Excel – Cómo hacer un diagrama Gantt en

Excel
El diagrama Gantt una herramienta que nos permite representar de forma gráfica la planificación de
las actividades de un proyecto. Este tipo de gráficos es aplicable a cualquier sector. Es una forma
muy visual de mostrar a todas las partes participantes en el proyecto cómo se van a desarrollar cada
una de las actividades.
Microsoft Project es la herramienta idónea para construir este tipo de diagramas. Para los que no
manejáis Project hemos hecho este tutorial en el que os mostramos cómo hacer un gráfico Gantt en
Excel.
Tabla de contenidos [hide]
 Qué debe contener la tabla para crear un diagrama Gantt
 Pasos a seguir para insertar los datos
 Modificaciones para dar al gráfico apariencia de Diagrama Gantt
 Detalle a tener en cuenta si realizas modificaciones posteriores en tu tabla
 Puedes practicar con la plantilla ejemplo del tutorial
 How useful was this post?
QUÉ DEBE CONTENER LA TABLA PARA CREAR UN DIAGRAMA
GANTT
Previamente debemos realizar una tabla en la que aparecerá el nombre de cada una de las
actividades que queremos representar. Su fecha de inicio, duración y fecha de finalización.

PASOS A SEGUIR PARA INSERTAR LOS DATOS

 En la pestaña Insertar, en el grupo de herramientas Gráficos. Dentro de los gráficos de barras
y columnas selecciona Barra en 2-D → Barra apilada.
Aparecerá un recuadro en blanco, ya que aún no hemos seleccionado los datos, donde
posteriormente se ubicará el gráfico.
 Dentro de las herramientas de gráfico – Diseño haz clic en Seleccionar datos.
Aparecerá la ventana Seleccionar origen de datos. Desde esta ventana vamos a incluir los
datos que queremos que aparezcan en el gráfico. Para ello debes seguir los siguientes pasos:
 Haz clic en el botón Agregar que aparece sobre el recuadro izquierdo de la ventana (Series).

 Aparecerá la ventana Modificar serie, en Valores de la serie haz clic en el botón que tiene una
flecha hacia arriba, para seleccionar los datos.
 Selecciona todas las fechas de inicio de las actividades y pulsa Enter y a continuación Aceptar.
En el recuadro izquierdo aparecerá Series1 y en el recuadro derecho aparecen sus etiquetas,
que en esta primera serie no es necesario modificar.
Ya tenemos agregadas las fechas de inicio que son la primera serie de datos de nuestro
diagrama Gantt. A continuación, vamos a incluir otra serie correspondiente a la duración de
cada una de las actividades.
 En la ventana Seleccionar datos de origen, hacemos de nuevo clic en el botón Agregar de la
parte izquierda, para incluir una nueva serie.
 En valores de la serie, seleccionamos la duración de las actividades, pulsamos Enter y
aceptamos.
  Modificaremos las etiquetas de la Serie2. En el recuadro derecho, Etiquetas del eje horizontal,
haz clic en Editar para modificar los nombres que aparecen por defecto. Aparecerá la
ventana Rótulos del eje, seleccionamos los nombres de todas las actividades y aceptamos.
Ya hemos seleccionado todos los datos necesarios para nuestro gráfico Gantt. Hacemos clic en
el botón Aceptar para cerrar la ventana Seleccionar datos de origen.
MODIFICACIONES PARA DAR AL GRÁFICO APARIENCIA DE
DIAGRAMA GANTT
El gráfico que tenemos ahora todavía no corresponde con el resultado final que queremos obtener.
Por lo que vamos a continuar modificándolo.
La primera serie de datos, barras azules, sólo nos sirve para posicionar correctamente el inicio de
cada una de las actividades, por lo que vamos a ocultarlas:
 Colócate con el ratón sobre cualquiera de las barras azules y haz clic con el botón derecho del
ratón. Selecciona Dar formato a serie de datos.
 En Formato de serie de datos, vamos a las opciones de relleno y seleccionamos Sin relleno.
A continuación, vamos a ordenar correctamente todas las actividades, para ello:
 Colócate en el eje vertical, haz clic con el botón derecho y selecciona Dar formato al eje.
 En opciones del eje, haz clic en la casilla Categorías en orden inverso.
Ahora las barras aparecen de forma ordenada. Sólo nos queda modificar el eje horizontal para
eliminar el espacio en blanco que aparece a la izquierda de las barras.
Fuera de nuestra tabla de datos copiaremos en una celda la fecha de inicio más temprana y la
fecha de fin más tardía de todas las actividades.
 Seleccionamos ambas celdas y cambiamos su formato a número.
Para borrar el espacio en blanco vamos indicar al eje horizontal dónde debe comenzar. Para
ello necesitamos la fecha con su valor numérico, que hemos obtenido anteriormente.
 Hacemos clic con el botón derecho sobre el eje horizontal y seleccionamos Dar formato al
eje.
 Opciones del eje → Límites, modificamos los valores numéricos de Mínimo y Máximo. En
Mínimo escribiremos el valor numérico de la fecha de inicio. En Máximo escribiremos el valor
numérico de la fecha de finalización.
De esta forma las barras de nuestro gráfico quedarán ajustadas.
Por último, si quieres modificar el aspecto del gráfico, color, líneas etc.. Haciendo clic con el botón
derecho del ratón sobre el elemento que quieres modificar, aparece la opción de modificar ese
elemento.
DETALLE A TENER EN CUENTA SI REALIZAS MODIFICACIONES
POSTERIORES EN TU TABLA
Si modificas la duración de cualquier fecha de inicio o duración en tu tabla verás automáticamente el
cambio realizado en la gráfica Gantt.
Aunque debes tener en cuenta que si el cambio que realizas modifica la fecha inicial o final absoluta
del proyecto deberás volver a configurar los límites del eje horizontal para que el gráfico Gantt se
visualice correctamente.

Excel |Digrama Gantt con barras de

progreso completado
 Si quieres tener una visión más profesional de las tareas de tu proyecto la mejor opción es realizar
un diagrama Gantt con barras de progreso completado. Podrás cambiar la fecha de inicio, duración
o porcentaje completado de cada actividad y la barra correspondiente se actualizará
automáticamente. Parece complicado pero después de nuestro tutorial te resultará sencillo de
aplicar.
Tabla de contenidos [hide]
 Datos iniciales para el diagrama Gantt
 Crea el gráfico para el Diagrama Gantt
 Modifica el gráfico del diagrama Gantt
o Mueve las barras hacia la izquierda
o Oculta la primera serie
 Mostrar barras de progreso completado en diagrama Gantt
 Barras de error para Gantt con seguimiento
 Personaliza las barras de progreso del Diagrama Gantt
 Plantilla del ejercicio
 How useful was this post?
DATOS INICIALES PARA EL DIAGRAMA GANTT
Partiremos de una plantilla – encontrarás el link de descarga al final del post – en la que hemos
representado las tareas a realizar, la fecha de inicio y la duración en días.
Para calcular la fecha de finalización teniendo en cuenta los fines de semana, festivos y vacaciones
hemos utilizado la función DIAS.LAB de Excel que ya explicamos en el tutorial Calcular fecha final
excluyendo festivos y fines de semana.
CREA EL GRÁFICO PARA EL DIAGRAMA GANTT
Antes de crear el gráfico debes cambiar el formato de las celdas que contienen la fecha de inicio.
Selecciona todo el rango y en la pestaña de Inicio, cambia el formato a un formato General. Con
este cambio el gráfico se creará correctamente.
Selecciona los datos de las columnas de tareas, inicio y duración en días. En la
pestaña Insertar → Gráficos recomendados y en el desplegable elige el gráfico de barras apiladas.

En el gráfico se representan dos series, la primera es la fecha de inicio en formato numérico y la

segunda es la duración es días. Todavía no se parece a un diagrama Gantt pero con unos cambios irá
tomando forma.
MODIFICA EL GRÁFICO DEL DIAGRAMA GANTT
Con algunas modificaciones tu diagrama se parecerá mucho más a un Gantt.
 Selecciona la leyenda de las series y bórrala pulsando la tecla Suprimir.
 Para que las tareas aparezcan en el orden correcto. Haz doble clic sobre el eje vertical de categorías
y en las opciones de eje habilita la opción Categorías en orden inverso.
MUEVE LAS BARRAS HACIA LA IZQUIERDA
Las barras que representan las tareas deben comenzar en el extremo izquierdo del diagrama. Para
modificarlo primero vas a calcular la fecha de inicio del proyecto y la fecha final del proyecto.
En las dos celdas que aparecen sobre los datos del diagrama debes aplicar la función MAX y
MIN para calcular el inicio y fin del proyecto. Aplica la función MIN a las fechas de inicio y la función
MAX a las fechas de finalización. Cambia el formato de las fechas calculadas a general para
visualizarlo como número.
Haz doble clic sobre la categoría del eje horizontal y en las opciones de Formato del eje debes
modificar el límite mínimo y máximo. En el mínimo colocarás el número de Inicio de proyecto –
43565 según el ejemplo – y en el máximo el número de fin del proyecto – 43658 según el ejemplo-.
?Ten en cuenta que si cambia la fecha de inicio del proyecto o la fecha de finalización deberás
cambiar de nuevo los límites para que el diagrama se vea correctamente.
OCULTA LA PRIMERA SERIE
Seguidamente, debes ocultar la serie de datos correspondiente a la fecha inicial, en el ejemplo las
barras de color azul. Selecciona la serie y en las opciones de Formato → Relleno de forma → escoge
la opción Sin relleno.
Suprime las líneas verticales y cambia el color de la serie que representa la duración en días. Escoge
el color que más te guste.
Para visualizar correctamente las fechas en el eje horizontal solo tienes que cambiar el formato de
los datos de fecha de inicio en la tabla de datos inicial a fecha.
MOSTRAR BARRAS DE PROGRESO COMPLETADO EN DIAGRAMA
GANTT
Hasta el momento has creado un diagrama Gantt sencillo. Ahora vas a añadir una barra que
mostrará el progreso completado para cada una de las tareas del diagrama Gantt.
Añade una nueva columna a los datos que llamarás % completado. Aplica el formato
correspondiente a la celda y a los números el formato de porcentaje. Escribe algunos porcentajes
para mostrar en el gráfico.
Para mostrar correctamente el porcentaje completado de las tareas necesitas ese porcentaje en
días. Para ello, añade una nueva columna y llámala días completados. En esta columna aplica una
fórmula que multiplique el número de días de cada tarea por el porcentaje completado. Aplica
formato de número al resultado.
BARRAS DE ERROR PARA GANTT CON SEGUIMIENTO

Utilizarás las barras de error de los gráficos de Excel para representar el porcentaje
completado. Selecciona la serie de datos que has ocultado y en Elementos del Gráfico habilita la
casilla Barras de error. En el desplegable elige Más opciones.
En las opciones, en dirección selecciona la opción Más, para que se muestre solo en la parte final de
la primera serie. En estilo final elige la opción Sin remate. En cuantía elige la opción
Personalizado y clica sobre el botón Especificar error para seleccionar los datos.
Para los valores positivos de la ventana emergente que aparece escoge los valores de la columna
días completados.
PERSONALIZA LAS BARRAS DE PROGRESO DEL DIAGRAMA GANTT
A continuación, ve a las opciones de relleno de las barras de error elige el color en el que quieres
representar el progreso, procura que contraste con el color que has elegido para las tareas. Modifica
también el ancho hasta que sea igual al de las barras de las tareas.
Si has realizado todos los pasos correctamente ya tienes armado tu diagrama Gantt con barras de
progreso completado.
Para comprobar que funciona puedes cambiar la fecha de inicio de alguna actividad, la duración en
días o el porcentaje completado. Seguro que tus compañeros se quedan boquiabiertos con tu
diagrama Gantt de seguimiento.

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 Gráfico dentro de una celda de Excel

Gráfico dentro de una celda de Excel

Seguro que en muchas ocasiones crear un gráfico dentro de una celda de Excel te habría ayudado
sobremanera para comprender los datos mostrados. Aunque sabes que no es posible incrustar
gráficos dentro de una tabla ya que estas representaciones tienen su propio formato. ¿Y si te
contamos un TRUCO para que puedas mostrar gráficos de barras o iconos dentro de celdas sin usar
los gráficos?
Tabla de contenidos [hide]
 Grafico de barra horizontal dentro de una celda
o Uso dela función REPETIR
o Función REPETIR para crear barras horizontales.
 Aplicar color automático según valor
 Gráficos de iconos / estrellas en una celda
 Opción 2 para crear gráficos de estrellas / iconos
 How useful was this post?
GRAFICO DE BARRA HORIZONTAL DENTRO DE UNA CELDA
Vamos a comenzar con el gráfico de barras horizonales que te ayudará a visualizar la magnitud de
los datos en un solo vistazo.
Aquí va el ? TRUCO…. Vamos a usar la función REPETIR.
USO DELA FUNCIÓN REPETIR
Si nunca antes habías escuchado esta función te contamos que es una función sencilla que
simplemente repite un texto dado un número determinado de veces.
Ejemplo | Si quieres repetir el texto # (almohadilla) cuatro veces la sintaxis de la función
sería: =REPETIR(“#”;4) y el resultado mostrado sería ####
? Ten en cuenta que el resultado de la función REPETIR puede mostrar un máximo de 32767
caracteres. Si hay más caracteres la función devolverá error #¡VALOR!.
FUNCIÓN REPETIR PARA CREAR BARRAS HORIZONTALES.
Para crear las barras horizontales vamos a usar un listado de tareas junto las que se muestra el
porcentaje completado de cada una de ellas.
La sintaxis de la función es REPETIR(texto; núm_de_veces) donde:
 Texto es lo que queremos repetir y siempre debe ir entrecomillado.
 Núm_de_veces es el número de veces que lo queremos repetir.
Para obtener el gráfico de barras el texto a repetir será una pleca o barra vertical y el número de
veces será el número que se muestre en la celda de % completado correspondiente:
La función quedaría así: =REPETIR(“|”;B4)
? La pleca o barra vertical se escribe pulsando Alt+1 del teclado. Otra opción es pulsar la tecla
Alt+124.
Con la fuente que tiene Excel por defecto todavía no visualizas la barra, solo tienes que cambiar el
tipo de fuente para visualizar una barra. Con la celda seleccionada ve al tipo de fuente y
elige Playbill o Stencil.
Para cambiar el color de la barra tendrás que cambiar el color de la fuente en esa celda, así de
sencillo.
Si quieres cambiar el tamaño de las barras debes cambiar el tamaño de la fuente en esa celda.
Haciendo doble clic sobre la esquina inferior derecha copia la función en el resto de celdas.
APLICAR COLOR AUTOMÁTICO SEGÚN VALOR
Para gráfico dentro de una celda más atractivo puedes aplicar un formato condicional para que el
color de la barra se modifique según el valor.
En el ejemplo vamos a aplicar un color para los valores menores o iguales que 50 y otro diferente
para los valores mayores de 50.
Selecciona todas las celdas que contienen las barras y en la pestaña de Inicio, despliega en Formato
condicional y elige la opción nueva regla.
En la ventana emergente selecciona el tipo de regla “Utilice una fórmula que determine las celdas
para aplicar formato”
Y en la barra de formato escribe =$B4<=50
Haz clic sobre el botón formato y en la pestaña fuente cambia el color de la fuente. En el ejemplo
hemos usado el color verde.
Para automatizar el colore en el caso de valores mayores de 50 repite la operación y esta vez en la
barra de formato escribe =$B4>50. Aplica un formato diferente, por ejemplo un color azul.
 Encuentra más información sobre el formato condicional en este enlace.
GRÁFICOS DE ICONOS / ESTRELLAS EN UNA CELDA
Otro tipo de gráfico dentro de una celda que puedes crear son los gráficos de iconos.
Para crear los gráficos de iconos vamos a usar también la función REPETIR pero en este caso el texto
a repetir serán emojis.
Encuentra más información en el tutorial insertar emojis en Excel.
El número de veces que queremos repetir el texto en este caso es menor, los valores van de 1 a 5
para simular la calificación de productos que encontramos en las tiendas online.
Escribe en la celda =REPETIR donde:
 El texto a repetir será un Emoji, para insertarlo pulsa la tecla Windows y el punto al mismo tiempo y
elige el icono que más te guste. Recuerda que aunque sea un icono debe ir entrecomillado.
 El número de veces a repetir hará referencia a la celda donde se muestra la puntuación en número.
La función quedaría así =REPETIR(“⭐”;B5)

Recordad que para cambiar el color de los iconos y el tamaño debéis cambiar las propiedades de la
fuente en esa celda.
OPCIÓN 2 PARA CREAR GRÁFICOS DE ESTRELLAS / ICONOS
 Para los que no podáis utilizar el teclado de emojis porque no tenéis Windows 10 vamos a explicar
una alternativa para que podáis crear un gráfico dentro de una celda de estrellas.
Coloca el cursor una celda cualquiera y en la pestaña Insertar selecciona la opción Insertar
símbolo. Elige el tipo de fuente Wingdings y escoge el icono que más te guste. Clica en insertar.
Selecciona el icono con el ratón y cópialo.
En la celda donde quieres mostrar las estrellas pega el símbolo entre las comillas. En un principio no
se visualizará correctamente. Solo tienes que cambiar el tiempo de fuente de la celda a Wingdings.

Al igual que en los casos anteriores para cambiar el color y tamaño solo tienes que modificar la
tipografía.
Como ves es un TRUCO ? porque puedes usar estos gráficos incluso dentro de una tabla de Excel.

Automatiza horario y calendario en Excel

Aprende a crear tu horario y calendario en Excel con colores automáticos por categoría. Si sabes
manejar Excel puedes usarlo para crear el horario del curso o un calendario mensual en el que
introducir todas tus tareas. Nosotros te mostramos cómo automatizar el color de las celdas según la
categoría.
Tabla de contenidos [hide]
 Comienza a elaborar tu horario o calendario en Excel
 Aplica color automático a las celdas según el texto
o Aclaración sobre el texto
 Formato personalizado para las categorías de tu horario y calendario en Excel
 Aplicar formato degradado a las celdas
 Editar reglas de formato condicional
 Imprimir horario o calendario en una sola hoja
 Plantilla del tutorial
 How useful was this post?
COMIENZA A ELABORAR TU HORARIO O CALENDARIO EN EXCEL
En el tutorial utilizamos un horario de ejemplo que comienza a las 8:00 y termina a las 19:00, con
intervalos de 1 hora. Puedes personalizarlo para que se adapte a tus horarios sin ningún problema
editando la plantilla o creándola desde cero.
En el caso del calendario que encontrarás en la otra pestaña hemos puesto de ejemplo el mes de
Septiembre de 2019.
En primer lugar, escribe todas las asignaturas, clases o tareas que quieres incluir en el horario /
calendario a la derecha de este. De esta forma puedes ir viendo el número de categorías que debes
configurar y los colores que vas a usar en tu calendario.
APLICA COLOR AUTOMÁTICO A LAS CELDAS SEGÚN EL TEXTO
 Para que tu horario y calendario en Excel sea mucho más visual vamos a aplicar un formato de celda
diferente para cada una de categorías o asignaturas.
Selecciona toda la hoja, puedes hacer clicando sobre la esquina que queda entre el indicador de la
fila 1 y la columna A. O bien, presionando la combinación de teclas CTRL+E.
En la pestaña de Inicio:
 Despliega las opciones de Formato Condicional.
 Elige la primera opción Reglas para resaltar celdas y a continuación Texto que contiene…

Se abrirá una ventana con dos recuadros. En el recuadro de la izquierda debes introducir el texto al
que quieres aplicar el formato, hay dos opciones para introducir el texto;
 Seleccionando una celda que contenga el texto al que quieres aplicar formato.
 Escribiendo de forma manual el texto.
ACLARACIÓN SOBRE EL TEXTO
Escribir el texto de forma manual tiene la ventaja de que si en algún caso no introduces el texto
completo y por ejemplo en tu horario acortas “Derecho mercantil” y escribes solo “Derecho” para
que ocupe menos espacio se aplicará el formato tanto en las celdas en las que aparezca Derecho
mercantil como en las que aparezca solo Derecho.
En cambio si tienes una asignatura de Derecho mercantil y otra de Derecho constitucional y quieres
aplicar formatos distintos deberás utilizar el texto “mercantil” y “constitucional” para diferenciarlos.
Si aplicas el formato a la palabra “derecho” aplicará el mismo para ambas asignaturas.
FORMATO PERSONALIZADO PARA LAS CATEGORÍAS DE TU
HORARIO Y CALENDARIO EN EXCEL
Para aplicar el formato personalizado al texto establecido solo tienes que desplegar en el cuadro de
la parte derecha y escoger la última opción Formato personalizado…
Se abrirá una ventana nueva para establecer el formato de la celda que consta de 4 pestañas;
Número, Fuente, Borde y Relleno.
En nuestro caso solo hemos personalizado el color de relleno, eligiendo un color diferente para
categoría/asignatura y el texto aplicando el estilo Negrita y color en blanco o negro según el color de
relleno elegido.
Una vez establecido el formato pulsa Aceptar en la ventana de Formato de celdas. A continuación,
pulsa Aceptar en la ventana Texto que contiene.
Realiza esta operación con cada una de las categorías o tareas.
Rellena tu horario y observa cómo al introducir el texto se aplica de forma automática el formato
que has establecido.
APLICAR FORMATO DEGRADADO A LAS CELDAS
Para dar a tu horario o calendario un estilo más actual puedes aplicar un color degradado de fondo
en lugar de un solo color.
En este caso debes seguir los mismos pasos, pero en el momento de aplicar el relleno clica sobre el
botón Efectos de relleno.
Se abrirá una nueva ventana en la que puedes establecer el estilo del degradado que quieres usar.
En el tutorial hemos usado la opción de Estilo de sombreado Vertical. En la zona superior derecha
puedes elegir el color 1 y 2 que quieres utilizar para la transición.
 Una vez realizado el cambio solo tienes que pulsar Aceptar en todas las ventanas.
EDITAR REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL
En cualquier momento puedes modificar cualquiera de las reglas que hayas establecido. Para ello ve
a la hoja en la que quieres modificar la regla.
 Pestaña de Inicio → Formato Condicional →Administrar Reglas
En la ventana aparecerán todas las reglas que has establecido para esa hoja. Busca la regla que
quieres modificar y clica sobre el botón Editar Regla.
Se abre una nueva ventana. En la parte inferior puedes modificar tanto el texto como el formato
clicando en el botón Formato… de la zona inferior.
IMPRIMIR HORARIO O CALENDARIO EN UNA SOLA HOJA
Para imprimir como quieras cualquier tabla de Excel puedes consultar el tutorial Imprimir
correctamente en Excel en el que te lo explicamos paso a paso.
Si ya controlas la impresión: ve a la vista de impresión, modifica las páginas arrastrando las líneas
delimitadoras. Una vez establecido el área de impresión presiona CTRL+P elige la impresora y
disfruta de tu horario o calendario impreso y personalizado.