdo al objetivo de la contratación por la Universidad Francisco de Paula
Santander, no obstante, a nivel interno se dan los criterios técnicos de los suministros y
servicios necesarios para producir resultados confiables.
La política para la compra de servicios y suministros de nuestra institución se encuentra en

proceso de revisión debido a que debe recopilar todos los intereses a solicitar por todas las
dependencias que contribuyan al mejoramiento continuo de nuestros ejes misionales, por
tal razón actualmente se encuentra documentado algunas directrices en el Manual de
Políticas contables UFPS.
Algunos criterios básicos para la selección y compra de suministros que afectan la calidad
de los ensayos son:
1. Los tiempos de ejecución de las solicitudes de compra de reactivos, equipos y
suministros (incluyen las programaciones de mantenimiento y calibración) deben
realizarse el semestre académico anterior al vencimiento de la necesidad del
laboratorio. Para las calibraciones, la entidad contratada deberá estar certificada o
acreditada bajo algún sistema de gestión de calidad.
2. Para reactivos, se debe acordar con el proveedor fechas de vencimiento lejanas a
la fecha de adquisición. Todos los reactivos grado analítico y sus correspondientes
materiales de referencia deben registrar en sus etiquetas las propiedades físicas y
químicas que identifican la naturaleza del producto y cumplen con las
recomendaciones dadas por estándar métodos. El proveedor debe facilitar los
certificados de calidad para todos los productos.
3. Para el personal operativo, se deben tener en cuenta los perfiles a cumplir para los
roles a desarrollar en el laboratorio.
4.7 SERVICIO AL CLIENTE
Para ofertar el mejor de los servicios a los clientes y realizar el seguimiento a los ensayos,
el laboratorio cuenta con la guía de Servicio al Cliente GI-EXLA-07 donde se establecen los
requisitos del cliente (solicitudes - ofertas - contratos).
El laboratorio realiza una encuesta de satisfacción del cliente.FO-EXLA-23.
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El laboratorio atiende a sus clientes en las instalaciones de la División de Servicios

Académicos y en la Sede del laboratorio en Campos Elíseos municipio de Los Patios.
4.8 QUEJAS
Las quejas de los clientes y la solución son atendidas de acuerdo a los procedimientos del
Sistema de peticiones, denuncias, quejas, reclamos y sugerencias en aplicativo Web
PDQRSoft de acuerdo con lo establecido en el manual de usuario.
El laboratorio posee un procedimiento interno de resolución de quejas PR-EXLA-01.
POLÍTICA DE RESOLUCIÓN DE QUEJAS
El Laboratorio de Aguas de la U.F.P.S. tiene como política realizar la resolución de las

quejas recibidas de los clientes o de otras partes relacionadas con la prestación de servicios
de ensayo, de manera oportuna, segura y confiable para un mejoramiento continuo de los
procedimientos y la prestación del servicio, buscando cumplir con las necesidades y
expectativas del cliente.
4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYO NO CONFORMES
Para proporcionar instrucciones y controlar cualquier aspecto de trabajo No conforme,

cuando los resultados de este trabajo no estén conformes con los procedimientos o los
requisitos técnicos relacionados con el cliente, se establece según los procedimientos de
Control de trabajo de ensayo no conforme PR-EXLA-03 y el procedimiento de análisis de
muestras PR-EXLA-05.
En caso de que el trabajo de ensayo no conforme comprometa la veracidad de los

resultados, deberá procederse de acuerdo con lo establecido en el procedimiento solicitud
de servicios PR-GS-01.
Dada la situación del trabajo de ensayo no conforme esta deberá reportarse en el formato
de trabajo de ensayo no conforme FO-EXLA-27, donde se le realiza la debida identificación,
evaluación y seguimiento de este.
POLÍTICA DE CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS NO CONFORME
El laboratorio de Aguas de la U.F.P.S. está comprometido con la detección y evaluación de

trabajos de ensayo no conforme así como de cualquier actividad que no cumpla con lo
establecido en los procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente, al asignar
responsabilidades y autoridades para la gestión de los trabajo de ensayo no conforme y la
realización de las correcciones necesarias y evitar la reincidencia de los mismos.
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Los trabajos de ensayo no conforme que en su evaluación de la importancia generen una

acción correctiva se trataran de acuerdo al FO-GQ-04.
4.10 MEJORA
El laboratorio de aguas con el propósito de mejorar continuamente el sistema de gestión de

calidad implementa y mantiene la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados
de las auditorías, el análisis de datos, la acciones correctivas, preventivas y de mejora, la
revisión por la dirección, si se presenta una mejora se ejecuta como se establece en el
procedimiento para Análisis y evaluación de ACPM (PR-GQ-02).
La UFPS en su sistema de gestión de calidad tiene contemplado el procedimiento de

revisión por la dirección PR-DE-01 propendiendo por la mejora continua de los procesos
que hacen parte de esta institución.
4.11 ACCIONES CORRECTIVAS
El Laboratorio de aguas de la UFPS para ejecutar las acciones correctivas y prevenir su

recurrencia se ejecuta el procedimiento para Análisis y evaluación de ACPM (PR-GQ-02).
El control de parámetros internos, perfectamente objetables y medibles, permite conocer el

estado de los procesos que afectan o tienen repercusión en las actividades que el
Laboratorio realiza. Este sistema de mediciones, al detectar desviaciones u anomalías en
los procesos, facilita el análisis de las causas y la toma oportuna de decisiones en cuanto
acciones correctivas o preventivas que, una vez implementadas, permiten la optimización
de los procesos.
Para analizar las causas y documentar cualquier cambio que generen los procedimientos o
ensayos no conformes, se realiza un análisis con las personas involucradas y/o afectadas
directa e indirectamente con la no conformidad como se describe en el procedimiento de
acciones correctivas, preventivas y de mejoras PR-GQ-02 y se reporta en el formato de
reuniones FO-DE-01, hasta determinar la causa que lo genera. Las acciones a aplicar se
registran en el Plan de mejoramiento FO-GQ-04. Este análisis puede darse a través de la
metodología sugerida por el sistema en la guía de análisis de causas y formulación de
acciones GI-GQ-02.
La eficacia de las acciones correctivas implementadas es evaluada durante las auditorías

internas por parte del auditor competente. Cuando las no conformidades identificadas
pongan en duda el cumplimiento del laboratorio con respecto a las políticas y
procedimientos establecidos o cumplimiento de la norma, se realizará una auditoria
adicional posterior a la implementación de la acción correctiva, en el área en que se detectó
el incumplimiento, para lo cual se seguirán las disposiciones descritas en el numeral 4.14.
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4.12 ACCIONES PREVENTIVAS
Para establecer las potenciales causas de no conformidades se tiene procedimiento para

Análisis y evaluación de ACPM (PR-GQ-02).
El seguimiento de las acciones preventivas se lleva a cabo de acuerdo al formato de

seguimiento al plan de mejoramiento FO-GQ-04 Y FO-GQ-05.
4.13 CONTROL DE REGISTROS
Para controlar los registros de calidad en los laboratorios de ensayo se establece el

Procedimiento para Control de documentos y registros PR-GQ-01.
El Laboratorio cuenta con el formato FO-EXLA-06 y la política de declaración de

confidencialidad descrita anteriormente en el ítem 4.1.5.c
La recopilación, conservación y acceso de los registros físicos de la base documental del

sistema del laboratorio, se encuentran distribuidos de acuerdo a la ubicación del lugar físico
donde se desarrolla la actividad, o de acuerdo con el personal responsable del
diligenciamiento y/o uso del mismo. Dentro de la descripción a continuación también se
tendrán en cuenta la ubicación de los documentos vigentes y de los documentos obsoletos.
La base documental del laboratorio se encuentra distribuida en módulos y

archivadores ubicados en las dos áreas generales de trabajo, que son:
AREA ADMINISTRATIVA: es la zona donde se encuentran los puestos de trabajo
del director técnico, del coordinador de calidad y la zona de reuniones del equipo
operativo del proceso.
AREA DE ANÁLISIS: hace referencia al laboratorio de ejecución de los análisis de
ensayos fisicoquímicos y microbiológicos como servicio de extensión a la
comunidad.
Área Administrativa
Módulos
VII FO – EX – LA38 Procesamiento de Muestras
N.A. Manual de contratación
N.A. Manual de calidad de sistema
Organizació
N.A. Información Institucional
n FO – GS – 003 Resultado de análisis
N.A. Copia de resultados
FO – EX – LA27 Trabajo de ensayo no conforme
FO – EX – LA81 Conflicto de intereses
FO – EX – LA71 Plan de Capacitación
VIII FO-EX - LA55 Seguimiento de la muestra
FO- EX – LA23 Encuesta satisfacción del cliente
FO- EX – LA40 Programación semanal de actividades
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Trazabilidad FO-GS-001 Solicitud de servicio del laboratorio

de FO – EX -LA76 Almacenamiento y distribución de muestras
la Muestra FO – EX – LA41 Recepción de Muestras
IX FO – GQ – 001 Listado maestro de documentos internos

Gestión FO – GQ – 002 Listado maestro de registros
de MA – EX – LA01 Manual del Sistema de Gestión del laboratorio
FO – CI – 005 Informes de auditoría Interna
Calidad FO – EX – LA64 Resumen de cambios para registros
FO – GQ – 004 Planes de Mejoramiento
N.A. Normatividad acreditación
N.A. Formatos vigentes
FO – EX – LA12 Control de registro de novedades
FO – EX – LA27 Formato de ensayo no conforme
FO-DE-11 Ficha del indicador
FO-EXLA-77 Almacenamiento y distribución de muestras
DO-EXLA-01 Perfil de roles
FO-EXLA-80 Planificación cambios
FO-EXLA-69 Listado precio de análisis
FO – DE – 001 Actas de reunión
Archivador
GAVETA A : 2018
GAVETA B: 2017
Documentos obsoletos y registros / AÑO
GAVETA C: 2016
GAVETA D: 2015-2014
AREA: De Análisis
Gabinetes áreos
FORMATO DE RUTINA
FOX-EXLA-08 Control de agua des ionizada-Sistema osmosis inversa
FOX-EXLA-09 Control de balanza
FOX-EXLA-10 Control de conductímetro
Módulo FOX-EXLA-11 Condiciones ambientales
I FOX-EXLA-14 Formato control del horno de secado
FOX-EXLA-15 Formato control del pH metro
FOX-EXLA-51 Revisión de instalaciones y equipos de seguridad
FOX-EXLA-66 Formato de verificación intermedia de temperatura
FOX-EXLA-67 Formato de verificación intermedia de masa
FO-EXLA-79 Verificación Patrones de referencia
FOX- EXLA-68 Control del turbidímetro
CÓDIGO MA-EX-LA-01
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GUIAS
GI-GQ-001 Elaboración de documentos
GI-GQ-002 Análisis de causas y formulación de acción
GI-EX-LA-01 Higiene y bioseguridad
Módulo GI- EX-LA -02 Clasificación y almacenamiento de sustancias químicas
II GI- EX-LA -03 Instalación y condiciones ambientales
1 GI- EX-LA -04

GI- EX-LA -05
Ajuste de material volumétrico
Validación de métodos analíticos
GI-EX - LA- 06 Condiciones generales para la toma de muestras
GI- EX-LA -07 Servicio al cliente
GI- EX-LA -08 Manejo de residuos sólidos y líquidos
GI- EX-LA -09 Estimación de incertidumbres de métodos analíticos
GI- EX-LA -10 Seguridad y salud en el trabajo Campos Elíseos
GI- EX-LA -11 Generalidades de cultivos microbiológicos
GI- EX-LA -12 Aseguramiento y control
GI- EX-LA -13 Elaboración de curvas de calibración
FORMATOS DATOS PRIMARIOS
FO-EXLA-01 Análisis de alcalinidad SM 2320 B
FO-EXLA-02 Análisis de dureza total SM 2340-C
FO-EXLA-03 Análisis de sulfatos SM 4500 – SO4 E
FO-EXLA-05 Cartas control
FO-EXLA-16 Análisis de DQO SM 5220-C
Módulo FO-EXLA-17 Análisis de turbiedad SM 2130-B
III FO-EXLA-18 Análisis de conductividad eléctrica SM 2510 B
FO-EXLA-19 Análisis de pH SM 4500-H+
FO-EXLA-22 Análisis de dureza cálcica SM 3500-CA B
FO-EXLA-37 Análisis de Oxígeno Disuelto
FO-EXLA-43 Análisis de solidos sedimentables
FO-EXLA-46 Análisis de solidos totales SM2540B
FO-EXLA-49 Análisis de solidos suspendidos totales SM2540D
FO-EXLA-50 Análisis de DBO5 SM5210B – 4500-OG
FO-EXLA-53 Análisis de coniformes totales y fecales SM 9220-B y O
FO-EXLA-75 Análisis de cloruros SM 4500 CI-B
FORMATOS REQUISITOS TECNICOS
FO-EX-LA-06 Declaración de confidencialidad
FO-EX-LA-07 Consumo semestral de reactivos
FO-EX-LA-13 Control de tiempos de ejecución del servicio
FO-EX-LA-24 Estandarización de soluciones
FO-EX-LA-25 Evaluación mensual de residuos líquidos
Módulo FO-EX-LA-26 Firmas autorizadas
IV FO-EX-LA-32 Listado de personal autorizado
FO-EX-LA-33 Kardex de reactivos
CÓDIGO MA-EX-LA-01
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FO-EX-LA-42 Registro operativo de equipos

FO-EX-LA-44 Preparación de soluciones
FO-EX-LA-52 Control de materiales de referencia
FO-EX-LA-34 Listado de reactivos preparados
FO-EX-LA-54 Programación de calibración de equipos
FO-EX-LA-65 Rangos de calibración de equipos
PROTOCOLOS
PC-EX-LA-01 Análisis de Ph SM 4500- H+ B
PC-EX-LA-02 Análisis de conductividad eléctrica SM 2510B
PC-EX-LA-03 Análisis de turbidez SM 2130 B
PC-EX-LA-04 Análisis de dureza al calcio SM 3500 – Ca B
PC-EX-LA-05 Análisis de dureza total SM 2340 C
PC-EX-LA-06 Análisis de DQO SM 5220 C
PC-EX-LA-07 Análisis de solidos sedimentables
Módulo PC- EX-LA-08 Análisis de solidos suspendidos totales
V
PC-EX-LA-09 Análisis de solidos
2 PC-EX-LA-10 Análisis Demanda Bioquímica de Oxígeno SM 5210 B, 4500 -O G
PC-EX-LA-11 Análisis de sulfatos SM 4500 – SO4 E
PC-EX-LA-12 Análisis alcalinidad Total SM 2320 B
PC-EX-LA-25 Análisis de coniformes totales y fecales
PC-EX-LA-26 Análisis s de oxígenos disueltos
PC-EX-LA-27 Análisis de limpieza de instalaciones
PC-EX-LA-28 Análisis de control de ambientes
PC-EX-LA-29 Análisis de cloruros
PROCEDIMIENTOS
PR-EX-LA-01 Resolución de quejas
PR-EX-LA-02 Solicitud de compras de servicios y suministros
PR-EX-LA-03 Recepción y almacenamiento de reactivos y equipos
PR-EX-LA-04 Recepción y almacenamiento de reactivos y equipos
Módulo PR-EX-LA-05 Análisis de muestras
VI PR-EX-LA-06 Control y uso de equipos
PR-EX-LA-07 Estandarización de métodos analíticos
PR-EX-LA-08 Evaluación de desempeño técnico
PR-EX-LA-10 Subcontratación
PR-EX-LA-11 Capacitación
PR-EX-LA-12 Verificaciones intermedias
PR-GF-02 Tramite de ordenes
PR-GF-03 Ingreso de elementos al almacén
PR-GF-06 Requisitos y compra de insumos
PR-GQ-01 Control de documentos y registros
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PR-GQ-02 Análisis y evaluación de acciones correctivas, preventivas y de mejoras

PR-GS-01 Solicitud de Servicios
PR-GS-02 Solicitud de compras de servicios y suministros
FO- EXLA- 29 Ingreso de equipos
FO- EXLA- 30 Ingreso general de personal
Modulo FO- EXLA- 31 Ingreso de suministros
X
FO-EXLA-39 Programación mantenimiento de equipos
FO-EXLA-48 Ajuste material volumétrico
FO-EXLA-70 Evaluación de la capacitación y la eficacia
FO-GH-001 Listado de asistencia
FO-CI-005 Lista de verificación
FO-EXLA-72 Aprobación del servicio de subcontratación
FO-EXLA-73 Listado laboratorios para la subcontratación de ensayos
FO-EXLA-74 Evaluación laboratorios subcontratados
FO-EXLA-78 Historial de calibraciones de equipos
Archivador
Certificados y materiales de referencia
GAVETA A Informes de gestión 2018
Protocolos de validación
GAVETA B Manual de operación y mantenimiento de equipos
Hoja de Vida de Equipos

GAVETA C Manuales
Instructivos
Certificados de Calibraciones
GAVETA D Otros documentos no registrados dentro del sistema.
El almacenamiento y conservación de los registros se distribuye de acuerdo a la tabla de

retención documental de la institución por dependencias asignadas en la serie 38100 y
32300 ubicadas en las oficinas respectivas
Según la unidad de gestión documental se dispone que:
La "Ley General de Archivos 594 de 2000” establece la obligatoriedad de organizar los

archivos de la Administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
Igualmente, el Artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, emanado por el Archivo General de la
Nación establece que cada entidad creará un Comité de Archivo, legalizado mediante el
acto administrativo correspondiente, como un grupo de la alta dirección, responsable de
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definir las políticas, programas de trabajo, toma de decisiones en los procesos

administrativos y técnicos de los archivos.
Para proteger los registros de gestión, técnicos y de resultados emitidos se salvaguardan

en físico y electrónico, de acuerdo con el Manual de Gestión Documental MA -GD-01.
Los datos y valores obtenidos durante el proceso de ensayo son consignados para su
verificación y soporte en los formatos de datos de análisis para cada uno de los métodos
respectivos
Los errores cometidos en la consignación de datos o resultados serán enmendados con

una línea sin generar tachadura o borrado con líquido corrector, dicho error será firmado de
manera corta únicamente por la persona que lo cometió de acuerdo con el formato de firmas
autorizadas FO-EXLA-26.
4.14 AUDITORIAS INTERNAS
Para proporcionar las instrucciones de programación, planeación, ejecución, reporte y

seguimiento de las Auditorías Internas al sistema de calidad del laboratorio de ensayo se
cuenta con el Procedimiento para Auditorías Internas de calidad PR-GQ-04
Las auditorías de calidad en la UFPS son planificadas y programadas por la Oficina de

Planeación, como líder de calidad del sistema institucional, teniendo en cuenta una
frecuencia anual acorde con la programación periódica que se requiere para el laboratorio
de aguas. Esta fecha estará sujeta a modificación en caso que la institución lo requiera.
El jefe del laboratorio al inicio de la reunión de apertura solicita las hojas de vida del equipo
de auditoria, en especial el responsable de los requisitos técnicos; y confirma su
competencia con el fin asegurar que sea personal calificado, dando respectivamente su
aprobación o negación según sea el caso. Todo queda descrito en el acta correspondiente.
FO-DE-01.
Una vez concluida la auditoría y comunicado el resultado, el laboratorio desarrollará el

correspondiente Plan de mejoramiento en el formato FO-GQ-04, de acuerdo a las
actividades registradas en el Procedimiento de Análisis y Evaluación de Acciones
correctivas, preventivas y de mejora PR-GQ-02 guardando soporte de este proceso que
permita el seguimiento y control de las acciones planteadas.
Los resultados de los procedimientos de auditorías se comunicarán al cliente según su fin

mediante la actividad descrita en el Procedimiento de solicitud de servicios PR-GS-01; en
el cual se mencionan que los canales de comunicación con el cliente son por correo
electrónico y/o medio impreso.
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4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
Las revisiones al Sistema de Calidad por parte de la dirección se establecen en el

Procedimiento de Revisión por la alta dirección PR-DE-01, con una frecuencia anual acorde
a las programaciones del plan de auditoria por parte de la oficina de planeación.
De acuerdo con el Procedimiento PR-DE-01; el laboratorio de aguas puede solicitar durante

el año una revisión extraordinaria para cuando las condiciones del SIGC-UFPS lo requieran;
tales como, resultados de auditorías internas de seguimiento de planes de mejoramiento y
auditorías externas que se programen fuera del plan de auditorías anuales.
5. REQUISITOS TÉCNICOS
5.1 GENERALIDADES
Para brindar un servicio calificado, en el marco de su competencia técnica, el laboratorio de

aguas de la UFPS cumple con los requisitos técnicos para un laboratorio de ensayos
requeridos en la norma ISO-IEC 17025
Entre los factores que determinan la exactitud y la confiabilidad de los ensayos en el

laboratorio y que son objeto de cumplimiento de requisito se encuentran:
• Personal calificado
• Instalaciones y condiciones ambientales que permiten un ensayo correcto
• Métodos de ensayo apropiados dentro de su alcance
• Equipos requeridos para la realización de los ensayos
• Una trazabilidad de las mediciones a patrones nacionales e internacionales
• Una realización correcta de los ensayos, incluyendo el correcto manejo de los ítems de
ensayo.
• La implementación de medidas de aseguramiento de la calidad para garantizar la
calidad del ensayo.
• Diseño de un reporte de resultados de acuerdo con la norma.
Las disposiciones para los distintos requisitos técnicos se detallan en los numerales
siguientes, así como en los procedimientos e instrucciones derivadas de ellos.
5.2 PERSONAL
La UFPS cuenta con la Oficina de Recurso Humano quien se encarga de los aspectos
administrativos relacionados con la gestión del personal contratado de planta o por nómina
para atender las necesidades del laboratorio.
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Cuando se requiere personal para ser contratado por Orden de Prestación del Servicio los
trámites administrativos se realizan ante la rectoría y la Vicerrectoría Administrativa.
La solicitud de personal se realiza mediante oficio dirigido por el director del departamento
de Ciencias del Medio Ambiente previo diligenciamiento del formato de FO-GF-09 estudios
previos de conveniencia y oportunidad para la cont (compra, suministros, arriendo y serv
profesionales).
5.2.1 Todo el personal tiene vínculo laboral de acuerdo a las modalidades de contratación
de la UFPS y para su selección se tuvo en cuenta la formación académica y su experiencia
en el área de laboratorio. El registro de la experiencia del personal se encuentra en la hoja
de vida acompañada de los respectivos certificados.
La documentación es archivada en carpetas por persona o por contrato y están ubicadas

en la dependencia que los contrató, Para el personal de planta y contratos por nómina en
la oficina de recurso humano y para personal contratado en la Vicerrectoría administrativa
o por la Unidad o dependencia que realice la gestión.
El director del departamento revisa y verifica que el perfil de cargo OD-EXLA-01 y la envía
junto con el formato de estudios previos de necesidad, conveniencia y oportunidad para
contratación (compras, arriendos y servicios personales y mantenimiento FO-GF-09).
El director del departamento realiza la supervisión del personal mediante:
Formato de evaluación
5.2.2 Las necesidades de capacitación del personal se establecen en reuniones de equipo

de trabajo FO-DE-01 y se priorizan acorde con la implementación del Sistema de Gestión
de Calidad y de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento de capacitación PR-EX-LA-11.
El laboratorio realiza una inducción inicial para que el personal nuevo adquiera habilidades
propias del puesto de trabajo y reconozca y aprenda a utilizar la documentación del sistema
de calidad, adicionalmente se hace el entrenamiento respectivo en los parámetros de
análisis en los cuales se va a desempeñar, registrándose en el formato de listado de
asistencia FO-GH-O1 y su respectiva evaluación de eficacia FO-EX-LA-70, utilizada como
registro para las evaluaciones de formación y habilidades.
El plan de capacitación del laboratorio se realizará conforme a lo establecido en el

procedimiento de capacitación PR-EX-LA-11 y su programación será presentada
semestralmente en el formato FO-EX-LA-71.
Las inducciones y las capacitaciones pueden ser verificadas mediante los listados de
asistencia. Toda capacitación deberá evaluarse para garantizar la medición de la eficacia
de la formación desarrollada acorde con el formato FO-EX- LA-70
CÓDIGO MA-EX-LA-01
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5.2.3 Las Órdenes de Prestación de Servicios para personal de contrato tienen un

supervisor que se asigna desde el momento en que se genera la solicitud. El personal de
planta es supervisado por el jefe inmediato quien lo evalúa periódicamente mediante el
formato de evaluación de desempeño laboral personal administrativo planta para ser
diligenciado por el jefe inmediato FO-GH-02 y por el FO-GH-07 Evaluación del desempeño
laboral administrativo (personal).
5.2.4 Las revisiones de los perfiles del personal se realizan de forma periódica para
garantizar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad del laboratorio, o sea, de
acuerdo con el plan de acción anual, consignándolas en el formato ficha de perfil de roles,
donde se describen las responsabilidades con respecto a la realización de los ensayos junto
con las autorizaciones correspondientes y las competencias del personal.
5.2.5 Una vez finalizada la capacitación y su correspondiente evaluación de eficacia, se

autoriza el personal para desarrollar actividades de ensayos, validaciones, operación de
equipos incluyendo la presentación de pruebas de desempeño técnico, y de procesos de
auditoría. Esta autorización se realiza en el formato de listado de personal autorizado FO-
EX-LA-32.
En el formato FO-EX-LA-26 se evidencian las firmas cortas que se utilizan por el equipo
operativo del proceso para diligenciar los registros del laboratorio y el rol para el cual se
encuentra autorizado cada integrante del laboratorio.
El jefe de laboratorio como encargado de la dirección del laboratorio es el único responsable

de autorizar a miembros específicos del personal para realizar ensayos, emitir informes de
resultados, operar equipos, firmar los informes de resultados y modificar los documentos
mediante lo descrito en el perfil de roles DO-EXLA-01.
5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES
Las condiciones ambientales generales (temperatura y humedad) del laboratorio de aguas

de la UFPS no afectan negativamente las mediciones ya que los equipos de medición están
diseñados para operar dentro de estos rangos y algunos poseen sistema de compensación
de temperatura que les permite corregir sus mediciones a una temperatura específica.
En el formato de verificación de instalaciones y equipos de seguridad FO-EX-LA51, se

describen las fuentes de energía, la iluminación, suministro de agua, ventilación y en el
formato de control de condiciones ambientales FO-EX-LA11 se registran los reportes diarios
de temperatura y humedad relativa para cada una de las áreas de ensayo.
En el procedimiento PR-EX-LA09 “Aseguramiento y control de calidad” se establecen las

actividades requeridas para el control de ambientes. En el protocolo de control de
ambientes y superficies PC-EX-LA21 se establecen los lineamientos para las condiciones
de esterilidad biológica. Con el fin de tomar las medidas para asegurar el orden y la limpieza
del laboratorio se establece el protocolo de limpieza de instalaciones PC-EX-LA20
CÓDIGO MA-EX-LA-01
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Así mismo el laboratorio controla el acceso de personal a las áreas que afecten la calidad
de los ensayos o análisis, lo cual se verifica mediante el formato de ingreso general de
personal FO-EX-LA30. De igual forma el laboratorio tiene distribuida sus áreas con la
finalidad de evitar la contaminación cruzada.
5.4. MÉTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y DE VALIDACIÓN DE LOS

MÉTODOS
5.4.1 El Laboratorio emplea métodos normalizados y definidos para los ensayos dentro de
su alcance según procedimiento de estandarización de métodos analíticos PR-EX-LA07.
Todos los métodos normalizados están disponibles para su consulta en el laboratorio con
su respectiva carpeta con código interno del laboratorio. Así mismo todos los formatos para
captura de datos de los métodos implementados en el laboratorio forman parte de los datos
primarios de los mismos. El laboratorio no modifica los métodos normalizados que ya ha
confirmado.
5.4.2 El laboratorio utiliza los métodos descritos en los protocolos para cada método
analítico, en donde se especifica el Principio del método, limitaciones e interferencias, toma
y preservación de muestra, reactivos, procedimiento, cálculo de resultados y precisión y
sesgo.
En el laboratorio no se desarrollan métodos de ensayos, sino que se aplican los métodos

normalizados que han sido validados en el laboratorio de acuerdo a las condiciones del
mismo, estas validaciones se encuentran evidenciadas en protocolos de validación por
cada método analítico; por consiguiente, no se modifican los métodos del “Estándar
métodos para los análisis de aguas y aguas residuales”, sino que se actualizan las
confirmaciones a la última versión (migrar de la Ed.22 a la Ed.23). Y para los clientes, se
les comunica el método elegido mediante el formato de cotización y del FO-EXLA-69.
5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio. No aplica.
5.4.4 Métodos no normalizados. No aplica.
Los métodos aplicados para la realización de los ensayos y/o calibraciones son métodos
normalizados, es decir, se basan en normas internacionales, nacionales, textos o revistas
científicas pertinentes.
Sin embargo, cuando no haya una evidencia frente al método utilizado en los laboratorios
como método normalizado; se hace la respectiva validación del método.
5.4.5 Validación de los métodos. No aplica.
CÓDIGO MA-EX-LA-01
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El laboratorio garantiza que puede operar adecuadamente métodos estandarizados antes

de iniciar los ensayos, a través de la revisión o confirmación que se realiza según el
procedimiento PR-EX-LA07 “Estandarización de métodos analíticos” y Guía para la
estimación de la incertidumbre de la medición GI-EX-LA09.
5.4.6 Estimación de la incertidumbre en la medición
El laboratorio tiene establecido un procedimiento en el cual se hace referencia al cálculo de

la incertidumbre adjunto al protocolo de validación de cada método “Cálculo de
incertidumbre” según Guía para la estimación de la incertidumbre de la medición GI-EX-LA-
09.
5.4.7 Control de datos.
Los datos generados en el laboratorio son consignados en la carpeta de datos de análisis

para cada método. Una vez se han realizado todos los ensayos contratados por el cliente y
verificados por el Director Técnico se procede a su recopilación en el formato de
procesamiento de muestras (FO-EX-LA-38), el cual de igual forma es auditado por el
Director Técnico para su posterior consignación en el formato de resultados de análisis (FO-
GS-03), el cual se valida con la firma del director técnico. El proceso de apoyo de servicios
académicos mediante el uso del software silabsa soporta la realización y revisión de
solicitudes y ofertas y del informe de resultados correspondiente.
5.5. EQUIPOS
Identificación
Todos los equipos de medida y ensayos se incluirán en un inventario interno de equipos

con su respectiva hoja de vida. Los equipos estarán identificados con el número asignado
por la oficina de inventarios. Y por código interno del laboratorio. En la hoja de vida se
registran los datos de los equipos, las fechas que ha sido sometido a reparación, cambio
de piezas, fechas de calibraciones realizadas, etc.
El laboratorio cuenta con el procedimiento para control de equipos PR-EX-LA06
Sistema de calibración
El sistema de calibración del laboratorio se desarrollará conforme a lo establecido en el

formato de programación de calibración de equipos FO-EX-LA54 que contempla este
manual, en el cual se establece la frecuencia de calibración para cada equipo.
La calibración de los mismos podrá ser:
a.- Calibración Externa: El Jefe del Laboratorio realiza la solicitud para las calibraciones
de los equipos a la dependencia de servicios académicos la cual gestionará mediante el
CÓDIGO MA-EX-LA-01
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formato de estudios previos de necesidad, conveniencia y oportunidad para contratación

(compras, arriendos y servicios personales y mantenimiento FO-GF-09) las calibraciones
de los equipos incluidos en el laboratorio para que sean realizadas por entidades externas
al laboratorio debidamente acreditadas. Estas calibraciones se definen según la GI-EXLA-
12 y el PR-EXLA-06.
Cuando en el transcurso de una medición o ajuste periódico se comprueba que el equipo

suministra datos extraños, se realizará una nueva calibración, dejando constancia en el
correspondiente certificado de calibración y se reportará en el formato registro de
novedades (FO-EX-LA12)
El Jefe del Laboratorio evaluará la validez de los resultados obtenidos durante el periodo
en el que sospecha se han realizado medidas erróneas y propondrá, si así lo estima, la
apertura de una acción correctiva.
Antes del proceso de calibración el coordinador de calidad del laboratorio verificará los
rangos establecidos en el formato FO-EX-LA-65, los cuales serán comunicados al técnico
de la empresa acreditada para prestar el servicio.
Una vez terminado el proceso de calibración satisfactoria el equipo debe estar rotulado con
un sticker que provea la empresa externa que realice el servicio.
El laboratorio deberá realizar comprobaciones o verificaciones intermedias de los equipos

y deberá seguir un procedimiento para la calibración, transporte y almacenamiento de
patrones de verificación PR-EX-LA-12.
Utilización
El manual de uso general y control de equipos MA-EX-LA02 contiene la identificación,

características generales, nombre del fabricante, ubicación, instrucciones del fabricante, los
resultados de las calibraciones, plan de mantenimiento y calibración de todos los equipos
que se utilizan para la correcta realización de ensayos, y donde se establece la designación
de los correspondientes códigos internos de los equipos.
El usuario de los equipos debe ser autorizado para ello mediante el formato FO-EX-LA32 y
será responsable de la correcta utilización y conservación de los mismos. Para ello, el
director técnico deberá emitir las instrucciones de funcionamiento que considere oportunas,
y las pondrá a disposición del personal que realice los ensayos. Todo el personal que opere
con equipos de medición y ensayo deberá estar suficientemente adiestrado en su manejo
y comprobar que se encuentran en adecuadas condiciones de uso antes de su utilización,
consultando si procede, los procedimientos e instrucciones que precise.
Cuando se detecte algún fallo o avería se informará de ello al Jefe del Laboratorio, para
que éste tome las medidas oportunas (análisis de resultados, efectos sobre resultados
anteriores, reparación, verificación u otros). Se procederá de igual forma cuando se
sospeche que el equipo ha sido sometido a sobrecarga de trabajo o manipulación
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inadecuada. En caso de que el equipo se encuentre en mal funcionamiento, debe ser

retirado del servicio y debidamente identificado hasta que sea reparado y se compruebe su
normal desempeño.
Mantenimiento
Con el fin de asegurar el adecuado estado de funcionamiento, el Sistema de Calidad del

Laboratorio establece la sistemática de mantenimiento de los equipos que así lo precisen.
Estas operaciones serán de dos tipos:
a.- Mantenimiento correctivo. Este mantenimiento se llevará a cabo una vez que se
compruebe del mal funcionamiento del equipo, en este sentido el Jefe del Laboratorio
informará al técnico en Mantenimiento para que se traslade al laboratorio y se proceda a la
revisión del equipo dañado y su posterior arreglo.
b.- Mantenimiento preventivo. El Jefe del Laboratorio establecerá un plan de

mantenimiento periódico de los equipos el cual se encuentra en el Manual de uso general
y control de equipos MA-EX-LA02, el cual indica la periodicidad, operaciones y equipos
sujetos a este plan.
En aquellos casos que sean posible, el mantenimiento (lubricación, limpieza, etc) será
realizado por el mismo personal del Laboratorio. Si las operaciones a efectuar exceden a
las posibilidades del personal del Laboratorio, el mantenimiento será contratado a una
empresa externa. El Jefe del Laboratorio supervisará las operaciones de mantenimiento.
Los técnicos que realicen las actividades procederán a su registro siguiendo lo indicado en
el Manual.
Una vez terminado el proceso de mantenimiento satisfactoria el equipo debe estar rotulado
con un sticker que provea la empresa externa que realice el servicio.
5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES
5.6.1 Los equipos utilizados en el ensayo de ser necesario son calibrados antes de ser
puestos en funcionamiento.
Todos los equipos cuentan con el manual de uso general y control de equipos MA-EX-LA-
02 y con el formato de control de cada equipo donde se establece la necesidad o no de
calibración según los criterios de aceptación.
5.6.2 De acuerdo con los requisitos específicos para ensayos ejecutadas en el laboratorio
son trazables con el Sistema Internacional de Unidades (SI).
La trazabilidad de las mediciones se realiza a través del empleo de materiales de referencia

certificados y la participación en pruebas de desempeño.
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El laboratorio conserva los registros que demuestran la trazabilidad de los materiales de

referencia certificados con los cuales cuenta para el desarrollo de sus actividades analíticas.
También conserva los registros que demuestran la trazabilidad en los procesos de
calibración de equipo cuya medición es trazable al sistema internacional de medidas.
El director técnico es responsable de la disposición, cuidado y supervisión de los materiales

de referencia existentes en el laboratorio. FO-EX-LA52
5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia
5.6.3.1. El laboratorio cuenta con patrones de referencia de masa y temperatura, descritos

en cuanto a su manipulación en el PR-EXLA-12 utilizados en verificaciones intermedias.
5.6.3.2 El laboratorio dispone de materiales de referencia certificados, los cuales son

identificados, manejados y almacenados según el procedimiento de aseguramiento y
control de la calidad PR-EX-LA09
5.6.3.3 Según lo estipulado en el procedimiento PR-EXLA-12 se establecen las directrices

para mantener la confianza en el estado de los patrones de verificación que se utilizan en
el laboratorio, incluyendo su debido transporte y almacenamiento.
5.6.3.4 Transporte y almacenamiento.
El laboratorio cuenta con el formato de control de materiales de referencia (FO-EX-LA52)
5.7 MUESTREO
El laboratorio no realiza labores de muestreo
5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS DE ENSAYO.
El laboratorio no presta servicio de transporte de muestras para análisis, las recepciona

exigiendo la presentación del formato de seguimiento de la muestra FO-EX-LA55.
Una vez recepcionado se inicia el proceso de ensayo cumpliendo con la adecuada

manipulación, protección, almacenamiento y conservación de la muestra de ensayo.
Recepción e identificación
Las muestras tomadas por los clientes serán recibidas, registradas e identificadas por el
director técnico o el coordinador de calidad según el formato de recepción de muestras (FO-
EX-LA41). La identificación de las muestras para ensayo se hará de forma adecuada al
material de acuerdo con lo establecido, para su posterior análisis por parte del personal.
La codificación se realizará de la siguiente forma:

CÓDIGO MA-EX-LA-01
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Los cuatro primeros dígitos corresponden al número de la orden de servicios FO-GS-01,

los siguientes tres números son el consecutivo de muestra.
Cualquier anomalía en la entrega de la muestra al laboratorio será consignada como una

observación en el formato de recepción de muestras.
Distribución y preparación
Las muestras, previo a su ensayo, serán mantenidas perfectamente identificadas, en la

nevera de conservación de muestras, donde no puedan verse afectadas por contaminación,
corrosión o daños. La identificación de las muestras de ensayo no contendrá los datos de
identificación del cliente, estos quedan debidamente registrados en los archivos del
Asistente, evitando de esta forma, posibles confusiones entre las muestras manejadas.
Para aquellos casos en que las muestras precisen un acondicionamiento ambiental

especial, previo a su ensayo, el asistente verificará que se cumplan las Instrucciones
Técnicas específicas que considere oportunas, o bien incluirá esta información en la
instrucción de ensayo aplicable, como se describe en la guía condiciones generales para la
toma de muestras (GI-EX –LA06).
El laboratorio cuenta con un formato de revisión de instalaciones y equipos de seguridad

FO-EX-LA51
La preparación de las muestras será realizada por el personal técnico del laboratorio,
manteniéndose en todo momento la identificación de las mismas. Es importante destacar
que el personal de laboratorio tiene la obligación de comunicar al asistente de Laboratorio
cualquier anormalidad detectada en las muestras que son estudiadas, luego se tomaran las
medidas correspondientes al caso.
Almacenaje tras ensayo
El laboratorio cuenta con las instalaciones y áreas adecuadas para el almacenaje de las
muestras, garantizando la protección de las mismas contra cualquier daño o perdida. Las
muestras y/o materiales ensayados se conservarán siguiendo el procedimiento de análisis
de muestras PR-EX-LA05.
Disposición final de la muestra
La disposición final se hace en la fecha consignada en el formato de seguimiento de la

muestra FO-EX-LA55 y el FO-EXLA-77.
5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y

CALIBRACIÓN
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El Laboratorio de Aguas UFPS, cuenta con una serie de métodos para el estudio de las
muestras, dichos métodos se rigen bajo los procedimientos que se tienen señalados y los
cuales son cumplidos por el personal del mismo. Es importante destacar que dicho personal
informa sobre cualquier anormalidad o no conformidad que se presente en el desarrollo del
análisis. Así mismo se tienen establecidas condiciones de calidad para el material que se
utiliza en el desarrollo de la investigación, con el objetivo de controlar todos los factores que
pueden influir en el resultado de los análisis, y de esta manera asegurar la calidad del
servicio que se presta.
Los registros son parte fundamental del control de calidad implementado por el personal
del laboratorio, ya que a través de ellos se verifica por escrito todo lo realizado en un
determinado momento y el responsable de dicha actividad. Esto facilita el que se detecten
errores durante el desarrollo del análisis y la posibilidad de adoptar medidas correctivas y
preventivas, con el objeto de solucionar los problemas que se presenten. Así mismo el
laboratorio cuenta con una serie de documentos donde se muestran todos los equipos
(debidamente identificados), con los que cuenta el personal que labora en el mismo y las
instrucciones de uso.
El laboratorio posee diferentes mecanismos de aseguramiento y control de la calidad

analítica para monitorear y garantizar la validez y la confiabilidad de los resultados de los
ensayos que genera. Los requisitos están descritos en el procedimiento PR-EX-LA09
“Aseguramiento y control de la calidad”, La aplicación de estos mecanismos es programada
de forma periódica.
El laboratorio realiza detección de tendencias y seguimiento a la tendencia de resultados

de los métodos a través de cartas de control FO-EXLA-05 donde se gráfica y evalúan la
dispersión de los resultados de estándares de referencia y muestras para control de calidad
del método según Guía Calidad Aseguramiento y Control GI-EX-LA12, donde se disponen
las condiciones para el análisis de los datos de control de calidad y cuando no se satisfacen
los criterios predefinidos.
El Laboratorio analiza patrones de referencia certificados durante la realización de los

análisis de ensayo como control de calidad adicional para verificar la exactitud y
confiabilidad de los resultados emitidos por los analistas y a su vez reporta recuperaciones
en el formato de datos de análisis de cada método.
El laboratorio participa de pruebas de desempeño interlaboratorios anualmente con el

objeto de cumplir con requerimientos del organismo acreditador y evaluar el desempeño
técnico del analista.
El laboratorio realiza como control de calidad elaboración de muestras duplicadas para

evaluar la calidad del desempeño del analista y reporta porcentaje de RPD (Diferencia
porcentual relativa).
Los protocolos de análisis y validación de los métodos de ensayo contienen una tabla de
frecuencia para control de calidad.
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5.10 INFORME DE RESULTADOS
5.10.1 El Director técnico o el coordinador de calidad del laboratorio asumen la función de

elaboración de los informes. Cuando se reflejen resultados facilitados por subcontratistas,
se identificará claramente esta circunstancia en el informe de ensayo. El Director técnico
confirmará la revisión y aprobación de los citados informes, mediante firma y tendrá estos
resultados a disposición del cliente en el momento en que lo solicite. El formato utilizado
para el reporte de resultados es el FO-GS-03, incluido el software SILABSA.
Por otra parte, el Sistema de Calidad del Laboratorio de Aguas UFPS, establece los
derechos de propiedad de toda la documentación generada en el desarrollo de sus
actividades, por lo que estipula la total confidencialidad de los datos obtenidos en los
ensayos realizados, así como de los registros, informes y actas de ensayo, de tal forma que
ningún miembro de la organización del Laboratorio está autorizado a comunicarlos y
difundirlos sin la autorización del Jefe del Laboratorio y del cliente
5.10.2 Formato de informes emitidos
El formato de informes de resultados incluye la siguiente información, la cual se proporciona

al cliente con veracidad y de manera detallada: Titulo del informe; Nombre y dirección del
laboratorio; Identificación del informe, Nombre y dirección del cliente; Identificación del
método; fecha de ejecución del método; Descripción e identificación del objeto; Fecha de
emisión de resultados; Resultados de los ensayos; Nombre, cargo del firmante, páginas del
informe, final de informe y fecha de recepción de la muestra. A pesar de que el laboratorio
no realice muestreo, se consignaran los datos referentes al plan y/o procedimiento de
muestreo que el cliente utilizo en el ítem de observaciones.
Cuando el informe de resultados contiene ensayos acreditados bajo la norma NTC ISO/IEC
17025 se incluyen las especificaciones requeridas en cuanto al logotipo y la referencia del
organismo acreditador tal cual como lo exige la respectiva resolución del procedimiento de
acreditación de laboratorios ambientales en Colombia.
Con relación a cualquier información referente al informe de ensayo se remitirán las

especificaciones detalladas a la dependencia responsable del aplicativo del software
SILABSA, reportado en el procedimiento de solicitud de servicios y ellos se encargarán de
documentarlas; tales como, la identificación única del informe de ensayo, la identificación
final del informe y la fecha de ejecución del ensayo; junto con cualquier información
referente.
5.10.3 Informes de ensayo
En los casos que se presente una anomalía, este registro debe contener un espacio
destinado a observaciones, donde se especifique al cliente, los acontecimientos
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presentados y los métodos o medidas correctivas aplicadas. Así mismo en las situaciones
donde el laboratorio ha hecho uso de otros organismos o laboratorios para realizar el
estudio solicitado, es decir, subcontrataciones, el formato deberá establecer el nombre de
dicha entidad, haciendo énfasis en la responsabilidad del laboratorio por los resultados
proporcionados.
Para cuando se emita el informe de resultados y el cliente requiera la información sobre la

incertidumbre de medición estimada se seguirán las instrucciones consignadas en la guía
de aseguramiento y control GI-EXLA-12 y los respectivos protocolos de validación de cada
método con el fin de calcular la incertidumbre de cualquier concentración dada como
resultado del ensayo.
5.10.4 Certificación de calibración.
No aplica
5.10.5 Opiniones e interpretaciones
No aplica
5.10.6 Resultados de ensayo obtenidos de subcontratistas.
En el formato de informe se identificará claramente los resultados de ensayo efectuados

por los subcontratistas.
5.10.7 Transmisión electrónica de resultados
No Aplica.
5.10.8 Presentación de los informes.
El formato de presentación de los resultados de los ensayos garantizará que el usuario

visualice la presentación ordenada y clara de los ensayos contratados evitando una mala
interpretación o un mal uso. Para presentar el informe de resultados al cliente el laboratorio
tuvo en cuenta las especificaciones del ítem 5.10.2, las cuales se evidencian en el FO-GS-
03 correspondiente al software SILABSA.
5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayos.
Si existieran modificaciones de fondo para los resultados de un ensayo estas serán

realizadas en un nuevo documento.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
TIPO CODIGO NOMBRE
Resolución 0176/2003 IDEAM, Procedimiento de

EXTERNO No aplica
acreditación de laboratorios ambientales en Colombia.
7. CONTROL DE CAMBIOS
RESPONSABLE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
APROBACIÓN
Se modificó por cambio de encabezado y
ajuste de contenido teniendo en cuenta
01 07/10/2016 Líder de Calidad
los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y
MECI 1000:2014
Se realizaron las siguientes
actualizaciones:
▪ Funciones del asesor técnico ( ítem
4.2.6)
▪ Procedimiento control de documentos
y registros ( ítem 4.3)
▪ Modificación y revisión de documentos
por parte del personal del equipo
operativo y frecuencia de revisión.
Inclusión del formato de resumen de
cambios para registros. ( ítem 4.3.2)
▪ Canales de comunicación con el
cliente para modificar un contrato y/o
informe de resultados.( ítem 4.4)
▪ Se establece como las auditorías
internas sean realizadas por personal
formado y calificado, estableciendo su
comunicación a través de correo
electrónico y/o medio impreso. (ítem
4.14)
▪ Referencia de los documentos de
procedimiento de capacitación y
formato de evaluación de la eficacia de
la capacitación. ( ítem 5.2.2)
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▪ Frecuencia del informe de revisión por

la dirección. (ítem 4.15).
▪ Control de cálculos y transferencia de
datos ( ítem 5.4.7)
▪ Verificación de los rangos de
calibración de los equipos del
laboratorio ( ítem 5.5)
▪ Inclusión de la información necesaria
para la emisión del informe de
resultados ( ítem 5.10)
▪ Se modificó por inclusión de
actualización del contenido por cambio
de encabezado teniendo en cuenta el
acuerdo 014 del 24 de Febrero del
2017 que ajusta lo referido a la imagen
corporativa de la Universidad como
requisito a lo exigido en la resolución
12220 del 20 de Junio del 2016 emitida
por el Ministerio de Educación
Nacional.
▪ Inclusión de las condiciones para
solicitar una revisión extra por alta
dirección.(ítem 4.15)
▪ Se arreglan las siguientes
denominaciones:
a. Ficha de perfil de roles, queda
como otro documento.
b. El cargo de Asesor técnico, queda
como Asesor técnico externo.
c. El cargo de líder del proceso de
gestión de calidad, queda como
Coordinador de Calidad.
▪ Incluir la descripción del organigrama
del laboratorio, caso puntual
asignación jefe de laboratorio ( ítem
4.1.5)
▪ Item 4.1.5, literal j. condición para
reemplazar al director técnico.
▪ Actualización de la codificación de los
documentos del sistema de gestión de
la UFPS y del laboratorio.
▪ Item 4.1.4, inclusión del Acuerdo 126
del 9 Diciembre /1994, estructura
orgánica de la UFPS.
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▪ Incluir en el ítem 5.10, las condiciones

a tener en cuenta para el informe de
resultados según el ente acreditador.
Se incluyen las siguientes modificaciones:
1. En el ítem de alcance se incluyen

los métodos del alcance de
acreditación.
2. Se modifica el ítem 4.1.5 a ,
describiendo la ruta de asignación
del jefe de laboratorio y la figura de
intervención del decano y del
comité técnico.
3. Se modifica en todo el documento
la denominación de perfil de cargo
a perfil de roles.
4. Se incluye en el ítem 4.1.5 c, la
ubicación de los documentos en el
ítem 4.13.
5. Se documentan el 4.1.5 d,
competencia, imparcialidad,
integridad operativa y en la política
04 se incluye en los procedimientos. 17/06/2019 Líder de Calidad
6. Se incluye descripción del
laboratorio dentro del SIGC-UFPS,
en el literal 4.1.5 e.
7. Se incluye en el 4.1.5.f, que el jefe
laboratorio autoriza al director
técnico al principio de semestre
académico.
8. Se incluye en el 4.1.5.g, las
supervisiones del director técnico, y
supervisiones en casos especiales
( formato cumplimiento).
9. Se incluye en el 4.1.5 j, redacción
para el personal autorizado.
10. En 4.2.1 se incluye la GI-GQ-01.
11. Se incluye en el 4.2.6 que todos los
roles se encuentras autorizados
para desarrollar las
responsabilidades allí descritas.
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12. Se documenta el ítem 4.2.7 con

respecto a las acciones previstas
para planificar los cambios.
13. Se documenta en el 4.3.2 donde se
encuentras las ediciones
autorizadas del sistema.
14. Se documenta en el 4.3.4 la
autorizan del coordinador de
calidad para modificar documentos.
15. Se documentan en el ítem 4.4 los
formatos correspondientes al PR-
GS-01 y el PR-EXLA-05.
16. Se documenta el ítem 4.6 con las
bases institucionales establecidas
por el reglamento de contratación
de la UFPS. Describiendo el
proceso de compras de servicios y
suministros que realiza el
laboratorio. Se actualizaron los
formatos FO-GF-069 y FO-GF-067
Se retroalimenta la política de
solicitud de compra de servicios y
suministros.
Se modifica el proceso de
evaluación a proveedores que
aplica para el laboratorio.
17. En el ítem 4.9 se enriquece la
redacción para el uso del FO-
EXLA-27 y en la política se incluye
el uso de las acciones correctivas.
18. Se incluye la descripción de la
recopilación y el acceso de la base
documental del laboratorio.
19. Se modifica en el ítem 4.14, el
responsable de las auditorías
internas de calidad y el
cumplimiento de la programación.
20. En el ítem 5.2.2 se incluye que el
FO-EXLA-70 sirve para evaluación
de formación y habilidades.
21. Se incluye en el ítem 5.2.5 las
autorizaciones son dadas por el
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jefe del laboratorio de acuerdo al

perfil de roles.
22. En el ítem 5.4.2 se incluyen el
formato de cotización y el FO-
EXLA-69. Incluyendo que los
métodos normalizados del
estándar no son modificados por el
laboratorio.
23. En el 5.4.7 se incluye el uso del
software.
24. En el 5.5 se evidencia la asignación
del LA, en el MA-EXLA-02.
25. En el 5.6.3.1 se incluyen los
patrones de referencia del
laboratorio.
26. En el 5.6.3.3 se incluye PR-EXLA-
12
27. En el ítem 5.8, se incluye el FO-
EXLA-77.
28. En el ítem 5.9, se modifican las
siglas de UCL por RPD, se
documenta la información de la GI-
EXLA-12 y se incluye el FO-EXLA-
05.
29. En el ítem 5.10.2 se documenta la
información correspondiente al
informe de ensayo.
30. En el ítem 5.10.3 se adiciona como
soporte la GI-EXLA-12 y los
protocolos de validación.
31. En los ítems 4.1.5.a, 4.2.6 y 5.2.5
se incluyen las autorizaciones de
cada rol.
8. ANEXOS

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CÓDIGO MA-EX-LA-01

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO DE AGUAS DE LA UFPS

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

El presente manual fue elaborado dentro del proceso de formulación para la

Con este Manual se busca que el laboratorio estructure e implemente la documentación y

El laboratorio de aguas de la UFPS busca con la elaboración de este manual y con la

El Manual de Gestión aquí presentado tiene como objetivos:

• Describir el Sistema de Gestión Integrado de gestión de calidad implementado por

• Documentar el modelo de Gestión de calidad del Laboratorio de Aguas de la UFPS.

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.

El Manual de gestión es un documento que tiene como finalidad presentar la política de

El presente Manual es un documento guía para el desarrollo, implementación, aplicación y

El laboratorio no presta servicios de calibración.

5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio (numeral 5.4.3 NTC-ISO/IEC 17025).

Los métodos de ensayos que desarrolla el laboratorio están basados en normas

5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados (numeral 5.10.7 NTC-ISO/IEC 17025).

El laboratorio no realiza toma de muestras o muestreo compuesto.

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN

4.1.1 El Laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander, se

La Universidad Francisco de Paula Santander (NIT 890500622-6) es una institución de

La representación legal se verifica mediante la Constancia emitida por la Subdirección de

4.1.2 El Laboratorio de Aguas de la Facultad de Ciencias Agrarias y del Medio Ambiente y

El Laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander desarrolla su

4.1.5 El laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander cuenta con:

Para la selección del Jefe de Laboratorio; el Consejo de Departamento de Ciencias del

el planteamiento y ejecución de acciones correctivas, preventivas y de mejora lo requieran

En el caso del desarrollo de las actividades técnicas de los ensayos de análisis

Figura 1. Organigrama Laboratorio de Aguas UFPS

FACULTAD CIENCIAS AGRARIAS Y

COORDINADOR DE ASISTENTE DE LABORATORIO ANALISTA

En el documento de perfil de roles, se detallan las funciones, responsabilidades y las

El laboratorio cuenta con un formato de confidencialidad (FO- EX-LA06)

c) Personal comprometido con la protección de la información confidencial y los derechos

El laboratorio de aguas declara que no realiza transmisión electrónica de resultados.

El laboratorio de Aguas de la U.F.P.S se compromete a asegurar la protección de la

Se asegura la confidencialidad mediante los siguientes mecanismos contenidos en la Guía

• Asignación de código único de identificación de muestra.

• El laboratorista encargado de realizar el ensayo desconoce la procedencia de la

• La emisión y aprobación de los resultados obtenidos de los ensayos solo lo podrá

d) El laboratorio de aguas de la UFPS declara que no participa en actividades diferentes al

POLÍTICA DE COMPROMISO OPERATIVO

Para mantener la competencia el laboratorio se compromete a realizar y evaluar los

e) El Laboratorio de Aguas de la Universidad Francisco de Paula Santander, se encuentra

La universidad posee un organigrama claramente establecido y publicado en su página web

f) De acuerdo con las responsabilidades descritas en el perfil de roles (DO-EXLA-01) donde

g) Supervisión adecuada al personal encargado de los ensayos y/o calibraciones,

El director técnico es el encargado según el PR-EXLA-05, de revisar los resultados

El director del Departamento del Medio Ambiente es el encargado de realizar la evaluación

El laboratorio cuenta con la ficha de perfil de roles. OD-EXLA-01.

i) Un coordinador de calidad quien se encarga de garantizar el cumplimiento del

j) Sustitutos para el personal directivo clave: El Jefe del laboratorio de Aguas es

k) espacios para socializaciones y reuniones que aseguren que el personal es consciente

El laboratorio cuenta con formato de acta de reunión FO-DE-01 y formato de listado de

4.1.6 El laboratorio de aguas de la UFPS posee los siguientes canales de comunicación:

-Consejo de Departamento de Ciencias del Medio Ambiente. Documentada mediante actas.

4.2 SISTEMA DE GESTIÓN

4.2.1 El Laboratorio de Aguas UFPS asegura la calidad de sus resultados implementando

La documentación es socializada con el personal de laboratorio quien es el encargado de

4.2.2. Política y objetivos de calidad

Basados en los compromisos adquiridos de nuestra institución, el laboratorio se encuentra

El laboratorio de Aguas se compromete a desarrollar los ensayos requeridos por el cliente

Asegurar un sistema de calidad documentado y actualizado, basado en los requisitos de la