1

INTRODUÇÃO

Dando sequência ao estudo da ocupação de auxiliar

administrativo, nesta semana você estudará o universo das
empresas por meio de um aprendizado mais técnico sobre as
práticas e a atuação dessa ocupação. Você aprenderá um pouco
mais sobre rotinas básicas do setor comercial, quais são suas
principais práticas, além de ampliar seus conhecimentos nessa
área ao conhecer algumas técnicas administrativas que o
auxiliará na organização dos trabalhos de uma empresa. Você
conhecerá um pouco mais sobre o funcionamento desse setor
que cuida das relações entre empregados e empregadores de
toda a empresa e terá a possibilidade de obter conhecimentos
sobre a atuação. Está pronto para começar? Então vamos lá.

1. ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Nesta semana você obterá noções de administração, suas

principais funções e conhecerá os sistemas que integram esta
área como:

2
Entender as rotinas administrativas é conhecer o funcionamento
organizacional de uma empresa, suas funções básicas, técnicas
administrativas, e ferramentas que poderão ser utilizadas não só
pelo auxiliar administrativo como também em qualquer
atividade.
Mas o que é administração?
É o ato de gerenciar pessoas e recursos a fim de alcançar
objetivos definidos.
A administração é um ramo das ciências humanas que se
caracteriza pela aplicação prática de um conjunto de princípios,
normas e funções dentro das organizações.
1. O que é rotinas administrativas

São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma

empresa ou escritório, que podem ser as seguintes:

• Realizar entrega de materiais diversos;

• Manter documentos e material organizados;
• Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob
orientação dos superiores;
• Controlar a entrega e a saída de materiais;
• Controlar registro de frequências de funcionários;

3
 • Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa
visando orientar e facilitar a função de dados, documentos
e outras solicitações dos superiores;
• Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da
ordem nos ambientes;
• Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax,
máquina de Xerox, projetor multimídia;
• Realizar e atender chamadas telefônicas;
• Emitir notas fiscais, emitir contracheques dos funcionários;
• Realizar depósitos dos salários, etc.

2. ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

A organização é muito importante nos serviços de apoio

administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos
executados pelo profissional de apoio administrativo para uma
melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A
palavra organização tem um sentido de preparação, de
planejamento de uma atividade de acordo com um método de
trabalho. Mas organização também significa, a forma como os
dados e documentos são arrumados, guardados, dispostos. E
isso é muito importante para que eles não se percam, podendo
ser recuperados rapidamente sempre que forem necessários.
Como se pode constatar, organização é uma espécie de
ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar
os objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e
ferramenta é muito forte. A organização é necessária em

4
qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no

trabalho.

Não é de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas

origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados
e as informações nos devidos lugares.

Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com

inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas
empresas. Foi, então, que Frederick W. Taylor, um norte-
americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e
atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que
aquelas experiências pudessem ser repetidas depois, servindo
de modelo para a realização de outras. É a Taylor que se deve um
sistema de produção baseado na organização racional do
trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo com o
mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma
organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e
atividades que serão desenvolvidas. Agindo dessa maneira,
certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e,

5
consequentemente, se realizará em menos tempos e com mais
qualidade.

2.1. ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS

Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração

oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Ciência?
Atualmente, podemos afirmar que cada Administração
apresenta seu estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma
ideal de gestão. Para o sucesso das mais variadas formas de
Administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da
Informação, sempre atendendo às necessidades do mercado.
Administrar é analisar uma situação de forma racional.
Desenvolver estratégias para construir os objetivos, coordenar
recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, motivar e
compensar as pessoas que fazem parte deste processo. Planejar,
Organizar, Dirigir e Controlar são as funções que um
administrador utiliza para dá um bom funcionamento dentro das
empresas.

3. EMPRESAS

Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios

materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens
econômicos, isto é, bens ou serviços que satisfazem às
necessidades humanas.
3.1. Objetivos

As Empresas possuem como principais objetivos:

• A satisfação plena do cliente com relação ao produto
e/ou serviço;
• O lucro obtido na comercialização do produto e/ou
serviço;

6
 • A remuneração do material humano (funcionários,
empregados, colaboradores).

Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma

empresa devem buscar o alcance dos três objetivos acima, de
maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os
envolvidos.
- Eficiência: Fazer certo as coisas (trabalho correto, sem erros e
de boa qualidade)
- Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o
resultado esperado)

3.2 Classificação das Empresas

É importante conhecer a classificação do porte das empresas.
Veremos duas possibilidades de classificação: uma de acordo
com o faturamento anual da empresa e outra de acordo com o
número de funcionários que ela possui. Veja as tabelas a seguir.
1) Classificação quanto ao faturamento
RECEITA OPERACIONAL BRUTA ANUAL OU
CLASSIFICAÇÃO
RENDA ANUAL
Microempresa Menor ou igual a R$ 360 mil
Pequena Maior que R$ 360 mil e menor ou igual a R$
empresa 4,8 milhões
Maior que R$ 4,8 milhões e menor ou igual a
Média empresa
R$ 300 milhões
Grande empresa Maior que R$ 300 milhões

Fonte: Banco Nacional De Desenvolvimento Econômico E Social

(BndEs). Disponível em:
https://www.bndes.gov.br/wps/portal/site/home/financiamento
/guia/quem-pode-ser-cliente/ <acesso em: 15 mar. 2018>
2) Classificação quanto ao número de funcionários

7
 COMÉRCIO E
CLASSIFICAÇÃO INDÚSTRIA
SERVIÇOS
até 19 pessoas até 9 pessoas
Microempresa
ocupadas ocupadas
Pequena de 20 a 99 pessoas de 10 a 49 pessoas
empresa ocupadas ocupadas
de 100 a 499 pessoas de 50 a 99 pessoas
Média empresa
ocupadas ocupadas
500 pessoas ocupadas 100 pessoas ocupadas
Grande empresa
ou mais ou mais

Fonte: SEBRAE, Anuário do Trabalho na micro e pequena

empresa, 2012. Disponível em:
http://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/An
uario%20do%20Trabalho%20Na%20Micro%20e%20Pequena%20
Empresa_2012.pdf <Acesso em 28/06/2018>
Outro importante aspecto da formação das empresas que você
precisa conhecer diz respeito a sua organização jurídica, ou seja,
os tipos de empresas, que podem ser divididas em quatro tipos,
conforme mostra o quadro a seguir.
TIPO DE
ORGANIZAÇÃO DESCRIÇÃO
JURÍDICA
Pertencem a uma pessoa ou a um grupo e
atuam no sentido de produzir riqueza e gerar
lucro, que é distribuído entre os sócios para
Privada seu uso particular. Um supermercado, por
exemplo, investe uma parte do lucro na
manutenção de sua estrutura e a outra parte
vai para os donos e os seus sócios.
Criadas pelo governo com a participação de
Empresas de capital privado, para a realização de
Economia mista empreendimentos ou ações de interesse
social. Por esse motivo, o lucro obtido pela

8
 atividade de uma empresa de economia mista
deverá ser investido em ações que beneficiam
o setor. Um exemplo é a Petrobras, que é a
maior empresa brasileira de economia mista.
Criada Originalmente para explorar o petróleo
no subsolo brasileiro acabou se
transformando em uma empresa de energia,
lidando também com gás natural, fontes de
energia alternativa e etc. Uma parte dela é
pública e a outra pertence a acionistas.
Foram criadas por lei específica e com capital
exclusivamente público para prestar serviços à
comunidade. Podem ser municipais, quando
ligadas à prefeitura; estaduais, quando
pertencem ao Governo do Estado; federais,
que pertencem e trabalham para o governo
Públicas
do país. Embora não possam ser deficitárias,
tais empresas não têm por objetivo o lucro,
mas sim cumprir aquilo que é estabelecido
pelo poder municipal, estadual ou federal.
Exemplo: Caixa Econômica Federal e as
companhias Estaduais de água e esgoto.
Em alguns casos, as empresas públicas podem
se organizar de forma muito especial. As
autarquias, por exemplo, são entidades
estatais autônomas, com patrimônio e receita
próprios, criadas por lei para executar, de
Autarquias
forma descentralizada, atividades típicas da
administração pública. As autarquias são
isentas de tributação. Exemplos: o INSS, as
universidades federais e o Banco Central do
Brasil.

9
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL (SENAC).
Práticas administrativas em escritório. Rio de Janeiro: Senac
Nacional, 2010. p. 45-6.
Para encerrar é possível destacar e exemplificar as seguintes
classificações:
• Por Setor: Comercial, Industrial, Rural, Prestação de
Serviços;
• Pela Forma Jurídica: Sociedade Limitada (Ltda.) Sociedade
Anônima (S.A.)
• Pela Atividade Econômica: Setor Primário (recursos
naturais); Setor Secundário (indústria); Setor Terciário
(comércio); e prestação de serviços
• Pela Titularidade de Capital: Pública; Privada; Mista.

3.3. Funções básicas das empresas:

Segundo Fayol, as funções básicas da empresa são:

• Administrativa: faz com que as operações da organização

• sejam integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades
da empresa, tendo uma influência sobre essas funções.

10
 • Técnica: Relacionadas com a produção de Bens, Produtos
ou Serviços.
• Comercial: relacionadas com as transações de compra,
venda e permutação.
• Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e
gerência de capitais como o bom uso do capital.
• Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de
Bens e pessoas.
• Contabilidade: Relacionadas com inventários, balanços,
custos, registros e estatísticas.

4. TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento

da empresa. As técnicas permitem criar uma padronização das
rotinas executadas pela empresa facilitando e aprimorando as
tarefas.

4.1 Manuais de instruções x regulamentos

Os manuais de instruções servem para determinar

procedimentos para a execução de um trabalho. São elaborados
por setores específicos a que se referem e a sua leitura é
obrigatória, para que se possa manter a padronização dos

11
conceitos. Os regulamentos são importante instrumento para
definir diretrizes na empresa, através do regulamento podemos
conhecer as políticas da empresa e seu objetivo em geral. Os
regulamentos são elaborados por líderes de departamento ou
administração.

4.2 Organograma

É a representação gráfica dos setores e/ou departamento da

empresa, onde podemos visualizar a relação de mando e
subordinação. Representamos os setores ou departamento da
empresa através da figura geométrica de um retângulo, as linhas
cheias interligam as figuras, relacionando-as de acordo com a
autoridade, as linhas pontilhadas, representam órgãos de
assessoria ou staff.

Desenho representativo da estrutura organizacional de uma

empresa ou de qualquer tipo de organização. Nele constam os
cargos em seus respectivos níveis hierárquicos.
Objetivos do Organograma
• Proporcionar a visualização da estrutura funcional da
empresa e sua hierarquia;
• Delegar autoridades e responsabilidade;
12
 • Trajetória de comunicação.

4.3. Fluxograma

É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de

trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento,
indicando o próximo passo a ser seguido. Os símbolos utilizados
na elaboração do fluxograma são de caráter internacional,
porém, isso não impede de ser alterado conforme a necessidade.
Todo fluxograma deve possuir um início, um sentido de leitura
ou fluxo, e um fim, bem como as devidas amarrações. O
processo deve ficar definido da forma mais clara possível, ou
seja, de fácil identificação das ações que devem ser executadas,
ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do
processo.
Objetivo do Fluxograma
•Diminui movimentos desnecessários;
• Corrigir erros de processos;
• Facilitar treinamento dos colaboradores;
• Manter o controle de qualidade do trabalho.
Símbolos Utilizados no Fluxograma

Exemplo de Fluxograma

13
O Fluxograma abaixo demonstra o funcionamento e a tomada de
decisões de uma solicitação de vendas utilizando empréstimo
financeiro.

4.4 Cronograma

O cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle em

que são indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas
durante um período estimado, bem como seu prazo de execução
e responsáveis. Um cronograma é considerado ainda, um
importante instrumento para levantamento dos custos de um
projeto e, a partir daí, pode ser feita uma análise de viabilidade
antes da aprovação final.

Sabemos que existem inúmeros modelos de cronograma. E a

melhor maneira de se fazer um bom trabalho com
acompanhamento é elaborando relatórios. Ele organiza tarefas
em um determinado tempo para chegar a um objetivo final. Para
que essa ferramenta funcione perfeitamente é necessário saber
elaborar um bom cronograma e executá-lo ao longo do
processo.

O modelo a seguir está indicado no material complementar.

Assista ao vídeo e aprenda a elaborar detalhadamente um
organograma dinâmico.

14
 4. Desafios

Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organização,

sofre problemas. Dentre as principais, citamos:

• Falta de Comunicação;
• Falta de Coordenação, entre os departamentos;
• Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades;
• Excesso de Burocracia;
• Falta de Iniciativa e Criatividade;
• Falta de Liderança.

Portanto, é necessário buscar no mercado técnicas que visem

vencer tais desafios e melhorar a performance das equipes para
superar alguns dos desafios da atualidade. Entre eles, a falta de
foco, a procrastinação e a dificuldade em estabelecer prioridades
nas tarefas cotidianas. Para vencer esses desafios, sugerimos
algumas práticas:

15
• Padronize processos - A padronização de processos
também beneficia o trabalho em equipe, pois uma mesma
atividade poderá ser realizada por vários colaboradores
que saberão como devem executá-la — já que existirá uma
forma padrão de realizá-la. Isso permite que a rotina se
torne parte da equipe, e não de apenas um funcionário.
• Defina projetos - A definição de projetos é importante para
que se busque cumprir as rotinas traçadas, de modo que
seja possível alcançar os resultados pretendidos dentro de
um tempo programado.

• Monitore o desempenho - Por meio do processo de

monitoramento é possível ainda verificar ineficiências e

16
 problemas na execução de atividades, as quais podem ser
alteradas, ampliadas ou divididas entre mais colegas de
equipe.
• Busque formas e ferramentas para melhorar seu trabalho
A adoção de ferramentas de trabalho permite otimizar
processos e procedimentos operacionais. Dessa forma,
pode-se ainda facilitar a implantação de medidas que visem
aperfeiçoar o fluxo de trabalho e promover a adoção de
hábitos que melhorem a produtividade.
O uso de planilhas, agendas, notas e outras ferramentas
organizacionais também podem ajudar a melhorar o
controle das atividades do dia a dia.
É necessário ressaltar que tais ferramentas não devem ser
empregadas somente nos setores operacionais, mas
também em toda a área de gestão. Isso porque grande
parte dos problemas de desempenho decorre da
dificuldade dos gestores em se organizar, o que acaba
prejudicando funcionários cujas atividades dependem de
suas aprovações.

17
REFERÊNCIAS:
BASTOS et al. Conceito e perspectivas de estudo das
organizações. In: Psicologia, Organizações e Trabalho no Brasil.
Zanelli et ali (org.).Porto Alegre, Artmed, 2004.
Banco Nacional De Desenvolvimento Econômico E Social (BndEs).
Disponível em:
https://www.bndes.gov.br/wps/portal/site/home/financiamento
/guia/quem-pode-ser-cliente/ <acesso em: 15 mar. 2018>
BOFF, Leonardo. Saber cuidar: ética do humano – compaixão pela
terra. 18. ed.Petrópolis: Vozes, 2012.

HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando processos organizacionais.

São Paulo: Makron Books, 1993.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à administração.

8. ed. São Paulo: Atlas, 2011.

NADLER, David. Arquitetura organizacional. Rio de Janeiro:

Campus, 1994.

http://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/An
uario%20do%20Trabalho%20Na%20Micro%20e%20Pequena%20
Empresa_2012.pdf <Acesso em 28/06/2018>

SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL (SENAC).

Práticas administrativas em escritório. Rio de Janeiro: Senac
Nacional, 2010.

18
19